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1 RELion Modul-Factsheets Stand: September 2012

2 Modul - Factsheets 1. Basismodule: 1.1 Kontaktverwaltung (CRM) 1.2 Einheit-Schnellerfassung 1.3 Mietverwaltung / Anmietverwaltung 1.4 WEG-Verwaltung 1.5 Wirtschaftsplan 1.6 Buchhaltung 1.7 Zahlungsverkehr 1.8 Betriebskostenabrechnung 1.9 Mahnwesen optional mit Forderungsmanagement 2. Darlehensverwaltung 3. Mitgliederverwaltung 4. Immobörse 5. Mietanpassung 6. Elektronische Bankkontenabstimmung 7. Instandhaltung 8. Projektentwicklung 9. Dienstleistungsverträge 10. Anlagenbuchhaltung 11. Sondereigentumsverwaltung 12. Verwalterhonorarabrechnung 13. Geldfluss Seite 2 Seite 3 Seite 4 Seite 5 Seite 6 Seite 7 Seite 8 Seite 9 Seite 10 Seite 11 Seite 12 Seite 13 Seite 14 Seite 15 Seite 16 Seite 17 Seite 18 Seite 19 Seite 20 Seite 21 Seite 22 Anschrift: mse RELion GmbH Kurzes Geländ 8a Augsburg Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der mse RELion GmbH in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die mse RELion GmbH lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab mse RELion GmbH. Alle Rechte vorbehalten.

3 Kontaktmanagement (CRM) Zentrales Erfassen von Adressen in der Adressstammverwaltung Ein effizientes Werkzeug für den schnellen und übersichtlichen Zugriff auf Ihre Kontaktinformationen. Mandantenübergreifende Anlage, Bearbeitung und Suche der Kontaktdaten Schneller Zugriff auf alle dem Kontakt zugewiesenen Informationen und Dokumente über den Kontaktfokus Direkte Verlinkung in Objekte, Einheiten, Mietvertrag oder sonstige Vorgänge Art der Kommunikation ( , Brief, Fax o.ä.) am Kontakt erfassbar Kundenindividuelle Profilierung der Kontakte (z.b. Angaben zum Interessent, zum Mieter; Wohnungsbewerbungsbogen) Segmentierungen für Marketing- Kampagnen Erfassen von Aktivitäten, Kommunikation mit dem Mieter (erstellte Schreiben, Gespräche, Telefonate, Mails) sowie Zuordnung von Dokumenten (Archiv light) Zuordnung von Aufgaben (bevorstehende Ereignisse je Sachbearbeiter / Abteilung) RELion unterstützt Sie mit verlässlichen Zahlen, Daten, Fakten und ermöglicht Ihnen im Kontaktmanagement eine mandantenübergreifende Pflege Ihrer Kontaktinformationen. Mit der einmaligen Datenerfassung erstellen Sie die gewünschten Verknüpfungen (z. B. Mieter, Beirat, Eigentümer, Vertragspartner etc.), um diese zielgruppenorientiert in Serienbriefen oder Mailings zu verwenden. Das Customer Relationship Management (CRM) in RELion versetzt Sie in die Lage, Reaktionsund Prozessabläufe durch zentrale Datenverwaltung zu beschleunigen und somit die Kontakte zu verbessern. Über den Kontaktfokus (s. Abb.) steigen Sie schnell in den Sachverhalt ein und bekommen auf einen Blick die relevanten Daten und Aktivitäten angezeigt. Kontaktverwaltung zentraler Adressstamm Kontaktfokus globale Kontaktsuche mandantenübergreifende Suche Geschäftsbeziehungen CRM Standard CRM in NAV Microsoft-Word-Serienbrief Mailing Kundenindividuelle Profilierung Segmentierung Aktivitäten Aufgaben Direkte Verlinkung Seite 2

4 Objekt- und Einheiten- Schnellerfassung Mit der RELion-Schnellerfassung legen Sie einfach, schnell und flexibel Ihre Objekt- und Mietvertragsdaten an. Integrierte Dublettenprüfung Ortsunabhängige Datenerfassung im Offline-Modus mit der Excel- Schnittstelle sowie spätere Übertragung ins System mit Prüfung auf Datenkonsistenz Einfacher Datenimport aus dem Altsystem Schnelle Erfassung neuer Portfolien Angelegte Daten: Kontakt, Mieter, Mietvertrag, Einheit, Bankverbindung Umgehend sollstellungs-, mahn- und lastschrifteinzugsfähig Daten können beim Einlesen ergänzt und geprüft werden Sollte eine technische Datenübernahme zu aufwendig oder nicht möglich sein, sind Sie mit der Schnellerfassung in der Lage neue Objektdaten manuell oder z.b. aus Excel-Listen, in RELion anzulegen. Besonders effektiv ist diese Funktion bei der Erstanlage und Übernahme weiterer Portfolien. Die Datensätze werden nach Freigabe in die verschiedenen Tabellen (Kontakt, Mieter, Mietvertrag, Einheit etc.) geschrieben. Dieses Modul ist sehr anwenderfreundlich und kommt bei der Übernahme kleinerer Bestände und Datenmengen zum Einsatz. Die Bedienung ist intuitiv, einfach und ermöglicht es, schnell entsprechende Datenmengen zu erfassen. Fazit: Die Daten stehen sofort für die Abläufe Sollstellung, Lastschrifteinzug und Mahnung bereit. Objekt- & Einheiten-Schnellerfassung Dublettenprüfung Excel-Schnittstelle Neuerfassung Sollstellungsfähig Mahnfähig Lastschrifteinzugsfähig Datenmigration Portfolioübernahme Seite 3

5 Miet- / Anmietverwaltung Anlegen von objektübergreifenden Mietverträgen Abbildung von Wohnraum-, Gewerbe-, Garagen-, Anmiet-, Sondermiet- und Erbbaurechtsverträgen mit Index-, Staffel- und Umsatzmieten. Abbildung des schriftlich vorhandenen Vertrages unbeschränkte Nachträge zum originären Mietvertrag mit Historisierung Word-Serienfunktionalität unbegrenzte Anzahl von Options- und Kündigungsvereinbarungen Mieterhöhungsvarianten (Mietspiegel, Vergleichs-, Staffel-, Index-, Umsatzmieten) Anlage von Zielmieten Bagatellschäden, -grenzen Saldo zum Mietvertrag oder zu allen dem Mieter zugeordneten Verträgen Forderungsmanagement (vgl. Modul- Factsheet) Einfaches Verwalten der Kautionsgelder mit der Kautionsverwaltung Ausstattungen Schlüsselverwaltung Einzugsvereinbarungen RELion verwendet zur Erfassung vertragsrelevanter Daten, die auch im schriftlichen Mietvertrag zu finden sind, unterschiedlichste Vertragsmasken. Dazu gehören neben der Mietsache und den Vertragspartnern auch Daten zur Übergabe, Einzugsermächtigung, Bankverbindung, Kündigung, Mieterhöhung, Mietsicherheit, Kaution, Bagatellschäden, Wohnberechtigungsschein, Mietsollstellung, Mahnmethoden und vieles mehr. Workflows, die Sie über die jeweilige Karte starten, unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit, um Kündigungen, Vertragsveränderungen, Vertragswechsel und weitere alltägliche Geschäftsvorfälle im Bereich der Mietverwaltung prozessgesteuert durchzuführen. Dieses einheitliche Vorgehen bietet damit einen hohen Qualitätsstandard in den einzelnen Abläufen. Korrekturfunktionen Mietverträge Mietverwaltung Anmietverwaltung Vertragskarten Workflow Kautionsverwaltung Mietanpassung Zielmieten Bagatellgrenzen Wohnraum-, Gewerbe-, Garagen-, Anmiet-, Sondermiet- und Erbbaurechtsverträge Forderungsmanagement Ausstattungen Einzugsvereinbarungen Seite 4

6 WEG-Verwaltung Beschlusssammlung: Import aus Von der Abrechnung bis zur Zustimmungserklärung. Word oder manuelles Erfassen Anwesenheitslisten mit wählbarer Sortierung und Gruppierung Erstellung von Sonderumlagen und ggf. Vereinbarung von Ratenzahlungen Objektübergreifendes Grundbuch: Abbildung der Flurstücke und den Abteilungen I-III Individuelle WEG-Mahnung mit unterschiedlichen Mahnstufen, Mahntexten und Gebühren / Zinsen. Auftrennung des Hausgeldes in laufende Ausgaben und Rücklagen Gesamtabrechnung mit Einnahmen- Ausgabenrechnung, Geldbeständen, Rücklagen, Salden und Einzelbuchungen Einzelabrechnung sowohl zeitanteilig, wie auch nur an den aktuellen Eigentümer Darstellung Einnahmen-, Ausgaben-, Bestands- und Geldkonten über den WEG-Verwaltungsbericht Buchung und Darstellung des BGH- Urteils zur Instandhaltungsrücklage Integrierter 35a- und Vorsteuernachweis Gesamt- und Einzelwirtschaftspläne RELion ermöglicht Ihnen, auf Basis der Adressdaten der aktuellen Eigentümer die Einladung zur Eigentümerversammlung sowie die Anwesenheitslisten über Microsoft Word zu drucken. Die Gesamtabrechnung berücksichtigt sowohl die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, einen Geld- und Vermögensstatus sowie einen Rücklagennachweis. Sie können zeitanteilig abrechnen, wenn innerhalb eines Abrechnungszeitraums eine Wohnung verkauft wurde. Nachweis über haushaltsnahe Dienstleistungen oder Vorsteuern werden optional als Anlage mit der Einzelabrechnung gedruckt. Tatsächliche Kosten oder Vorjahreswerte übernimmt RELion in den Gesamtwirtschaftsplan. Die anteiligen Werte für das einzelne Sondereigentum können über frei definierbare Verteilerschlüssel berechnet werden. Die Berechnung der Zahlungsbeträge erfolgt für eine beliebige Periode, z.b. Monat, Quartal, Jahr und optional wird gerundet. Selbstverständlich ermöglicht Ihnen RELion auch die Abbuchung von Hausgeldern und anderen fälligen Beträgen im Lastschrift oder Abbuchungsverfahren und die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen im MT940-Format oder mit virtuellen Kontonummern. WEG-Verwaltung Beschlusssammlung Sonderumlage Grundbuch Mahnwesen Kaufvertrag Vertragskarte Assistenten Word-Integration Beschlusskategorisierung Beschlusssammlung E/A-Rechnung Sollversteuernd Istversteuernd Seite 5

