E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis

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1 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis Bundesagentur für Arbeit Analyse zur Einführung von D Ergebnispräsentation Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Deshalb werden die jeweils Verantwortlichen im Impressum auf der letzten Seite der Dokumente genannt. Sie stehen Ihnen für inhaltliche Fragen zur Verfügung.

2 Analyse zur Einführung von D Nürnberg, Ergebnispräsentation Stand: Mai 2013

3 Inhalt 1 Management Summary 2 Arbeitspakete und Ergebnisse 3 Strategische Ansätze 4 Mögliche Umsetzungsplanung Seite 2

4 Inhalt 1 Management Summary 2 Arbeitspakete und Ergebnisse 3 Strategische Ansätze 4 Mögliche Umsetzungsplanung Seite 3

5 Management Summary E-Government-Initiative des Bundes Kooperation mit dem Bundesinnenministerium Analyseprojekt zur D -Einführung Ziel: Kritische Prüfung der D -Nutzung für die BA sowie Identifikation offener Punkte und notwendiger nächster Schritte Strategische Ansätze Mehrstufiges Vorgehensmodell Stufe I zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen Folgestufen als Erweiterung zum Ausbau des Output- Managements (Hybridversand) und zur Nutzung von Endezu-Ende-Potenzialen Strategische Ansätze Seite 4

6 Management Summary: Ergebnisse Die D -Integration kann in mehreren Stufen erfolgen. Auf Basis der BA-Exchange Infrastruktur ist D über ein Gateway anzubinden. Mögliche Konfigurationen der Exchange-Infrastruktur sind umzusetzen. Entsprechend geeignete Postfächer werden angelegt und dem Kunden gegenüber kommuniziert. Die erwarteten Nutzungszahlen in der Anlaufphase und der mögliche Streufaktor der Kundenanliegen rechtfertigen in der Einführungsphase keine weitreichende Investition. Eine Integration in das Output-Management ist denkbar und kann Gegenstand einer Erweiterung der Ersteinführung sein. Eine darüber hinaus systemische Prozessunterstützung ist vorläufig nicht vorgesehen, kann jedoch nachträglich implementiert werden. Ergebnisse Ausblick Seite 5

7 Management Summary: Architekturskizzen Stufe I: Mindeststandard Stufe II: Erweiterungen Implementierung auf Basis der -Infrastruktur der BA über ein D -Gateway. Keine systemische Prozessunterstützung Manuelle Bearbeitung durch die Sachbearbeitung Seite 6

8 Management Summary: EGovG Der Innenausschuss des Bundestags hat am den vorgelegten Gesetzentwurf zur Förderung der elektronischen Verwaltung (BT-Drs. 17/11473) in modifizierter Fassung verabschiedet. Nach einem Änderungsantrag der Koalition soll die bislang im Behördenverkehr vorgeschriebene Schriftform nicht nur durch D , sondern auch durch "sonstige sichere Verfahren" ersetzbar sein. Diese müssen durch Rechtsverordnung festgelegt werden mit Zustimmung des Bundesrats. Verwaltungen könnten so andere elektronische Kommunikationsformen anbieten und die Rechtsverbindlichkeit beibehalten. Der Bundesrat soll den Gesetzentwurf am beschließen. Die Deutsche Post AG hat Klage bei der EU-Kommission eingereicht. Strittig ist noch die Notifizierungspflicht der Gesetzentwurfänderung. Gesetzlicher Handlungsdruck zur technischen Einführung entsteht für die BA ein Jahr nach Installation des Bundes-Gateways, voraussichtlich Anfang Seite 7

9 Inhalt 1 Management Summary 2 Arbeitspakete und Ergebnisse 3 Strategische Ansätze 4 Mögliche Umsetzungsplanung Seite 8

10 Arbeitspakete: Projektstrukturplan 1. Analyse zur Einführung von D 1.1 Fachkonzept Grundlagen Zugangseröffnung 1.2 Fachkonzept Grundlagen Eingangskanal 1.3 Fachkonzept Musterprozesse 1.4 Auswirkungen auf Basisdienste 1.5 Offene-Punkte-Plan 1.6 Umsetzungsplan Voraussetzungen zur Zugangseröffnung Prüfung - Adress-Einsatz in der BA Anforderungen an die Musterprozesse Fachlichen Anforderungen aus Musterprozessen Offenen-Punkte- Liste Strategische Empfehlung zum weiteren Vorgehen Anwendungsfälle der Zugangseröffnung Anwendungsfälle der Zugangsschließung Prozesses zur Registrierung der relevanten Domains Geschäftsprozesse zur Eingangsbearbeitung von E- Mails Geschäftsprozesse bei der Eingangsbearbeitung von gescannten Dokumenten Beispielkonzept zur Eingangsbearbeitung von D s Darstellung geeigneter Prozesse Musterprozesse mit Einsatz von D Auswirkungen der fachlichen Anforderungen auf bestehende Basisdienste Klassifizieren der Auswirkungen Entwurf einer Architekturskizze Strukturierung nach Kategorien Zuordnung zu zuständigen Organisationseinheiten Aufwandsschätzung Grober Umsetzungsplan Darstellung kritischer Meilensteine Darstellung von Kostentreibern Seite 9

11 Arbeitspakete und Ergebnisse: AP 1 Zugangseröffnung Ergebnisse Fachkonzept Grundlagen Zugangseröffnung enthält Anforderungen an die Zugangseröffnung Anwendungsfälle der Zugangseröffnung und Zugangsschließung Prozessbeschreibung zur Registrierung der relevanten Domains Ausschreibungsgegenstände Abgeleitete Erkenntnisse Zugangseröffnung ist Voraussetzung für D -Kommunikation Bekanntmachung der Kommunikationsmöglichkeit durch die BA Erklärung der Zugangseröffnung durch den Kunden Es besteht keine D -Antwortpflicht Seite 10

12 Arbeitspakete und Ergebnisse: AP 2 Eingangskanal Ergebnisse Fachkonzept Grundlagen Eingangskanal Geschäftsprozesse zur Eingangsbearbeitung (KuKoS) Zugangswege, Priorisierung und Verteilung Bearbeitung durch Service Center Geschäftsprozesse zur Eingangsbearbeitung E-Akte Abgeleitete Erkenntnisse Regelkonfigurationen (Akten- und Zuständigkeitsermittlung) Die bestehenden KuKoS-Prozesse sind eher organisatorischer Art und daher auch in D anwendbar. Zur prozessgestützten Bearbeitung wäre ein Integrationsszenario in E-Akte sinnvoll. Seite 11

13 Arbeitspakete und Ergebnisse: AP 3 Musterprozesse Ergebnisse Erarbeitung der Musterprozesse Zugangseröffnung, Eingangskanal und Ausgangskanal mit Fachbereichen. Exemplarische Analyse klassischer Ende-zu-Ende- Prozesse Abgeleitete Erkenntnisse Die Einführung von D führt nicht zu grundlegenden Anpassungen der BA-Geschäftsprozesse. D ergänzt die bestehenden Kommunikationskanäle bei ausgewählten Aktivitäten. Von der Nutzung sind lediglich Teilprozesse betroffen. Zugangseröffnung (Kunde) Prozessstruktur D Seite 12

14 Arbeitspakete und Ergebnisse: AP 4 Auswirkungen auf Basisdienste Ergebnisse Fachliche Anforderungen aus den Musterprozessen wurden erhoben Architekturskizzen zur Einführung wurden erstellt und abgestimmt. Abgeleitete Erkenntnisse Alle Schreiben, die der Schnittstelle DV-Frankierung übergeben werden, könnten zukünftig per PDF oder HTML als Datenpakete an einen D -Provider übergeben werden. BAS 1 nimmt die Anforderung der HTML-Generierung in die Ausschreibung für BIBA auf. Die BA-Exchange Infrastruktur ist an D integrierbar. Architekturskizze Mindestandard Architekturskizze Erweiterung Seite 13

15 Arbeitspakete und Ergebnisse: AP 5 & 6 Offene-Punkte-Plan und Umsetzungsplan Ergebnisse Offene-Punkte-Liste Klassifikation der offenen Punkte Zuordnung zu zuständigen Organisationseinheiten Projektstrukturplan mit definierten Arbeitspaketen Kritische Meilensteine und Kostentreiber identifiziert Offene-Punkte-Plan Abgeleitete Erkenntnisse Das Projekt hat relevante Parameter und Fragestellungen zur D -Einführung analysiert. Entscheidungsbedarf bzgl. Umsetzung und nächster Schritte ist identifiziert. Projektstrukturplan Seite 14

16 Inhalt 1 Management Summary 2 Arbeitspakete und Ergebnisse 3 Strategische Ansätze 4 Mögliche Umsetzungsplanung Seite 15

17 Strategische Ansätze Infrastruktur Architektur Analyseprojekt (EGI) Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdern Architekturskizzen und Outputszenarien Identifikation der nächsten Schritte E-Akte E-Government- Initiative Prozesse Nicht-Ziele: Prozessanalyse, Nutzungspotenzial und Organisation Mögliche weiter Analysen Eingangskanäle Fachverfahren Arbeitsteam Infrastruktur zur Untersuchung der Auswirkungen auf die Mail-Infrastruktur (DMZ / IM / Exchange / Firewall) Arbeitsteam Prozesse und Verfahren zur Untersuchung relevanter Einsatzgebiete Konzentration auf die relevanten nächsten Schritte zur Einführung und Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben. Mögliche Erweiterungen und Start weiterer Teilanalysen zur Untersuchung spezifischer Fragestellungen. Seite 16

18 Strategische Ansätze Stufe I. Mindeststandard II. Erweiterungen Beschreibung Integration von D mittels D -Gateway Bereitstellung von Leistungen zum Empfang und Versand von D s sowie Support durch D - Provider Konfigurationen / Modifikation bestehender - Server; ggf. Erweiterung der -Clients Erweiterung der einfachen Lösung um, Öffnung des Outputkanals und Integration des D Outputmanagements Automatisierte Attributerkennung Nutzung in Prozessen und Fachverfahren Schnittstellen (E-Akte, StEP, POSY, INVARIS, CIE, RobasO) Handlungs- und Analysebedarf Geringer Aufwand Erfüllung der Gesetznorm Keine gravierenden Organisations-, Verfahrens oder Prozessanpassungen Offenheit für spätere Erweiterung Lediglich Bearbeitung / Beantwortung formloser Anfragen via D Keine prozessuale Nutzung des Schriftformersatzes Keine Hebung von Ende-zu-Ende- Potenzialen Keine Speicherung der Zugangseröffnung Keine Identifizierung der D -Absender Identifizierung von D -Absendern Speicherung globaler Zugangseröffnungen Automatisierter Versand Automatisierte Attributerschließung Automatisierte Metadatenzugabe Hebung von Ende-zu-Ende-Potenzialen Hoher Aufwand Unbekanntes Nutzungspotenzial Seite 17

19 Inhalt 1 Management Summary 2 Arbeitspakete und Ergebnisse 3 Strategische Ansätze 4 Mögliche Umsetzungsplanung Seite 18

20 Mögliche Umsetzungsplanung: Ausblick D Gesetz tritt in Kraft Aufbau des Bundes- Gateway EGovG tritt in Kraft Gesetzliche Pflicht zur Einführung Akkreditierte Provider (Stand: Mai 2013) Telekom Deutschland GmbH, T-Systems International GmbH, Mentana- Claimsoft GmbH, 1&1 D GmbH (bzgl. WEB.DE, 1&1, GMX) Seite 19

21 Mögliche Umsetzungsplanung: Grobschema I. Akzeptanzmanagement und Marketing II. Einführung D Technische Integration Ermittlung D - Provider Accountreservierung Gateway des Providers Zugangseröffnung De- Mail (BA) Weitere Arbeitspakete der Stufe II Bundes- Gateway Vergabeunterlagen Organisationskonzept Erfüllung der gesetzlichen Anforderung 4 Mögliche Erweiterungen Bildung Arbeitsteam Prozesse Bildung Arbeitsteam Infrastruktur Hybridversand/ Ouputmanagement Proof of Concept Providerermittlung Gateway-Anbindung Weiterentwicklung Seite 20

22 Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern Internet: und Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Veröffentlicht September 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen direkt an die hier genannten Ansprechpartner. Verantwortlich für den Inhalt dieses Ergebnisdokumentes Bundesagentur für Arbeit Frau Susanne Weber Regensburger Str. 104, Nürnberg Tel.: +49 (0) Internet: Diese Veröffentlichung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt.