Schulungshandbuch Materialwirtschaft MM SAP R/3. Philipps-Universität Marburg. Projekt UMR

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1 Schulungshandbuch Materialwirtschaft MM SAP R/3 Philipps-Universität Marburg Projekt UMR LAGERVERWALTER Version: 1.0 Version 1.0 Datum Name Unterschrift Erstellt: Ewald Lauer Geprüft: Freigegeben: Schulungshandbuch Materialwirtschaft MM Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Change Management Beschreibung der Änderungen Ansprechpartner Organisationsebenen in der Beschaffung Prozessbeschreibung Bestellabwicklung UMR Prozessbeschreibung Bestellabwicklung UMR für Lagerbestellungen Beschaffungsprozess in SAP Bestandsführung an der Philipps-Universität Marburg Lagerfinanzstellenkonzeption an der Philipps-Universität Marburg Module im SAP R/3 und ihre Integration in den Beschaffungsprozess FI - Finanzbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung FM - Haushaltsmanagement Controlling MM / Materialstamm pflegen Prozessbeschreibung: Anlage Materialstamm UMR MM / Materialstamm (allgemein) anlegen Auslöser für einen Prozess Organisationseinheit / Zuständigkeit Prozessablauf Nachfolgeprozesse MM / Materialstamm (allgemein) ändern Auslöser für einen Prozess Organisationseinheit / Zuständigkeit Prozessablauf MM / Material löschen Auslöser für einen Prozess Organisationseinheit / Zuständigkeit Prozessablauf MM Lieferantenstammsätze pflegen Prozessbeschreibung: Anlage Kreditor UMR MM Lieferantenstammsatz anlegen Auslöser für den Prozess Organisationseinheit / Zuständigkeit Prozessablauf Nachfolgeprozesse Unterlagen, Dokumente, Belege MM Lieferantenstammsatz ändern MM Lieferantenstammsatz anzeigen MM Lieferantenstammsatz Änderungen Stand: Seite 2

3 7 MM Anfragen pflegen MM Anfrage anlegen MM Anfrage - Ändern MM Anfrage - Anzeigen MM Anfrage - Freigeben MM Anfrage - Listanzeigen MM Anfrage - Auswertungen MM Anfrage - Nachrichten MM Anfrage - Archivieren MM Angebot pflegen MM Angebot pflegen Nachfolgeprozess Unterlagen, Dokumente, Belege MM Preisspiegel MM Bestellungen pflegen MM Bestellung anlegen - Lieferant bekannt Auslöser für den Prozess Prozessablauf Nachfolgeprozess Unterlagen, Dokumente, Belege MM 090A Bestellungen mit Mehrfachkontierung pflegen MM 091A - Bestellung anlegen - Lieferant bekannt Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Bestellung anlegen - Lieferant unbekannt Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Prozessablauf MM Bestellung ändern MM Bestellung Anzeigen MM Bestellung - Anhang pflegen MM Bestellung Listanzeigen MM Bestellung Nachrichten MM 120 Bestandsführung / Wareneingang pflegen MM 121 Wareneingang zur Bestellung erfassen Auslöser für den Prozess Organisationseinheit / Zuständigkeit Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Wareneingang ohne Bezug zur Bestellung MM 300 Wareneingänge zur Bestellung pflegen MM 301 Rücklieferung zur Bestellung anlegen MM Warenausgänge MM Warenausgänge an Auftrag anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf Stand: Seite 3

4 20 MM Warenausgänge pflegen MM Warenausgänge an Verschrottung anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Warenausgänge MM Warenausgänge an Kostenstelle anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Warenausgänge MM Warenausgänge an Anlage anlegen Auslöser für den Prozeß Prozessablauf MM Reservierungen pflegen MM Reservierungen anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Reservierungen ändern Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Reservierungen anzeigen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Kommissionierliste pflegen MM Kommissionierliste anlegen Auslöser für den Prozeß Prozessablauf MM Listanzeigen MM Listanzeigen zum Material Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Listanzeigen zur Kontierung Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Inventurbelege pflegen MM Inventurbeleg anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Inventurbeleg ändern Auslöser für den Prozeß Prozessablauf MM Inventurbeleg anzeigen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Massenanlage (über Batchlauf) Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Inventurbeleg drucken Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Inventur zählen MM Inventurzählung erfassen Stand: Seite 4

5 26.2 Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Inventurzählung ändern Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Umbuchungen pflegen MM Lager an Lager anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM 405 Storno Materialbeleg MM Storno Materialbeleg anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Umbuchungen pflegen MM Material an Material anlegen Auslöser für den Prozeß Prozessablauf MM Sonstige Wareneingänge pflegen MM Kostenlose Lieferung anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Storno Materialbeleg MM Storno Materialbeleg anlegen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Berichtswesen Listanzeigen MM Listanzeigen Materialbelege Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Listanzeigen Buchhaltungsbelege Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Berichtswesen Bestand anzeigen MM Bestandsübersicht anzeigen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM 442 Aktuelle Bedarfs- und Bestandsliste anzeigen Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM 443 Lagerbestand anzeigen Auslöser für den Prozess Prozessablauf Stand: Seite 5

6 34 MM Periodische Arbeiten MM Periodische Arbeiten - Bestandswertliste Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM MM Bedarfsplanung MM Bedarfsplanung einzelstufig Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Auswertung Dispoliste Material Auslöser für den Prozess Prozessablauf MM Auswertung Dispoliste Sammelanzeige Auslöser für den Prozess Prozessablauf Stand: Seite 6

7 1 Change Management Alle umfangreichen Änderungen und Ergänzungen für jede Version dieses Dokumentes werden in diesem Abschnitt ausgewiesen. Dabei sind alle Änderungen in Bezug auf die vorherige Version des Dokumentes durch einen vertikalen Strich am Rande des betroffenen Abschnittes gekennzeichnet. Neue Textstellen sind unterstrichen dargestellt, während gelöschter Text durchgestrichen wird. 1.1 Beschreibung der Änderungen Version Datum Beschreibung der Änderungen Erste Version 1.2 Ansprechpartner Philipps-Universität Marburg, Biegenstraße 10, Marburg Dezernat IV Zentraler Einkauf Herr Mackowiak Tel.: / , Fax , mackowia@verwaltung.uni-marburg.de Herr Lauer Tel.: / , Fax , lauer@verwaltung.uni-marburg.de Stand: Seite 7

8 2 Organisationsebenen in der Beschaffung Werk Hochschule (= Bewertungskreis) Lager 1 Buchungskreis Hochschule Lager 2 Einkaufsorganisation Zentrale Beschaffung Einkaufsorganisation HRZ EK-Gruppe Zentral 1 EK-Gruppe FB01 EK-Gruppe HRZ 1 EK-Gruppe Zentral 2 EK-Gruppe Zentral 3 EK-Gruppe FB02 EK-Gruppe Institut A EK-Gruppe HRZ 2 zentral zentral dezentral Das Schaubild der Organisationsebenen zeigt einen Auszug auf die organisatorische Sicht der Philipps-Universität Marburg. Zur Festlegung der Organisationsebenen wurde zunächst eine Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation der Philipps-Universität vorgenommen und diese dann mit den SAP- Strukturen abgestimmt. Eine einmal getroffene Entscheidung für eine bestimmte Organisationsstruktur kann nur unter erheblichem Aufwand geändert werden. Stand: Seite 8

9 Organisationsebenen im Beschaffungsprozeß Mandant Buchungskreis Werk Lagerort Einkaufsorganisation/ Einkäufergruppe Mandant: Der Mandant bildet aus betriebswirtschaftlicher Sicht ein Unternehmen ab. Buchungskreis: UMR = Uni Marburg Der Buchungskreis repräsentiert eine selbständige bilanzierende Einheit. Werk: UMR = Uni Marburg Das Werk ist eine organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen aus der Sicht des Einkaufs, der Instandhaltung und Disposition gliedert. Einkaufsorganisation: Eine Einkaufsorganisation ist eine Organisationsebene, die Einkaufskonditionen für das Werk UMR, also die Philipps-Universität Marburg mit einem Lieferanten aushandelt. Sie ist für die im System bereitgestellten Daten rechtlich verantwortlich. Einkäufergruppe: Eine Einkäufergruppe ist der Schlüssel, der einen oder mehrere Einkäufer bezeichnet, die für bestimmte Einkaufsaktivitäten zuständig sind. Lager: Ein Lager ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werkes ermöglicht, z.b. DV-Verbrauch im HRZ oder Chemikalien im FB 15. Stand: Seite 9

10 2.1 Prozessbeschreibung Bestellabwicklung UMR Stand: Seite 10

11 2.2 Prozessbeschreibung Bestellabwicklung UMR für Lagerbestellungen Stand: Seite 11

12 2.3 Beschaffungsprozess in SAP Der Beschaffungszyklus Banf 8 Zahlungsabwicklung 1 Bedarfsermittlung 7 Rechnu ng? Bestellun g Rechnungsprüfung Beschaffung 2 Ermittlung der Bezugsquelle 6 Wareneingang 3 Lieferantenauswahl Bestellung 5 Bestellüberwachung Bestellabwicklung Stand: Seite 12

13 3 Bestandsführung an der Philipps-Universität Marburg Allgemein Die Bestandsführung deckt die folgenden Aufgabenbereiche ab: Mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände Im Bestandsführungssystem werden die physischen Bestände durch die Erfassung aller bestandsverändernden Vorgänge und die daraus resultierenden Bestandsfortschreibungen immer exakt abgebildet. Für jedes Material werden nicht nur die Bestände nachgewiesen, die sich im Lager befinden, sondern auch die Bestände, die bereits bestellt, jedoch noch nicht eingetroffen sind. Die Bestände werden nicht nur mengenmäßig, sondern auch wertmäßig geführt, was Voraussetzung für eine exakte Betriebsabrechnung ist. Bei jeder Warenbewegung erfolgt eine Fortschreibung des Bestandswerts für die Bestandsführung, der Kontierung für die Kostenrechnung sowie der entsprechenden Sachkonten für die Finanzbuchhaltung über eine automatische Kontenfindung. Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen Als Warenbewegungen sind sowohl externe" Bewegungen (z.b. Wareneingänge aus Fremdbezug), als auch interne" Bewegungen (z.b. Lagerentnahmen für innerbetriebliche Zwecke) zu verstehen. Bei Warenbewegungen werden die sogenannten Materialbelege erstellt, die Grundlage für die Mengen- und Wertfortschreibung sind und gleichzeitig als Nachweis für die Bewegung dienen. Durchführung der Inventur Der Abgleich zwischen den physischen Beständen und den Buchbeständen kann unabhängig vom gewählten Inventurverfahren erfolgen. Es werden verschiedene Inventurverfahren unterstützt. Dazu zählen die Stichtagsinventur, das Cycle-Counting sowie die Stichprobeninventur. Die Bestandsführung wird mit den folgenden wesentlichen Funktionen ermöglicht: Anlage von Materialstammsätzen (mengen- und wertmäßig geführt) Einrichtung und Verwaltung von Lagerorten Buchung von Warenein- und ausgängen Einrichtung der Kontenfindung Führung einer Lagerfinanzstelle im Haushaltsmanagement Lagerhaltige Materialien sollen wertmäßig und mengenmäßig im Bestand geführt werden. Bestandsgeführte Materialien müssen für die Lagerbuchführung vorgesehenen Materiallarten zugeordnet sein. Diese Materialarten sehen neben der mengenmäßigen auch eine wertmäßige Bestandsführung im Werk der Hochschule vor. Die Preissteuerung für bestandsgeführte Materialien ist auf den gleitenden Verrechnungspreis festgelegt, kann aber im Bedarfsfall (z.b. Chemikalienlager FB Chemie) auch mit einem Standardpreis definiert werden. Die eingerichteten Bewertungsklassen orientieren sich für an den Erfordernissen der automischen Findung der Bestands- aber auch der Verbrauchskonten. Jedem Bestandskonto kann eindeutig ein entsprechendes Verbrauchskonto zugeordnet werden, so daß je Bestandskonto genau eine Bewertungsklasse ausreichend ist. Für die im Rahmen der Erstellung der Eröffnungsbilanz durchzuführenden Bestandsaufnahme gelten für jede Lagerstätte die folgenden Wertgrenzen, ab denen eine Lagerhaltung vorgeschrieben ist und ab denen am Jahresende ein Ausweis der Bestandswerte in der Bilanz zu erfolgen hat: 1. Verbrauchsmaterialien, wie Büro-, Verwaltungs- und Reinigungsartikel, sind ab einem Lagergesamtwert von DM 5.000,- als Lagerbestand auszuweisen. 2. Labor- sowie Werkstatt- und Baumaterialien sind ab einem Lagergesamtwert von DM ,- als Lagerbestand auszuweisen. Bestandsarten Stand: Seite 13

14 Das R/3-System kennt die folgenden Bestandsarten: Frei verwendbarer Bestand: Eigener Bestand, der sich physisch am Lager befindet, bewertet sein kann und keinerlei Verwendungseinschränkungen unterliegt. Qualitätsprüfbestand: Eigener Bestand, der sich in Qualitätsprüfung befindet. Der Qualitätsprüfbestand kann bewertet sein, ist aber nicht frei verwendbar. Gesperrter Bestand: Eigener Bestand, der nicht verwendet werden soll. Er ist für die Bestandsführung nicht frei verwendbar. Nicht freier Bestand: Eigener Bestand eines chargenpflichtigen Materials, der sich physisch am Lager befindet, bewertet sein kann, jedoch Verwendungseinschränkungen unterliegt. Der nicht freie Bestand wird nur bei aktiver Chargenzustandsverwaltung verwendet. Retourensperrbestand: Bestand, der vom Kunden zurückgeschickt wurde und unter Vorbehalt angenommen wurde. Er ist weder bewertet noch frei verwendbar. Umlagerungsbestand: Firmeneigener Bestand, der bei einer Umlagerung (im Zweischrittverfahren) aus dem Bestand der abgebenden Stelle (Werk, Lagerort) bereits entnommen wurde, aber an der empfangenden Stelle (Werk, Lagerort) noch nicht eingetroffen ist. Der Umlagerungsbestand wird im bewerteten Bestand der empfangenden Stelle geführt, ist aber noch nicht frei verwendbar. Transitbestand: Umlagerungsbestand im Falle einer Umlagerung über eine Umlagerungsbestellung. Im Referenzmodell wird nur der frei verwendbare Bestand und der WE-Sperrbestand unterstützt. Warenbewegungen Warenbewegungen sind Vorgänge, die eine Änderung des Bestands eines Materials bewirken. Man unterscheidet folgende Arten von Warenbewegungen: Ein Wareneingang (WE) ist eine Warenbewegung, mit der der Erhalt von Ware (in der Regel von einem externen Lieferanten) abgewickelt wird. Ein Wareneingang führt zu einer Erhöhung des Lagerbestands. Im R/3-System werden Wareneingänge weiter unterschieden in solche zur Bestellung, Wareneingänge zu Instandhaltungs-, Fertigungsoder Innenaufträgen sowie in sonstige Wareneingänge. Letztere umfassen kostenlose Lieferungen und Wareneingänge ohne erfaßten Bestellvorgang. Ein Warenausgang (WA) ist eine Warenbewegung, mit der eine Materialentnahme oder -ausgabe gebucht wird. Ein Warenausgang führt zu einer Minderung des Lagerbestands. Eine Umbuchung eines Materials kombiniert Materialentnahmen mit Materialzugängen, die ein oder mehrere Materialien in unterschiedlichen Werken oder Lägern betreffen. Das Referenzmodell der SAP AG stellt eine Fülle von Bewegungsarten zur Verfügung, die nicht sämtlich für das Referenzmodell der Hessischen Hochschulen von Interesse sind, da nicht alle möglichen Bestandsarten bzw. Kontierungen verwendet werden. Die nicht benötigten Bewegungsarten wurden nicht gelöscht, aber durch im Detailkonzept dokumentierte Maßnahmen unzugänglich gemacht. Es wurden keine weiteren Bewegungsarten zu den im Referenzmodell der SAP AG vorhandenen hinzugefügt. Die Bewegungsarten für die Wareneingänge sind nicht haushaltsrelevant. Stand: Seite 14

