UBS Commercial Cards Online Portal Benutzeranleitung

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1 UBS Online Services UBS Commercial Cards Online Portal UBS Commercial Cards Online Portal Benutzeranleitung

2 Inhaltsverzeichnis 1 Häufig gestellte Fragen Login Administration Konto und Karte Zusatzleistungen Sicherheitsempfehlungen Glossar 2 2 Zugang zu UBS Commercial Cards Online Benötigte Legitimationsmittel Login (Selbstlegitimation) 3 3 Konto und Karte Wichtige Begriffe Aktuelle Bewegungen Monatliche Abrechnung Auswertungen 7 4 Zusatzleistungen Priority Pass 8 5 Administration Kartenauswahl festlegen Weitere Benutzer anmelden Weitere Benutzer verwalten Passcode wechseln PIN-Code bestellen Karte sperren Ersatzkarte bestellen 12 6 Sicherheitsempfehlung Antiviren-Software und Firewall Betriebssysteme und Internetbrowser Überprüfung des digitalen Zertifikats Eingabenummer beim Login immer sechsstellig Gesundes Misstrauen gegenüber Aufforderungen Löschen des Zwischenspeichers (Cache) Getrennte Aufbewahrung der Legitimationsmittel 13

3 1 Häufig gestellte Fragen 1.1 Login Welche Legitimationsmittel benötige ich, um mich für das UBS Commercial Cards Online Portal anzumelden? Wie erhalte ich meine Legitimationsmittel? Wie kann ich mich anmelden? Wo finde ich meine Vertragsnummer? Was muss ich tun, wenn ich meine Vertragsnummer nicht mehr weiss? Was muss ich tun, wenn ich meinen Passcode vergessen habe? Was muss ich tun, wenn mein Zugang zum UBS Commercial Cards Online Portal gesperrt ist? Warum werden meine Eingabedaten nicht akzeptiert, obwohl ich den korrekten achtstelligen Code, der auf dem Kartenleser angezeigt wird, auf der Login-Maske eingegeben habe? 1.2 Administration Wieso werden mir nicht alle Karten meines Unternehmens angezeigt? Wieso muss ich zuerst eine Kartenauswahl festlegen? Wieso werden neu beantragte Kreditkarten nicht automatisch angezeigt? Wie kann ich die Kartenauswahl festlegen/ändern? Wie kann ich meinen Passcode ändern? Wie kann ich einen neuen PIN-Code für die Kreditkarteninhaber bestellen? Wie kann ich eine Karte sperren? Wie kann ich eine Ersatzkarte bestellen? Ich verfüge über Administratorenrechte. Wie kann ich weitere Benutzer für das UBS Commercial Cards Online Portal freischalten? Wie kann ich einen Benutzer mit Administratorenrechten anmelden? Ich verfüge über Administratorenrechte. Wie kann ich die Profile der weiteren Benutzer des UBS Commercial Cards Online Portals verwalten? 1

4 1.3 Konto und Karte Wie kann ich eine Monatsrechnung ausdrucken? Welche Kreditkartentransaktionen werden unter «Aktuelle Bewegungen» angezeigt? Wieso werden mir nicht alle Karten meines Unternehmens angezeigt? Wieso muss ich zuerst eine Kartenauswahl festlegen? Wie weit zurück kann ich die Monatsrechnung abfragen? Wie kann ich die Kreditkartentransaktionen nach bestimmten Kriterien auswerten? Wie kann ich die abgefragten Informationen in ein PDF- oder Excel-File exportieren? 1.4 Zusatzleistungen Wie bestelle ich einen Priority Pass für einen Gold-Karteninhaber? 1.5 Sicherheitsempfehlungen Welche Sicherheitsempfehlungen gelten für das UBS Commercial Cards Online Portal? 1.6 Glossar Was ist unter den Begriffen «Kartenkonto», «Ausgabenlimite» etc. zu verstehen? 2

5 2 Zugang zu UBS Commercial Cards Online 2.1 Benötigte Legitimationsmittel Damit Sie sich im UBS Commercial Cards Online Portal einloggen können, benötigen Sie die folgenden persönlichen Legitimationsmittel: Vertragsnummer Persönliche Identifikationsnummer für den Kartenleser (Passcode); mit separater Post zugestellt Access Card Kartenleser Die Legitimationsmittel wurden per Post an die bei uns hinterlegte Adresse des vom Unternehmen bestimmten Administrators gesendet. Der Administrator übergibt die Legitimationsmittel dem Benutzer. Sofern Sie nicht mehr im Besitz Ihrer Vertragsnummer sind, wenden Sie sich an unseren Kundendienst unter Wenn Sie sich das erste Mal in das UBS Commercial Cards Portal einloggen, werden Sie aufgefordert, Ihren Passcode zu ändern. Falls Sie Ihren Passcode für den Kartenleser nicht mehr wissen, können Sie einen neuen Passcode anfordern. Geben Sie dafür auf der Login-Seite des UBS Commercial Cards Online Portals Ihre Vertragsnummer ein und klicken Sie auf «Weiter». Auf der nächsten Seite finden Sie die Funktion «Neuen Passcode bestellen». 2.2 Login (Selbstlegitimation) Damit Sie sich im UBS Commercial Cards Online Portal einloggen können, müssen Sie wie folgt vorgehen: 1. Rufen Sie das UBS Commercial Cards Online Portal auf. 2. Schalten Sie den Kartenleser ein, indem Sie die Access Card einschieben. 3. Geben Sie den Passcode auf dem Kartenleser ein und drücken Sie «ok». 3

6 4. Geben Sie die Vertragsnummer auf der Login-Seite ein und klicken Sie auf «Weiter». Wenn Sie nicht mehr im Besitz Ihrer Vertragsnummer sind, kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst unter Geben Sie die auf der Login-Seite angezeigte sechsstellige Eingabenummer in den Kartenleser ein und drücken Sie «ok». Sicherheitshinweis: Die von UBS für das Login angezeigte Eingabenummer ist immer sechsstellig. Sollte die Eingabenummer weniger Stellen aufweisen, kontaktieren Sie umgehend den UBS e-banking Support. 6. Übertragen Sie den achtstelligen Code vom Kartenleser auf die Login-Seite und klicken Sie auf «Login». Erst wenn Sie auf «Login» geklickt haben, wird geprüft, ob Sie den korrekten Passcode in den Kartenleser eingegeben haben. Wenn der achtstellige Code des Kartenlesers auf der Login-Seite nicht akzeptiert wird, haben Sie womöglich den falschen Passcode auf dem Kartenleser eingegeben. Nach der fünften nicht korrekten Eingabe, wird Ihr Zugang zum UBS Commercial Cards Online Portal aus Sicherheitsgründen für 15 Minuten gesperrt. Sie können sich nach Ablauf der 15 Minuten erneut einloggen oder einen neuen Passcode bestellen. Geben Sie für die Passcode-Bestellung auf der Login-Seite des UBS Commercial Cards Online Portals Ihre Vertragsnummer ein und klicken Sie auf «Weiter». Auf der nächsten Seite finden Sie die Funktion «Neuen Passcode bestellen». 4

7 3 Konto und Karte Sie können die Buchungen der ausgewählten Firmenkreditkarten jederzeit abfragen und die Daten in eine Datei exportieren oder als PDF abspeichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Kartenbewegungen als Datei zu exportieren. Der Import in gängige Tabellenverarbeitungsprogramme ist danach möglich (z.b. Microsoft Excel ). Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Datei im PDF-Format zu erstellen, die Sie ausdrucken oder abspeichern können. Reservierte Beträge werden in der Farbe Terrakotta dargestellt und zusätzlich durch das Symbol gekennzeichnet. Reservierte Beträge können höher ausfallen als der tatsächlich in Rechnung gestellte Betrag (dies kann zum Beispiel bei Tankstellen, Hotelreservationen oder Autovermietungen der Fall sein. Der verfügbare Betrag kann daher von dem von Ihnen erwarteten Betrag abweichen und lässt sich nicht immer aus den Einkäufen, Zahlungen und der Limite ableiten. Bei den in schwarzer Schrift dargestellten Transaktionen handelt es sich um Positionen, die bis zum Vortag geliefert und von UBS verbucht wurden. Da diese Angaben von Dritten geliefert werden, kann UBS keine Gewähr für ihre Aktualität und/oder Vollständigkeit übernehmen. 3.1 Wichtige Begriffe Ausgabenlimite Auszugsperiode Belastung Betrag Buchung Buchungstext Datum Gutschrift Karteninhaber Monatslimite der Kreditkarte respektive des Kartenkontos auf Stufe Firma. Angabe der exakten Rechnungsperiode (von bis) gemäss Auswahl «Auszug vom». Betrag, mit dem die Kreditkarte oder das Kartenkonto für die jeweilige Transaktion belastet wurde. Betrag und Währung der Transaktion. Diese Werte werden nur angezeigt, wenn die Währung der Transaktion von der Währung der Kreditkarte abweicht. Verbuchungsdatum der Transaktion. Detailinformationen zur Buchung. Datum der Transaktion. Betrag zugunsten des Kartenkontos oder der Kreditkarte. Name des Karteninhabers. 5

8 Kartenkonto Konto/Kartennummer Status Verfall Verfügbarer Betrag Das Kartenkonto wird im UBS Card Center für jeden Konto- respektive Firmenkarteninhaber geführt. Es können mehrere Kartenkonti mit dazugehörigen Kartennummern unter einem Kartenkonto auf Stufe Firma geführt sein. Für jedes Kartenkonto auf Stufe Firma wird im Falle einer Sammelabrechnung eine separate Abrechnung erstellt. Im Falle einer Einzelabrechnung erfolgt die Abrechnung auf Stufe Karteninhaber. Kartenkontonummer und Kartennummer. Aus Sicherheitsgründen werden nur die letzten vier Ziffern der Kartennummer angezeigt. Die Kartennummer und die Kontonummer sind 16-stellig. Aktueller Status der Kreditkarte(n). Beispiele: gültig oder gesperrt. Verfall der Karte (beispielsweise 03/15: Verfall im März 2015). Nach dem Verfall kann die Karte nicht mehr eingesetzt werden. Der verfügbare Betrag zeigt die Differenz zwischen der monatlichen Kontolimite (Ausgabenlimite) und dem Saldo. Der verfügbare Betrag berücksichtigt auch reservierte Beträge und Transaktionen, für die noch keine definitiven Buchungen vorliegen.. Normalerweise erfolgt die Verbuchung innerhalb von 48 Stunden nach dem Einkauf. Einige Vertragspartner reservieren Beträge, die höher sind als die Beträge, die Ihnen danach in Rechnung gestellt werden. Dies ist vor allem (aber nicht ausschliesslich) bei Tankstellen, Hotelreservationen oder Autovermietungen der Fall. Der verfügbare Betrag kann daher von dem von Ihnen erwarteten Betrag abweichen und lässt sich nicht immer aus den Einkäufen, Zahlungen und der Limite ableiten. Währung (Whrg.) Währung, in der die Kreditkarte geführt respektive die Kreditkartentransaktionen abgerechnet werden. 3.2 Aktuelle Bewegungen Unter Aktuelle Bewegungen werden alle reservierten Beträge und die durch das UBS Card Center verbuchten und noch nicht in Rechnung gestellten Bewegungen der ausgewählten Kredit- und Prepaidkarten angezeigt. Um Details zu den offenen Bewegungen anzuzeigen, klicken Sie auf das entsprechende Kartenkonto. Wenn Sie «Erweitert» anklicken, stehen Ihnen mehr Details zu den einzelnen Buchungen zur Verfügung (beispielsweise Umrechnungskurse bei Fremdwährungstransaktionen). 6

9 3.3 Monatliche Abrechnung Sie können die Details der Kreditkartenrechnungen, die seit der Anmeldung für das UBS Commercial Cards Online Portal erstellt wurden, über maximal die letzten zwei Jahre abfragen. Wählen Sie Karten Konto/Karte Monatliche Abrechnung. Wählen Sie ein Konto oder eine Karte. Oben rechts können Sie nun zwischen voreingestellten Perioden wählen. Klicken Sie auf, um eine Datei im PDF-Format zu erstellen, die Sie ausdrucken oder abspeichern können. Die angezeigten Transaktionen werden teilweise von Dritten geliefert. UBS kann deshalb keine Gewähr für ihre Aktualität und/oder Vollständigkeit übernehmen. 3.4 Auswertungen Sie können Auswertungen über die Buchungen der letzten zwei Jahre erstellen und Kreditkartendaten nach diversen Kriterien wie Betrag, Datum oder Ausgabenkategorie sortieren und anzeigen lassen. Die angezeigten Transaktionen werden teilweise von Dritten geliefert. UBS kann deshalb keine Gewähr für ihre Aktualität und/oder Vollständigkeit übernehmen. Es werden alle Transaktionen angezeigt, die von Dritten bis zum Vortag geliefert und von UBS verbucht wurden. Es können keine Transaktionen des aktuellen Tages angezeigt werden. Wählen Sie Karten Konto/Karte Auswertungen Wählen Sie die gewünschten Kartenkonten und Karten aus. Passen Sie die Filterkriterien an. Betrag Belastung/Gutschrift von... bis: Buchungen mit Beträgen ausserhalb der hier gesetzten Grenzen werden ignoriert. Wählen Sie «Anwenden». 7

10 4 Zusatzleistungen 4.1 Priority Pass Für Inhaber von Gold-Karten können kostenlos Priority Passes bestellt werden. 1. Wählen Sie eine Kreditkarte aus. Wenn Sie eine Karte nicht anwählen können, wurde für diese Karte bereits ein Priority Pass bestellt oder die Zusatzleistung steht für diese Karte nicht zur Verfügung. 2. Klicken Sie auf «Übermitteln». 8

11 5 Administration 5.1 Kartenauswahl festlegen In UBS Commercial Cards Online können maximal 20 Karten angezeigt werden. Karten, welche länger als 24 Monate verfallen sind, erscheinen nicht mehr. Neu ausgestellte Kreditkarten sind nicht automatisch in UBS Commercial Cards Online sichtbar, sondern müssen in die Kartenauswahl aufgenommen werden. Sie können jederzeit festlegen, welche Karten im Commercial Cards Online Portal angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen. Karte suchen 1. Geben Sie in der Funktion «Weitere Karte suchen» eines oder mehrere der folgenden Kriterien ein: Kartennummer Kontonummer Nachname Vorname 2. Klicken Sie auf «Karte suchen». 3. Wählen Sie aus der Trefferliste ein oder mehrere Kartenkonti aus. 4. Klicken Sie auf «Markierte Karten hinzufügen». 5. Wählen Sie die Funktion «Kartenauswahl speichern», wenn Sie die aktuelle Auswahl der Karten abspeichern möchten. Ansonsten erscheint beim nächsten Einstieg in Commercial Cards Online die bisherige Kartenauswahl. Karten entfernen 1. Wählen Sie die nicht mehr gewünschten Karten aus. 2. Klicken Sie auf «Markierte Karten entfernen». Wählen Sie die Funktion «Kartenauswahl speichern», wenn Sie die aktuelle Auswahl der Karten abspeichern möchten. Ansonsten erscheint beim nächsten Einstieg in Commercial Cards Online die bisherige Kartenauswahl. 9

12 5.2 Weitere Benutzer anmelden Wenn Sie über Administratorenrechte verfügen, können Sie weitere Benutzer für das UBS Commercial Cards Online Portal anmelden. Damit erhalten diese Personen die gleichen Zugriffsrechte auf das UBS Commercial Cards Online Portal wie der Administrator (mit Ausnahme der Möglichkeit, weitere Benutzer anzumelden oder zu verwalten). Um einen neuen Benutzer mit Administratoren-Rechten anzumelden, muss das Formular «Commercial Cards Online Antrag für Administratoren-Rechte» ausgefüllt und von den obersten Organen des Unternehmens unterzeichnet werden. zur Anmeldung von Benutzern ohne Administratorenrechte: Klicken Sie auf «Weiter». Füllen Sie die Angaben für den neuen Benutzer aus. Wählen Sie «Weiter». Wählen Sie aus, für welche Konten die Zugriffsberechtigung gewährt werden soll. Der Zugriff wird jeweils auf das gewählte Konto sowie alle untergeordneten Karten gewährt. Falls in Ihrem Unternehmen Kostenstellen existieren und Sie anstelle des Kontos eine oder mehrere Kostenstellen markieren, wird der Zugriff nur auf die betreffenden Kostenstellen sowie die untergeordneten Karten gewährt. Klicken Sie auf «Eingaben überprüfen» Kontrollieren Sie nochmals die Bestellangaben und wählen Sie anschliessend «Benutzer anmelden». Die für den weiteren Benutzer von UBS Commercial Cards Online erforderlichen Unterlagen werden an die bei uns hinterlegte Anschrift des Administrators gesandt. Bitte holen Sie vor der Bestellung das Einverständnis des weiteren Benutzers ein und klären Sie ihn bei der Übergabe der Access Card mit zugehörigem Passcode über die damit verbundenen Sorgfaltspflichten und Risiken im Zusammenhang mit dem UBS Commercial Cards Online Portal auf. 10

13 5.3 Weitere Benutzer verwalten Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über Administratorenrechte verfügen. Bestehende Benutzer abmelden Sie können bestehende Benutzer jederzeit abmelden und deren Zugriff mittels Access Card definitiv sperren. Bitte zerschneiden Sie anschliessend die betreffende Access Card um sie zu vernichten. Eine erneute Anmeldung ist mittels Funktion «Weitere Benutzer anmelden» jederzeit möglich. Bitte beachten Sie, dass hierfür eine neue, kostenpflichtige Access Card versendet wird. 1. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus. Klicken Sie auf «Abmelden». 2. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie auf «Benutzer abmelden» klicken. Zugriffsberechtigungen anpassen Bestimmen Sie, auf welche Konto-/Kostenstelleninformationen die Benutzer zugreifen dürfen. 1. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus. Klicken Sie auf «Zugriffsberechtigung ändern». 2. Wählen Sie das Kartenkonto bzw. die Kostenstelle aus, auf die der Benutzer nicht mehr zugreifen darf, und klicken Sie auf «Deaktivieren». 3. Wollen Sie dem Benutzer zusätzliche Daten zur Verfügung stellen, können Sie durch Auswahl des Kartenkontos bzw. der Kostenstelle und dem Feld «Aktivieren» die Zugriffsrechte erweitern. 4. Wenn Sie die korrekten Kartenkontos bzw. die Kostenstellen ausgewählt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit «Änderungen speichern». 11

14 5.4 Passcode wechseln Mit der Funktion «Passcode wechseln» können Sie Ihren persönlichen Passcode für den Zugang zum UBS Commercial Cards Online Portal jederzeit ändern. Erfassen Sie einen neuen persönlichen Passcode und bestätigen ihn Sie durch die zweite Eingabe. Der neue Passcode muss die nachfolgenden Anforderungen erfüllen: Der Passcode darf nur aus Zahlen bestehen. Verwenden Sie jede Zahl höchstens zweimal. Vermeiden Sie einfache, logische Zahlenreihen und verwenden Sie keine Telefonnummern, Geburtsdaten oder Autokennzeichen. Wählen Sie einen Passcode mit einer Länge von 7 oder 8 Zahlen. 5.5 PIN-Code bestellen Hat ein Karteninhaber den bestehenden PIN-Code seiner Kreditkarte vergessen, können Sie kostenlos einen neuen PIN-Code bestellen. Der PIN-Code wird direkt an die bei UBS hinterlegte Adresse des Karteninhabers geschickt. 5.6 Karte sperren Ging eine Karte verloren, wurde diese gestohlen oder besteht Verdacht auf missbräuchliche Verwendung? Sperren Sie Ihre Karte umgehend und kostenlos über die Funktion Karte sperren. Die Sperrung der Karte löst automatisch die Bestellung einer Ersatzkarte aus. Sie können die Kartensperrung auch über unseren Kundendienst unter der Telefonnummer durchführen lassen. 5.7 Ersatzkarte bestellen Möchten Sie eine Ersatzkarte bestellen ohne gleichzeitig eine Karte sperren zu müssen? Fordern Sie über Ersatzkarte bestellen kostenlos eine neue Karte an. 12

15 6 Sicherheitsempfehlung Für die optimale Sicherheit ist es wichtig, dass Sie Ihren Computer schützen und die Sicherheitsempfehlungen von UBS beachten. Alle relevanten Informationen zur Sicherheit bei der Nutzung des UBS Commercial Cards Online Portals hält die Themenseite «Gefahren abwenden. Sicher mit UBS Online Services arbeiten» für Sie bereit (siehe Internetseite unter «Sicherheit _ Empfehlungen»). Nachfolgend finden Sie zudem eine Zusammenfassung der wichtigsten Sicherheitsempfehlungen: 6.1 Antiviren-Software und Firewall Verwenden Sie auf Ihrem Computer eine Antiviren-Software mit automatischer Aktualisierung (Live-Update- Funktion) sowie eine Firewall. 6.2 Betriebssysteme und Internetbrowser Verwenden Sie nur die auf der Internetseite unter «Voraussetzungen» erwähnten Betriebssysteme sowie Internetbrowser und aktualisieren Sie diese jeweils mit den neuesten Sicherheitsupdates. 6.3 Überprüfung des digitalen Zertifikats Beim Verbindungsaufbau zum UBS Commercial Cards Online Portal liefert UBS ein digitales Zertifikat. Mit diesem kann Ihr Internetbrowser feststellen, dass Sie tatsächlich mit UBS verbunden sind. Die Echtheit des Zertifikats können Sie bei Einsatz des Kartenlesers selbst überprüfen (siehe Internetseite unter «Sicherheit _Technologie»). 6.4 Eingabenummer beim Login immer sechsstellig Um das Risiko eines fremden Zugriffs zu minimieren, starten Sie den Login-Prozess mit dem Kartenleser immer via die Internetseite Die von UBS für das Login angezeigte Eingabenummer, die Sie auf den Kartenleser übertragen, ist immer sechsstellig. Sollte sie weniger Stellen aufweisen, kontaktieren Sie umgehend den Support. 6.5 Gesundes Misstrauen gegenüber Aufforderungen Löschen Sie s, deren Absender Sie nicht kennen oder an deren Echtheit Sie zweifeln. Geben Sie Ihre Sicherheitsmerkmale ausschliesslich anlässlich der Anmeldung beim UBS Commercial Cards Online Portal ein. Bestätigen Sie mit dem Kartenleser nur Zeichen- oder Nummernfolgen, die Sie zuvor selbst eingegeben haben oder die Sie auf ihre Richtigkeit überprüfen können auch wenn der Absender angeblich UBS ist. Beenden Sie im Zweifelsfall das UBS Commercial Cards Online Portal und kontaktieren Sie umgehend den Support. 6.6 Löschen des Zwischenspeichers (Cache) Beenden Sie das UBS Commercial Cards Online Portal immer mit der dafür vorgesehenen Programmfunktion «Logout». Leeren Sie anschliessend zusätzlich den Zwischenspeicher (Cache) Ihres Internetbrowsers. 6.7 Getrennte Aufbewahrung der Legitimationsmittel Bewahren Sie Ihre persönlichen Legitimationsmittel für das UBS Commercial Cards Online Portal wie Vertragsnummer, Access Card und Kartenleser sorgfältig und voneinander getrennt auf. 13

16 UBS Switzerland AG Postfach CH-8098 Zürich UBS Das Schlüsselsymbol und UBS gehören zu den geschützten Marken von UBS. Alle Rechte vorbehalten.