SelectLine Warenwirtschaft. Version Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine Warenwirtschaft Version 11.5 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Vorgehensweise beim Update SelectLine CRM-Modul neue Funktionen CRM Recherchemöglichkeiten erweitert interner -Client individuelle Mailkonten je Nutzer Status eine Kontaktes vorbelegen CRM Signaturen html-fähig Vorlagen für s kopierfähig interner Client - neue Suchfunktion Lesebestätigung bcc- Feld Löschen von s TAPI Funktionalität erweitert Update der PHONE-Tabelle Outlook-Add-In Verschiedenes Notizen in Kontakte umwandeln Serienmail markierte Adressen auf gültige -Adresse prüfen Tobit-David - Drag&Drop vom Mail und Fax Wandeln eines Interessenten zu Kunden Filter werden automatisch deaktiviert Drucken von s weitere Adressfelder in der Kontaktübersicht Vorschau von Dateianhängen bei Kontakten und s Direkter Wechsel von Kontaktadresse im Kundenstamm zum CRM-Modul Wiedervorlagebereich im Kontakt Ansprechpartner heißen jetzt Kontaktadressen Serienbrief- Feld Titel verfügbar kontextmenübezogene Funktionen erweitert neue Verweismöglichkeit Artikel inaktiv setzen) Belegkopf- neue Adressfelder PC-Kasse neue Funktionen und neues Touch-Layout PC-Kasse Kartenzahlung Bon parken PC-Kasse mit Touch-Layout Bankassistent Mandanteneinstellungen Kontoauszug einlesen Position bearbeiten Sucheinstellungen Positionen verbuchen Mandanteneinstellungen Seite Belege Seite PC-Kasse Seite Zahlungsverkehr Stammdaten/ Belege/PC-Kasse Belegübergabe Komplettbestellung Seite 2 33

3 9.2 Projekte Ausdruck Projektblatt projektbezogene Bestellvorschläge weitere Funktionen zur PC-Kasse Schalter Eingabemodus Mandanteneinstellungen Artikelbilder beim Barverkauf geänderte Stammdatendialog Kasse Bondruck unterbinden Ausdruck bei Storno-Belegen Standardzahlungsart neue Kassensitzung Option Menge vor Artikel Problem beim Kassen-Absturz Formulareditor Druckvorlagen kopieren (nur bei Belegvorlagen) Seitenwechsel vermeiden Seitenzahl drucken verschiedenes zum Formulareditor Drucken Auswertung Zahlungsmoral Sonstiges Notiz- Vorschau Tabelle Paket mit Extrafeldern neu Passwortsperren Fibu-relevante Funktionen neue Tabelle Sachbuchung Debitorische Kreditoren ( Fibu-Export Ausbuchen von OP s neue Spalte in der Ausgleichsinfo Änderungen an Tabellen/Tabellenfeldern Seite 3 33

4 1. Einleitung Mit der Version 11.5 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft- Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate) und Windows XP Professional unterstützt. Als Datenbanken können für die SelectLine Warenwirtschaft die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2 in den verschiedenen Ausprägungen verwendet werden. Hinweis Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie Windows Vista ohne Service Pack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren. In der Version 11.5 wurden neben Einzelfunktionalitäten für folgende zusammenhängende Themengebiete Neuerungen und Veränderungen implementiert: CRM - Modul PC-Kasse/ Touch-Oberfläche Bankassistent für OP-Bearbeitung Felderweiterungen (siehe auch letzter Abschnitt Änderungen an Tabellen ) interner Umbau der Rechte- /Passwortverwaltung, Systemfilter/Favoriten-Filter sowie Suchhilfen (siehe Dokument SelectLine Programmübergreifendes auf Version 11 ) Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und stellt keine Wertigkeit der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere Prioritätenliste. Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen wie Veränderungen im Setup/Installationsprogramm, zum Drucken/Formulareditor finden Sie außerdem in dem Dokument Update Programmübergreifendes auf Version Vorgehensweise beim Update Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11.5 den letzten Servicepack-Stand der Version x einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Sicherungen, ob sie fehlerfrei zurück gesichert werden können. Eine bereitse vorhandene Installation muss mindestens den Versionsstand 10.1.x aufweisen. Andernfalls wird beim Start eines Mandanten mit geringerem Versionsstand darauf hingewiesen und der Start bzw. die notwendige Reorganisation abgebrochen. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) upgedatet, so erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des Windows- Nutzers. Beim Update auf die Version 11.5 laufen für einige Tabellen umfangreichere Skripte ab, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können (neue Tabelle Sachbuchung-> Übertragung aus OPOS). Wir empfehlen vorbeugend, die Datenbanken (Mandanten) mit unserem Programm DBChecker zu kontrollieren. Beachten Sie hierzu bitte die Dokumentation zu DBChecker. Seite 4 33

5 3. SelectLine CRM-Modul neue Funktionen Mit der Version 11.5 wurden weitere Funktionen zur besseren Arbeit mit dem CRM-Modul umgesetzt. 3.1 CRM Recherchemöglichkeiten erweitert ) Die Recherchefunktion wurde durch optionale Einbeziehung zusätzlicher Kunden-, Lieferanten- und Interessentendaten (Felder der Tabellen DEBITOREN, KREDITOREN, WAWIINTERESS), sowie die Abfrage kaufmännischer Kennzahlen erweitert. Das ermöglicht es, nicht nur nach CRM-Adressfeldern zu suchen, sondern auch z.b. nach einem bestimmten Vertreter aus dem Kundenstamm oder einer Lieferantengruppe usw. Vorhandene Recherchen können gespeichert und jetzt über ein Dropdownmenü direkt ausgeführt werden, ohne den Recherchedialog aufzurufen. Neu ist auch, dass man sich nur die recherchierten Datensätze anzeigen lassen kann. Dazu findet man in der Adressübersicht einen neuen Kontextmenüeintrag ( Nur markierte Datensätze anzeigen ). 3.2 interner -Client individuelle Mailkonten je Nutzer Konten können jetzt durch das Eintragen eines Benutzerkürzels als privat gekennzeichnet werden. Die Mails von privaten Konten werden dann im Posteingang/- ausgang nur angezeigt, wenn die Nutzeranmeldung am Programm mit dem im Konto hinterlegten Kürzel übereinstimmt. Wird eine aus solch einer Privatsphäre einem Kontakt zugeordnet, so sind der Kontakt und die -Informationen im Kontakt für jeden CRM-Benutzer weiterhin frei zugänglich. Seite 5 33

