Projektrealisierung, Kosten- und Kapazitätsplanung

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1 Fach 856: Projektmanagement (im Tourismus) Gliederung. Problemstellung (Bedeutung ) Stunden. Projektstrukturplan, Projektablaufplan Stunden 3. Zeit- und Terminplanung Stunden. Stunden 5. Risikomanagement in Projekten Stunden 6. Organisation einer Veranstaltung Stunden 7. Übungen Stunden Vorlesungsunterlagen: h"p://mitarbeiter.hs-heilbronn.de/~jaworski/pmv/ Agenda Kostenmanagement Beispiel Seniorenausflug Kapazitätsplanung

2 Projektrealisierung Plananpassung/Planrevision Oft ist die ermittelte Projektdauer größer als die vorgegebene Dauer. Was tun? Verkürzung der Dauer von kritischen Vorgängen, Ablaufänderungen bei kritischen Vorgängen, z.b. Überlappung. 3 Projektrealisierung Plananpassung/Planrevision Für die Reduzierung der Dauer eines Projektes gibt es folgende Möglichkeiten: Vorgangsbeschleunigung, Überlappung der Vorgänge, Änderung der Ablaufstruktur. Zeitliche Anpassung Quantitative Anpassung Intensitätsmäßige Anpassung Qualitative Anpassung

3 Kostenmanagement Projektkosten - Werteverzehr bei der Projektdurchführung. Aus welchen Gründen müssen die Kosten gesteuert werden? Wirtschaftlichkeitsrechnung Projektentscheidung Projektbudget Kostenanfall Liquiditätsplanung 5 Projektrealisierung - Projektsteuerung Projektsteuerung und -überwachung dient der Sicherstellung der planmäßigen, konfliktfreien und wirtschaftlichen Realisierung eines Projektes. Erteilung der Arbeitsaufträge Projektsitzungen leiten Bereitstellung der Ressourcen Projektdokumentation Steuerungsmöglichkeiten Modifizierung der Projektziele Änderung der Zuordnung von Aufgaben und Ressourcen Streichung unwichtiger, entbehrlicher Vorgänge Motivation der Mitarbeiter 6

4 Projektrealisierung - Projektüberwachung Umfasst: Erfassung des Projektfortschritts Soll - Ist - Vergleich Plananpassung bzw. Planrevision... 7 Verlauf der Projektüberwachung... Ablaufplan gestalten Zeitplan gestalten ja Zielgerichteter Plan? nein Änderungen von Dauern möglich? nein ja Durchführung Kontrolle ja Planvorgaben eingehalten? nein 8

5 Projektrealisierung - Projektüberwachung Ermittlung des Projektfortschritts... kann durch Abfrage durch das Projektmanagement automatische Rückmeldung Fortschrittsmeldungen in regelmäßigen Zeitabständen Projektsitzungen erfolgen. 9 Projektrealisierung - Projektüberwachung Soll-Ist-Vergleich... Folgende Ergebnisse treten dabei auf: Soll-Werte und Ist-Werte stimmen überein Soll-Werte und Ist-Werte stimmen nicht überein Soll-Werte und Ist-Werte weichen voneinander ab die Abweichung kann durch Pufferzeiten aufgefangen werden die Abweichung kann nicht vollständig durch Pufferzeiten aufgefangen werden so derart, dass Soll-Werte nicht erreicht werden konnten....

6 Projektrealisierung - Änderungsmanagement... soll formalisiert werden, d.h. immer gleiche, standardisierte Form haben, die folgendes beinhalten soll: Projekt-, Teilprojekt-, Arbeitspaket-Nr.: Antragsteller: Gegenstand der Änderung (mit Detailbeschreibung): Betroffene Bereiche: Konsequenzen der Änderungen: wirtschaftliche: personelle: organisatorische: rechtliche: technische: politische, terminliche, finanzielle,...: Projektrealisierung - Projektcontrolling Ist nur eine Unterstützungsfunktion des Projektmanagements. Die Aufgaben:. Koordination des Entwurfs und der Implementierung von Informationsversorgungssystemen. Abstimmung der Subsysteme aufeinander und Gewährleistung der laufenden Informationsversorgung Unterstützung des Managements bei der Projektplanung Unterstützung des Managements bei der Projektdurchführung Frühzeitiges Erkennen von Problemen -> Frühwarnung

7 Projektrealisierung - Projektabschluss Projektabschlussanalyse Projektreflexion Das wichtigste für den Projektleiter... Interne und externe Bewertung, Abschlusssitzung, Projektpräsentation... Erfahrungssicherung Umfangreiche Projektdokumentation... Projektauflösung Ressourcenauflösung, Personalüberleitung, Mitarbeiterbeurteilung,... 3 Kostenmanagement Projektablaufplan bildet die Grundlage für die Bedarfs- und Bereitstellungsplanung Sie beinhaltet Zeitpläne für: Materialbeschaffung Materialbereitstellung Einsatz von Arbeitskräften Einsatz von Maschinen Kosten und Ausgaben

8 Seniorenausflug Ihr Heim organisiert einen Seniorenausflug zur Bärenhöhle. Sie haben vier Mitarbeiter zur Verfügung und setzen sie wie folgt ein: A Bus bestellen Herr Beyer Tag B Gaststätten für Mittagessen und Kaffee bestellen Herr Beyer Tage C Werbung im Heim für Ausflug Frau Fischer Tage D Aufnahme auf die Teilnehmerliste Frau Fischer Tage E Ausarbeitung des detaillierten Programms Frau Karg 5 Tage F Vertretung für das mitfahrende Personal Frau Seitz Tag organisieren G Vorbereitungstreffen der Teilnehmer Frau Karg Tag H Ausflug Frau Karg, Tag Frau Fischer, Frau Seitz, Herr Beyer I Abrechnung mit dem Busunternehmen Frau Seitz Tag J Bilder fertigen lassen Herr Beyer Tage K Nachtreffen Frau Karg Tag 5 Seniorenausflug - zweite Seite. Herr Beyer bestellt Bus zu einem bestimmten Termin und sucht nach dem Schluss der Teilnehmerliste (Vorgang D) die Gaststätten aus und reserviert dort das Mittagessen und die Kaffeepause.. Nachdem der Termin für den Ausflug steht, informiert Frau Fischer die Senioren über den Ausflug und verwaltet die Teilnehmerliste. 3. Nachdem die Teilnehmerzahl feststeht, organisiert Frau Seitz die Vertretung für die mitreisenden Mitarbeiter, und Frau Karg arbeitet das Rahmenprogramm aus. Sie führt auch danach das Vorbereitungstreffen der Teilnehmer durch.. Zwei Tage nach der Fahrt rechnet Frau Seitz die Reise mit dem Busunternehmen ab. 5. Nachdem die Fotos aus dem Ausflug fertig sind, organisiert Frau Karg ein Nachtreffen im Seniorenheim. 6

9 Seniorenausflug - dritte Seite. Erstellen Sie kompletten Netzplan (Vorgangsknotennetz) inkl. Vorgänger/Nachfolgertabelle, Zeitrechnung und kritischen Pfad. 7 Seniorenausflug - vierte Seite - die Vorgänger-Nachfolger-Tabelle V Beschreibung V N A Bus bestellen - B,C B Gaststätten für Mittagessen und Kaffee... A,D H C Werbung im Heim für Ausflug A D D Aufnahme in die Teilnehmerliste C B,E,F E Ausarbeitung des detaillierten Programms D G F Vertretung für das mitfahrende Personal D H G Vorbereitungstreffen der Teilnehmer E H H Ausflug B,F,G I,J I Abrechnung mit dem Busunternehmen H - J Bilder fertigen lassen H K K Nachtreffen J -?? 8

10 Seniorenausflug - fünfte Seite - Netzplan A C? B D E G H F J I Ende A B D C F E und jetzt der rote Pfad... 8 G 3 3 H 3 3 K J K I 7 7 und jetzt die Pufferzeiten... Ende Seniorenausflug - sechste Seite - Gantt-Diagramm K J I H G F E D C B A was findet am sechsten Projekttag statt? frühest mögliche Zeiten spätestens notwendige Zeiten

11 Seniorenausflug - siebte Seite - der Vorgang D 5 Tage länger... Der Vorgang D (Aufnahme in die Teilnehmerliste) wird voraussichtlich 5 Tage länger dauern, da wegen Interessenmangel im Altenheim die ev. Gemeinde von der Lutherkirche am Sonntag beim Gottesdienst für den Ausflug auch werben will. Wie wirkt sich dies auf die Projektdauer aus? Seniorenausflug - siebte Seite - der Vorgang D 5 Tage länger... A B 3 D C F E G 8 8 H K J I Ende 5 Tage länger... da Vorgang D auf dem Kritischen Pfad liegt, wird sich die Dauer des ganzen Projektes um 5 Tage verlängern.

