Instruktionskurs für neugewählte Mitglieder der Finanzkommission

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1 DEPARTEMENT VOLKSWIRTSCHAFT UND INNERES Instruktionskurs für neugewählte Mitglieder der Finanzkommission März 2016 Zielsetzung Die Teilnehmenden des Instruktionskurses kennen die Aufgaben der Finanzkommission, sind über die Zuständigkeiten im Rechnungswesen der Gemeinden und Gemeindeverbände informiert, können die zur Verfügung stehenden Hilfsmittel wie zum Beispiel Checklisten anwenden, sind über die Neuausrichtung der kantonalen Finanzaufsicht orientiert. 2 1

2 Agenda 1. Rechtsgrundlagen Aufbau des Rechnungswesens Rechte und Pflichten der Finanzkommission Prüfung der Jahresrechnung / Prüfungstechnik / Berichterstattung Prüfung des Budgets / Stellungnahme Neuausrichtung der kantonalen Aufsicht Verschiedenes Fragen Abkürzungen Abs. Absatz Fiko Finanzkommission FiV Finanzverordnung GG Gemeindegesetz lit. litera SAR Systematische Sammlung des Aargauischen Rechts 4 2

3 1. Rechtsgrundlagen Gesetzliche Grundlagen Grundsätze der Haushaltsführung Rechnungslegungsgrundsätze Kap. 3.1 / Gesetzliche Grundlagen Gesetz und Verordnung Verfassung des Kantons Aargau (KV) SAR Unvereinbarkeitsgesetz (UG) SAR Systematische Sammlung des Aargauischen Rechts (SAR) Gesetz über die Einwohnergemeinden (GG) Verordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden und der Gemeindeverbände (Finanzverordnung, FiV) Gesetz über die Ortsbürgergemeinden (OGG) Verordnung über die Forstreservefonds der Ortsbürgergemeinden (Forstreserveverordnung, FoV) SAR SAR SAR SAR

4 Gesetzliche Grundlagen Gesetz und Verordnung Gesetz über den Finanz- und Lastenausgleich (FLAG) Dekret über den Finanz- und Lastenausgleich (FLAD) Verordnung über den Finanz- und Lastenausgleich (FLAV) Gesetz über die politischen Rechte (GPR) Verordnung zum Gesetz über die politischen Rechte (VGPR) Gesetz über die Verantwortlichkeit der öffentlichen Beamten und Angestellten und über die Haftung des Staates und der Gemeinden für ihre Beamten (Verantwortlichkeitsgesetz, VWG) Handbuch Rechnungswesen Gemeinden (DVI) Systematische Sammlung des Aargauischen Rechts (SAR) SAR SAR SAR SAR SAR SAR fachliche Ausführungen zum Rechnungswesen (gilt inhaltlich als Weisung) 7 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Gesetzmässigkeit Rechtsverbindliche Erlasse, Verpflichtungskredite Rechtliche Grundlage = Schaffung und Aufhebung durch das zuständige Organ (übergeordnetes Recht oder GV/ER) 8 4

5 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Haushaltgleichgewicht Ausgaben und Einnahmen müssen sich mittelfristig die Waage halten. Mittelfristiger Ausgleich der Erfolgsrechnung; Überprüfung mit Finanzplanung 9 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Sparsamkeit Notwendigkeit Zweckmässigkeit Finanzielle Auswirkungen Tragbarkeit 10 5

6 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Wirtschaftlichkeit Lösung mit bestem Kosten-/Nutzenverhältnis Prüfung Investitionskosten Prüfung Betriebskosten Prüfung Personalfolgekosten Prüfung Kapitalkosten 11 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Verursacherprinzip Besondere wirtschaftliche Vorteile aus öffentlichen Einrichtungen oder Anordnungen sind abzugelten. Verursacher besonderer Vorkehrungen oder Aufwendungen sowie Nutzniesser besonderer Leistungen des öffentlichen Gemeinwesens haben in der Regel die Kosten zu tragen. 12 6

7 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Zweckbindung Ein Kredit darf nur für den umschriebenen Zweck verwendet werden. Es gilt die funktionale und volkswirtschaftliche Zuordnung des Kredits nach Kontenplan. Zur Deckung einzelner Aufgaben oder für die Bildung von Reserven oder Vorfinanzierungen dürfen keine festen Anteile des Fiskalertrags festgelegt werden. 13 Grundsätze der Haushaltsführung ( 85b GG) Oeffentlichkeit Zur öffentlichen Auflage gehören ( 88e Abs. 2 GG): Erfolgsrechnung und Bilanz Buchungs- und Geldbelege Anhang zur Jahresrechnung Anlagebuchhaltung Steuerbuchhaltung Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Lohnbuchhaltung 14 7

8 Rechnungslegungsgrundsätze ( 87a, 91a, 92a GG, 4FiV) Jährlichkeit / Periodenabgrenzung Spezifikation Vollständigkeit Vergleichbarkeit Bruttodarstellung Wesentlichkeit Richtigkeit / Rechtzeitigkeit / Nachprüfbarkeit Aufbau des Rechnungswesens Rechnungskreise Elemente des Rechnungsmodells HRM2 Investitionsbegriff Kreditrecht HB RW Kapitel 2 HB RW Kapitel

9 Rechnungskreise pro selbständige öffentlich-rechtliche Körperschaft = 1 Rechnungskreis traditionell: Einwohnergemeinde, Ortsbürgergemeinde, Gemeindeverbände Buchführung gemäss Gemeindegesetz und Finanzverordnung und Handbuch Rechnungswesen Gemeinden unselbständige Gemeindeanstalten (Spezialfinanzierungen) und vertragliche Vereinbarungen (z.b. regionale Feuerwehr) sind im Rechnungskreis der Einwohnergemeinde zu führen. 17 Elemente des Rechnungsmodells HRM2 HB RW Kap HB RW Kap / 9.3 HB RW Kap

10 Kontenplan: Bilanz 1 Aktiven Die Aktiven werden in Finanz- und Verwaltungsvermögen gegliedert. 10 Finanzvermögen Das Finanzvermögen umfasst jene Vermögenswerte, die ohne Beeinträchtigung der öffentlichen Aufgabenerfüllung veräussert werden können. 14 Verwaltungsvermögen Das Verwaltungsvermögen umfasst jene Vermögenswerte, die unmittelbar der öffentlichen Aufgabenerfüllung dienen. Zugänge zum Verwaltungsvermögen können nur durch Aktivierung aus der Investitionsrechnung erfolgen. Abgänge erfolgen durch Abschreibung (planmässige, ausserplanmässige) sowie bei Veräusserung. 2 Passiven Die Passiven werden in Fremdkapital und Eigenkapital gegliedert. 20 Fremdkapital 29 Eigenkapital 19 Aktiven Finanzvermögen: Vermögenswerte, die ohne Beeinträchtigung der öffentlichen Aufgabenerfüllung jederzeit veräussert werden können. Sie sollen einen künftigen wirtschaftlichen Nutzen bringen, einen Ertrag abwerfen Verwaltungsvermögen: Vermögenswerte, die unmittelbar der öffentlichen Aufgabenerfüllung dienen in direktem Zusammenhang mit einer Gemeindeaufgabe kann nicht veräussert werden fällt eine öffentliche Aufgabe weg, ist vorhandenes Verwaltungsvermögen ins Finanzvermögen zu übertragen 20 10