6 3.2.2 Status eine Kontaktes vorbelegen In den Mandanteneinstellungen kann jetzt ausgewählt werden, mit welchem Status ein Kontakt aus der Übersicht heraus angelegt wird. Weiterhin kann ausgewählt werden, welchen Status Kontakte für ausgehende s erhalten CRM Signaturen html-fähig Signaturen können jetzt im HTML-Format erfasst und verwendet werden. So kann jetzt auch ein Bild oder ein Logo in die Signatur eingefügt werden. Zusätzlich zur Standardsignatur sind fortan auch benutzerdefinierte Signaturen verfügbar. Unter den Mandanteneinstellungen ( / Konten) können jetzt pro Konto benutzerdefinierte Signaturen für das Kürzel des angemeldeten Benutzers vergeben werden. Bisherige Signaturen werden unter "Allgemein" gespeichert und werden verwendet, wenn für den Benutzer keine benutzerdefinierte Signatur angelegt ist. Seite 6 33

7 3.2.4 Vorlagen für s kopierfähig Einzel- vorlagen und Serienmailvorlagen können jetzt in den entsprechenden Auswahllisten kopiert und gelöscht werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, Vorlagen über einen Eintrag im Kontextmenü der übersicht zu kopieren interner Client - neue Suchfunktion Im -Postverzeichnis kann nun mit der Lupenfunktion innerhalb eines Kontos nach Suchbegriffen in verschiedenen Merkmalen einer gesucht werden. So kann der Suchbegriff klassisch im Betreff oder im text gesucht werden, oder aber auch innerhalb von Dateianhängen, wenn diese Dateianhänge nur Text enthalten. Seite 7 33

8 3.2.6 Lesebestätigung Vor dem Versenden von s mit dem internen Client kann man über die Option Lesebestätigung festlegen, ob der Empfänger beim Empfang der aufgefordert wird, eine Lesebestätigung zu senden. Ob die Aufforderung angezeigt und ob eine Bestätigung versendet wird, hängt von den Einstellungen des Programms des Empfängers ab bcc- Feld Im Sendefenster ist jetzt ein Eingabefeld Blindkopie (Verteiler für Empfänger nicht sichtbar) verfügbar Löschen von s s werden beim Löschen jetzt immer in den Ordner 'Gelöscht' verschoben. Dort können sie dann endgültig gelöscht werden.( Bisher wurden sie sofort gelöscht.) Beim Halten der Umschalt - Taste können sie auf Nachfrage auch gleich endgültig gelöscht werden. Das Löschen ist jetzt außerdem mit der Entf - Taste möglich. Somit entspricht das Handling beim Löschen von s komplett dem von Outlook. 3.3 TAPI Funktionalität erweitert Bitte beachten Sie, dass TAPI-Funktionalität auch in Kombination mit dem CRM-Modul erst ab der Platin-Ausprägung der Warenwirtschaft möglich ist. Für ausgehende Anrufe kann automatisch ein Kontakt zur entsprechenden Adresse angelegt werden. Der Kontakt wird beim Betätigen der Schalter von Eingabefeldern vom Typ Telefon und der Schalter neben den Telefonnummern in der Schnellansicht für Ansprechpartner angelegt und zum Editieren geöffnet. So kann der Nutzer schon während des Telefonats z.b. Stichpunkte zum Gesprächsinhalt oder offene Fragen mitschreiben. Die Einstellung, ob ein Kontakt angelegt werden soll oder nicht, kann in den Programmeinstellungen (Applikationsmenü-> Einstellungen->Seite CRM) benutzerbezogen vorgenommen werden. Die Funktion ist beschränkt auf den CRM Adressen Dialog. Für eingehende Anrufe öffnet sich bei aktivierter Anruferkennung eine Anrufer-Liste. In der Anrufliste können jetzt Anrufer, die noch nicht in den Adressdaten enthalten sind, wahlweise als Freie Adresse oder Ansprechpartner zu einer bestehenden Adresse angelegt werden. Beginnt die Telefonnummer mit "01" (wegen Handy) wird das Feld "Telefon2" gefüllt, andernfalls das Feld "Telefon1" Update der PHONE-Tabelle Probleme mit der TAPI Anruferkennung treten nicht mehr auf, wenn zu einer freien CRM-Adresse ein Interessent oder Kunde angelegt - oder eine CRM-Adresse mehrfach verwendet wird. In diesem Rahmen werden durch ein Update beim ersten Mandantenstart die bisherigen Einträge in der PHONE-Tabelle geändert. Die Beziehungen zur Kunden-/Lieferanten- und Interessententabelle werden auf die CRM_ADRESSEN-Tabelle geändert. 3.4 Outlook-Add-In Das Outlook Add-In kann nun mit Outlook 32 Bit und 64 Bit genutzt werden. Seite 8 33