12 Seniorenausflug - achte Seite - Frau Karg ungeeignet Was passiert, wenn Frau Karg für die Ausarbeitung des Rahmenprogramms total ungeeignet ist? Wie A wirkt sich das auf die Dauer des Projektes aus? Wie würden Sie die Personaleinsatzplanung ändern? B H I 3 D C F E G 8 8 Vorgang E K J Ende Herr Beier - Vorgang B, oder Frau Seitz - Vorgang F, oder Herr Beier mit Frau Seitz zusammen - werden die Ausarbeitung des Rahmenprogramms übernehmen. 3 Kostenmanagement Projektkosten - Planungsverfahren: Unterschiedliche Verfahren werden dabei eingesetzt: Umrechnungen z.b. für den errechneten Personalbedarf mit Hilfe von Tages- und Stundensätzen in Euro, Vergleich mit erfolgreich abgeschlossenen ähnlichen Projekten, Angebotseinholung beispielsweise für Sachmittel..., Schätzung - wer mit dem üblichen Kostenanfall vertraut ist, kann auch die Höhe der Kosten prognostizieren.

13 Kostenmanagement Projektkostenarten Personalkosten Kapitalkosten Materialkosten Fremdleistungskosten Computerkosten... 5 Kostenmanagement Projektkostenplan - Beispiel Kostenart Kostenfall Kosten DM Gesamtkosten DM Personalkosten Organisation MM., Programmierung 8 MM 6., Fachabteilung 8 MM 8., 56., Kapitalkosten Raummiete qm., Arbeitsplatzabschreibung 5., PC-Abschreibung 33%., Zinsen 3., 8., Materialkosten Pauschalbetrag 3., Fremdleistungskosten Beratungsauftrag 3., Experteneinsatz MT 3., Schulungskosten 5., 7., Computerkosten Großrechner CPU Stunden 5., Sonstige Kosten Pauschalbetrag 6., Projektgesamtkosten 7., Projektkosten können für bestimmte Zwecke nach Projektphasen, Terminen, Vorgängen, Kostenarten, usw. sortiert bzw. gefiltert werden. 6

14 Kostenmanagement Projektkostenplan - Beispiel mit Soll-Ist-Vergleich Vorgang geplante Kosten Ist-Kosten Soll kumuliert Ist kumuliert Abweichung Abweichung kumuliert Fundamente errichten 3., 3.,, 3., 3.,, Kanalisationsanschluss.5,., -,.5,.6,, Wände hochziehen.,.5, 5, 8.5, 9., 6, Elektr. Hauptanschluss 6, 7,, 9., 9.8, 7, Dachdecke herstellen.5,.3, -,.6,., 5, Fenster einsetzen., Türen einsetzen., Dach abdichten.5, 7 Kostenmanagement Projektkostenplan - zeitbezogene Kostenplanung Jan Febr März April Mai Juni Juli August Sept. 8

15 Seniorenausflug - neunte Seite. Erstellen Sie bitte Projektkostenplan. Für jeden Vorgang schätzen Sie bitte folgende Kostenarten: Personalkosten, Materialkosten, Fremdleistungskosten, evtl. Sonstige Kosten. Die Kosten fallen am letzten Tag des jeweiligen Vorgangsknoten (auch Personalkosten) an. Für die Werbung hat man Materialkosten in Höhe von 5,-. Die Gaststätte möchte eine Anzahlung am Bestellungstag in Höhe von,- haben, den Rest am Ausflugstag (Mittagessen 5,- ; Kaffee+Kuchen 5,- pro Person). Am letzten Tag des Vorgangs D wird die Anzahlung von,- für den Bus getätigt, der Rest (8,- ) wird erst nach dem Ausflug bezahlt. Extrawerbung in der Kirche kostet einen halben Tagessatz (Personalkosten).. Wie hoch würden Sie die Kosten für das eigene Personal setzen? Begründen Sie Ihre Tagessätze. 3. Wie groß soll die Seniorengruppe sein, damit der kalkulatorische Preis einigermaßen akzeptabel wird? 9 Seniorenausflug - zehnte Seite Insgesamt fallen also folgende Kosten (plus Personaleinsatz) an:. Werbungskosten: 5,- Euro. Busmiete:,- Euro Anzahlung plus 8,- Euro Restzahlung 3. Gaststätten:,- Euro Anzahlung und dann:. Mittagessen 5,- Euro pro Person. Kaffee+Kuchen 5,- Euro pro Person. Personalaufwand: 6,5 Arbeitstage Wie hoch würden Sie die Kosten für das eigene Personal setzen? Begründen Sie Ihre Tagessätze. Wie hoch wird dann der Kostenplan? wir einigen uns auf 5,- pro Tag 3