11 Passiven Fremdkapital: kurzfristige Verpflichtungen langfristige Verpflichtungen Rückstellungen für voraussichtliche Mittelabflüsse für die Fremdmittelaufnahme ist der Gemeinderat zuständig Eigenkapital: Verpflichtungen/Vorschüsse Spezialfinanzierungen Fonds und Rücklagen Globalbudgetbereiche Vorfinanzierungen Aufwertungsreserve / Neubewertungsreserve Finanzvermögen Bilanzüberschuss/-fehlbetrag 21 Kontenplan: Funktionale Gliederung 0 Allgemeine Verwaltung 1 Öffentliche Ordnung und Sicherheit, Verteidigung 2 Bildung 3 Kultur, Sport und Freizeit 4 Gesundheit 5 Soziale Sicherheit 6 Verkehr und Nachrichtenübermittlung 7 Umweltschutz und Raumordnung 8 Volkswirtschaft 9 Finanzen und Steuern 22 11

12 Kontenplan: Artengliederung Erfolgsrechnung Aufwand 30 Personalaufwand 31 Sach- und übriger Personalaufwand 33 Abschreibungen Verwaltungsvermögen 34 Finanzaufwand 35 Einlagen in Fonds und Spezialfinanzierungen 36 Transferaufwand 37 Durchlaufende Beiträge 38 Ausserordentlicher Aufwand 39 Interne Verrechnungen 23 Kontenplan: Artengliederung Erfolgsrechnung Ertrag 40 Fiskalertrag 41 Regalien und Konzessionen 42 Entgelte 43 Verschiedene Erträge 44 Finanzertrag 45 Entnahme aus Fonds und Spezialfinanzierungen 46 Transferertrag 47 Durchlaufende Beiträge 48 Ausserordentlicher Ertrag 49 Interne Verrechnungen Abschluss 90 Abschluss Erfolgsrechnung 24 12

13 Kombinierter Kontenplan: Funktionale Gliederung - Erfolgsrechnung 1500 Feuerwehr Feuerwehr, Ölwehr, Brandverhütung, Feuerschau, Feuerpolizei, Heustockkontrolle, Katastropheneinsätze, Feuerlöschgeräte und - einrichtungen, Löschwasserweiher, Feuerwehr- Ersatzabgaben Löhne des Verwaltungs- und Betriebspersonals 3090 Aus- und Weiterbildung des Personals Taggelder und Kurse Sold Ausbildungsübungen und Spezialübungen 3099 Übriger Personalaufwand Vertrauensärztliche Untersuchungen (Atemschutz) 3100 Büromaterial 3101 Betriebs-, Verbrauchsmaterial Löschstoffe für Feuerwehr 3144 Unterhalt Hochbauten Feuerwehrmagazin 3150 Unterhalt Büromöbel und -geräte, Schulmobiliar 3151 Unterhalt Apparate, Maschinen, Geräte, Fahrzeuge, Werkzeuge 3153 Informatik-Unterhalt (Hardware) 3158 Unterhalt immaterielle Anlagen Planmässige Abschreibungen Hochbauten allgemeiner Haushalt Planmässige Abschreibungen Mobilien VV allgemeiner Haushalt Sachgruppe 1404 Hochbauten (Feuerwehrmagazin) Sachgruppe 1406 Mobilien VV (Alarmanlage, Ausrüstung, Fahrzeuge) 25 Erfolgsausweis gekürzt Einwohnergemeinde ohne Spezialfinanzierungen Erfolgsrechnung Rechnung 2015 Budget 2015 Rechnung 2014 Betrieblicher Aufwand ohne Abschreibungen 12'868' '531' '696' Abschreibungen 857' ' ' Betrieblicher Ertrag ohne Steuerertrag 1'770' '756' '902' Steuerertrag 12'842' '705' '957' Ergebnis aus betrieblicher Tätigkeit 887' ' ' Ergebnis aus Finanzierung 10' ' ' Ausserordentliches Ergebnis 450' ' ' Gesamtergebnis Erfolgsrechnung 1'347' ' ' (+ = Ertragsüberschuss / - = Aufwandüberschuss) 26 13

14 Kontenplan: Artengliederung Investitionsrechnung Ausgaben 50 Sachanlagen 51 Investitionen auf Rechnung Dritter 52 Immaterielle Anlagen 54 Darlehen 55 Beteiligungen, Grundkapitalien 56 Investitionsbeiträge 57 Durchlaufende Investitionsbeiträge 58 Ausserordentliche Investitionen 59 Übertrag an Bilanz 27 Kontenplan: Artengliederung Investitionsrechnung Einnahmen 60 Abgang von Sachanlagen 61 Rückerstattungen Investitionen auf Rechnung Dritter 62 Abgang von immateriellen Anlagen 63 Investitionsbeiträge 64 Rückzahlung von Darlehen 65 Abgang von Beteiligungen, Grundkapitalien 66 Rückzahlung von Invesititionsbeiträgen 67 Durchlaufende Investitonsbeiträge 68 Ausserordentliche Investitionseinnahmen 69 Übertrag an Bilanz 28 14

15 Kombinierter Kontenplan: Funktionale Gliederung - Investitionsrechnung 1500 Feuerwehr Feuerwehr, Ölwehr, Brandverhütung, Feuerschau, Feuerpolizei, Heustockkontrolle, Katastropheneinsätze, Feuerlöschgeräte und - einrichtungen, Löschwasserweiher, Feuerwehr- Ersatzabgaben Hochbauten Feuerwehrmagazin 5060 Mobilien Alarmanlage, Ausrüstung, Fahrzeuge 5620 Investitionsbeiträge an Gemeinden und Gemeindeverbände Investitionsbeitrag (Fahrzeuge, Feuerwehrmagazin) 6310 Investitionsbeiträge vom Kanton AGV Löschfonds 29 Finanzierungsausweis gekürzt Einwohnergemeinde ohne Spezialfinanzierungen Investitionsrechnung Rechnung 2015 Budget 2015 Rechnung 2014 Investitionsausgaben 639' ' '681' Investitionseinnahmen ' Ergebnis Investitionsrechnung -639' ' '636' Selbstfinanzierung 1'766' ' ' Finanzierungsergebnis 1'127' ' '445' ( + = Finanzierungsüberschuss / - = Finanzierungsfehlbetrag) 30 15