9 3.5 Verschiedenes Notizen in Kontakte umwandeln Notizen im Kunden-, Interessenten- und Lieferantenstamm werden getrennt von den Kontakten im CRM-Modul behandelt. Hat man nun in früheren Wawi-Versionen die Notizen auch für Kontaktinformationen genutzt, liegt es nun nahe, diese Notizen im CRM-Modul zu haben. Im Applikationsmenü -> Bereich Wartung-> Warenwirtschaft kann jetzt ein Assistent (Notizen in Kontakte umwandeln) ausgeführt werden, mit dem die Notizen von Kunden, Lieferanten und Interessenten in CRM Kontakte umgewandelt werden können. Dieser Assistent ist nur bei aktiver CRM-Modullizenz verfügbar. Die Notizen sind im Anschluss nur noch als Kontakte vorhanden! In den Stammdaten für Kunden, Lieferanten und Interessenten werden dann auf der neuen Seite "Kontakte" die umgewandelten ehemaligen Notizen und die CRM-Kontakte der jeweiligen Adresse angezeigt. Ebenso können hier Kontakte neu angelegt und bearbeitet werden. Der Funktionsumfang entspricht bei vorhandener CRM - Lizenz dem der Kontaktverwaltung in der CRM - Maske und ist ansonsten eingeschränkt (vergleichbar mit Notizen). In der Übersicht kann jetzt für s mit Kontaktzuweisung auch direkt der entsprechende Kunde, Lieferant oder Interessent aufgerufen werden (bisher nur CRM - Adresse) Serienmail markierte Adressen auf gültige -Adresse prüfen Vor dem Versenden von Serienmails werden die zu verwendenden adressen der markierten Adress-Datensätze geprüft. Sie müssen in einem gültigen Format (xxxx@xxx.xx) vorliegen und dürfen keine Umbrüche oder Tabulatoren enthalten. Tritt der Fehlerfall ein, wird der Vorgang abgebrochen und die Markierungen der Datensätze gehen verloren Tobit-David - Drag&Drop vom Mail und Fax s, die per Drag&Drop aus Tobit-David als Dokument angelegt werden, werden jetzt mit der Dateiendung EML gespeichert. Es können jetzt auch Faxe (Dateiendung TIF) übernommen werden Wandeln eines Interessenten zu Kunden Bei der Umwandlung eines Interessenten in einen Kunden wurden bisher dessen Kontakte mit kopiert. Da Kontakte nur mit dem CRM-Modul angelegt werden und der alte Interessent sowie der neue Kunde eine identische CRM-Adresse sind, ist die Kopie der Kontakte nicht sinnvoll. Anders verhält es sich weiterhin bei Notizen. Die Notizen eines Interessenten werden in Notizen des neuen Kunden kopiert Filter werden automatisch deaktiviert Vor dem Wechseln zur Hauptadresse oder zu einem Ansprechpartner werden alle aktiven Filter deaktiviert, da die anzuzeigenden Adressen evtl. nicht in der gefilterten Datenmenge enthalten sind Drucken von s Beim Drucken von s können jetzt die Dateinamen der Anhänge mit gedruckt werden. Es wurde dafür ein neuer Unterblock in den Druckvorlagen erstellt (Unterblock für CRM_Dokumente) weitere Adressfelder in der Kontaktübersicht In der Kontaktübersicht (Menü Adressen-> Untermenüpunkt Kontaktübersicht) werden jetzt außer dem Namen und der Firma noch weitere Felder der ADRESS-Tabelle angezeigt. Bei gleichnamigen FreienFeldern wird für Felder der Tabelle CRM_Adressen vor den Feldnamen das Kürzel "Adr." Seite 9 33

10 geschrieben. Die angepassten Programm-Spalteneditorvorgaben sind nur nach einer Aktualisierung der GRIDS-Tabelle aktuell Vorschau von Dateianhängen bei Kontakten und s Wie auch bei den Notizen gibt es jetzt eine Vorschau/einen Dateibetrachter für Dateianhänge. Details dazu siehe auch Punkt 11 in diesem Dokument. Im CRM-Modul ist die Vorschau für den Anwender in der (internen) übersicht, der Bearbeitungsmaske für s und der Bearbeitungsmaske für Kontakte verfügbar Direkter Wechsel von Kontaktadresse im Kundenstamm zum CRM-Modul. Über eine Zusatzfunktion (Extras-Menü) können die CRM Adressen direkt aus den Kontaktadressen der Kunden, Lieferanten oder Interessenten aufgerufen werden. Bisher gibt es nur den Schalter in der Funktionsleiste zum Wechsel in die CRM-Ansicht. Damit gelangt man aber immer zur Hauptadresse, auch wenn man gerade in einer Kontaktadresse steht Wiedervorlagebereich im Kontakt Die Wiedervorlage für Kontakte kann nur noch bearbeitet werden, wenn der Status des Kontaktes nicht auf erledigt steht Ansprechpartner heißen jetzt Kontaktadressen Ansprechpartner werden jetzt im Programm durchgängig als Kontaktadressen benannt. Diese Umbenennung betrifft vorrangig den CRM-Teil Serienbrief- Feld Titel verfügbar In der Serienbrieffunktion des CRM-Moduls fehlte in der Feldauswahl des Dokumentes das Feld Titel kontextmenübezogene Funktionen erweitert Die kontextbezogenen Programmfunktionen im Adressbereich wurden erweitert: Stammdatenaufruf, Telefonie, in den Kontaktadresslisten von Kunden, Lieferanten, Interessenten und in der CRM- Eingabemaske unterstützen jetzt diese Funktionalität neue Verweismöglichkeit Neue Möglichkeiten der Navigation in Dialogen, Tabellen und in der Druckvorschau: Mit [Alt] + [LinkeMaustaste]: öffnet sich bei Datensatzschlüsseln der Stammdatendialog (in Verbindung mit der [Strg] - Taste wird der Dialog immer modal geöffnet) öffnet sich bei internen "Abkürzungen" eine Info öffnet sich bei Zahlen der Taschenrechner öffnet sich bei Datumswerten der Kalender öffnet sich bei Langtexten ein Anzeigefenster öffnet sich bei Web-Adressen, -Adressen, Dateinamen das zugehörige Programm erfolgt bei Telefonnummern ein Anruf Im Kontextmenü von Elementen, die Datensatzschlüssel anzeigen, finden sich zum Datensatz passende Menüpunkte. Seite 10 33

