Aufforderung zur Angebotsabgabe (Request for Proposal)

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1 Auffrderung zur Angebtsabgabe (Request fr Prpsal) Nr.: Wek Buchungssystem und Offizielle App 2014 JCI Wrld Cngress Leipzig Knzeptin, Bereitstellung und Betreuung des Web-, App- und Administratins-Buchungssystems Ausschreibungsbeginn: Ende der Abgabefrist: :59 Uhr Zuschlagsfrist bis: :59 Uhr Zum 2014 JCI Wrld Cngress Leipzig: 25 Jahre nach dem Mauerfall und zum 60. Geburtstag der Wirtschaftsjuniren Deutschland werden rund natinale und internatinale Gäste in Leipzig zum JCI Weltkngress erwartet, um den Austausch zwischen Natinen und Unternehmern auszubauen und die JCI Verbandsarbeit zu gestalten. Der JCI Weltkngress bietet Deutschland mit seinen vielfältigen Reginen die Chance, sich als starker und innvativer Frschungs- und Wirtschaftsstandrt zu präsentieren und eine beeindruckende Visitenkarte bei internatinalen Fachund Führungskräften swie bei ptenziellen Investren abzugeben. Die Wirtschaftsjuniren Leipzig e.v. haben die JCI Weltkngress 2014 GmbH mit der Vrbereitung und Durchführung des Kngresses beauftragt. Beschreibung: Knzeptin, Bereitstellung und Betreuung der nachflgend aufgeführten Anfrderungen an das Buchungssystem swie die ffizielle App im Rahmen des JCI Wrld Cngress 2014 in Leipzig. Ein erflgreiches Angebt umfasst die wirtschaftlich und öklgisch beste Lösung unter den vrgegebenen Rahmenbedingungen. Dabei nimmt der Dienstleistungs- und Kmfrtgedanke für die Teilnehmer einen wichtigen Punkt in Ihrem Angebt ein. Leistungsumfang: Buchungssystem 1. Allgemeine Anfrderungen Brwser basiertes Prgramm/Teilnehmer/Buchungsmanagement Ankpplung an WeK-App Anbindung an Zahlungsabwicklung (Achtung Transaktinsgebühren auf Preis aufschlagen) Anbindung an Messeeintrittssystem Nutzer API für Anbindung vn Drittsystemen System kmplett in Englisch (wenn möglich, zweite Sprache Deutsch) Frntend (Funktinen für Nutzer erreichbar) Backend (Funktinen für Administratren) 2. Teilnehmer-Management Teilnehmer und Teilnehmerdaten anlegen/bearbeiten/deaktivieren Partner und Kinder anlegen/bearbeiten/deaktivieren Imprt vn Teilnehmern per CSV / XML Teilnehmer können bestimmte Daten selbst pflegen Teilnehmerdatenfreigaben können durch Teilnehmer verwaltet werden Ausschreibung Wek vm JCI Weltkngress 2014 GmbH / Messe Allee 2 / Leipzig Seite 1 vn 6

2 Hinterlegung eines Teilnehmerbilder für Badgedruck, Sicherheitskntrllen etc. Ist beim Check-In zu erfassen Adresse / Land / Hmepage Handynummer Htel Eigene Sprache/n Behinderungen/Einschränkungen Senatr und Nummer Anreise Flug (Flughafen)/Bahn/PKW (Diesel/Benzin). Ausgabe vn Materialien an Teilnehmer vermerken können, z.b. Badge Gdie-Bag erhalten WLAN Cdes erhalten Vucher für Gala etc. erhalten Rechtliche Einwilligung Vide/Audi/Ft erhalten Muss erweiterbar sein Ort Datum Uhrzeit Erfasser muss hinterlegt werden (autmatisch!) Bereitstellung diverser Auswertungen Anzahl der registrierten Teilnehmer Anzahl der registrierten Teilnehmer die eingecheckt sind Anzahl der registrierten Teilnehmer, die den Einlass passiert haben Carbn Ftprint Auswertung Druckfunktin für Teilnehmerlisten für Badges Badgeinfrmatinen sind unten aufgeführt Layut wird durch JCI WC 2014 vrgegeben Ausgabe als druckfähige Datei muss möglich sein (z.b. als PDF) usw. 3. Prgramm-Management Prgrammpunkte anlegen/bearbeiten/löschen Beschreibung Sprache/n Ort ID-Cde für den Prgrammpunkt Carbn Ftprint (CO2 Emissinen) für Prgrammpunkt Datenhaltung Dkumente Bilder Audi Vn Teilnehmern und Referenten nach Knferenz abrufbar Referenteninfrmatin Kntaktdaten Anfrderungen des Referenten an Ausstattung (zusätzliches Flipchart, Metaplanwand, Mderatinsmaterial.ä.) Interne Infrmatinen Prgrammverantwrtlicher Raumverantwrtlicher Anmerkungen/Ntizen Ausschreibung Wek vm JCI Weltkngress 2014 GmbH / Messe Allee 2 / Leipzig Seite 2 vn 6

3 Offizielle App Übersetzungen/Dlmetschen Prgrammpunkte können zur Buchung freigegeben werden Prgrammpunkte können limitierte Teilnehmerzahl haben Teilnehmerlimitierung kann nach Zeitpunkten geändert werden (gestaffelte Freigabe) Prgrammpunkte können kstenpflichtig sein Übersicht über bezahlte und unbezahlte Teilnehmer (OP Verwaltung) Manuelle Buchung des Zahlungseingangs durch COC Kstenpflichtige Prgrammpunkte können nline bezahlt werden Rechnungsstellung und Zahlungseingangsbuchung Bezahlung per Bar, PayPal, Kreditkarte Hinterlegung vn Links der Dateien zum Prgrammpunkt Teilnehmerlisten je Prgrammpunkt Referenten haben Zugang zu ihrem Prgrammpunkt und können selbst Ergänzungen vrnehmen Teilnehmerlisten abrufen Infrmatinen an Teilnehmer senden Materialien hchladen, die vn den Teilnehmern heruntergeladen werden können Teilnehmer können Prgrammpunkte buchen Einschränkung vn Buchungsmöglichkeiten (z.b. JCI, VIP, Senatren, Snstige Spezialveranstaltungen, Spnsren, SMILE), Teilnehmer muss für das Level freigeschaltet werden können Materialien zum Prgrammpunkt herunterladen Bilder hchladen Bewertungen zum Prgrammpunkt abgeben Allgemeine Anfrderungen ios (iphne/ipad), Andrid (Phne/Tablet) Windws Phne über Respnsive Web UI Bereitstellung der Infrmatinen über Online-System Daten werden persistent im Mbile Device abgelegt (falls kein Netz verfügbar ist) Synchrnisatin der Daten muss gesichert sein, sbald Netz vrhanden ist. App kmplett in Englisch zu nutzen (Vreinstellung) App-Magazin Funktin für Knferenznews der digitale Knferenzzeitung Termine & gebuchte Prgrammpunkte Infrmatinen zu Ort, Zeit, Referent Reminder für nächsten Veranstaltungpunkt als Ntificatin Rückgabe vn gebuchten Prgrammpunkten Übersicht über Tagesprgramm Aktuelle Zahl Restplätze pr Prgrammpunkt Infs zum Prgrammpunkt wie bei gebuchten Prgrammpunkten auch Bei Überbuchung Warteliste der Prgrammpunkt als ausgebucht markiert? Kann das Prgramm bei Rückgabe eines Prgrammpunktes Teilnehmer der Warteliste einladen und bei Bestätigung den Teilnehmer auf den Prgrammpunkt buchen Pints f Interest Anbindung an Navigatinssystem Ausschreibung Wek vm JCI Weltkngress 2014 GmbH / Messe Allee 2 / Leipzig Seite 3 vn 6

4 Adresse und Bild Tägliche Aktualisierung der POIs Kntaktdaten Wichtige Kntaktdaten zum COC Hinterlegung der Cuntry-Manager Hinterlegung der Teamdaten Dkumente Stadtplan Plan der öffentlichen Verkehrsmittel Prgrammplan Meine Knferenzkntakte Können durch Badgebarcde verknüpft werden Exprt der Kntaktdaten als CSV Bilduplad Teilnehmer kann aus Liste der aufgenmmenen Bilder auswählen, welche davn in die Wek-Clud hchgeladen werden Link zum Helpdesk-Chat MeetMe-Funktin, die Teilnehmer zusammenführt Teilnehmer A kennt Teilnehmer B Teilnehmer A will Teilnehmer B finden MeetMe führt Teilnehmer A zu Teilnehmer B Flgendes bitte als ptinale Möglichkeiten ansehen und separat vm Hauptangebt als ptinale Leistung ausweisen bzw. mögliche Schnittstellen vrstellen, die das System hierfür bietet, bieten kann Verlinkungsmöglichkeiten (Einbindung vn Apps und/der mbilen Webseiten, Darstellung und Nutzung ggf. außerhalb der Kngress-App) zur mögliche Einbindung vn Apps weiterer Partner und Dienstleister (z.b. LVB App, DB App, MyTaxi-App, Xing-Cntaxt App, der App vn Wundercar und der BlackLane-App) Möglichkeit Inhalte der App mit Scial Media Apps wie Twitter und Facebk zu verknüpfen, um z.b. Inhalte auch drt verknüpft psten zu können (z.b. Übergabe eines Tweets an die Twitter App des mbilen Endgeräts zum Twittern). Twitter-Wall und/der Facebk-Wall mit den Mitteilungen mit den Hashtags der Veranstaltung darstellen. Badgeinfrmatinen Maschinenlesbare Teilnehmer ID - Barcde (Messe/Buchungssystem) Human Readable Teilnehmer ID für Htline Bild des Teilnehmers Name des Teilnehmers Gesprchene Sprachen des Teilnehmers Land und Kreis des Teilnehmers (Cuntry und Lcal Chapter) Status (VIP, Senatr, Vlntär, COC, Dnr ) Senatren Nummer falls Senatr Status Behinderungen Spezielle Freigaben Parkplatznutzung Shuttle-Nutzung Backstage-Freigaben Ausschreibung Wek vm JCI Weltkngress 2014 GmbH / Messe Allee 2 / Leipzig Seite 4 vn 6

5 Es ist das Angebt, welches detailliert auf die ben genannte Ausschreibung eingeht, swie alle hierzu ergänzenden und für den Entscheider relevanten Unterlagen einzureichen. Zu beachtende Regelungen: Die Teilnahme an der Ausschreibung erflgt mit der Einreichung des Angebtes mit allen erfrderlichen Unterlagen an die -Adresse der per Pst an die JCI Weltkngress 2014 GmbH / Ausschreibung / Messe-Allee 2 / Leipzig. Pstzusendungen müssen ergänzend per angekündigt werden. Das Angebt und alle für die Ausschreibung erfrderlichen Angaben und Unterlagen müssen vr Ablauf der Angebtsfrist bei der JCI Weltkngress 2014 GmbH in elektrnischer Frm der auf dem Pstweg eingetrffen sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Änderungen des Angebts. Bis zum Ablauf der Angebtsfrist kann das Angebt in der Frm zurückgezgen werden, die auch für die Abgabe des Angebts zugelassen war. Das Angebt muss den Leistungsgegenstand, die Preise (in Eur) und die snstigen gefrderten Angaben und Erklärungen enthalten. Sweit Erläuterungen zur Beurteilung des Angebts als erfrderlich angesehen werden, sind diese auf einer gesnderten Anlage beizufügen. Die Abgabe des Angebtes allein ist nicht ausreichend. Zusätzlich sind Erklärungen abzugeben, die swhl der Beurteilung der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit als auch gegebenenfalls der Beurteilung besnderer Umstände dienen. Fehlen Erklärungen der Nachweise, s liegt es im Ermessen der JCI Weltkngress 2014 GmbH, b sie diese mit Nachfristsetzung nachfrdert. Das Angebt ist in deutscher Sprache abzufassen, wenn nichts Abweichendes vermerkt ist. Die Krrespndenz mit dem Prjekt ist in deutscher Sprache zu führen. Angebte sind auf Basis der Ausschreibung und der drtigen Gliederung und aufzeigten Aspekte zu erstellen. Angebte und die mit ihnen einzusendenden Frmulare müssen eindeutige Angaben über den Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma, Adresse, Name der handelnden Persn). Im Ausnahmefall kann der Einreicher nch drei Tage nach Ausschreibungsende Angaben und/ der Unterlagen nachreichen sfern er dies innerhalb der siebentägigen Frist per Mail angefragt und bestätigt bekmmen hat der er vm Prjekt zur Nachreichung vn Unterlagen aufgefrdert wrden ist. Sllte es wesentliche Änderungen der Ergänzungen an der Ausschreibung vn Seiten der JCI Weltkngress 2014 GmbH geben, s kann diese die Frist vn sieben Tagen erneut beginnen lassen. Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebtsfrist. Bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist ist der Bieter an sein Angebt gebunden. Während der Bindefrist kann das Angebt nicht geändert der zurückgezgen werden. Die Angebte sind innerhalb der angegebenen Zuschlagsfrist in der Weise bindend, dass ein Vertragsschluss durch blße Annahme-Erklärung der JCI Weltkngress 2014 GmbH zu Stande kmmt. Die Angebte müssen eine detaillierte Leistungsbeschreibung enthalten swie alle zum Vertragsabschluss gehörenden Zusatzvereinbarungen. Nachfragen zur Ausschreibung werden ausschließlich über die Adresse annuncement@jciwc2014.cm und im internen Frum vn wjd-team.de am Eintrag der Ausschreibung beantwrtet. Die Vergabe eines Auftrags wird auf veröffentlicht und kann nach Abschluss des Vergabeverfahrens annuncement@jciwc2014.cm nachgefragt werden. Für die Ausschreibung ist alleinig die Kmmunikatin in Textfrm vrrangig per bindend. Für die Erstellung des Angebts und der ggf. gefrderten Angebtsmuster wird grundsätzlich keine Vergütung gewährt. Angebtsunterlagen und Angebtsmuster sind auf Ksten des Anbieters zuzustellen. Die JCI Weltkngress 2014 GmbH haftet nicht für Wertminderungen der Verlust der Prben und Muster, die als Flge ntwendiger Prüfungen entstehen. Im Übrigen haftet sie nur in Fällen vn grber Fahrlässigkeit der Vrsatz. Die Rücksendung vn Prben und Mustern erflgt auf Antrag des Bieters nur dann, wenn dies bereits in der Angebtsabgabe ausdrücklich genannt wird. Gefahr und Ksten der Rücksendung trägt der Bieter. Prben und Muster können andernfalls nach Ermessen des Auftraggebers weiterverwendet, vernichtet der entsrgt werden. Ausschreibung Wek vm JCI Weltkngress 2014 GmbH / Messe Allee 2 / Leipzig Seite 5 vn 6

6 Mit der Abgabe seines Angebts erklärt sich der Bieter grundsätzlich damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebt ggf. sein Name und ggf. der zu zahlende Auftragspreis bekannt gegeben werden darf. Sfern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die JCI Weltkngress 2014 GmbH nach pflichtgemäßem Ermessen. Ein Angebt vn Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebt jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevllmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Die JCI Weltkngress 2014 GmbH teilt jedem erflglsen Einreicher eines Angebtes nach Vergabeentscheidung die Ablehnung seines Angebtes per mit. Die Ausschreibungsunterlagen swie weitere Vergabeunterlagen der JCI Weltkngress 2014 GmbH dürfen nur zur Erstellung des Angebts und zur Erfüllung des evtl. flgenden Auftrags benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke ist untersagt. Sich hieraus ergebende Patente der ein Gebrauchsmusterschutz bleiben/ bleibt Eigentum der JCI Weltkngress 2014 GmbH. Bei einem nachgewiesenen berechtigten Interesse kann am Ort der JCI Weltkngress 2014 GmbH mit vrheriger Terminvereinbarung in die Unterlagen der Vergabe Einsicht genmmen werden. Gerichtsstand ist Leipzig, Deutschland. JCI Weltkngress 2014 GmbH Messe-Allee Leipzig ce@jciwc2014.cm Geschäftsführer: Christian Wlff, Sándr Mhácsi Amtsgericht Leipzig, HRB: zur Anmeldung gegeben; Ust-ID-Nr.: beantragt Ausschreibung Wek vm JCI Weltkngress 2014 GmbH / Messe Allee 2 / Leipzig Seite 6 vn 6