16 Investitionsbegriff ( 17 Abs. 2 FiV, 5 FiV) HB RW Kapitel 3 sachlicher Investitionsbegriff = mehrjährige Nutzungsdauer Landerwerb Verwaltungsvermögen Übertragung von Liegenschaften vom Finanzvermögen ins Verwaltungsvermögen Bauliche Investitionen Anschaffung von Mobilien Kosten für Planungsprojekte Instandstellung/Unterhalt an Sachanlagen mit mehrjähriger Nutzungsdauer, wenn wertvermehrend (Verlängerung Nutzungsdauer, Erhöhung Kapazität oder Raumvolumen, Verbesserung Standard) 31 Investitionsbegriff ( 17 Abs. 2 FiV, 5 FiV) finanzieller Investitionsbegriff = Aktivierungsgrenze bis 1'000 Einwohner = 25'000 bis 5'000 Einwohner = 50'000 bis 10'000 Einwohner = 75'000 ab 10'001 Einwohner = 100'000 nur wenn beide Kriterien erfüllt = Investitionsrechnung, andernfalls Erfolgsrechnung 32 16

17 Kreditrecht Kredite = Bewilligung, Verpflichtung einzugehen (Ausgabenlegitimation) Kredite vor dem Eingehen neuer Verpflichtungen einholen HB RW Kapitel 3 Kredite für jene Zwecke verwenden, für die sie bewilligt wurden Kredite nur soweit in Anspruch nehmen, wie es für die öffentliche Aufgabenerfüllung erforderlich ist 33 Kreditarten Budgetkredit ( 90b - e GG) Verpflichtungskredit ( 90f - h GG) Nachtragskredit ( 90c GG) Falls der ursprüngliche Kreditbetrag nicht ausreicht Zusatzkredit ( 90i GG) Budgetkredit verfällt Ende Rechnungsjahr Verpflichtungskredit verfällt, wenn das Projekt innert 5 Jahren nicht begonnen wird 34 17

18 Kreditbewilligung ( 19 FiV) Kann mit Budget bewilligt werden: bestehende Aufgabe < 2 % budgetierte Steuererträge neue Aufgabe < 5'000 Franken oder 0.4 % budg. Steuererträge Braucht separate Vorlage, Verpflichtungskredit: bestehende Aufgabe > 2 % budgetierte Steuererträge neue Aufgabe > 5'000 Franken oder 0.4 % budg. Steuererträge Ausgaben über mehr als ein Jahr 35 Kreditkontrolle (Übersicht Verpflichtungskredite) Rechnung 2015 Kreditbetrag Kumulierte Kumulierte Ausgaben bis Einnahmen bis Rechnung 2015 Budget 2015 Ausgaben Einnahmen Ausgaben Einnahmen Verfügbarer Restkredit 0 Allgemeine Verwaltung Sanierung Fassade Gemeindehaus GV Datum / Kreditbetrag Fr. 200' ' ' ' ' ' Öffentliche Ordnung und Sicherheit, Verteidigung Anschaffung TLF Feuerwehr GV Datum / Kreditbetrag Fr. 240' ' ' ' Beitrag AGV TLF Feuerwehr zugesichert 30 % 72' ' ' Fr. 72'000 2 Bildung Aussenanlage Schulhaus West GV Datum / Kreditbetrag Fr. 180' ' ' ' Verpflichtungskredite der Erfolgsrechnung Beitrag an Kinderkrippe für 4 Jahre 25'000 GV Datum / Kreditbetrag Fr. 100' ' ' ' ' ' Feuerwerk für 800-Jahr Feier GV Datum / Kreditbetrag Fr. 500' ' ' ' Verpflichtungskredite des Finanzvermögens Erschliessung Gewerbezone Brügglifeld GV Datum / Kreditbetrag Fr. 700' ' ' ' ' TOTAL 45' '595' ' '545' '

19 Kreditabrechnung ( 90h Abs. 1 GG) HB RW Kapitel 3 Anhang 3F zu erstellen für Ausgaben, die sich über mehrere Rechnungsjahre erstrecken Zeitpunkt: möglichst rasch nach Abschluss des Vorhabens gleiches Prüfungs-/Genehmigungsverfahren wie Jahresrechnung 37 Spezialfinanzierung selbsttragend keine Steuergelder zur Aufwanddeckung Verrechnung Zinsen, Verwaltungsentschädigung Übertrag Ergebnis in Bilanz (Vorschuss/Verpflichtung) Beispiele: Wasserwerk, Abwasserbeseitigung, Abfallwirtschaft, Elektrizitätswerk 38 19

20 Buchungsschema Spezialfinanzierung Erfolgsrechnung Bilanz Aufwand Ertrag Finanzvermögen Fremdkapital Ausgleich EK Investitionsrechnung Ausgaben Einnahmen Ausgleich Verwaltungsvermögen Verpflichtung + Vorschuss - Bilanzüberschuss -/fehlbetrag 39 Finanzkennzahlen Verschuldung Nettoschuld I pro Einwohner Nettoverschuldungsquotient Zinsbelastungsanteil HB RW Kapitel 11 Leistungsfähigkeit Selbstfinanzierungsgrad Kapitaldienstanteil Finanzierung Eigenkapitaldeckungsgrad Selbstfinanzierungsanteil 40 20

21 Geldflussrechnung ( 88c GG, 13 FiV) HB RW Kapitel 9 Die Geldflussrechnung zeigt Herkunft und Verwendung der Mittel. Sie zeigt den Geldfluss aus: betrieblicher Tätigkeit Finanzierungstätigkeit Investitionstätigkeit Sie wird über den gesamten Rechnungskreis der Einwohnergemeinde inkl. Spezialfinanzierungen erstellt und ist Bestandteil der Jahresrechnung (Spezialfinanzierungen haben keine eigenen Geldmittel) 41 Anhang zur Jahresrechnung ( 88c Abs.1 GG, 88e Abs. 2 lit. c GG) HB RW Kapitel 4 Inhalt ( 14 Abs. 1 FiV): a) Eigenkapitalnachweis b) Rückstellungsspiegel c) Beteiligungs- und Gewährleistungsspiegel d) Kreditkontrolle e) Anlagespiegel f) zusätzliche Angaben zur Beurteilung der Vermögenslage 42 21

22 3. Rechte und Pflichten der Finanzkommission Verantwortlichkeiten im Finanz- und Rechnungswesen Stellung und Aufgaben der Finanzkommission Externe Revisions- oder Fachstellen (Geschäftsprüfungskommission) Kap Verantwortlichkeiten im Finanz- und Rechnungswesen Kanton Oberaufsicht Gemeindeversammlung/Einwohnerrat Budget-/Rechnungsgenehmigung Finanzkommission Budget-/Rechnungsprüfung Beurteilung Finanzlage Gemeinderat unmittelbare Aufsicht Führung und Controlling Abteilung Finanzen Rechnungsführung/-ablage 44 22

23 Stellung und Aufgaben der Finanzkommission Stellung Stimmberechtigte Einwohnerrat Schulpflege Steuerkommission Gemeinderat Finanzkommission Wahlbüro Kommissionen Kommissionen Mitarbeitende 45 Stellung und Aufgaben der Finanzkommission Aufgaben Rechnungsprüfung (materielle Prüfung) Stellungnahme zum Budget (formelle und finanzpolitische Prüfung inkl. Aufgaben- und Finanzplanung) weitere Aufgaben, z.b. Protokollprüfung Gemeindeversammlung 46 23

24 Stellung und Aufgaben der Finanzkommission Rechte und Pflichten ( 94c Abs. 1 GG, 94a Abs. 4 GG) Auskunft und Einsichtnahme verlangen Inanspruchnahme von Fachstellen/externen Fachpersonen Autonomie hinsichtlich Konstituierung, Verfahren und Anhörung (Gemeinderat, Mitarbeitende) keine Entscheidungsbefugnisse (Feststellungen, Empfehlungen, Anträge) unterstehen dem Amtsgeheimnis (Schweigepflicht) 47 Stellung und Aufgaben der Finanzkommission Haftung und Konsequenzen in kantonaler Gesetzgebung: Keine Vorschriften über materielle Haftung es gelten die Bestimmungen des Verantwortlichkeitsgesetzes Interventionsrecht der staatlichen Aufsicht (Einstellung im Amt) è Konsequenz Materielle Haftung kann nur in Frage kommen bei absichtlicher oder grobfahrlässiger Verursachung von Schäden zulasten der Gemeinde oder Dritter

25 Externe Revisions- oder Fachstellen Pflicht: externe Bilanzprüfung gemäss 94c Abs. 2 GG Revisionsbericht an Gemeinderat bzw. Fiko (Feststellungen, Handlungsbedarf) Übernahme des Prüfungsergebnisses in den Schlussbericht der Finanzkommission natürliche Personen oder Revisionsunternehmen mit eidg. Zulassung Unvereinbarkeit im Sinne von 6 Abs. 1 Unvereinbarkeitsgesetz Prüfungszeitpunkt (vor Rechnungsprüfung durch Fiko; Terminplanung ist rechtzeitig zu koordinieren) 49 Geschäftsprüfungskommission gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann in Gemeindeordnung vorgesehen werden in der Regel in Gemeinden mit Einwohnerrat Prüfung Rechenschaftsbericht, weitere Geschäfte gemäss Gemeindeordnung Abgrenzung Aufgaben/Kompetenzen Geschäftsprüfungskommission und Fiko mit Gemeindeordnung können der Fiko Aufgaben einer Geschäftsprüfungskommission übertragen werden 50 25

26 4. Zielsetzung Prüfung der der Rechnungsprüfung Jahresrechnung / Prüfungstechnik Zielsetzung der Rechnungsprüfung Rechtliche Grundlagen Prüfungsvorbereitung Prüfungsplanung Prüfungshandlungen Prüfungstechnik Prüfungsdurchführung Prüfungsabschluss / Berichterstattung 51 Zielsetzung der Rechnungsprüfung v Ordnungsgemässe Buchführung v Formell richtige Rechnungsablage v Rechnerisch und inhaltlich richtige Ergebnisse v Schadensentdeckung v Schadensprävention v Vertrauensbildung 52 26

27 Rechtliche Grundlagen 15 FiV / Rechnung Die Rechnungen sind bis 15. März dem Gemeinderat abgeschlossen zu übergeben. Bis spätestens 15. April sind die Rechnungen der Finanzkommission zur Prüfung zu unterbreiten. Die Finanzkommission prüft die Rechnungen und erstattet dem Gemeinderat zuhanden des für die Genehmigung zuständigen Organs rechtzeitig schriftlich Bericht über das Ergebnis der Feststellungen. Sie bereinigt vorgängig Fragen formeller und materieller Art mit der Verwaltung und dem Gemeinderat. 53 Phasen der Prüfung Abschluss der Prüfung (Berichterstattung) Prüfungsplanung Risikobeurteilung Detailplanung Prüfungsvorbereitung Prüfungsdurchführung 54 27

28 Prüfungsvorbereitung Kap Anhang 5A Terminplanung erstellen Termine vereinbaren Zusätzliche Informationen beschaffen Jahresterminplanung Monat: Jahresterminplanung erstellen (Festlegung der Termine mit Gemeinderat, Verwaltung) Prüfung der Jahresrechnung (á Kapitel 4-6, 8) Zusätzliche Informationen und Unterlagen beschaffen (á Kapitel 5.2.2) Termin Vorbesprechung mit LeiterIn Finanzen und RessortleiterIn Finanzen des Gemeinderates (spätestens muss Rechnung dem Gemeinderat vorliegen) Evtl. Termin mit externer Revisionsstelle vereinbaren (á Kapitel 3.6) Übergabe der abgeschlossenen Jahresrechnung an Finanzkommission spätestens bis Aktenstudium und Prüfungsvorbereitung zu Hause (Handbuch, Checklisten, etc.) Termin 1. Sitzung Finanzkommission Mehrjahrensplanung á Kapitel Prüfungsprogramm á Kapitel Rechnungsprüfung gemäss Prüfungsprogramm (á Anhang 5C) Jahr: Termin 2. Sitzung Finanzkommission (je nach Prüfungsprogramm) Termin 3. Sitzung Finanzkommission (vor Schlussbesprechung mit Gemeinderat und Abteilung Finanzen) Termin Schlussbesprechung mit Gemeinderat und Abteilung Finanzen (anfangs Mai) Berichterstattung (á Kapitel 6) Berichterstattung, Abgabetermin (spätestens 14 Tage vor Gemeindeversammlung) Datum Gemeindeversammlung (spätestens 30.6.) 55 Prüfungsplanung Grundsätze Jahresrechnung und Kreditabrechnungen müssen umfassend geprüft werden Ziel ist es, mit einer Mehrjahresplanung sämtliche Bereiche abzudecken Mit Hilfe der Mehrjahresplanung können Prüfungsschwerpunkte gesetzt werden 56 28

29 Prüfungsplanung Kap Anhang 5B Mehrjahresplan stellt Übersicht über jährlich wiederkehrende Prüfungsarbeiten sowie wechselnde Prüfungsschwerpunkte dar stellt sicher, dass pro Amtsperiode alle relevanten Sachgebiete einmal Gegenstand der Prüfung sind 57 Prüfungsplanung Kap Zeitliche Planung Programm für die Rechnungsprüfung festlegen Zeitaufwand für die Prüfungsarbeiten abschätzen Termine für die allfällige Besprechung mit der externen Bilanzprüfung; für die Schlussbesprechung mit dem Gemeinderat und für die Abgabe der schriftlichen Berichte rechtzeitig koordinieren und festlegen 58 29

30 Prüfungsplanung Kap Sachliche Planung es ist ein sinnvolles, den Verhältnissen angepasstes Programm mit jährlich wechselnden Prüfungsschwerpunkten zu erstellen die Prüfung ist aufzuteilen in jährliche Kontrollen und in periodische Schwerpunktprüfungen 59 Prüfungsplanung Kapitel Personelle Planung eine Arbeitsaufteilung unter den Fiko Mitgliedern empfiehlt sich Aufteilung der Arbeiten nach Erfahrung, Neigung, Wissen und Fähigkeiten der einzelnen Fiko Mitglieder jedes Mitglied arbeitet sich im Voraus in die zugeteilten Gebiete ein (Studium Reglemente, Weisungen, Beschlüsse, etc.) è Stellungnahmen, Berichte und Anträge an die Exekutive oder Legislative werden gemeinsam vorgetragen, sofern schriftlich erstellt, mit Kollektivunterschrift unterzeichnet 60 30

31 Prüfungsplanung Prüfungsprogramm es empfiehlt sich, die Festlegung der Prüffelder für das aktuelle Jahr an einer Sitzung zu erarbeiten berücksichtigt werden die Vorgaben der Mehrjahresplanung, eventuelle Pendenzen und Verbesserungsvorschläge aus den Vorjahren und besondere Entwicklungen im Rechnungsjahr das Programm ist so zu gestalten, dass nach der Prüfung ein abschliessendes Urteil über die Ordnungsmässigkeit der Buchhaltung und Jahresrechnung abgegeben werden kann Kap Anhang 5C das Kapitel 9 des HB Rechnungsprüfung beinhaltet Checklisten zur Prüfung, aufgeteilt in zwingend jährlich vorzunehmende Kontrollen und periodischen Schwerpunktprüfungen 61 Prüfungshandlungen E diverse Checklisten Kapitel 9 Checklisten Rechnungsabschluss und -Ablage Kontrolle der formellen Richtigkeit und Vollständigkeit Erfolgsrechnung Erkennen von Aufgaben mit erhöhtem Fehlerrisiko, Schwachstellen im Controlling, Prüfung der möglichen Einnahmen und der getätigten Ausgaben Spezialfinanzierungen Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit, Kontrolle der korrekten Anwendung der entsprechenden Reglemente und Tarife Investitionsrechnung Kontrolle der Einhaltung des Investitionsbegriffs 62 31

32 Prüfungshandlungen E diverse Checklisten Kapitel 9 Checklisten Bilanz Vollständigkeitsprüfung durch die externe Bilanzprüfung, Hinweise und vertiefte Kontrolle aufgrund des Berichts der externen Bilanzprüfung (Bsp. vertiefte Prüfung von Debitorenausständen, Mahn- und Inkassowesen Steuern, wenn Bericht externe Kontrollstelle Mängel aufdeckt) Kreditabrechnungen Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit, Kontrolle der Geltendmachung von Subventionsansprüchen, Vergleich der Ausgaben bzw. der erbrachten Leistungen mit Kreditbeschluss Ortsbürgergemeinde / Gemeindeverbände / Aufgaben- und Finanzplanung Prüfung der formellen und materiellen Richtigkeit und Vollständigkeit 63 Prüfungshandlungen E diverse Checklisten Internes Kontrollsystem Überprüfung der Existenz eines Internen Kontrollsystems Mobilien Prüfung, ob aktivierte Mobilien in Anlagebuchhaltung oder Inventar vollständig erfasst sind Steuerbezug Kontrolle der Übernahme der Steuerbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung, Rechtmässigkeit der Steuerabschreibungen Geldverkehrsrevision Der Gemeinderat kann der Fiko die Durchführung unangemeldeter Geldverkehrsrevisionen delegieren Personalwesen Jährliche Kontrollen Kapitel 9 Checklisten 64 32

33 Prüfungshandlungen (fakultativ) Sachgebiete für vertiefte Prüfungshandlungen Prüfung der einzelnen Verwaltungsabteilungen Prüfung der einzelnen Artengruppen Finanzkompetenzen Datenschutz Gebührenwesen Sozialhilfeausgaben Mahn- und Inkassowesen Versicherungen Personalwesen Beteiligungs- und Gewährleistungsportefeuille Kapitel 9 Checklisten 65 Prüfungstechnik Grundsätzliches im Kapitel 4 Handbuch Rechnungsprüfung werden diverse Prüfungsmethoden vorgestellt der Inhalt dieses Kapitels ist als eine Art "Werkzeugkiste" zu betrachten die Ausführungen stützen sich auf das Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung nachfolgend werden einige Methoden anhand von Beispielen erläutert Kapitel

34 Prüfungstechnik Verfahrensorientierte Prüfung setzt sich mit der internen Kontrolle und dem System, in dem Abläufe stattfinden auseinander Kap. 4.2 Ziel ist es, die Zweckmässigkeit und die Funktionstüchtigkeit der Abläufe zu untersuchen Beispiele Gebührenfakturierung: von der Erfassung der Zählerstände bis zur Bezahlung der Rechnung durch die Einwohner prüfen Verrechnung Anschlussgebühren: von der Baubewilligung bis zur definitiven Abrechnung und Zahlung prüfen 67 Prüfungstechnik Exkurs Interne Kontrolle (IKS) der Gemeinderat ist zuständig für die Regelung der internen Kontrolle das Interne Kontrollsystem ist gemäss den Empfehlungen des Departementes Volkswirtschaft und Inneres aufzubauen, zu dokumentieren und zu betreiben das Interne Kontrollsystem ordnet Massnahmen an, die dazu dienen, einen ordnungsgemässen Ablauf der Verwaltungstätigkeit sicherzustellen die Fiko soll Erkenntnisse über das Interne Kontrollsystem gewinnen. Sie soll beurteilen und feststellen, ob das Interne Kontrollsystem zweckmässig und wirksam ist Kap

35 Prüfungstechnik Ergebnisorientierte Prüfung befasst sich mit einzelnen Geschäftsvorfällen der Buchhaltung geprüft werden Bestand, Bewertung oder Transaktionen die Prüfung lässt sich in direkte und indirekte Prüfungen unterteilen Kap. 4.2 Beispiele aufgrund Beleg Verbuchung in Finanzbuchhaltung überprüfen Vergleich Schulgeldansatz mit Nachbargemeinde 69 Prüfungstechnik Direkte, ergebnisorientierte Prüfung Vollständigkeitsprüfung Prüfung des Vorhandenseins des Eigentums (Beispiel: Prüfung des effektiven Vorhandenseins von Sachgütern) Bewertungsprüfung Feststellen, ob Ansätze für Bewertung angemessen, vertretbar und gesetzeskonform sind (Beispiel: Bewertung Finanzvermögen) Verkehrsprüfung Prüfung des Buchungsverkehrs einer ausgewählten Periode (Beispiel: Prüfung der Kassabuchungen über 1 Monat) Kap Prüfung der Rechnungsablage (Beispiel: Kontrolle ob Anforderungen an Rechnungsband erfüllt sind) 70 35

36 Prüfungstechnik Einzelne Prüfungsverfahren Belegprüfung Direktbestätigung und Saldobestätigung Saldonachweise Rechnerische Prüfung Abstimm- und Übertragungsprüfung Zusammenhangprüfung Kritische Durchsicht Aktenstudium Befragung, Besichtigung Kap Prüfungsdurchführung Kap. 5.4 Im Anschluss an die Prüfungsplanung wird in den Monaten März bis Mai die Rechnungsprüfung vorgenommen. Folgende Punkte sind zu beachten: Prüfungshandlungen und Berichterstattung haben nach dem Grundsatz von Treu und Glauben zu erfolgen die Mitglieder der Fiko unterliegen der Pflicht zur Geheimhaltung aller bei ihrer Tätigkeit wahrgenommenen oder anvertrauten Tatsachen die Rechnungsprüfung muss in einem öffentlichen Lokal der Gemeinde vorgenommen werden 72 36

