MS Word ECDL Modul 3

Transkript

1 MS Word 2003 ECDL Modul 3

2 1. Bildschirmaufbau Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Standard und Format Tabulator-Auswahl Lineal Dokumentfenster = Arbeitsbereich Aufgabenbereich Bildlaufleiste Ansichten Statusleiste Tastatur Bewegen im Text Tastatur Cursortasten Maus Bildlaufleiste Menüpunkt Ansicht Der Aufgabenbereich Text-Eingabe und Text-Korrektur Löschen von Zeichen Menüpunkt Bearbeiten / Rückgängig und Wiederherstellen Markieren von Texten Markierung mit Maus Markierung mit Tastatur Formatierung Zeichenformatierung Format-Symbolleiste Menüpunkt Format / Zeichen Absatzformatierung Format-Symbolleiste Menüpunkt Format / Absatz Rahmen und Schattierung Menüpunkt Format / Rahmen und Schattierung Formatübertragung mit dem Pinsel Tabulatoren Lineal Menüpunkt Format / Tabstopp Spalten Nummerierung und Aufzählung MS Word 2003 Seite 2 Daniela Hörbinger

3 7.8. Menüpunkt Datei / Seite einrichten Standardisieren von Formaten NORMAL.dot Wie kann der Standard geändert werden? Bearbeiten von Dokumenten Öffnen eines Dokumentes Erstellen eines neuen Dokumentes Speichern eines Dokumentes Drucken eines Dokumentes Schließen eines Dokumentes Einfügen von Grafiken aus Datei Einfügen von Grafiken aus der Clip Art-Gallery Menüpunkt Grafik / Formatieren Verschieben und Kopieren von Text oder Graphik Verschieben von Texten Kopieren von Texten AutoText AutoKorrektur Rechtschreibprüfung Silbentrennung Bearbeiten Suchen und Ersetzen Kopf- und Fußzeile Vorlagen Erstellen einer Vorlage Benutzen einer Vorlage Tabellen Tabellen erstellen Markieren von Spalten, Zeilen und Zellen Tabellen formatieren Menüpunkt Tabelle Tabelleneigenschaften Nummerierung und Aufzählung in Tabellen Sortieren in Tabellen Rahmen und Schattierung in Tabellen Serienbriefe Seriendruck mit Hilfe des Aufgabenbereiches Seriendruck mit Hilfe der Symbolleiste Bedingungsfelder einfügen Auswahl bestimmter Adressen MS Word 2003 Seite 3 Daniela Hörbinger

4 11.5. Filtern / Sortieren von Empfängeradressen Etiketten Formatvorlagen Zuweisen einer Formatvorlage Format-Symbolleiste Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung Ändern einer Formatvorlage Formatvorlagen für Gliederung und Inhaltsverzeichnis Gliederung eines Textes Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses Formulare Formulare erstellen Formular schützen Formular speichern Arbeitsabläufe vereinfachen und automatisieren Makros Makros aufzeichnen Makros ausführen Symbolleiste anpassen Symbolleiste erstellen Symbolleiste gestalten MS Word 2003 Seite 4 Daniela Hörbinger

5 1. Bildschirmaufbau Tabulator- Auswahl Titelleiste Lineal Menüleiste Standard-Symbolleiste Format-Symbolleiste Aufgabenbereich Absatzmarke Cursor Dokumentfenster = Arbeitsbereich Ansichten Statusleiste Bildlaufleisten MS Word 2003 Seite 5 Daniela Hörbinger

6 1.1. Titelleiste zeigt Programmsymbol, Programmname (Microsoft Word) und Dokumentname 3 kleine Schaltknöpfe rechts: Minimieren: Ablegen als Schaltfläche in die Taskleiste Verkleinern/Maximieren: Wechsel zwischen Voll- und Teilbild Schließen: Beenden des Programms 1.2. Menüleiste Mit einem Mausklick auf einen Menübefehl (z.b. Datei) klappt das jeweilige Menü nach unten. Der gewünschte Befehl wird dann durch einen Klick gewählt Symbolleisten Standard und Format Durch Klicken auf die verschiedenen Symbole werden die entsprechenden Befehle aktiviert. Wenn Sie mit dem Mauszeiger direkt auf ein Symbol (oder Icon) zeigen, erhalten Sie eine kurze Beschreibung (Quickinfo) Tabulator-Auswahl Durch Mausklick auf dieser kleinen Schaltfläche wird der gewünschte Tabulator ausgewählt und durch Klick im Lineal an eine bestimmte Stelle gesetzt Lineal Horizontales und vertikales Lineal für Einstellungen der Absatzformatierung, Seitenrandeinstellung und für das Setzen von Tabulatoren Dokumentfenster = Arbeitsbereich 1.7. Aufgabenbereich Dieser wird beim Aufrufen verschiedener Befehle eingeblendet. (siehe Seite 9) 1.8. Bildlaufleiste Horizontale und vertikale Bildlaufleiste zum Bewegen und Blättern im Dokument Ansichten Schaltknöpfe zum Wechseln der Bildschirm-Ansichten eines Dokuments. MS Word 2003 Seite 6 Daniela Hörbinger

7 1.10. Statusleiste Die Statusleiste informiert über die genaue Cursorposition und zeigt Tipps an. Seite 1...Seite 1 Ab 1...Abschnitt 1 1/1...Seite 1 von 1 Gesamtseite Bei 2,4 cm...abstand vom oberen Blattrand in cm Ze 1...Abstand vom oberen Blattrand in Zeilen Sp 1...Zeichen von links ÜB...Überschreibmodus ist eingeschaltet Deutsch...Sprache: Deutsch 2. Tastatur MS Word 2003 Seite 7 Daniela Hörbinger

8 3. Bewegen im Text 3.1. Tastatur Cursortasten ein Zeichen nach rechts / links / oben / unten Strg Strg + + ein Wort nach rechts / links ein Wort nach oben / unten Pos1 Zeilenanfang Ende Bild Bild Zeilenende eine Bildschirmseite nach oben eine Bildschirmseite nach unten Strg + Pos1 Anfang des Dokuments Strg + Ende Ende des Dokuments 3.2. Maus Bildlaufleiste Bildlauf in kleinen Einzelschritten nach oben klicken Stufenloser Bildlauf nach oben bzw. unten ziehen Bildlauf um eine Bildschirmseite nach oben bzw. unten Bildlauf in kleinen Einzelschritten nach unten ziehen Word Suchfunktion Bildlauf um eine DIN-A4-Seite nach oben bzw. unten MS Word 2003 Seite 8 Daniela Hörbinger

9 4. Menüpunkt Ansicht Normal: Weblayout: Seitenlayout: Gliederung: Aufgabenbereich: Symbolleisten: Lineal: Dokumentstruktur: Kopf- und Fußzeile: Ganzer Bildschirm: Zoom: standardmäßige Dokumentansicht für große Textdateien Erscheinungsbild im Internet ideale Ansicht für Text-Gestaltung und Formatierung Ansicht für das Arbeiten mit Gliederungsebenen eine Art Assistent zur Vereinfachung von Arbeitsschritten zur Auswahl weiterer Symbolleisten Lineal am Bildschirm anzeigen zeigt im linken Fenster die Ebenen-Struktur an Einblenden des Kopf-/Fußbereiches eines Dokuments blendet die meisten Bildschirmelemente aus. Größere Textmengen können so angezeigt und korrigiert werden Zoommodus z.b. 100% oder Seitenbreite Menü Ansicht Für ein schnelles Wechseln zwischen den wichtigsten Bildschirm-Ansichten befinden sich fünf kleine Schaltflächen am linken unteren Bildschirmrand neben der Bildlaufleiste: Normalansicht Weblayoutansicht Seiten-Layoutansicht Gliederungsansicht Lesemoduslayout MS Word 2003 Seite 9 Daniela Hörbinger

10 4.1. Der Aufgabenbereich Der Aufgabenbereich erscheint bei Programmstart oder bei Aufrufen bestimmter Menü-Befehle am rechten Seitenrand. Er ist eine Art Assistent, zur vereinfachten und schnelleren Ausführung von Arbeitsschritten. Man kann den Aufgabenbereich über den kleinen Schaltknopf rechts (X) entfernen. Er kann jederzeit über den Menübefehl Ansicht / Aufgabenbereich wieder geöffnet werden. Über das Auswahlmenü am oberen Rand können verschiedene Assistenten aufgerufen werden. 5. Text-Eingabe und Text-Korrektur Bei Eingaben von Fließtexten erfolgt ein Automatischer Zeilenumbruch am rechten Seitenrand des Dokumentes. Am Ende eines Absatzes steht durch das Drücken der ENTER-TASTE eine Absatzmarke. Mit SOFT-ENTER (weicher Umbruch = Shift + ENTER) kann eine Zeile vorzeitig beendet werden ohne einen neuen Absatz zu beginnen. Texte können nachträglich korrigiert bzw. formatiert werden Löschen von Zeichen Taste Entf Rücklöschtaste Taste Einf löscht das Zeichen nach dem Cursor löscht ein Zeichen vor dem Cursor der Überschreibmodus wird aktiviert (Statuszeile ÜB), der Einfügemodus ist jedoch empfehlenswert! MS Word 2003 Seite 10 Daniela Hörbinger

11 5.2. Menüpunkt Bearbeiten / Rückgängig und Wiederherstellen Zum Beheben von Fehlern (falsche Einträge, falsche Aktionen) dient der Befehl über den Menüpunkt Bearbeiten / Rückgängig oder das Symbol. Um mehrere Aktionen gleichzeitig rückgängig zu machen, klickt man auf den Pfeil neben dem Symbol Rückgängig und klickt in der Liste die Aktion an, bis zu der man rückgängig machen will. Auf dieselbe Art funktioniert das Wiederherstellen von bereits rückgängig gemachten Aktionen. 6. Markieren von Texten Um einen Text zu gestalten (=formatieren), muss man diesen Bereich kennzeichnen (=markieren) Markierung mit Maus Im Text: Doppelklick auf Wort Strg + Einfachklick im Satz dieses eine Wort wird markiert ein ganzer Satz wird markiert In der Markierungsleiste: Diese befindet sich links neben dem Text. Die Ansicht des Mauszeigers ändert sich in diesem Bereich in einen nach rechts zeigenden Pfeil. Einfachklick Doppelklick Dreifachklick diese eine Zeile wird markiert ganzer Absatz wird markiert ganzes Dokument wird markiert Um ein paar Zeilen, einzelne Buchstaben oder Wörter zu markieren, überzieht man diese mit der gedrückten linken Maustaste Markierung mit Tastatur Hochstelltaste (Shift-Taste) = Markierungstaste Shifttaste + ein Zeichen (ein Satz) wird markiert Shifttaste + Bild eine Bildschirmseite wird markiert Shifttaste + Strg + Wort für Wort (ein Absatz) markieren Strg + A alles (gesamtes Dokument) markieren Shifttaste + Strg + Ende Text wird ab der Cursor-Position bis zum Ende des Textes markiert. MS Word 2003 Seite 11 Daniela Hörbinger

