Schulungsunterlage. Das Informations- und Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft Outlook. Version 7.5

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1 Schulungsunterlage Das Informations- und Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft Outlook Version , Fischer Software Berlin

2 1. EINFÜHRUNG INSTALLATION UND KONFIGURATION VON INFODESK OUTLOOK GRUNDEINSTELLUNGEN AM ARBEITSPLATZ BENUTZER-EINSTELLUNGEN Benutzername Wiedervorlage beim Start von Outlook anzeigen Produktlogo beim Start nicht anzeigen Outlook Infodesk deaktivieren Erinnerung WORD BEI OUTLOOK 2003 NICHT ALS EDITOR VERWENDEN FIRMENNAME IN EINEM ADRESSDATENSATZ ÄNDERN ARBEITEN MIT OUTLOOK INFODESK ABLAUFSCHEMA START VON INFODESK, VORGANGSÜBERSICHT, WIEDERVORLAGE Automatische Wiedervorlage beim Start von Outlook Anzeige Infodesk Startlogo Zeitfilter in der Vorgangsübersicht Vorschau / Preview des selektierten Vorgangs ADRESSVERWALTUNG Adressformular Outlook Infodesk Symbolleiste Statusfelder Aktionsfelder Neuer Ansprechpartner Anreden und Titel Ansichten in den Outlook - Ordnern ANZEIGEN VON ADRESSEN Sortieren oder Filtern nach Spalten Optimale Spaltenbreite Befehle der Toolbar Erstellen neuer Ansichten Export von Kontakten nach Excel VORGANGSVERWALTUNG Vorgangsformular Beschriftung eines Vorgangs Besondere Eingabemethoden im Betreff und den Schlüsselfeldern Dokumentenverwaltung Setzen von Hyperlinks im Vorgang Verwaltung Interner und Externer Verteiler Adresssuche aus dem Vorgang Termine Erinnerung Volltextsuche im Notizfeld Textbausteine ANZEIGEN VON VORGÄNGEN Aus der Vorgangsansicht Aus den Ansichten Über die Adresse Aus einem Vorgang SERIENDRUCK ANZEIGEN VON TERMINEN

3 5. TIPPS & TRICKS OUTLOOK INFODESK ORDNER ALS FAVORITEN ANZEIGEN OUTLOOK INFODESK ADRESSEN ALS ERSTES ADRESSBUCH ANZEIGEN SORTIERUNG NACH VOR- ODER NACHNAME FÜR DEN -VERSAND ANORDNUNG DES SUCHBEGRIFFES BEI NEUEN ADRESSEN FEHLERMELDUNG BEIM FORMULAR-AUFRUF KONTAKT / SUPPORT

4 1. Einführung Outlook Infodesk ist eine leistungsfähige und vor allem leicht zu bedienende Software für Projekt- und Dokumentenmanagement im Look and Feel von MS Outlook. Die Highlights: Sie finden alle Vorgänge zu einem Kontakt sofort wieder! Entweder über verschiedene Ordneransichten (z.b. Sortierung nach Projekten, Hauptsuchkriterien, Firma, Kontakt, Mieter, Produkt, Zuständigkeit, Fälligkeit) oder direkt über die Adresse. Wenn ein Fälligkeitsdatum angegeben wird, erscheint der Vorgang als Wiedervorlage beim zuständigen Bearbeiter (Delegation von Vorgängen). Einfache und schnelle Dokumenten- und -Verwaltung! Alle zu erstellenden Dokumente können direkt aus dem zuständigen Vorgang erzeugt werden. Die erzeugten Dokumente werden automatisch an einem definierbaren Speicherort abgelegt, so geht keine Zeit bei der Suche verloren. Die Verarbeitung von eingehenden Mails und Dokumenten ist jetzt in kürzester Zeit erledigt. Zu jedem Vorgang wird eine Historie geführt, die alle Veränderungen, erzeugten Dokumente und Statusmeldungen aufzeichnet. Sie gestalten einfach und schnell Ihre eigene Oberfläche! Outlook Infodesk ermöglicht es Ihnen, in einfachen Schritten, die Arbeitsoberfläche exakt so zu gestalten, wie Sie diese für Ihre Zwecke benötigen. Kostengünstige Zusammenarbeit mehrerer Arbeitsplätze! Durch die Kombination von Outlook Infodesk mit einem Exchange Server können mehrere Nutzer auf einen Datenbestand zurückgreifen und sind immer auf dem neuesten Stand. 4

5 2. Installation und Konfiguration von Infodesk Eine genaue Beschreibung der Installation und der Konfiguration finden Sie in unserem Haupt- Handbuch von Outlook Infodesk. 3. Outlook Grundeinstellungen am Arbeitsplatz 3.1. Benutzer-Einstellungen Die Benutzer-Einstellungen erreichen Sie über Outlook in der Menü-Leiste von Infodesk unter Infodesk Einstellungen Benutzer Konfiguration Diese Einstellungen gelten nicht zentral (wie alle anderen Einstellungen), sondern betreffen nur den aktuellen Arbeitsplatz Benutzername Der Benutzername kann verwendet werden, wenn von Outlook / Exchange kein vernünftiger Benutzername übergeben wird. Normalerweise bleibt dieses Feld im Netzwerkbetrieb leer. Der aktuelle Outlook Benutzername muss auch in der Stammdatenbank (Benutzerdaten zuständige Person) eingetragen werden. 5

6 Wiedervorlage beim Start von Outlook anzeigen Wenn Sie beim Start von Outlook die Infodesk-Wiedervorlage nicht angezeigt bekommen möchten, dann haben Sie die Möglichkeit den Haken hier zu entfernen Produktlogo beim Start nicht anzeigen Wenn Sie beim Start von Outlook das Produktlogo von OutlookInfodesk nicht angezeigt werden soll, haben Sie hier die Möglichkeit das Häkchen zu setzen Outlook Infodesk deaktivieren Diese Option ermöglicht ihnen, bei Bedarf, Outlook Infodesk einfach für diesen User zu deaktivieren Erinnerung Die Erinnerungsfunktion dient zur Hervorhebung besonders wichtiger Wiedervorlagen. Die Outlook- Erinnerungsfunktion wird nur in den Standard-Outlook-Ordnern unterstützt. Daher wird die Erinnerung für einen Vorgang entweder als Aufgabe oder als Termin mit einem Vorgangslink in den persönlichen Outlook-Ordner eingetragen Word bei Outlook 2003 nicht als Editor verwenden Sie sollten bei Verwendung von Outlook 2003 nicht Word als Editor verwenden, da diese Variante unnötig viel Hauptspeicher (RAM) belegt, das System ausbremst und die Verwendung der E- Mail Signaturen erschwert. Im Outlook in der Menüzeile Extras Optionen Register Format klicken und dort das Häckchen bei mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten entfernen: 6

7 3.3. Firmenname in einem Adressdatensatz ändern Die Änderung des Firmennamens ist standardmäßig deaktiviert. Um den Namen zu ändern, klicken Sie auf das Label Firma. Die Sperrung ist jetzt aufgehoben und der Firmenname kann angepasst werden. Bei einer nachträglichen Änderung des Firmennamens werden alle dazugehörigen Vorgänge (nach vorheriger Auswahl) automatisch aktualisiert. Achtung! Bitte ändern Sie nicht nur den Firmenname sondern aktualisieren Sie auch über Name (AP) den Briefkopf! 7

8 4. Arbeiten mit Outlook Infodesk 4.1. Ablaufschema Auswahl einer Adresse oder einer direkt aus dem Posteingang Funktion Neuer Vorgang Funktion Vorgänge anzeigen Aufruf einer Tabelle im neuen Fenster mit allen Vorgängen zur Adresse Aufruf des Vorgangs- formulars mit Übernahme der Adressdaten Bei Bedarf Erzeugung / Einbindung von Dokumenten & s in das Vorgangsformular mit zugeordneter Adresse. Autom. Ablage im Dateisystem. Zuordnung des Vorgangs- / Projekteintrages in die Wiedervorlage des Benutzers bei Angabe einer Fälligkeit Verknüpfung der Dokumente mit dem Vorgang sowie in die Vorgangshistorie Wiederfinden der Vorgänge über die verschiedenen Ordneransichten (z.b. Sortierung nach Projekten, Hauptsuchkriterien, Firma, Kontakt, Mieter, Produkt, Zuständigkeit, Fälligkeit) oder direkt über die Adresse 8