15 Bewegungsarten zu Umbuchungen: Da an der Philipps-Universität Marburg nur ein Werk existiert, sind Umlagerungen zwischen Werken nicht relevant. Somit kommen nur Umbuchungen von Lagerort an Lagerort und/oder Material an Material in Frage. Umbuchungen von Material an Material können bspw. dann relevant sein, wenn mehrere als einzelne Materialien geführte Artikel auf einer dafür vorgesehenen Materialnr. zusammengeführt und als Einheit verwaltet werden sollen, oder wenn Bestände eines auslaufenden Artikels auf das neue Material umzubuchen sind. Die Bewegungsarten für die Umbuchungen sind nicht haushaltsrelevant. 3.1 Lagerfinanzstellenkonzeption an der Philipps-Universität Marburg Beschreibung: Bei der Integration der Bestandsführung mit dem Haushaltsmanagement kann der Zeitpunkt der Budgetverfügung auf verschiedene Weise ausgesteuert werden. Ferner kann über die Verwaltung einer Lagerfinanzstelle dem Lager selbst Budget zur Verfügung gestellt werden. Die Verwaltung des Budgets über eine Lagerfinanzstelle wird an der Philipps-Universität Marburg mit folgendem Konzept realisiert: Verteilung der Budgetverfügungen beim Warenausgang auf andere Finanzstellen: Beim Buchen von Bestellanforderungen und Bestellungen werden die Verfügtwerte der Lagerfinanzstelle automatisch fortgeschrieben. Beim Warenausgang wird der Lagerfinanzstelle das durch die Bestellung verfügte Budget wieder zurückgegeben, steht der Lagerfinanzstelle also wieder zum Einkauf zur Verfügung. Die Verfügtwerte für die beim Warenausgang in der Aufwandszeile angegebene Finanzstelle werden fortgeschrieben. Bei dieser Konzeption wird eine automatische Findung der zu kontierenden Lagerfinanzstelle und der Finanzpositionen durchgeführt. Die gefundene Finanzstelle und positionen können nicht manuell abgeändert werden. Die Finanzposition leitet sich aus dem über die Bewertungsklasse des Materials abgeleiteten Bestandskonto ab, während für die Lagerfinanzstelle eine gesonderte Findung im R/3-System implemenitert ist. Dabei kann die zu findende Lagerfinanzstelle je Werk in Abhängigkeit von der Bewertungsklasse vorgegeben werden. Stand: Seite 15

16 4 Module im SAP R/3 und ihre Integration in den Beschaffungsprozess FI Sachkonto Ledger(Buch) Sachkonto prim.kostenart Sachkonto Finanzposition prim.kostenart CO Kostenart Kostenste le Kostenträger FM Kostenart Finanzposition Finanzste le Fonds sekund.kostenart Finanzposition 4.1 FI - Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in die Hauptbuchhaltung und Nebenbücher für die Kreditoren-, die Debitoren- und die Anlagenbuchhaltung. Aus der Materialwirtschaft werden Buchungen in der Hauptbuchhaltung, der Kreditoren- und der Anlagenbuchhaltung angestoßen. debitorische Buchungen werden nicht veranlasst. Die Mitbuchkonten der Nebenbücher in der Hauptbuchhaltung für die Kreditoren und die Anlagen sind im Kreditorenstammsatz bzw. zur Anlagenklasse hinterlegt. Hauptbuchhaltung Konten in der Finanzbuchhaltung werden aus der Materialwirtschaft heraus durch Materialbelege, Belege zur Umbewertung von Lagerbeständen sowie Lieferantenrechnungen bebucht. Bei den Materialbelegen sind zu unterscheiden: Wareneingänge zur Bestellung, sofern sie bewertet gebucht werden, sonstige Wareneingänge ohne Bestellbezug und Warenausgänge aus dem Lager. Es werden Aufwands- und Erlöskonten, Bestandskonten und Verrechnungskonten bebucht. Bei Bestandskonten ist darauf zu achten, dass diese nur automatisch bebucht werden können, da sonst Schiefstände zwischen den Werten auf den Bestandskonten in der Finanzbuchhaltung und den in den Materialstammdaten geführten Bestandswerten entstehen können. Stand: Seite 16

17 Die integrierten Buchungen aus Belegen der Materialwirtschaft auf die Konten im FI werden durch eine Kontenfindung so weit wie möglich automatisiert. Wo manuelle Kontierungen erforderlich sind, werden diese über die Kontierungstypen in den Belegen des Einkaufs bzw. die Bewegungsarten in der Bestandsführung gesteuert. Für die Steuerbuchungen werden bereits in den Einkaufsbelegen die entsprechenden Steuerkennzeichen angegeben. Die Steuerkennzeichen legen fest, wie ein Steuervorgang zu buchen ist. Sie steuern die Findung der Steuersätze und der entsprechenden Steuerkonten, sofern überhaupt Steuerkonten zu bebuchen sind. Gleichzeitig beeinflussen sie die Preiskalkulation in den Bestellungen und regeln den Ausweis der Steuersätze beim Druck der Bestellungen. In diesem Zusammenhang sind die Steuerkennzeichen für nicht abzüglich zu buchende Steuern hervorzuheben, die in der Materialwirtschaft dann benötigt werden, wenn keine Berechtigung für den Vorsteuerabzug gegeben ist. Die übrigen Steuerkennzeichen werden vom Teilprojekt FI ausgeprägt. In der folgenden Tabelle sind einige der verschiedenen Typen von Sachkonten in der Hauptbuchhaltung aufgeführt, die aus der Materialwirtschaft heraus bebucht werden können. Konto Beschreibung Bestand Lagermaterial Bestandskonten für diejenigen Materialien, die in ein bewertet geführtes Lager gebucht werden Bestand Anlagen Bestandskonten für die Anlagen Verbrauchs- bzw. Aufwandskonten Aufwandskonten für Buchungen in den Verbrauch WE/RE-Verrechnung Wareneingangs-/Rechnungseingangsverrechnungskonto: Wareneingänge, die ins Lager gehen, führen zur Bebuchung des WE/RE-Kontos; beim WE wird Bestand gegen WE/RE gebucht, beim RE wird durch die Buchung WE/RE gegen Kreditor das WE/RE-Konto entlastet Bestandsaufnahme Inventurdifferenzen Lagermaterial Verschrottung Lagermaterial Kursdifferenzen Erträge nachträgliche Abrechnung (z.b. Bonus) Konto, das für die erstmalige Übernahme der Bestände beim Buchen ins Lager die Gegenbuchung zur Buchung auf das jeweilige Bestandskonto aufnimmt Die Korrekturbuchungen der bei einer Lagerinventur festgestellten Bestandsdifferenzen (Erlöse, Aufwände) werden gegen diese Konten gebucht Aufwände, die sich durch Ausbuchungen von zu vernichtenden Lagermaterialien (z.b. verdorbene Ware) ergeben Wie bei Preisdifferenzen, aber verursacht bei Bestellungen in Fremdwährung durch unterschiedliche Umrechnungskurse bei Waren- und Rechnungseingang Erlöskonten für die Gewährung von Boni durch die Lieferanten, wenn entsprechende Absprachen existieren 4.2 Kreditorenbuchhaltung Die aus der Materialwirtschaft heraus getätigten Buchungen auf Kreditorenkonten werden im Rahmen der Rechnungsprüfung durchgeführt. Die damit verbundenen Vorgänge werden in der Finanzbuchhaltung durchgeführt. Stand: Seite 17

18 4.3 Anlagenbuchhaltung Die Anlagenstammsätze in der Anlagenbuchhaltung umfassen u.a. die folgenden Daten: Anlagenklasse Standort und Raum der Anlage Ordnungsbegriffe für eine Klassifizierung der Anlage DFG-Geräteschlüssel, der als Ordnungsbegriff 5 ausgeprägt ist Seriennummer des Geräts Inventarnummer Kostenstelle für die Abschreibungswerte Bewertungsbereiche Die Anlagenklasse bestimmt die Eigenschaften einer Anlage vergleichbar der Materialart von Materialstammsätzen. Anlagen werden unterschieden hinsichtlich GwGs und aktivierungspflichtigen Anlagen. Die Wertgrenzen für GwGs sind >100 bis 800 DM netto. Anlagenzugänge aus der Sicht der Materialwirtschaft können durch die folgenden Varianten abgebildet werden: Direkter Zugang auf eine Anlage über eine Bestellung Die Anlage wird mit dem Buchen der Rechnung über die Rechnungsprüfung gleichzeitig aktiviert. Beim Erfassen der Kontierung in der Bestellanforderung oder der Bestellung muss der Anlagenstammsatz bereits existieren. Zugang durch Warenausgang aus dem Lager Über eine entsprechende Bewegungsart können Lagerentnahmen direkt auf eine Anlage kontiert werden. 4.4 FM - Haushaltsmanagement Geschäftsvorfälle, die in der Materialwirtschaft gebucht werden, werden im Haushaltsmanagement fortgeschrieben. Folgende Geschäftsvorfälle können im Haushaltsmanagement fort-geschrieben werden: Einkauf, Bestellanforderung, Bestellung, Lieferplan Bestandsführung, Wareneingang, Warenausgang, Umbuchung Rechnungsprüfung, Rechnungseingang, Logistik-Rechnungsprüfung Die relevanten Kontierungsobjekte im Haushaltsmanagement bilden die Finanzstelle, die Finanzposition und der Fonds. Über die Kontierung der Objekte erfolgt die Budgetverprobung. Die Buchungsdaten aus der Materialwirtschaft fließen in das Haushaltsmanagement ein. Hier werden die Daten als Obligodaten und Ist-Daten fortgeschrieben und im Informationssystem ausgewiesen. Daten, welche bis zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs- oder ausgangs erfasst werden, sind Obligodaten (z.b. Bestellanforderung, Bestellung). Alle weiteren Daten werden als Ist-Daten fortgeschrieben. Zur Verdeutlichung der Integration sollen zunächst kurz die Begriffsdefinitionen und auch adäquate Beispiele gegeben werden. Stand: Seite 18

19 Begriffsdefinitionen: Finanzstelle: Organisatorische Einheit innerhalb eines Finanzkreises, die die Struktur einer Organisation (Verantwortungsbereiche, Abteilungen, Projekte) hierarchisch abbildet. Zum Beispiel: Fachbereich 02, Lehrstuhl BWLVII. Finanzposition: Finanzpositionen bilden die sachliche Gliederungsstruktur einer Organisation innerhalb eines Finanzkreises ab. Zum Beispiel: Sachausgaben Software Fonds: Finanzmittelbestand, der von einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt und getrennt verwaltet wird. Beispiel: Bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien sind aus Sicht des FM die Budgets auf den Finanzstellen (ggf. auch Fonds) mit den zugehörigen Finanzpositionen zu prüfen. Bei Deckung des Beschaffungswertes ist zur Fortschreibung von kontierten Bestellungen und Bestellanforderungen (z.b. K = Kostenstelle) bei der Buchung immer eine vollständige HHM- Kontierung (z.b. Finanzstelle und Position) mitgegeben werden. Die Mitgabe erfolgt entsprechend der getroffenen Zuordnungen von Finanzposition zu Sachkonto oder FM- Kontierungen zu CO-Kontierungen. Bei kontierten Bestellungen besteht ferner die Möglichkeit, Mehrfachkontierungen vorzunehmen, d.h. Beträge können für eine Bestellposition auf mehrere Finanzstellen/Fonds verteilt werden. Über die BANF bzw. die Bestellung wird im FM ein Bestellobligo aufgebaut. Bei der Beschaffung von Anlagegütern sind wie auch bei den Verbrauchsmaterialien aus Sicht des FM die Budgets auf den Finanzstellen (ggf. auch Fonds) mit den zugehörigen Finanzpositionen zu prüfen. Bei der BANF bzw. der Bestellung mit dem Kontierungstyp A für Anlage sind die Kontierungen des Haushaltsmanagements mitzugeben. Die Pflicht zu Mitgabe der Kontierungen wird in Abhängigkeit des Kontierungstyps ausgesteuert. 4.5 Controlling Die Integration zum Controlling resultiert aus den Beschaffungsprozessen, die direkt in den Aufwand der Finanzbuchhaltung gebucht werden. In der BANF oder in der Bestellung werden die controllingrelevanten Vorgänge über die Positionstypen K (Kostenstelle) und F (Auftrag) ausgesteuert. Bei diesen Vorgängen ist im Kontierungsblock zum Einkaufsbeleg die verantwortliche Kostenstelle bzw. der entsprechende Auftrag mitzugeben. Die für das Controlling notwendige Kostenart (sachliche Ebene) wird aus dem Aufwandskonto abgeleitet. Zur Verdeutlichung der Integration sollen zunächst kurz die Begriffsdefinitionen und auch adäquate Beispiele gegeben werden. Begriffsdefinitionen: Kostenstellen: Organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt. Die Einteilung kann nach funktionalen, abrechnungstechnischen, leistungstechnischen, räumlichen und/oder Verantwortungsgesichtspunkten vorgenommen werden. Zum Beispiel: ein Fachbereich, das Dekanat, das Gebäude A. Aufträge (CO-Innenaufträge): ein Innenauftrag dient dazu, Teile der Kosten und unter Umständen der Erlöse des Unternehmens zu überwachen. In den Hochschulen werden die CO-Innenaufträge als Kostensammler und Kostenträger eingesetzt. Zum Beispiel: Studiengang BWL, Drittmittelprojekt. Stand: Seite 19

20 Kostenarten: deren Kosten ihren Ursprung außerhalb der Kostenrechnung haben, sowie kalkulatorische Kosten, die ausschließlich kostenrechnerische Größen sind. Zum Beispiel: Aufwandskonto für Büromaterial Beispiel: Beschaffung von Druckerpatronen für das Dezernat 01: Hierbei handelt es sich um eine Beschaffung von Verbrauchsmaterial. Die BANF oder die Bestellung erhalten den Kontierungstyp K für Kostenstelle, da das Dezernat 01 als Kostenstelle im CO geführt wird. Die Kosten sollen dort erfasst werden. Im Kontierungsblock wird zunächst das Aufwandskonto( ) aus der Warengruppe abgeleitet. Zusätzlich muss in der BANF/Bestellung die Kostenstelle angegeben werden. Mit dem Rechnungseingang werden die Ist-Kosten (via Kostenart abgeleitet aus dem Aufwandskonto auf der Kostenstelle ausgewiesen. Die Informationen zur Budgetverfügbarkeit werden aus dem Aufwandskonto (gleich Finanzposition im FM) und der Kostenstelle (gleich Finanzstelle im FM) abgeleitet. Beschaffung von Informationsmaterialien für den Studiengang BWL: In diesem Beispiel wird der Kontierungstyp F gewählt. Im Kontierungsblock erscheint dann der Auftrag als Pflichteingabefeld. Alle weiteren Vorgänge entsprechen dem Vorgängerbeispiel. Beschaffung von Anlagegütern: Bei der Beschaffung von Anlagegütern ist keine kostenrelevante Kontierung vorzunehmen. Dies wird ausgesteuert über den Kontierungstyp A für Anlage. Die Abschreibungen für Anlagegüter sind relevant in der Kostenrechnung. Stand: Seite 20

