Peterchens Mondfahrt Oder: Wie man mit Fachsoftware die Effizienz sozialer Organisationen steigern könnte

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1 Peterchens Mondfahrt Oder: Wie man mit Fachsoftware die Effizienz sozialer Organisationen steigern könnte Forschungsprojekt im Auftrag des Dominikus Ringeisen Werkes (Deutschland/Bayern) K a t h o l i s c h e U n i v e r s i t ä t E i c h s t ä t t A r b e i t s s t e l l e S o z i a l i n f o r m a t i k P r o f. H e l m u t K r e i d e n w e i s

2 Referent Prof. Helmut Kreidenweis Professor für Sozialinformatik Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Leiter der Arbeitsstelle für Sozialinformatik Leiter des Masterstudiengangs Sozialinformatik Inhaber der Firma KI Consult IT- und Organisationsberatung für die Sozialwirtschaft Gründer und Vorstand des Fachverbandes für Informationstechnologie in der Sozialwirtschaft e.v. Mitbegründer und Mitglied der Programm- Kommission der ConSozial

3 Agenda 1. Prolog 2. Auftrag und Rahmenbedingungen 3. Forschungsfrage 4. Forschungsmethodik 5. Durchführung 6. Ergebnisse 7. Fazit

4 Prolog Sie kennen die (Success-)Story? Zwei Menschenkinder reisen wegen eines verlorenen Maikäferbeinchens über Umwege zum Mond. Das Equipment (Puppe, Hampelmann und ein paar Äpfel) ist mehr als dürftig, die Transfermittel (Bär, Mondkanone) reichlich unsicher und der Support (u.a. Nachtfee, Sturmriese) durchaus fragwürdig. Macht das wirklich Sinn? Kann so etwas effizient sein? Was kommt am Ende dabei raus?

5 Auftrag und Rahmenbedingungen Auftraggeber: Dominikus Ringeisen Werk Komplexträger der Sozialwirtschaft in Bayern Schwerpunkt: Eingliederungshilfe Ca Mitarbeiter 24 Standorte Einführung neuer Fachsoftware Für Leistungsabrechnung, Betreuungs- und Pflegedokumentation, Dienstplanung an Arbeitsplätzen Untersuchungsgegenstand 2 Pilotregionen für Software-Einführung 400 betroffene Mitarbeiter

6 Forschungsfrage Welche Effizienzeffekte im Sinne von Zeitersparnis kann die Einführung von Branchensoftware in einer sozialwirtschaftlichen Organisation der Eingliederungshilfe und Pflege generieren? Keine Untersuchung von Qualitätseffekten! FAKULTÄTSBEZEICHNUNG Katholische Universität Eichstätt, Arbeitsstelle Sozialinformatik

7 Forschungsmethodik Bislang in der sozialwirtschaftlichen Forschung unbekanntes Terrain Daher mehrdimensionaler Ansatz: Prozessanalysen Ist-Zustand und Ressourcenverbrauch von Prozessen A. Vor Einführung der Fachsoftware B. Gegen Ende der Testphase der Fachsoftware C. Im Regelbetrieb der Fachsoftware-Nutzung Arbeitsplatz- und Aufgabenanalysen Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten an definierten Arbeitsplätzen Phasen analog Horizontale Differenzanalysen: Summe der Arbeitszeiten in vergleichbaren Organisationseinheiten (Wohngruppen) Phasen analog

8 Durchführung Prozessanalysen Modellierung von 26 Prozessen mit 64 Einzelerhebungen in den Phasen A, B, C in moderierten Workshops u.a. Aufnahme Hilfeplanung Berichtserstellung Dienstplanung Leistungsabrechnung Pflegedokumentation Arbeitsplatz- und Aufgabenanalysen / Horizontale Differenzanalysen Selbstdokumentation der administrativen Tätigkeiten auf Basis von Kategorien, die in Workshops und Interviews erarbeitet wurden 82 Mitarbeiter 4 Wohngruppen 10 ausgewählte Tage

9 Ergebnisse I Erwartbares Ergebnis Ein hoher Effizienzeffekt zwischen den Phasen A und B, also direkt nach der Software-Einführung Ein weiterer, eher geringer ausgeprägter Effekt zwischen den Phasen B und C im Übergang vom Pilotin den Routinebetrieb Tatsächliches Ergebnis Extrem uneinheitliches Bild von Effizienzgewinnen und Effizienzverlusten Im Phasenvergleich A-B, A-C und B-C Quer über die Prozesse unterschiedlicher Typen An unterschiedlichen Arbeitsplätzen und Gruppen

10 Ergebnisse II In der Gesamtbetrachtung über alle Phasen ergibt sich ein noch leicht positives Bild. Im Saldo ergibt sich eine Zeitersparnis von ca Stunden. Umgerechnet in Stellenanteile ergibt dies rein rechnerisch ein Volumen von 4,1 Stellen = ca. 1% des Arbeitszeitvolumens

11 Fazit Eine Branchensoftware-Einführung kann in sozialwirtschaftlichen Organisationen trotz guter Software- Auswahl und Projektorganisation nur sehr beschränkte Effizienzeffekte generieren, wenn die administrativen und fachlichen Strukturen und Arbeitsabläufe historisch gewachsen sind der zentrale Gestaltungswille für Strukturen und Prozesse bislang nur schwach ausgeprägt war die Prozesse vor der Software-Einführung einen niedrigen Reifegrad aufweisen. Ohne ausgeprägtes Geschäftsprozessmanagement besitzen diese Organisationen kein Radar zum Aufspüren und Beseitigen von Ineffizienzen Das Qualitätsmanagement in seiner bisherigen Form leistet diesen Beitrag bisher zumeist nicht

12 Fragen und Diskussion Vielen Dank Ihre Fragen? Ihre Diskussionsbeiträge