12 7. Formatierung 7.1. Zeichenformatierung Format-Symbolleiste Schriftart Fett Kursiv Unterstriche Hervorheben = Textmarker Schriftfarbe Menüpunkt Format / Zeichen Schrift: Einstellung von Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrad Schriftfarbe, Unterstreichung, Farbe und Effekten. Abstand: Änderung des Zeichenabstandes auf erweitert oder schmal (d.h. keine fixen Leerzeichen zwischen Buchstaben setzen!) Animation: Textanimationen (z.b. funkelnder Text) nur am Bildschirm sichtbar. Keine Bedeutung für den Druck. Aufheben des Zeichenformates: Strg + Leertaste MS Word 2003 Seite 12 Daniela Hörbinger

13 7.2. Absatzformatierung Format-Symbolleiste Erstzeileneinzug Hängender Einzug Linker Einzug Linksbündig Zentriert Rechtsbündig Blocksatz Rechter Einzug Menüpunkt Format / Absatz Einzüge und Abstände: Ausrichtung: Links, Zentriert, Rechts, Blocksatz Einzug: Linker und Rechter Einzug Extras: Erstzeilen- oder Hängender Einzug Abstand: Vor- und Nachabstand Zeilenabstand: Einfach, 1,5-fach, doppelt etc. Zeilen-/Seitenumbruch: Absatzkontrolle: z.b. Absätze nicht trennen Aufheben des Absatzformates mit Strg + Q MS Word 2003 Seite 13 Daniela Hörbinger

14 7.3. Rahmen und Schattierung Menüpunkt Format / Rahmen und Schattierung Rahmen: Einstellung: Ohne, Kontur, Schattiert, 3-D, Anpassen Linienart: einfache Linie, punktiert,... Farbe: Farbauswahl Breite: Linienstärke Übernehmen für: Absatz oder Text Optionen: Abstand zwischen Rahmen und Text Seitenrand: Einstellung: betrifft das gesamte Dokument/Blatt Schattierung: Ausfüllen: Füllfarbenauswahl Muster: Linienarten für Schraffierungen 7.4. Formatübertragung mit dem Pinsel Über das Symbol in der Standard-Symbolleiste haben Sie die Möglichkeit das Zeichenformat eines markierten Wortes (Absatzes) zu übertragen. Einfachklick: einmalige Formatübertragung Doppelklick: mehrfache Formatübertragung (Ausschalten auf Pinsel) MS Word 2003 Seite 14 Daniela Hörbinger

15 7.5. Tabulatoren Lineal Tabulator Auswahl Tabstopp links Tabstopp zentriert Tabstopp rechts Tabstopp dezimal Durch Anklicken der Schaltfläche Tabulator-Auswahl stellt man den Tabulator-Typ ein und setzt ihn durch Mausklick im Lineal an die gewünschte Stelle. Um den gesetzten Tabulator während der Texteingabe anzuspringen drückt man die Tabulator-Taste (Tastatur) Menüpunkt Format / Tabstopp Tabstoppposition Wert eintragen Ausrichtung Links, Zentriert, Rechts oder Dezimal bestimmen Festlegen Klick auf der Schaltfläche fixiert die Einstellungen Ohne gesetzte Tabulatoren gelten die hier festgelegten Standardtabstopps! MS Word 2003 Seite 15 Daniela Hörbinger

16 7.6. Spalten Über den Menüpunkt Format / Spalten kann man einen Text in mehrere Spalten aufteilen. Im Menüfenster gibt man die gewünschte Spaltenanzahl, die Spaltenbreite ein und kann das Kontrollkästchen - Zwischenlinie aktivieren. Über das Symbol Spalten auf der Standard-Symbolleiste ist ein schnelles Spaltenlegen möglich Nummerierung und Aufzählung Über den Menüpunkt Format / Nummerierung und Aufzählung oder die Symbole kann man einem Text (Absatz) Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen hinzufügen. Links von jedem Absatz (Zeile) erscheint so eine Nummer oder ein Zeichen. Diese Nummern bzw. Zeichen können anschließend über die Schaltfläche Anpassen verändert werden. Für Änderungen eines Aufzählungssymbols wählt man auf der Aufzählungskarte einen Vorschlag aus und kann über die Schaltfläche Anpassen auf der nächsten Karte sowohl das Aufzählungszeichen (Schaltfläche Zeichen ) als auch das Format dieses Zeichens (Schaltfläche Schriftart ) bearbeiten. Für Änderungen einer Nummerierung wählt man auf der Nummerierungskarte eine Formatierung aus und kann über die Schaltfläche Anpassen auf der nächsten Karte das Nummerierungsformat und die Nummern- und Textposition wählen. MS Word 2003 Seite 16 Daniela Hörbinger