11 4. Artikel inaktiv setzen) Artikel können nun per Zusatzfunktion im Artikelstamm inaktiv oder wieder aktiv gesetzt werden. Inaktive Artikel werden bei der Artikel-Auswahl (z.b. Belegposition) nicht mehr angeboten. Im Artikelstamm sind die inaktiven Artikel aber weiterhin sichtbar. Unter Listeneinstellungen lässt sich einstellen, ob inaktive Artikel auch im Artikelstamm ausgeblendet werden sollen. Falls sie weiterhin in der Stammdatenverwaltung sichtbar sind, wird das Schlüsselfeld farblich stärker hervorgehoben. Diese farbliche Hervorhebung kann individuell über das Applikationsmenü unter Darstellung für aktive & inaktive Artikel gestaltet werden. Achtung: eine inaktive Artikelnummer kann weiterhin manuell z.b. in einer Belegposition eingegeben werden. Der Artikel wird dann auch gefunden und verwendet. Es kommt vorher jedoch noch ein Hinweis zwecks Inaktiv-Status des Artikels. Ein inaktiver Artikel ist kein verbotener Artikel. 5. Belegkopf- neue Adressfelder In der Tabelle BELEG wurden die Felder Firma, Zusatz2 und Zusatz3 hinzugefügt. Damit ist nun die Trennung von Name/Firma durchgängig vollzogen (Stammdaten Kunde/Lieferant/Interessent bereits mit Version ). Das Feld Firma der Lieferadresse wurde in diesem Zusammenhang auf 80 Zeichen verlängert. Die neuen Felder können auch beim Beleg-CSV-Import gefüllt werden. Seite 11 33

12 Beachten Sie die Auswirkungen auf die Druckformulare und Anpassungen mit dem Maskeneditor/ der Toolbox im Beleg-> Seite Adresse. In puncto Druckformulare überprüfen Sie bitte auch in den Mandanteneinstellungen -> Seite Belege -> Ausgangsbelege/Eingangsbelege die Feldzuordnung Belegadressen. Nutzen Sie bei Bedarf den Menüpunkt "Standardfeldzuordnung". Seite 12 33

13 6. PC-Kasse neue Funktionen und neues Touch-Layout 6.1 PC-Kasse Kartenzahlung In der PC-Kasse wird jetzt die Online-Kartenzahlung mit Hilfe der ZVT-Schnittstelle unterstützt. Dazu wird das Kartenlesegerät als Stammdatensatz angelegt und dann in der Konfiguration Kasse einge- bunden. Dort findet auch die Festlegung der Kommunikations-Schnittstelle statt. Seite 13 33

14 Im Kassenbeleg gibt es drei Einträge im Funktionsmenü, wenn ein Kartenlesegerät einer Kasse zugeordnet wurde. 6.2 Bon parken Kassenbelege, die noch nicht kassiert werden sollen, können über das Funktionsmenü [F8] geparkt werden (Bon parken /[Alt]+[P]) und später wieder zur Kassierung (Bon wieder aufnehmen /[Alt]+[W]) übernommen werden. In der Auswahl werden die geparkten Bons aller offenen Kassensitzungen angezeigt. Geparkte Bons müssen vor dem Abschluss der Kassensitzung wieder aufgenommen werden. Ein Abschluss der Kassen mit geparkten Bons ist nicht möglich. Seite 14 33

15 6.3 PC-Kasse mit Touch-Layout Es wurde eine neue Darstellungsmaske für die PC-Kasse erstellt, die sich an einem Touchscreen-Monitor bedienen lässt. Die Positionserfassung und das Kassieren lassen sich nun per Touch ausführen. Einige Zusatz- und Verwaltungsfunktionen können aber weiterhin nur per Maus ausgeführt werden. Um dabei in Auswahllisten eine bessere Trefferquote zu erreichen, kann eine vergrößerte Listendarstellung und ein Einblenden der Bildschirmtastatur eingestellt werden. Dazu muss die wawisql.exe mit dem Parameter TOUCH gestartet werden (z.b. C:\selecline\wawisql.exe touch). In der Konfiguration einer Kasse (Kassenstammdaten) kann zwischen dem bisherigen Layout des Kassenbeleges und dem neuen Touchscreen-Kassenbeleg gewechselt werden. Die Layout-Gestaltung ist als neuer Untermenüpunkt zum Kassenbeleg aufrufbar. Aktuell ist nur ein Layout für alle Kassen möglich. Die Gruppen-/Artikeltasten können frei belegt werden. Dazu finden sich Funktionen im Kontextmenü, wenn man über einer Taste steht. So kann die Schrifthöhe/-farbe, der Text, ein Artikel und ein Bild zu einer Taste hinterlegt bzw. eingerichtet werden. An den Funktionstasten kann nur die Schrifthöhe und die Farbe angepasst werden. Das Kassieren über das Touch-Layout ist für eine Schnellkassierung über die vorbelegten Artikeltasten konzipiert. Dazu muss in der Kassendefinition die Eingabereihenfolge nur Artikel eingestellt werden. Eine Auswahl mittels einer Artikeltaste bucht dann die Position sofort in den Bon. Die Menge ist wie bekannt, immer mit 1 vorbelegt. Soll ein Artikel mit einer anderen Menge erfasst werden, wird erst die Menge über den Nummernblock eingegeben und dann das * -Zeichen auf dem Nummernblock gedrückt. Damit ist die neue Menge eingegeben und die gewünschte Artikeltaste kann gewählt werden. Anstelle der Artikel-Schnelltasten kann durch Umschalten des Eingabemodus auch eine Eingabe/ Bearbeitung der Artikelnummer, des Einzelpreises, des Rabattes erfolgen. Das Übernehmen in den Bon erfolgt dann mit der Enter-Taste. Seite 15 33

