Anleitung zum Erstellen der Organdaten in der Vereins- und Verbandsadministration (VVA)

Transkript

1 Anleitung zum Erstellen der Organdaten in der Vereins- und Verbandsadministration (VVA) Inhaltsverzeichnis 1 ÜBERSICHT BEISPIEL BEISPIEL SCHRITT FÜR SCHRITT ANWEISUNG ORGANDATEN Was sind Organe und was sind Funktionen Organe verwalten FUNKTIONEN VERWALTEN MITGLIEDERN ORGANE UND FUNKTIONEN ZUTEILEN Zuteilungen anpassen Suchen einzelner Mitglieder in der Organzuteilung ERSTELLEN VON LISTEN Maxi-User / Ch. Kleger Seite 1 von 11

2 1 Übersicht Die Organdaten bzw. Etatdaten ersetzen die frühere Sportstatistik. In den Organdaten werden die einzelnen Sportgruppen innerhalb des Vereins erfasst. Dies ermöglicht dann auch Mitgliederlisten der einzelnen Gruppen zu erstellen (Leiterinnen und Turnende). Damit eine sinnvolle Auswertung auf kantonaler wie schweizerischer Ebene möglich ist, gehört ins Feld 0rgan der Name der Gruppe in der Reihenfolge: Sportart (Abkürzung), Spottkategorie; Alterskategorie, zuletzt die vereinsinterne Bezeichnung. Beispiele: NB Aktive 5, Do-Abend ES50, Morgenturnen G+T, J+S, Jazz. 1.1 Beispiel SG.055 Damen- und Frauenriege SVKT Wil Erwachsene Leiterin(en) Erwachsene 50+ Seniorinnen... Aktive OK Sportfest Organe Funktionen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 2 von 11

3 1.2 Beispiel SG.053 MUKI Wil MUKI Gruppe 1 MUKI Gruppe 2 Leiterin Mütter MUKI Gruppe 3 Kinder Organe Funktionen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 3 von 11

4 2 Schritt für Schritt Anweisung 2.1 Organdaten Über dieses Modul können die Vereine ihre interne Struktur abbilden. Pro Verein können verschiedene organisatorische Einheiten verwaltet werden. Diese dienen dazu Adressverzeichnisse strukturiert auszuwerten, z.b. Vorstand, Geschäftsprüfung, Erwachsene, Erwachsene 50+, MUKI Damit die interne Struktur abgebildet werden kann, muss diese zuerst über die Schaltfläche Organe verwalten erfasst werden. Nach dem anmelden erscheint der Willkommen Bildschirm! Auf diesem Bildschirm in der rechten Navigation findet man unter Vereinsverwaltung die Schaltfläche Organdaten Nach bestätigen der Schaltfläche erscheint der Bildschirm Organzuteilung Dies ist der Ausgangsbildschirm für alles was mit Organdaten und Vereins internen Funktionen zu tun hat. 1. Organe verwalten 2. Funktionen verwalten 3. Mitgliedern Organe und Funktionen zuteilen 4. Erstellen von Liste Maxi-User / Ch. Kleger Seite 4 von 11

5 Um sich einen Überblick der bereits bestehenden Organe und Funktionen zu verschaffen können die Listen Punkt 1 (Organ) oder Punkt 2 (Funktion) angezeigt werden. Um einen Überblick zu erhalten welche Personen bereits Organe und Funktionen zugeteilt wurden betätigt man die Schaltfläche Pickliste bei Punkt 3 und erhält dann eine Liste Auswahl Organzuteilung Um Organe und Funktionen zuteilen zu können müssen diese zuerst erstellt werden. Dies geschieht über die Schaltflächen in der rechten Navigation unter Administration Organe verwalten und Funktionen verwalten Was sind Organe und was sind Funktionen Organe ES50 Erwachsene 50+ ES Erwachsene bis 50 MUKI Mutter- und Kindturnen KITU bis 12 JUTU ab 12 KUTU Kunstturnen GETU Geräteturnen LA Leichtathletik VB Volleyball G+T Gymnastik + Tanz AE Aerobic NB Netzball Funktionen Tech. Leiterin Ersatzleiterin Aufsicht Mutter Kind Verantwortliche VVA Vorstand Ehrenmitglieder Passivmitglieder OK Sportfest Maxi-User / Ch. Kleger Seite 5 von 11