17 7.8. Menüpunkt Datei / Seite einrichten Seitenränder Orientierung Zufuhr Layout Rändereinstellungen Papierformat (Hoch- und Querformat) für Drucker mit mehreren Schächten Einstellungen für Abschnittsbeginn bzw. Kopf/Fußzeilen 7.9. Standardisieren von Formaten NORMAL.dot Auf der Dokument-Vorlage NORMAL.dot sind bereits wichtige Informationen standardisiert bzw. gespeichert. z.b.: Papierformat A4, Hochformat, Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder Wie kann der Standard geändert werden? Einstellungen im Menü Format / Zeichen und Menü Datei / Seite einrichten werden nicht mit OK. sondern mit der Schaltfläche Standard für alle Dokumente gespeichert, die auf der Vorlage NORMAL.dot basieren. MS Word 2003 Seite 17 Daniela Hörbinger

18 8. Bearbeiten von Dokumenten 8.1. Öffnen eines Dokumentes Über den Menüpunkt Datei / Öffnen oder das Symbol können bereits gespeicherte Dokumente geöffnet werden Erstellen eines neuen Dokumentes Über den Menüpunkt Datei / Neu kann ein neues Leeres Dokument erstellt werden. Hier kann man auch aus gespeicherten Dokument-Vorlagen auswählen. Das Symbol verkürzt den Befehl Datei / Neu / Leeres Dokument Speichern eines Dokumentes Über den Menüpunkt Datei / Speichern unter wählen Sie auf dem gewünschten Laufwerk den entsprechenden Ordner aus, legen einen Dateinamen fest und bestätigen mit der Schaltfläche Speichern. Dieser Speichervorgang kann jederzeit während der Dokumenterstellung erfolgen. Über den Menüpunkt Datei / Speichern oder das Symbol wird nach Änderungen oder Ergänzungen in einem Dokument dieser neue Stand übernommen Drucken eines Dokumentes Über den Menüpunkt Datei / Drucken kann ein bestimmter Drucker, der Seitenbereich, die Anzahl der Seiten, etc. festgelegt werden. Über das Symbol wird sofort das gesamte Dokument ausgedruckt. MS Word 2003 Seite 18 Daniela Hörbinger

19 8.5. Schließen eines Dokumentes Über den Menüpunkt Datei / Schließen oder über die kleine Schaltfläche X rechts oben kann ein Dokument geschlossen werden. Eventuelle Änderungen nach dem letzten Speichervorgang müssen in einem Dialogfenster mit der Schaltfläche JA bestätigt werden Einfügen von Grafiken aus Datei Firmenlogos und andere Grafiken können über den Menüpunkt Einfügen / Grafik / Aus Datei in Dokumente eingefügt werden Einfügen von Grafiken aus der Clip Art-Gallery Über den Menüpunkt Einfügen / Grafik / ClipArt oder die Auswahl im Aufgabenbereich wird der Assistenten für die Suche von Bilddateien aktiviert. Aus den Such-Ergebnissen kann anschließend durch direkten Klick bzw. über den rechten Auswahlpfeil am jeweiligen Bild (Auswahlliste) das Bild eingefügt werden Menüpunkt Grafik / Formatieren Alle Einstellungen, um Grafiken zu formatieren, findet man im Menüpunkt Format / Grafik. Zuvor muss die Grafik markiert werden, dann öffnet man das Menü oder klickt die Grafik doppelt an. MS Word 2003 Seite 19 Daniela Hörbinger

20 8.8. Verschieben und Kopieren von Text oder Graphik Verschieben von Texten Um einen Text (Wörter, Absätze) zu verschieben, muss zuerst eine Markierung erfolgen. Über den Menüpunkt Bearbeiten / Ausschneiden oder das Symbol wird der Text zunächst auf einen Zwischenspeicher gelegt. Danach erfolgt an der gewünschten Stelle das Einfügen über den Menüpunkt Bearbeiten / Einfügen oder das Symbol. Mit der Drag & Drop-Methode kann man markierten Text direkt durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste an eine vorgesehene Stelle verschieben Kopieren von Texten Über den Menüpunkt Bearbeiten / Kopieren oder das Symbol wird ein markierter Text auf einen Zwischenspeicher gelegt. Danach erfolgt an der gewünschten Stelle das Einfügen über den Menüpunkt Bearbeiten / Einfügen oder das Symbol Mit der Drag and Drop-Methode kann man markierten Text direkt durch Ziehen mit gedrückter linken Maustaste und zusätzlich gehaltener Strg-Taste an eine vorgesehene Stelle kopieren. Der Zwischenspeicher (Zwischenablage) befindet sich im Betriebssystem und ermöglicht ein Verschieben und Kopieren zwischen verschiedenen Dokumenten und Programmen AutoText Häufig verwendete Texte kann man als AutoText = Text-Baustein speichern. Über den Menüpunkt Einfügen / AutoText / Neu erstellt man den zuvor markierten Text unter Vergabe eines eindeutigen Namens. Verwenden eines Auto-Textes - 3 Möglichkeiten: Eingabe des Namens: 3 Zeichen + F3-Taste Quick-Info: Nach Eingabe von 4 Zeichen des Auto-Text-Namens wird meist in der Quick-Info der Auto-Text vorgeschlagen. Mit ENTER fügt man ihn ein. Symbolleiste Auto-Text: (Ansicht / Symbolleisten) Über die Schaltfläche Alle Einträge erhält man die Gesamtliste der Standard-Auto-Texte. Die persönlichen Auto-Texte befinden sich in der Liste unter dem Eintrag Standard. MS Word 2003 Seite 20 Daniela Hörbinger