7 Wirtschaftsplan Einfache und schnelle Erstellung der neuen Wohngeld- Vorauszahlungs- Mit dem Wirtschaftsplan bietet Ihnen RELion ein Instrument zur schnellen und einfachen Planung Ihrer Ein- und Ausgaben. Beträge Individuelle Gestaltung des Anschreibens Gliederung der Planpositionen je Objekt Bequeme Erhöhung oder Minderung der Beträge durch Anpassungsfaktoren. Jeder automatisch ermittelte Betrag kann individuell angepasst werden. Nachkalkulation eines bereits bestehenden Wirtschaftsplans mit der automatischen Einstellung der neuen Vorauszahlung und der eventuellen Nachberechnung Vereinfachte Darstellung der Sonderumlage Übernehmen Sie die für die Planung notwendigen Einnahmen und Ausgaben entweder aus einem vorhandenen Wirtschaftsplan, einer erstellten Abrechnung oder einem gebuchten Zeitraum mittels eines Anpassungsfaktors. Einfach und flexibel können Sie für jede Kostenposition eine Detailkalkulation durchführen. Aufgrund dieser Kalkulation erstellen Sie automatisch die neuen Vorauszahlungen und gegebenenfalls erforderliche Nachberechnungen. Fazit: Im WEG-Bereich wie auch in der Mietverwaltung bildet der Wirtschaftsplan das zentrale Planungswerkzeug, mit dem Sie eine stabile Prognose für jeden zukünftigen Zeitraum erstellen können. Wirtschaftsplan Vorauszahlungen Sonderumlage Nachkalkulation Planungsposition individuelle Anschreiben Planungsinstrument Seite 6

8 Buchhaltung Neben Kostenstelle und Kostenträger können zahlreiche Auswertungskennzeichen (Dimensionen) einer RELion basiert auf Microsoft Dynamics NAV und hat damit Zugriff auf eine der leistungsfähigsten Buchhaltungslösungen im ERP Umfeld. Buchung mit gegeben werden. Erfassen von beliebig vielen Budgets für frei einzurichtende Perioden Buchung erfolgt bilanzierend (sollversteuernd) oder nach Einnahmen/Ausgaben-Rechnung (istversteuernd) Ermittlung und Hinterlegung des gewerblichen Vorsteueranteils für teilgewerbliche Objekte nach verschiedenen Kriterien Internationale Bilanzierungen nach IFRS und US-GAAP Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisiert nach Mandat vornehmbar Hilfsmittel zum Jahresabschluss: Einzelwertberichtigung, Aktivierung umlagefähiger Kosten am Jahresende unter Berücksichtigung von definierten Leistungszeiträumen Dimensionsanalysen der Konten Die Finanzbuchhaltung ist das Zentrum fast aller Vorgänge in RELion. Von der Buchung in verschiedenen Währungen, über die Konsolidierung bis hin zum Bilanzabschluss, stellt Ihnen RELion eine überaus leistungsfähige Buchhaltung zur Verfügung. Der Kontenrahmen ist frei definierbar. Der Kontenplan zeigt Salden und Bewegungen für jedes Konto in Echtzeit, somit haben Sie einen unmittelbaren Zugriff auf aussagekräftige Zahlen. RELion arbeitet nach dem Postenprinzip, wobei alle Posten ohne Wechsel des Geschäftsjahres übergreifend einsehbar und auch auswertbar sind. Da es sich bei Microsoft Dynamics NAV um eine umfassende ERP-Lösung mit extrem hoher Verbreitung handelt, können Sie mit RELion über die Objektbuchhaltung hinaus auch weitere Anforderungen z.b. aus dem Bereich Lohn und Gehalt, Einkauf, Verkauf oder sogar der Produktion und der Lagerhaltung abdecken. IFRS und US-GAAP NAVIGATE Schnittstellen zu DATEV Kostenrechnung Leistungszeiträume wiederkehrende Buchungen Kontenschema Ist- & Sollversteuerung Postenprinzip Auswertung Seite 7

