Prozesszeiten reduzieren und zugleich die Auswahlqualität erhöhen

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1 Concludis Joker No.1 (BAND 1) Prozesszeiten reduzieren und zugleich die Auswahlqualität erhöhen Band -1- Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern

2 Concludis TM concludis GmbH Frankfurter Straße Köln

3 Seite: -1- Bewerbermanagement mit concludis Übersicht Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern Seite 02 Prozesssoftware und Assessment zugleich Seite 04 Der Bearbeitungsprozess im Detail Seite 05 Stellen auf der corporate Homepage veröffentlichen Seite 06 Bewerben über die Bewerbungsmappe Seite 07 Bewerben per Seite 08 Bewerben über die Kurzbewerbung Seite 09 Abbilden kompletter Organisationsstrukturen Seite 10 Concludis für den Recruiter Der Schreibtisch für den Recruiter Seite 12 Projekt-Performance Seite 13 Aktivitätenliste Seite 14 Kandidatenliste Seite 13 Seite 18 Kandidaten vergleichen Seite 19 Feedback durch die Fachabteilung Seite 20 Feedback durch den Betriebsrat Seite 21 Kandidaten filtern und erweiterte Volltextsuche Seite 22 Schlagworte zuordnen Seite 23 Matching über Schlagworte Seite 24

4 Seite: -2- Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern Ihr Joker No.1 Mit concludis haben Sie eines der wohl modernsten elektronischen OnlineBewerbermanagementsysteme (ATS) Ihr Joker No.2 Wir übernehmen variabel Ihre Recruitingprozesse (Recruiting-ProcessOutsourcing) Ihr Joker No.3 Wir finden für Sie die besten Kandidaten in Ihrem Wettbewerbsumfeld (Direkt-Suche)

5 Seite: -3- Das Bewerbermanagement mit den drei Jokern SaaS Online Bewerbermanagement (ATS) concludis ist eine echte SaaS-Lösung Software-as-a-Service. Gehostet in einem deutschen Rechenzentrum bietet concludis alle Funktionen eines modernen und effizienten Online Bewerbermanagements an. Sie greifen über Ihren Browser auf concludis zu und können Ihr Bewerbermanagement ohne zusätzliche Hard- oder Softwareinstallationen betreiben. Und sollten Sie personelle Engpässe bei der Bearbeitung Ihrer Bewerber haben, können Sie einfach Ihren zweiten Joker ziehen. Recruiting Process O utsourcing ( RPO) Der zweite Joker in der concludis Familie unterstützt Sie individuell und maßgeschneidert bei der Durchführung Ihres Recruitings bei personellen Engpässe oder wenn Sie z.b. aus strategischen Gründen bestimmte Prozesse des Recruitings auslagern wollen. Zu dem Leistungsumfang des RPO gehören bei concludis z.b. Unterstützung beim Ausschreibungsmanagement, aktive Suche nach geeigneten Kandidaten im social media Plattformen und in gängigen Lebenslaufdatenbanken, Bearbeitung eingehender Bewerbungen nebst digitaler Erfassung von Papierbewerbungen, Vorauswahl geeigneter Kandidaten, Organisation und Durchführung personaldiagnostischer Verfahren vom Telefoninterview bis zum Assessment und Onboarding individuelle Begleitung in der Phase zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn. Kandidaten finden Mit Ihrem dritter Joker Kandidaten finden sprechen wir die Menschen aus Ihrem unmittelbaren Wettbewerbsumfeld an, die die gleiche oder eine ähnliche Position wie Ihre Vakanz innehaben. Dazu erstellen wir im Vorfeld mit Ihnen eine Zielfirmenliste von bis zu 40 Unternehmen. Unsere Recruiter identifizieren über verdeckte Telefonate die Stelleninhaber und sprechen sie auf einen möglichen Wechsel an. Sie bekommen das gesamte Ergebnis alle Personen, die Interesse an einem Wechsel haben, sowie die, die später wechseln wollen bzw. kein Interesse an einem Wechsel haben. Und zudem haben Sie einen unbezahlbaren Einblick in den Wettbewerb!

6 Seite: -4- Prozess-Software und Assessment zugleich Prozesse effizient gestalten un d zugleich die A usw ah l qualität erh ö h en Mit concludis haben Sie die Wahl Ihr Bewerbermanagement prozessual zu gestalten oder auch im Vorfeld Ihren Bewerbern auf den Zahn fühlen z.b. mit kognitiven Tests bei AZUBI- Ausschreibungen oder fachlichen Fragen zu bestimmten beruflichen Kompetenzen. Über psychologische Verfahren haben Sie zudem die Möglichkeit, die Motive und Einstellungen Ihrer Bewerber in den Bereichen Führung, Service und Vertrieb zu hinterfragen.

7 Seite: -5- Der Bearbeitungsprozess im Detail Genehmigung Ausschreibung Annahme von Bewerbungen Vorklassifizierung corporate Homepage externe Stellenbörsen Kurzbew. & Fragebogen Kurzbewerbung Bewerbungsmappe Agenturschnittstelle Facebook XING LinkedIn Call-Back Individuelle Eingabemaske n Niederlassungsstrukturen Workflowmanager Kompetenzmanagement Personaldienstleister File-2-pdf Talentpools Schlagworte Weiterleitung an die Fachabteilung Bewertung durch die Fachabteilung Einladung zu Interviews Bewertung der Interviews durch die Fachabteilung Auswertung der Interviews durch den Recruiter Festlegung der Folgeaktivitäten Dokumentation und ggfs. Export Online Assessments psych. Tests kognitive Tests Postkorb analyt. Fallstudien Interviews

8 Seite: -6- Stellen auf der corporate Homepage veröffentlichen Filteroptionen zur Erleichterung der Suche in der Stellenbörse für den Bewerber. Die Stellenbörse aus concludis wird in der corporate Homepage des Unternehmens über einen I-Frame eingebunden Per Klick auf den Stellentitel wird in HTML eine individuell formatierte Stellenanzeige dargestellt. Über einen Job-Feed kann sich der Bewerber passende Stellenanzeigen bei Neuerscheinung per zusenden lassen. Und den Job-Feed natürlich auch abbestellen. Dem Bewerber wird die gewünschte Bewerbungsart über eine Schaltfläche angezeigt. Auch mehrere Bewerbungsarten sind möglich. Start der Bewerbung per Mouse-Klick. Multifunktionsleiste zur Erleichterten Kommunikation in Communities

9 Seite: -7- Bewerben über die Bewerbungsmappe Alle Bewerbungsdaten werden in einer Mappe angelehnt an eine analoge Bewerbungsmappe einseh- und bearbeitbar angezeigt. Bewerber können jederzeit wieder ihre Bewerbungsmappe aufrufen, diese bearbeiten oder sich auf eine neue Stelle bewerben. In der Mappe werden auch die Assessments durchgeführt. Die Bewerbungsmappe wird dem Kandidaten im corporate Design angeboten. Nach Zustimmung zu den Datenschutzregularien erfasst der Bewerber in mehreren Dialogfenstern seine Daten.

10 Seite: -8- Bewerben per Der Bewerber klickt auf die zugehörige Schaltfläche in der Stellenanzeige. Es öffnet sich der auf dem Rechner installierte -Client des Bewerbers. Der Bewerber erfasst sein Anschreiben und ergänzt seine Anlagen zu seiner bewerbung. Das Fenster des -Clients öffnet sich. -Mailadresse und Stellennummer sind in der Betreffzeile vorbelegt. Lebenslauf CV-Reader Der CV-Reader erkennt semantisch in dem Lebenslauf alle Informationen und kopiert diese in die Datenbankfelder von concludis. So werden alle Daten mit einer bis zu 85%-igen Genauigkeit ausgelesen und der Bewerbungsprozess deutlich verschlankt. Eingescannte Papierbewerbungen werden als Upload an den CV-Reader weitergeleitet und bis zur Eingangsbestätigung an den Kandidaten automatisch verarbeitet.

