Das Handbu.ch. Microsoft Access Lorenz Holscher. :ung oder Garantie :h keine Verantwor. ung augerhalb der ulassig und strafbar.

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1 Lorenz Holscher :ung oder Garantie :h keine Verantwor ~ auf irgendeine Art Microsoft Access Das Handbu.ch ung augerhalb der ulassig und strafbar. ~n und die Einspeidukten, Domanen, den, soweit nichts.tionen, Produkten, fallig... t

2 Ubersicht Einleitung TeiiA Schnelleinstieg Daten bank- Ieicht gemacht Tabellen- Ieicht gemacht Abfragen - Ieicht gemacht Formulare -Ieicht gemacht Berichte - Ieicht gemacht Teil B Access allgemein Die Access-Oberflache Datenbankgrundlagen Datentypen Daten bank entwerfen Teil C Tabellen Tabellen entwerfen Umgang mit Datensatzen Beziehungen zwischen Tabellen Umgang mit Datenquellen Teil D Abfragen Abfragen sortieren Abfragefelder berechnen Abfragen filtern Abfragesprache SQL Umgang mit Abfragen Spezielle Auswahlabfragen Abfragen mit besonderen Verknupfungen Aktionsabfragen

3 - Obersicht Tell E Formulare 0, Verschiedene Formulare Pivot- und Diagramm-Formulare , Umgang mit Steuerelementen Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften Steuerelementtypen Mehrere Formulare Tell F Berlchte 605 Berichte erstellen Mehrspaltige Berichte Export und Seriendruck Tell G Programmierung 705 Makros Strukturierung von Code Varia bien und Konstanten Entscheidungen und Schleifen _ 785 Datenzugriff per VBA Wichtige Funktionen Objekte programmieren Tell H Oberfliche 857 Eigenstandige Anwendungen Das Menu band Teill Anhang A Operatoren und Funktionen B Spezifikationen c Prafixe Praxisindex Stichwortverzeichnis Der Autor

4 Einleitung An wen richtet sich dieses Buch? Welche Beispiele kommen vor? Grundschulbiicherei Hotelbestellsystem Wo finden Sie die Daten? : Wie ist das Buch aufgebaut? Teil A Schnelleinstieg 27 1 Daten bank- Ieicht gemacht So starten Sie Access So legen Sie eine neue Daten bank an So bedienen Sie die Oberflache Zusammenfassung Tabellen - Ieicht gemacht So legen Sie eine Tabelle an So finden Sie bestimmte Inhalte So legen Sie eine zweite Tabelle an So verbessern Sie die zweite Tabelle Zusammenfassung Abfragen - Ieicht gemacht So sortieren Sie Daten So greifen Sie auf mehrere Tabellen zu So futern Sie Daten So berechnen Sie Daten So zahlen Sie Datensatze Zusammenfassung Formulare -Ieicht gemacht So erstellen Sie ein Formular So verbessern Sie ein Formular So zeigen Sie Daten tabellarisch an So finden Sie Daten im Formular Zusammenfassung

5 ,,......,, s Berichte- Ieicht gemacht So erstellen Sie einen Bericht So gruppieren Sie im Bericht So verbessern Sie einen Bericht So erstellen Sie mehrspaltige Berichte So gestalten Sie einen Bericht anders Zusammenfassung Teil B Access allgemein 89 Die Access-Oberflache Wo sind Access-Objekte gespeichert? Die Access berflache Das Meni.iband Die Backstage-Ansicht Access-Optionen Optionen fi.ir die aktuelle Daten bank Einstellungen fi.ir den Objekt-Designer Clienteinstellungen Vertrauenswi.irdige Pfade und Dateien Registerkarten im Meniiband Kontextbezogene Registerkarten Symbolleiste fur den Schnellzugriff Der Navigations bereich Eigene Navigation erstellen Objekte verwalten Die Statusleiste , Ansichten wechseln Statusleiste anpassen , Zusammenfassung , Datenbankgrundlagen Was ist eine relationale Daten bank? Die Daten bank verbessern Warum sollten Sie Felder trennen? Wie ki:innen Sie doppelte Daten vermeiden? Wie ki:innen Sie die Historie retten? Brauch bare Objektnamen wahlen Wie hilft Ihnen die Ungarische Notation? Wie li:isen Sie das Autorenproblem? Beziehungen erstellen Referentielle lntegritat Weitere Einstellungen fur Beziehungen Zusa~nmenfassung