9 Zahlungsverkehr Beim debitorischen Zahlungsverkehr werden fällige Forderungen (Miete, Ihren Zahlungsverkehr organisieren Sie mit RELion zuverlässig, schnell und komfortabel. Betriebskosten, Hausgelder usw.) eingezogen, aber auch Guthaben, z. B. aus Jahresabrechnungen, ausgezahlt. Umwandlung von Einbehalten in Bankbürgschaften Abwicklung der Kautionsforderungen Bauabschlagssteuer 48: Prüfung bei Erfassung, Zahlung und gegebenenfalls Umbuchung auf das Finanzamt Verschiedene Berichtsdrucke / Sammelbelege Kreditorische Auslandszahlungsverkehr über SEPA-Verfahren Geldüberträge von Bankkonto zu Bankkonto Mehrere Bankverbindungen pro Einheit und pro Debitor/Kreditor Optionale elektronische Verarbeitung der Kontoauszüge nach dem MT940 Standardverfahren Der Zahlungsverkehr unterstützt Sie mit Zahlungsvorschlägen, um Ihnen die optimale Ausnutzung von Zahlungskonditionen und Fälligkeiten zu ermöglichen. Sie können fällige Forderungen (Miete, Betriebskosten, Hausgelder usw.) einziehen, aber auch Guthaben, beispielsweise aus Jahresabrechnungen, auszahlen. Erfasste und verbuchte Eingangsrechnungen, die zur Zahlung fällig sind, werden über einen Zahlungsvorschlagslauf ermittelt. Die Zahlungsdatei können Sie im deutschen DTAUS-Format oder dem europäischen SEPA-Format erstellen. Die elektronischen Kontoauszüge Ihrer Banken importieren Sie mit RELion über das Modul Elektronische Bankkontoabstimmung, in dem auch nach von Ihnen definierbaren Regeln eine automatische Kontierung stattfinden kann. Zahlungsverkehr Zahlungsvorschläge Zahlungskonditionen Fälligkeiten SEPA-Verfahren MT940 Vertrags- und einheitenbezogen Bankbürgschaft Einbehalte Bauabschlagssteuer 48 Kautionsforderungen elektronische Bankkontoabstimmung Seite 8

10 Betriebs-/Heizkostenabrechnung Abrechnung nach soll- und eingegangenen Vorauszahlungen RELion bietet Ihnen umfangreiche Funktionalitäten zur Erstellung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen. Kosten nach Leistungszeitraum Flexible Gliederung nach Konten und Abrechnungskreisen (auch objektübergreifend) Ausnahmeregelungen: prozentual, pauschal, maximal, minimal, für Einzelkonten und Kontengruppen Individuelle Vorverteilung der Betriebskosten auf mehrere Abrechnungskreise Zuordnung der Kosten entweder direkt oder über einen oder mehrere Verteilerschlüssel Heizkostendatenträgeraustausch mit Fremdabrechnung Umfangreiche Kontrollauswertungen Zusätzlich manuelle Erfassung von Kosten und Vorauszahlungen sowie Änderung der gebuchten Werte möglich. Automatische Verbuchung der Abrechnung mit Postenausgleich - bei Guthaben Auszahlung oder Verrechnung In der RELion Abrechnung haben Sie immer den aktuellen Bearbeitungsstatus im Überblick. Ihre Abrechnungstexte gestalten Sie individuell und gliedern Ihre Abrechnungspositionen je Objekt. Druck der neuen Vorauszahlung mit Vergleich alt/neu und Vorjahr individueller Druck pro Vertrag oder pro Einheit Detaildruck: Vorauszahlungen, haushaltsnahe Dienstleistungen 35a, Vorsteuernachweis Über die pauschale Anpassung der Vorauszahlungen hinaus ermöglicht Ihnen RELion die gezielte Kalkulation einzelner Kostenpositionen. Diese Funktionalität hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung der Betriebs-/Heizkostenabrechnung für Wohnimmobilien sondern auch bei der Abrechnung von komplexen Gewerbe- und Mischobjekten. Durch die RELion-Abrechnungskreise minimiert sich die Anlage und Pflege der abzurechnenden Konten und Verteilungen. Eine Zuordnung der Rechnungen zum Abrechnungskreis erfolgt optional beim Buchen oder spätestens in der Abrechnung. Betriebs-/Heizkostenabrechnung Heizkostendatenträgeraustausch: A-Satz, L/M-Satz, D-Satz, E835-Satz Abrechnungskreise Haushaltsnahe Dienstleistungen 35a Ausnahmeregelungen Vorverteilung Vorwegabzug Zählerstände Leistungszeitraum Aktivierung umlagefähiger Betriebskosten Seite 9

11 Mahnwesen und Forderungsmanagement Mehrstufiges Mahnwesen mit beliebigen Texten, Mahngebühren und Sichern Sie Ihre Liquidität durch die Reduzierung von Mietrückständen. Das RELion Mahnwesen unterstützt Sie dabei. Zinsen Anwendung von Fälligkeitsformeln und Toleranzperioden Differenzierte Postenverrechnung nach Zweckbestimmung des Zahlers oder automatischen Regeln Prüfung der Mahnvorschläge am Bildschirm mit anschließendem Druck, Registrierung Ausbuchung von uneinbringlichen Forderungen über die Mahnakte Die Module Mahnwesen und Forderungsmanagement verfügen ebenfalls über ein Aufgaben- und Aktivitäten-Management Nahtlose Integration zwischen Mahnwesen und Forderungsmanagement Automatische Aktualisierung der Mahnakte bei Zahlungen Ausweis von offenen Posten nach Datum, Fälligkeit und Art Separater Ausschluss von Posten aus dem Mahnverfahren Übergabe an das gerichtliche Mahnwesen (Trimahn / RAMicro) RELion verfügt über ein mehrstufiges Mahnwesen mit frei definierbaren Texten, Gebühren und Zinsen, das in der Mietenbuchhaltung, WEG-Verwaltung und im Mitgliederwesen verfügbar ist. Grundlage ist eine Debitorenbuchhaltung mit offenen Posten, die Ihnen eine differenzierte Auswertung der Forderungen nach Forderungsart, Alter, Fälligkeit und Restbetrag ermöglicht. Damit können Sie sowohl kompakte Saldomahnungen wie auch detaillierte Kontoentwicklungen darstellen. Bei der Verarbeitung von Geldeingängen schlägt Ihnen RELion eine Verrechnung auf die offenen Posten vor. Ein Mahnvorschlag können Sie manuell verändern oder auch verwerfen. Zu jedem Mieter (bzw. Käufer, WEG-Eigentümer, Genossenschaftsmitglied) sind alle Mahninformationen auf Knopfdruck abrufbar. Das Forderungsmanagement (Zusatzmodul) in RELion erweitert das reguläre Mahnwesen. Der gesamt Vorgang wird in der Mahnakte gebündelt, in der die wesentlichen Einzelheiten des übergebenen Vorgangs dokumentiert werden. Mahnwesen Forderungsmanagement Mahnakte Trimahn Fälligkeitsformeln Toleranzperioden Aufgaben- und Aktivitätenmanagement debitorische Mahnungen Abwartekennzeichen Mahnungstexte Mahnungsverfahren Gebühren Zinsen Seite 10

