E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis

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Elizabeth Thomas
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E-Government-Initiative für De-Mail und den neuen Personalausweis

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1 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis Rhein-Neckar-Kreis: Einführung von D Fachkonzept Kommunikation Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Deshalb werden die jeweils Verantwortlichen im Impressum auf der letzten Seite der Dokumente genannt. Sie stehen Ihnen für inhaltliche Fragen zur Verfügung.

2 Kommunikationskonzept zur D -Nutzung Maßnahmen zur besseren Nutzung von D Stand: April 2013 Erstellt von: Dieter Schmitt Gerald Lutz 1

3 Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung Ausgangslage Ziele und Zielgruppen des Kommunikationskonzepts Zielgruppen Ziele der Außenkommunikation Ziele der Innenkommunikation Instrumente Maßnahmen Außenkommunikation Informationsaushänge / Informationsbroschüren Außenwerbung Schulungen / Informationsveranstaltung / Berichte Bekanntmachung im Bereich Social Media Gezielte Ansprache an bestimmte Zielgruppe Ansprache über Verbände und Kammern Pressegespräche Service Hotline/ D Innenkommunikation Informationsleitfäden für D Interne Informationsveranstaltungen Eigene D -Umsetzung D Beauftragter Maßnahmenübersicht

4 1 Zusammenfassung Das Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis (LRA RNK) plant, mittelfristig die D - Kommunikation als (rechts)sicheres, zuverlässiges elektronisches Pendant zur herkömmlichen Schriftform einzusetzen. Neben der Modernisierung der Verwaltung im Rahmen der E-Government- Strategie werden auch Zeit- und Versandkosteneinsparungen anvisiert. Wie bei vielen Neuerungen sind Akzeptanzprobleme zu überwinden. Diesen soll durch Pressemitteilungen und durch vielfältige Informationsmaßnahmen begegnet werden. 2 Ausgangslage Seit Anfang 2013 verfügt das Landratsamt über die D -Domäne rheinneckar-kreis.d .de. Damit ist das LRA RNK in der Lage, D s zu verschicken und zu empfangen. Ein eigenes D Gateway ist installiert und ausgetestet. Die Integration der D in unsere Outlook-Umgebung ist noch nicht abgeschlossen. Ein performantes, komfortables D Plug-In für Outlook 2010 wird derzeit von unserem Provider T-Systems entwickelt. Die Auslieferung ist für das 3. Quartal 2013 angekündigt. 3 Ziele und Zielgruppen des Kommunikationskonzepts 3.1 ZIELGRUPPEN - Außen: Bürger, Verwaltungen, Wirtschaft, Verbände, Presse, Fachöffentlichkeit - Innen: Fachämter, Mitarbeiter/-innen, Führungsebene 3.2 ZIELE DER AUßENKOMMUNIKATION - Vorteile Keine langen Wartezeiten Kein Papier, kein Kuvert, keine Briefmarke Kein Gang zur Post oder zum Briefkasten Schutz vor Spam, Viren und Trojanern Sichere Authentifizierung elektronische Archivierung Nachweisbarkeit - Zugangseröffnung für D - Erweiterung des Dienstleistungsangebotes - Einstieg in vollelektronische Geschäftsprozesse durch nachweisbare Zustellung - Kostensenkung beim Porto 3

5 - Imageverbesserung der öffentlichen Verwaltung - Verbesserter Datenschutz - Reduzierung von Medienbrüchen - Schneller, elektronischer Aktenversand innerhalb Behörden - Möglichkeit des Schriftformersatzes 3.3 ZIELE DER INNENKOMMUNIKATION - Nutzung von D im eigenen Haus (nur bei Übermittlung besonders schutzwürdiger Daten) - Elektronischer Aktenversand - Elektronische Archivierung - Innovativer Arbeitgeber - Bereitstellung eines rechtssicheren und modernen elektronischen Kommunikationsmittels - Möglichkeit des Schriftformersatzes - Verbesserung des Datenschutzes - Reduzierung von Medienbrüchen 4 Instrumente Maßnahmen 4.1 AUßENKOMMUNIKATION Informationsaushänge / Informationsbroschüren - Mitteilungen am Schwarzen Brett - Info-Briefe nebst Broschüre an Makler/Gewerbetreibende - Hinweise im Intranet und auf der Homepage des Rhein-Neckar-Kreises - Regelmäßige Projektberichte im Bürokratius (Hauszeitung) - Veröffentlichung der D Adresse im Öffentlichen Teilnehmerverzeichnis Außenwerbung - Werbung an Litfaßsäule - Pressemitteilungen an die lokale Printmedien - Informationsveranstaltung für Makler im Rhein-Neckar-Kreis - Vorträge bei Foren und Veranstaltungen von Verwaltungen Schulungen / Informationsveranstaltung / Berichte - Werbemaßnahmen über IHK 4

6 - Berichte in den Landkreisnachrichten - Informationsveranstaltungen Bekanntmachung im Bereich Social Media - Informationen über Onlinemedien wie Twitter usw Gezielte Ansprache an bestimmte Zielgruppe - Anschreiben ergänzen um D -Angebot - Aufruf zum Mitmachen bei Tagungen von Verwaltungen etc. - Anschreiben an Makler mit Informationen über D - Direkte Ansprache an Kommunikationspartner der Fachämter Ansprache über Verbände und Kammern - Einbindung IHK in Verbandskommunikation - Einbindung der Maklerinnung - Einbindung des Arbeitskreises E-Government der Metropolregion Rhein-Neckar - Einbindung des Landkreistags Baden-Württemberg Pressegespräche - Regelmäßige Pressemitteilungen bzw. Newsletter über Stand der Umsetzung Service Hotline/ D115 - Information des D115 Servicecenters über die neue Zugangsmöglichkeit (De- Mail Adresse mitteilen) - Information über D bei Bürgernachfragen (z.b. Wussten Sie schon? ) 4.2 INNENKOMMUNIKATION Informationsleitfäden für D - Innensicht Ergänzung unserer Dienstanweisung um die Komponenten von D Bedienungsanleitung für den richtigen Umgang mit der D einschließlich der Outlook-Integration - Außensicht Regelmäßige Werbeaktionen für die rechtssichere elektronische Kommunikation über D - Nutzen Mittel und langfristig sollen erhebliche Portokosten eingespart werden - Vorteile/Nachteile 5

7 - D ersetzt die Schriftform (+) Auch Schreiben mit personenbezogenen Inhalten können nun rechtssicher per Mail versandt werden (+) D kostet Gebühren (-) Es besteht das Risiko, dass die D keine Akzeptanz findet, da viele Kreiseinwohner schon Mailadressen haben und ihnen der Mehrwert nicht vermittelbar ist (-) Interne Informationsveranstaltungen - Vorstellung von D im Amtsleiterzirkel - Berichte über Sachstand im AK E-Government Eigene D -Umsetzung - Einführung D für die interne Kommunikation über eigenen Mail-Client und D -Gateway (soweit sinnvoll) - Erfahrungsberichte - Erfahrungen in der eigenen Anwendung sammeln - Prüfung auf geeignete D -Einbindung in Fachverfahren (z.b. im Zusammenhang mit dem neuen Personalausweis D Beauftragter - Mittelfristig Einrichtung eines D -Beauftragten (vergleichbar zum Sicherheitsbeauftragten) 6

8 4.3 MAßNAHMENÜBERSICHT Zielgruppe und Ziele Maßnahmen Zeitpunkt Feedback-Mechanismus Wirkung Bürgerinnen und Bürger Ziel: Nutzung von D Informationsveranstaltungen Städtische/Kommunale Medien Soziale Medien (wie Twitter) ab sofort Anzahl empfangener D s Anzahl Anfragen (Mail, Telefon) Anzahl Zugangseröffnungen langfristig Unternehmen: Ziel: Einsatz D Städtische/Kommunale Medien Soziale Medien Informationsveranstaltungen ab Mai 2013 Anzahl der D Konten Anzahl empfangener D s Anzahl Zugangseröffnungen Anzahl Anfragen mittelfristig Gezielte Ansprache Fachöffentlichkeit: Ziel: Positive Berichterstattung zum Thema E- Government/D Pressemitteilungen Landkreisnachrichten Vorträge auf Fachveranstaltungen Teilnahme an Foren/Tagungen ab Juni 2013 Positive Berichterstattung Erhöhte Zugriffszahlen auf die Anwendungen langfristig 7

Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, 10559 Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern E-Mail: IT4@bmi.bund.de Internet: www.personalausweisportal.

: +49(0)30 18681-0 Fax: +49(0)30 18681-2926 Veröffentlicht Juli 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der

9 Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern Internet: und Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Veröffentlicht Juli 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen direkt an die hier genannten Ansprechpartner. Verantwortlich für den Inhalt dieses Ergebnisdokumentes Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis Herr Gerald Lutz Kurfürstenanlage 38-40, Heidelberg Telefon: D Internet: Diese Veröffentlichung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt.

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