37 Prüfungsdurchführung der Fiko ist es untersagt, Originalrechnungsunterlagen nach Hause zu nehmen die Rechnung muss für die Prüfung eingebunden vorliegen Kap. 5.4 è Nach der Prüfung muss bestätigt werden können, dass die Jahresrechnung korrekt erstellt ist und dass die Buchhaltung ordnungsgemäss geführt wurde. 73 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Kap. 6.1 Allgemeines zur Berichterstattung die Prüfung der Rechnung ist abgeschlossen, wenn darüber Bericht erstattet wird die Fiko berichtet über das Ergebnis ihrer Prüfung und stellt Antrag auf Genehmigung oder Ablehnung der Jahresrechnung der Begriff Berichterstattung umfasst nicht nur schriftliche Revisionsberichte, sondern auch mündliche Informationen oder ergänzende Berichte in jedem Fall hat eine kurze Schlussbesprechung mit den Geprüften/der verantwortlichen Behörde über das Ergebnis der Prüfung zu erfolgen 74 37

38 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Kap. 6.2 Ziele der Berichterstattung geprüfte Stellen, Gemeinderat sowie die Gemeindeversammlung sollen über die Prüfungsergebnisse informiert sein Berichterstattung soll sachliche Beurteilung und Diskussion über die Jahresrechnung und das finanzielle Verhalten der Gemeinde ermöglichen und fördern durch die Berichterstattung soll ein klares Bild über die gemachten Feststellungen gegeben werden die Berichte sollen Entscheidungsgrundlagen für Verbesserungen liefern Grundlage für spätere Überwachung der beschlossenen Massnahmen Dokumentation der durchgeführten Prüfungshandlungen 75 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Arten der Berichterstattung Berichtsform Empfänger Bemerkung Schlussbesprechung Bestätigungsbericht Erläuterungsbericht Gemeinderat Ressortleitung Finanzen Mitarbeitende Verwaltung Gemeindeversammlung / Einwohnerrat Gemeindeversammlung / Einwohnerrat Mündliche Information über das Prüfungsergebnis und Bereinigung offener Fragen. Als Grundlage dient der Entwurf des Erläuterungsberichts. Kurzgehaltener Bericht als Beilage zum Rechnungsband der Körperschaft. In diesem Bericht werden die wichtigsten Elemente der Prüfungshandlungen, das Prüfungsergebnis sowie die Anträge festgehalten. Detaillierter Bericht über Art und Umfang der Prüfungen, Prüfungsergebnisse, Feststellungen, Bemerkungen und Anträge. Kap

39 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Schlussbesprechung die Schlussbesprechung bildet den Abschluss der Prüfung eine gute und offen geführte Schlussbesprechung fördert das Vertrauensverhältnis als Vorbereitung ist eine Traktandenliste an alle Teilnehmer zu erstellen offene Fragen klären, soweit dies im Rahmen der Prüfung nicht möglich war alle wichtigen Prüfungsfeststellungen sind zu behandeln Vorgaben für Gesprächsführung, Ziele und Zuständigkeiten der Fiko festlegen Ergebnisse in geeigneter Form festhalten Kap. 6.4 Anhang 6A 77 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Bestätigungsbericht Grundlage für Antrag an Gemeindeversammlung / Einwohnerrat muss schriftlich abgefasst sein, ist ein Bestandteil des Rechnungsbands Bemerkungen sind auf wesentliche Elemente des Prüfungsergebnisses zu beschränken è Hinweis auf Verstösse gegen Gesetz und Gemeindeordnung, krasse Verletzung der Haushalt- oder Rechnungsgrundsätze è über den Inhalt des Bestätigungsberichtes entscheidet ausschliesslich die Finanzkommission Kap. 6.5 Anhang 6B 78 39

40 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Bestätigungsbericht / Verstösse gegen gesetzliche oder reglementarische Vorschriften bei schwerwiegenden Mängeln ist die Fiko verpflichtet, der kantonalen Aufsichtsstelle (Gemeindeinspektorat) Bericht zu erstatten Kap. 6.5 ein Antrag auf Rückweisung der Jahresrechnung ist nur dann zu stellen, wenn der Mangel vor der Rechnungsgenehmigung nicht mehr behoben werden kann (es gilt jedoch der Grundsatz, dass zahlenmässige Bereinigungen erst im Folgejahr vorgenommen werden) 79 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Erläuterungsbericht die Erstellung ist fakultativ, aber sehr empfehlenswert enthält Angaben über die Durchführung und das Ergebnis der Prüfung enthält Empfehlungen und Anträge mit Begründungen listet Verbesserungsvorschläge auf dient als Pendenzenkontrolle und Grundlage für die Schlussbesprechung über den Inhalt des Erläuterungsberichtes entscheidet ausschliesslich die Finanzkommission Kap. 6.6 Anhang 6C 80 40

41 Prüfungsabschluss / Berichterstattung Aufgabe Fiko an Gemeindeversammlung / Einwohnerrat mündlicher Bericht und Antrag an die Gemeindeversammlung oder Einwohnerrat (Grundlage dazu ist der Bestätigungsbericht) bei der Abstimmung über die Rechnung führt der Präsident/ die Präsidentin der Finanzkommission den Vorsitz Gemeinderat, Gemeindeschreiber/in und Leiter/in Abteilung Finanzen haben sich der Stimme zu enthalten Prüfung des Budgets Aufgaben und Zuständigkeiten Aufbau und Inhalt Ergebnis Budget Investitionsrechnung Prüfungshandlungen Stellungnahme zum Budget Termine HB RW Kapitel 3 Kapitel

42 Aufgaben und Zuständigkeiten Abteilung Finanzen Vorschlag Terminplanung Vorbereitung der nötigen Unterlagen Einholen und Bearbeitung der Budgetanträge Gemeinderat Führungsverantwortung Terminplanung Budgetaufstellung Festlegung Steuerfuss im Budget Antragstellung an Gemeindeversammlung 83 Aufgaben und Zuständigkeiten Finanzkommission ( 47 GG) Stellungnahme zum Budget zuhanden der Gemeindeversammlung Antragsrecht als Kommission und als Einzelperson Gemeindeversammlung Genehmigung von Budget und Steuerfuss Kanton Prüfung betreffend Ausgabendeckung, formeller Inhalt Genehmigung zum Vollzug Interventionsrecht 84 42