12 Darlehensverwaltung Verteilung der Darlehen auf ein oder mehrere Objekte bzw. Einheiten Verwalten Sie kreditorische oder debitorische Darlehen und berechnen Sie deren Annuität, Zins und Tilgung in RELion. Vor- und nachschüssige Zinsberechnung Feste und variable Zinsvereinbarungen (z.b. nach Euribor und EZB-Leitzins) Beliebig viele Zinsfestschreibungen Gebühren: einmalig, prozentual, Fixbeträge und Mischformen davon Stapelverarbeitungen z.b. für das Buchen oder Berechnen von Tilgungsplänen Zinsabschluss einzeln oder im Stapel Sondertilgungen und Zuschreibungen Optional Passive Verwaltung, d.h. Darlehen werden nur nachrichtlich verwaltet ohne Buchungen in der Finanzbuchhaltung Debitorische Darlehen: z.b. Finanzierungsbeiträge eines Mieters, Verwaltung von Kautionen, Gewährte Darlehen Verschiedene Auswertungen liefern auf Abruf eine Übersicht der fälligen Darlehenstilgungen Zinsabschluss und Zinsberechnung Verknüpfung zur Sollstellungszeile im Mietvertrag Bei Neubau-, Modernisierung- oder Umbauprojekten (Investitionen) ist es oft erforderlich, die Finanzierung über ein Darlehen abzudecken. Die RELion Darlehensverwaltung unterstützt Sie bei der ordnungsgemäßen und übersichtlichen Durchführung dieser Investitionen. Sie sind damit in der Lage, sowohl aufgenommene als auch gewährte Darlehen/Hypotheken zu verwalten. Dabei handelt es sich um ein vollständig in die Finanzbuchhaltung integriertes Modul. Weitere Verknüpfungen bestehen zum Grundbuch und zur Objekt-/ Einheitenverwaltung. Ein Assistent hilft Ihnen beim Anlegen von Darlehen sowie Prüfen und Erfassen der Stammdaten. Darlehensverwaltung Hypotheken Finanzierung Liquiditätsplanung Zinsberechnung Annuitäten Tilgungspläne Stapelverarbeitung Sondertilgungen Passive Verwaltung Debitorische Darlehen Periodische Darlehenserhöhung Tilgungsfreie Zeiten Zinsabschluss beliebige Zahlungshäufigkeiten Seite 11

13 Mitgliederverwaltung Direkte Anbindung der Mitgliederverwaltung an den Über die zentrale Mitgliederkarte haben Sie die Mitgliederverwaltung im Griff. Zahlungsverkehr Einfache Erstellung und Buchung von Einzahlungen und Ausschüttungen Dividendenberechnung in Abhängigkeit der hinterlegten Satzungsparametern sowie den in den Stammdaten des Mitgliedes hinterlegten Informationen zur Ertragssteuer Umfangreiches Reporting zur Bilanzprüfung Integration von Microsoft Word für Mitgliederanschreiben Übermittlung der Steuerdaten wahlweise über eine ELMA-Datei oder eine ELSTER-FT-Datei workflow-gesteuerte Vorgänge Herzstück des Moduls Mitgliederverwaltung ist die Mitgliederkarte. Hier findet die Anteilsverwaltung und die Verwaltung von Geschäftsguthaben statt. Die Entwicklung des Mitgliederbestandes wird prozessorientiert abgebildet und entsprechend dokumentiert. Das nach dem Jahresabschluss vorhandene Auseinandersetzungsguthaben wird bilanziell ausgewiesen und steht Ihnen integriert im beleglosen Zahlungsverkehr zur Verfügung. Dividenden werden berechnet, bescheinigt und durch Zahlung oder Verrechnung ausgeglichen. Der gesamte Zahlungsfluss wird debitorisch dargestellt. Eine umfangreiche Statistik liefert Ihnen alle Informationen zum aktuellen und historischen Anteilsbestand des Mitgliedes. Ein weiteres umfangreiches Reporting steht Ihnen darüber hinaus zur Verfügung. So können Sie für Berichtsreports, die für den Versand an das Mitglied gedacht sind, individuelle Texte definieren, gestalten und mit ausdrucken. Dividendenberechnung Mitgliederanschreiben Ertragssteuer Anteilsverwaltung Kontoauszug Ratenzahlung automatisches Verbuchen Anteilsverwaltung Statistik Auseinandersetzung Reporting zentrale Mitgliederkarte Seite 12

14 Immobörse Ihr Vermarktungsinstrument Leerstandsmanagement über alle derzeit zur Verfügung stehenden Schneller vermieten und verkaufen mit dem Vermietungsmodul von RELion. Einheiten, der erfassten Interessenten, der angebotenen und reservierten Einheiten sowie Absagen mit deren Ablehnungsgründen Schnittstelle zu Vermietungsportalen im Internet Suchkriterien: Wohnungsgröße, Zimmerzahl, Preisspannen, Standort und Lage, Ausstattungsmerkmale, Verfügbarkeit usw. Rückwärtssuche: Von der Mieteinheit zum gespeicherten Interessenten Ist- und Zielmieten flexibel in den Angeboten verwendbar Variable Suchläufe vom Interessenten zur Einheit oder von freien Einheiten zum Interessenten Einbindung aller Nutzungsarten in die Vermittlung (Wohnungen Gewerbe, Garagen, Stellplätze, Grundstücke etc.) Übernahme von Bestandsdaten in die Vermietung, Rückgabe der Neuverträge an das Bestandsmanagement Angebote, Mietverträge und andere Korrespondenzen mit der integrierten Word-Schnittstelle Nach Eingabe der Suchkriterien eines Wohnungsinteressenten findet RELion passende Mieteinheiten in Ihrem Verwaltungsbestand. Sie können ein Angebot erstellen und die Wohnung für den Interessenten reservieren. Wird das Angebot angenommen, können die Daten an das Bestandsmanagement zur Übernahme in die Mietverwaltung übergeben werden. Zu einigen Internetplattformen bestehen Schnittstellen, um Ihr Vermietungsangebot schnell und umfänglich zu veröffentlichen. Dabei arbeitet das Modul mandantenübergreifend, damit sowohl Daten aus dem Eigenbestand wie auch aus der Fremdverwaltung bearbeitet werden können. Aktivitäten im Vermietungsprozess werden protokolliert und gespeichert. So behalten Sie den Überblick über anstehende Aufgaben und durchgeführte Aktionen. Vermietung Verkauf Leerstandsmanagement Ist- und Zielmieten mandantenübergreifende Suchläufe kundenindividueller Ausstattungskatalog flexible Suchkriterien individuelle Textgestaltung der Angebote Reporting Immobilienscout24 Dublettenprüfung direkte Verknüpfung zum Bearbeiter Word Serienbrief nachgelagerte Suche Interessentenverwaltung Seite 13

15 Mietanpassung Mietänderung nach 558 Grundmiete, 559 Modernisierung, 560 Betriebskosten Mit einer breiten Palette von Funktionalitäten zur Mietanpassung haben Sie die Entwicklung der Wohnungs- und Gewerbemieten Ihres Bestands jederzeit fest im Griff. Abbilden und Verarbeiten verschiedener Mietspiegeltypen Mietanpassung anhand von Vergleichswohnungen Umfassende Möglichkeiten weiterer individueller Anpassungen für Wohnungs- und Gewerbemieten Verarbeitung von Index- und Staffelmieten Abrechnung von Umsatzmieten im Gewerbe nach verschiedensten Kriterien Berücksichtigung spezifischer Kappungsgrenzen Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Berechnung von Kostenmieten für preisgebundenen Wohnraum im Sinne der II. Berechnungsverordnung Alle Mietanpassungen stehen zunächst als Vorschlag zur Weiterverarbeitung bereit. Grundlage der Anpassung von Wohnungsmieten nach 558 BGB (ortsübliche Vergleichsmiete) ist die RELion-Mietspiegel-Funktionalität. Eine Vielzahl gängiger Mietspiegel kann abgebildet werden. Sie ermitteln mit RELion mögliche Anpassungen und können diese automatisiert durchführen. Eine Anpassung nach Vergleichswohnungen steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Natürlich haben Sie auch individuelle Steuerungsmöglichkeiten: Mietsollstellungen (z.b. Gewerbe, Betriebskosten, Stellplatzmieten etc.) anhand definierter Parameter prozentuale oder betragsmäßige Anpassungen, Abgrenzung auf bestimmte Sollstellungspositionen, innerhalb festgelegter Grenzwerte usw. Integration von Microsoft Word für Mieteranschreiben und andere Korrespondenz Möglich sind auch die Verarbeitung von Staffel-, Index- und Umsatzmieten sowie die Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Flexible Anpassungsmöglichkeiten: wie z.b. Spannenwerte Mietspiegel Vergleichswohnungen Ortsübliche Vergleichsmiete Indexmieten Staffelmieten Wirtschaftlichkeitsberechnung Microsoft-Word-Serienbrief Plansollstellungen Zielmieten BGB 558, 559, 560 Kappungsgrenzen Kostenmiete Spannenwert Trimahn RAMicro Seite 14

16 Elektronische Verarbeitung der Kontoauszüge Wenn Sie mit Banken zusammenarbeiten, die Zahlungsschlüssel (BK01 Mit der elektronischen Verarbeitung der Kontoauszüge ist Ihr Cash-Management immer aktuell. und BB01 -Verfahren) beim elektronischen Zahlungsvorgang mitführen, können Sie die Zahlungsschlüssel Ihren Einheiten und / oder Objektkonten zuweisen. Die hinterlegte Bankregel mit Wennund Dann-Beziehung übernimmt die automatischen Kontierung. Unabhängige Auswahl der Bankinstitute Zeitnahes Forderungsmanagement Kontierungsregeln auf Debitoren, Kreditoren oder Sachkonten Wissenstransfer von täglichen Abläufen in RELion Mit dem MT940 Banken-Standard-Verfahren sind Sie in der Lage, neben dem normalen Buchen von Kontoauszügen auch elektronische Kontoauszüge der Banken über RELion einzulesen. Die eingelesenen Buchungen werden über einen Regelassistenten (Zahlungsschlüssel, Bankregel, Einheit-Bankverbindung) vorkontiert. Somit werden Mieteingänge und Dauerbuchungen automatisch einem Debitor, Kreditor oder Sachkonto zugeordnet. Zusätzlich werden die Daten aus dem Elektronischen Kontoauszug mit der Buchung gespeichert. Fazit: Das Modul unterstützt Sie beim täglichen Arbeiten. Das lästige Erfassen der Kontoauszüge entfällt. Bis zu 90% aller Zahlungsvorgänge sind mit Hilfe der RELion Regelassistenten direkt zugeordnet. Elektronische Verarbeitung von Kontoauszügen Bankkontenabstimmung Regelassistenten MT940-Verfahren Zahlungsschlüssel Bankregel Kontierungsregeln Seite 15

17 Instandhaltung Individueller Maßnahmenkatalog mit Beschreibung, Gewerke- und Handwerker- Zuordnung Mit dem Modul Instandhaltung koordinieren Sie Ihre ungeplanten Maßnahmen, holen Angebote ein und beauftragen Handwerksfirmen. Garantie- und Gewährleistungsfristen bei Schadenserfassung ersichtlich Rollen- und Rechte-Konzept (Vier- Augen-Prinzip / maximale Auftragshöhe) Vorkontierung der Maßnahmenart Erstellung und Weiterleitung von Aufgaben und Terminen an den jeweiligen Objektsachbearbeiter Integrierte Weiterberechnung der Kosten an Schadensverursacher, Mieter oder Versicherung Kostenkontrolle durch Freigabehierarchien und Rechnungsprüfung Flexible Budgetierungsmöglichkeiten Anbindung Handwerkerportal Bei Rechnungseingang erfolgt die Verknüpfung mit der Beauftragung (Übernahme aller bereits hinterlegten Daten) Aufruf der Vorgänge aus Objekt, Einheit und Vertrag In der zentralen Schadensmeldungs-Maske erfassen Sie alle Details zur Schadensart, dem -ort und -melder. Sie hilft Ihnen, den Schaden von der Meldung bis zu Weiterberechnung im Auge zu behalten. Von hieraus erstellen Sie alle Angebots- und Auftragsunterlagen für Handwerker und prüfen Versicherungs-, Gewährleistungs- und Wartungsverträge. Die einzelnen Prozessschritte haben Sie dabei jederzeit übersichtlich im Blick. Mit der Zuordnung zu einem Budget fließen diese Maßnahmen sofort in die Jahresplanung mit ein. Bei Weiterberechnung der Kosten an Mieter, Versicherungen, Handwerker oder Dritte kann direkt eine Ausgangsrechnung erstellt werden. Fazit: Ihr Cockpit für übersichtliche und prozessorientierte Darstellung des gesamten Vorgangs von Meldung Angebotsanfragen Beauftragung Rechnungserstellung Weiterberechnung Angebote Beauftragungen Rechnungsbearbeitung Weiterberechnung Freigabehierarchien Rechnungsprüfung Versicherungsmeldung Budgets Word-Serienbrief Fax- und Mailversand Aufgaben- und Terminverwaltung Maßnahmenkatalog Handwerkerportal Vorkontierung Seite 16

18 Projektentwicklung Freie Kostengliederung z.b. nach DIN 276 (alt/neu) und Speicherung als Vorlage Mit dem Modul Projektentwicklung koordinieren Sie Ihre geplanten Maßnahmen und beauftragen diese. Soll-/Ist-Zahlen sind immer verfügbar. Automatische Historisierung bei Veränderung der Planzahlen Projektstruktur: Objekt, Gebäude, Hauseingang und Einheiten Kostenermittlung: Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenfeststellung Handwerkeraufträge mit eigenen Zahlungsbedingungen, Zahlungspläne, Einbehalte, Bürgschaften Mängelverfolgung und Verfolgung der Einbehalte Statusüberblick des Fertigstellungsgrades der einzelnen Gewerke Projektspezifische Kontierungsvorgaben und automatische Erstellung von Eingangsrechnungen Termin- und Aufgabenmanagement Hinterlegung von Abzügen z.b. Bauwasser, Baustrom, Bauschild Immobilienwirtschaftliche Projekte erfahren in den letzten Jahren hohe Anforderungen in Bezug auf ihre Komplexität, Kosten und Termindruck. Aufgrund der Besonderheit der Immobilie sind in der Entwicklungs-, Planungsund Bauphase viele verschiedene Abteilungen (Technik, Buchhaltung, Controlling) beauftragt, die miteinander ergebnisorientiert kooperieren müssen. Im Rahmen des Projektmanagements ist das Projektcontrolling neben der Projektentwicklung ein wichtiger Baustein zu Ihrer Unterstützung. Das RELion Projektcontrolling liefert Ihnen gezielte Informationen zu Kosten, Maßnahmen sowie Terminen und trägt somit zur Risikominimierung bei. Fazit: Mit diesem Modul haben Sie alle kaufmännischen Zahlen der einzelnen Projekte vom Budget über die Teil- bis zur Schlussabrechnung stets im Überblick. Überwachung Bauabzugssteuer Erstellung von Teil- und Schlussrechnung Angebote Beauftragungen Rechnungsbearbeitung Freigabehierarchien Rechnungsprüfung Budgets Word-Serienbrief Fax- und Mailversand Aufgaben- und Terminverwaltung Vorkontierung Projektvorsteuerquote 48 Bauabzugssteuer Kostenermittlung Projektstruktur DIN 276 Seite 17

19 Dienstleistungsverträge Objekt-/ Einheiten-/Flächen- und Ausstattungszuordnung Mit diesem Modul verwalten Sie zusätzlich Versicherungsverträge, Wartungsverträge und allgemeine Dienstleistungsverträge zu Objekten und Einheiten. Automatische Berechnung des nächsten Wartungstermins durch das System und Erstellung einer Aufgabe an den zuständigen Sachbearbeiter des Objektes Frei definierbare Wartungszyklen Vorkontierung zur Erstellung der wiederkehrenden Buchungen Hinterlegung von Kündigungsdaten und Optionen Angabe der Zahlungsbedingungen und Vertragslaufzeiten Verwalten von Leasingverträgen Infobox vorhandener Versicherungsmeldungen Direkte Weiterberechnung des Versicherungsfalls an die Versicherung Angabe der Versicherungssumme und des Eigenanteils Abbildung von Personen- und Sachhaftpflichtversicherungen Anzeige von Bündelversicherungen (Versicherungspolice über mehrere Diese zentrale Vertragsverwaltung bildet die Basis für die größtmögliche Transparenz. Prozessübergreifend erhalten Sie, egal ob Buchhalter, Objektverwalter oder Techniker, die erforderlichen Informationen. Bei Beauftragungen und Schadensmeldungen, z.b. in der Instandhaltung, führen diese flankierenden Hinweise zu einer effizienten und kostenminimierenden Immobilienverwaltung. Die erfassten Dienstleistungsverträge in RELion sind direkt mit der Finanzbuchhaltung verknüpft und lösen bei Bedarf die automatische Verbuchung der wiederkehrenden Zahlungen aus. Objekte) Versicherungsvertrag Wartungsvertrag Dienstleistungsverträge Leasingvertrag Bündelversicherungen Vorkontierung Versicherungsmeldungen Aufgaben- und Terminverwaltung Word-Serienbrief Eigenanteil Infobox Wartungszyklen Objekt- Einheiten- Flächen- Ausstattungszuordnung Seite 18

20 Anlagenbuchhaltung Unterteilung von Anlagegüter und geringwertigen Wirtschaftsgüter Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung, hier werden langlebige Vermögensgegenstände verwaltet und ihrer Laufzeit entsprechend abgeschrieben. Zuordnung in Anlagenklassen, Anlagenstandorte, Anlagensachgruppen und Anlagenbuchungsgruppen Automatische Berechnung der AfA- Beträge Benutzerdefinierte AfA-Methoden Anlagenspezifische Buchungsblätter Zuordnung eines Anlagegutes auf ein bestimmtes Objekt Alle gängigen AfA-Methoden sind integriert Wiederkehrende Buchblätter für gleichbleibende AfA-Beträge Erhöhung von Anlagen Abbildung: Abschreibung nach HGB, IFRS, Immobilienspezifisch Das Modul Anlagenbuchhaltung ermöglicht es Ihnen, die zu verwaltenden und abzuschreibenden Anlagegüter Ihren Objekten und Einheiten zuzuordnen. Anlagen kopieren Zuschreibung von Anlagen Nachdem Sie die für das Anlegen und die Verarbeitung von Anlagegütern nötigen Voreinstellungen eingerichtet haben, können Sie das Modul Anlagen in RELion nutzen. Umbuchung von Anlagen Zusammenführen von Anlagen Berechnete Abschreibungen, Zuschreibungen etc. können Sie direkt in Ihre Finanzbuchhaltung über das Anlagen-FIBU-Buchblatt einfließen lassen oder nur im Modul Anlagen über das Anlagen-Buchblatt verbuchen. Umfassendes Berichtswesen für Anlagen (z.b. Anlagenspiegel etc.) Anlagenkarte Anlagenklassen Anlagensachgruppen Anlagenbuchungsgruppen AfA-berechnen Anlagen-Vorschau Benutzerdefinierte AfA Anlagen Buchblatt Anlagen FIBU Buchblatt Berichte f. Anlagen Erhöhung Zuschreibung Umbuchung Seite 19

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