6 s Datentypen. 131 Datentypen , Allgemeine Einstellungen Zahlen-Format Text-Datentypen Datentyp Text , Datentyp Memo Datentyp Hyper/ink Ganzzahlige Datentypen Datentyp Ja/Nein Datentyp Byte Datentyp Integer : Datentyp Long (Integer) , Datentyp Wah rung Datentyp Replikations-ID Dezimal-Datentypen Datentyp Single , Datentyp Double Datentyp Dezimal Datentyp Datum/Uhrzeit Sonstige Datentypen Datentyp Auto Wert Datentyp OLE-Objekt Datentyp Anlage Datentyp Berechnet Datentyp Nachschlage-Assistent Mehrwertige Felder , Zusammenfassung Daten bank entwerfen 157 Entwurf einer Datenbank Storming So bereiten Sie die Daten bank vor , Norming So entwerfen Sie die Hotel-Tabelle So erstellen Sie die Tabelle tblhotels ,..., So fugen Sie Daten zu OLE-Objekt-Feldern hinzu So entwerfen Sie die Mitarbeitertabelle...,, , So erstellen Sie die Tabelle tblmitarbeiter So legen Sie den Hyperlink zum Foto an So fugen Sie mehrere Fotos ein So entwerfen Sie die Extratabelle So entwerfen Sie die Kategorietabelle So entwerfen Sie die Farbentabelle So entwerfen Sie die Bestellungentabelle Performing Zusammenfassung

7 Teil C Tabellen 10 Tabellen entwerfen Tabelle andern Tabelle loschen Tabelle umbenennen Tabelle kopieren Tabelle ausblenden Tabellenentwurf offnen Felder andern Felder loschen : Felder verschieben Felder umbenennen Felder kopieren Felder nachtraglich hinzufiigen Felddatentyp iindern Benutzerdefinierte Felder Index Primarschltissel Mehrfachindex Zusammenfassung n Umgang mit Datensatzen Datensatze bearbeiten Neuen Datensatz anlegen Datensatze eingeben , Datensatz speichern ,, Datensatze loschen ,, Navigation in Datensatzen , Ansicht verandern Voreinstellungen anpassen Spalten ein- und ausblenden Spalten frxieren , Spaltenbreite und Spaltenhohe anpassen Schriftart andern Daten finden Datensatze sortieren Datensatze filtern Datensatze suchen Dateninhalte ersetzen Tastenkombinationen fur Datensiitze Zusammenfassung ,,

8 12 Beziehungen zwischen Tabellen 215 Beziehungen l:n-beziehung :1-Beziehung m:n-beziehung Beziehungen anlegen Verkm'ipfungstyp andern Reflexiv-Verknupfung Unterdatenblatter Zusamn1enfassung Umgang mit Datenquellen.....: Externe Access-Tabellen Automatische Datenbankaufteilung Verknupfte Daten korrigieren Externe Datenquellen Excel-Tabellen Access-Tab ellen Outlook-Kontakte SharePoint Importieren statt verknupfen Analyse Datenbankdokumentierer Beziehungen-Fenster dokumentieren Leis tung analysieren Tabellen analysieren Zusammenfassung Teil D Abfragen Abfragen sortieren Einfache Auswahlabfragen Sortieren ' Mehrfache Sortierung Sortierung und Anzeige trennen Andere Datentypen sortieren Feldnamen austauschen Spitzenwerte Abfragen umbenennen und loschen Zusammenfassung

9 215 1s Abfragefelder berechnen Fonneln eingeben Berechnungen mit Funktionen Funktionen nutzen Text-Funktionen Datum-Funktionen Zahl-Funktionen Sonstige Funktionen Fehlertrachtige Feldnamen Zusammenfassung Abfragen filtern Filterkriterien Einfache Filter Filtern mit mehreren Tabellen Operatoren Arithmetische Operatoren W eitere Operatoren Mehrere Filterkriterien Kriterien in verschiedenen Feldern Bereiche Zusammenfassung Abfragesprache SQL. 309 SQL, die Sprache fur Datenbanken SQL-Schliisselworter Auswahlen Filtern Sortieren Sortieren und Filtern Weitere Schliisselworter Alias-Namen JOIN Aktionsabfragen SQL-Befehle einsetzen Zusammenfassung ' otoooo I oooo 268 Umgang mit Abfragen Abfragen von Abfragen Abfrage mit 1:1-Beziehung Abfragen ausdrucken Daten exportieren Zusammenfassung

10 19 Spezielle Auswahlabfragen 337 Gruppierungsabfragen Standard-Gruppierungsabfragen Aggregat-Funktionen Mehr Gruppierungen Mehr Aggregate Ohne Gruppierung Ohne Aggregat-Funktion Alternative mit DISTINCT Kreuztabellenabfragen Kreuztabellenabfragen verbessern Kreuztabellenabfrage-Assistenten nutzen Assistenten-Ergebnis nachbessern Spalten fixieren Parameterabfragen Datentypen fur Parameter Flexiblere Parameter Unterabfragen Doppelte Datensatze finden Manuell erstellte Unterabfrage Unterabfrage mit Assistenten Datensatze nummerieren Weitere Operatoren Domanenfunktionen Zusammenfassung Abfragen mit besonderen Verkni..ipfungen Kreuzprodukt UNION-Abfragen Weitere Schliisselworter Sortieren Felder berechnen Inner Join und Outer Join Verkaufte Artikel finden Unverkaufte Artikel finden Bestellungen ohne Artikel finden Zusammenfassung Aktionsabfragen Aktualisierungsabfragen Daten von Tabelle zu Tabelle schreiben Felder in der gleichen Tabelle aktualisieren GefLI.terte Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfragen Einfache Tabellenerstellungsabfrage Kumulierte Tabellenerstellungsabfrage

11 Anfugeabfragen Daten von einer Tabelle an die andere anfugen Daten an die gleiche Tabelle anfugen Einzelwerte an eine Tabelle anfiigen Loschabfragen Zusammenfassung Teil E Formulare 22 Verschiedene Formulare AutoFormular erstellen Formularansichten nutzen Formulare gestalten Designs andern Anordnen Endlosformular Datenblattansicht Geteiltes Formular Modales Dialogfeld Popup-Dialogfeld Zusammenfassung Pivot- und Diagramm-Formulare PivotTable Felder hinzufugen Felder entfernen Automatische Untergruppen Filtern Eigenschaften PivotChart PivotCharts verandern Pivot-Ansichten wechseln Diagramme Zusammenfassung Umgang mit Steuerelementen Leeres Formular erstellen Formular und Bereiche markieren Bereiche ein-/ausblenden Steuerelemente hinzufugen Steuerelemente markieren und verandern Mehrere Steuerelemente markieren Raster Steuerelementgro:Be andern

12 Steuerelemente verschieben Steuerelemente automatisch anordnen Steuerelemente trennen und verbinden Steuerelemente gruppieren Steuerelement-Layouts Steuerelemente verankern Steuerelemente li:ischen Zusammenfassung s Allgemeine Steuerelement-Eigenschaften Aktivierreihenfolge Tastenkiirzel _ Steuerelemente deaktivieren Steuerelementtyp andern Steuerelemente formatieren Farben und Schriften Farben auswahlen Mehrere Steuerelemente formatieren Standardeigenschaften Bedingte Formatierung Datenbalken Feldwertlst-Regel HatFokus-Regel Ausdrucklst-Regel Zusammenfassung Steuerelementtypen Allgemeine Steuerelemente Textfeld Bezeichnungsfeld Schaltflache Auswahlsteuerelemente Kontrollkastchen Umschaltflache Optionsfeld , Optionsgruppe Listenfeld , Kombinationsfeld Register , Grafische Elemente Linie Rechteck , Seitenumbruch Diagramm Bild Anlage Gebundenes Objektfeld

13 Ungebundenes Objektfeld Verkniipfungssteuerelemente Hyperlink N avigationssteuerelement Unterformular/-bericht W ebbrowser ActiveX-Steuerelemente Zusammenfassung Mehrere Formulare Haupt- und Unterformular Haupt-/Unterformular mit Assistenten erstellen Haupt- und Unterformular manuell erstellen.' Alternatives Hauptformular Mehrere Unterformulare Formulare synchronisieren Formulare mit Aggregatfunktionen Zugriff auf andere Formulardaten Haupt- und Unterformulare verbessern Parameterabfragen verbessern PopUp-Formulare Starteinstellungen Formularvorlagen Anwendungsparts Zusammenfassung Teil F Berichte 2s Berichte erstellen AutoBericht erstellen Seite einrichten Ansichten Bericht manuell erstellen Bericht gruppieren Abstande verbessern Zwischensummen bilden Zweite Gruppierung einfiigen Seitenumbruch zwischen Gruppen Seitenurnbruch einfiigen Absender vervollstandigen Gruppen zusammenhalten Gruppierung mit Berechnung..., Gesamtsummen Gesan1tsumme einfiigen

14 - lnhaltsverzeichnis Felder von Feldern berechnen 633 Unterberichte Zusammenfassung Mehrspaltige Berichte Etiketten-Assistent Etiketten automatisch erstellen Etiketten verbessern Mehrspaltige Berichte erstellen Bericht vorbereiten Gruppierung nach Anfangsbuchstaben Seitenkopf und SeitenfuB : Seitenkopf im mehrspaltigen Bericht Lebende Kolumnentitel Seitenzahlen Laufende Summen Zusammenfassung Export und Seriendruck Dateiexport Excel Word-Export Word-Seriendruck Textdatei PDF/XPS... _ HTML/XML-Datei Access _ Bearbeitung Export als Daten sammeln SharePoint-Liste Gespeicherte Exporte Zusammenfassung Teil G Programmierung Makros Makros allgemein Makro erstellen Makro per Schaltflache aufrufen Eingebettete Makros Fehler abfangen Aile Makroaktionen Nutzliche Makros

15 '.... ' ' '... ' ' Makro per Tastenkiirzel aufrufen Makro beim Offnen ausfuhren Datenmakros Abhangige Werte in der Tabelle sichern W erte nachschlagen Neue Datensatze melden Makros konvertieren Zusammenfassung Strukturierung von Code VBA-Editor Projekt-Explorer Eigenschaften : Codefenster Module Sub-Prozeduren Prozedur erstellen Prozedur mit mehreren Parametern aufrufen Argumente aus Dropdownlisten wahlen Funktionen Integrierte Funktion aufrufen Eigene Funktion erstellen Property-Prozeduren Programmierung ohne Property-Prozeduren Property-Prozeduren erstellen Organisation des Codes Namen fur Prozeduren Einriicken Zeilenumbruch Kommentar Zusammenfassung Varia bien und Konstanten Variablen deklarieren Lokale Variablen Modul-offentliche Variablen Datei-offentliche Variablen Statische Variablen Sammeldeklaration Datenfelder Mehrdimensionale Datenfelder Datenfelder mit eigenen Grenzen Dynamische Datenfelder Datenfeld neu dimensionieren Datenfeld loschen Variant-Variable als Pseudo-Datenfeld Eigene Datentypen

16 Objekt-Variablen Prozedur-Argumente Notwendige Argumente Mehrere Argumente Optionale Argumente Argumentlisten Riickgabeargumente Konstanten Enumerationen Zusammenfassung Entscheidungen und Schleifen Die If-Anweisung Einfache Bedingung Erweiterte Bedingung Die Select-Anweisung Operatoren Mathematische Operatoren Logische Operatoren Sonstige Operatoren Schleifen For/Next-Schleife Riickwarts zahlende Schleife Auflistungen bearbeiten For Each/Next-Schleife Do/Loop-Schleife While/Whend-Schleife Fehlerbehandlung Syntaxfehler Logische Fehler Laufzeitfehler Zusammenfassung Datenzugriff per VBA 809 Das Recordset-Objekt Daten lesen Datenquelle offnen Datenquelle in anderer Datenbank offnen Feldinhalte ermitteln Datensatznavigation Datensatzzeiger bewegen Datensatz aufvorhandensein priifen Durch alle Datensatze navigieren Daten suchen

17 0 ~ 785 lnhaltsverzeichnis Daten schreiben Neuen Datensatz hinzufugen Bestehenden Datensatz andern Datensatz loschen Abfragen starten Auswahlabfragen anzeigen Aktionsabfragen ausfuhren Parameterabfragen ausfuhren Zusammenfassung Wichtige Funktionen Textfunktionen Teile von Texten : Textteile in anderen Texten finden Kombinierter Aufruf Leerzeichen entfernen Lange von Zeichenketten bestimmen Zeichen ersetzen GroB-/Kleinschreibung andern Zahlenfunktionen Runden Formatieren Zahlen konvertieren Text in Zahl umwandeln Datumfunktionen Aktuelle Datums- und Zeitwerte Datum und Zeit zerlegen Rechnen mit Datum und Zeit Pruffunktionen Zusammenfassung Objekte programmieren Formular-Ereignisse Beim Anzeigen eines Datensatzes Beim Bewegen der Maus Beim Offnen des Formulars Beim SchlieBen des Formulars Beim Klicken im Listenfeld Bericht-Ereignisse Bei Ohne Daten Beim Formatieren Zusammenfassung