43 Wichtiges Führungsinstrument Auflistung der Gemeindeaufgaben (Aufwände und Erträge) Ausgabenermächtigung der Gemeindeversammlung an Gemeinderat Controlling / Einnahmen- und Ausgabenüberwachung Kommunikationsinstrument Grundlage für die Beurteilung der Finanzlage Grundlage für die Aufgaben- und Finanzplanung 85 Aufbau und Inhalt Kapitel 7 Gemeindegesetz 87a Der Aufwand inklusive Passivzinsen und Abschreibungen ist durch den Ertrag zu decken. Gemeindegesetz 87c Das Budget enthält zum Vergleich die Zahlen des vorangehenden Budgets und der letzten abgeschlossenen Rechnung einschliesslich Erfolgsausweis. Dem Budget sind die Kreditkontrolle sowie die volkswirtschaftliche Gliederung beizufügen. Wesentliche Abweichungen sind zu begründen ( 87c Abs. 2 GG)

44 Aufbau und Inhalt HB RW Kapitel 3 Erläuterungen - Antrag des Gemeinderates Ergebnis - Erfolgsausweis - Finanzierungsausweis - Kennzahlen Erfolgsrechnung - Zusammenzug nach Abteilungen - Erfolgsrechnung nach funktionaler Gliederung - Artengliederung Zusammenzug - Artengliederung 87 Aufbau und Inhalt HB RW Kapitel 3 Investitionsrechnung - Zusammenzug nach Abteilungen - Investitionsrechnung nach funktionaler Gliederung - Artengliederung Zusammenzug - Artengliederung Kreditkontrolle Aufgaben- und Finanzplanung 88 44

45 Ergebnis Erfolgsausweis, Finanzierungsausweis, Kennzahlen Das Ergebnis ist zu erstellen für: die Einwohnergemeinde bzw. Ortsbürgergemeinde ohne Spezialfinanzierungen die einzelnen Spezialfinanzierungen die Einwohnergemeinde bzw. Ortsbürgergemeinde inkl. Spezialfinanzierungen 89 Budget Investitionsrechnung Im Budget der Investitionsrechnung dürfen erfasst werden: Projekte, die früher bewilligt, aber noch nicht abgeschlossen oder abgerechnet sind Projekte, die an der Budgetgemeindeversammlung traktandiert werden Nicht erfasst werden dürfen Projekte, die erst nach der Budget- Gemeindeversammlung bewilligt werden: keine Rechtsgrundlage für im Budget enthaltene Folgekosten jedoch Berücksichtigung in Aufgaben- und Finanzplanung 90 45

46 Prüfungshandlungen E Checkliste Prüfung Budgetierungsgrundsätze ( 87a GG) Kapitel 7 Jährlichkeit Kalenderjahr für Budget und Rechnung Vollständigkeit Lückenlose, periodengerechte Erfassung sämtlicher Finanzvorfälle Bruttodarstellung Keine Verrechnung von Aufwänden/Erträgen, Einnahmen/Ausgaben, Aktiven/Passiven Spezifikation Aufwände/Erträge und Ausgaben/Einnahmen nach Artengliederung 91 Prüfungshandlungen E Checkliste Prüfung finanzielle Lage Ausgabendeckung der Einwohnergemeinde und der Spezialfinanzierungen, Ergebnis, Einhaltung des mittelfristigen Haushaltgleichgewichts Nachweis der Ausgabendeckung gemäss Aufgaben- und Finanzplanung Beurteilung Verschuldungssituation Aufgaben- und Finanzplanung Kennzahlen 92 46

47 Prüfungshandlungen E Checkliste Prüfung Erfolgsrechnung Veränderung Steuerertrag, Steuerfuss, Begründungen Erläuterungen (Abweichungen zu Vorjahresbudget bzw. letzter abgeschlossener Rechnung) Rechtmässigkeit der Ausgaben und Einnahmen Veränderung betrieblicher Aufwand, Ertrag 93 Prüfungshandlungen E Checkliste Prüfung Erfolgsrechnung Einzelne Budgetpositionen, neue Ausgaben / Aufgaben Entnahme aus Aufwertungsreserve Vornahme von internen Verrechnungen Zinsenpolitik (Aktiv- und Passivzinsen) Beurteilung der Verschuldenssituation (Kennzahlenberechnung) Notwendigkeit von Veränderungen bei den Gebühren 94 47

48 Prüfungshandlungen E Checkliste Prüfung Investitionsrechnung Einhaltung des Investitionsbegriffs (Aktivierung von Investitionen) Beantragung nötiger Verpflichtungskredite Kostenkontrolle der laufenden Verpflichtungskredite Sichten der Aufgaben- und Finanzplanung 95 Stellungnahme zum Budget Besprechung Budget mit dem Gemeinderat mündliche oder schriftliche Stellungnahme zu Handen des Gemeinderats Anhang 7B Aussagen über die finanzielle Lage der Gemeinde, die formelle Darstellung, allfällig gemachte Feststellungen und einen Antrag mündliche Stellungnahme an der Gemeindeversammlung 96 48

49 Termine Gemeindegesetz 87a Vor Beginn des Rechnungsjahres stellt das zuständige Organ das Budget auf (31. Dezember). Nichtgenehmigung des Budgets Überarbeitung des Budgets durch den Gemeinderat Budget wieder der Gemeindeversammlung vorlegen Genehmigung durch die Gemeindeversammlung Rückweisung Bei keiner Zustimmung durch die Gemeindeversammlung geht das Budget an den Regierungsrat. Dieser entscheidet endgültig über Budget und Steuerfuss (er kann Budget auch in materieller Hinsicht ändern) Neuausrichtung der kantonalen Aufsicht DEPARTEMENT VOLKSWIRTSCHAFT UND INNERES Instruktionskurs für neugewählte Mitglieder der Finanzkommission März 2016 Neuausrichtung der kantonalen Aufsicht über die kommunalen Finanzen 98 49

50 Ziele der kantonalen Finanzaufsicht Frühzeitiges Erkennen von finanziellen Fehlentwicklungen und Einleiten von Massnahmen Unterstützung der Gemeinden in der Qualitätssteigerung im Finanzwesen Harmonisierung, Vereinheitlichung und Weiterentwicklung der Rechnungslegung Herstellung von Transparenz in den Gemeindefinanzen und bei den Aufsichtstätigkeiten Ausrichtung der Finanzaufsicht auf die Risiken und nach dem Grundsatz der Wesentlichkeit Stärkung der kommunalen Eigenverantwortung Wer kontrolliert die kommunalen Finanzen? Departement Volkswirtschaft und Inneres (Gemeindeabteilung) Gemeindeversammlung/ Einwohnerrat Finanzkommission ext. Bilanzprüfung Gemeinderat Verwaltung Beteiligungen

51 Wer prüft sonst noch die Gemeinden? Kontrollorgan Eidg. Steuerverwaltung Interkantonal: Aufsichtsstellen der Kantone Zürich und Luzern Kant. Sozialversicherungsanstalt Betreibungsinspektorat Kant. Steueramt: Fachstelle Bezug Kantonssteuern Abteilung Wald (BVU) Abteilung Umwelt Kant. Finanzkontrolle Sozialdienst Prüfbereich Mehrwertsteuer Verbände mit Beteiligung von Luzerner bzw. Zürcher Gemeinden AHV, Unfalltaggeld, Krankentaggeld Betreibungsämter Steuerbuchhaltung Forstreserven Prüfung Investitionspläne Generelle Entwässerung, Prüfung Abfallreglemente Beispiel: OBG Würenlingen (Konsortium Bärengraben) Kontrolle Gemeindeabrechnungen Prüfobjekte der Gemeindeabteilung Einwohnergemeinden Ortsbürgergemeinden Gemeindeverbände

52 Finanzaufsicht Gemeindeabteilung Prospektiv Retrospektiv Budget und Finanzplan Jahresrechnung - Formelle Kontrollen - Formelle Kontrollen - Berechnung Finanzkennzahlen è Früherkennungssystem - Genehmigung Budget mit Empfehlung - Berechnung Finanzkennzahlen - Prüfungen vor Ort - Genehmigungen Rechnung mit oder ohne Auflage Finanzaufsicht Gemeindeabteilung: Prüfungen der Gemeinderechnungen (1) Genehmigung der Budgets und Rechnungen von Einwohner-, Ortsbürgergemeinden und Gemeindeverbänden Standardmässige formelle Kontrollen: - Auswertung von Budget- und Rechnungsdaten - formelle Kontrollen - Sichtung Prüfberichte (Finanzkommission, externe Revision, weitere Prüfstellen) - Berechnung Finanzkennzahlen

53 Finanzaufsicht Gemeindeabteilung: Prüfungen der Gemeinderechnungen (2) Genehmigung der Budgets und Rechnungen von Einwohner-, Ortsbürgergemeinden und Gemeindeverbänden Ergebnis der Kontrollen: - Genehmigung mit Empfehlung (Passationsbericht) oder - Genehmigung mit Auflagen (Verfügung) Finanzaufsicht Gemeindeabteilung: Prüfungen der Gemeinderechnung (3) Materielle Prüfungen und Kontrollen: - Vor Ort bei Einwohner- und Ortsbürgergemeinden alle 7 Jahre - Dauer: 1 bis 3 Tage - Methode: gemäss geltenden Revisionsstandards Ergebnisse der Prüfungen: - Besprechung mit Gemeinderat und Leiter Finanzen - Prüfbericht oder Verfügung zuhanden Gemeinderat und Präsident Finanzkommission

54 Finanz- oder Geschäftsprüfungskommission (1) Strukturen Anzahl Mitglieder Anzahl Gemeinden Gemeinden diverse 4 1 Murgenthal 5 74 diverse 6 1 Rothrist Gemeinden mit Einwohnerrat (ER) 8 1 Hunzenschwil 9 3 Aarburg, Lenzburg (ER), Zofingen (ER) 10 1 Buchs (ER) 11 2 Aarau, Baden (beide ER) Finanz- oder Geschäftsprüfungskommission (2) Formelle und finanzpolitische Prüfung von Budget und Aufgaben- und Finanzplan Materielle Prüfung der Jahresrechnung (Unterstützung durch externe Bilanzprüfung) Ergebnisse der Prüfung: - schriftliche Berichterstattung zuhanden des Gemeinderats - Meldung an Gemeindeabteilung (bei schwerwiegenden Mängeln)

55 Finanz- oder Geschäftsprüfungskommission (3) Herausforderungen Wichtigstes Kontrollorgan - Prüfung Einhaltung Finanzrecht - Materielle und formelle Prüfung der Erfolgsrechnung und Bilanz - Finanzrechtliche und finanzpolitische Prüfung des Budgets - Beurteilung der Organisation des Rechnungswesens - Erstellung Prüfberichte, Verbesserungsvorschläge zur Buchführung und der internen Kontrolle Finanz- oder Geschäftsprüfungskommission (4) Herausforderungen mit beschränkten Ressourcen und Kompetenzen - Milizsystem - Fluktuation (ca. 50 pro Jahr) - Antragstellung an Gemeinderat Einsatz besondere Revisionsstellen und Sachverständige - Einholung Auskunft, Einsicht in Akten Teilweise unterschiedliche Vorstellungen über Aufgaben der Finanzkommission

56 Externe Bilanzprüfung Formelle Prüfungen: - korrekte Zuweisung der Aktiven und Passiven - korrekte Übertragung von Schlussbilanz in Eingangsbilanz - Saldonachweise der Bilanzkonti - Werthaltigkeit der Aktiven und Angemessenheit der Höhe der Passiven - Rechtmässigkeit von Kapitalanlagen Ergebnis der Prüfung: - Schriftliche Berichterstattung an Gemeinderat und Finanzbzw. Geschäftsprüfungskommission mit oder ohne Einschränkung Ergebnisse der Prüfungen Rechnungen 2014 Kontrollorgan Externe Bilanzprüfungen Finanzkommissionen Gemeindeabteilung Einschränkungen beim Prüfungsergebnis Einschränkungen 0 Genehmigungen mit Einschränkungen 1 Meldung an Gemeindeabteilung 26 Verfügungen mit Auflagen - Prüfungsurteil: - Antrag auf Genehmigung der Rechnung - Antrag auf Genehmigung mit Einschränkung - Antrag auf Ablehnung der Rechnung

57 Früherkennungssystem Auswertung der Finanzkennzahlen von Rechnungen, Budgets, Aufgaben- und Finanzplänen: Entwicklung der Nettoschuld I je Einwohner Kapitaldienstanteil, in % Eigenkapitaldeckungsgrad, in % Selbstfinanzierungsgrad, in % (im 5-Jahres-Durchschnitt) Selbstfinanzierungsanteil, in % (im 5-Jahres-Durchschnitt) mittelfristiges Haushaltsgleichgewicht Ergebnisse: Verifizierte Kennzahlen und Kennzahlenrating Was ändert sich sonst noch? (1) Jährliche Berichterstattung über die Gemeindefinanzen und das Früherkennungssystem Erweiterung Weiterbildungsangebot für die Gemeinden (Gemeinderäte, Leitende Finanzen, Finanzkommissionen) Verstärktes Monitoring der Qualität der Revisionsberichte der externen Bilanzprüfer und regelmässiger Informationsaustausch

58 Was ändert sich sonst noch? (2) Teilrevision Gemeindegesetz in Vorbereitung (Inkraftsetzung ) - Aufhebung Genehmigung Budgets und Rechnungen durch Gemeindeabteilung - Risikomanagement und Internes Kontrollsystem als Aufgabe des Gemeinderats - Konkretere Definition der Aufgaben der Finanzkommission - Mindeststandard IKS Verschiedenes Unterlagen zum Rechnungswesen und zur Rechnungsprüfung Handbuch Rechnungswesen >Finanzaufsicht >Finanz- und Rechnungswesen >Handbuch und Weisungen Handbuch Rechnungsprüfung >Finanzaufsicht >Rechnungsprüfung >Handbuch und >Checklisten

59 Unterlagen zum Rechnungswesen und zur Rechnungsprüfung Unterlagen und Info zum Rechnungswesen >Finanzaufsicht >Finanz- und Rechnungswesen >Vorlagen und >Kontenpläne Fragen

60 Fragen? Gemeindeabteilung Sektion Gemeindeinspektorat Tel Fax Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit