Lorenz Hölscher: Microsoft Access 2013 Das Handbuch Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG

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2 Lorenz Hölscher: Microsoft Access 2013 Das Handbuch Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim mspressde@oreilly.de ISBN PDF-ISBN EPUB-ISBN MOBI-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Walter Saumweber, Thomas Irlbeck Korrektorat: Dorothee Klein, Siegen Layout und Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar ( Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

3 Lorenz Hölscher Microsoft Access 2013 Das Handbuch

4 Übersicht Einleitung Teil A Web-Apps Datenbank leicht gemacht Access Web Apps vorbereiten Eine eigene Access Web App erstellen Komplexe Access Web Apps erstellen Teil B Schnelleinstieg Tabellen leicht gemacht Abfragen leicht gemacht Formulare leicht gemacht Berichte leicht gemacht Teil C Access allgemein Die Access-Oberfläche Datenbank-Grundlagen Datentypen Datenbank entwerfen Teil D Tabellen Tabellen entwerfen Umgang mit Datensätzen Beziehungen zwischen Tabellen Umgang mit Datenquellen Teil E Abfragen Abfragen sortieren Abfragefelder berechnen Abfragen filtern Abfragesprache SQL Umgang mit Abfragen

5 Übersicht 22 Spezielle Auswahlabfragen Abfragen mit besonderen Verknüpfungen Aktionsabfragen Teil F Formulare Verschiedene Formulare Umgang mit Steuerelementen Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften Steuerelement-Typen Besondere Formulare Teil G Berichte Berichte erstellen Mehrspaltige Berichte Export und Seriendruck Teil H Programmierung Makros Strukturierung von Code Variablen und Konstanten Entscheidungen und Schleifen Datenzugriff per VBA Wichtige Funktionen Objekte programmieren Teil I Oberfläche Eigenständige Anwendungen Das Menüband Teil J Anhang A Operatoren und Funktionen B Spezifikationen C Präfixe Praxisindex Stichwortverzeichnis Der Autor

6 Einleitung An wen richtet sich dieses Buch? Welche Beispiele kommen vor? Adressliste Ideen-Sammlung Grundschulbücherei Hotelbestellsystem Wo finden Sie die Daten? Wie ist das Buch aufgebaut? Teil A Web-Apps Datenbank leicht gemacht So starten Sie Access So legen Sie eine neue Datenbank an So bedienen Sie die Oberfläche Zusammenfassung Access Web Apps vorbereiten Technische Voraussetzungen So bereiten Sie Ihr Office 365 vor So nutzen Sie App-Vorlagen So funktioniert eine Access Web App Daten anzeigen Listen-Ansicht Detail-Ansicht Datenblattansicht Zusammenfassung Eine eigene Access Web App erstellen So verbinden Sie Access mit Ihrem Konto So erstellen Sie eine Access Web App Eine leere Access Web App vorbereiten Eine Tabelle importieren So erweitern Sie die Tabelle Ansichten verändern Eine Listen-Ansicht anpassen Die Daten-Liste verändern

7 Eine Datenblattansicht anpassen Zusammenfassung Komplexe Access Web Apps erstellen Eine eigene Tabelle erstellen Andere Felddatentypen nutzen Abfragen erstellen Zusammenfassungs-Ansicht erstellen Leere Ansicht erstellen Aktionen erstellen Zusammenfassung Teil B Schnelleinstieg Tabellen leicht gemacht So legen Sie eine Tabelle an So finden Sie bestimmte Inhalte So legen Sie eine zweite Tabelle an So verbessern Sie die zweite Tabelle Zusammenfassung Abfragen leicht gemacht So sortieren Sie Daten So greifen Sie auf mehrere Tabellen zu So filtern Sie Daten So berechnen Sie Daten So zählen Sie Datensätze Zusammenfassung Formulare leicht gemacht So erstellen Sie ein Formular So verbessern Sie ein Formular So zeigen Sie Daten tabellarisch an So finden Sie Daten im Formular Zusammenfassung Berichte leicht gemacht So erstellen Sie einen Bericht So gruppieren Sie im Bericht So verbessern Sie einen Bericht So erstellen Sie mehrspaltige Berichte So gestalten Sie einen Bericht anders Zusammenfassung

8 Teil C Access allgemein Die Access-Oberfläche Wo sind Access-Objekte gespeichert? Die Access 2013-Oberfläche Der Startbildschirm Das Menüband Die Backstage-Ansicht Access-Optionen Optionen für die aktuelle Datenbank Einstellungen für den Objekt-Designer Clienteinstellungen Vertrauenswürdige Pfade und Dateien Registerkarten im Menüband Kontextbezogene Registerkarten Symbolleiste für den Schnellzugriff Der Navigationsbereich Eigene Navigation erstellen Objekte verwalten Die Statusleiste Ansichten wechseln Statusleiste anpassen Zusammenfassung Datenbank-Grundlagen Was ist eine relationale Datenbank? Die Datenbank verbessern Warum sollten Sie Felder trennen? Wie können Sie doppelte Daten vermeiden? Wie können Sie die Historie retten? Brauchbare Objektnamen wählen Wie hilft Ihnen die Ungarische Notation? Wie lösen Sie das Autorenproblem? Beziehungen erstellen Referentielle Integrität Weitere Einstellungen für Beziehungen Zusammenfassung Datentypen Datentypen Allgemeine Einstellungen Zahlen-Format

9 Text-Datentypen Datentyp Kurzer Text Datentyp Langer Text Datentyp Link Ganzzahlige Datentypen Datentyp Ja/Nein Datentyp Byte Datentyp Integer Datentyp Long (Integer) Datentyp Währung Datentyp Replikations-ID Dezimal-Datentypen Datentyp Single Datentyp Double Datentyp Dezimal Datentyp Datum/Uhrzeit Sonstige Datentypen Datentyp AutoWert Datentyp OLE-Objekt Datentyp Anlage Datentyp Berechnet Datentyp Nachschlage-Assistent Mehrwertige Felder Zusammenfassung Datenbank entwerfen Entwurf einer Datenbank Storming So bereiten Sie die Datenbank vor Norming So entwerfen Sie die Hotel-Tabelle So erstellen Sie die Tabelle tblhotels So fügen Sie Daten zu OLE-Objekt-Feldern hinzu So entwerfen Sie die Mitarbeiter-Tabelle So erstellen Sie die Tabelle tblmitarbeiter So legen Sie den Link zum Foto an So fügen Sie mehrere Fotos ein So entwerfen Sie die Extra-Tabelle So entwerfen Sie die Kategorie-Tabelle So entwerfen Sie die Farben-Tabelle So entwerfen Sie die Bestellungen-Tabelle Performing Zusammenfassung

10 Teil D Tabellen Tabellen entwerfen Tabelle ändern Tabelle löschen Tabelle umbenennen Tabelle kopieren Tabelle ausblenden Tabellenentwurf öffnen Felder ändern Felder löschen Felder verschieben Felder umbenennen Felder kopieren Felder nachträglich hinzufügen Felddatentyp ändern Benutzerdefinierte Felder Index Primärschlüssel Mehrfach-Index Zusammenfassung Umgang mit Datensätzen Datensätze bearbeiten Neuen Datensatz anlegen Datensätze eingeben Datensatz speichern Datensätze löschen Navigation in Datensätzen Ansicht verändern Voreinstellungen anpassen Spalten ein- und ausblenden Spalten fixieren Spaltenbreite und Spaltenhöhe anpassen Schriftart ändern Daten finden Datensätze sortieren Datensätze filtern Datensätze suchen Dateninhalte ersetzen Tastenkombinationen für Datensätze Zusammenfassung

11 15 Beziehungen zwischen Tabellen Beziehungen :n-Beziehung :1-Beziehung m:n-beziehung Beziehungen anlegen Verknüpfungstyp ändern Reflexiv-Verknüpfung Unterdatenblätter Zusammenfassung Umgang mit Datenquellen Externe Access-Tabellen Automatische Datenbankaufteilung Verknüpfte Daten korrigieren Externe Datenquellen Excel-Tabellen Access-Tabellen Outlook-Kontakte SharePoint Importieren statt verknüpfen Analyse Datenbankdokumentierer Beziehungen-Fenster dokumentieren Leistung analysieren Tabellen analysieren Zusammenfassung Teil E Abfragen Abfragen sortieren Einfache Auswahlabfragen Sortieren Mehrfache Sortierung Sortierung und Anzeige trennen Andere Datentypen sortieren Feldnamen austauschen Spitzenwerte Abfragen umbenennen und löschen Zusammenfassung Abfragefelder berechnen Formeln eingeben Berechnungen mit Funktionen