16 Alternativ zur Artikeltaste kann die Artikelnummer (oder Seriennummer/ EAN-Nummer) auch manuell über den Nummernblock eingegeben oder eingescannt werden. Eine Artikelsuche über einen Suchbegriff oder eine Artikelauswahlliste ist nicht vorgesehen. Der Kassier-Vorgang und die zusätzlichen Kassenfunktionen sind wie gewohnt nun über die Touchbedienung auszuführen. Die Anzeige im Kassendisplay kann auf der Seite Hardware der Kassenkonfiguration über das Kontextmenü (rechte Maustaste) durch eine Formel (wie z.b. im Formulareditor Formelfeld) individuell definiert werden. Standardanzeige vom Programm: 1. Zeile: Menge x Einzelpreis, 2. Zeile: Beschreibung. Per "Drag & Drop" können Sie die Zeilen verschieben und durch Gedrückthalten der Taste [Strg] beim Verschieben können Sie eine Zeile kopieren. 7. Bankassistent Der Bankassistent (bisher bekannt als Kontierungsassistent im SELECTLINE Rechnungswesen) stellt eine zusätzliche Option der Warenwirtschaft dar, welche eine Unterstützung beim Kontieren und Verbuchen des elektronischen Kontoauszugs bietet. Die Option kann ab der Ausprägung STANDARD zur Warenwirtschafts-Lizenz hinzu gebucht werden. Die Funktionalität wurde aus dem SELECTLINE Rechnungswesen übernommen Mandanteneinstellungen Grundsätzliche Einstellungen zum Bankassistenten werden für den Mandanten unter Mandant / Einstellungen / Bankassistent vorgenommen. Der Buchungstext (Zahltext) kann in Formelschreibweise definiert werden: (z.b. if({optext1}="";{vwz1};{optext1}) ). Zusätzlich zu den Standard-OP-Informationen können noch 2 weitere Felder aus der OP-Tabelle in die Bankassistent-Position eingeblendet werden - dies ermöglicht u.a. auch Extrafelder anzeigen zu lassen. Seite 16 33

17 Zudem ist es optional möglich, Offene Posten, die bereits einer nicht verarbeiteten Kontierungsposition zugeordnet sind, für eine weitere Zuordnung zu sperren. Somit werden doppelte Zuweisungen verhindert Kontoauszug einlesen Die Daten der Kontoauszugsdatei werden mit dem Einlesen über in die Positionstabelle des Bankassistenten komplett oder ab einem bestimmten Datum übertragen. Es besteht ein Schutz im Programm, dass bereits importierte Datensätze doppelt eingelesen werden können. Folgende Formate der Kontoauszugsdatei können eingebunden werden: MT940 (Swift und Non-Swift) Multicash Postbank Quicken (unterschiedliche Datumsformate) Starmoney ESR-Zahlungsdateien (nur CH) Hinweis: Für das Format MT940 müssen Kontonummer und Bankleitzahl im Bankbezug mit den Angaben im Kontoauszug übereinstimmen Position bearbeiten Die Positionstabelle listet alle eingelesenen Datensätze getrennt nach Bankbezug in einem gewählten Zeitraum auf. Alle Positionen sind durch einen konkreten Status gekennzeichnet: Über die Statusschalter im unteren Tabellenbereich kann die Tabelle nach den unterschiedlichen Zuständen gefiltert werden. Mit Ausnahme von Buchen möglich und Verbucht, können die Stati per [Umsch]+[Leer] manuell geändert werden. Seite 17 33

18 Per Doppelklick können die Positionen geprüft und bearbeitet werden. In dem modalen Vorgangsdialog ist auf den ersten Blick im oberen Bereich zu erkennen, warum eine oder auch keine Zuordnung stattfinden konnte. Es folgen die Angaben, welche sich im Kontoauszug befunden haben, wie Verwendungszwecke und Absender sowie der gezahlte Betrag. Im mittleren Bereich werden alle notwendigen Informationen für den zu bildenden Zahlungsposten angegeben. Es kann zudem ein OP zugeordnet werden, welcher mit der Zahlung verrechnet wird. Ist ein Offener Posten gewählt, stehen im unteren Bereich die wichtigsten OP-Informationen zur Verfügung. Erkennungsstatus Informationen aus Kontoauszug Informationen zur Zahlung OP-Informationen Unter dem Eintrag Rest wird der noch zu verteilende Betrag der Bankassistent-Position angezeigt. Es kann auch eine Aufteilung der Zahlung auf mehrere Offene Posten erfolgen. Dazu stehen 2 verschiedene Wege zur Verfügung: 1. Ist noch kein OP gewählt kann über den Schalter eine Multiselektion aller zu verrechnenden Posten erfolgen. Das Programm generiert die entsprechenden Zahlungspositionen automatisch. 2. Eine manuelle Aufteilung erfolgt über den Schalter. Existieren mehrere Zuordnungen, werden diese in einer Tabelle dargestellt. Hierüber können neue Positionen angelegt und bestehende bearbeitet bzw. entfernt werden. Seite 18 33

19 Wird für den Restbetrag 0,00 angezeigt, ist der Zahlbetrag vollständig aufgeteilt und die Position kann verbucht werden Sucheinstellungen Der Bankassistent lernt mit den Eingaben des Nutzers, wodurch sich die Trefferquote beim Einlesen eines Kontoauszugs ständig verbessert. In den Allgemeinen Einstellungen des Bankassistenten werden Kriterien für die Kontenermittlung und der OP-Suche gesetzt. Die Zuordnung einer Kunden-/ Lieferantennummer bzw. eines Offenen Posten kann mittels der Angaben im Absender / Empfänger, Verwendungszweck oder dem Betrag erfolgen. Das Programm versucht eine automatische Verknüpfung mit einer Adressnummer bzw. namen, einem OPBeleg oder statisch über einen Suchtext im Programm zu finden. Bei erfolgreicher Suche wird der Kunde bzw. Lieferant und ggf. der Offene Posten der Kontoauszugsposition zugeordnet. Seite 19 33

