Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration

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1 Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration

2 Rechnungsprüfung im Bauwesen mit BDS-Integration TQS Wer wir sind: Die TQS EDV-Sofware GesmbH ist ein dynamisches Familienunternehmen, das seit beinahe 20 Jahren erfolgreich Software-Lösungen im Bereich des Informations und Prozess-Managements entwickelt und vertreibt. Die Basis unseres Erfolgs liegt in unseren Mitarbeitern, welche mit Kreativität, Motivation und Einsatzfreude die täglichen Herausforderungen meistern. Das gute Betriebsklima und ein respektvolles Miteinander sind der Schlüssel zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Kunde. Wir sind erst dann zufrieden, wenn auch unsere Kunden zufrieden sind! Was wir bieten: TQS bietet innovative Komplettlösungen für die Anwendungsbereiche Archivierung, Workflow und Communication-Management, Dokumentenmanagement und Eingangsrechnungsprüfung. Langjähriges Know-How und bewährte Softwareprodukte aus eigenem Haus werden dabei mit Lösungen namhafter Hersteller im Bereich Dokumentenmanagement, Input-Management, FIBU und ERP kombiniert. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der automatisierten Informationserkennung, der OCR-Belegauslesung und der Klassifizierung der Informationen, der prozessorientierten Verteilung der Daten und deren elektronischen Weiterverarbeitung. TQS stellt sich täglich der Herausforderung für seine Kunden maßgeschneiderte und innovative Lösungen für alle Aufgabenbereiche des Enterprise Content Management zu entwickeln. Das Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche Das von TQS entwickelte elektronische Rechnungsprüfungssystem für die Baubranche umfasst eine Reihe von Zusatzmodulen zur Standardlösung von TQS. Dabei werden die speziellen Anforderungen der Baubranche berücksichtigt und eine innovative maßgeschneiderte Lösung für die jeweiligen Kundenbedürfnisse entwickelt. Das Scanning und die Archivierung erfolgt mit dem aktuellen Kundenarchiv (meist InfoStore for iseries von Comarch), die OCR-Belegauslesung mit smartfix von insiders technologies, die weitere Bearbeitung, Prüfung und Freigabe der Dokumentation der Rechnungen mit dem Workflow-System task-><-link in der umfassenden Integration mit der Bausoftware von BDS.

3 Baulösung BDS Rechnungsprüfung mit BDS-Integration Der workflow-gestützte Prozess der Rechnungsprüfung für das Bauwesen von TQS berücksichtigt die speziellen Anforderungen der Bauindustrie, in der Integration mit der Bausoftware BDS-FIBU. Die wichtigen Eigenschaften im Bau, wie die Mandantenfähigkeit mit beliebig vielen Betrieben, bei Bedarf ein gemeinsamer Kontokorrentstamm sowie die Prüfung auf länderübergreifenden steuerlichen Besonderheiten sind u.a. die Basis für die Integration der BDS-FIBU. Zu den Highlights der Baulösung von TQS zählen folgende Punkte: Web-Oberfläche zur einfachen Einführung im Unternehmen ohne Installationen am Client Standardintegration der Bausoftware BDS INFO Gunz GmbH & Co KG Bergstraße 2 A-6900 Bregenz Tel. +43(0)/5574/45338 Fax +43(0)/5574/ Scan und Archiverung mit automatischem Workflow-Start, unabhängig von der eingesetzten Archivumgebung Input-Management (Papier- und elektronischer Dokumenteingang) mit smartfix smartfix OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten unter Einbindung der BDS- Fibustammdaten mit Integration der halbseitigen Buchung Integration der automatischen Vollbuchung aus dem Workflow in die BDS-FIBU Mit Auflösung der Halbseitigen Buchung Vollbuchung von Normalrechnungen, Teil-und Schlussrechnungen (aufbauend bzw. nicht aufbauend) Automatische Einbindung von Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe Lieferscheinverarbeitung, direkt von der Baustelle zum Preis und Mengenprüfer Gesamt-Dokumentation der Rechnungs-Bearbeitung mit Protokollierung im Archiv mit integrierter laufender Konsistenz-Prüfung zwischen BDS-FIBU und Workflow (-Daten) Visualisierung der einzelnen Prüfer und Prüfergebnisse, Hinweise und Kontierungen auf dem Archivbeleg durch automatische Annotationen Ad-Hoc Workflow für Investitionsfreigaben, Zahlungsfreigaben und weitere dynamische Anforderungen rund um die Rechnungsprüfung