9 4.2. Start von Infodesk, Vorgangsübersicht, Wiedervorlage Automatische Wiedervorlage beim Start von Outlook Outlook Infodesk zeigt ab Version 6 beim Outlook Start eine persönliche Wiedervorlage aller Vorgänge, die bis einschließlich heute fällig sind. Diese automatische Anzeige wird nach und nach aufgebaut, dies kann je nach Datenmenge etwas dauern. Trotzdem kann bereits in Outlook gearbeitet werden, das Fenster kann auch minimiert, verschoben oder geschlossen werden und später jederzeit über den Button Meine Wiedervorlage wieder geöffnet werden. Wird die automatische Anzeige der Wiedervorlage beim Outlook Start nicht gewünscht, so kann das Häkchen Wiedervorlage beim Start anzeigen im Infodesk Startlogo entfernt werden oder in der Konfiguration von Infodesk unter Benutzer-Einstellungen ausgeschaltet werden Anzeige Infodesk Startlogo Die Anzeige des Infodesk Startlogos kann jederzeit per Doppelklick in das Logo beendet werden Zeitfilter in der Vorgangsübersicht Neu ist ab Version 6 auch die Möglichkeit, die angezeigten Vorgänge per Zeit- / Datumsfilter einzuschränken. Die Einstellungen finden sich in der Vorgangsübersicht oben rechts Vorschau / Preview des selektierten Vorgangs Ab Version 6 wird der Inhalt des Notizfeldes bei einem selektierten Vorgang direkt in der Vorgangsübersicht angezeigt. Dokumente können über den Link geöffnet werden. 9

10 4.3. Adressverwaltung Outlook Infodesk arbeitet mit einer zentralen Adressverwaltung, auf die alle Infodesk Benutzer in einem Netzwerk zugreifen können Adressformular Das Adressformular baut auf dem Standard-Outlook-Kontaktformular auf. Zudem ist das Outlook Infodeskformular übersichtlicher und zeigt mehr Informationen auf einen Blick. Unterhalb der Symbolleiste sehen Sie mehrere Registerkarten, die weitere Informationen zum allgemeinen Adressformular bieten. In der Karteikarte Historie sind alle Einträge geschützt. Hier werden sämtliche Änderungen, die an diesem Kontakt vorgenommen werden, dokumentiert. Wichtig für Sie und wirklich sehr zeitsparend ist die Karte Info/Support. Aufgetretene Fehlermeldungen werden automatisch in das Textfeld geschrieben. Beim Klicken des Buttons Supportanfrage wird die Fehlermeldung als Attachement mit der direkt zum Support der Firma Fischer Software versandt. Ist der Button Adressdaten hinzufügen aktiviert, werden die Adressdaten aus der aktuellen Adresse übernommen. Über Textfeld Support löschen können Sie Ihre vollständig, verfasste Support-Anfrage nach dem Senden aus dem Eingabefeld löschen. 10

11 Im oberen Bereich des Adressformulars befinden sich Kontaktfelder wie Ansprechpartner, Firma, Adresse, Telefonnummer und . Wichtig: Beim Anlegen des Ansprechpartners immer die Anrede Herr / Frau usw. eintragen! Bitte Herr und nicht Herrn schreiben! Im linken unteren Teil ist das Notizfeld, gedacht für generelle Angaben zum Kontakt (wie Zahlungsmoral, Anzahl der Mitarbeiter, Lieblingsessen usw.). Im rechten Teil sind die Vorgangsfelder und darunter die Statusfelder für die Suchkriterien. Achtung! Sollten Sie den Vornamen, Nachnamen oder die Firma ändern müssen Sie auch über Name (AP) den Briefkopf aktualisieren Outlook Infodesk Symbolleiste Alle Termine : zeigt alle Termine zur Adresse an Weitere Felder : zeigt ein neues Fenster mit benutzerdefinierten Variablen Statusfelder Die Adressfelder dienen zur Klassifizierung und zur Suche. Ein schnelles, gefiltertes Wiederfinden ist wichtig für Aktionen (wie Serienbrief, Serienmail und sonstige Auswertungen). In nachfolgendem Beispiel sind die Adressfelder als Kontakt, Kennzeichen und Branche benannt, diese sind über die Konfiguration frei definierbar. 11

12 In der aufgeklappten Scrollbox sind die unterschiedlichen Branchen hinterlegt, welche in der Stammdatenbank festgelegt werden. Unter den vier Adressfeldern befinden sich die Vorbelegungen für die Kennzeichnung der Vorgänge (Indexfelder). Ebenfalls kann hier der zuständige Bearbeiter schon vorbelegt werden. Die Bezeichnungen für die Indexfelder werden ebenfalls in der Konfiguration festgelegt, die Scrollboxinhalte in der Stammdatenbank. 12

13 Aktionsfelder Neue Vorgänge und Termine zur Adresse werden hier erzeugt. Außerdem werden sämtliche Vorgänge zur Firma oder zum Ansprechpartner angezeigt. Die Vorgänge werden in einer Informationstabelle angezeigt. Sie können nur aktive Vorgänge einsehen oder sich alle Vorgänge anzeigen lassen. Hierfür heben Sie die Auswahl Nur aktive Vorgänge auf. Außerdem gibt es mehrere Filterfunktionen nach den Indexfeldern. So finden Sie schnell den gesuchten Vorgang, Ihr Produkt, Ihr Besprechungsprotokoll, Ihr Angebot oder Ihre . Mit einem Doppelklick lässt sich der ausgewählte Vorgang aufrufen. In der unteren Hälfte des Fensters sehen Sie eine Vorschau über die Inhalte des Vorgangs. Sie können sich die Vorgänge auch nach Ihrer Fälligkeit anzeigen lassen. 13

14 Neuer Ansprechpartner Über den Button Neuer Ansprechpartner wird ein weiterer Ansprechpartner zur Adresse angelegt. Es wird ein neuer Kontakt erzeugt und sämtliche vorhandenen Adressdaten kopiert. Es ist nur noch der Name des neuen Ansprechpartners einzutragen. Eventuell sind noch die Kommunikationsdaten, wie Telefon oder , anzupassen. Sobald ein neuer Ansprechpartner erzeugt wird, wird der bereits vorhandene Kontakt im Feld Weitere verbundene Adressen automatisch eingetragen Anreden und Titel Die Möglichkeiten mit Anreden und Titeln zu arbeiten ist in MS Outlook mangelhaft gelöst. Mit der neuen Infodesk-Funktion wird dieses erheblich leichter. Über den Knopf gelangen Sie zur neuen Eingabe-Funktion von Infodesk. 14

15 Sie haben jetzt die Möglichkeit drei verschieden Profile bzw. Anreden für eine Adresse anzulegen. Bitte wählen Sie für die Ansicht Brief - Standard die Anreden aus, die Sie im Brief oder in Serienbrief verwenden wollen. Die Ansichten Brief Weitere2 und Brief Weitere3 können Sie z.b. für andere Sprachen oder persönliche Anreden verwenden. Füllen Sie wie gewohnt die Felder aus. Alle Scrollbox-Inhalte sind vorgegeben und können nicht verändert werden, aber Sie haben die Möglichkeit die Felder frei zu beschreiben. Während Sie die persönlichen Daten eingeben, werden die Felder Briefkopf und Briefanrede automatisch aktualisiert. Wählen Sie sich noch die passende Schlussformel aus. Wichtig: Die Variable Briefkopf wird immer neu zusammengesetzt, wenn die Postanschrift (Haken in dies ist die Postanschrift ) in der Adresse oder dem Vorgang verändert wird. Die Felder Brief Weitere2 und Brief Weitere3 füllen Sie über den Knopf Briefkopf aktualisieren. Bearbeiten Sie dort den Briefkopf, die Anrede und die Schlussformel. Sie verlassen dieses Eingabe-Fenster über das kleine Kreuz oben rechts oder mit der Esc-Taste. Die Liste der Anreden, Titel, Prädikate, akademische Grade finden Sie im Kapitel 8. Die neuen Variablen sind in der Variablenliste ergänzt Ansichten in den Outlook - Ordnern Outlook Infodesk bietet verschiedene Adressansichten. Dazu erweitern Sie Ihre Symbolleiste, mit Rechtsklick auf die Symbolleiste -> Erweitert. Nun können Sie sehr schnell zwischen den verschiedenen Ansichten wählen. 15

16 Sie haben die Möglichkeit z.b. nach Firma, Kategorie, Ort, Adressfeld 1-8 (Branche, Kundentyp, Kennzeichen, Adressnummer ) zu sortieren. Dies dient zur schnellen Auswertung der vorhandenen Adressdaten für Serienbriefe, Serienmails oder selektive Informationen für Besprechungen. In unserem Beispiel ist nach Adressfeld3 (Branche) gefiltert. Hier werden sämtliche Kontakte zu den verschiedenen Branchen angezeigt. 16

17 4.4. Anzeigen von Adressen Über den Knopf Kontakte gelangen Sie zur neuen Infodesk Adress-Ansicht. In der neuen Adress-Ansicht gibt es eine Listenansicht der Kontakte. In der Standard-Ansicht erhalten sie eine Vorschau der Vorgänge zur Firma und einen Lesebereich. Der Lesebereich zeigt entweder das Notizfeld des Kontaktes oder das Notizfeld aus dem jeweiligen Vorgang, je nachdem was markiert ist. In dieser Ansicht haben Sie auch die Möglichkeit nach Kategorien Firma/AP und den einzelnen Spalten zu filtern. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit sich die Vorgänge zum Ansprechpartner anzeigen zu lassen. Gehen Sie dazu mit dem Mauszieger unten links auf das Symbol. 17

18 Um diese Ansicht Dauerhaft sehen zu können klicken Sie den kleinen Pin wird aufgebaut. an. Folgende Ansicht Schließen Sie die Ansicht wieder über den Pin Sortieren oder Filtern nach Spalten Sortieren Sie eine Spalte aufsteigend oder absteigend indem Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte Spalte klicken. Filtern Sie nach den gewünschten Spalten, indem Sie mit der Maus auf die gewünschte Spaltenbeschriftung gehen. In der rechten oberen Ecke erscheint ein kleiner Pin. Klicken Sie auf dieses Symbol und es öffnet sich eine Scrollbox mit allen vorhandenen Einträgen in dieser Spalte. Wählen Sie hier den gewünschten Eintrag. 18

19 Sie können, in der Zeile unter der Spaltenbeschriftung, auch händisch einen Filter setzen. In unserem Beispiel wurde per Hand in der Spalte Ort berlin eigegeben. Ich sehe dann nur nach die Berliner Adressen. Eine Auswahl mehrerer Spaltenfilter ist möglich. Für den erfahrenen User ist es auch möglich den Filter manuell zu bearbeiten. Sobald ein Filter gesetzt ist erscheint eine weitere Zeile mit den Filterbedingungen und dem Feld Filter bearbeiten Optimale Spaltenbreite Über den roten Knopf können sie die automatische Spaltenbreite einstellen. Haben Sie sehr viele Felder (Spalten) ausgewählt, erscheint ein Scrollbalken Befehle der Toolbar Neuer Vorgang : Erstellt einen neuen Vorgang und übernimmt die markierte Adresse in den Vorgang Neuer Kontakt : Erstellt einen leeren neuen Kontakt Neue Erstellt eine an den markierten Kontakt Neuer Anruf : Ein Anruf über die Windows-Wahlhilfe wird gestartet Export : Exportiert die angezeigten Adressen nach Excel Alle Filter deaktivieren : deaktiviert alle Filter Aktualisieren : Indiziert die Adressen neu 19

20 Sie können einfach nach Kategorien (Mehrfachauswahl möglich) und/oder nach Firmenname oder Ansprechpartner filtern. Für die Auswahl der Kategorien Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten und es öffnet sich ein Auswahlfenster: Eine Mehrfachauswahl ist möglich und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Wenn Sie in MS Outlook Unterkategorien mit einem definierten Trennzeichen angegeben haben, wird die Unterkategorie erst geöffnet wenn die Hauptkategorie aufgeklappt wird. Sie können dann Ihre Auswahl vornehmen. Dies bietet Ihnen eine bessere Übersichtlichkeit ihrer Kategorien im Outlook Infodesk Erstellen neuer Ansichten Wie gewohnt gibt es verschieden Ansichten, die Sie sich einfach anpassen bzw. erstellen können. Es gibt die Zentralen Ansichten und die Persönlichen Ansichten. 20

21 Erstellen oder verändern Sie sich einfach die gewünschte Ansicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein bereits vorhandenes Feld. Lassen Sie sich dort die Feldauswahl anzeigen. Ein neues Fenster mit der Auswahl der Felder öffnet sich. Ziehen Sie das gewünschte Feld bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle. Speichern Sie die erstellte Ansicht entweder als neue Ansicht oder speichern sie die aktuelle Ansicht durch klicken auf die gewünschte Option. 21

22 Export von Kontakten nach Excel Drucken Sie einfach Ihre ausgewählten Adressen aus. Benutzen Sie dafür einfach unsere neue Export-Funktion. Um die angezeigten Adressen an Excel zu exportieren klicken sie auf Es erscheint ein neues Fenster. Geben Sie hier den gewünschten Speicherort und Dateinamen an. Hier ein Beispiel der exportierten Kontakte. 22

23 4.5. Vorgangsverwaltung Vorgangsformular Ein Vorgang wird wie eine elektronische Akte behandelt. Hier werden sämtliche Aktionen, wie Telefonate, Aktennotizen, Briefe, Angebote, s oder Termine, zu einem Kontakt dokumentiert. Jeder Vorgang kann an den entsprechenden Mitarbeiter delegiert und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Beim Erzeugen eines neuen Vorganges aus einer Adresse werden automatisch alle Kontaktdaten in das Vorgangsformular übernommen. Ein neuer Vorgang kann folgendermaßen erstellt werden: aus einer Adresse über den Button Neuer Vorgang aus dem Outlook Infodesk Adressen Ordner über das Kontextmenü aus dem Vorgangs-Ordner über die Symbolleiste mit dem Button Neu Der untere Bereich des Formulars ist das Notizfeld, auch Tagebuch genannt. Hier werden beim Erstellen eines Dokumentes, einer , einer Erinnerung oder eines Termins automatisch Einträge erzeugt mit Datum, Uhrzeit und Namen des Aufnehmers. Hinter diesem Stempeleintrag folgt der 23

24 ebenfalls automatisch erzeugte Link zu dem jeweils erstellten Dokument. Über den Button Neuer Eintrag am linken Rand des Notizfeldes wird dieser Eintrag manuell erzeugt. Der Button wird benutzt um Telefon- oder sonstige Gesprächsnotizen festzuhalten. Im oberen Teil des Formulars sehen Sie verschiedene Register. Im zweiten Register liegen die Adressdaten zum Vorgang, die beim Start eines neuen Vorganges aus der Adresse übernommen werden. Wichtig! Ergänzungen oder Änderungen der Adressdaten, die im Vorgang vorgenommen werden, werden nicht in der Adressdatenbank abgelegt. Sollen die Änderungen also auch für den Adressstammsatz gelten, so ist die Adresse über den gleichnamigen Knopf aufzurufen. Im Register Weitere Daten nutzen Sie die zusätzlichen Module wie Vertrieb / Forecast, Zeitnachweis, Terminabrechnung und Seminarverwaltung. Die folgenden Register sind Ihnen schon aus dem Adressformular bekannt Beschriftung eines Vorgangs Jeder Vorgang gehört zuerst beschriftet. Es muss mindestens ein Betreff ausgewählt werden, um den Vorgang speichern zu können. Dieser kann frei gewählt oder aus der Scrollbox übernommen werden. Die verschiedenen Betreff-Bezeichnungen werden in der Stammdatenbank gepflegt. Ergänzen Sie den Betreff noch um das aktuelle Thema (z.b. Aktennotiz: Neue Software ), um später in den Vorgangsübersichten den Vorgang schneller finden zu können. Im linken Teil des Vorgangformulars werden Sie über den Status des Vorgangs informiert. 24

25 Ein Vorgang kann folgenden Status haben: In dem darunter liegenden Feldern kann dem Vorgang eine Priorität und eine Fälligkeit vergeben werden. Wenn das Erinnerungsfeld aktiviert ist, wird eine Erinnerung mit dem entsprechenden Vorgangslink im persönlichen Kalender oder den Aufgaben eingefügt. Außerdem ist hier zu erkennen, wann und von wem der Vorgang aufgenommen wurde und zu wie viel Prozent er bereits erledigt ist. Abk. 0d 1d 10d 1w 2w 1y heute morgen 10 Tage 1 Woche 2 Wochen 1 Jahr Fällig am gibt an, wann der Vorgang fällig ist. Eine Besonderheit bei der Eingabe im Datumsfeld gibt es. Man kann verschiedene Abkürzungen gemäß nebenstehender Tabelle eingeben. Ein Doppelklick in das Datumsfeld öffnet eine Kalenderübersicht. Bei Zuständig wird die zuständige Person ausgewählt. Standardmäßig wird eine automatisch erzeugte mit Vorgangslink an die zuständige Person gesendet. Im Schlüssel-Daten-Feld werden die Schlüsseldaten zu diesem Vorgang über den Knopf mit dem Pfeil ausgewählt. Die Schlüsseldaten werden in der Stammdaten.mdb ergänzt. 25

26 Wichtig! Der Speicherpfad für jedes Dokument wird aus den Schlüsselfeldern automatisch definiert. Sind diese Felder nicht korrekt ausgefüllt, erhalten Sie einen Hinweis Besondere Eingabemethoden im Betreff und den Schlüsselfeldern Im Vorgangsformular lassen sich im Betrefffeld und in den Indexfeldern (Schlüsseldaten) nun durch Eingabe einer Buchstabenkombination (z.b. "an") die Auswahllisten (Comboboxen) filtern. Nach Eingabe von "an" wird der erste Treffer dieser Kombination, invers markiert, angezeigt. Löscht man den invers markierten Bereich, findet man in der Auswahlliste nur noch Einträge, in denen diese Buchstabenfolge vorkommt, also z.b. "Angebot", "Anfrage", "Besprechungsanfrage", "Finanzen" usw. Alternativ kann die Auswahlliste auch per Tastatur [ALT + Pfeil nach unten] ausgeklappt werden, Positionierung dann mit den Pfeiltasten, Auswahl mit [ENTER]. Mit [TAB] springt man dann ins nächste Feld. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, nach Eingabe der Buchstaben (z.b. "an") direkt die Taste [Pfeil nach unten] zu drücken, damit wird der erste Wert der Auswahlliste direkt angezeigt. Weitere Werte können durch erneutes drücken von [Pfeil nach unten] gewählt werden. [TAB] springt dann ins nächste Feld. Der gewünschte Eintrag kann dann per Mausklick gewählt werden. 26

27 Dokumentenverwaltung Eingehende Dokumente werden per Drag & Drop oder über den Knopf Büroklammer Datei einfügen - in den Vorgang geholt und dort vollautomatisch als verknüpfte Datei im Dateisystem abgelegt. Das klappt für beliebige Dateien (z.b. Powerpoint, AutoCAD, PDF) sowie für s oder andere Outlook-Objekte incl. deren Attachements. Hinweis: Bei MS Outlook 2007 funktioniert Copy & Paste oder das Einfügen über die Büroklammer mit nur einer Datei. Ausgehende Dokumente werden aus dem Vorgangsformular unter Dokumentenvorlage ausgewählt. Sind alle Schlüsseldaten (Index-Felder) ausgefüllt, können Sie ein Dokument über die Dokumentenvorlage erzeugen. Das ausgewählte Angebot wird erzeugt, sobald Sie den Button Dokument angeklickt haben. Hinweis: Sie können mit einem Doppelklick auf die Indexbezeichnung auch neue Stammdaten anlegen, ohne das Vorgangsformular zu verlassen. Beim Abspeichern des Dokumentes wird ein neuer Eintrag mit Link zu diesem Dokument im Notizfeld und ein Eintrag in der Objekt-Ansicht erzeugt. 27

28 Automatisch erzeugte Dokumente und eingefügte Dateien werden übersichtlich auf der Objektseite abgelegt. Zur erreichen ist die Objektseite über den Knopf Objekte. Über den Button Notizen gelangen Sie wieder in die Notiz-Ansicht. In der Objekt-Ansicht kann das Dokument kopiert und gelöscht werden. Über den Button Dokument kopieren, wird eine Versionisierung von bestehenden Dokumenten erstellt. Statt im Original wird jetzt an einer Versionskopie gearbeitet. Versionen können nicht umbenannt oder gelöscht werden. Eingefügte Dateien und erzeugte Dokumente werden hier (Button Dokument löschen ) gelöscht. Der Hyperlink im Notizfeld wird durch folgenden Text Dieser Eintrag kann gelöscht werden ersetzt. Außerdem wird ein entsprechender Eintrag in der Vorgangs-Historie vermerkt. Die Sortierung von eingefügten s und Dokumenten auf der Objektseite erfolgt nach dem tatsächlichen Datum der Dokumente. Dadurch bleibt das Einbinden von Alt-Datenbeständen transparent Setzen von Hyperlinks im Vorgang Im Notizfeld des Vorgangs ist es ebenfalls möglich Hyperlinks zu setzen, klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste direkt in das Notizfeld und geben sie den gewünschten Link ein. Wenn die Eingabe 28

29 des Links direkt in das Notizfeld erfolgt, wird dieser erst nach dem Speichern und Schließen des Vorgangs als aktiver Link gesetzt. Zur Aufnahme der verlinkten Dateien in die Objektliste führen Sie einen Doppelklick auf Ihr Firmenlogo des Vorgangs aus (rechte obere Ecke), mit dieser Aktion wird der Inhalt des Notizfeldes auf enthaltene Dateien geprüft und der Objektliste hinzugefügt. Hinweis: Die durch einen Hyperlink aufgenommen Objekte können nicht dupliziert werden, sie verbleiben weiterhin an ihrem ursprünglichen Speicherort. Löschen Sie das verlinkte Objekt in der Objektliste, wird das Objekt nicht in den lokalen Papierkorb verschoben, sondern von Ihrem System entfernt Verwaltung Ausgehende s Über den Button im Vorgangsformular wird zu diesem Vorgang eine erzeugt. Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie mehrere Optionen auswählen können. Unter anderem können Sie sämtliche Dokumente, die im Vorgang erzeugt wurden, als Attachements (Anhänge) mit der verschicken ( Links in Attachements umwandeln ). Sie haben die Möglichkeit einen Verteiler intern oder extern zu bestimmen, eine Lesebestätigung anzufordern oder Vorgangs- /Adressdaten beifügen. Wenn Links in Attachements wandeln aktiviert ist, öffnet sich erneut ein Auswahlfenster, in dem die entsprechenden Links angeklickt werden. 29

30 Die zu versendende wird mit automatischer Anrede geöffnet. Hierfür wird die Variable Briefanrede verwendet. Sie können die automatische Briefanrede in der in der Konfiguration abschalten. Gesendete Mails werden automatisch als Link im Vorgang archiviert und stehen zusammen mit eventuellen Attachements zur Verfügung. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass nur noch die erste existierende Mailadresse genommen wird Eingehende s Eingehende Mails werden direkt aus dem Posteingang heraus bearbeitet. Die gewünschte Mail mit rechter Maustaste anklicken und das Kontextmenü aufrufen. Durch die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten können Sie Ihre s händisch oder automatisch zuordnen. Beim Einfügen der s über die rechte Maustaste wird zusätzlich ein Texteintrag ( vom: ) erzeugt. Kommt die Mail im HTML-Format als Antwort, einer von Ihnen aus einem Vorgang gesendeten Mail zurück, kann die Zuordnung sogar voll automatisch erfolgen! Ist Dies der Fall, werden Sie durch ein Optionsfenster darauf hingewiesen. 30

31 Es besteht auch die Möglichkeit eingegangene Mails manuell einem Vorgang zuzuordnen. Im geöffneten Vorgang klicken Sie in der Menüleiste Einfügen und Element. In dem folgenden Dialogfenster öffnet sich Ihre Outlook-Ordnerstruktur mit dem Posteingang. Wählen Sie nun die gewünschte Mail aus. Auf zugeordnete Mails kann, wie im Outlook, direkt geantwortet werden. Die Antwort wird ebenfalls im Vorgang festgehalten. Auch die Signatur-Übernahme der Standardsignatur in neuen, sprich zu beantwortenden Mails, ist möglich. Zugeordnete s können gelöscht werden, da diese im Vorgang als *.msg-datei gespeichert sind. So bleibt Ihr Posteingang stets schlank und übersichtlich Interner und Externer Verteiler Interner Verteiler Im Vorgangsformular gibt es rechts oben das Feld Verteiler Intern. Über diesen Verteiler werden interne Personen über neue oder veränderte Vorgänge informiert. Der interne Verteiler bezieht sich nur auf die internen Outlook Infodesk User mit Adresse (Intranet), die in der Stammdatenbank (Benutzerdaten Zuständige Personen) eingetragen sind. Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Person fügen Sie diese dem Verteiler hinzu. Verlassen Sie diese Ansicht mit Übernehmen. Über Benachrichtigung am rechten Rand werden alle ausgesuchten Personen über den Vorgang per , mit Vorgangslink, informiert. 31

32 Externer Verteiler Im Vorgangsformular gibt es rechts oben das Feld Verteiler Extern. Über diesen Verteiler werden externe Personen über neue oder veränderte Vorgänge informiert. Der Externe Verteiler bezieht sich auf alle anderen Adressen, die aus den Outlook Adressbüchern gewählt werden können. Über Benachrichtigung am rechten Rand werden alle ausgesuchten Personen informiert. Die Namen der benachrichtigten Personen sind als Stempel im Textfeld eingetragen. Wählen Sie ein Adressbuch aus, und fügen Sie die gewünschten Personen oder eine Verteilerliste (nur im Outlook-Adressbuch möglich) mit Doppelklick hinzu. Wählen Sie in der Checkbox, ob Sie die Personen des externen Verteilers anonym über das BCC- Feld informieren wollen Adresssuche aus dem Vorgang Wird ein Vorgang aus der Adresse gestartet, werden alle benötigten Adress-Daten zu diesem Vorgang übernommen. Wird aber ein neuer Vorgang aus den Vorgängen gestartet, sind keine Adressdaten vorhanden, die übernommen werden können. 32

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