16 Seniorenausflug - zehnte Seite - Lösung Insgesamt fallen also folgende Kosten (plus Personaleinsatz) an:. Werbungskosten: 5,- Euro. Busmiete:,- Euro Anzahlung plus 8,- Euro Restzahlung 3. Gaststätten:,- Euro Anzahlung und dann:. Mittagessen 5,- Euro pro Person. Kaffee+Kuchen 5,- Euro pro Person. Personalaufwand: 6,5 Arbeitstage wir einigen uns auf Personalkostensatz: 5,- pro Tag Wie groß soll die Seniorengruppe sein, damit der kalkulatorische Preis akzeptabel wird? ein akzeptabler Preis: 5,- Die Gleichung: 5 * X = 3 + (5 + 5) * X Bei den Festkosten in Höhe von ,5 * 5 Euro = 3,- Euro und dem akzeptablen Preis von 5,- Euro pro Person (aber nur 3,- Euro für die Festkosten) muss die Seniorengruppe mindestens 78 Personen zählen. 3 Seniorenausflug - zehnte Seite (Lösung) Insgesamt fallen pro Vorgang folgende Kosten (plus Personaleinsatz) an:. Werbungskosten: 5,- Euro. Busmiete:,- Euro Anzahlung plus 8,- Euro Restzahlung 3. Gaststätten:,- Euro Anzahlung und dann:. Mittagessen 5,- Euro pro Person. Kaffee+Kuchen 5,- Euro pro Person. Personalaufwand: 6,5 Arbeitstage Vorgang A: Bus bestellen: 5 Personal + Anzahlung für Bus Vorgang B: Gaststätten : Personal + Anzahlung für Mittag + Kaffe + Kuchen Vorgang C: Werbung : Personal + 5 Material Vorgang D: Teilnehmerliste : Personal (+ 5 ) - und noch 5 Tage, die wir nicht... Vorgang E: Programm : 5 Personal (und noch die Arbeit von Herrn Beyer + Frau Seitz) Vorgang F: Vertretung : 5 Personal Vorgang G: Vorbereitungstreff...: 5 Personal Vorgang H: Ausflug : Personal + Restzahlung Gaststätten Vorgang I: Bus Abrechnung : 5 Personal + 8 Restzahlung Bus (siehe Vorgang A) Vorgang J: Bilder entwickeln...: Personal Vorgang K: Nachtreffen : 5 Personal 3

17 Seniorenausflug - elfte Seite Die Kosten fallen am letzten Tag des jeweiligen Vorgangsknoten (auch Personalkosten) an. Für die Werbung hat man Materialkosten in Höhe von 5,-. Die Gaststätte möchte eine Anzahlung am Bestellungstag in Höhe von,- haben, den Rest am Ausflugstag (Mittagessen 5,- ; Kaffee+Kuchen 5,- pro Person). Am letzten Tag des Vorgangs D wird die Anzahlung von,- für den Bus getätigt, der Rest (8,- ) wird erst nach dem Ausflug bezahlt. Extrawerbung in der Kirche kostet einen halben Tagessatz (Personalkosten). Planen Sie jetzt bitte Ihre Ausgaben in den jeweiligen Projekttagen, z.b.:.- Anzahlung Essen 56.- Busbestellung 5.- Plakatdruck Juni. Juni 3. Juli Zeitachse 33 Seniorenausflug - elfte Seite - Lösung Die Kosten fallen am letzten Tag des jeweiligen Vorgangsknoten (auch Personalkosten) an. Für die Werbung hat man Materialkosten in Höhe von 5,-. Die Gaststätte möchte eine Anzahlung am Bestellungstag in Höhe von,- haben, den Rest am Ausflugstag (Mittagessen 5,- ; Kaffee+Kuchen 5,- pro Person). Am letzten Tag des Vorgangs D wird die Anzahlung von,- für den Bus getätigt, der Rest (8,- ) wird erst nach dem Ausflug bezahlt. Extrawerbung in der Kirche kostet einen halben Tagessatz (Personalkosten). Achtung: durch die Werbung in der Lutherkirche dauert es 5 Tage länger... Achtung: bei Vorgängern mit Pufferzeit zahlen wir am letztmöglichen Tag... 5 Material für Werbung Busbestellung G: 5 Vorbereitungstreff... A: 5 Bus bestellen D: 5 (5) Teilnehmerliste... B: C: Werbung für Ausflug Gaststätten bestellen E: 5 Programm... H: Ausflug... F: 5 Vertretung...? Restzahlung Gaststätte Anzahlung Gaststätte J: Bilder fertigen... K: 5 Nachtreffen... I:5 Abrechnung Busunternehmen 8 Restzahlung Busunternehmen Zeitachse 3

