Kommunen brauchen Strategie- Strategie braucht IT

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1 Kommunen brauchen Strategie- Strategie braucht IT Dr. Alfred Reichwein Reichwein Trauth & Partner Coaching Beratung Moderation Berlin-Kreuzberg

2 Dr. Alfred Reichwein Reichwein Trauth & Partner Coaching Beratung Moderation Ausbildung Volkswirtschaftslehre, Politische Wissenschaft, Soziologie Berufserfahrung 4 Jahre Universität (Empirische Entscheidungstheorie) 12 Jahre KGSt 4 Jahre Großstadtverwaltung (Organisation und IT) 11 Jahre Beratung (davon 9 Jahre Geschäftsführer der KGSt consult ) 12 Jahre KGSt (zuletzt Vertreter des Vorstands) Themenschwerpunkte Strategisches Management Politische Steuerung Integration Demografie 2

3 Warum brauchen Kommunen eine Strategie? In Zeiten der Globalisierung stehen Kommunen regional, national und international im Wettbewerb! Es gibt stets eine Vielzahl von Handlungsoptionen. Ohne professionelles strategisches Management besteht z.b. das Risiko, Programme und Produkte zu optimieren, die grundsätzlich in Frage gestellt und verändert werden sollten! Eine kommunale Strategie schafft Klarheit über die langfristige Ausrichtung der Kommune und ist Bindeglied zwischen Bürgerschaft, Politik und Verwaltung! Seite 3

4 Herausforderungen Die zu bewältigenden Herausforderungen sind in vielen Kommunen zumindest ähnlich! Seite 4 Politikfelder, bspw. Demografie Integration Bildung Umwelt und natürliche Ressourcen Rahmenbedingungen, z.b. Globalisierung Überschuldung der öffentlichen Hand Veränderte Spielregeln für kommunales Handeln in der EU

5 Kommunen agieren in unterschiedlichen Leitbildern. 5

6 Kommunale Steuerung unterscheidet viele Akteure. Bürgermeister Bürger als Anspruchsgruppe Rat Bürger als Souverän Stadtgesellschaft Wirtschaft als Anspruchsgruppe Politik z.b. Stadtplanung, Soziales, Kultur Beigeordnete Verwaltung Handlungsfelder Interessenvertretungen Personalvertretung Führungskräfte Fachkräfte Dr. Alfred Reichwein 6

7 Erfolgsfaktoren Will man in einer Stadtgesellschaft die Potenziale in den relevanten Handlungsfeldern entwickeln, braucht man strategische Steuerung Langfristig denken und Handeln Ziele gemeinsam formulieren und Wirkungen feststellen Viele Akteure (innerhalb und außerhalb der Verwaltung) beteiligen Chancen zur Teilhabe einräumen Viele unterschiedliche Interessen wahrnehmen und ausgleichen Konflikte aushalten und klären Flexibel sein und Kurs halten Seite 7

8 5 Merkmale einer kommunalen Gesamtstrategie Sie wird gemeinsam mit der Stadtgesellschaft erarbeitet und umgesetzt. Damit fördert sie Transparenz, Bürgerengagement, Bürgerbeteiligung und Zusammenarbeit in Netzwerken (Gemeinwesenorientierung). Sie ist die Antwort auf eine sich immer schneller verändernde Umwelt. Der Handlungsbedarf ergibt sich nicht aus Bekanntem unter der Annahme gleichbleibenden Verlaufs, sondern aus zukünftigen Entwicklungspfaden und Trends. (Zukunftsorientierung). Die mittel- und langfristig angestrebten Wirkungen werden genannt und messbar gemacht (Wirkungsorientierung). Sie ist über die mittelfristige Finanzplanung und den Produkthaushalt mit der Ressourcensteuerung verknüpft (Ressourcenorientierung). Sie wird von den Beschäftigten umgesetzt, indem übergeordnete Ziele mit Maßnahmen der täglichen Arbeit verbunden werden. Die Führungskräfte befähigen die Beschäftigten dazu. (Handlungsorientierung). Seite 8

9 Der demographische und sozioökonomische Wandel fordern eine sehr weit gehende Neudefinition von Bedarfen und Produkten und eine Neuausrichtung von Leistungsprozessen in den Kommunen, die bei an sich vergleichbaren Aufgaben immer verschiedener werden. Die Bevölkerung wird z.b. weniger in der Fläche in allen Aspekten vielfältiger älter und beweglicher/engagierter älter und eingeschränkter Wir unterscheiden Kommunen in städtischen Ballungsräumen in Flächenkreisen (46 EW/km² LK Ludwigslust-Parchim) mit Nothaushalten mit Rücklagen die wachsen, stagnieren oder schrumpfen. Dr. Alfred Reichwein 9