4 smartfix Inside Datenextraktion mit BDS Stammdaten Die OCR-Belegauslesung der Rechnungskopf- und Positionsdaten erfolgt unter Einbindung der BDS-FIBU- Stammdaten, welche täglich neu in das Workflow-System task-><-link übernommen werden. Die Daten werden bei der Analyse des Dokuments bereits berücksichtigt und beim Verifizieren werden Eingaben gegen die Stammdaten abgeglichen und auf Gültigkeit geprüft. Integration der halbseitigen Buchung Die für eine halbseitige Buchung benötigten Daten werden bereits beim Verifizieren durch die Buchhaltung festgelegt. Im Anschluss an die Bearbeitung in smartfix findet durch task-><-link automatisch eine halbseitige Buchung in der BDS zu den extrahierten Rechnungsdaten statt. Dabei wird der Beleg an die Buchung angehängt, damit dieser aus der BDS per Dokumentanzeige ersichtlich ist.

5 Features für Rechnungsprüfer Preis und Mengenprüfung im Workflow Der Sachbearbeiter wird durch nachstehend beschriebene Funktionen bei der Rechnungsprüfung unterstützt. Diese erleichtern den Prüfvorgang und die Bearbeitung der Rechnung durch die Einbindung der BDS-FIBU-Daten und einer einfachen Logik zum Aufbereiten der Daten zur späteren Verbuchung. Einfache Zuordnung der Kontierung zu den einzelnen Rechnungspositionen (ggfs. automatische Vorbelegung des Kontos aus Preislisten und/oder historischen Daten) Zuordnung der Kostenstellen mit der Möglichkeit eines Splittings von Rechnungspositionen Verdichtung Einzel-Kontierungen der Rechnungspositionen zu Kontierungs-Summensätzen (Konto, KST, Buchungstext) mit automat. Summierung der Rechnungsmengen Automatische Bildung der Korrektursumme (Abschlag) aufgrund der korrigierten Werte (Mengen/Preise/Rabatte) mit dem Druck eines Abstrichschreibens Integration der BDS-Buchungsregeln für eine vorgelagerte Prüfung im Workflow Besondere Unterstützung der Teil-Schlussrechnungen mit Prüfblatt Einbindung Industrie-Standard-Preislisten In task-><-link können automatisch Industrie-Standard-Preislisten mit Lieferanten-Konditionen zur effizienten Wartung von Preislisten für Baustoffe eingebunden werden. Bei der Prüfung der Rechnungspositionen werden die Preise lt. Preisliste unterhalb der Position angezeigt. So hat der Prüfer schnell einen guten Überblick und es bietet sich die Möglichkeit, einfach eine manuelle Korrektur von Preisen, Rabatten und Liefermengen durchzuführen. Die Durchführung des Preislistenimports erfolgt periodisch anhand von bereitgestellten Excel-Listen oder der Import wird durch einen berechtigten Sachbearbeiter selbstständig durchgeführt. Um Preissteigerungen aufzuzeigen, muss eine Preisliste von einem berechtigtem Sachbearbeiter die eingespielte Preisliste freigegeben werden.

6 Statistik Teil und Schlussrechnungen In der Kontierungsmaske wird der Aufbau und die Verarbeitung einer Teil und Schlussrechnung unterstützt. Hier werden die erforderlichen Daten zu der Rechnung erfasst, kontiert, kommentiert und entsprechend der Art (aufbauend oder nicht aufbauend) werden die Summensätze gebildet und für eine Verbuchung verdichtet. Diese Daten werden in der BDS-Vollbuchung u.a. für die Buchung eines Abstriches, Deckungs oder Haftrücklasses, sowie Skonto berücksichtigt. Für die Erstellung eines Abstrichschreibens an den Lieferanten gibt es die Möglichkeit für zusätzliche benötigte Angaben, wie z.b. ÖKO-Unterlagen, Allg. Vertragsbedingungen, Abnahme Bauvorhaben, usw. Weiters ist es möglich jegliche Abstriche, Einbehalte oder sonstige Eingaben intern oder auch extern für das Abstrichschreiben zu kommentieren. Offene Schnittstellen Wenn die Prozesse eines Bauprojektes über eine Software eines Drittanbieters abgedeckt werden und dort ein Kostenmanagement im Einsatz ist, bietet TQS die Möglichkeit über Schnittstellen die Daten in den Rechnungsprüfungsprozess einfließen zu lassen, um auch hier die Vorteile der Prüfungen und der Buchung bis hin zur Prozessicherheit nutzen zu können. Z.B. wurde das RIB-System in die Rechnungsprüfung integriert.

