Verwaltungsspezifische Dienste für den SharePoint. VISonMOSS. Erreichte Ergebnisse und Value Propositions. PDV-Systeme GmbH. Erfurt, den

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1 Verwaltungsspezifische Dienste für den SharePoint VISonMOSS Erreichte Ergebnisse und Value Propositions PDV-Systeme GmbH Erfurt, den

2 Leitgedanken Anforderungen unserer Kunden & Interessenten zeitgemäße, flexible und leistungsfähige Kommunikations-, Informations- und Kooperationsstrukturen Schaffen einer attraktiven, informationstechnischen Arbeitsumgebung für alle Mitarbeiter Herstellen einer durchgängigen hohen Dienstleistungsqualität innerhalb der Verwaltung Arbeitskultur / -organisation: Unterstützung von Prozessen mit dem Ziel der Verkürzung von Prozessdurchlaufzeiten Optimierung der übergreifenden Zusammenarbeit Verankern von Wissensmanagement in der Verwaltungskultur. Informationsmanagement/IT: Einbinden aller relevanten Geschäftsprozesse in eine zentrale Plattform Verbessern der Informationsqualität und -quantität in den Intranet-, Extranet- und Internet- Auftritten Einführung einer einheitlichen technisch-organisatorischen Plattform für Intranet, Extranet und Internet Verbindliche Etablierung eines einheitlichen Erscheinungsbildes (Corporate Design) und durchgängiger Ergonomie Auszüge aus der Quelle: Frank, IBM Seite 2

3 Positionierung von VISkompakt Anwendungsbereiche: Dokumentenmanagementsystem Vorgangsbearbeitungssystem (Geschäftsprozessunterstützung und Workflow für Verwaltungen) Archivsystem Status: Domea-zertifiziert Nutzt intensiv Technologie- und Anwendungsplattformen (Microsoft/ORACLE) Intern bereits komponentenorientiert Ergänzt Technologie- und Anwendungsplattformen, aber auch Überlappungsbereiche Seite 3

4 Augenblickliche Situation Technologische Plattformen entwickeln sich sukzessive zu Anwendungsplattformen Beinhalten auch generelle Funktionalitäten in den Bereichen Dokumentenmanagementsystem Vorgangsbearbeitungssystem (Geschäftsprozessunterstützung und Workflow für Verwaltungen) Contentmanagement Wesentliches Beispiel: SharePoint Server Seite 4

5 DOMEA -Produkte beinhalten überdeckende und ergänzende Funktionalität DOMEA Domea ist ein eingetragenes Warenzeichen der KBSt Seite 5

6 DOMEA -Produkte beinhalten überdeckende und ergänzende Funktionalität Heutige DOMEA- Systeme Stehen prinzipiell trotz scheinbarer Integration mit eigener paralleler Funktionalität daneben Seite 6

7 Bewertung DOMEA -Produkte Arbeitsplätze Hohe Komplexität, keine Flächendeckung Heute sind domeakonzeptkonforme Lösungen vielleicht hier zu finden Komplexität Quelle: Wikipedia Zunehmende Komplexität & Spezialisierung Seite 7

8 Unser Ziel Arbeitsplätze Geringere spürbare Komplexität, höherer Nutzen Hier wollen wir hin! Komplexität Quelle: Wikipedia Zunehmende Komplexität & Spezialisierung Seite 8

9 Zielsetzung der PDV-Systeme Integration fachspezifischer Dienste in die Anwendungsplattform Seite 9

10 Was verstehen wir unter Verwaltungsspezifischen Diensten Seite 10

11 Verwaltungsspezifische Dienste Ausgewählte Beispiele: Dokumente, Vorgänge, Akten Geschäftsgangmodul mit Geschäftsprozessformulare Aufgaben- und Terminmanagement Zeichnungsverfahren Umprotokollierungen und Aussonderung Behördengerechte Recherche Behördengerechter Schriftgutversand mittels (XDOMEA) Export/Importverfahren (XDOMEA) Entwurfs- und Reinschrifterstellung Angewandte Serienbrieferstellung, Fachverteiler Vorlagen Seite 11

12 Geschäftsobjekte Akte Sammlung von Vorgängen gleichen Typs (Klassifizierung laut Aktenplan) Vorgang Sammlung aller Dokumente zu einem Geschäftsfall (sachliche Gruppierung) Untervorgang Gruppierung von Dokumenten innerhalb eines Geschäftsfalls (meist thematisch) Dokument Schreiben, z.b. Ausgang vergleichbar mit einem Briefumschlag Primär-DAtei einzelne Datei im Schreiben, z.b. Anschreiben, Tabellen, Grafiken Seite 12

13 Verwaltungsspezifische Dienste als Features eine Herausforderung Seite 13

14 Verwaltungsspezifische Dienste als SharePoint Features Revisionssichere Versionierung Geschäftsgangmodul Aufgabenmanagement Entwurfserstellung mit Zeichnungsverfahren Aktenplan Digitale Signatur Scannen Archivieren Seite 14

