Grundlagen der Auftragsbearbeitung

Transkript

1 Bitte drucken Sie diese Grundlagen aus und legen sie zu den aktuellen Transkriptionsregeln, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können. Die wichtigsten Punkte für den täglichen Ablauf finden Sie auf der letzten Seite übersichtlich zusammengestellt. Auch diese Grundlagen sind zwingend zu beachten und umzusetzen! Sollten sich Fragen oder Unklarheiten ergeben, kommen Sie gerne auf das Supervisor-Team zu per Mail an oder telefonisch unter 040 / Die Transkription erfolgt in eine nach Kundenwünschen formatierte Vorlage. An der Formatierung der Vorlage wird nichts geändert. Grammatik und Zeichensetzung Bei eindeutigen Diktaten wird bei der Transkription nicht versucht, das Diktat des Kunden zu verbessern, indem etwa die Ausdrucksweise geändert wird. Bei unklarem Diktat wird keine eigene Interpretation des Diktierten vorgenommen. Werden Satzzeichen nicht diktiert, sind diese an entsprechender Stelle selbständig zu setzen. Offensichtliche Fehler des Diktanten bei Interpunktion und/oder Grammatik - besonders bei Nichtmuttersprachlern - werden bei der Transkription korrigiert, es sei denn, es wäre im Zweifelsfall dadurch eine Sinnveränderung zu befürchten. Der Info-Button In den Transkriptionsregeln wird erläutert, nach welchen Regeln Transkriptionen bei AlsterText erfolgen, soweit der Kunde keine abweichenden individuellen Vorgaben für die Transkription genannt hat. Abweichende Regeln und sonstige Besonderheiten werden im Info-Button des zur Transkription geöffneten Auftrags bekannt gegeben. Dieser ist unbedingt vor Transkription zu beachten!!! Der Info-Button kann bereits in der TSM des aktuellen Auftrages eingesehen werden, auch während der Transkription im SpeechMotion- Editor steht er zur Verfügung. AlsterText GmbH & Co. KG Version 2.0 vom Bitte vertraulich behandeln Seite 1/6

2 Regeln für die normale Transkription: 1. Dialekt wird ins Hochdeutsche übertragen. Nonverbale Äußerungen wie "ähm" und "hm" werden weggelassen. 2. Für nicht verstandene Wörter wird ein sog. Unklar-Marker inkl. Zeitangabe in das Transkript eingefügt. Hierfür werden an entspr. Stelle im Text die Tasten STRG+G gedrückt und anschließend die erscheinende Zeit in Klammern hinter den Unklarmarker kopiert.. Beispiel: da habe ich <INC 00:04:57> (00:04:57) wie es <INC 00:05:32> (00:05:32) sein 3. Wörtliche Reden und Zitate werden zur Abgrenzung der vom Sprecher sonst hervorgebrachten Redeteile in Anführungszeichen eingeschlossen. Beispiel: da schrie er: "Lass mich in Ruh" oder etwas in der Art 4. Sätze oder Nebensätze, die nicht vollendet werden, enden mit drei Punkten. Beispiel: da haben wir 5. Sollen Texte anonymisiert oder identische Textstellen blockweise bearbeitet werden (Anweisungen stünden dann im Info-Button), kann man dies in Word mit der Suchen und ersetzen -Funktion im Menü Bearbeiten tun oder Strg + H. Suchen Sie einfach nach Herr Meier und ersetzen dies durch Herr XYZ. Fragen, die während der Transkription auftreten können: Kann ich selbst Aufträge auswählen? Grundsätzlich: Nein. Ihnen wird immer das nächstfällige Diktat zur Bearbeitung angezeigt und muss bearbeitet werden. Das nächste Diktat wird währenddessen im Hintergrund geladen. Um die Diktatauswahl nach Ihren Stärken und Wünschen vorzubereiten, haben Sie vor Beschäftigungsbeginn ein Excel-Dokument erhalten, in dem Sie Ihre Stärken und Vorlieben benennen konnten. In der Regel erhalten Sie Aufträge entsprechend Ihrer bevorzugten Fachgebiete angezeigt, jedoch kann es in Stoßzeiten auch vorkommen, dass wir Ihnen Aufträge aus anderen Bereichen direkt zuweisen müssen. Ausnahme: Wenn Ihnen kurz vor Pause oder Feierabend ein zeitintensiver Auftrag angezeigt wird, den Sie in Ihrer Arbeitszeit nicht mehr schaffen würden, kontaktieren Sie bitte das Supervisor-Team. AlsterText GmbH & Co. KG Version 2.0 vom Bitte vertraulich behandeln Seite 2/6

3 Wie handhabe ich Sprungmarken (^) in den Vorlagen? In jeder Vorlage sind sog. Sprungmarken hinterlegt, in die Sie den diktierten Text schreiben. Sobald Sie die Vorlage geöffnet haben und mit dem Schreiben des Briefes beginnen, nutzen Sie ausschließlich die Taste F1 zum Springen von Sprungmarke zu Sprungmarke, und die Tasten Umschalt + F1, um zur vorherigen Sprungmarke zu springen. Der Cursor befindet sich dann direkt hinter der Sprungmarke und es kann direkt mit der Transkription begonnen werden. Sprungmarken, die nicht verwendet werden, verbleiben im Dokument, müssen nicht gelöscht werden. ACHTUNG: Sprungmarken dürfen nie überschrieben werden! Was mache ich, wenn der voreingestellte Patientenname nicht zum diktierten Patientennamen passt? Es kann passieren, dass in der TSM (Transkriptions-Start-Maske) eines Auftrages ein falscher Patientenname hinterlegt ist. Bitte ersetzen Sie diesen dann durch den vom Arzt diktierten Patientennamen. Hierbei gehen Sie bitte nach Gehör vor, wenn der Arzt den Namen nicht buchstabiert. Ist der Name aus irgendeinem Grund nicht verständlich und es handelt sich um ein Pflichtfeld ohne dessen Ausfüllung Sie nicht in die Vorlage kommen - setzen Sie in diesem TSM-Feld bitte über STRG+G einen Unklarmarker. Ist auch ein Geburtsdatum des falschen Patienten voreingestellt, der Arzt diktiert aber zum richtigen Patienten kein Geburtsdatum, löschen Sie das voreingestellte Datum und transkribieren den Bericht ohne ein Geburtsdatum (sollte die TSM hier zwingend einen Eintrag fordern (Pflichtfeld), setzen Sie über STRG+G einen Unklarmarker. Ohne eine Eingabe in Pflichtfeldern lässt das Programm Sie nicht auf die Vorlage zugreifen. ACHTUNG: Dies gilt nicht für Kliniken, in denen der jeweilige Patienten-Datensatz in der TSM gesucht werden muss. Was mache ich, wenn der Diktant keine oder ungenügende Angaben zu Kontaktdaten des empfangenden/mitbehandelnden Arztes macht? Sofern der empfangende/mitbehandelnde Arzt nicht bereits in der TSM vorgeblendet ist, müssen Sie die Daten bitte nach Gehör in der TSM eintragen. Alle Diktanten werden angehalten, Kontaktdaten der zu benachrichtigenden Ärzte zu buchstabieren. Macht der Diktant nur ungenügende Angaben, werden auch nur diese transkribiert. Ein Recherchieren, etwa über Google, ist nicht vorgesehen. Es wird transkribiert wie diktiert. Einige Kunden stellen Listen der häufigsten Einweiser im Info-Button zur Verfügung. AlsterText GmbH & Co. KG Version 2.0 vom Bitte vertraulich behandeln Seite 3/6

4 Was mache ich, wenn die Auftragsbearbeitung durch den Diktanten sehr erschwert wird? Mitunter kommt es vor, dass ein Diktant so undeutlich spricht, nuschelt oder flüstert, dass die Sprachqualität und dadurch auch Ihre Schreibgeschwindigkeit hierdurch sehr leiden. In diesem Fall oder falls der Diktant durch eine uneinheitliche oder verwirrende Diktierweise die Auftragsbearbeitung erschwert, gehen Sie bitte vor Abschluss des Dokumentes zurück in die TSM und befüllen die Felder Diktatqualität (Auswahl über F1) und Notiz zur Diktatqualität. Wählen Sie SQ bei mangelnder Sprachqualität (nuscheln, essen beim diktieren) und auch, wenn der Arzt in seinem Diktierverhalten Ihre Arbeit erschwert (durch ständiges Hin- und Herspringen in der Vorlage, lange Pausen) Wählen Sie AQ bei mangelnder Aufnahmequalität (rauschen, knistern, knacken, Hintergrundgeräusche) Wählen Sie AQ/SQ, sofern beide Punkte zutreffen Wählen Sie in allen anderen Fällen Sonstiges Schreiben Sie einen kurzen, stichpunktartigen Hinweis in das Feld Notiz zur Aufnahmequalität und wechseln über F10 zurück ins Dokument, die Eintragungen werden automatisch gespeichert. Was mache ich, wenn der Diktant etwas diktiert, das darauf hinweist, dass an dieser Stelle noch weiterführende Informationen eingefügt werden müssen, welche mir jedoch nicht vorliegen? Bitte schreiben Sie den Text, der auf die Nachbearbeitung hinweist, in roter Schriftfarbe und schreiben so, wie diktiert. Beispiel: Patient XY wurde zur Untersuchung vorstellig, EKG fand am Vortag statt: Bitte EKG-Befund vom übernehmen. Wie behandle ich einen Auftrag, in dessen Audiodatei mehrere Arztbriefe hintereinander diktiert wurden? Teilweise kann es vorkommen, dass ein Arzt zwei Diktate hintereinander diktiert und diese Audiodatei als ein einzelner Auftrag eingestellt wird. In diesem Fall schreiben Sie bitte das erste Diktat und speichern dieses nach Beendigung durch Drücken von F10 ab. Im Folgefenster wählen Sie Nur Dokument Weiteres Diktat in Audiodatei und erstellen über F1 ein weiteres Dokument. Anschließend wird Ihnen erneut die Transkriptions-Startmaske (TSM) angezeigt, in der Sie die Eingaben für das nächste in der Audiodatei übermittelte Diktat durchführen, klicken in der TSM auf OK (F10) und schreiben dieses Diktat in die nun geöffnete Vorlage. Auf diese Weise gehen Sie vor, bis Sie beim letzten Diktat in der Audiodatei angelangt sind. Zum Abspeichern des letzten Dokuments drücken Sie erneut F10 und wählen im Folgefenster Dokument & Diktat Beide sind vollständig. Darf ich einen Auftrag annehmen, auch wenn ich ihn nicht sofort bearbeiten werde? Nein. Grundsätzlich gilt, dass die Aufträge sofort bearbeitet werden müssen und nur nach vorheriger Genehmigung durch die Schreibpoolleitung liegen bleiben dürfen. Hierfür melden Sie sich bitte telefonisch beim Supervisor-Team. AlsterText GmbH & Co. KG Version 2.0 vom Bitte vertraulich behandeln Seite 4/6