7 Endkontrolle der Buchhaltung Kontrolle und Freigabe der aufbereiteten Kontierungszeilen In task-><-link werden in der FIBU-Endkontrolle nochmals die im Workflow-Ablauf gesammelten Kontierungen durch die Buchhaltung geprüft. Im der sogenannten Buchungsmaske werden durch Plausibilitäts-Prüfungen und den BDS-Buchungsregeln die Daten vorab geprüft. Nur bei der erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung durch den Sachbearbeiter zur Vollbuchung mit Freigabe zur Zahlung an die BDS-Schnittstelle freigeben. Tritt trotzdem ein Fehler auf, gibt es aus der BDS-Schnittstelle einen Fehlerbeleg, welcher den aktuellen Fehler zu der Buchung enthält. Wichtig ist zu erwähnen, dass der Workflow-Ablauf auf diesen Umstand Rücksicht nimmt und der Schritt der FIBU- Endkontrolle durch die Buchhaltung, nur bei einer erfolgreichen Buchung in der BDS, abgeschlossen werden kann. Ist über die Kontierungsmaske die Kontierung durch die einzelnen Prüfer schon erfolgt, muss hier nur mehr die Prüfung der Rechnungsdaten erfolgen, da die einzelnen Rechnungspositionen bereits auf Steuersatz, Sachkonto, Kostenstelle und Buchungstext verdichtet wurden.

8 Dokumentation Protokollierung und Annotationen Nach der Vollbuchung in BDS wird der Workflow-Ablauf zu Ende geführt. Der gesamte Workflow-Prozess wird ordnungsgemäß zu dem Rechungsdokument protokolliert und im Archiv als eigenes Protokoll zur Rechnung abgelegt. Damit ist der Ablauf der Rechnungsprüfung transparent dokumentiert und unabhängig vom Workflow-System jederzeit einsehbar. Das Bearbeitungsprotokoll enthält neben den Tätigkeiten der Prüfer, Kommentaren und Entscheidungen auch die Kontierungsinformationen und Informationen zur Zahlung. Ein automatisches Anbringen von Annotationen am Rechnungsdokument, zur Visualisierung der Kontierungsinformationen, der Zahlung und des Genehmigungs-Prozesses, erfolgt ebenfalls am Ende des Workflow-Prozesses. Verarbeitung von Zusatzdokumenten Im Ablauf der Rechnungsprüfung kann jederzeit ein Dokument zu dem Workflow hinzugefügt werden. Diese Dokumente werden am Ende des Prozesses im Archiv mit den selben Eckdaten der Indexierung abgelegt. So werden alle relevanten Dokumenten eines Prüfprozesses zu dem Ablauf dokumentiert festgehalten und sind für eine spätere Einsicht einfach wieder auffindbar.

9 Baulösung für Lieferscheinverarbeitung Automatische Verarbeitung im Prüfprozess Lieferscheine sind in der Bauwirtschaft wichtig, da oft ohne Bestellungen gearbeitet wird (im Unterschied zu anderen Industrieunternehmen). Im Normalfall sind daher Rechnungsfreigaben in der Bauwirtschaft nur mit den zugehörigen Lieferscheinen zulässig. Lieferscheinverarbeitung smartfix Mandant Ausgangsrechnungen Smartfix Coordinator: -Abruf smartfix ruft automatisch E- Mail-Posteingang ab: Im Outlook muss ein eigenes Profil für Lieferscheine eingerichtet werden. LFS Scanvorgang Ein Mail-Korb für alle Lieferscheine Lieferschein im PDF-Format Smartfix: Mail-Import Mail-Analyse Mail-Verarbeitung Export des Bildstapels Dokumenttrennung Automatische Dokumenttrennung mit manueller Prüfung TaskLink Lieferschein-Workflow - Dokumente aus smartfix hinzufügen: Lieferschein (PDF) - Barcode anhand definiertem Nummernkreis vergeben - Lieferschein-Eckdaten indexieren Dokumente archivieren Archiv TaskLink Rechnungsprüfungs-Workflow - Abgleich Rechnungsdaten mit archivierten Lieferscheinen - automatisierte Zuordnung der Lieferscheine zur Rechnung Rechnungsprüfung - manuelle Überprüfung durch die Sachbearbeiter Der Scanvorgang der Lieferscheine erfolgt direkt an der Baustelle. Durch den Einsatz von smartfix können Lieferscheine ohne das Anbringen von Barcodes getrennt und verarbeitet werden. Im Workflow werden die zugehörigen Lieferscheine vorgeschlagen und an den Rechnungsprüfungsvorgang angehängt. Es erfolgt durch den Preisund/oder Mengenprüfer eine Kontrolle der Lieferscheindaten zu den Rechnungsdaten. Die großen Vorteile sind, dass kein innerbetrieblicher Transport der Lieferscheine notwendig ist und damit verbunden die Papier-Ablage entfällt. Daraus ergibt sich: keine Wartezeiten mehr auf den Lieferschein bei der Rechnungsprüfung, dafür die automatische Zuordnung der Lieferscheine. Lieferscheinverarbeitung mit BDS-MAWI Integration Die Verarbeitung der Lieferscheine kann durch die Integration der BDS-MAWI erweitert werden. In der task-><-link Prüfungsmaske mit Bestellabgleich werden die Wareneingänge immer aktuell aus der BDS- MAWI importiert und dem Sachbearbeiter zur Kontrolle aufbereitet. Die Bestellungen werden den einzelnen Rechnungspositionen zugewiesen. Preisabweichungen zu einer Bestellung werden hier sofort aufgezeigt und werden mit der Buchung der Lieferscheine an die BDS-FIBU rückgemeldet.

10 Ausgangsrechnungen Workflow-unterstützte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen Die dezentral erstellten Ausgangsrechnungen im PDF-Format werden per an eine zentrale Prüfstelle gesendet und automatisiert aus dem Postfach abgeholt und weiterverarbeitet. Per OCR-Datenextraktion mit smartfix werden die Eckdaten des Beleges erfasst und auf deren Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Der Beleg wird durch die Prüfstelle zur Buchung freigegeben oder zurück an die ausstellende Abteilung gesendet. Nach der Endkontrolle durch die Buchhaltung wird der Beleg in der BDS-FIBU verbucht. Abschließend wird die Ausgangsrechnung an den Kunden in elektronischer Form oder per Post gesendet. Per Signatur-Tool kann die Ausgangsrechnung zuvor noch signiert werden (muss lt. Gesetz nicht mehr erfolgen). Automatisierung der Ausgangsrechnungen Rechnung im PDF-Format erstellen und in die Zentrale senden AR Erstellt zb in AUER Ein Mail-Korb für alle Rechnungen AR-Rechnung (PDF-Datei) muss geteilt werden auf: - rechnungsrelevanten Teil - Anhang. smartfix Mandant Ausgangsrechnungen Smartfix Coordinator: -Abruf Smartfix: Mail-Import Mail-Analyse Mail-Verarbeitung Export des Bildstapels smartfix ruft automatisch E- Mail-Posteingang ab: Im Outlook muss ein eigenes Profil für Ausgangsrechnungen Rechnungen eingerichtet werden. Body wird in TIF- Format umgewandelt TaskLink -Workflow - Dokumente aus hinzufügen: Rechnung (PDF), -Body (TIF) - Barcode anhand definiertem Nummernkreis vergeben Workflow starten Dokumente archivieren TaskLink Ausgangsrechnung-Workflow - Start mit Export nach smartfix Archiv Smartfix: Analyse Verifikation Export smartfix Verifikation Verarbeitung und Prüfung der Rechnungseckdaten FIBU-Endkontrolle Ausgangsrechnungsdaten aus smartfix in TaskLink prüfen - Aufruf BDS Buchungsmaske - Rechnung OK à BDS-Buchung - Rechnung nicht OK à zurück an den Bauleiter SecSigner SecVerification- Server PDF-Datei mit SecSigner signieren Signaturprüfung mit SecVerifikationServer Erstellung Prüfbericht PDF-Rechnung signieren seit 2013 nicht mehr notwendig Ausgangssignatur überprüfen Mit der Generierung des Prüfberichts und Hinzufügen zu dem Workflow Archivieren: Signierte Rechnung, Sonstige Anhänge (zb Prüfbericht), Workflow-Protokolls AR versenden (PDF, Post)