6 Unter Organ werden mehrere Personen (Mitglieder und Nichtmitglieder) zusammengefasst die die gleiche Sportart in der gleichen Gruppe betreiben z.b. Erwachsene, Gruppe 1 oder eine Untermenge der Mitglieder des Vereins die eine bestimmte Aufgabe haben z.b. OK Sportfest 2006 Unter Funktionen werden Vereinsinterne Funktionen gelistet Die offiziellen Funktionen (Präsidentin, Aktuarin, Kassierin ) müssen nicht nochmals erfasst werden, da diese Funktionen bereits beim erfassen der Personen zugeteilt wurden Organe verwalten Bitte benützen sie für die Bezeichnung der Organe die offiziellen Abkürzungen und Namen aus der folgenden Liste Bezeichnung Abkürzung Abkürzung Bezeichnung VB Volleyball ES50 Erwachsenensport 50+ NB Netzball G+T Gymnastik + Tanz MUKI Mutter- und Kindturnen GETU Geräteturnen KITU Kinderturnen AE Aerobic JUTU Jugendturnen LA Leichtathletik ES Erwachsenensport KUTU Kunstturnen Über Organisation können auch temporäre Arbeitsgruppen abgebildet werden. z.b. OK Sportfest 2006 Organ-Nr: Dies ist der Schlüssel und muss eindeutig sein das heisst die gleiche Nummer kann nicht zweimal vergeben werden. Dies erlaubt eine spätere Anpassung des Feldes Organ deutsch ohne dass die Organzuteilung für alle erfassten Personen mit einer Zuteilung wiederholt werden muss. Organ deutsch: Es wird nur das Feld Organ deutsch abgefüllt! Organ franz und Organ ital bleiben leer! Das Organ deutsch soll im folgenden Format abgefüllt werden: 1. Abkürzung der Sportart 2. Sportkategorie oder Altersgruppe (wenn vorhanden) 3. Vereins interne Bezeichnung Maxi-User / Ch. Kleger Seite 6 von 11

7 z.b. Abkürzung Sportart Sportkategorie Altersgruppe Vereins-interne Bezeichnung NB Aktive 5 Do-Abend = NB Aktive 5 Do-Abend ES Gymnastikgruppe = ES Gymnastikgruppe ES Montag Gruppe A = ES Montag Gruppe A ES50 Morgenturnen = ES50 Morgenturnen MUKI Gruppe 1 = MUKI Gruppe 1 G+T J+S Jazz = G+T J+J Jazz Abkürzung: In das Feld Abkürzung wird nochmals die Abkürzung der Sportart abgefüllt z.b. ES, ES50, MUKI, G+T. NB ES ES ES50 MUKI G+T NB Aktive 5 Do-Abend ES Gymnastikgruppe ES Montag Gruppe A ES50 Morgenturnen MUKI Gruppe 1 G+T J+J Jazz Maxi-User / Ch. Kleger Seite 7 von 11

8 2.2 Funktionen verwalten Leiterin Mutter Kind... Funktion deutsch: Es wird nur das Feld Funktion deutsch abgefüllt! Funktion franz und Funktion ital bleiben leer! Maxi-User / Ch. Kleger Seite 8 von 11

9 2.3 Mitgliedern Organe und Funktionen zuteilen Die Mitglieder müssen zu diesem Zweck bereits erfasst sein. Nach der Zuteilung ist es möglich Listen zu erstellen mit dem Sammelbegriff z.b. ES50 Morgenturnen oder "MUKI Gruppe 1 usw. Die Organ- und Funktions-Zuteilung wird in 6 Schritten durchgeführt die sich für jede Person im Verein wiederholt. 1. Auswählen der Person über die Pick-Liste 1 2. Person in der Pick-Liste auswählen und ins Formular übertragen 2 3. Organ aus der Liste zuteilen 4. Funktion aus der Liste zuteilen Die Funktion kann auch offen bleiben wenn keine zutrifft! 5. Datensatz in die Datenbank einfügen Zur Kontrolle bzw. Bestätigung wird im Feld neben der Vereins Nummer der Name angezeigt 6. Formular löschen Maxi-User / Ch. Kleger Seite 9 von 11

10 Es ist grundsätzlich möglich einer Person mehrere Organe / Funktionen zuzuteilen! z.b. dieselbe Person ist in der MUKI Gruppe 1 (Organ) Leiterin (Funktion) und ist im OK Sportfest 2006 (Organ) Zuteilungen anpassen Soll eine bestehende Zuteilung angepasst werden ist das Vorgehen gleich mit Ausnahme des Punkt 5 An Stelle der Schaltfläche Insert wird die Schaltfläche Update benützt Suchen einzelner Mitglieder in der Organzuteilung 1. Betätigen der Schaltfläche Clear damit wird die Eingabemaske gelöscht 2. Im Feld Mitglieder-Nr: die Mitglieder Nummer eingeben 3. Betätigen der Schaltfläche Suchen 4. Es erscheint die Vereinszugehörigkeit Name und Vorname sowie Organ und Funktion der gesuchten Person 5. Die Angaben in Organ und Funktion können nun wenn nötig angepasst werden 6. Wurde eine Anpassung vorgenommen wird diese mit der Schaltfläche Update bestätigt. Trifft dies nicht zu kann nach Betätigen der Schaltfläche werden Clear die nächste Person gesucht Maxi-User / Ch. Kleger Seite 10 von 11

11 3 Erstellen von Listen Es können Listen erstellt werden in dem über die Schaltfläche Select Über die Selektion des Von Organ und des Bis Organ können eine oder mehrere Gruppen in die Auswertung eingeschlossen werden Mittels der Schaltfläche werden. kann der ausgewählte Wert des Von Organ ins Bis Organ übertragen Im Beispiel oben enthält die Auswertung nur die Mitglieder der MUKI Gruppe 1 Mittels der Schaltfläche Auswertung angeboten werden soll. kann nun ausgewählt werden in welchem Format die Browser Diese Option eignet sich am besten zur schnellen Datenanzeige bzw. Überprüfung Excel Daten werden ins Excel übertragen und können via Excel weiter bearbeitet werden sortieren, umgruppieren, drucken etc. Export Etiketten Maxi-User / Ch. Kleger Seite 11 von 11