18 Seniorenausflug - elfte Seite - Lösung Liquiditätsplanung. Tag 5 3. Tag 5 Material +. Tag Busbestellung Tag 5 8. Tag Anzahlung Gaststätte Tag Restzahlung Gaststätte + 3. Tag. Tag 5 + Restzahlung Bus A: 5 Bus bestellen D: 5 (5) Teilnehmerliste... B: Gaststätten bestellen C: Werbung für Ausflug 5 Material für Werbung Busbestellung G: 5 Vorbereitungstreff... E: 5 Programm... F: 5 Vertretung... H: Ausflug...? Restzahlung Gaststätte Anzahlung Gaststätte J: Bilder fertigen... K: 5 Nachtreffen... I:5 Abrechnung Busunternehmen 8 Restzahlung Busunternehmen Zeitachse Kapazitätsplanung - Beispiel Arbeitskräftebedarf Vorgang Hilfsarbeiter Elektriker Maurer Monteure Fundamente errichten Kanalisationsanschluss Wände hochziehen Elektr. Hauptanschluss Dachdecke herstellen Fenster einsetzen 5 Türen einsetzen 3 Dach abdichten Elektr. Leitung für Kraftstrom verlegen 6 Maschinenfundamente erstellen 8 Elektr. Leitung für Lichtstrom 3 Halterungen für Maschinen anbringen 7 drei Maschinen aufstellen 5 Verputz außen 5 Elektr. Anschluss für Kraftstrom anbringen 5 Verputz innen drei Maschinen anschliessen 5 Elektr. Anschluss für Lichtstrom anbringen Probelauf der drei Maschinen Übungsaufgabe: Versuchen Sie bitte, den Arbeitskräftebedarf zu kalendieren V.-Nr.: Beschreibung dauer FAZ SAZ FEZ SEZ A Fundamente errichten 5 8. Aug 3 8. Aug 3. Aug 3. Aug 3 B Kanalisationsanschluß erstellen 8. Aug 3. Aug 3. Sep 3 8. Sep 3 C Wände hochziehen 5 5. Aug 3 5. Aug 3 8. Sep 3 8. Sep 3 D Elektr. Hauptanschluß herstellen 5. Aug 3. Aug 3. Sep 3 8. Sep 3 E Fenster einsetzen 9. Sep 3 6. Sep 3. Okt 3. Okt 3 F Dachdecke herstellen 5 9. Sep 3 9. Sep 3 9. Okt 3 9. Okt 3 G Türen einsetzen 9. Sep 3 8. Sep 3. Okt 3. Okt 3 H Dach abdichten. Okt 3. Okt 3. Okt 3. Okt 3 Ende des Bauabschnitts. Okt 3. Okt 3. Okt 3. Okt 3 Nur der erste Bauabschnitt, nur die Hilfsarbeiter... 36

19 Kapazitätsplanung - Beispiel Arbeitskräftebedarf Nur der erste Bauabschnitt, nur die Hilfsarbeiter... Vorgang: 8. Aug 5. Aug. Aug 9. Aug 5. Sep. Sep 9. Sep 6. Sep 3. Okt. Okt Fundamente errichten Kanalisationsanschluss Wände hochziehen Elektr. Hauptanschluss Dachdecke herstellen 5 Fenster einsetzen 3 5 Türen einsetzen Dach abdichten 3 Summe Hilfsarbeiter: bis bis 6 bis etwa 6 bis bis bis 9 bis bis bis 9 37