21 8.10. AutoKorrektur Der Menüpunkt Extras / AutoKorrektur enthält Einstellungen und Einträge, die vor allem der automatischen Korrektur von Schreibfehlern dienen. Man nützt die AutoKorrektur aber auch, um häufig verwendete Ausdrücke durch Eingabe von Abkürzungen abzurufen, wie z.b. Mit freundlichen Grüßen durch die Eingabe mfg" Rechtschreibprüfung Während dem Erstellen von Dokumenten werden die Wörter durch rote Wellenlinien hervorgehoben, die im Wörterbuch des Word-Programmes nicht vorkommen. Über den Menüpunkt Extras / Rechtschreibung und Grammatik oder das Symbol wird die Rechtschreibprüfung gestartet, und in einem Menü-Fenster zum jeweiligen unbekannten Ausdruck meist eine Korrekturmöglichkeit angeboten. Über Schaltflächen (z.b. Ignorieren, Hinzufügen, Ändern können diese Vorschläge akzeptiert oder abgelehnt bzw. neue Wörter in das Persönliche Wörterbuch aufgenommen werden Silbentrennung In Fließtexten kommt es am Seitenrand zum Automatischen Zeilenumbruch, bei dem ganze Wörter, die nicht mehr in diese Zeile passen, in die nächste Zeile übernommen werden. Eine Silbentrennung wird nicht automatisch vorgenommen und kann über den Menüpunkt Extras / Sprache / Silbentrennung aufgerufen werden. Die Silbentrennung empfiehlt sich vor allem für Texte, die in Spalten und im Blocksatz angeordnet sind. Ist die Automatische Silbentrennung aktiviert werden Wörter bereits während der Texteingabe automatisch getrennt. Ist das Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung nicht aktiviert, kann man eine Manuelle Silbentrennung durchführen. Dabei kann bestimmt werden, ob und wo Wörter geteilt werden sollen Bearbeiten Suchen und Ersetzen Um bestimmte Textpassagen in einem Dokument rasch zu finden, gibt es den Befehl im Menüpunkt Bearbeiten / Suchen. Dieser kann mit Hilfe der zweiten Karte Ersetzen um diese Funktion erweitert werden. MS Word 2003 Seite 21 Daniela Hörbinger

22 8.14. Kopf- und Fußzeile Über den Menüpunkt Ansicht / Kopf- und Fußzeile wird der Bereich der Kopfund Fußzeile am Bildschirm angezeigt. Gleichzeitig erscheint die entsprechende Symbolleiste. 9. Vorlagen Seitenzahl einfügen Seitenzahlen formatieren Datum/Uhrzeit einfügen Seite einrichten Schließen Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln Formulare und andere Dokumente, die ständig verwendet werden, kann man als Vorlage speichern. So kann jederzeit ein neues Dokument auf der Grundlage dieser Vorlage erstellt werden Erstellen einer Vorlage Das Dokument wird über den Menüpunkt Datei / Speichern unter jedoch nicht als Dateityp Word-Dokument (*.doc) sondern als Dateityp Dokumentvorlage (*.dot) in einen dafür vorgesehenen Vorlagen-Ordner gespeichert Benutzen einer Vorlage Über den Menüpunkt Datei / Neu kann man im Aufgabenbereich unterhalb der Auswahl Mit Vorlage beginnen eine der zuletzt verwendeten Vorlagen bzw. über Allgemeine Vorlagen eine beliebige Vorlage auswählen. 10. Tabellen Spalte Gitternetzlinien Zeile Zelle MS Word 2003 Seite 22 Daniela Hörbinger

23 10.1. Tabellen erstellen Im Menüpunkt Tabelle / Einfügen / Tabelle werden die Spalten- bzw. Zeilenanzahl sowie die Spaltenbreite festgelegt. In die eingefügte Tabelle kann nun Text eingegeben werden, indem man die Zellen mit der Tabulator-Taste wechselt. Zusätzliche Zeilen werden ergänzt, indem man von der letzten Zelle (letzte Zeile) mit einem Tabulator-Schritt weiterspringt. Menüpunkt Tabelle für sämtliche Befehle zum Bearbeiten von Tabellen Markieren von Spalten, Zeilen und Zellen Spalten werden von oben (Mauszeiger = kleines Pfeilchen), Zeilen von links und einzelne Zellen im äußerst linken Bereich der Zelle (Mauszeiger = kleiner schräger Pfeil) markiert. Die Trennlinien zwischen den Spalten und Zeilen dienen auch zur Ausrichtung der Spaltenbreiten und Zeilenhöhe (Mauszeiger = kleiner Doppelpfeil) Tabellen formatieren Menüpunkt Tabelle Zellinhalte können auf jede Art formatiert werden. Wenn gleiche Formate für mehrere Zellen, Zeilen oder Spalte gelten sollen, muss zuvor markiert werden. Anschließend kann wie gewohnt formatiert werden: Zellenausrichtung linksbündig, zentriert, rechtsbündig, Einzug Links / Rechts ändern, usw. In eingefügten Tabellen kann man später Zellen, Zeilen und Spalten einfügen bzw. löschen, Zellen verschieben und verbinden, Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern sowie eine Tabelle teilen. Dazu findet man alle Befehle im Menüpunkt Tabelle insbesondere in den Tabelleneigenschaften. MS Word 2003 Seite 23 Daniela Hörbinger