15 Verwaltungsspezifische Dienste als SharePoint Features Seite 15

16 Integration in 3 Etappen (war, ist, wird sein..) Seite 16

17 Integrationsvarianten Die nachfolgende Integrationsvarianten setzen SharePoint als die führende Arbeitsumgebung voraus. Ziel ist es, Erweiterungsfunktionalitäten als Ergänzung unter weitestgehender Nutzung vorhandener SharePoint- Technologie und Funktionalität bereitzustellen. Es wird dem dargestellten Entwicklungstrend Rechnung getragen und die sich daraus ergebenden Etappen dargestellt. In jeder Etappe werden die Value Propositions erarbeitet. Seite 17

18 Integrationsvarianten Etappe 1: Bereitstellung von SharePoint Geschäftsobjekten und Ablage Datenmodell in SharePoint und Erweiterungstabellen abgebildet Vorgangsbearbeitung und Geschäftsregeln erfolgen durch DOMEA-Konzeptkonforme Regeln (noch nicht als orchestrierbare Einzeldienste erreichbar) Replikation von Metadaten aus externen Tabellen in SharePoint Datenbank für lesenden Zugriff Ablage der Primärinformationen in SharePoint Datenbank Zielgerichtete branchenspezifische Erweiterung bereits vorhandener Funktionalität des SharePoint Value Propositions: Notwendige Anwendungsfunktionalität aus der SharePoint und Office Umgebung heraus identisch möglich. Branchenspezifische Geschäftsobjekte (Akte, Vorgang, Dokument) sind SharePoint- Objekte, Anwendung von SharePointfunktionalität direkt auf diese Objekte möglich (Suche) Einbeziehung der branchenspezifischen Objekte in kollaboratives Arbeiten möglich Einheitliche Aufgabenverwaltung objektspezifisch und benutzerspezifisch- durch Replikation möglich Seite 18

19 Bereitstellung erster neuer gekappselter Services Etappe 2 Schaffung neuer Services Weitere Verbesserung der Usability der Gesamtanwendung Schreibprozesse aus der SharePoint-Umgebung heraus möglich Bereitstellung vorgefertiger Use Cases (unter Einbeziehung kollaborativer Funktion) Neue Services zur Office Integration (SharePoint/Office bruchstellenfreie Bedienung durch identische Technologie und Architektur) Bereitstellung eines Aussonderungs- und eines Archivservice Bereitstellung eines Formatkonvertierungsservice Anbindung des SharePoint Workflows an die branchenspezifischen Geschäftsobjekte (Akte, Vorgang, Dokument) Integration des Aufgaben- und Terminmanagements Neue Klassifizierungsservices (Aktenplan) Nutzung externer Ablagen (Remote Blob Storage) Seite 19

20 Integrationsvarianten Value Propositions: Neue zusätzliche Verwaltungsservices in der Anwendungsplattform SharePoint Weitere Verbesserung der Usability Konsequente Nutzung der SharePoint-Funktionalität Workflow und Aufgaben/Terminmanagement Seite 20

21 Integrationsvarianten Etappe 3. Bereitstellung gekappselter Fachservices Weitere Zerlegung und Neuschaffung der heutigen VIS-Fachfunktionalität in einzelne nach Bedarf installierbare Services Umstellung der VIS-Administration auf SharePoint Mittel Value Propositions: Einheitliche Arbeitsumgebung und tiefe Integration verwaltungsfachspezifischer Services Einheitliche Administrationsumgebung Einheitliche Gesamtsystemarchitektur Sehr gute Integrationsmöglichkeiten in kollaborative Arbeitsprozesse Anwendung von Fachfunktionalität auch für SharePoint native Objekte Seite 21

22 Ein kleines Beispiel.. Seite 22

23 VISonMOSS - Screenshots - Seite 23

24 Dokumentenerstellung in SharePoint Seite 24

25 Revisionssichere Ablage in VISonMOSS Vorgang Seite 25

26 Speichern unter VISonMOSS Seite 26

27 Startseite VISonMOSS Seite 27

28 Auswahl VISonMOSS-Vorgang Seite 28

29 Ablage als Internes Schreiben Seite 29

30 Internes Schreiben im Vorgang Seite 30

31 Dienstreiserichtlinien im Internen Schreiben Senden an / Dokumentarbeitsbereich erstellen Seite 31

32 Startseite VISonMOSS Seite 32

33 Dokumentarbeitsbereich im SharePoint Dokument im SharePoint collaborativ bearbeiten u. am Quellort veröffentlichen Seite 33

34 Startseite VISonMOSS Versionierung beim Veröffentlichen am Quellort Seite 34

35 Systemarchitektur VISonMOSS Seite 35

36 Beispiel einer Implementierung MOSS Server Farm Load Balancer (z.b. NLB) 2x Web- und Applikationsserver jeweils mit MOSS Web Front End jeweils mit MOSS Application jeweils mit MOSS Query jeweils mit VISonMOSS 1x Index Server mit MOSS Indexer MS SQL Server Windows Cluster 2x Datenbankserver jeweils mit MOSS DB jeweils mit VISonMOSS DB MS AD Domain Controller (in der Regel vorhanden) Storage System Seite 36