5 Wie gebe ich ein Diktat an den Supervisor zurück? Sollten Sie ein Diktat zurückgeben wollen (z. B. weil es leer ist, Sie keinen passenden Datensatz finden können oder andere Informationen fehlen, die das SSC prüfen muss), markieren Sie den Job in der Diktatauswahlliste und geben das Diktat über STRG+F9 mit Hinweis zurück. Somit verschwindet der Job aus Ihrer Liste. Wie behandle ich eine leere Audiodatei, die als regulärer Auftrag eingestellt wurde? Hin und wieder kann es vorkommen, dass ein Krankenhaus versehentlich ein leeres Diktat (d. h. entweder ohne Inhalt oder nur sehr kurz) als Auftrag einstellt. In diesen Fällen markieren Sie den Job in der Diktatauswahlliste und geben das Diktat über STRG+F9 mit Hinweis zurück. Somit verschwindet der Job aus Ihrer Liste. Wie behandle ich ein Diktat, welches offensichtlich erst mitten im Arztbrief beginnt? Sollte dieser Fall eintreten, transkribieren Sie das Diktat bitte trotzdem, setzen jedoch zu Beginn des Berichtes einen Unklarmarker. Nach dem Beenden des Berichtes erfolgt ein Hinweis an den Supervisor per Chat mit Angabe der AT-Diktatnummer und der Einrichtungs-ID. Danach können Sie den Bericht auf normalem Weg mit F10 abspeichern. Wie behandle ich ein Diktat, welches abrupt im Brief endet? Endet ein Diktat abrupt, ohne dass ein Ende des Arztbriefes an der Stelle erkennbar ist, transkribieren Sie das Diktat bitte bis zu dieser Stelle und setzen dann einen Unklarmarker. Anschließend erfolgt ein Hinweis an den Supervisor per Chat mit Angabe der AT-Diktatnummer und der Einrichtungs-ID. Danach können Sie den Bericht auf normalem Weg mit F10 abspeichern. Was tue ich, wenn einer der letzten beiden genannten Fälle außerhalb der Supportzeiten auftritt? Außerhalb der Supportzeiten (Mo.-Fr. 07:30 bis 17:00 Uhr) schreiben Sie bitte am Ende Ihrer Schicht eine Mail mit dem Betreff Unvollständige Diktate Datum an in welcher alle AT-Diktatnummern aufgeführt sind, die Sie als Leer-Diktat zurückgegeben oder wegen Unvollständigkeit mit Unklarmarker abgespeichert haben. AlsterText GmbH & Co. KG Version 2.0 vom Bitte vertraulich behandeln Seite 5/6

6 Die wichtigsten Punkte für den täglichen Gebrauch: Der Info-Button ist zwingend zu beachten! Anweisungen im Info-Button haben immer Vorrang vor Transkriptionsregeln und. Es wird nicht nach Empfängern gegoogelt. Werden Informationen zum Empfänger (z. B. Name nicht buchstabiert, Adresse nicht diktiert) im Diktat nicht genannt und gibt auch der Info-Button keine Liste der gängigen Einweiser wieder, so wird nur das verschriftlicht, was der Arzt an Informationen diktiert. Grobe grammatikalische Fehler im Diktat werden verbessert und in korrektem Satzbau umgesetzt. Lediglich, wenn Sie hierdurch eine Sinnentstellung befürchten, weil Sie gar nicht nachvollziehen können, was der Arzt meint, verschriftlichen sie nach Diktat. Ansonsten ist oberste Priorität, auch einen Nichtmuttersprachler mit einem grammatikalisch "schönen" Dokument zu beliefern. Voreingestellte Schriftart und -größe werden grundsätzlich nicht geändert. Nicht verwendete Sprungmarken verbleiben im Dokument, müssen nicht gelöscht werden. Leere Diktate werden zurückgegeben. Hierbei ist ein Hinweis zum Diktat zu hinterlassen Unvollständige Diktate werden verschriftlicht und mit Unklarmarker versehen abgeschlossen. Anschließend folgt eine Nachricht an den Supervisor. Aufträge, deren Bearbeitung durch das Diktierverhalten des Autors oder technische Probleme erschwert ist, werden in der TSM in den Feldern Diktatqualität und Notiz zur Diktatqualität bewertet. AlsterText GmbH & Co. KG Version 2.0 vom Bitte vertraulich behandeln Seite 6/6