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1 EIN INTEGRIERTES, DIGITLES EWERTUNGSMODELL M EISPIEL EINES VORGNGSEREITUNGSSYSTEMS Dipl.-Inform. Christoph H. Ferle Fraunhofer-Institut für rbeitswirtschaft und Organisation IO Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 1

2 EIN INTEGRIERTES, DIGITLES EWERTUNGSMODELL M EISPIEL EINES VORGNGSEREITUNGSSYSTEMS Dipl.-Inform. Christoph H. Ferle Fraunhofer-Institut für rbeitswirtschaft und Organisation IO 1. Kurzvorstellung 2. Warum Vorgangsbearbeitungssysteme als eispiel? 3. ewertung aus VS Stand der Technik 4. Ziel der rbeit 5. Fragen, Diskussion und Verbesserungsvorschläge Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 2

3 Die Fraunhofer-Gesellschaft im Profil Mehr als 80 Forschungseinrichtungen, Mitarbeiter Forschung an Themen 2 bis 5 Jahre vor dem Markt Knapp 30% von und und Ländern für die Vorlaufsforschung Über 70% aus Erträgen aus Projekten mit der Wirtschaft sowie aus öffentlich finanzierten Forschungsprojekten Fraunhofer-Institut für rbeitswirtschaft und Organisation IO»Der Mensch im Mittelpunkt«Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 3

4 am eispiel eines Vorgangsbearbeitungssystems*? 6 Elektronische ktenführung»die ehörden des undes sollen ihre kten elektronisch führen.«e-government-gesetz vom 25. Juli 2013:»Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) werden verstärkt nachgefragt. Im Jahr 2013 wächst der Markt für entsprechende Hard- und Software sowie Services in Deutschland auf über 1,6 Milliarden Euro.«(ITKOM) uf absehbare Zeit das führende System in der öffentlichen Verwaltung. *Im Rahmen des Vortrages wird VS, ekte, DMS, WF, ECM. synonym verwendet. Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 4

5 ewertung von Daten aus VS Stand der Technik wie in der Papierwelt»llerdings wird zu Recht darauf verwiesen, dass die Einzelbewertung zeitraubend ist, da die elektronischen kten nicht so einfach handhabbar und intuitiv erfassbar sind wie die analogen.«(frank M. ischoff, rchivar 1/2014) Manuelle ewertung auf asis von Metadaten (Jewerter) Verbindung ewertungsentscheidung mit dem ktenplan (=ewertung auf asis Metadatum ktenzeichen ) Kombination einer Datenbank (etwa Wikipedia) mit den Metadaten Dr. Elke Koch, 70. Südwestdeutsche rchivtag»theoretisch optimal praktisch unmöglich?«fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 5

6 Datenbankgestützte ewertung Titel Z Name C Datensatz Titel Z Name C Gefilterter Datensatz Namen C. Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 6

7 Datenbankgestützte ewertung 2 Wenn es komplexer wird Titel Z Name Datensatz Titel Z Name Gefilterter Datensatz Titel Z Name Gefilterter Datensatz ketenzeichen 2*. Name Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 7

8 Zwischenfazit ewertung auf asis von Metadaten möglich und als Reaktion auf Massenakten notwendig. J Nutzen von nativ-digitalen ewertungsmethoden erprobt. J Problem der Ja/Nein Entscheidung L Reihenfolge der Filter wichtig L Punktuelle d-hoc Lösungen L Verwendung der vorhandenen Meta-Daten nicht vollständig möglich L ktenbetreff Prozessname Rechnungsbetrag Freigegeben von Dokumentenarten Zugriffsrechte Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 8

9 Exkurs: Versicherungen Wie wird Ihr ntrag an eine Versicherung bearbeitet? Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 9

10 Exkurs: Versicherungen Wie wird Ihr ntrag an eine Versicherung bearbeitet? Prüfen Scannen + OCR Expertensystem Zustimmen ntwort blehnen Regelwerk Ziel: Die offensichtlichen Fälle automatisieren, um Zeit für die komplexen Fällen zu haben. Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 10

11 Regelwerke und Expertensysteme in der archivischen ewertung? rchivwürdig Titel Z Name Datensatz Titel Z Name Gefilterter Datensatz Manuell Prüfen Kassieren Z Wert Regelwerk Name Wert Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 11

12 Ein digitales ewertungsmodell? 1. Einfache numerische ewertung von möglichen usprägungen der Metadaten. 2. Wenn-Dann-Regeln (WENN Federführender = Y UND Prozess = X DNN Z) 3. Statistische Verfahren (egriff Y kommt mehr als 3 mal vor) 4. Stichproben (Wähle jede kte, die mit beginnt; usw.) 5. eziehungen (Wenn diese kte relevant ist, dann auch alle kten, die auf diese kte verweisen; Versionen werden übernommen bei) 6. Implizite ewertung bis auf Schriftstückebene hinab (Wenn Dokumentenklasse Y in kte enthalten Wenn mehr als X aktenrelevante Dokumente vorhanden sind, dann..) 7. ktenbetreff Prozessname Rechnungsbetrag Freigegeben von Dokumentenarten Zugriffsrechte Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 12

13 Ein integriertes, digitales ewertungsmodell Titel Z Name Datensatz Titel Z Name Gefilterter Datensatz Regelwerk Eigene Datenquellen Crowd-Sourcing Z Wert Datenquellen von anderen rchiven (Normdaten?) Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 13

14 Gesamtüberblick am eispiel 4-stufiges Verfahren DMS DMS Titel Z Name nbieteverzeichnis Titel Z Name ewertungs-vz Regelwerk Gefilterter Datensatz ewerteter Datensatz Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 14

15 Gesamtüberblick am eispiel 4-stufiges Verfahren DMS DMS Titel Z Name Titel Z Name SIP nbieteverzeichnis ewertungs-vz Regelwerk Gefilterter Datensatz ewerteter Datensatz Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 15

16 Fazit Ein digitales ewertungsmodell bedeutet, dass die bisherigen Entscheidungen als computer-interpretierbare Regeln erfasst werden müssen. Dies führt zu einer formalen Prüfung mit reproduzierbaren Ergebnissen. Die Integration von unterschiedlichen Datenquellen und Metadaten ermöglicht dabei eine qualitativ umfassendere und gleichzeitig schnellere ewertung als bisher. Durch die utomatisierung erhalten die rchive eine adäquate ntwort auf das Problemfeld Massenakten. Die Möglichkeit, weitere Datenbanken zu verwenden, ermöglicht eine Kooperation und rbeitsteilung über rchivgrenzen hinweg. Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 16

17 Fragen, Diskussion und Verbesserungsvorschläge Fraunhofer IO, IT Universität Stuttgart Folie 17