11 Seite: -9- Bewerben über die Kurzbewerbung Der Bewerber erfasst in dem Dialogfenster seine persönlichen Daten und lädt anschließend seinen Lebenslauf, Anlagen und sein Anschreiben hoch. Das Anschreiben könnte der Bewerber auch in einem Dialogfenster unmittelbar erfassen. Concludis kann auch bei dieser Methode den Lebenslauf mit dem CV-Reader verarbeiten: Alle Daten werden automatisch ausgelesen und in der Datenbank gespeichert. Der Bewerber erhält eine Eingangsbestätigung. Die Kurzbewerbung kann individuell um weitere Eingabefelder und bei Bedarf auch um individuelle Fragen an den Bewerber erweitert werden.

12 Seite: -10- Abbilden komplexer Organisationsstrukturen Mit concludis bilden Sie flexibel Ihre Unternehmensstruktur ab. Richten Sie Niederlassungen oder Tochterunternehmen ein. Innerhalb dieser Organisationsformen richten Sie beliebig viele Arbeitsgruppen für die Bewerberbearbeitung ein Azubis, Ärzte, Pflegepersonal, Führungskräfte usw.. Veröffentlichen Sie je nach Organisationsstruktur die zugehörigen offenen Stellen in Ihrer Stellenbörse und richten zudem eine zentrale Stellenbörse mit allen offenen Stellen ein. Zentrale Niederlassung in Bremen verschiedene Arbeitsgruppen in der Niederlassung Niederlassung in Köln verschiedene Arbeitsgruppen in der Niederlassung zentrale Stellenbörse inkl. der Tochterunternehmen Niederlassung in Hamburg Tochterunternehmen in Krefeld Tochterunternehmen in Füssen verschiedene Arbeitsgruppen in der Niederlassung verschiedene Arbeitsgruppen in der Niederlassung verschiedene Arbeitsgruppen in der Niederlassung Stellenbörse Tochterunternehmen in Krefeld Stellenbörse Tochterunternehmen in Füssen

13 Notizen Seite: -11-

14 Seite: -12- Der Schreibtisch für den Recruiter Kurzmenüs, um auf wichtige Funktionen unmittelbar zuzugreifen: Die ProjektPerformance, die Aktivitätenliste oder die Wiedervorlageliste. Betriebsleiter (m/w) In dieser Rubrik finden Sie die neuen Kandidaten. Es werden jeweils nur die Kandidaten angezeigt, die sich auf die eigenen betreuten Ausschreibungen bewerben. Zudem werden im dem unteren Bereich dieser Spalte aktuelle concludis Meldungen eingeblendet. Übersicht über demnächst ablaufende Ausschreibungen bzw. bereits abgelaufene Ausschreibungen. Concludis zeigt mit der Projekt-Performance zu diesen Stellen den jeweils aktuellen Stand der Bearbeitung der Bewerbungen an. Übersicht über die laufenden Interviewtermine mit dem jeweils aktuellen Einladungsstatus zu den Terminen. Erläuterung zu dieser Darstellung auf der übernächsten Seite. Per Klick auf den Eintrag wird die Projekt-Performance geöffnet. Es liegen Absagen zu dem Termin vor. Es liegen Zusagen zu dem Termin vor. Termin wurde noch nicht bestätigt.

15 Seite: -13- Projekt-Performance In diesem Dialogfenster der Projekt-Performance erkennen Sie alle wichtigen Informationen über den Status Ihrer Ausschreibung. Information über die Zahl der besetzten Stellen, der Anzahl der Bewerber und die abgelaufene bzw. verbleibende Laufzeit der Ausschreibung. Information über den Verlauf des Bewerbungseingangs. Anzahl und Lage der Klassifizierungen der Bewerber durch den Recruiter. Jeweilige Lage der Bewerber im Bearbeitungsprozess. Hier sind alle Prozessschritte und die dazugehörigen Bewerber aufgeführt.

16 Seite: -14- Aktivitätenliste Die Aktivitätenliste liefert dem Recruiter einen Überblick über die nächsten umzusetzenden Schritte. Sie ist vergleichbar mit dem Radarschirm des Fluglotsen, der mit seiner Darstellung ebenfalls einen Überblick über alle Flugzeuge in seinem Verantwortungsbereich hat. Diesen Überblick hat der Recruiter mit der Aktivitätenliste. Nur dann, wenn eines der Kästchen eingefärbt und mit einer Ziffer versehen ist, ist eine Aktion notwendig. Per Klick werden die relevanten Bewerber angezeigt. Darstellung des Bearbeitungsprozesses vom Eingang des Bewerbers, über die Vorstellung in der Fachabteilung, der Bewertung in der Fachabteilung bis zur Einladung zu Interviews. Zeitliche Dimension Lage der Zahl der Bewerber im Zeitfenster heute gestern vor 1 Woche vor 2 Wochen vor 3 Wochen.

17 Seite: -15- Die Kandidatenliste Betriebsleiter (m/w) Hansen, Peter Frank- Althoff- Straße 3 4 DE H amburg Tel: In der ersten Spalte finden Sie alle persönlichen Informationen zu einem Bewerber. Diese Daten wurden automatisch über den CV-Reader aus dem Lebenslauf ausgelesen und in die Datenbank eingefügt. In der zweiten Spalte finden Sie alle Informationen über die schulische und berufliche Ausbildung sowie Berufserfahrung. Per MouseOver werden die Details angezeigt. Auflistung aller Anlagen eines Kandidaten.

18 Seite: -16- Die Kandidatenliste Betriebsleiter (m/w) Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Besonderheit: Alle Anlagen eines Bewerbers werden in concludis automatisch zu PDF-Dokumenten konvertiert. Diese können dann per Klick auf das Druckersymbol in der Reihenfolge modifiziert und zu einer PDF- Datei zusammengefasst werden. So müssen Sie die einzelnen Dateien Ihrer Kandidaten nicht mehr aufwendig zu einer Datei zusammenfassen das macht concludis mit dieser Funktion für Sie.

19 Seite: -17- Die Kandidatenliste Betriebsleiter (m/w) Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Bearbeitung des Bewerbers In dieser Spalte finden Sie alle wichtigen Funktionen zur Bearbeitung eines Bewerbers. Klassifizierung des Bewerbers Über diese Schaltfläche klassifiziert der Recruiter den Bewerber. Über diese Symbole wird der Bewerber an die Fachabteilung weitergeleitet, ein weiterer Bewerter kann hinzugefügt werden, die Kommunikation per erfolgt sowie weitere offene geeignete Stellen hinzugefügt.

20 Seite: -18- Die Kandidatenliste Betriebsleiter (m/w) Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Status des Bewerbers: In dieser Spalte überblicken Sie jeweils den aktuellen Status des Bewerbers im Bearbeitungsprozess. Feedback der Fachabteilung zu dem Bewerber differenziert je nach Feedbackgeber. Per Mouse-Over werden weitere Details des Feedbacks sichtbar. Klassifizierung des Bewerbers durch den Recruiter Aktueller Status im Prozess.

21 Seite: -19- Kandidaten vergleichen Für Ihren finalen Bewertungsprozess können Sie Ihre Kandidaten (bis zu sechs) nebeneinander in einer vergleichenden Darstellung abbilden.

22 Seite: -20- Fee dback durch die Fachabteilung Bearbeitung des Bewerbers durch die Fachabteilung Die Fachabteilung erhält die vorselektierten Bewerber (Änderungen im Prozess möglich). Dazu versendet concludis eine mit einem Link, der per Klick zur Bearbeitung auf die Bewerbermanagementplattform leitet. Die Fachabteilung hat die gleiche Ansicht wie der Recruiter jedoch abgespeckt um die Funktionen, die dem Recruiter vorbehalten sind. Die Fachabteilung gibt nach Einsicht in die Bewerberunterlagen über die Schaltfläche Bewerten Feedback zu dem Kandidaten. Betriebsleiter (m/w) Hansen, Peter Frank- Althoff- Straße 3 4 DE H amburg Tel: Es öffnet sich das Feedbackfenster. Dort gibt die Führungskraft Ihre Bewertung ab und ergänzt bei Bedarf einen Kommentar. Mit Speichern des Feedbacks liegt dieser unmittelbar beim Recruiter vor. Der Status des Bewerbers wird automatisch auf bewertet gesetzt. Alternativ: Bewertung der Bewerber durch die Fachabteilung per Smartphone (IOS, Windows und Android)

23 Seite: -21- Fee dback durch den Betriebsrat Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Feedback durch den Betriebsrat Der Betriebsrat bekommt in concludis eine eigene Rolle eingerichtet. Mit dieser Rolle kann festgelegt werden, ab welchem Bewerberstatus ihm die Kandidaten vorgelegt werden sollen. Das können alle sein oder auch nur die Bewerber, die zum Erstgespräch eingeladen wurden oder die Bewerber, die eingestellt werden sollen. Mit dem Status Betriebsrat werden dann je nach Voreinstellung die Kandidaten über concludis vorgelegt. Der Betriebsrat kann lediglich über die Feedback-Schaltfläche seinen Kommentar zu dem Kandidaten abgeben. Dieser Kommentar wird dem Recruiter in der Ergebnispalte eingeblendet. Einblendung des Feedbacks des Betriebsrates für den Recruiter.

24 Seite: -22- Kandidaten filtern und erweiterte Volltextsuche Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Filterleiste Concludis stellt für alle Datenbankfelder einen Filter zur Verfügung. Über diese Filter kann auch in Kombination mit weiteren Filtern in der Datenbank nach geeigneten Kandidaten gesucht werden. Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Erweiterte Volltextsuche Der Lebenslauf des Bewerbers wird über den concludis CV Reader ausgelesen und die auf semantischem Weg erkannten Detailinformationen in den jeweils dafür reservierten Feldern in der concludis Kandidatenliste angezeigt. Selbst Lebensläufe, die als Grafiken geliefert wurden, werden per OCR lesbar gemacht und semantisch über den CV-Reader verarbeitet. Im Lebenslauf können Sie daher nach individuellen Begriffen über die Volltextsuche recherchieren. Die OCR Funktionalität haben wir auf die mitgesendeten Anlagen eines Bewerbers ausgedehnt. Für jeden Bewerber werden alle Dokumente ausgelesen. Der erkannte Text wird in der Datenbank mit dem Hinweis auf das Originaldokument gespeichert. Suchen Sie z.b. nach einer bestimmten Kompetenz, so tippen Sie diesen Begriff in das Volltextsuchfeld ein. Die Fundstellen nebst Link zu den dazugehörigen Anlagen wird angezeigt.

25 Seite: -23- Schlagworte zuordnen Schlagworte Häufig haben Sie im Recruiting Ihre eigene Ordnungssystematik, über die Sie Ihre Bewerber wiederfinden wollen. Entweder Sie weisen einem Kandidaten freie (individuelle) Schlagworte zu oder... Sie greifen auf einen Thesaurus zurück, der fest definierte beschreibende Begriffe für alle Recruiter zur Verfügung stellt. Der Thesaurus kann individuell gepflegt werden. Beides ist in concludis möglich. Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel: Hansen, Peter Frank-Althoff-Straße 34 DE Hamburg Tel:

26 Seite: -24- Matching über Schlagworte Am einfachsten ist es für den Recruiter, dass concludis selbst die geeignetsten Kandidaten findet. Sie haben auf der vorherigen Seite gesehen, dass einem Kandidaten Schlagworte zugeordnet werden können. Gleiches können Sie auch bei der Anlage einer neuen Stelle machen beschreiben Sie die Stelle mit den Schlagworten, die dazu passen! Concludis gleicht Ihnen dann Stellen und Kandidaten ab und zeigt die gefundenen Bewerber an. Concludis sucht für einen Kandidaten geeignete offene Stellen. In der Kandidatenliste haben wir für den Recruiter eine Funktion eingebaut, die auf der Grundlage der Schlagwörter dann geeignete offene Stellen sucht. Concludis sucht für eine offene Stelle geeignete Kandidaten... oder umgekehrt auf der Grundlage der einem Projekt zugeordneten Schlagwörter sucht concludis geeignete Kandidaten. Per Klick werden die gefundenen Kandidaten in der Kandidatenliste angezeigt. Die relevanten Schlagwörter sind farbig hinterlegt.

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