Lieferantenmanagement bei der DB AG

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1 Lieferantenmanagement bei der DB AG Deutsche Bahn AG Vorstandsressort Finanzen/Controlling Dirk Kleinow, Leiter TEG

2 Gliederung DB AG im Überblick Zentrale Beschaffung DB AG Lieferantenmanagement 2

3 Mit ihren neun Geschäftsfeldern ist die DB in allen Segmenten des Verkehrsmarktes tätig Personenverkehr: Mobilität für Menschen national und europaweit DB Bahn Fernverkehr Schienenpersonenfernverkehr 1 DB Bahn Regio Dt. Personennahverkehr DB Arriva Europ. Personennahverkehr 2 Transport und Logistik: Intelligente Logistikleistungen zu Lande, zu Wasser und in der Luft DB Schenker Rail Europ. Schienengüterverkehr DB Schenker Logistics Globale Logistikdienstleistungen DB Dienstleistungen 3 Dienstleistungsverbund Infrastruktur: Effiziente und zukunftsfähige Bahninfrastruktur in Deutschland DB Netze Fahrweg Schienennetz DB Netze Personenbahnhöfe Verkehrsstationen DB Netze Energie Bahnstrom 1 In Deutschland sowie grenzüberschreitender Verkehr; 2 In Großbritannien auch Schienenfernverkehr durch Arriva-Tochter CrossCountry ; 3 Geschäftsfeld ist dem Vorstandsressort Infrastruktur und Dienstleistungen zugeordnet 3

4 Die Geschäftsfelder werden direkt durch den Vorstand der DB geführt Vorstandsvorsitzender Dr. Grube Personal Weber Wirtschaft, Recht und Regulierung 1 Pofalla Finanzen/ Controlling Dr. Lutz Verkehr und Transport Huber Infrastruktur, Dienstleistungen und Technik Dr. Kefer 2 Arriva Fernverkehr Fahrweg Schenker Logistics Regio Personenbahnhöfe Vertrieb Energie Schenker Rail 3 Dienstleistungen 1 Wirtschaft/Politik, Recht, Regulierung, Compliance, Konzernsicherheit, internationale Geschäftsbeziehungen; 2 Stellvertr. Vorsitzender; 3 Nationales und europäisches Geschäft 4

5 Nachhaltiger Unternehmenserfolg durch Einklang der Dimensionen Vision Nachhaltigkeitsdimension Wir werden das weltweit führende Mobilitäts- und Logistikunternehmen Nachhaltiger Unternehmenserfolg und gesellschaftliche Akzeptanz Profitabler Marktführer Ökonomie Top-Arbeitgeber Soziales Umwelt-Vorreiter Ökologie Top Top Top Stoßrichtung Kunde und Qualität Profitables Wachstum Kulturwandel/Mitarbeiterzufriedenheit Ressourcenschonung/ Emissions- und Lärmreduktion 5

6 Gliederung DB AG im Überblick Zentrale Beschaffung DB AG Lieferantenmanagement 6

7 Basierend auf der Konzernstrategie DB2020 folgt die Zentrale Beschaffung der Zielvision 2020 World Class Procurement DB2020 Zielvision World Class Procurement Die Beschaffung Profitables Wachstum ist anerkannter Rentabilitätsfaktor und sichert das effiziente Wachstum für den Konzern ab Ökologie optimiert mit den Geschäftsfeldern das Zusammenspiel von Ökologie und Ökonomie Kunde und Qualität gewährleistet Versorgungssicherheit und ist Treiber für Qualität und Innovation Soziales verankert soziale Standards in der Lieferkette 7

8 Der Geschäftsauftrag von TE ist definiert, Schwerpunkt ist eine stabile Versorgung zu wirtschaftlichen Preisen Mission Statement Zentrale Beschaffung Wir gewährleisten weltweit die wirtschaftliche, termin- und qualitätsgerechte Versorgung der Geschäftsfelder (GF) mit Material, Investitionsgütern und Dienstleistungen und sichern damit die Innovationsfähigkeit sowie den nachhaltigen Erfolg der DB am Markt. 8

9 Im Jahr 2014 realisierte die Zentrale Beschaffung ein Einkaufsvolumen von rund 9 Mrd. Euro Übersicht Bereiche Zentrale Beschaffung 2014 Angaben teils gerundet Zentrale Beschaffung Grundsätze und IT-Systeme Beschaffung Fahrzeuge und Fahrzeugersatzteile Infrastruktur Allgemeine Bedarfe und Leistungen Summe Anzahl Mitarbeiter 1) Einkaufsvolumen (Mio. EUR) Anzahl Lieferanten ) 1) Anzahl Vollzeitpersonen ohne Praktikanten 2) Überschneidungen möglich (Gesamtanzahl Lieferanten der Zentralen Beschaffung) 9

10 Gliederung DB AG im Überblick Zentrale Beschaffung DB AG Lieferantenmanagement 10

11 Das Lieferantenmanagement der Deutschen Bahn schafft die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Welche Ziele wir mit dem Lieferantenmanagement verfolgen Ziel der Deutschen Bahn ist es, über eine einheitliche Methodik und auf Basis transparenter Entscheidungsgrundlagen die Performance von Lieferanten vergleichbar zu machen Verbesserungspotenziale aufzudecken und Beschaffungskosten zu optimieren die Leistungsfähigkeit von Lieferanten zu verbessern Mittel- und langfristig sichern wir mit innovativen und leistungsstarken Lieferanten unsere Wettbewerbsfähigkeit und unser Qualitätsversprechen unsere kontinuierliche Versorgung unsere Unabhängigkeit in der Beschaffung von Lieferungen und Leistungen Das schaffen wir nur mit den besten Lieferanten! Ein partnerschaftlicher Prozess: Das Lieferantenmanagement der Deutschen Bahn 11

12 Das Lieferantenmanagement ist integraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses Wie das Lieferantenmanagement sich in den bestehenden Beschaffungsprozess einfügt Qualitätsfähigkeitsprüfung (Einstufung Q 1-3) Vertrag Rating Lieferantenqualifizierung 1) Lieferantenstabilisierung 1) (elektronische) Vergabe 2) Lieferung/ Leistung Lieferantenbewertung 1) Lieferantenentwicklung 1) 1) IT-unterstützt 2) Ab April 2016 vollständig IT-unterstützt 12

13 Das Lieferantenmanagement besteht aus vier miteinander verzahnten Phasen Welche Kernaktivitäten wir in jeder Phase vorsehen Lieferantenqualifizierung (LQ) Prüfung technische und kaufmännische Eignung Bei Nichterreichen Anstoß Lieferantenentwicklung Lieferantenqualifzierung Lieferantenentwicklung Lieferantenentwicklung (LE) Lieferantenentwicklung in der Qualifizierungsphase Vertragsunabhängige (Weiter-) Entwicklung von Lieferanten New Suppliers 1 Established Suppliers 1 Ziel: Teilnahme am Wettbewerb Lieferantenstabilisierung (LS) Lieferantenstabilisierung in der Bewertungsphase Infolge von Schlechtleistungen in Verträgen/Projekten Phasing out of suppliers Lieferantenstabilisierung Lieferantenbewertung Start: Vertragsschluss Lieferantenbewertung (LB) Bewertung Vertragserfüllung nach festgelegten Kriterien Bei Schlechtleistung Anstoß Lieferantenstabilisierung 13

14 Die Lieferantenqualifizierung startet auf Initiative des Lieferanten Wie Unternehmen sich über das Lieferantenportal qualifizieren Prozessablauf Start eigeninitiativ über oder Prüfung, ob Lieferantenqualifizierung für Liefer- und Leistungsspektrum notwendig Antrag zur Lieferantenregistrierung Beantwortung der Fragebögen Einreichung der geforderten Nachweise im Rahmen der mehrstufigen Prüfung durch die Deutsche Bahn Mitteilung Qualifizierungsergebnis 14

15 Je nach Anforderungsklasse des Liefer- und Leistungsspektrums sind unterschiedliche Nachweise zu erbringen In welchem Umfang Lieferanten welche Nachweise erbringen müssen Im Rahmen der Vergabe Über WebPortal Gering Üblich Hoch Sind alle Kriterien erfüllt, werden Lieferanten in der Regel für 48 Monate in den Lieferantenpool aufgenommen Basisdaten* Basisdaten* Basisdaten* Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit Qualifizierung Q.-Einst. 1) HPQ 2) EMP 3) Wir ordnen alle Lieferungen und Leistungen einer Anforderungsklasse zu Bei Anforderungsklasse Gering ist keine Registrierung nötig, die Daten werden im Rahmen der Vergabe erfasst Bei Üblich und Hoch starten Lieferanten die Mindesteignungsprüfung über das Lieferantenportal *inkl. Verhaltenskodex z.b. 1) Q.-Einst. - Qualitätsfähigkeits-Einstufung (Q1, Q2, Q3) 2) HPQ - Herstellerbezogene Produktqualifikation 3) EMP - Erstmusterprüfung 15

16 Die Qualifizierung gilt nicht unbegrenzt sie kann zu einem späteren Zeitpunkt neu angestoßen werden Welche Qualifizierungsvarianten über SAP SRM möglich sind Lieferantenqualifizierung der Deutschen Bahn Vorgezogene Mindesteignungsprüfung für ein Lieferungs- und Leistungsspektrum anhand vergaberechtlicher Eignungskriterien Unabhängig von einer Vergabe Standardisiert durch die Deutsche Bahn Das Prüfungssystem nach 24 SektVO ( Präqualifikationsverfahren ) bleibt bestehen und wird in das System Lieferantenqualifizierung eingebunden Vor Laufzeitende Requalifizierung Wiederholungsprüfung in der Regel nach 48 Monaten Initiative liegt beim Lieferanten Neuqualifizierung Nach Ablehnung oder Qualifizierungsentzug Neuqualifizierung erst nach Ablauf der Sperrfrist von sechs Monaten möglich Initiative liegt beim Lieferanten 16

17 Für die Lieferantenbewertung wählen wir beauftragte Unternehmen mit strategischer Relevanz für die Deutsche Bahn aus Wer bewertet wird und in welcher Frequenz Lieferantenpool Zu bewertende Lieferanten Einflussfaktoren Bewertungsfrequenz Lieferantenklasse Qualifizierte Lieferanten ohne Vertrag Höhe des EKV Markt und Materialien High Middle Kundenrelevanz Engpasslieferant Low Qualifizierte Lieferanten mit Vertrag Teilmenge von qualifizierten Lieferanten mit Vertrag 17

18 Wir bewerten Lieferanten entlang der Lieferkette hinsichtlich Qualität, Kosten und Termin Aus welchen Dimensionen und Phasen sich das Rating zusammensetzt Bewertungsmatrix Eckpunkte Qualität Kosten Termin Angebotsphase Produktbewährungsphase Anfragekonforme Qualität des Angebots Preisniveau Lieferungs- und Leistungsphase Anfragekonforme Lieferungs- /Ausführungstermine Vertragskonforme Qualität der L&L Vertragskonforme Kosten der L&L Vertragskonforme Termintreue der L&L Vertragskonforme Qualität innerhalb der Gewährleistung Vertragskonforme Kosten innerhalb der Gewährleistung Vertragskonforme Termine innerhalb der Gewährleistung Welche Lieferanten wir bewerten, richtet sich nach seiner strategischen Relevanz für die Deutsche Bahn Wir bewerten stets zeitnah und während der gesamten Geschäftsbeziehung Ergebnis ist ein Rating in den Dimensionen Qualität, Kosten und Termin Über das Rating informieren wir den Lieferanten mindestens einmal jährlich 18

19 Die Managementview stellt das durchschnittliche Bewertungsergebnis der letzten zwölf Monate dar Welche Bedeutung das Rating hat und wie es kommuniziert wird Information an Lieferanten Supplier Rating Outstanding Good Restricted Poor Gesamtpunktzahl Der Lieferant lag über den Anforderungen der DB AG > 99 Punkte entsprach den Anforderungen der DB AG Punkte entsprach teilweise den Anforderungen der DB AG 35 79,9 Punkte entsprach nicht den Anforderungen der DB AG < 35 Punkte 19

20 Mit der Lieferantenstabilisierung wollen wir die Performance unserer Lieferanten verbessern Welche grundsätzlichen Strategien zur Lieferantenstabilisierung wir verfolgen Lieferantenklasse Erläuterungen Outstanding High Middle Low Langfristig Binden Vier wesentliche Strategien leiten sich aus dem Rating und der strategischen Bedeutung des Lieferanten ab Rating Good Pflegen und Ausbauen Wie intensiv und aktiv die Deutsche Bahn den Prozess vorantreibt, hängt vom Einzelfall ab Restricted Poor Stabilisieren Ausphasen Stabilisierungsmaßnahmen werden gemeinsam vereinbart, dokumentiert und nachgehalten Aktivität der DB hoch gering 20

21 Unsere klaren Spielregeln tragen zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit bei Welche Rechte und Pflichten mit einer Zusammenarbeit einhergehen Was wir Lieferanten bieten Wir bieten Unternehmen die Möglichkeit, sich als Lieferant zu registrieren und einen Antrag auf Qualifizierung zu stellen Wir zeigen jedem bewerteten Lieferanten sein Verbesserungspotenzial auf Wir stellen jedem Lieferanten frei, mit uns Entwicklungs-/Stabilisierungsmaßnahmen zu vereinbaren und was nicht: Nach erfolgreicher Lieferantenqualifizierung besteht kein Anspruch auf Teilnahme an einem Bieterverfahren oder auf einen Auftrag. Vergaben erfolgen nach den jeweiligen vergaberechtlichen Grundlagen Was Lieferanten beitragen müssen Vereinbarungen anerkennen, insbesondere den Code of Conduct, und die eigenen Geschäfte daran ausrichten Prozess zur Lieferantenqualifizierung eigeninitiativ starten und erfolgreich durchlaufen Auskünfte und Nachweise zu unternehmens- und fachspezifischen Fragen im Qualifizierungsprozess erbringen Bereitschaft zur Zusammenarbeit und zu einer offenen Diskussion 21

22 Fazit: Mit dem Lieferantenmanagement schaffen wir mehr Transparenz und Verbindlichkeit Was sich mit dem Lieferantenmanagement verändert Die Deutsche Bahn stellt alle für Lieferanten relevanten Informationen an einer Stelle bereit prüft unabhängig von Vergaben die Mindesteignung für ein Liefer- und Leistungsspektrum informiert regelmäßig über die Ergebnisse der Bewertungen bietet ausgewählten Lieferanten die Chance, an einem individuellen Entwicklungsprozess teilzunehmen 22

23 Profitieren auch Sie vom Lieferantenmanagement der Deutschen Bahn Welche Vorteile unser Lieferantenmanagement den Lieferanten bringt Aufwandsminimierung im Vergabeprozess und dadurch Zeitgewinn bei Einzelvergaben Fundiertes Feedback und Unterstützung in der Weiterentwicklung Überwiegend digitale Abwicklung Qualifizierung für einen Zeitraum von 48 Monaten Mehr Transparenz durch Qualitätsstandards Impulse für die Verbesserung des eigenen Qualitätsmanagements Brancheninternes Benchmarking möglich Gute Einsatzmöglichkeiten für Eigenwerbung 23

24 Weitere Informationen erhalten Sie im Lieferantenportal sowie bei der Lieferantenhotline Ihre Anlaufstellen für alle Fragen zur Beschaffung Die Zentrale Beschaffung im Internet: Hier finden Sie umfangreiche Informationen zum Lieferantenmanagement, Antworten auf häufige Fragen und ergänzende Dokumente zum Download. Lieferantenhotline: Montag bis Freitag 8.00 bis Uhr Tel *, Fax Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit! *20 ct/anruf aus dem dt. Festnetz, Tarif bei dt. Mobilfunk max. 60 ct/anruf 24

25 Weiterentwicklung des Lieferantenmanagements ist noch nicht abgeschlossen Zeitablauf für die Implementierung des Lieferantenmanagements bis heute Findungsphase Ausbremsphase Beschleunigungsphase Konsolidierung Umsetzung Lieferantenbewertung Lieferantenqualifizierung Überarbeitung Lieferantenbewertung 25

26 Im Sinne einer Lernenden Organisation sollten wesentliche Erfolgsfaktoren bei zukünftigen Projekten Berücksichtigung finden Lessons Learned Management Klarer Auftrag und Managementattention Personelle Ausstattung und operative Entlastung Ressourcen Projektrahmen Vorstudie Projektauftrag/ - struktur Projektstart/ -ende, Budget, Sitzungskalender TP Monitoring Projektbüro Informations-/ Kommunikationsplattform Regelmäßige Information Projektbesetzung Veränderungsbereitschaft Prozesskenntnis Fachkompetenz Engagement Durchsetzungsvermögen im PB Einhaltung Absprachen/Meilensteine/ Termine Diskussionskultur (u.a. konstruktiv, sachlich) Person. Konstanz IT Erst Prozess, dann IT FUT & Beta-Tests sowie Tests am finalen System PB-Spezifika auf einheitliche Basis Fortschreibung Fachfeinkonzepte Reporting/ Kennzahlendefinition bereits in FFK Prototypen Anwender Systemverprobung Umfeldfaktoren Einholung externer Expertisen Beteiligung GF Einsatz Führungskräfte als Multiplikatoren Einbindung Praktiker Klärung Modell GF-Vertretung Benchmarks Schulungen Separates Schulungssystem Schulung aller Anwender Regelmäßige Weiterbildung Co-Trainer Konzept TtT gemeinsam mit Projekt Beantwortung Schulungsfragen zeitnah Transparenz im KVP 26

27 Der Ausblick zeigt die Weiterentwicklung des Lieferantenmanagement Nächste Schritte Nächste Schritte Geplant bis Anpassung der Lieferantenbewertung nach zwei Jahren Praxiserfahrung Ende 2015 Weiterentwicklung der KPIs Ende 2015 Anpassung der Lieferantenqualifizierung nach drei Jahren Praxiserfahrung Verbesserung der Usability Ende 2016 Ende

28 Qualität, Verfügbarkeit und Kundennutzen sind Garanten für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg der DB Mit zuverlässigen Partnern sichert die Zentrale Beschaffung den Erfolg und die Profitabilität der Geschäftsfelder! Foto: Deutsche Bahn AG/ Axel Hartmann 28

29 Fragen und Diskussion MBA (Univ. of Wales) Dirk Kleinow Leiter IT Systeme Beschaffung TEG 3 Tel. 030 Tel Fax 030 Mobil nils.ludewig@deutschebahn.com Dirk.Kleinow@deutschebahn.com DB Systel GmbH Deutsche Bahn AG Vorstandsressort Jürgen-Ponto-Platz 1 Finanzen/Controlling Frankfurt am Main Caroline-Michaelis-Straße Berlin www. deutschebahn.com 29