12 Funktionen nutzen Text-Funktionen Datum-Funktionen Zahl-Funktionen Sonstige Funktionen Fehlerträchtige Feldnamen Zusammenfassung Abfragen filtern Filterkriterien Einfache Filter Filtern mit mehreren Tabellen Operatoren Arithmetische Operatoren Weitere Operatoren Mehrere Filterkriterien Kriterien in verschiedenen Feldern Bereiche Zusammenfassung Abfragesprache SQL SQL, die Sprache für Datenbanken SQL-Schlüsselwörter Auswählen Filtern Sortieren Sortieren und Filtern Weitere Schlüsselwörter Alias-Namen JOIN Aktionsabfragen SQL-Befehle einsetzen Zusammenfassung Umgang mit Abfragen Abfragen von Abfragen Abfrage mit 1:1-Beziehung Abfragen ausdrucken Daten exportieren Zusammenfassung Spezielle Auswahlabfragen Gruppierungsabfragen Standard-Gruppierungsabfragen Aggregat-Funktionen Mehr Gruppierungen

13 Mehr Aggregate Ohne Gruppierung Ohne Aggregat-Funktion Alternative mit DISTINCT Kreuztabellenabfragen Kreuztabellenabfragen verbessern Kreuztabellenabfrage-Assistenten nutzen Assistenten-Ergebnis nachbessern Spalten fixieren Parameterabfragen Datentypen für Parameter Flexiblere Parameter Unterabfragen Doppelte Datensätze finden Manuell erstellte Unterabfrage Unterabfrage mit Assistenten Datensätze nummerieren Weitere Operatoren Domänenfunktionen Zusammenfassung Abfragen mit besonderen Verknüpfungen Kreuzprodukt UNION-Abfragen Weitere Schlüsselwörter Sortieren Felder berechnen Inner Join und Outer Join Verkaufte Artikel finden Unverkaufte Artikel finden Bestellungen ohne Artikel finden Zusammenfassung Aktionsabfragen Aktualisierungsabfragen Daten von Tabelle zu Tabelle schreiben Felder in der gleichen Tabelle aktualisieren Gefilterte Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfragen Einfache Tabellenerstellungsabfrage Kumulierte Tabellenerstellungsabfrage Anfügeabfragen Daten von einer Tabelle an die andere anfügen Daten an die gleiche Tabelle anfügen Einzelwerte an eine Tabelle anfügen Löschabfragen Zusammenfassung

14 Teil F Formulare Verschiedene Formulare Automatisches Formular erstellen Formularansichten nutzen Formulare gestalten Designs ändern Anordnen Endlosformular Datenblattansicht Geteiltes Formular Modales Dialogfeld PopUp-Dialogfeld Zusammenfassung Umgang mit Steuerelementen Leeres Formular erstellen Formular und Bereiche markieren Bereiche ein-/ausblenden Steuerelemente hinzufügen Steuerelemente markieren und verändern Mehrere Steuerelemente markieren Raster Steuerelementgröße ändern Steuerelemente verschieben Steuerelemente automatisch anordnen Steuerelemente trennen und verbinden Steuerelemente gruppieren Steuerelement-Layouts Steuerelemente verankern Steuerelemente löschen Zusammenfassung Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften Aktivierreihenfolge Tastenkürzel Steuerelemente deaktivieren Steuerelement-Typ ändern Steuerelemente formatieren Farben und Schriften Farben auswählen Mehrere Steuerelemente formatieren Standardeigenschaften Bedingte Formatierung Datenbalken

15 Regel»Feldwert ist« Regel»Feld hat Fokus« Ausdruck ist-regel Zusammenfassung Steuerelement-Typen Allgemeine Steuerelemente Textfeld Bezeichnungsfeld Schaltfläche Auswahlsteuerelemente Kontrollkästchen Umschaltfläche Optionsfeld Optionsgruppe Listenfeld Kombinationsfeld Registersteuerelement Grafische Elemente Linie Rechteck Seitenumbruch Bild Anlage Gebundenes Objektfeld Ungebundenes Objektfeld Verknüpfungssteuerelemente Link Webbrowser Navigationssteuerelement Unterformular/-bericht Diagramme ActiveX-Steuerelemente Zusammenfassung Besondere Formulare Diagramme Haupt- und Unterformular Haupt-/Unterformular mit Assistenten erstellen Haupt- und Unterformular manuell erstellen Alternatives Hauptformular Mehrere Unterformulare Formulare synchronisieren Formulare mit Aggregatfunktionen Zugriff auf andere Formulardaten Haupt- und Unterformulare verbessern Parameterabfragen verbessern