11 Korrekturen zur Rechnungsprüfung Korrekturbuchung mit erneutem Prüflauf Erforderliche Korrekturen von Eingangsrechnungen, nach der ersten Prüfung mit Rechnungsfreigabe und erfolgter Vollbuchung in der BDS-FIBU, werden durch einen erneuten Prüflauf im Workflow-System task-><-link abgebildet. Die Korrekturen erfolgen manuell in der BDS-FIBU und mit der Erstellung des BDS-Korrekturblattes wird der Prüflauf in TaskLink automatisch gestartet. Automatisierung der Buchungskorrekturen Korrekturbuchung durchführen mit Erstellung eines Korrekturbeleges in der BDS-FIBU TaskLink Workflow-Start Mit angehängtem Korrekturbeleg Korrektur Prüfung durch KST-Verantwortlichen FIBU-Endkontrolle Archiv Workflow-Start Mit angehängtem Korrekturbeleg Abstrichschreiben / Lieferantenkorrekturschreiben Mit der Erfassung eines Abstriches oder der Bearbeitung einer Teil Schlussrechnung kann jederzeit ein Abstrichschreiben erstellt werden. Dies dient dazu, dem Lieferanten einen Überblick über die Korrekturen zu geben, damit dieser die gleichlautenden Buchungen im seinem System vornehmen kann. Das Abstrichschrieben (zusammen mit der Rechnung) kann direkt von z.b. einem Bauleiter per task-><-link Standard versand an eine Kontakperson versendet werden. Der Versand wird in der Ablauf- Protokollierung des Prüfprozesses festgehalten, damit dies auch nach der Bearbeitung nachvollzogen werden kann.

12 Referenzen Mit unseren innovativen Konzepten und den auf die branchenspezifischen Anforderungen abgestimmten Lösungen konnten wir bereits einige namhafte Unternehmen der Bauindustrie mit der Integration der BDS Bausoftware überzeugen: Bauunternehmung Granit Gesellschaft m.b.h Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 150 User Ausgangsrechnungen, Workflow für Korrektur-Belege Felbermayr Holding GmbH Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 150 User Fröschl Bau AG & Co KG Eingangsrechnungen pro Jahr, mit 75 User Pittel + Brausewetter GmbH Rechnungen pro Jahr, mit 150 User Integrierte Lieferscheinverarbeitung Statistikmodul Rhomberg Bau GmbH Rechnungen pro Jahr, mit 300 User integriertes Lieferantenkorrekturschreiben BDS-MAWI Integration Anbindung RIB-Software

13 Ihre Ansprechpartner Wenn es uns gelungen ist Ihr Interesse an unseren Ideen und Lösungen zu wecken kontaktieren Sie uns bitte per E- Mail oder rufen Sie uns an. Wir vereinbaren gerne einen Termin für eine Live-Demonstration unserer Produkte und ein unverbindliches Beratungsgespräch. Ing. Ernst Nemeth Geschäftsführer +43 (2252) Christian Wolf Leiter Business Development +43 (2252) Alexander Suppan Projektmanagement & Software-Entwicklung +43 (2252) Für die Umsetzung Ihrer Anforderungen steht Ihnen unser erfahrenes und motiviertes Team aus Systemanalytikern und Softwareentwicklern zur Verfügung. Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten besuchen Sie unsere Homepage unter TQS EDV-Software Gesellschaft m.b.h. A-2514 Traiskirchen, Hauptplatz 19 Telefon: Telefax: Internet: Firmenbuchnummer: FN 65751v UID: ATU DVR: