Jour Fixe 2. April 2012

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1 Jour Fixe 2. April 2012 Buchführung als Führungs- und Controllinginstrument kein Buch mit 7 Siegeln Steuerberatung Wirtschaftsprüfung Rechtsberatung Unternehmensberatung

2 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 2 Agenda Controlling - das Navigationssystem des Unternehmens Die Buchführung als Grundlage des Controllings Betriebswirtschaftliche Auswertung Wie sieht mich meine Bank? Diskussion und Fragen

3 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 3 Das Navigationssystem Wohin soll die Reise gehen? Planen Sie Ihre Reisen? Zielort und Route auswählen kürzeste Strecke schnellste Strecke angenehmste Strecke (ohne Stau) Während der Fahrt prüfen Ist der Weg noch richtig? Muss gerastet werden? Muss übernachtet werden? Gibt es Stauwarnungen? Wie viel Benzin wird verbraucht? Planen Sie Ihr Unternehmen? Wirtschaftsjahr planen: geringere Kosten höheren Umsatz Liquidität planen (Engpässe vermeiden) Planung überwachen Wird die Planung eingehalten? Abweichungen Plan/Ist? Muss etwas geändert werden? Ist der Cashflow ausreichend? Wie hoch war der Zinsaufwand?

4 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 4 Die Unternehmenskrise, kein Ziel der Reise Insolvenz Handlungsspielraum Krise Liquiditätsmangel Verschuldung Leistungsrückgang Ergebnisrückgang Zeitablauf

5 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 5 Ständige Kontrolle von Route und Ziel Voraussetzung einer erfolgreichen Unternehmensführung ist ein Plan Umsatz Kosten für diesen Umsatz Fixe Kosten: Mieten, Pachten Variable Kosten: Personal (variabel?), Material Gewinn und Rentabilität Liquidität ohne Soll-/Istvergleich erkennt der Unternehmer sehr oft zu spät, dass sich Dinge in die falsche Richtung bewegen die Analyse dieser Abweichung von Soll-/Ist-Werten bringt erst die Erkenntnis, was zu verändern ist

6 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 6 Häufige Krisenursachen bei KMU Forderungsausfälle in Höhe von bis zu 5% sind durchaus übliche Größenordnungen ca. 10 % der Rechnungen werden nicht fristgerecht bezahlt ca. 5 überfällige Rechnungen bei 50 Rechnungen pro Monat d.h. am Monatsende sind 5 neue überfällige Rechnungen zu prüfen Praxiserfahrung (wenn der Steuerberater hinterher telefoniert): 2 Rechnungen wurden nicht bezahlt, weil sie fehlerhaft waren 2 Kunden zahlen grundsätzlich erst nach wiederholter Aufforderung 1 Kunde, mit dem man kein weiteres Geschäft mehr machen will Fazit: arbeiten allein hilft nicht man muss seine Geld auch bekommen

7 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 7 Buchführung als Grundlage des Controllings Typische Struktur der Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen mit Rechnungen und Forderungen pro Monat 200 Buchungsvorgänge 50 Ausgangsrechnungen 20 Eingangsrechnungen 100 Bankbewegungen Zahlungen von Kunden Zahlungen an Lieferanten Lohnüberweisungen sonstige Zahlungen 15 Kassenbelege 15 Lohnbuchungen

8 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 8 Buchführung als Grundlage des Controllings Digitaler Belegaustausch als Voraussetzung einer zeitnahen FIBU durch den Steuerberater Das Unternehmen kann seine 50 Ausgangsrechnungen in ein gemeinsames Belegarchiv (z. B. DATEV-Rechenzentrum) schicken: per Fax Scannen und per . Ein Stick dient der Sicherheit (eindeutig identifiziert). Der Steuerberater bucht am Bildschirm jede Buchung kennt ihr dazugehöriges Rechnungsbild denn: keine Buchung ohne Beleg!

9 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 9 Digitaler Belegaustausch als Voraussetzung einer zeitnahen FIBU durch den Steuerberater noch zu bezahlen bereits bezahlt Steuerberater erhält digitale Kopie der Belege Kein Belegtourismus Die digitale Kopie kann auf unterschiedliche Art entstehen: - Weitergabe von Fakturierdaten über Schnittstelle als Buchungsvorlauf, z. B. Rechnungs-Ausgangsdatei - Belegaustausch über digitale Bilder - Elektronische Kasse, geführt mit Kassensoftware (nicht z. B. excel) Die einfachste Form ist der Belegaustausch über digitale Bilder.

10 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 10 Buchführung und betriebswirtschaftliche Auswertung Der Unternehmer fragt sich: Wie rentabel haben wir gewirtschaftet? Die Antwort erhält er aus der mtl. BWA betriebswirtschaftlichen Auswertung: Sie gibt den Überblick über die unterjährige Geschäftsentwicklung. Die BWA dient als KER kurzfristige Erfolgsrechnung.

11 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 11 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Die klassische BWA ist die kurzfristige Erfolgsrechnung und dient als Steuerungsinstrument für den Unternehmer. Sie ist unmittelbarer Ausfluss der Buchführung und damit die Datenbasis für alle Finanzinformationen des Unternehmens: betriebswirtschaftliche Daten: Umsatz, Kosten, Gewinn Liquiditätsentwicklung, cash flow signifikante Werte als Kennzahlen: Umsatzrentabilität, Wareneinsatzquote, Aufschlagssatz sie ist die Verdienstbescheinigung des Unternehmers eine der wichtigsten Unterlagen für das Bankgespräch

12 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 12 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Monatswerte kumulierte Werte

13 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 13 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Stimmt das vorläufige Ergebnis der BWA? Die Bank rechnet nach. Was ist zu beachten: Bestandsveränderungen Marterialeinkauf / Materialeinsatz Personalkosten (Sonderzahlungen, Weihnachtsgeld, Gratifikationen) Abschreibungen Zinsaufwand sonstige Erträge / Aufwendungen

14 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 14 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA BWA-Korrekturen / periodengerechte Abgrenzungen Abschreibungen Personalkosten Versicherungen / Beiträge Zinsaufwand sonstige Erträge /Aufwendungen weitere Positionen kalkulatorische Kosten anteilige Abschreibungen anteiliges Urlaubs- / Weihnachtsgeld anteilige Jahresprämie anteilige Zinsen / Tilgung Steuern z. B. Anzahlungen / teilfertige Arbeiten z. B. kalkulatorischer Unternehmerlohn im Einzelunternehmen / GbR (OHG)

15 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 15 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Kostenstellenrechnung KoSt Wie verteilt sich der Umsatz auf die verschiedenen Produkte/Leistungen? Umsätze aufteilen und auf unterschiedliche Konten buchen Wie rentabel sind die einzelnen Produktgruppen?? Kosten- und Leistungsrechnung KoSt evtl. erforderlich und sinnvoll? Was steckt eigentlich alles im Wareneinsatz? sind z. B. Beschaffungs- und Transportkosten erfasst? Wie setzen sich bestimmte Posten der kurzfristigen Erfolgsrechnung zusammen? z. B. Personalaufwand? ist eine Unterteilung sinnvoll? z. B. sonstiger betrieblicher Aufwand: - Objektkosten - sonstige Mieten/Leasing - lfd. Bürokosten - Marketing

16 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 16

17 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 17 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Vorjahresvergleich / Periodenvergleich / Entwicklungsübersicht Was hat sich im Vergleich zum Vorjahr verändert? Wie hat sich die Rentabilität verändert? Wie haben sich die verschiedenen BWA-Positionen verändert? Wo liegen die Ursachen für die Ergebnisveränderung???

18 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 18 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Vorjahresvergleich Der Vorjahresvergleich zeigt: Die Betriebsleistung ist leicht gesunken. Das Betriebsergebnis hat sich verdoppelt. Der Gewinn hat sich vervielfacht. Ursachen für diesen positiven Effekt?

19 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 19 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Entwicklungsübersicht Der Zeitraum umfasst 13 Monate. Zielsetzung: Saisonverläufe und Abgrenzungen nachvollziehen können.

20 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Kostenrechnung Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 20

21 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Soll/Ist-Vergleich Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 21

22 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 22 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Planwerte Der Zeitraum umfasst 13 Monate. Zielsetzung: Saisonverläufe und Abgrenzungen nachvollziehen können.

23 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 23 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Controllingreport Die klassische BWA als Steuerungsinstrument wurde weiterentwickelt zum Controllingreport Bei gleicher Datenbasis ist der Controllingreport ein Instrument, das betriebswirtschaftliche Daten anschaulich vermittelt, signifikante Werte in das Blickfeld rückt, schneller zu Schlüsselstellen führt und sich aufgrund der ansprechenden Gestaltung auch für (interne) Präsentationen eignet.

24 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 24 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Möglichkeiten zur Verbesserung der Liquidität exakte Liquiditätsplanung Vermeiden von Zahlungsausfällen durch Prüfung Bonität der Kunden Forderungsmanagement Rechnung sofort nach Erbringung der Leistung stellen großzügige Zahlungsziele vermeiden konkrete Zahlungstermine vereinbaren (Mahnwesen) für Monatsrechnungen von Stammkunden möglichst Bankeinzug vereinbaren Skontierungsmöglichkeiten nutzen Planung und Limitierung der Entnahmen (z. B. nur in Höhe des geplanten Unternehmerlohnes)

25 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 25 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA Die Liquidität im Griff mit der Liquiditätsvorschau frühzeitiges Erkennen von Liquiditätsengpässen Senkung der Kreditkosten/keine Angst vor Umschuldung Optimierung der Finanzsituation

26 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Liquiditätsvorschau Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 26

27 Die betriebswirtschaftliche Auswertung BWA: Liquiditätsvorschau Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 27

28 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 28 Die Bankensicht Anlässe für die Anforderung von Unterlagen durch die Bank Entscheidung über Neukredit oder Krediterhöhung jährliche Prolongation des Kreditengagements Rating anlassbezogen, mindestens einmal pro Jahr zur Sicherheitsbewertung (z. B. Forderungslisten wegen Abtretung) unterjährige Verfolgung der Geschäftsentwicklung abhängig von Bonität/Risiko halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich

29 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 29 Die Bankensicht Was kann der Unternehmer mit qualifizierten Unterlagen bei der Bank erreichen? aktuell und umfassend informieren Rückfragen reduzieren betriebswirtschaftliche Kompetenz dokumentieren Aufgeschlossenheit ausdrücken Vertrauen schaffen positive Beeinflussung des Ratings bessere Konditionen verhandeln

30 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 30 Die Bankensicht: Planungsrechnung vernetzter Plan von - Ergebnis - Liquidität - Bilanzposten

31 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 31 Die Bankensicht: Ratingreport Banken Der Ratingreport Banken als Standardbericht zum Unternehmensreporting gegenüber den Banken enthält Informationen über die Insolvenzwahrscheinlichkeit sowie eine Kurzanalyse der Erfolgs-, Finanz- und Vermögenslage des Unternehmens, ausgewählte Kennzahlen zur Unternehmenslage, eine Aufbereitung der Mandantendaten aus Sicht der jeweiligen Bank sowie eine Kurzdarstellung qualitativer Faktoren. Zudem besteht die Möglichkeit, den Ratingreport Banken mit prägnanten Kennzahlen zur Branche zu erweitern.

32 Referent: WP, StB Andreas Frericks; StB Andrea Pissarczyk 32 Vielen Dank für Ihr Interesse! Ecovis Grieger Mallison CTG AG Ernst-Reuter-Platz , Berlin berlin-ctg@ecovis.com