24 10.4. Tabelleneigenschaften Nummerierung und Aufzählung in Tabellen Sobald man mehrere Zellen einer Spalte markiert hat, kann man diesen über die Symbole auf Wunsch eine Nummerierung oder Aufzählung zuweisen Sortieren in Tabellen Im Menüpunkt Tabelle wird auch die Aktion Sortieren angeboten. Wichtig ist, dass Einträge über mehrere Spalten für eine korrekte Sortierung zuvor vollständig markiert werden. Als Sortierschlüssel dient, wenn vorhanden, immer die Spaltenbeschriftung, ansonsten die Spaltenbezeichnung Rahmen und Schattierung in Tabellen Die Gitternetzlinien von Tabellen kann man in verschiedenen Linienarten, - stärken und -farben formatieren. Tabellen werden sehr häufig als Hilfsmittel für graphische Ausrichtungen von Text und Bildern verwendet, und dabei werden die Rahmenlinien ausgeblendet (ohne Rahmen). Der Zellhintergrund kann in verschiedenen Schattierungsfarben und arten eingestellt werden. Tabelle selber kann man mit Schattierungen (Hintergrundfarbe)und Rahmenlinien verschiedener Art und Farbe formatieren. In den Menüpunkt Format / Rahmen und Schattierungen gelangt man auch über das Menü Tabelle / Tabelleneigenschaften. MS Word 2003 Seite 24 Daniela Hörbinger

25 11. Serienbriefe Für die Gestaltung eines Serienbriefes benötigt man ein Hauptdokument (Brief) und eine Datenquelle (Adressen-Tabelle aus Word, Excel, Access, Outlook, etc.) Seriendruck mit Hilfe des Aufgabenbereiches (Menüpunkt Ansicht / Aufgabenbereich) Ausgangsbasis für den Seriendruck ist das Hauptdokument (Brief). Über die entsprechende Auswahl im Aufgabenbereich oder den Menübefehl Extras / Briefe und Sendungen wird der Seriendruck-Assistenten am rechten Bildrand aktiviert. Im Schritt 1 wählt man einen Dokument-Typ, im Schritt 2 das Hauptdokument, in dem der Seriendruck ausgeführt werden soll. Im Schritt 3 öffnet man die Datenquelle, d.h. jene Datei, in der die Adressen gespeichert sind. Diese Seriendruckempfänger können nun in diesem Fenster ausgewählt oder bearbeitet werden (siehe Auswahl bestimmter Adressen). MS Word 2003 Seite 25 Daniela Hörbinger

26 Im Schritt 4 muss im Hauptdokument (Brief) der Empfänger- Adresskopf angelegt werden. Über den Befehl Weitere Elemente öffnet man eine Feldliste mit den entsprechenden Seriendruckfeldern, die man nun an der richtigen Position einfügt. Das Fenster Seriendruckfeld einfügen muss nach Auswahl des Feldes immer wieder geschlossen werden, um notwendige Zeilenschaltungen bzw. Leerschritte durchführen zu können. Eine andere Methode ist, die Felder in der richtigen Reihenfolge hintereinander anzulegen und erst im Nachhinein die Zeilenumbrüche und Leerschritte zu setzen. MS Word 2003 Seite 26 Daniela Hörbinger

27 Der Schritt 5 ermöglicht eine Vorschau auf den Brief. Sie können mit Pfeil- Schaltflächen die Empfänger-Adressen durchblättern, und kontrollieren, ob alle Felder, Zeichen- und Zeilenabstände richtig gesetzt sind oder die Empfängertabelle noch einmal bearbeiten. Im Schritt 6 können Sie mit dem Befehl Individuelle Briefe bearbeiten Hauptdokument und Datenquelle in einem neuen Dokument zusammenführen und anschließend speichern bzw. drucken Seriendruck mit Hilfe der Symbolleiste (Menüpunkt Ansicht / Symbolleisten / Seriendruck) Als schnellere Methode können die oben genannten Schritte 1-6 auch über Symbole durchgeführt werden. Die Symbolleiste erhält man auch über den Befehl Extras / Briefe und Sendungen / Seriendruck-Symbolleiste einblenden. Haupt dokument- Setup Seriendruck empfänger Seriendruck- Vorschau Seriendruckfelder einfügen = Feldliste Navigationspfeile zum Blättern Seriendruck in neues Dokument Datenquelle öffnen Hauptdokument-Setup: Datenquelle öffnen: Seriendruckfelder: Seriendruckvorschau: Navigationspfeile: Seriendruck in neues Dokument: Dokument-Typ wählen (Serienbriefe, Etiketten) Tabelle (Word, Excel, ) mit Adressen öffnen Feldliste zum Einfügen der Empfänger-Informationen Ein/Ausschalten der Vorschau Durchblättern der Adressen im Hauptdokument Zusammenführen von Brief und Adressen MS Word 2003 Seite 27 Daniela Hörbinger

28 Ausgangsbasis für den Serienbrief ist wieder das Hauptdokument (Brief). Nachdem der Dokument-Typ über das Symbol Hauptdokument-Setup gewählt wurde, können Sie über das nächste Symbol die Datenquelle öffnen und über das Symbol Seriendruckfelder einfügen mit Hilfe einer Feldliste den Empfänger-Briefkopf gestalten. Über das Symbol Seriendruck-Vorschau und die Navigationspfeile können Sie an Stelle der Seriendruckfelder die Adressen einblenden, durchblättern und so kontrollieren. Über das Symbol Seriendruck in ein neues Dokument wird der Brief mit den Adressen endgültig zusammengeführt. Tipp zur Vereinfachung (bekannt aus älteren Versionen von MS Word) Durch das Hinzufügen (Anpassen und Verschieben) der Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen ist die Bearbeitung der Seriendruckfelder wie in älteren Versionen möglich Bedingungsfelder einfügen Für eine persönliche Briefanrede und bedingte Leerzeichen z.b. für die Empfänger mit oder ohne Titel, kann man über die Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen Wenn-Dann-Sonst-Abfragen formulieren (siehe unten). MS Word 2003 Seite 28 Daniela Hörbinger

29 11.4. Auswahl bestimmter Adressen Die Auswahl der Empfänger geschieht, wie bereits erwähnt über das Fenster Seriendruckempfänger. Man kann einzelne Adressen durch Aktivieren oder Deaktivieren der kleinen Kontrollkästchen links jeder Adresszeile. Sortieren kann man durch Anklicken der Überschriften und filtern durch Anklicken des kleinen Pfeils neben den Überschriften (Nachname, Ort, PLZ, etc) Filtern / Sortieren von Empfängeradressen Über den Befehl weitere Optionen kann speziell gefiltert und sortiert werden MS Word 2003 Seite 29 Daniela Hörbinger

30 12. Etiketten Über den Aufgabenbereich = Seriendruck-Assistent wählt man im Schritt 1 als Dokumenttyp Etiketten und im Schritt 2 die Etikettenoptionen: Je nach Etikettenmarke sind im Handel Selbstklebe- Etiketten in verschiedenen Größen erhältlich. Die gängigen Etikettenmarken haben jeweils eine Bestellnummer. Dann werden die Empfänger gewählt, d.h. die Datenquelle geöffnet (siehe Serienbriefe). Dann muss ein Etikett eingerichtet werden. Dafür steht im Aufgabenbereich der Adressblock zur Verfügung. Für eine individuelle Gestaltung des Adresskopfes wird wie im Serienbrief vorgegangen. Über das Symbol (Symbolleiste Seriendruck) bzw. Alle Etiketten aktualisieren im Aufgabenbereich wird diese Einstellung für alle Etiketten übernommen. 13. Formatvorlagen Formatvorlagen dienen zur vereinfachten, einheitlichen Formatierung in umfangreichen Dokumenten (z.b. Überschriften). Diese Formatvorlagen enthalten festgelegte Formatierungen und können einzelnen Zeichen (Wörtern) oder Absätzen (Überschriften) zugewiesen werden. Im Word kann man aus bereits vorhandenen Formatvorlagen wählen oder eigene Formatvorlagen erstellen. MS Word 2003 Seite 30 Daniela Hörbinger

31 13.1. Zuweisen einer Formatvorlage Format-Symbolleiste Im Formatvorlagenfeld der Format-Symbolleiste (links neben der Schriftart) befindet sich eine Liste der in diesem Dokument verfügbaren Formatvorlagen. Durch Auswählen einer Formatvorlage wird diese einem zuvor markierten Textbereich (Wort oder Absatz) im Dokument zugewiesen. Aufgabenbereich Formatvorlagen Formatvorlagenfeld (zeigt die Formatvorlage je nach Markierung oder Cursor-Position). Zuweisen über das Formatvorlagenfeld Angezeigte Formatvorlagen MS Word 2003 Seite 31 Daniela Hörbinger

32 Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung Die Formatierung des markierten Textes (=Formatvorlage) wird im obersten Feld angezeigt. Über die Schaltfläche Alles markieren werden alle Textbereiche dieser Formatvorlage markiert. Eine Neue Formatvorlage kann über diese Schaltfläche angelegt werden. Die Zuweisung vorhandener bzw. angezeigter Formatvorlagen ist über diese Liste möglich. Über die Liste Anzeigen kann auf alle verfügbaren Formatvorlagen gewechselt werden Ändern einer Formatvorlage Im Aufgabenbereich (Ansicht / Aufgabenbereich oder Menüpunkt Format / Formatvorlagen) wählt man die gewünschte Formatvorlage aus und klickt auf Ändern. Name der ausgewählten Formatvorlage Hier kann die Formatierung der Formatvorlage entweder über Symbole oder über die Schaltfläche Format in den entsprechenden Menüfenstern verändert werden. MS Word 2003 Seite 32 Daniela Hörbinger

33 13.3. Formatvorlagen für Gliederung und Inhaltsverzeichnis Nachdem das Zuweisen von Formatvorlagen im Überschriftenbereich auch gleichzeitig in sinnvoller Reihung (für Hauptüberschrift Überschrift 1, für Unterüberschriften Überschrift 2, usw.) erfolgt, kann man diese in weiteren Bereichen sehr gut nutzen Gliederung eines Textes Im Menüfenster Formatvorlage ändern über die Schaltfläche besteht auch die Möglichkeiten der Zuweisung von Nummerierungspunkten zu den Überschriften. Über die Schaltfläche Anpassen können Änderungen an der Gestaltung der Gliederungspunkte vorgenommen werden. Hier wählt man das gewünschte Nummerierungsformat für die Überschriften- Gliederung. Die Gliederungspunkte werden dem Text auf Grundlage der Formatvorlagen zugewiesen. MS Word 2003 Seite 33 Daniela Hörbinger