21 5 MM / Materialstamm pflegen Materialstammdaten Einkaufsdaten Materialstammsatz Dispositionsdaten Buchhaltungsdaten Bestandsführungsdaten Stand: Seite 21

22 5.1 Prozessbeschreibung: Anlage Materialstamm UMR Stand: Seite 22

23 5.2 MM / Materialstamm (allgemein) anlegen Beschreibung der Prozesse /der Transaktionen Mit der Transaktion werden Materialien (Produkte), die häufiger in den Bestellprozessen vorkommen, im zentralen Materialstamm hinterlegt. Dies dient der einfacheren, effektiveren, informativeren und fehlervermeidenden Bearbeitung von Bestellanforderungen und Bestellungen. Ferner ist die Anlage von Materialstämmen zwingende Voraussetzung für eine beabsichtigte Bestandsführung von Lagermaterialien. 5.3 Auslöser für einen Prozess Anforderung (z.b. über ein Formular) aus den Fachbereichen bzw. "allen" anderen Organisationseinheiten (Abteilungen, Referate, Dezernate, etc. den Zentralverwaltungen) der Hochschule. 5.4 Organisationseinheit / Zuständigkeit In Abhängigkeit von der Organisationsstruktur (zentrale/dezentrale Beschaffung) werden hierfür voraussichtlich eine Abt. Zentrale Stammdatenpflege oder verantwortliche dezentrale Personen mit vorgegebenem Pflegebereich zuständig sein. Stand: Seite 23

24 5.5 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Materialstamm - Anlegen allgemein - sofort Transaktion MM Einstiegsbildschirm Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Material Die Eingabe der Materialnummer ist beim Anlegen nicht erforderlich/möglich, da für alle Materialarten eine interne Nummernvergabe vorgesehen ist Branche M Branchenbezeichnung H für Hochschule Materialart M Materialart dient zur Eingruppierung von Materialien (z.b. NLAG für Nichtlagermaterial), sie ist ein wichtiges Steuerkennzeichen für das Nummerkreisintervall und die Bildsteuerung der Sichten zur Materialart Vorlage Vorgabe für Kopierfunktion Eingabe der Nummer des Materials, dessen Daten das System als Vorschlagswerte übernehmen soll für weiter Stand: Seite 24

25 5.5.3 Sichtenauswahl Über die Auswahl der Sichten kann bestimmt werden, welchen Datenbereich man pflegen möchte. Die Anzeige bzw. die Auswahlmöglichkeiten der Sichten wird über die vorherige Bestimmung der Materialart gesteuert. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Grunddaten/Einkauf Sicht zum Anlegen von Basismengeneinheiten, Warengruppen, etc. Einkaufsbestelltext Sicht zur Anlage von Langtexten zum Material, evtl. verschiedenen Sprachen Disposition 1 Disposition 2 Disposition 3 Disposition 4 Allg. Werksdaten/Lagerung Sicht zur Angabe von Gewichtsangaben, Umrechnungsdaten, etc. Buchhaltung Werks- /Lagerortbestand Sicht zur Angabe von Preisdaten, Bewertungsklassen, etc. Sicht, welche zusätzlich nach der Erstanlage von Lagermaterial angeboten wird für weiter Abfrageaufruf für die Organisationsebene (Werk) Alle Sichten markieren/demarkieren Arbeitsende; Rücksprung in vorherige Bildschirmmaske Stand: Seite 25

26 5.5.4 Vorgabe der Organisationsebenen Die Eingabe des Werks ist Pflichteingabe zur Verifizierung des Gültigkeitsbereichs. Die Eingabe des Lagerorts ist bei der Pflege von Lagermaterialien optional zu sehen. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Werk M Eingabe- + Auswahlmöglichkeit für Werksangabe (Org.- Einheit) Lagerort Angabe des Lagerorts zur genaueren Bestimmung (Mehrfachlagerung möglich) bei Lagermaterial (nicht bei NLAG) Dispoprofil Schlüssel, über den vom Materialstammsatz unabhängige Dispositionsparameter hinterlegt werden können für weiter Verzweigung in die Auswahlmöglichkeit der Sichten Arbeitsende; Rücksprung in vorherige Bildschirmmaske Stand: Seite 26

27 5.5.5 Grunddaten/Einkauf (z.b. für "LAGR" = Lagermaterial) Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Kurztext M Materialbezeichnung ist das Feld zu klein, weitere Eingaben im Einkaufsbestelltext) Basismengeneinheit M Mengeneinheit in der das Material gekauft und gelagert wird Bestellmengeneinheit K Mengeneinheit, in der das Material bestellt wird Var. BME K Aktivierung der variablen Bestellmengeneinheit Einkäufergruppe M Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist. Warengruppe M Warengruppennummer (Zuordnung des Materials zu einer Warengruppe; eminent wichtig für automatische Kontierung) Werksspez. K Nicht relevant MatStatus Gültig ab K Nicht relevant Steuerind. Material K Nicht relevant. Naturalrabattfähig K Nicht relevant Einkaufswerteschl. K Schlüssel, der die gültigen Mahntage und Toleranzgrenzen sowie Versandvorschrift und Auftragsbestätigungspflicht des Materials für den Einkauf definiert. Orderbuchplicht K Ist dieses Kennzeichen gesetzt, muss das Orderbuch gepflegt werden, da sonst keine Bestellmöglichkeit vorhanden ist. oder für weiter (sind noch nicht alle "Sichten" gepflegt, wird die folgende Sicht aufgerufen) Sichern für Abschluss der Transaktion Zusätze Aufruf zusätzlicher Sichten Stand: Seite 27

28 5.5.6 Einkaufsbestelltext Die Sicht "Einkaufsbestelltext" bietet die Möglichkeit eine ausführlichere Materialbeschreibung (zusätzlich zum Kurztext) zu hinterlegen. Dies kann optional in verschiedenen Sprachen, die über ein Sprachkennzeichen gesteuert werden, erfolgen. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Sprache Möglichkeit die Sprache für die erweiterte Materialbezeichnung vorzugeben Zeile 1-4 jeweils 40 Zeichen für zusätzliche Materialbeschreibungen, durch Doppelklick kann man die Textverarbeitung in SAP aufrufen für weiter (sind noch nicht alle "Sichten" gepflegt, wird die folgende Sicht aufgerufen) Sichern für Abschluss der Transaktion Langtext-Anzeige weiteren Text hinzufügen Text löschen Stand: Seite 28

29 5.5.7 Disposition 1 In der Sicht Disposition 1 werden Daten zum Dispositionsverfahren, zum Losgrößenverfahren sowie zum Dispositionsbereich gepflegt. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Dispomerkmal M Schlüssel, der bestimmt, ob und wie das Material disponiert wird, eingestellt sind keine Disposition (ND), manuelle Bestellpunkt-disposition (VB) und man. Bestellpunktdisposition mit ext. Bedarf (V1) Meldebestand M System sieht bei Unterschreitung des Materials eine Disposition mittels Planungsvormerkung vor Disponent M Nummer des-/derjenigen, der/die für die Bedarfsplanung dieses Materials zuständig ist Dispolosgröße M Schlüssel des Losgrößenverfahrens, nach dem die Menge beschafft werden soll, vorgesehen sind exakte und feste Losgröße, Fix/Splittung sowie Auffüllen bis zum Höchstbestand Weitere Felder können optional (Kann-Felder) mitgegeben werden. Nach erneuter Bestätigung gelangt man zum Folgebildschirm: Stand: Seite 29

30 5.5.8 Disposition 2 Hier können Angaben zur Beschaffung, Terminierung und Nettobedarfrechnung hinterlegt werden. Hier kann dann insbesondere auch die Planlieferzeit sowie der Sicherheitsbestand angegeben werden Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Planlieferzeit M Anzahl an Tagen, die zur Materialbeschaffung bei Fremdbezug benötigt werden Sicherheitsbestand Gibt die Menge an, die einen unerwartet hohen Bedarf im Eindeckungszeitraum befriedigen soll Nach erneuter Bestätigung erscheint der Folgebildschirm Stand: Seite 30

31 5.5.9 Disposition 3 In dieser Sicht können Angaben zum Prognosebedarf, zur Vorplanung, zur Verfügbarkeitsprüfung und zur werksspezifischen Konfiguration hinterlegt werden. Das Prognosekennzeichen, das angibt, in welchen Intervallen die Verbrauchs- und Prognosewerte des Materials geführt werden, ist hier bereits voreingestellt (M = Monatlich). Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Verfügbarkeitsprüfun g M Sie ermittelt, ob/wie das System die Verfügbarkeit prüft und Bedarfe für die Disposition erzeugt, hier sind ausgesteuert: Tagesbedarf (01), Einzelbedarf (02), keine Prüfung (KP) Nach erneuter Bestätigung erhält man schließlich den Folgebildschirm. Stand: Seite 31

32 Disposition 4 Hier können Daten in den Bereichen Stücklistenauflösung, Auslaufsteuerung sowie zur Lagerortdisposition hinterlegt werden. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Dispositionskennzeic h. Dieses Kz steuert, ob der Lagerortbestand auf Werksebene mitdisponiert (blank), gar nicht disponiert (1) oder separat disponiert werden soll (2) Auslaufkennzeichen Das Kz. Identifiziert ein Material als Auslaufmaterial Als nächstes gelangt man auf den Folgebildschirm Stand: Seite 32

33 Werksdaten Lagerung Die Sicht "Werksdaten/Lagerung" erlaubt Eingaben zu weiteren Ausprägungen des Materials, z. Bsp. Gewichts- oder Volumenangaben, Lagerbedingungen, etc. Die meisten Eingabefelder sind selbsterklärend, deshalb werden nachfolgend nur erklärungsbedürftige Felder dargestellt Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Ausgabemengeneinh eit K Mengeneinheit, die vom Lager ausgegeben wird, dieses Feld ist nur zu pflegen, wenn die Ausgabenmengeneinheit von der Basismenge abweichen sollte (Bsp: Material wird in ST gerechnet, aber nur als Pkt ausgegeben, dies verlangt zusätzlich Umrechnungsdaten, die angeben, wie viel St in einem Pkt vorhanden sind. für weiter (sind noch nicht alle "Sichten" gepflegt, wird die folgende Sicht aufgerufen) Sichern für Abschluss der Transaktion Zusätze Aufruf zusätzlicher Sichten Stand: Seite 33

34 Buchhaltung In der Sicht "Buchhaltung " können bei der Anlage allgemeine Preisdaten (Standardpreis, gleitender Preis, zukünftiger Preis) sowie Mengeneinheiten, auf die sich der Preis bezieht, hinterlegt werden. Wichtigstes Feld ist die Bewertungsklasse, da sich hierüber im operativen Bereich die automatische Kontenfindung für die Verbuchung ergibt. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Basismengeneinheit M Mengeneinheit, in der das Material eingekauft und gelagert wird, wird im allgemeinen aus den zuvor gepflegten Daten übernommen Bewertungsklasse M Tabelle mit Bewertungsklassen Wichtiges Steuerkriterium für die automatische Kontenfindung Preissteuerung Kennzeichen, das zur Steuerung des Bestandspreises dient, wird als Vorschlagswert zur Materialart gepflegt Kennzeichen, wie die Bewertung des Materials erfolgt V = gleitender Preis (nur bei Lagerartikeln) Preiseinheit S = Standardpreis Angabe auf wie viele Mengeneinheiten sich der Preis bezieht Bsp.: 10 Kaugummi kosten 1,- DM! Preiseinheit = 10 Gleitender Preis M Preis ist bei Preisteuerung V und Erstanlage des Materials vorzugeben, ferner ist es der Durchschnittspreis, der sich ergibt aufgrund unterschiedlicher Bestellpreise Standardpreis K Preis bei z.b. Nichtlagermaterial, Bewertungspreis, der konstant ist und als Vorschlagswert in der Bestellung erscheint zukünftiger Preis gültig ab Preis, der ab einem bestimmtem Datum als Bewertungspreis gelten soll Datum, ab dem der zukünftige Preis gelten soll für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Zusätze Aufruf zusätzlicher Sichten Stand: Seite 34

35 Werks-/Lagerortbestimmung Diese Sicht wird nur im Änderungsmodus angeboten, nach der Erstanlage von Lagermaterial. Sie informiert über die Bestandsdaten zu Materialien Zusätze Über Zusätze können zusätzliche Sichten für weitere Angaben zum Materialstammsatz (Bsp. Mengenumrechnungen) aufgerufen werden Kurztexte Die Sicht Kurztexte erlaubt im Änderungsmodus die Korrektur bzw. eine Erweiterung der Materialkurzbezeichnung (evtl. sogar in anderer Sprache). für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Stand: Seite 35

36 Mengeneinheiten In der Sicht Mengeneinheiten können weitere Umrechnungsdaten und dazugehörige Maße gepflegt werden. Ferner kann hier der EAN-Code (Europäische Artikelnummer) hinterlegt werden, der das Material europaweit eindeutig kennzeichnet. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung X Menge der Umrechnungseinheit in Bezug auf die Basismengeneinheit AME Alternativ -Mengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material ebenfalls erfasst werden kann Y Menge, die von der Basismengeneinheit in der Alternativ - Mengeneinheit enthalten ist EAN EAN-Code (Europäische Artikelnummer) für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Stand: Seite 36

37 Verbrauch Informationen zum periodischen Verbrauch des Materials für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Bearbeitete Sichten Information über die Pflege der Hauptsichten zum Materialstammsatz. für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Stand: Seite 37

38 Verwaltungssichten Protokollierung über die Anlage/Änderung des Materialstamms Zurück, Rücksprung zur Maske, aus der die Information aufgerufen wurde Statusinformationen Informationen über Lösch- oder Sperrvermerke zu diesem Material für weiter Stand: Seite 38

39 Grunddatentext Möglichkeit einen erweiterten Text zum Material als weitere Grunddateninformation zu hinterlegen. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Sprache Möglichkeit die Sprache für die erweiterte Materialbezeichnung vorzugeben Zeile 1-4 jeweils 40 Zeichen für zusätzliche Materialbeschreibung durch Doppelklick kann man die Textverarbeitung aufrufen für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Langtext-Anzeige weiteren Text hinzufügen Text löschen Stand: Seite 39

40 interner Vermerk Möglichkeit einen zusätzlichen Vermerk, der nur intern genutzt wird zu hinterlegen, z. Bsp: Verarbeitungsregeln. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Sprache Möglichkeit die Sprache für die erweiterte Materialbezeichnung vorzugeben Zeile 1-4 jeweils 40 Zeichen für zusätzliche Materialbeschreibung durch Doppelklick kann man die Textverarbeitung aufrufen für weiter Sichern für Abschluss der Transaktion Langtext-Anzeige weiteren Text hinzufügen Text löschen 5.6 Nachfolgeprozesse Mögliche Nachfolgeprozesse können z.b. das Anlegen eines Einkaufsinfosatzes, der Eintrag im Orderbuch oder die Nutzung in einem Rahmenvertrag sein. Stand: Seite 40

41 5.7 MM / Materialstamm (allgemein) ändern Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Die Transaktion ermöglicht Änderungen von bestehenden Materialstämmen. 5.8 Auslöser für einen Prozess Z.B.: Warengruppenverschiebung, Umgruppierung der Bewertungsklassen, etc. 5.9 Organisationseinheit / Zuständigkeit In Abhängigkeit von der Organisationsstruktur (zentrale/dezentrale Beschaffung) werden hierfür eine Abt. Zentrale Stammdatenpflege oder verantwortliche dezentrale Personen mit vorgegebenen Pflegebereichen zuständig sein Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Materialstamm - Material ändern - Sofort Transaktion MM Einstiegbildschirm Stand: Seite 41

42 Auswahl der Sicht, in der die Änderung vorgenommen werden soll Die zu ändernde/n Sicht/en wird/werden durch Mausklick markiert. Danach wird durch <Enter> die weitere Verarbeitung angestoßen. Der Änderungsvorgang erfolgt analog zum Anlagevorgang, so dass hier nur der Weg und der Einstieg beschrieben werden. Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Grunddaten/Einkauf Anlegen von Basismengeneinheiten, Warengruppen, etc. Einkaufsbestelltext Anlage von Langtexten zum Material, evtl. verschiedenen Sprachen Allg. Gewichtsangaben, Umrechnungsdaten, etc. Werksdaten/Lagerun g Buchhaltung Preisdaten, Bewertungsklassen, etc. Werks- /Lagerortbestimmung Bestandsdaten, allgemeine Lagerdaten für weiter Abfrageaufruf für die Organisationsebene (Werk) Alle Sichten markieren/demarkieren Arbeitsende; Rücksprung in vorherige Bildschirmmaske Stand: Seite 42

43 5.11 MM / Material löschen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Materialstämme können nicht direkt gelöscht werden, d. h.. ein physisches Löschen ist nicht möglich. An diese Stelle tritt eine Löschvormerkung, die gleichzeitig eine Sperre für die Verwendung im operativen Geschäft bewirkt Auslöser für einen Prozess z. Bsp.: das Material wird nicht mehr hergestellt bzw. nicht mehr angeboten 5.13 Organisationseinheit / Zuständigkeit In Abhängigkeit von der Organisationsstruktur (zentrale/dezentrale Beschaffung) werden hiervon eine Abt. Zentrale Stammdatenpflege oder verantwortliche dezentrale Personen mit vorgegebenem Pflegebereich zuständig sein Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Materialstamm Material - zum Löschen vormerken - Sofort Transaktion MM Einstiegbildschirm Stand: Seite 43

44 Feldbezeichnung FA Kurzbeschreibung / hochschulspezifische Erläuterung Material M Eingabe der Materialnummer Werk K Eingabe des relevanten Werkes Lagerort K Angabe des Lagerorts zu genaueren Bestimmung der Löschvormerkung bei Mehrfachlagerung Bewertungsart, Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Lagernummer, Lagertyp Nicht relevant für weitere Verarbeitung Durch Eingabe der Materialstammnummer (evtl. Suchen) wird als Folgebildschirm "Material zum Löschen vormerken: Datenbild" aufgerufen. In diesem Bildschirm kann der Materialstamm wahlweise für das ganze Werk ausgewählt und innerhalb des Werks kann eine weitere Unterteilung nach Lagerorten vorgenommen werden. Die Löschvormerkung wird durch Mausklick, setzen eines Flags, im Feld der gewünschten Organisationseinheit (Material, Werk, etc.) durchgeführt. Wechsel des Stammsatzes (hier: anderer Artikel) Information zum Material Protokoll der Änderungen Sichern für Abschluss der Transaktion für weitere Verarbeitung Stand: Seite 44

45 6 MM Lieferantenstammsätze pflegen 6.1 Prozessbeschreibung: Anlage Kreditor UMR Stand: Seite 45

46 6.2 MM Lieferantenstammsatz anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Als Ergebnis der Aktivitäten im Einkauf steht der Lieferant im Buchungskreis für alle Einkäufer zur Verfügung und kann in Bestellungen übernommen und bei Anfragen berücksichtigt werden. Einkaufsinfosätze und Orderbuch können gepflegt werden. Besonderheiten: CpD (Conto pro Diverse) - Lieferanten: Diese Lieferanten werden nur mit den nötigsten Grunddaten angelegt, da sie nur für einen einzigen Bestellprozess zur Verfügung stehen sollen. Der Einkauf pflegt nur die einkaufsrelevanten Daten und informiert die Buchhaltung über den neu angelegten Lieferanten, so dass diese die nötigen Buchhaltungsdaten pflegen kann. Prüfung vor Anlegen eines neuen Lieferanten: Vor dem Anlegen eines neuen Lieferanten sollte geprüft werden, ob dieser nicht schon von der Buchhaltung angelegt wurde, so dass nur noch die Einkaufsdaten zu pflegen sind: Menüpfad: Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren Stammdaten - Abgleich Buchhaltung Transaktion: F 48 Stand: Seite 46

47 Auf dem Bildschirm muss nur angegeben werden, welche Lieferanten gesucht werden sollen: Entweder diejenigen, die bereits im Einkauf angelegt worden sind und bei denen die Buchhaltungsdaten gepflegt werden müssen (siehe Screenshot), oder andersherum, d.h.: Die Buchhaltungsdaten sind bereits gepflegt und die Einkaufsdaten müssen noch ergänzt werden. Über F8 wird ein Bericht aufgerufen, der eine Liste erzeugt. 6.3 Auslöser für den Prozess Ein neuer Lieferant wird aus Sicht des Einkaufs benötigt, wenn bei diesem bestellt werden soll oder Angebots- bzw. Preisvergleiche durchzuführen sind. Dieser Lieferant steht dann für weitere Prozesse zur Verfügung. Sonderfall bei Einmalbestellung: CpD - Lieferant. 6.4 Organisationseinheit / Zuständigkeit Hier ist innerhalb der Organisationsstruktur der HHS zu klären aus welchem Modul Lieferanten bzw. Kreditoren führend angelegt werden. Der Prozess wird i.d.r. von zwei Organisationseinheiten durchgeführt. Zum einen vom Einkauf (zentral und dezentral), zum anderen von der Finanzbuchhaltung. Vom Einkauf werden nur einkaufsspezifische Daten angelegt (nur dieser Prozess ist hier beschrieben), die Buchhaltungsdaten werden im Anschluss daran gepflegt. 6.5 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Stammdaten - Lieferant - Zentral - Anlegen Transaktion XK Sekundäre Menüpfade Menüpfad Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren Stammdaten - Zentrale Pflege - Anlegen Transaktion XK01 Stand: Seite 47

48 6.5.3 Einstiegsbildschirm Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Kreditor kann die Kreditoren-Nummer wird in Abhängigkeit von der Kontengruppe automatisch vom System vergeben Buchungskreis muss EinkOrganisation muss Zuordnung des Kreditors zu einer Einkaufsorganisation, hierdurch werden wichtige Steuerungsfunktionen festgelegt Kontengruppe muss Beschreibt die Art des Lieferanten, z.b. KINL: Lieferanten Inland Für CpD - Lieferanten hier CPD bzw. KCPD eingeben. Vorlage kann werden hier Daten eingegeben, übernimmt das System die wichtigsten Grundeinstellungen der Vorlagewerte, dieses beschleunigt die Erfassung neuer Lieferanten Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 48

49 6.5.4 Anschrift Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Name muss Firmenname Suchbegriff muss z.b. Büromaterial Straße/Hausnummer kann Postleitzahl/Ort kann/muss Ort muss eingegeben werden Land muss Zuordnung des Lieferanten zu einem Land Nach Ausfüllen der Mussfelder kann mit dem Button weiter (F8) oder der Enter-Taste zum nächsten Bild gesprungen werden Steuerung Wird von der Finanzbuchhaltung gepflegt Zahlungsverkehr Wird von der Finanzbuchhaltung gepflegt. Stand: Seite 49

50 6.5.7 Einkaufsdaten Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bestellwährung muss die Währung, in der Bestellungen erfolgen und auch bezahlt werden Zahlungsbedingungen kann es existieren vordefinierte Muster für Zahlungsbedingungen, die hier hinterlegt werden können und in der Buchhaltung Berücksichtigung finden Incoterms kann Lieferbedingungen mit Zusatzangaben, z.b. Frei Haus Mindestbestellwert kann wird bei Bestellungen berücksichtigt Schemagr. Lieferant kann nicht relevant Steuerung Preisdatum kann nicht relevant VerkäuferIn kann Zuständige VerkäuferIn beim Lieferanten Telefon kann wird in den Einkaufsbeleg übernommen Konto b. Lieferant kann Kontonummer unter der die eigene Firma beim Lieferanten geführt wird WE-bez RechnPrüfung kann die WE-bez RechnPrüfung wird in Infosätzen und Bestellpositionen aktiviert Auto WEAbr kann nicht relevant Lieferung Bestätigungspflicht kann eine Bestellung bzw. ein Rahmenvertrag muss durch den Lieferanten bestätigt werden Nachtr. Abrechnung kann nachträgliche Abrechnung von Konditionen Umsatzabgleich nötig kann nicht relevant Stand: Seite 50

51 Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung ABC Kennzeichen kann nicht relevant naturalrabattfähig kann nicht relevant Einkäufergruppe kann wird in Bestellung vorgeschlagen Planlieferzeit kann wird in Bestellung vorgeschlagen BestätigSteuerung kann wird in Bestellung vorgeschlagen, welche Bestätigungstypen werden erwartet (z.b. Lieferavis) Partnerrollen Die Partnerrollen sind als Vorschlagswerte eingefügt. Sollten weitere Partnerrollen nötig sein, können diese in der ersten Spalte aus einer Vorschlagsliste hinzugefügt werden. Bei den Hessischen Hochschulen ist als weitere Partnerrolle nur noch WL definiert. Erläuterung Partnerrollen: Der Geschäftspartner Lieferant kann gegenüber dem Unternehmen in verschiedenen Rollen auftreten. So ist ein Lieferant zum Beispiel während eines Beschaffungsvorgangs zuerst der Bestellempfänger des Unternehmens, dann der Warenlieferant, der Rechnungssteller und schließlich der Zahlungsempfänger. Dabei ist es möglich, dass eine oder mehrere dieser Rollen auf abweichende Lieferantenstammsätze verweisen. Aus diesem Grund können dem Lieferanten mehrere Partnerrollen zugewiesen werden. Die abweichenden Daten werden bei den zugehörigen logistischen und buchhalterischen Folgefunktionen verwendet. Im Bild Partnerrollen werden beim Anlegen die Partnerrollen vorgeschlagen, die im Partnerschema der Kontengruppe als Pflichtrollen gekennzeichnet sind (Customizing). Im Feld Nummer geben Sie eine Lieferantennummer ein. Das System überprüft, ob dieser Lieferant für die aktuelle Einkaufsorganisation angelegt ist. Folgende Partnerrollen sind im Standard definiert: Lieferant Bestellempfänger Warenlieferant Rechnungssteller Zahlungsempfänger Im Customizing wird bestimmt, welche der Partnerrollen optional, und welche obligatorisch sind. Außer der Rolle Lieferant sind alle Partnerrollen optional. Wenn keine anderen Rollen gepflegt sind, gelten die Daten der Rolle "Lieferant". Der abweichende Zahlungsempfänger wird angezeigt, wenn er bei den Zahlungsverkehrsdaten gepflegt wurde. Stand: Seite 51

52 6.6 Nachfolgeprozesse Kreditor ändern, anzeigen, löschen, Änderungen anzeigen Buchhaltung über neuen Kreditor informieren 6.7 Unterlagen, Dokumente, Belege Organisationshandbuch, Arbeitsanweisung, Infoblatt 6.8 MM Lieferantenstammsatz ändern Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Stammdaten - Lieferant - Zentral - Ändern Transaktion XK02 Der Bildschirm mit den zu ändernden Daten kann im Einstieg ausgewählt werden. Nur die ausgewählten Bildschirme werden angezeigt. Ist der letzte Bildschirm abgearbeitet wird die Bearbeitung verlassen. Stand: Seite 52

53 6.9 MM Lieferantenstammsatz anzeigen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Stammdaten - Lieferant - Zentral - Anzeigen Transaktion XK03 Es können alle Informationen zu einem Lieferanten angezeigt werden. In den Ändern-Modus kann über Drücken der Taste F5 bzw. den Menüpfad: Kreditor - Anzeigen " Ändern gewechselt werden MM Lieferantenstammsatz Änderungen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Stammdaten - Lieferant - Zentral - Änderungen Transaktion XK04 Es werden alle Änderungen zu dem Lieferanten in einer Liste angezeigt, die den Selektionskriterien entsprechen. Stand: Seite 53

54 7 MM Anfragen pflegen 7.1 MM Anfrage anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen. Anfragekopf enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.b. die Lieferantenadresse Positionen enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die angefragte Menge fest. Im Gegensatz zu anderen Einkaufsbelegen können Sie in der Anfrage keine Kontierung eingeben Auslöser für den Prozess Ein Lieferant soll aufgefordert werden, ein Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen abzugeben. Dies kann aus rechtlichen Normen heraus notwendig sein, aber auch für einfache Beschaffungen eingesetzt werden Organisationseinheit / Zuständigkeit Der Prozess wird in der Regel vom zentralen Einkauf verwendet, kann aber auch im dezentralen Einkauf Anwendung finden Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Anlegen Transaktion ME41 Stand: Seite 54

55 7.1.4 Einstiegsbildschirm Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 55

56 MM Anfrage - Anhang pflegen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Anhang pflegen Transaktion ME44 Blättermarken Stand: Seite 56

57 Kopfdaten Nach Ausfüllen der Mussfelder kann mit dem Button weiter (F8) zum nächsten Bild gesprungen werden. Stand: Seite 57

58 Nach Eingabe der Positionsdaten gelangt man durch Betätigung der Taste Enter in den Folgebildschirm Anfrage anlegen: Position Hier ist als Mussfeld das Lieferdatum einzugeben, das größer als das Angebotsfristdatum sein muss. Nach Eingabe des Lieferdatums und anschließender Bestätigung durch die Taste Enter wechselt das System in den Folgebildschirm Lieferantenanschrift. Hier ist die Eingabe der Lieferantennummer notwendig. Nach Eingabe und anschließender Bestätigung zieht sich das System sämtliche Adressdaten aus dem Lieferantenstammsatz. Stand: Seite 58

59 Danach kann die Anfrage unter interner 10stelliger Nummernvergabe gesichert werden Nachfolgeprozess Angebot erfassen, Angebotsvergleich durchführen Unterlagen, Dokumente, Belege Organisationshandbuch, Arbeitsanweisung, Infoblatt 7.2 MM Anfrage - Ändern Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Anlegen Transaktion ME41 Nach Eingabe der Anfrage-Nummer, die auch leicht mit der F4-Hilfe gesucht werden kann, können alle Daten der Anfrage geändert werden. Zu den Bildschirmen siehe MM-171. Stand: Seite 59

60 7.3 MM Anfrage - Anzeigen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Anzeigen Transaktion ME43 Alle Daten der Anfrage können (nur) angezeigt werden. Über den Menüpfad: Anfrage - Ändern kann in den Änderungsmodus (ME42) gewechselt werden 7.4 MM Anfrage - Freigeben Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Freigeben Transaktion ME45 Nach Eingabe der Selektionsparameter wird die Freigabe mit F8 gestartet. Stand: Seite 60

61 7.5 MM Anfrage - Listanzeigen... Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Listanzeigen... Transaktionen zum Lieferanten zum Material zur Kontierung Allgemein zur Warengruppe zur Bedarfsnummer zur Bestellnummer zum Lieferwerk... siehe auch MM ME4L ME4M ME4K ME4C ME4B ME4N ME4W 7.6 MM Anfrage - Auswertungen Allgemeine Auswertungen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Auswertungen - Allgemeine Auswertungen Transaktion ME80AN Archivierte Einkaufsbelege Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Auswertungen - Archivierte Einkaufsbelege Transaktion ME82 es werden bereits archivierte Einkaufsbelege angezeigt Einkaufsinfosystem Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Auswertungen Einkaufsinfosystem... (TA:MCE*) Dieser Knoten ermöglicht den Wechsel in das Einkaufsinfosystem, in dem vielfältige Standartauswertungen zur Verfügung stehen Stand: Seite 61

62 7.7 MM Anfrage - Nachrichten Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage Nachrichten Nachrichten ausgeben Transaktion ME9A (oder mahnen und erinnern: ME91A) an dieser Stelle können die Nachrichten zu einer Anfrage ausgegeben werden 7.8 MM Anfrage - Archivieren Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Anfrage - Archivieren Transaktion ME98 Anfragen können mit dieser Transaktion archiviert und zurückgeladen werden Stand: Seite 62

63 8 MM Angebot pflegen 8.1 MM Angebot pflegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. Angebote werden über Anfragen (siehe MM 170) vom Lieferanten angefordert Struktur Die Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend. Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer Einkaufsorganisation. Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist. Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten: für das gesamte Angebot auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben für Dienstleistungen Auslöser für den Prozess Der Einkauf hat eine Anfrage an Lieferanten versendet, diese antworten mit einem Angebot. Die Angebote werden mit Bezug zur Anfrage angelegt Organisationseinheit / Zuständigkeit Der Prozess wird vom zentralen und dezentralen Einkauf verwendet Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Angebot - Pflegen Transaktion ME47 Geben Sie die Anfrage-Nummer ein. Stand: Seite 63

64 Einstiegsbildschirm Die Positionen werden aus der Anfrage übernommen. An dieser Stelle wird nur der Nettopreis eingegeben. Anschließend müssen die Konditionen gepflegt werden. Die Pflege der Kopf- und Positionskonditionen entspricht der in einer Bestellung (siehe MM 170 Konditionen pflegen). Danach ist das Angebot gepflegt und kann gesichert werden. 8.2 Nachfolgeprozess z.b. Preisvergleich, BANF oder Bestellung anlegen 8.3 Unterlagen, Dokumente, Belege Z.B. Verweis auf Organisationshandbuch, Arbeitsanweisung, Infoblatt 8.4 MM Preisspiegel Sie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der günstigsten Preisangebote aufgelistet. Voraussetzungen: Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes: Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zu vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der Mittel- und Gesamtwerte möglich. Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Anfrage/Angebot - Angebot - Preisspiegel Transaktion ME49 Stand: Seite 64

65 Einstiegsbildschirm Anfragen für ein Material, das bei verschiedenen Lieferanten angefragt wird, werden unter der gleichen Submissionsnummer gespeichert. Dann ist auch ein Preisvergleich über die Submissionsnummer möglich. Das Häkchen vor Effektivpreis bewirkt, dass Skonto und Bezugsnebenkosten bei der Preiskalkulation berücksichtigt werden. Mit F8 wird der Preisvergleich gestartet. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, die der unten stehenden in etwa entspricht. In der letzten Zeile ist die Rangfolge der Angebote zu sehen, wobei die 1 das beste Angebot markiert. Stand: Seite 65

66 9 MM Bestellungen pflegen 9.1 MM Bestellung anlegen - Lieferant bekannt Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen Struktur Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen: Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs. Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten: #$ Normal #$ Lohnbearbeitung #$ Konsignation #$ Umlagerung #$ Dienstleistung Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden. Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden. Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis. Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die bestellte Menge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten. 9.2 Auslöser für den Prozess Ein Material oder eine Dienstleistung sollen von einem Lieferanten beschafft werden. Stand: Seite 66

67 9.3 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Anlegen - Lieferant bekannt Transaktion ME21N (neu) im folgenden beschrieben, ME21 (alt) Einstiegsbildschirm für Lagerbestellungen (unkontiert) Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Lieferant muss alphanumerische Lieferantennummer Bestellart muss z.b. Lagerbestellung oder Normalbestellung EinkOrganisation muss Zuordnung des Kreditors zu einer Einkaufsorganisation, hierdurch werden wichtige Steuerungsfunktionen festgelegt Einkäufergruppe muss Gruppe von Einkäufern, die für bestimmte Beschaffungsvorgänge zuständig sind Vorschlagsdaten Positionen kann die hier eingegebenen Daten werden in jede Bestellposition übernommen, so dass Mehrfacheingaben minimiert werden Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Soll eine Bestellung angelegt werden, die sich auf eine andere Bestellung, eine BANF, einen Kontrakt oder eine Anfrage beziehen, können einzelne Positionen oder komplette Belege aus der Belegübersicht (Druckknopf: Belegübersicht ein bzw. aus) in die aktuelle Bestellung Stand: Seite 67

68 übernommen werden. Die in diesen Belegen hinterlegten Daten werden dann in die Bestellung übernommen und können in der Bestellung selbst noch verändert werden. Folgebildschirm: Positionsübersicht für Lagerbestellungen Stand: Seite 68

69 Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Mate (rial) muss alphanumerische Materialnummer (bei Lagermaterial muss Materialstammsatz vorhanden sein) Kurz (text) ermittelt das System bei Material mit Materialnummer wird dieser automatisch vom System ermittelt Best (ellmenge) muss zu bestellende Menge BME (Bestellmengeneinheit muss Einheit in der das Material geliefert wird, im Bsp. Karton ) T (Termin) kann Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen oder Monatsangabe eingegeben und angezeigt wird. Das Feld ist mit T vorbelegt (Tagesdatum) Lief (ertermin) muss Liefertermin Nett (opreis) muss/kann wenn kein Infosatz vorhanden ist, muss der Preis eingegeben werden ist ein Infosatz vorhanden, wird der Preis aus diesem gezogen es kann auch der Bruttopreis eingegeben werden, wenn die Konditionen gepflegt sind, das System berechnet dann den Nettopreis pro kann/muss wenn kein Infosatz vorhanden ist muss eine Menge eingegeben werden, ist ein Infosatz vorhanden wird die Menge BPME (Bestellpreismengeneinheit) kann/muss übernommen bei vorhandenem Infosatz bzw. Materialstammsatz wird dieser Wert übernommen ist kein Infosatz vorhanden ist, muss ein Wert eingegeben werden Ware (ngruppe) ermittelt System bei vorhandenem Infosatz bzw. Materialstammsatz wird dieser übernommen Werk muss Werk für welches das Material bestellt wird Lagerort muss bei Bestellungen von Lagermaterial muss ein Lagerort eingegeben werden L (öschkennzeichen) kann das Löschkennzeichen steuert, ob eine Position gelöscht oder gesperrt werden soll, und muss manuell wieder entfernt werden R (etourenposition) kann legt fest, ob eine Retourenposition vorliegt Info (satz) kann Kost kann kennzeichnet eine kostenlose Position Nach Ausfüllen der Mussfelder wird in die jeweilige Detaildarstellung der Position gesprungen. Dazu kann auch der Druckknopf Position geöffnet werden, um dann die einzelnen Karteikarten (z.b. Konditionen, Kontierungen, etc.) bearbeiten zu können. Stand: Seite 69

70 Einstiegsbildschirm für kontierte Bestellungen (keine Lagerbestellung) Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Lieferant muss alphanumerische Lieferantennummer Bestellart muss Zuordnung des Kreditors zu einem Buchungskreis EinkOrganisation muss Zuordnung des Kreditors zu einer Einkaufsorganisation, hierdurch werden wichtige Steuerungsfunktionen festgelegt Einkäufergruppe muss Gruppe von Einkäufern, die für bestimmte Beschaffungsvorgänge zuständig sind Vorschlagsdaten Positionen kann die hier eingegebenen Daten werden in jede Bestellposition übernommen, so dass Mehrfacheingaben minimiert werden Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Soll eine Bestellung angelegt werden, die sich auf eine andere Bestellung, eine BANF, einen Kontrakt oder eine Anfrage beziehen, können einzelne Positionen oder komplette Belege aus der Belegübersicht (Druckknopf: Belegübersicht ein bzw. aus) in die aktuelle Bestellung übernommen werden. Die in diesen Belegen hinterlegten Daten werden dann in die Bestellung übernommen und können in der Bestellung selbst noch verändert werden. Stand: Seite 70

71 Folgebildschirm: Positionsübersicht Stand: Seite 71

72 Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung K (Kontierungstyp) Kann/muss Schlüssel, der angibt, ob eine Position auf eine Nebenkontierung (z.b. Kostenstelle) abzurechnen ist Mate (rial) muss alphanumerische Materialnummer Kurz (text) muss/kann bei Material ohne Materialnummer muss der Kurztext eingegeben werden bei Material mit Materialnummer wird dieser automatisch vom System ermittelt Best (ellmenge) muss zu bestellende Menge BME (Bestellmengeneinheit muss Einheit in der das Material geliefert wird, im Bsp. Karton ) T (Termin) kann Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen oder Monatsangabe eingegeben und angezeigt wird. Das Feld ist mit T vorbelegt. Lief (ertermin) muss Liefertermin Nett (opreis) muss/kann wenn kein Infosatz vorhanden ist, muss der Preis eingegeben werden ist ein Infosatz vorhanden, wird der Preis aus diesem gezogen es kann auch der Bruttopreis eingegeben werden, wenn die Konditionen gepflegt sind, das System berechnet dann den Nettopreis pro kann/muss wenn kein Infosatz vorhanden ist muss eine Menge eingegeben werden, ist ein Infosatz vorhanden wird die Menge BPME (Bestellpreismengeneinheit) kann/muss übernommen bei vorhandenem Infosatz bzw. Materialstammsatz wird dieser Wert übernommen ist kein Infosatz vorhanden ist, muss ein Wert eingegeben werden Ware (ngruppe) kann/muss bei vorhandenem Infosatz bzw. Materialstammsatz wird dieser übernommen Werk muss Werk für welches das Material bestellt wird Lagerort kann bei Bestellungen von Lagermaterial muss ein Lagerort eingegeben werden L (öschkennzeichen) kann das Löschkennzeichen steuert, ob eine Position gelöscht oder gesperrt werden soll, und muss manuell wieder entfernt werden R (etourenposition) kann legt fest, ob eine Retourenposition vorliegt Info (satz) kann Kost kann kennzeichnet eine kostenlose Position Nach Ausfüllen der Mussfelder wird in die jeweilige Detaildarstellung der Position gesprungen. Dazu kann auch der Druckknopf Position geöffnet werden, um dann die einzelnen Karteikarten (z.b. Konditionen, Kontierungen, etc.) bearbeiten zu können. Hier sollten Erläuterungen zur Arbeit mit der Positionsübersicht folgen, incl. BANF kopieren Stand: Seite 72

73 Kontierung auf eine Anlage Es ist möglich, Bestellungen auf CO-Objekte wie eine Kostenstelle, einen Auftrag aber auch auf eine Anlage zu kontieren. Hierbei handelt es sich nicht um Lagermaterialbeschaffung (Lagermaterial wird erst beim Warenausgang kontiert). Der Kontierungstyp wird in der Positionsübersicht für jede einzelne Position eingetragen. Die Kontierung soll hier am Beispiel einer Anlage gezeigt werden. Für eine Anlage geben Sie den Kontierungstyp A ein. Handelt es sich bei dem zu bestellenden Material um Nichtlagermaterial, werden Sie vom System dazu aufgefordert, einen Kontierungstyp einzugeben. Geben Sie vorher noch die Pflichtfelder Material, Werk, Bestellmenge, ggf. noch das Steuerkennzeichen (n1) ein, alle weiteren Daten zieht sich das System selbständig aus den Stammsätzen. Das System springt bei Eingabe des Kontierungstyps A und anschließender Betätigung der Enter-Taste ins Detailbild der Kontierung. Dieses Bild lässt sich i.ü. auch durch manuelle Betätigung der Karteikarte Kontierung öffnen. Danach geben Sie Menge sowie die Anlage im Detailbild ein. Die Bestellung kann dann gesichert werden. Ist keine Anlage vorhanden oder muss eine neue Anlage angelegt werden, muss die Anlagenbuchhaltung eine neue Anlage anlegen. Kontierung auf eine Kostenstelle Um eine Bestellung bzw. eine Position auf eine Kostenstelle zu kontieren, wählen Sie den Kontierungstyp K (Kostenstelle). Nach der Eingabe der entsprechenden Positionsdaten erscheint folgendes Detailbild (Daten wurden hier bereits eingepflegt). Stand: Seite 73

74 9.4 Nachfolgeprozess Bestellung ändern, anzeigen, löschen, Änderungen anzeigen 9.5 Unterlagen, Dokumente, Belege Organisationshandbuch, Arbeitsanweisung, Infoblatt Stand: Seite 74

75 10 MM 090A Bestellungen mit Mehrfachkontierung pflegen 10.1 MM 091A - Bestellung anlegen - Lieferant bekannt Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen Struktur (s. Kapitel MM90 Bestellung anlegen) 10.2 Auslöser für den Prozess Ein Material oder eine Dienstleistung sollen von einem Lieferanten beschafft werden Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Anlegen - Lieferant bekannt Transaktion ME21 N (neu) im folgenden beschrieben, ME21 (alt) Sie wollen eine Bestellung über ein Nichtlagermaterial (hier: ) mit mehreren Positionen auf mehrere Kontierungstypen (K, F, T) belasten. Gleichzeitig sollen in jeder Position verschiedene Kostenstellen (K), oder Aufträge (F) mit den Kosten für die Beschaffung belastet werden. Mit dieser Bestellung (oder auch mit einer anderen) möchten Sie zudem Anlagegüter entweder auf eine (oder mehrere) bereits bestehende Anlagen kontieren und zudem in der Bestelltransaktion rudimentär eine neue Anlage anlegen, die anschließend durch die Anlagenbuchhaltung nachgepflegt werden muss und durch die Rechnungsprüfung aktiviert wird. Gehen Sie grundsätzlich wie in Kapitel MM90 (Bestellung anlegen) beschrieben vor. Tragen Sie über Persönliche Einstellungen jeweils für Sie relevante Daten (Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe, Buchungskreis, Werk) ein, anschließend noch die Belegart (hier: Normalbestellung bei NLAG), den Lieferanten sowie das Verbrauchsmaterial. Ihnen wird folgendes Einstiegsbild angeboten: Stand: Seite 75

76 Einstiegsbildschirm Kontierungstyp K: Nun geben Sie die Bestellmenge (hier: 50) den Bestellpreis (1 DM) sowie den Kontierungstyp (K) ein. Bei einer Verbrauchsmaterialbestellung ist die Angabe des Kontierungstyps In der nun durch das System geöffneten Registerkarte Kontierung können Sie bereits jetzt eine Kostenstelle eintragen. In diesem Fall wird diese Kostenstelle (Abteilung) mit den Kosten für die ganze Bestellung belastet. Es ist aber auch möglich, den Knopf Mehrfachkontierung zu drücken, ohne vorher eine Kostenstelle eingetragen zu haben. In diesem Fall erhalten Sie folgendes Karteikartenbild: In dieser Kontierungsdarstellung haben Sie nun die Möglichkeit, die Menge manuell auf verschiedene Kostenstellen zu verteilen wobei die Aufteilung mengenmäßig oder prozentual vorgenommen werden kann. Mengenmäßig bedeutet in absoluten Zahlen, die zusammengerechnet die Gesamtmenge nicht überschreiten dürfen, während die prozentuale Aufteilung sich am Verhältnis zu 100 bemisst. In jedem Fall muss nur die Kostenstelle eingetragen werden, dass Sachkonto wird vom System ermittelt. Nach erfolgter Mehrfachkontierung kann nicht mehr auf die Einfachkontierung umgesprungen werden. Stand: Seite 76

77 Nach Eingabe weiterer Pflichtdaten (z.b. Steuerkennzeichen N1) ist diese Position über 50 St eines Verbrauchsmaterials verteilt auf verschiedene Kostenstellen speicherbar. Sie können nun in der zweiten Bestellposition das gleiche Material für anderes Kontierungsobjekt anfordern, z.b. für F (Auftrag/Projekte) oder T (Mischkontierung Kostenstelle / Auftrag). Auch in diesen Fällen gehen Sie wie oben bereits beschrieben vor: Kontierungstyp F: Wenn Sie als Kontierungstyp F (Aufträge) eingetragen haben, wird ein Kontierungsdynpro geöffnet, dass sie wie oben beschrieben durch Betätigung des Knopfes Mehrfachkontierung zur Eingabe für mehrere zu belastende Aufträge umwandeln können. Sie können auch hier im Dynpro der Einfach- bzw. der Mehrfachkontierung über die matchcode-hilfe die Aufträge aussuchen. Die nach Eingabe bestätigten Daten werden durch die automatisch vom System hinzugefügten Bebuchungen des Haushaltsmanagements ergänzt. Anschließend können Sie auch diese Position als Bestellung sichern oder in die Bearbeitung einer neuen Position übergehen. Kontierungstyp T: Sie möchten nun eine neue Position über das gleiche Verbrauchsmaterial anlegen, diesmal aber dafür den Kontierungstyp T verwenden. Grundsätzlich können Mehrfachkontierungen nur innerhalb eines Kontierungstyps (mehrere Kostenstellen oder Aufträge) verwendet werden. Der Kontierungstyp T ermöglicht Ihnen dagegen auch die Belastung sowohl einer Kostenstelle als auch eines bestimmten Auftrags innerhalb einer Position bzw. mehrerer Kostenstellen/Aufträge. Auch bei diesem Kontierungstyp besteht für Sie die Möglichkeit, die Mehrfachkontierung aufzurufen und auf dem oben beschriebenen Weg die Werte sowohl für die Aufträge als auch die Kostenstellen einzutragen: Stand: Seite 77

78 Kontierungstyp A: a) auf bereits im System angelegte Anlagen Das System springt bei Eingabe des Kontierungstyps A und anschließender Betätigung der Enter-Taste ins Detailbild der Kontierung. Dieses Bild lässt sich i.ü. auch durch manuelle Betätigung der Karteikarte Kontierung öffnen. Danach geben Sie die Menge sowie die Anlage im Detailbild ein. Auch bei der Kontierung auf bestehende Anlagen besteht die Möglichkeit der Aufteilung der bestellten Materialien auf mehrere Anlagen. Hierzu müssen Sie jedoch in der Einfachkontierung die zu bebuchenden Anlagen aussuchen und anschließend in der Darstellung der Mehrfachkontierung händisch einpflegen: b) rudimentär auf noch durch die Bestellung zu erzeugende Anlagen: In diesem Fall wird die Anlage erst über die Warengruppe und die Anlagenklasse in der Bestellposition im System im Rahmen der Bestelltransaktion erzeugt und muss im Nachgang noch durch die Anlagenbuchhaltung in bestimmten Sichten ergänzt werden. Stand: Seite 78

79 Als Pflichtfelder werden hier nur bei einer Kurztextbestellung über eine Anlage der Kontierungstyp A, die Warengruppe, die Bestellmenge sowie der Bestellpreis eingetragen, wobei die Warengruppe auf eine Anlagenklasse führen muss, um eine Anlage rudimentär anlegen zu können. Nach Bestätigung mit der Taste Enter erhalten Sie folgendes Kontierungsdynpro: Hier markieren Sie die Kontierungszeile(n) mit der Anzahl der Kontierungen (3) und betätigen zum Anlegen der Anlage den Button Anlagen. Dadurch dass Sie die bestellten (drei) Materialien einzeln in den Kontierungszeilen eintragen, werden jeweils drei gleichartige Anlagen erstellt. Dies sehen Sie auch im anschließend erscheinenden Bild, nachdem Sie mit Enter bestätigt haben. Hier wird Ihnen im Feld Anzahl gleichartiger Anlagen die Anzahl der im Kontierungsdynpro markierten Anlagen angezeigt. Bestellen Sie z.b. 50 PC oder Monitore, hängt die Anzahl der zu erstellenden gleichartigen Anlagen davon ab, ob sie alle 50 PC im Kontierungsdynpro in eine Zeile stellen und dann markieren (es entsteht eine Anlage mit 50 PC) oder ob Sie die 50 PC in der Kontierung auf mehrere Zeilen verteilen (dann entstehen soviele Anlagen wie Sie Zeilen haben). Nach der erneuten Bestätigung mit Taste Enter erhalten Sie folgende Eingabemaske zur rudimentären Erstellung einer Anlage: Stand: Seite 79

80 Feldbezeichnung Feldart Feldbedeutung Mittelherkunft muss Ordnungsbegriff zur Klassifizierung (Herkunft) der bereitgestellten Mittel Standort muss Diese Angabe hat Informationscharakter und kann als Selektionskriterium in Auswertungen (z.b. Inventurliste) verwendet werden. Raum muss Bedeutung s. Standort DFG-Geräteschlüssel muss Klassifizierungskriterium Kostenstelle/Auftrag muss Zu belastende Abteilung oder CO- Auftrag Anzahl gleichartiger Anlagen Anzahl gleichartiger Anlagen, die das System beim Sichern eines Anlagenstammsatzes anlegen soll, Nach erneuter Bestätigung mit der Taste Enter erhalten Sie folgendes Bildschirmbild: Stand: Seite 80

81 Feldbezeichnung Feldart Feldbedeutung Nutzungsdauer muss Zeitraum (Jahre), in dem das Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt und abgeschrieben werden soll. Sie ist eine Pflichteingabe, da die Nutzungsdauer eine der wichtigsten Angaben für die Berechnung der Abschreibungen ist. Nachdem Sie die handelsrechtliche als auch die kalkulatorische Nutzungsdauer eingetragen haben, können Sie erneut bestätigen. Die Nutzungsdauer ist der Zeitraum (Jahre), in dem das Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt und abgeschrieben werden soll. Das System springt in das Kontierungsdynpro zurück und weist Sie darauf hin, dass ein rudimentärer Anlagenstammsatz erzeugt worden ist, der mit einer Nummer pro eigenständiger gleichartiger Anlage versehen wird, sobald Sie die Bestellung gesichert haben. In diesem Fall entsteht durch die Bestellung der drei Faxgeräte pro Gerät eine Anlage. Stand: Seite 81

82 Diese kann nun durch die Anlagenbuchhaltung um neue Daten ergänzt bzw. in alten Daten abgeändert werden. Stand: Seite 82

83 11 MM Bestellung anlegen - Lieferant unbekannt 11.1 Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Diese Art der Bestellung wird verwendet, wenn der Lieferant von dem das zu beschaffende Material bezogen werden kann nicht bekannt ist. Auch in diesem Prozess können einzelne Bestellpositionen erfasst werden, mit dem Unterschied, dass jeder Bestellposition im nachhinein ein Lieferant zugeordnet werden kann Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Anlegen - Lieferant unbekannt Transaktion ME Einstiegsbildschirm Nach dem Ausfüllen der Mussfelder (Einkäufergruppe) gelangen Sie durch drücken der Enter-Taste auf den nächsten Bildschirm. Die Check-Box Bezugsquellenfindung sollte markiert sein, damit die Lieferanten zu den eingegebenen Materialien im System gesucht werden. Stand: Seite 83

84 Positionsübersicht Diese Übersicht entspricht im wesentlichen der, des Prozesses mit bekanntem Lieferanten. Lediglich die Druck-Knöpfe in der Symbolleiste unterscheiden sich. Auf diesem Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, 1. einzelne oder mehrere Positionen einen Lieferanten zuzuordnen (aus einer Liste mit Vorschlagswerten, falls mehrere Lieferanten existieren), 2. aus einzelnen oder mehreren Positionen eine Bestellung zu erzeugen oder 3. einzelne oder mehrere Positionen als BANF zu speichern. zu 1. die entsprechenden Positionen markieren und den Knopf Bezugsquelle zuordnen drücken: Stand: Seite 84

85 12 MM Bestellung ändern Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Ändern Transaktion ME22 N (neu), ME22 (alt) Nach der Eingabe der Bestellnummer, die durch komfortable Suchfunktionen unterstützt wird, können die Daten einer Bestellung geändert werden, solange diese noch nicht freigegeben oder die Nachrichten ausgegeben sind. 13 MM Bestellung Anzeigen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Anzeigen Transaktion ME23 N (neu), ME23 (alt) Nach der Eingabe der Bestellnummer, die durch komfortable Suchfunktionen unterstützt wird, können die Daten einer Bestellung angezeigt werden. Stand: Seite 85

86 14 MM Bestellung - Anhang pflegen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Anhang pflegen Transaktion ME24 Nach der Eingabe der Bestellnummer, die durch komfortable Suchfunktionen unterstützt wird, können die Texte einer Bestellung gepflegt werden. Hinweis: Auf dem Bildschirm sind nicht alle pflegbaren Texte sichtbar, so dass mit den Knöpfen in der Symbolleiste geblättert werden muss. 15 MM Bestellung Listanzeigen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung - Listanzeigen... Transaktionen: zum Lieferanten zum Material zur Kontierung Allgemein zur Warengruppe zur Bedarfsnummer zur Bestellnummer zum Lieferwerk... ME2L ME2M ME2K ME2C ME2B ME2N ME2W Stand: Seite 86

87 Nach ausfüllen der Selektionskriterien wird das Programm durch drücken von F8 gestartet. Es erscheint eine Liste mit weiteren Verzweigungsmöglichkeiten. 16 MM Bestellung Nachrichten Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung Nachrichten An dieser Stelle können Sie die Bestellung oder Mahnungen zu noch nicht gelieferten Materialien ausgeben. In der Regel werden die Nachrichten automatisch vom System generiert und versandt, so dass hier nicht eingegriffen werden muss. 17 MM 120 Bestandsführung / Wareneingang pflegen Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft - Einkauf Bestellung Folgefunktionen Von diesem Menüpunkt können Sie bequem in Funktionen wechseln, die direkt zu einer Bestellung gehören, wie z.b.: Wareneingang oder Rechnungsprüfung 17.1 MM 121 Wareneingang zur Bestellung erfassen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Beim Erfassen des Wareneingangs wird auf Richtigkeit der Menge, des Preises und des gelieferten Artikels geprüft. Das Material bzw. die Ware wird direkt in den frei verwendbaren Bestand gebucht. Eine wichtige Steuerungsfunktion übernimmt hierbei die Bewegungsart, denn sie bestimmt, wie der Wareneingang zu buchen ist. Bevor der Buchungsvorgang stattfindet, werden vom System Kontrollfragen oder Meldungen an den Benutzer gerichtet, die eine Überprüfung der Daten, z.b. des Lieferdatums ermöglichen, und dem Benutzer erlauben - falls notwendig den Buchungsvorgang abzubrechen. Werden an der Ware Mängel festgestellt wird eine Rücklieferung veranlasst. Grundsätzlich wird beim Wareneingang lagerfähigen Materials ein Materialbeleg und ein Buchhaltungsbeleg erstellt. Wird das Material nicht gelagert, d.h. handelt es sich um Verbrauchsgüter, so wird das Material direkt einer Kostenstelle zugeschrieben und gilt beim Wareneingang bereits als verbraucht. Durch die Buchungen von Wareneingängen auf das Lager werden die Bestände aktualisiert Auslöser für den Prozess Ein Wareneingang erfolgt auf der Grundlage einer Bestellung und der in dieser Bestellung mit dem Lieferanten vereinbarten Konditionen Stand: Seite 87

88 17.3 Organisationseinheit / Zuständigkeit Der Prozess wird vom Einkauf (zentral / dezentral) durchgeführt 17.4 Wareneingang mit Bezug zur Bestellung Primärer Menüpfad Menüpfad: Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Wareneingang - Zur Bestellung Bestell-Nr bekannt Transaktion: MIGO Einstiegsbildschirm Erläuterugen zur Belegübersicht einfügen Stand: Seite 88

89 Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Buchungsdatum muss Tagesdatum wird angeboten, Möglichkeit der Eingabe eines Datums, wenn z.b. in bestimmten Zeitintervallen gebucht wird Belegdatum muss Tagesdatum wird angeboten, Datum des Belegs eintragen Lieferschein kann Ggf. Lieferscheinnummer eingeben Belegkopftext kann Hinweise, die für den gesamten Beleg relevant sind Frachtbrief kann Frachtbriefnummer WaBeglSchein kann Warenbegleitschein-Nummer Bewegungsart muss Schlüssel, der festlegt wie der Wareneingang einzuordnen ist, im Normalbeschaffungsvorgang wird dieses der Schlüssel 101 Wareneingang zur Bestellung sein Bestellung muss Bestellnummer Werk kann Werk, für das die Bestellung erstellt wurde Lagerort kann Differenzierung des Lagerortes innerhalb des Werks Grund der Bewegung kann Spezifizierung von Mängeln bei z.b. Rücklieferungen Warenbegleitschein Drucken kann Flag setzen zum Ausdruck von Einzelschein, Einzelschein mit Prüftext oder Sammelschein für weiter Positionserfassung Stand: Seite 89

90 Die im Positionsteil vorgeschlagene Menge wird aus der Bestellung übernommen, bzw. durch einen Vergleich Wareneingangsmenge mit der offenen Bestellmenge ermittelt. Stimmt diese mit der gelieferten Menge überein kann bei Wareneingängen ins Lager in den frei verfügbaren Bestand gebucht werden. Dazu muss der relevante Lagerort mitgegeben werden. Bei Verbrauchsbuchungen ist die Eingabe eines Lagerortes nicht möglich. Das Kennzeichen Eli, Endlieferungskennzeichen (Karteikarte: Bestelldaten) kann gesetzt werden, wenn zu einer noch nicht abschließend erfüllten Bestellung kein weiterer Wareneingang mehr erwartet wird. Das Endlieferungskennzeichen sagt aus, dass zu dieser Bestellposition keine weiteren Lieferungen erwartet werden. Die offene Menge ist Null. Das Feld Charge ist nicht relevant. Über die Karteikarte Wohin wird die Bewegungsart (hier: 101), der Lagerort sowie die Bestandsart eingegeben. Wurde die richtige Menge des richtigen Produktes geliefert, muss zur anschließenden Bestätigung und Buchung des Wareneingangs das Kästchen Position OK in der dazugehörigen Zeile (hier: 1) angehakt werden. Ob und welche Menge dann tatsächlich eingegangen ist (ggf. in der richtigen ME), wird über die Karteikarte Menge in der Positionsübersicht eingetragen. Über den Button Buchen wird die eingegangene Position in die Buchung übernommen. Mit dem Button Prüfen wird der zu erstellende Wareneingangsbeleg geprüft ( Beleg ist OK ), mit Merken vorgemerkt. Mit dem Button Übersicht ein/aus lassen sich alle bisherigen Belege anzeigen: Sichern für Abschluss der Transaktion Wurde bereits ein Teil der Menge geliefert, so wird die verbleibende Restmenge zur Buchung angeboten. Wird nicht die vollständige Menge geliefert, so kann diese entsprechend abgeändert und anschließend gebucht werden. Werden keine weiteren Lieferungen zu dieser Bestellposition erwartet, kann das Endlieferungskennzeichen wie bereits erwähnt manuell beim Erfassen des Wareneingangs gesetzt werden. Bei einem Wareneingang, der sich auf eine Bestellung mit mehren Positioen bezieht, kann jede einzelne Position separat als Wareneingang gebucht werden. Für jede Position wird dann ein, von den anderen Positionen unabhängiger, Materialbeleg erstellt. Eine unabhängige Bearbeitungmöglichkeit der einzelnen Bestellpositionen ist wichtig, wenn z. Bsp für die einzelnen Positionen unterschiedliche Lieferzeitpunkte vereinbart sind, oder wenn diese mit unterschiedlichen Bewegungsarten zu erfassen sind. Es werden jedoch nur die Positionen gebucht, die in der Maske markiert sind; die übrigen Positionen werden beim Buchungsvorgang nicht berücksichtigt und können später weiterbearbeitet werden. Im der folgenden Bild ist lediglich die erste Position markiert (Häkchen vor der Position); folglich wird auch nur diese Position entsprechend der angegebenen Bewegungsart gebucht Sichern für Abschluss der Transaktion Stand: Seite 90

91 Toleranzgrenzen Für Mengenabweichungen können im Customizing prozentuale Toleranzen festgelegt werden; werden diese nicht überschritten, so bleiben Mengenabweichungen bei der Bearbeitung unberücksichtigt Über- / Unterlieferung Überlieferung Überlieferungen sind im System standardmäßig nicht zugelassen und führen dazu, dass die Rechnung gesperrt wird. Es besteht jedoch im Customizing die Möglichkeit, die Akzeptanz einer Überlieferung innerhalb vorgegebener prozentualer Toleranzgrenzen festzulegen Unterlieferung Auch bei Unterlieferungen wird die Rechnung grundsätzlich gesperrt. Unterlieferungen sind im System standardmäßig zugelassen. Auch hier können im Customizing prozentuale Toleranzgrenzen vorgegeben werden. Mengenabweichungen innerhalb dieser Grenzen bleiben dann ebenfalls unberücksichtigt. Die Lieferung wird als vollständig angenommen, gebucht und das Endlieferungskennzeichen gesetzt. Bei der Kontrollprüfung wird allerdings eine Warnmeldung sichtbar, eine Buchung ist allerdings möglich. Stand: Seite 91

92 Wird die Toleranzgrenze jedoch unterschritten, so wird vom System eine Teillieferung angenommen und das Endlieferungskennzeichen zurückgenommen, da weitere Wareneingänge erwartet werden. Sind jedoch keine weiteren Wareneingänge zu dieser Bestellposition vorgesehen, so kann das Endlieferungskennzeichen manuell beim Erfassen des Wareneingangs gesetzt werden Bei einem erneuten Wareneingang zu der Bestellung bietet das System dann nur noch die offengebliebene Menge als Wareneingangsmenge an. Sichern für Abschluss der Transaktion 17.5 Wareneingang ohne Bezug zur Bestellung Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Schlüsselfunktion für die Art der Buchung des Wareneinganges ist auch hier die Bewegungsart. Da keine Bestellung vorher erzeugt wurde, werden im Positionsteil keine Daten vorgeschlagen. Diese müssen auf der Basis der Warenlieferung eingetragen werden. Der Bestand wird aktualisiert. Stand: Seite 92

93 Auslöser des Prozesses Es wurde eine Bestellung z. Bsp. per Telefon oder Fax getätigt Organisationseinheit / Zuständigkeit Der Prozess wird vom Einkauf (zentral und dezentral) durchgeführt Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad: Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Wareneingang Sonstige Transaktion: MB1C Einstiegsbildschirm Mindestens alle Mussfelder ausfüllen. für weiter Stand: Seite 93

94 Positionserfassung Das gelieferte Material und die Liefermengen eingeben. Sichern für Abschluss der Transaktion Stand: Seite 94

95 18 MM 300 Wareneingänge zur Bestellung pflegen 18.1 MM 301 Rücklieferung zur Bestellung anlegen Beschreibung des Geschäftsprozesses Definition Soll die gelieferte Ware aus irgendeinem Grunde (mangelhafte oder falsche Ware) an den Lieferanten zurückgesandt werden, ist dies ohne weiteres möglich, auch wenn Sie die Ware schon gebucht haben. Bei der Rücklieferung sollten Sie auf die Bestellung oder den Materialbeleg Bezug nehmen, damit das System als Erfassungshilfe Daten vorschlagen kann (z.b. Lagerort) Prüfungen durchführen kann (die zurückgelieferte Menge darf die gelieferte Menge nicht über-schreiten Die bisher gelieferte Menge vermindern kann Andere Fortschreibungen, die beim Wareneingang stattfanden, rückgängig machen kann (z.b. bei einem Wareneingang in den Verbrauch. Um eine Rücklieferung zu erfassen, sollten Sie zunächst feststellen, ob die Ware ins Lager bzw. in den Verbrauch einerseits oder in den WE-Sperrbestand andererseits gebucht worden ist. Voraussetzung ist also, dass ein Wareneingang zu einer Bestellung vorliegt. Zu achten ist allerdings darauf, daß im linken oberen Feld die Bewegungsart Rücklieferung und im Feld daneben als Belegart Materialbeleg eingetragen wird. Dadurch wird dem System mitgeteilt, daß bereits ein Wareneingang zu einer Bestellung im system vorhanden ist und es sich um die Rückliefe-rung des Materials handelt, dessen Wareneingang durch den Materialbeleg dokumentiert ist. Alle weiteren Angaben zieht sich das System selber, so z.b. die Bewegungsart (in diesem Fall die Bewegungsart 122). Wenn danach nur noch das Feld Position ok am unteren Bildrand angehakt wird, soll die gesamte Menge aus der betreffenden Position zurückgeliefert werden. Der Rücklieferungsbeleg kann dann gebucht werden. Das Feld ok in der Zeilenübersicht wird dann automatisch angehakt Primäerer Menüpfad Menüpfad: Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung- - Wareneingang zur Bestellung Bestellnr. bekannt Transaktion: MIGO Stand: Seite 95

96 Einstiegsbildschirm: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Referenzdokument muss Gibt die Belegart an, auf die Sie sich bei Erfassung des Vorgangs beziehen möchten, Position ok kann Gibt an, daß Sie für diese Position einen Wareneingang buchen, wenn das Kennzeichen gesetzt ist, wird die Position in den Wareneingangsbeleg übernommen. Bewegungsart (B...) Bestandsart automatisch Gibt einen Schlüssel für die Art der Warenbewegung an. Jede Warenbewegung ist im System einer Bewegungsart zugeordnet (z.b. Bestellung an Lager), automatisch Gibt an, in welchen Bestand die Menge gebucht wird, mögliche Bestände sind freier Bestand, gesperrter Bestand, Qualitätsprüfbestand. Bewertungsart kann Identifiziert die getrennt bewerteten Bestände eines Materials eindeutig, die Bewertungsart wird bestimmt durch den Bewertungstyp. Endlieferkennzeichen Kontierung (K) automatisch Gibt an, daß die Position als erledigt gilt, wenn dieses Kennzeichen bei Bestellung/wareneingang gesetzt wird, so wird zu dieser Bestellposition kein Wareneingang mehr erwartet. automatisch Gibt an, ob eine Positionauf eine Nebenkontierung abzurechnen ist (z.b. Kostenstelle) Grund der Bewegung muss Gibt einen Schlüssel an, mit dem Sie einen Standardtext zur Begründung der warenbewegung (z.b. Rücksendegrund bei Rücklieferung) Stand: Seite 96

97 Das Feld Grund der Bewegung befindet sich in der Datengruppe wohin. Als Gründe sind derzeit Qualität mangelhaft, Unvollständig und Beschädigt ausgesteuert. Detailbildschirm In den drei weiteren Karteikarten sind Angaben zum Material, zur Menge und Bestelldaten hinterlegt. Hier kann noch die Rücklieferungsmenge abgeändert werden. Danach kann dann der Rücklieferungsbeleg gebucht werden. (Dieser Rücklieferungsbeleg kann seinerseits wiederum (wie jeder Materialbeleg) storniert werden, wobei dann als betriebswirtschaftlicher Vorgang Storno einzutragen ist; Bewegungsart 123 wird automatisch gezogen). Stand: Seite 97

98 19 MM Warenausgänge 19.1 MM Warenausgänge an Auftrag anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Warenausgänge mit Kontierung auf einen CO-Auftrag Auslöser für den Prozess 19.3 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Warenausgang Transaktion MB1A Einstiegsbildschirm: Warenausgang erfassen: Einstieg Stand: Seite 98

99 Feldbezeichnung Bewegungsart (261) Verbrauch für Auftrag aus dem Lager Werk Lagerort Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm Warenausgang erfassen: Neue Positionen Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Auftrag (muss) Schlüssel, der einen Auftrag innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Material (Lagermaterial) muss Menge muss Stand: Seite 99

100 Warenausgang erfassen: Neue Position xxxx Als bloße Information erfolgt der Hinweis, daß die Finanzstelle xx aus dem Vorschlagswert übernommen wurde. Im Datenfeld Kontierung ist der Auftrag angezeigt. Über den Druckknopf Mehr am rechten Datenfeldrand läßt sich optional auch die zugehörige Kostenstelle eintragen, ohne daß dies jedoch ein Pflichtfeld wäre: Danach läßt sich der Beleg buchen. Stand: Seite 100

101 20 MM Warenausgänge pflegen 20.1 MM Warenausgänge an Verschrottung anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 20.2 Auslöser für den Prozess 20.3 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Warenausgang Transaktion MB1A Einstiegsbildschirm: Warenausgang erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 101

102 Warenausgang erfassen: Neue Positionen Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Kostenstelle muss Sachkonto kann Material muss Menge muss Nach Bestätigung mit der Taste Enter erhält man folgenden Bildschirm: Warenausgang erfassen: Neue Position xxxx Informationshinweis: Finanzstelle wurde aus Vorschlagswert übernommen. Nach Bestätigung mit der Taste Enter erhält man den folgenden Bildschirm: Stand: Seite 102

103 Warenausgang erfassen: Sammelbearbeitung Nach Betätigung der Sichern-Taste folgt der Informationshinweis: Finanzstelle LFS wurde aus Vorschlagswert übernommen. Danach kann der Beleg gebucht werden. Stand: Seite 103

104 21 MM Warenausgänge 21.1 MM Warenausgänge an Kostenstelle anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Warenausgänge mit Kontierung auf eine Kostenstelle anlegen 21.2 Auslöser für den Prozess 21.3 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Warenausgang Transaktion MB1A Einstiegsbildschirm: Warenausgang erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bewegungsart (201) muss Verbrauch für Kostenstelle aus dem Lager Werk muss Lagerort muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 104

105 Warenausgang erfassen: Neue Positionen Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Kostenstelle muss Material muss (Lagermaterial) Menge muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm Warenausgang erfassen: Neue Position 0001 Hinweis: Pos.00000: Finanzstelle wurde aus Vorschlagswert übernommen. Nach Bestätigung mit der Taste Enter gelangt man auf folgenden Bildschirm: Stand: Seite 105

106 Warenausgang erfassen: Sammelbearbeitung Danach kann der Beleg gebucht werden (vorher erhalten Sie die Information, dass die Lagerfinanzstelle und die Finanzstelle aus dem Vorschlagswert übernommen wurde. Stand: Seite 106

107 22 MM Warenausgänge 22.1 MM Warenausgänge an Anlage anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Warenausgänge mit Kontierung auf eine Anlage 22.2 Auslöser für den Prozeß 22.3 Prozessablauf Primärer Menüpfad Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Warenausgang Transaktion MB1A Einstiegsbildschirm: Warenausgang erfassen: Einstieg Stand: Seite 107

108 Feldbezeichnung Bewegungsart (241) Verbrauch für Anlage aus dem Lager Werk Lagerort Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm Warenausgang erfassen: Neue Positionen Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Sachkonto muss Anlage Finanzstelle Material (Lagermaterial) Menge muss muss muss muss Stand: Seite 108

109 Warenausgang erfassen: Neue Position xxxx Nach Bestätigung mit der Enter-Taste gelangt man auf folgenden Folgebildschirm: Warenausgang erfassen: Sammelbearbeitung Danach läßt sich der Beleg buchen. Stand: Seite 109

110 23 MM Reservierungen pflegen 23.1 MM Reservierungen anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 23.2 Auslöser für den Prozess 23.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Reservierung - anlegen Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Reservierung anlegen: Einstieg (im Bild sind die Auswahlmöglichkeiten aus der Matchcodehilfe der Bewegungsart beispielhaft mit angezeigt. Die Reservierung wird im folgenden am Beispiel der Bewegungsart 201 (Verbrauch für Kostenstelle aus Lager) durchgeführt. Folgende Pflichtfelder sind zu füllen: Feldbezeichnung Bewegungsart Werk Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 110

111 Reservierung anlegen: Neue Positionen Feldbezeichnung Kostenstelle Material Menge Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss muss Nach erneuter Bestätigung mit der Taste Enter gelangt man auf den Folgebildschirm Reservierung anlegen: Neue Position xxxx Hinweis: Pos.00000: Finanzstelle wurde aus Vorschlagswert übernommen. Nach erneuter Bestätigung erhält man den Folgebildschirm Stand: Seite 111

112 Reservierung anlegen: Sammelbearbeitung Anschließend kann dann der Reservierungsbeleg gebucht werden. Stand: Seite 112

113 23.4 MM Reservierungen ändern Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 23.5 Auslöser für den Prozess 23.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Reservierung - ändern Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Reservierung ändern: Einstieg (des angelegten Materialbelegs): Bestätigung mit der Taste Enter: Reservierung xxxxxxxxxx ändern: Sammelbearbeitung Nachdem die Änderungen vorgenommen worden sind (z.b. die Menge abgeändert wurde), lässt sich die Änderung sichern und der Beleg buchen. Stand: Seite 113

114 23.7 MM Reservierungen anzeigen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 23.8 Auslöser für den Prozess 23.9 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Reservierung - anzeigen Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Reservierung anzeigen: Einstieg Nach Bestätigung mit der Taste Enter lässt sich die Reservierung anzeigen: Reservierung xxxxxxxxxx anzeigen: Übersicht Stand: Seite 114

115 24 MM Kommissionierliste pflegen 24.1 MM Kommissionierliste anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 24.2 Auslöser für den Prozeß Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Reservierung - kommissionieren Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Kommissionierliste (mit einer Anzeige der über Matchcode gefundenen Reservierungen im Feld Reservierungsnummer.) Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der F8-Taste ausgeführt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 115

116 Kommissionierliste Die weiß hinterlegten Felder können gepflegt werden, es handelt sich um folgende Felder: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Menge Erfassungsmengenei nheit Lagerort Sonderbestand Lieferant Erledigt-Kennzeichen Empfänger Grund der Bewegung Danach kann die Kommissionierliste gebucht werden. Stand: Seite 116

117 24 MM Listanzeigen 24.1 MM Listanzeigen zum Material Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 24.2 Auslöser für den Prozess 24.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Reservierung zum Material Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Reservierungen zum Material anzeigen: Stand: Seite 117

118 Feldbezeichnung Material Werk Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird die Transaktion mit dem grünen Haken oder der F8- Taste ausgeführt, dann erscheint der Folgebildschirm Kopfdaten Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Stand: Seite 118

119 24.4 MM Listanzeigen zur Kontierung Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 24.5 Auslöser für den Prozess 24.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Reservierung zur Kontierung Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Reservierungen zur Kontierung Feldbezeichnung Kontierung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss Stand: Seite 119

120 Nach der Eingabe der Kontierung und ev. weiterer Felder zur Einschränkung und dem Betätigen der F8-Taste oder des grünen Hakens zur Durchführung der Transaktion gelangt man auf folgenden Bildschirm: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Stand: Seite 120

121 25 MM Inventurbelege pflegen 25.1 MM Inventurbeleg anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 25.2 Auslöser für den Prozess 25.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Inventur Inventurbeleg - anlegen Transaktion MI Einstiegsbildschirm: Inventurbeleg anlegen: Einstieg Feldbezeichnung Belegdatum Geplantes Zähldatum Werk Lagerort Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss muss muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 121

122 Inventurbeleg anlegen: Neue Positionen Feldbezeichnung Material Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss Nach Eingabe der Materialnummer wird der Druckknopf mit dem Hutsymbol am linken Rand der Druckknopfleiste ( Kopf ) betätigt. Danach gelangt man in folgendes Bildschirmbild: Stand: Seite 122

123 Inventurbeleg anlegen: Kopf Hier können verschiedene Felder optional gepflegt werden: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Danach kann der Beleg gesichert und als Inventurbeleg gebucht werden. Stand: Seite 123

124 25.4 MM Inventurbeleg ändern Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 25.5 Auslöser für den Prozeß 25.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Inventur Inventurbeleg - ändern Transaktion MI Einstiegsbildschirm: Inventurbeleg ändern: Einstieg Über das Hutsymbol gelangt man wieder in den Inventurbelegkopf, um dort Änderungen vornehmen zu können, über das Symbol leeres Blatt können Änderungen in den Positionen durchgeführt werden. Mit dem Symbol Zeichenstift schließlich kann eine Sammelbearbeitung vorgenommen werden. Stand: Seite 124

125 25.7 MM Inventurbeleg anzeigen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 25.8 Auslöser für den Prozess 25.9 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Inventur Inventurbeleg - anzeigen Transaktion MI MM Massenanlage (über Batchlauf) Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Auslöser für den Prozess Prozessablauf Menüpfad muß noch getestet werden Transaktion muß noch getestet werden Stand: Seite 125

126 25.13 MM Inventurbeleg drucken Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition Auslöser für den Prozess Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Inventur Inventurbeleg - drucken Transaktion MI Einstiegsbildschirm: Inventurbeleg drucken Feldbezeichnung Inventurbeleg Werk Lagerort Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss muss muss Nach dem optionalen Füllen weiterer Kann-Felder und dem Betätigen der F8-Taste oder dem grünen Haken ( ausführen ) gelangt man in den Stand: Seite 126

127 Folgebildschirm: Hier können weitere Eingaben getätigt und der Druckauftrag durchgeführt werden. Stand: Seite 127

128 26 MM Inventur zählen 26.1 MM Inventurzählung erfassen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 26.2 Auslöser für den Prozess 26.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Inventur Zählung - erfassen Transaktion MI Einstiegsbildschirm: Inventurzählung erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Inventurbeleg Geschäftsjahr Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss Nach Ausfüllen des Mussfeldes wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 128

129 Inventurzählung erfassen xxxxxxxxx: Sammelbearbeitung Feldbezeichnung Menge Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muß Danach ist der Beleg buchbar. Es folgt die Meldung: Zählung für Inventurbeleg xxxxxxxxx erfaßt. Stand: Seite 129

130 26.4 MM Inventurzählung ändern Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 26.5 Auslöser für den Prozess 26.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Inventur Zählung - ändern Transaktion MI Einstiegsbildschirm: Inventurzählung ändern: Einstieg Feldbezeichnung Inventurbeleg Geschäftsjahr Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung muss kann Nach Ausfüllen des Mussfeldes wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm Inventurzählung xxxxxxxxx ändern: Sammelbearbeitung Hier kann im Feld Menge eine Änderung vorgenommen werden. Danach kann gesichert werden, es folgt die Meldung Zählung für Inventurbeleg xxxxxxxxx geändert. Stand: Seite 130

131 27 MM Umbuchungen pflegen 27.1 MM Lager an Lager anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 27.2 Auslöser für den Prozess 27.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Umbuchung Transaktion MB1B Einstiegsbildschirm: Umbuchung erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bewegungsart (311) muss Umbuchung Lagerort in einem Schritt Werk muss Lagerort muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 131

132 Umbuchung erfassen: Neue Positionen: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Empfangender muss Lagerort Material muss Menge muss Stand: Seite 132

133 Umbuchung erfassen: Neue Position 0001 Der Hinweis am unteren Bildrand, der nur zu Informationszwecken besteht, kann mit Taste Enter übergangen werden. Danach ist der Beleg bebuchbar. Stand: Seite 133

134 28 MM 405 Storno Materialbeleg 28.1 MM Storno Materialbeleg anlegen (beispielhaft für Storno Eingang kostenlose Lieferung) Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 28.2 Auslöser für den Prozess 28.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Wareneingang - Sonstige Transaktion MB1C Einstiegsbildschirm: Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bewegungsart (512) muss Eingang kostenlose Lieferung - Storno Werk muss Lagerort muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 134

135 Sonstige Wareneingänge erfassen: Neue Positionen: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Lieferant muss Material muss Menge muss Sonstige Wareneingänge erfassen: Neue Position 0001 Hier ist dann als Mussfeld nur noch das Feld Text auszufüllen. Nach erneuter Betätigung der Taste Enter erhält man den Folgebildschirm. Stand: Seite 135

136 Sonstige Wareneingänge erfassen: Sammelbearbeitung Danach ist der Beleg bebuchbar. Stand: Seite 136

137 29 MM Umbuchungen pflegen 29.1 MM Material an Material anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 29.2 Auslöser für den Prozeß 29.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung - Umbuchung Transaktion MB1B Einstiegsbildschirm: Umbuchung erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bewegungsart (309) muss Umbuchung Material an Material Werk muss Lagerort muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 137

138 Umbuchung erfassen: Neue Positionen Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Empfangender muss Material, in das gebucht wird Material Empangender muss Lagerort Material muss Material, das umgebucht wird Menge muss Umbuchung erfassen: Sammelbearbeitung Wenn Sie nun sichern wollen, erhalten Sie die Meldung: Postion 00001: Finanzstelle LFS wurde aus Vorschlagswert übernommen. Danach ist der Beleg bebuchbar. Stand: Seite 138

139 30 MM Sonstige Wareneingänge pflegen 30.1 MM Kostenlose Lieferung anlegen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 30.2 Auslöser für den Prozess 30.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Wareineingang - Sonstige Transaktion MB1C Einstiegsbildschirm: Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bewegungsart (511) muss Sonstige Wareneingänge Werk muss Lagerort muss Nach Ausfüllen der Mußfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 139

140 Umbuchung erfassen: Neue Positionen: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Lieferant muss Material muss Menge muss Sonstige Wareneingänge erfassen: Neue Position 0001 Hier ist das Feld Text als Pflichtfeld ausgesteuert und muß mit einem Wert versehen werden. Nach erneutem Betätigen der Taste Enter ist der Beleg bebuchbar. Stand: Seite 140

141 31 MM Storno Materialbeleg 31.1 MM Storno Materialbeleg anlegen (beispielhaft für Storno Eingang kostenlose Lieferung) Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 31.2 Auslöser für den Prozess 31.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Wareneingang - Sonstige Transaktion MB1C Einstiegsbildschirm: Sonstige Wareneingänge erfassen: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Bewegungsart (512) muss Eingang kostenlose Lieferung - Storno Werk muss Lagerort muss Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der Taste Enter bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm. Stand: Seite 141

142 Sonstige Wareneingänge erfassen: Neue Positionen: Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Lieferant muss Material muss Menge muss Sonstige Wareneingänge erfassen: Neue Position 0001 Hier ist dann als Mussfeld nur noch das Feld Text auszufüllen. Nach erneuter Betätigung der Taste Enter erhält man den Folgebildschirm. Stand: Seite 142

143 Sonstige Wareneingänge erfassen: Sammelbearbeitung Danach ist der Beleg bebuchbar. Stand: Seite 143

144 32 MM Berichtswesen Listanzeigen 32.1 MM Listanzeigen Materialbelege Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 32.2 Auslöser für den Prozess 32.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Umfeld Listanzeigen - Materialbelege Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Materialbelegliste Hier bestehen folgende Eingabeparameter, mit deren Hilfe nach Materialbelegen gesucht werden kann (beispielhaft hier die wichtigsten): Stand: Seite 144

145 Feldbezeichnung Material Werk Lagerort Lieferant Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der F8-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm, auf dem hier alle Materialbelege zu einem bestimmten Material aufgelistet sind Über die drei rechten Druckknöpfe kann man sich den Materialbeleg im Detail, den Rechnungswesenbeleg sowie die Bestandsübersicht anzeigen lassen Folgebildschirm: Materialbelegliste Stand: Seite 145

146 32.4 MM Listanzeigen Buchhaltungsbelege Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 32.5 Auslöser für den Prozess 32.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Umfeld Listanzeigen Buchhaltungsbelege zum Material Transaktion MR Einstiegsbildschirm: Buchhaltungsbelege zum Material Stand: Seite 146

147 Hier ist als Pflichtfeld das Material einzutragen. Nach Ausfüllen des Feldes und Betätigung der F8-Taste (ausführen) werden die Buchhaltungsbelege zu einem Material angezeigt. Die Detail zu jedem Buchhaltungsbeleg lassen sich über den rechten Druckknopf anzeigen Buchhaltungsbeleg zum Material Stand: Seite 147

148 33 MM Berichtswesen Bestand anzeigen 33.1 MM Bestandsübersicht anzeigen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 33.2 Auslöser für den Prozess 33.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Umfeld Bestand - Bestandsübersicht Transaktion MMBE Einstiegsbildschirm: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge Hier bestehen folgende Abgrenzungsmöglichkeiten, mit deren Hilfe nach Materialbelegen gesucht werden kann. Feldbezeichnung Material Werk Lagerort Lieferant Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Stand: Seite 148

149 Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der F8-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm, auf dem hier alle Materialbelege zu einem bestimmten Material aufgelistet sind Bestandsübersicht: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge Auf dem Bild sind derzeit die Bestandsarten Frei verwendbar, Qualitätsprüfung und reserviert zu sehen. Mit Hilfe der beiden schwarzen Pfeile in der Druckknopfleiste kann man sich noch weitere Bestandsarten anzeigen lassen MM 442 Aktuelle Bedarfs- und Bestandsliste anzeigen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 33.5 Auslöser für den Prozess 33.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Umfeld Bestand Akt. Bed./ Best.liste Transaktion MD04 Stand: Seite 149

150 Einstiegsbildschirm: Buchungskreis/Werk/Lager/Charge Feldbezeichnung Material Werk Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Nach Eingabe der beiden Pflichtfelder Material und Werk und der anschließenden Bestätigung durch die Taste Enter gelangt man zum Folgebildschirm: Bedarfs-/Bestandsliste Stand: Seite 150

151 33.7 MM 443 Lagerbestand anzeigen Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 33.8 Auslöser für den Prozess 33.9 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Umfeld Bestand Lagerbestand Transaktion MB Einstiegsbildschirm: Lagerbestände zum Material anzeigen Feldbezeichnung Datenbankabgrenzun gen Material Werk Lagerort Charge Listumfang Materialart Einkäufergruppe Warengruppe Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Nach Eingabe des gewählten Abgrenzungsparameters gelangt man auf den Folgebildschirm Stand: Seite 151

152 Lagerbestände zum Material anzeigen Stand: Seite 152

153 34 MM Periodische Arbeiten 34.1 MM Periodische Arbeiten - Bestandswertliste Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 34.2 Auslöser für den Prozess 34.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik - Materialwirtschaft Bestandsführung Periodische Arbeiten - Bestandswertliste Transaktion MB5L Einstiegsbildschirm: Materialbelegliste Hier bestehen folgende Abgrenzungsparameter: Stand: Seite 153

154 Feldbezeichnung Material Buchungskreis Bewertungskreis Bewertungsart Bewertungsklasse Sachkonto Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Nach Ausfüllen der Mussfelder wird mit dem grünen Haken oder der F8-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm Stand: Seite 154

155 35 MM MM Bedarfsplanung 35.1 MM Bedarfsplanung einzelstufig Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 35.2 Auslöser für den Prozess 35.3 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Materialdisposition Bedarfsplanung Planung einzelplanung einstufig Transaktion MD Einstiegsbildschirm: Einzelplanung einstufig- Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Material muss Lagermaterial, für das die Disposichten im Materialstamm gepflegt sind Dispobereich muss Organisationseinheit der Materialdisposition, für die eine separate Bedarfsplanung (Werk, Lagerort, einz. Lohnbearbeiter) durchgeführt wird. Werk muss Verarbeitungsschlüss el muss Spezifiziert die Art der Bedarfsplanung, Netchange im gesamten Horizont ist voreingestellt Stand: Seite 155

156 Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Banf erstellen muss Für welchen planungsbereich Banfen oder Planaufträge erstellt werden sollen, Banfen im Eröffnungshorizont ist voreingestellt Lieferplaneinteilung muss Ob und wie Lieferplaneinteilungen erstellt werden, grundsätzlich Lieferplaneinteilungen ist voreingestellt Dispoliste erstellen muss Ob und wann Dispolisten erstellt werden, grundsätzlich Dispolisten ist voreingestellt Planungsmodus muss Planungsdaten erfassen (Normalmodus) ist voreingestellt Terminierung muss Eckterminbestimmung für Planaufträge ist voreingestellt Dispodatum Ergebnisse vor dem Sichern anzeigen Steuert, ob das Ergebnis gesichert werden soll Nach Ausfüllen der Mußfelder wird mit dem grünen Haken oder der Enter-Taste bestätigt, dann erscheint der Folgebildschirm (alledings muß das Kz. Ergebnisse vor dem Sichern anzeigen angehakt werden). Es zuerst folgt der Hinweis Bitte Eingabeparameter überprüfen Folgebildschirm: Planungsergebnis: Einzelzeilen Durch Betätigung des Druckknopfes Bestellvorschlag in der Druckknopfleiste erscheint ein Pop-up mit verschiedenen Bestellmöglichkeiten, hieraus können dann über Banfen Bestellungen erzeugt werden. Stand: Seite 156

157 Durch Betätigung des Druckknopfes Fertigungsauftrag in der Druckknopfleiste erscheint ein Pop-up, in dem die Auftragsart eingegeben werden kann: Wird nun im ersten Pop-up der Radio-button Bestellanforderungen gesetzt und mit der Tast Enter bestätigt, erhält man zusätzlich ein Datenfeld am unteren Bildschirmrand des Folgebildschirms Bearbeiten Bestellvorschlag Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Freigabedatum muss Menge muss Stand: Seite 157

158 Wenn nun mit der Taste Enter bestätigt wird, folgt die Meldung der Bestellvorschlag wurde übernommen. Die in der Banf angeforderten Mengen wurden in die Liste des Bildschirms Planungsergebnis: Einzelzeilen übernommen: Die Ausnahmemeldung 46 bedeutet dabei: der Bestellvorschlag wurde manuell geändert. Die ersten 50 st sind die aus dem im Materialstamm angelegten Meldebestand, die übrigen 13 folgen aus Banfen MM Auswertung Dispoliste Material Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 35.5 Auslöser für den Prozess 35.6 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Materialdisposition Bedarfsplanung Auswertungen Dispoliste Material Transaktion MD05 Stand: Seite 158

159 Einstiegsbildschirm: Dispositionsliste: Einstieg Es erscheint dann wieder das Übersichtsbild über die Dispoliste (s.o.) MM Auswertung Dispoliste Sammelanzeige Beschreibung des Prozesses / der Transaktion Definition 35.8 Auslöser für den Prozess 35.9 Prozessablauf Menüpfad Logistik Materialwirtschaft Materialdisposition Bedarfsplanung Auswertungen Dispoliste Material Transaktion MD06 Stand: Seite 159

160 Einstiegsbildschirm: Dispositionsliste: Einstieg Feldbezeichnung Feldart (FA) Kurzbeschreibung / Erläuterung Dispobereich muss Werk muss Disponent muss Wenn danach mit der Taste Enter bestätigt wird, lassen sich alle dispositionsrelevanten Materialien anzeigen Dispositionsliste Sammelanzeige: Übersicht Stand: Seite 160