20 Ist im Absender / Empfänger nur eine Teilzeichenfolge des Kunden- bzw. Lieferantennamens enthalten, kann auch mit dieser eine Zuordnung erreicht werden. Auch wenn keine automatische OP- Zuordnung erfolgen konnte, aber die KLNr gefunden wurde, wird die Position auf Buchen möglich gesetzt. Für geringe Unterzahlungen bzw. Überschreitung der Skontofrist kann ein Toleranzbereich eingerichtet werden, so dass der Fehlbetrag automatisch als Nachlass verrechnet wird. Des Weiteren können auch verschiedene Verfeinerungen in der Ermittlung des OPs vorgenommen werden: Suche über OPBelegnummer Der OPBeleg gilt als wichtigstes Suchkriterium. Er wird anhand unterschiedlicher Kennzeichen im Verwendungszweck gesucht. Die möglichen Kennzeichnungen eines OPBelegs oder auch einer KLNr sind unter Einstellungen / Kennzeichen hinterlegt. Suche ohne Kennzeichen erlauben Werden OPBeleg oder Kunden- bzw. Lieferantennummern im Verwendungszweck ohne Kennzeichen hinterlegt, kann hierüber gesteuert werden, dass das Programm auch ohne spezielle Kennung einen OPBeleg oder KLNr findet. Über eindeutigen offenen Betrag Unabhängig von der KLNr und dem OPBeleg kann auch eine Suche lediglich nach dem OP-Betrag erfolgen. Suche nach bestmöglichem OP Konnte ein Kunde oder Lieferant zugeordnet werden, sucht das Programm in der OP-Tabelle nach einem Offenen Posten, der am besten zu der Kontoauszugsposition passt. Ist die Option deaktiviert kann z.b. eingestellt werden, dass der OPBeleg das alleinige Suchkriterium darstellt. Suchtexte Weiterhin kann eine statische Suche integriert werden. Diese erfolgt über so genannte Suchtexte (Einstellungen / Suchtexte). Anhand unterschiedlicher Kriterien kann eine direkte Zuordnung einer Kunden- bzw. Lieferantennummer vorgenommen werden. Seite 20 33

21 Eingabe der Schlüsselkriterien für die Suche. Informationen zur Zahlung Hinweis: Wurden Einstellungen geändert, nachdem der Kontoauszug importiert wurde, kann über erneute Prüfung der Positionen erfolgen. eine Positionen verbuchen Automatisch oder manuell eindeutig zugeordnete Positionen können verbucht werden und erzeugen somit automatisch Zahlungsdatensätze und bilden ggf. OP-Ausgleiche. Die Zahlungen werden in die Tabelle Zahlungen geschrieben, Datensätze bzgl. Skonto-Informationen gelangen in die neue Tabelle Sachbuchung. Seite 21 33

22 8. Mandanteneinstellungen 8.1 Seite Belege Bei der Belegübergabe/ -übernahme kann in den Übergabeoptionen eine manuelle Mengenanpassung aktiviert werden. Dies bewirkt, dass für jede zu übernehmende/übergebende Position eine Abfrage zur Menge am Bildschirm erscheint. Mit dieser neuen Option können alle Positionen auf einmal in einer Liste angezeigt werden. Der Anwender hat einen besseren Überblick und kann alle Mengen in einer Maske anpassen. Diese Funktion gab es bereits in der Version 11, musste aber über einen sogenannten versteckten INI-Schalter aktiviert werden. Neu ist jetzt, dass die Option öffentlich in den Mandanteneinstellungen zugänglich ist. 8.2 Seite PC-Kasse In den Mandanteneinstellungen (Seite PC-Kasse) kann ein Grenzwert festgelegt werden, ab welchem eine Warnung zu festgestellten Differenzen beim Kassenabschluss erfolgen soll. Vorbelegt ist dieser mit 10%. Dieser Wert wird für jede in der Kassensitzung verwendete Zahlungsart geprüft Seite 22 33

23 Provisionszuordnung PC-Kasse In den Mandantenoptionen (Seite PC-Kasse) wurde die Option "Vertreter = Kassierer" hinzugefügt. Diese steuert bei Wahl des Kassierers automatisch das Setzen des Vertreters. 8.3 Seite Zahlungsverkehr 9. Stammdaten/ Belege/PC-Kasse 9.1 Belegübergabe Komplettbestellung Bei Komplettbestellungen und geteilten Bestellungen kann bei Verwendung des Kalkulationspreises als Einzelpreis durch eine Option eingestellt werden, ob die Lieferantenbeziehung angelegt bzw. aktualisiert werden soll. Bei Verwendung des Kalkulationspreises erhält die Zielposition keine Rabatte aus der Lieferantenbeziehung. 9.2 Projekte Ausdruck Projektblatt Beim Druck des Projektblatts werden nun auch Eingangsbelege aufgelistet, die nur teilweise Positionen zum aktuellen Projekt enthalten. Die Systemdruckvorlage filtert die nicht zum Projekt gehörenden Positionen aus. Mit den Platzhaltern FremdwaehrungNettoProjekt und FremdwaehrungBruttoProjekt im Block Beleg erhält man den entsprechenden Anteil des Projektes an diesen Summen projektbezogene Bestellvorschläge Im Projekt-> Werkauftrag wurde im Extras-Menü neu der Bestellvorschlag als Funktion abgebildet (analog Bestellvorschlag für Belegtyp Auftrag). Er berücksichtigt Reservierungen von Teilen (Dispositionsart: Auftrag) aus den markierten Projekt- Werkaufträgen. Seite 23 33

24 9.3 weitere Funktionen zur PC-Kasse Schalter Eingabemodus Im Kassenbeleg ist es mit dem Schalter "Eingabemodus" möglich, für die jeweils nächste Position zwischen der Eingabereihenfolge "Nur Artikel" und "Artikel vor Menge" zu wechseln. Somit kann man auch bei definierter Eingabereihenfolge "Nur Artikel" für die Position Änderungen (bspw. Preis oder Rabatt) in den Feldern erfassen, die lt. Kassenkonfiguration für die Eingabe aktiviert sind. Das Häkchen am Schalter signalisiert die Eingabebereitschaft. Die Benutzung des Schalters kann über ein Kassenpasswort geschützt werden Mandanteneinstellungen siehe Punkt 8.2 Mandanteneinstellungen Seite PC-Kasse Artikelbilder beim Barverkauf In der Maske zur Artikelinformation (Aufzurufen über Funktionen(F8)) wird neben den Langtexten auch das Artikelbild erster Ordnung aus den Stammdaten angezeigt geänderte Stammdatendialog Kasse Die Anordnung innerhalb des Stammdatendialoges wurde verändert. Die Passwörter haben eine eigene Seite bekommen. Die Eingabeoptionen wurden um die rot unterstrichenen Einstellungen erweitert. Seite 24 33