34 Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses Im Menüpunkt Einfügen / Referenz / Index und Verzeichnisse kann man ein Inhaltsverzeichnis erstellen und entsprechend gestalten. Seitenzahlen anzeigen Seitenzahlen rechtsbündig Füllzeichen Ebenen anzeigen Optionen Auswahl, ob Seitenzahlen angezeigt werden Auswahl, wo die Seitenzahl stehen soll Auswahl, welche Füllzeichen angezeigt werden Auswahl der gewünschten Ebenen für weitere Einstellungen MS Word 2003 Seite 34 Daniela Hörbinger

35 14. Formulare Unter einem Formular versteht man ein Dokument, das sowohl Text als auch Felder, die so genannten Formularfelder, enthält. Beim Ausfüllen eines Formulars stehen diese Formularfelder für variable Einträge zur Verfügung, die Textbereiche sind jedoch durch Dokumentschutz gesperrt Formulare erstellen Für die Gestaltung eines Formulars benötigt man die Formular- Symbolleiste (Ansicht / Symbolleisten). In der Formular-Symbolleiste wählt man die verschiedenen Formularfelder aus. Zu diesen Feldern können anschließend über das Symbol Optionen bestimmte Einstellungen festgelegt werden. Textformularfeld Kontrollkästchen- Formularfeld Dropdown- Formularfeld Optionen Formular- Feldschattierung Formular schützen Textformularfeld Dropdown Formularfeld Kontrollkästchen Formularfeld MS Word 2003 Seite 35 Daniela Hörbinger

36 14.2. Formular schützen Über den Menüpunkt Extras / Dokument schützen kann man Dokumente sperren. Bei Formularen betrifft dieser Schutz den gesamten Textbereich, sodass die Eingabemöglichkeit auf die verschiedenen Formularfelder beschränkt ist. Diese Felder werden mit der Tabulator- Taste von oben nach unten gewechselt Formular speichern Üblicherweise speichert man Formulare als Dokument- Vorlage ab (siehe Punkt 9. Vorlagen). 15. Arbeitsabläufe vereinfachen und automatisieren Makros In einem Makro werden mehrere Befehle (z.b. Menübefehle) zusammengefasst und aufgezeichnet, um diese später beliebig oft ausführen zu können. Während dieser Makro-Aufzeichnung werden die Arbeitsschritte, die man direkt im Word durchführt, in Visual Basic (Programmiersprache von MS Office) übersetzt, im Hintergrund aufgezeichnet und unter einem Makro-Namen gespeichert. Über diesen Namen kann das Makro an jeder beliebigen Stelle wieder gestartet werden, und somit die Befehlsreihenfolge wiederholt werden Makros aufzeichnen Die Aufzeichnung startet man über den Menüpunkt Extras / Makro / Aufzeichnen. Makroname eingeben Wo soll das Makro verfügbar sein? Es erscheint die Aufzeichnen-Symbolleiste und der Maus-Zeiger nimmt die Form einer kleinen Musik-Kassette an. MS Word 2003 Seite 36 Daniela Hörbinger

37 Anschließend beginnt die Aufzeichnung, d.h. alle durchgeführten Befehle werden im Hintergrund als Arbeitsablauf gespeichert. Ist der Arbeitsvorgang für die Makro-Aufzeichnung abgeschlossen, muss die Aufzeichnung über die blaue Stop-Taste der Aufzeichnen-Symbolleiste beendet werden Makros ausführen Nachdem ein Makro aufgezeichnet ist, kann dieses jederzeit über den Menüpunkt Extras / Makro / Makros ausgewählt und ausgeführt werden. Markiertes Makro ausführen Markiertes Makro löschen Symbolleiste anpassen In den Microsoft-Programmen kann man eigene Symbolleisten erstellen bzw. die vorhandenen Symbolleisten bearbeiten. Auf diese Weise kann man auch Makros oder AutoText benutzerdefinierten Schaltflächen und Symbolen zuweisen Symbolleiste erstellen Die Ausgangsbasis bildet immer das Menüfenster Anpassen, das man über den Menüpunkt Extras oder den Menüpunkt Ansicht / Symbolleisten und anschließend Anpassen öffnen muss. Hier kann man neue Symbolleisten erstellen, bzw. vorhandene Symbolleisten bearbeiten. Auf der Karte Befehle findet man nach Kategorien geordnet eine Liste von Befehlen, aus der man die gewünschten aber auch erstellte Makro-Befehle in die Symbolleiste durch Ziehen (mit gedrückter linker Maustaste) übernehmen kann. MS Word 2003 Seite 37 Daniela Hörbinger

38 Neue Symbolleisten erstellen Aus den Befehlen (Kategorien) wählen Symbolleiste gestalten Während das Menü Anpassen geöffnet ist, können die Symbole bearbeitet werden. Es können von hier Befehle und deren Symbole ausgewählt und eingefügt werden. Symbole oder Schaltflächen können aber auch geändert werden. MS Word 2003 Seite 38 Daniela Hörbinger