10 Die Situation im Landkreis Potsdam- Mittelmark Ausgangslage: ländliche Kommunen und Speckgürtelkommunen unterschiedliche Wirtschaftskraft der Kommunen Landkreis durch hohe Pendlerquoten geprägt => Wohnstandort Folgen: Gewerbesteuereinnahmen erfolgen überwiegend in anderen Kommunen Pendler erwarten die Bereitstellung öffentlicher Infrastruktur (Schulen, KITA s, usw.), jedoch am Wohnund nicht am Arbeitsort einige Kommunen können diese Infrastruktur durch eine ausreichende Wirtschaftskraft selbst vorhalten, während diese Möglichkeit vor allem im ländlichen Raum nicht gegeben ist => zwei verschiedene Kategorien von Kommunen Dr. Alfred Reichwein 10

11 Bürgerinnen und Bürger in der digitalen Gesellschaft erwarten vor dem Hintergrund einer immer leistungsfähigeren IT immer mehr Transparenz, Beteiligung und Zusammenarbeit und individualisierte Dienstleistungen, schnell und effizient. Bürgerinnen und Bürger wollen Informationen suchen und finden (google.de, kgst.de) Preise vergleichen (idealo.com) Bewertungen suchen und abgeben (tripadvisor.de, kgst.de) Die eigene Meinung darstellen (blogs und Foren) Güter teilen (Car2Go) Individuelle Produkte erstellen (mymuesli.com) Innovationen bewerten (lego.com) Gemeinsam Probleme lösen ( Dr. Alfred Reichwein 11

12 Für den Bereich der kommunalen Leistungen, die i.d.r. in einem Bürgerbüro zusammengefasst sind, werden in der Zukunft, abhängig von der jeweiligen örtlichen Situation (Großstadt oder ländlicher Raum), individualisierte Zugangskonzepte zu entwickeln und umzusetzen sein. Online Serviceangebote Mehrkanalstrategie Konzentrierte Leistungsangebote, z.b. unter dem Typus Soziale Kommune : Münchener Sozialbürgerhäuser D 115 Front- und Backoffice Datentresore lassen Daten laufen, nicht mehr Bürger Herausforderung: übergreifendes Informationsmanagement Dr. Alfred Reichwein 12

13 Der Online-Führerschein im Landkreis Mühldorf am Inn Im Fall des Führerscheinverfahrens mussten bisher die Bürger zu ihrer Wohnsitzgemeinde gehen und ihren Wohnort dort bestätigen lassen. Dies kostete sowohl den Bürger als auch die Gemeinde mehr Zeit. Das Ergebnis im Verfahren ist nun, dass die Wohnsitzbestätigung online geschieht, d.h. der FE-Antrag geht von der Fahrschule online an die Gemeinde, diese bestätigt die Angaben per PC und leitet den Antrag an das Landratsamt weiter. Verbesserung der Dienstleistung für den Bürger nach dem Motto Nicht die Bürger, sondern die Daten sollen laufen! Weitere Infos: KGSt -Best-Practice-Datenbank KGSt -Prozessbibliothek Dr. Alfred Reichwein 13

14 Aufbau eines ebenenübergreifenden Informationsmanagements Dienstleistung s-portal M-V D115 Informationsbestände der Gemeinden/Äm ter Informationsbestände der Kreise Föderales Informationsmanagement (FIM) (Kooperative) Bürgerbüros Sachbearbeiter an den Verwaltungsstandorten Internetauftritte Telefon (i.d.r. Telefonzentrale) Mobile Bürgerdienste Herausforderungen: Standardisierung von Leistungsbeschreibungen und Schnittstellen Systematische Aktualisierung von Informationsbeständen Zielgruppengerechte Aufbereitung von Informationen 14

15 Messen, analysieren, bewerten und steuern (in Handlungen umsetzen) erfolgt auf der Grundlage immer größerer Datenmengen im Rahmen integrierter Systeme in Echtzeit. Zum Beispiel: Gewässerüberwachung KATWARN als Frühwarnsystem im Bereich des Katastrophenschutzes Smart Grids und Smart Meter zur Reduktion des Energieverbrauchs in (öffentlichen) Netzen und Gebäuden Verkehrslenkung Monitoringsysteme zur Früherkennung von Handlungsbedarfen Wirkungsorientierte Steuerung, z.b. rechtzeitige Angebote präventiv wirkender familienunterstützender Maßnahmen Überwachung älterer Menschen in ihrem häuslichen Kontext zur Gefahrenabwehr Dr. Alfred Reichwein 15

16 Die Steuerung von Leistungserstellungsprozessen in differenzierten IT-unterstützten Produktionsnetzwerken ist konstitutiv im Kommunalen Steuerungsmodell (KSM) Cloud-Dienste Shared Services (IZ, ÖÖP, ÖPP) E:Government Dr. Alfred Reichwein 16

17 Kommunen nutzen zur Qualifizierung und Akzeptanzsicherung ihrer Planungen und zur Zusammenarbeit mit Bürgern, Wirtschaft und Wissenschaft alle Instrumente systematisch, kontinuierlich und kompetent! Klassische und moderne Beteiligungsmodelle, u.a. Bürgerforum Zukunftswerkstatt Bürgerrat Online Modelle, u.a. Bürgerhaushalte Open Budgeting E:participation Social Media Dr. Alfred Reichwein 17

18 Resümee: IT strategisch nutzen Die Möglichkeiten moderner IT, die ja bei weitem noch nicht ausgeschöpft sind, sondern sich täglich weiter entwickeln, könnten in bedeutendem Umfang aktuelle Herausforderungen in den Kommunen bewältigen helfen. Die oberste Führung in den Kommunen hat sich bisher zu wenig mit den Möglichkeiten der IT auseinandergesetzt und diese Technologie demzufolge auch nicht strategisch genutzt. Der Ausbau der IT und ihre neue Ausrichtung ist für die Kommunen ein strategischer Entwicklungspfad. Die Rolle (Person), die diese Strategie in der Verwaltung entwickelt und das strategische Konzept umsetzt und fortschreibt, können wir Beauftragter für die IT-Strategie im Verwaltungsvorstand nennen oder auch CIO, benötigen tun wir sie auf jeden Fall. Dr. Alfred Reichwein 18

19 Ein Beispiel: Kommunikation 2.0- strategische Ausrichtung der Stadt Ulm ulm.mobil: Die Angebote der Stadt Ulm über die Ulm-App zugänglich machen. ulm.open: iphone-app-daten frei zugänglich machen. Externe können daraus Anwendungen für andere mobile Plattformen erstellen. Veranstaltungsdaten aus unterschiedlichen Quellen werden zusammengeführt. ulm.geo: Dynamische Karten werden im Internet Local-Based-Services bereitgestellt. ulm.diskussion: Web 2.0 und social Media für mehr Bürgerbeteiligung bei politischen Schwerpunktthemen sowie für Fragen an die Stadtverwaltung. ulm.portal Es soll einen einheitlichen Zugang zur Stadt mit personalisierbaren Oberflächen geben. ulm.digital: Die Internetoffensive 2012 SWU TeleNet wird gestartet, um 99% der Ulmer/Neu-Ulmer Haushalte bis dahin mit High Speed Internet zu versorgen, Neubaugebiete bis zum Gebäude mit Glasfaser zu erschließen, das Breitbandkabelnetz zu verdichten und neue Angebote für die Bürger (z.b. Smart Metering) zu schaffen. Weitere Infos: KGSt -Best-Practice-Datenbank Dr. Alfred Reichwein 19

20 Ein ganz besonderer Anwendungsfall: Sozialplanung Analyse der Daten basiert auf Planungsprozess führt zu Integriertes Sozialkonzept Teil A: Leitbild & Ziele Teil B: Bestandsaufnahme & Maßnahmenplanung führt zu Umsetzung basiert auf Kommunikation/ Beteiligung Seite 20

21 Die Aufgabe Social Monitoring Kennzahlen / Indikatoren zur sozialräumlichen Beobachtung definieren Bedarfs- und Angebotssituation (Leistungs- und Finanzdaten) mit Kennzahlen beschreiben Ziele (m. Kennzahlen) und Produkte abbilden Datenquellen definieren und Aktualisierungsintervalle festlegen Data Warehouse einrichten Berichtstypen und intervalle festlegen Seite 21

22 Ziele / Nutzen des Social Monitoring Klärung relevanter Daten für die Beobachtung von Sozialräumen Laufende Aktualisierung in einem data warehouse Automatische Generierung von Berichten (Standard, Abweichung, Trend) Abgleich von Bedarfen und Angeboten im Bezirk Durchgängige Steuerung über strategische Ziele (Controlling) Analyse und Abbildung von Wirkungszusammenhängen Verbesserung der Prognosefähigkeit Seite 22

23 Vision:! Aus Datenfriedhöfen der Sozialplanung werden intelligente und effiziente Systeme zur proaktiven punktgenauen Platzierung von wirksamen Angeboten Beispiel: Schulabbrecher Seite 23

24 Technikunterstützung Informationen zum social reporting beziehen ein mehrdimensionale Ziel- (Wirkungs-, Leistungs- und Finanzziele), Bestands-(Daten zur Bevölkerungsschichtung, Alter, Geschlecht) und Ressourcendaten (Zeit, Geld, Flächen) Zuordnung der Daten zu geografischen Räumen / Punkten Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft objektive (z.b. zu EWO - Zahlen) und subjektive Daten (Befragungen) Abweichungsanalysen, Ist-Soll Vergleiche (Ampel) Trendberechnungen, Simulationen, vernetzte Zusammenhänge unterschiedliche Datenquellen (Finanzverfahren, Fachanwendungen, Stadtstatistik, Arbeitsämter, Polizei etc. ) Einsatz einer zukunftsfähigen skalierbaren Software ist zwingend! Seite 24

25 Ohne IT kein Strategisches Controlling Lösung Strategisches Controlling Finanzcontrolling Finanzcontrolling (Produkthaushalt/Budgetbuch) (Produkthaushalt/Budgetbuch) Politisches Controlling Politisches Controlling Verwaltungscontrolling Verwaltungscontrolling Strategische Steuerung, 25 Dr. Alfred Reichwein

26 Kontakt: Telefon: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Zeit für Ihre Fragen??? Reichwein Trauth & Partner Coaching Beratung Moderation