25 1. Kassenstammdaten haben eine neue Option "Artikelnummer erzwingen", mit der festgelegt werden kann, ob im Kassenbeleg zwingend eine Artikelnummer eingegeben werden muss. 2. Beim Kassieren eines Kassenbelegs kann man die Zahlbetrag-Eingabe auf manuell stellen, wodurch diese nicht mehr automatisch eingetragen wird. 3. Infotext eines Artikels wird nach der Auswahl des Artikels im Kassenbeleg angezeigt. Dies kann in der Konfiguration der PC Kasse getrennt von den Mandanteneinstellungen eingestellt werden. 4. Stornierte Positionen können im Kassenbeleg ausgeblendet werden. 5. In den Kassenstammdaten kann eine Kostenstellen/-träger-Zuordnung erfolgen. Gibt es an dieser Stelle eine Zuordnung, überschreibt der Wert die Einstellung der Kundenstammdaten. Die Anzeige im Kassendisplay kann auf der Seite Hardware der Kassenkonfiguration über das Kontextmenü (rechte Maustaste) als Formel (wie z.b. im Formulareditor Formelfeld) individuell definiert werden. Standardanzeige vom Programm: 1. Zeile: Menge x Einzelpreis, 2. Zeile: Beschreibung Per "Drag & Drop" können Sie die Zeilen verschieben und durch Gedrückthalten der Taste [Strg] beim Verschieben können Sie eine Zeile kopieren Bondruck unterbinden Der Bondruck im Kassierdialog ist jetzt optional einstellbar, wenn der Kasse als Standarddrucker ein "Bon-Drucker" zugeordnet ist. Neue Checkbox beim Kassieren-Dialog "Bon drucken". Die letzte Benutzereinstellung wird sich gemerkt Ausdruck bei Storno-Belegen Auch stornierte Kassenbelege können nun beim nachträglichen Beleg Drucken in der Auswahlliste der Kassenbelege optional mit angezeigt (Option: Stornierte anzeigen) und so auch zum Druck ausgewählt werden Standardzahlungsart neue Kassensitzung Beim Start einer neuen Kassensitzung wird die Standardzahlungsart aus der Konfiguration der Kassenstammdaten geladen. Bisher wurde die Zahlungsart der letzten Kassensitzung verwendet. Seite 25 33

26 9.3.8 Option Menge vor Artikel Die Reihenfolge der Eingabefelder für Artikelnummer und Menge im Kassenbeleg wird entsprechend der festgelegten Reihenfolge in den Stammdaten angezeigt. Wird diese während einer laufenden Kassensitzung geändert, ist ein Neuaufruf des Kassenbeleges erforderlich Problem beim Kassen-Absturz Ist während einer Kassensitzung das Rechnersystem abgestürzt, hatte man Schwierigkeiten, den Urzustand wieder herzustellen bzw. mit der Kassensitzung fortzufahren. Nicht kassierte Positionen werden jetzt nach einem Absturz des Programms in der nächsten Kassensitzung wieder aufgenommen. 10. Formulareditor 10.1 Druckvorlagen kopieren (nur bei Belegvorlagen) In der Druckvorlagenverwaltung können Vorlagen von anderen Belegtypen kopiert werden. Der Menüpunkt Extras / Kopieren von öffnet einen Auswahldialog mit den vorhandenen Druckvorlagen der anderen Belegtypen aus den system-, landes- und mandantenspezifischen Ordnern. Kopieren von Für die Auswahl können die angezeigten Formulare nach Belegtyp gefiltert werden. Auswahl Druckvorlage Filter Belegtyp Der Auswahlschalter [F10] oder ein Doppelklick kopiert die markierte Vorlage, im sich öffnenden Fenster muss die Bezeichnung, der Speicherort (System, Land, Mandant) sowie der Dateiname angeben werden. Optional kann ein Folgedateiname vergeben werden. Seite 26 33

27 Hinweis: In der kopierten Vorlage werden alle Parameter und Platzhalter für den aktuellen Belegtyp angepasst Seitenwechsel vermeiden Im Formulareditor kann für jeden Block im Positionsteil die Option "Seitenwechsel vermeiden" gesetzt werden. Dadurch werden alle Zeilen der Position auf die nächste Seite gedruckt, wenn sie nicht gemeinsam auf die aktuelle Seite passen. Option Seitenwechsel vermeiden Hinweis: Wenn im Positionsteil Unterblöcke zu drucken sind, werden nur die Positionszeilen vor, zwischen bzw. hinter den Unterblöcken zusammengehalten. Durch das Zusammenhalten werden Formelplatzhalter unter Umständen mehrfach berechnet bzw. ausgeführt, was insbesondere bei der Verwendung der Funktionen shellexecute, iniget, iniput, get und put zu beachten ist Seitenzahl drucken Mit dem Datenplatzhalter System.Seitenanzahl kann die Gesamtseitenanzahl beim Drucken ausgegeben werden. Beispiel: [P:170:Sei:System.Aktuelle Seite] [T:0::/] [Y:0:0:System.Seitenanzahl] Dieser Platzhalter steht nicht in Formeln, Bedingungen oder selbstdefinierten Blöcken zur Verfügung. In den Druckjobs (des Rechnungswesens) liefert dieser Platzhalter nur die Gesamtseitenanzahl zu einer Vorlage und nicht die Gesamtseitenanzahl des gesamten Druckjobs. Um den Platzhalter zu ermitteln, muss intern die gesamte Ausgabe erfolgen, bevor die erste Seite angezeigt bzw. gedruckt werden kann, was insbesondere bei Verwendung in umfangreichen Dokumenten mit HTML-Platzhaltern sehr lange dauern kann Verschiedenes zum Formulareditor Drucken Auswertung Zahlungsmoral In der Auswertung "Zahlungsmoral" kann mit dem Platzhalter "Debitoren (K)/ Kreditoren (L)" eine Unterscheidung zwischen Kunden und Lieferanten erfolgen. Seite 27 33

28 11. Sonstiges Notiz- Vorschau In den Notizen gibt es jetzt eine Vorschau (Dateibetrachter) für Dateianhänge. Vorschau Dateianhang Mit Setzen der Option Dateivorschau anzeigen wird Ihnen beim Markieren eines Eintrages der Dateianhang in einem Vorschaufenster angezeigt. Hierfür können Sie über den Schalter festlegen, ob dies immer oder nur in Abhängigkeit von der Dateigröße, ggf. auf Nachfrage erfolgen soll. Einstellung Dateigröße Hinweis: Insoweit vorhanden betrifft dies auch das CRM-Modul mit der übersicht, der Bearbeitungsmaske für s und der Bearbeitungsmaske für Kontakte Tabelle Paket mit Extrafeldern In der Pakettabelle können Extrafelder angelegt werden. Die Eingabe/Bearbeitung der neuen Extrafelder erfolgt in der Listenansicht. Ein gesonderter Karteireiter für Extrafelder wurde nicht erstellt. Seite 28 33

29 neue Passwortsperren Mit dem Artikel-Datenrecht 'Artikel umbuchen' kann das Umbuchen von Artikeln in der Passwortverwaltung nutzerabhängig gesperrt werden. In der Passwortverwaltung können jetzt unter Erweitert/Optionen Rechte zum Lesen und Bearbeiten von Verkaufspreisen, getrennt nach Preisgruppen-, Aktions- und Kundenpreisen, vergeben werden. Mit der Sperre "Bearbeiten Kundenpreise" wird auch die Aktualisierung der Kundenpreise bei der Belegerfassung unterbunden. Ansonsten ist das Bearbeiten der Preise an das Recht "Artikel bearbeiten" bzw. "Kunden bearbeiten" gekoppelt. Die Erlaubnis zum "Löschen nicht verwendeter Artikel" kann nur erteilt werden, wenn die Erlaubnis zum "Löschen" von Artikeln besteht. Prüfung der Benutzerrechte für das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Bildern korrigiert. In der Passwortverwaltung kann die Option "Bilder" für die Stammdaten Mitarbeiter und Artikelgruppen aktiviert bzw. deaktiviert werden Fibu-relevante Funktionen neue Tabelle Sachbuchung Es wurde in der Warenwirtschaft eine neue Tabelle Sachbuchung integriert. In dieser werden Nachlässe und ausgebuchte Posten eingetragen. Bisher erfolgte die Verwaltung derartiger Positionen über die OP-Tabelle. Beim Update werden die Offenen Posten mit den Kennzeichen "N" bzw. der Quelle "O" in die Sachbuchungstabelle kopiert Debitorische Kreditoren ( In den Stammdaten Kunden/Lieferanten (Wawi) können jetzt Kunden/Lieferanten dieselbe Adresse (Zusammenführen) benutzen. Dies kann durch das Neuanlegen oder die Auswahl eines Stammdatensatzes erreicht werden. Sind für den ausgewählten Datensatz Kontaktadressen und/oder Kontakte vorhanden, kann festgelegt werden, ob die entsprechenden Details übernommen oder gelöscht werden sollen. Im CRM-Modul (Wawi) war es bisher schon möglich, dass Kunden und Lieferanten, durch das Neuanlegen von Stammdatensätzen, dieselbe Adresse benutzen. Hier kommt jetzt das Zusammenlegen Vorhandener durch eine Auswahl hinzu. Die entsprechenden Schalter für diese Funktion sind auf der Seite Optionen (Finanzbuchhaltung) zu finden. Seite 29 33

30 Achtung: der zugeordnete Datensatz (im Bildbeispiel der ausgewählte Lieferant) verliert seine Adress- Daten. Diese werden unwiederbringlich gelöscht. Soll diese Beziehung wieder aufgelöst werden, findet man in den Zusatzfunktionen [F12] am Kunden oder Lieferanten den Aufruf Gemeinsame Adresse mit nicht mehr benutzen. Der aktuelle Kunde/Lieferant erhält dann einen neuen leeren Adress-Datensatz (in CRM-Adresse). Kontaktadressen oder CRM-Kontakte werden dabei nicht dupliziert Fibu-Export Die Kostenrechnungsoptionen werden jetzt auch beim COM-Export beachtet. Beim Direktexport von Belegen wird die Zugriffsebenen des Nutzers und der Konten geprüft. Bei allen SL-Fibuexport (Stapel, Direkt und COM) vom Fremdwährungsbelegen werden jetzt auch für alle Sachkonten die Fremdwährungsbeträge übertragen - wichtig im Besonderen für abweichende UVA-/MWST-Meldungen. Voraussetzung ist, dass beim Verbuchen alle beteiligten Konten (auch Steuerkonten) auf die gleiche Fremdwährung geschlüsselt sind. OP-Ausgleichsfehler beim Fibuexport im Zusammenhang mit Verband und Ratenzahlung behoben (die Folge war, dass kein Fibuexportdatum geschrieben wurde). Bei einem Fremdwährungsprojekt mit einer Teilrechnung in der gleichen Fremdwährung kann bei der Schlussrechnung der Erlös auch in der Buchwährung gebucht werden Ausbuchen von OP s Für das Ausbuchen von OP's wurde ein Dialog zur Verfügung gestellt, in dem Konten und Steuer angepasst werden können. Analog zum SELECTLINE Rechnungswesen wurde der Dialog Nachlass verbuchen in die Warenwirtschaft integriert. Seite 30 33

31 Hinweis: Auch die so entstandenen OPs werden in der Tabelle Sachbuchung hinterlegt neue Spalte in der Ausgleichsinfo In der Ausgleichsinfo steht zusätzlich zum Datum des Ausgleichs nun auch das AngelegtAm-Datum zur Verfügung. Seite 31 33