Finanzkompetenzen und Visumsregelung für die Gemeinde Feusisberg

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1 Finanzkompetenzen und Visumsregelung für die Gemeinde Feusisberg gültig ab 1. Mai

2 1 Allgemeines Die vorliegende Weisung basiert auf dem Kantonalen Finanzhaushaltsgesetz vom 27. Januar 1994 (FHG) und dessen Vollzugsverordnung vom 19. Dezember 1995 (VV) und regelt die Einzelheiten in Bezug auf die Finanzkompetenzen, die Budgeteinhaltung, die Abschreibungskompetenzen, die Visums- und Unterschriftenregelung sowie die Anlagepolitik innerhalb der Organe der Gemeinde Feusisberg. 2 Ausgabenbewilligung 2.1 Grundlage Damit eine Ausgabe vorgenommen werden darf, ist dafür grundsätzlich ein Verpflichtungsoder ein Voranschlagskredit zu bewilligen ( 30 FHG). 2.2 Verpflichtungskredit Grundsatz Ein Verpflichtungskredit ermächtigt den Gemeinderat für ein bestimmtes Vorhaben bis zum bewilligten Betrag finanzielle Verpflichtungen einzugehen ( 33 Abs. 1 FHG). Der Gemeinderat bereitet unter Federführung des zuständigen Ressorts den Verpflichtungskredit vor und ist für die sorgfältige Kostenberechnung auf dem letztbekannten Preisstand verantwortlich. Die gesetzlichen Bestimmungen des FHG sind einzuhalten Erforderlichkeit eines Verpflichtungskredites Ein Verpflichtungskredit ist erforderlich für: - einmalige, neue Ausgaben, die 1.5 Prozent des Steuerertrages der einfachen Steuer nach letzter abgeschlossener Rechnung übersteigen und mindestens Fr. 75' betragen (Ableitung aus 31 lit. c FHG). - wiederkehrende, neue Ausgaben, die 0.5 Prozent des Steuerertrages der einfachen Steuer nach letzter abgeschlossener Rechnung übersteigen und mindestens Fr. 25' betragen (Ableitung aus 31 lit. d FHG). Ein Verpflichtungskredit ist nicht erforderlich für: - Ausgaben, für die eine gesetzliche oder gerichtlich sanktionierte Verpflichtung besteht ( 32 lit. a und b FHG) - Ausgaben, für welche kein erheblicher Spielraum besteht (zwingende Ausgaben), wie die notwendigen personellen und sachlichen Mittel für die Verwaltungstätigkeit (Löhne, Gebäudeunterhalt, Ersatzanschaffungen u.ä.) mit Ausnahme von Ausgaben für neue Bauten und Anlagen ( 31 lit. a und 31 lit. b FHG). - Notausgaben zur Gefahrenabwehr oder zur unaufschiebbaren Schadensbehebung ( 32 lit. c FHG) Kostenkontrolle Der Ressortverantwortliche bzw. die zuständige Verwaltungsabteilung führt eine zweckmässige Budgetkontrolle, welche es erlaubt, allfällige Kostenüberschreitungen frühzeitig zu er

3 kennen, Gegensteuer zu geben oder deren Freigabe mittels eines Zusatzkredites zu beantragen Zusatzkredit Zeigt sich vor oder während der Ausführung eines Vorhabens, dass der bewilligte Verpflichtungskredit nicht ausreicht, so ist durch das zuständige Ressort ohne Verzug ein Zusatzkredit einzuholen ( 34 Abs. 1 FHG). Der Gemeinderat hat sofort zu handeln, sobald Mehrkosten zuverlässig erkennbar sind. Es ist keine vorzeitige Inanspruchnahme wie beim Nachkredit erlaubt, ausser wenn durch die Einstellung der Arbeiten unverhältnismässig hohe Mehrkosten entstehen würden Abrechnung Ein Verpflichtungskredit ist nach Abschluss des Vorhabens durch das federführende Ressort und nach Rücksprache mit dem Gemeindekassieramt abzurechnen. Die Abrechnung wird der Rechnungsprüfungskommission zur Prüfung und der Gemeindeversammlung zusammen mit der nächsten Rechnung zur Genehmigung unterbreitet ( 33 Abs. 3 FHG). 2.3 Voranschlagskredit Grundsatz Ein Voranschlagskredit ermächtigt den Gemeinderat, die Rechnung im Budgetjahr für den bezeichneten Zweck bis zum bewilligten Betrag zu belasten ( 35 Abs. 1 FHG). Auch die jährlichen Fälligkeiten eines Verpflichtungskredites sind brutto als Voranschlagskredit zu budgetieren ( 35 Abs. 2 FHG) Erforderlichkeit eines Voranschlagskredites Ein Voranschlagskredit ist grundsätzlich für alle übrigen Ausgaben, welche nicht mit einem Verpflichtungskredit zu bewilligen sind, erforderlich ( 35 FHG). Erträgt die Ausgabe keinen Aufschub ohne nachteiligen Folgen, darf sie auch ohne Voranschlagskredit vorgenommen werden ( 36 Abs. 2 FHG). Nicht erforderlich ist ein Voranschlagskredit für: - Ausgaben, für die eine gesetzliche oder gerichtlich sanktionierte Verpflichtung besteht ( 32 lit. a und b FHG) - Notausgaben zur Gefahrenabwehr oder zur unaufschiebbaren Schadensbehebung ( 32 lit. c FHG) Budgetkontrolle Der Ressortverantwortliche bzw. die zuständige Verwaltungsabteilung führt eine zweckmässige Budgetkontrolle, welche es erlaubt, allfällige Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen, Gegensteuer zu geben oder deren Freigabe mittels eines Nachkredites zu beantragen Nachkredite während des Rechnungsjahres Nachkreditbegehren während des laufenden Jahres sind durch das zuständige Ressort spätestens während der Budgetierungsphase des Folgejahres dem Gemeindekassieramt samt Be

4 gründung der Budgetüberschreitung zu melden. Das Gemeindekassieramt beantragt diese Nachkredite bereits anlässlich der Budget-Gemeindeversammlung dem Stimmbürger zur Genehmigung Nachkredite per Jahresende Budgetüberschreitungen von mehr als Fr. 1' für die noch kein Nachkredit bewilligt wurde, werden per Jahresabschluss vom Gemeindekassieramt den einzelnen Ressorts mitgeteilt. Die Ressorts begründen diese Ueberschreitungen dem Gemeindekassieramt zu Handen der Rechnungs-Gemeindeversammlung, sofern es sich dabei nicht um gesetzlich gebundene Ausgaben handelt (keine Nachkreditpflicht). 3 Finanzkompetenzen 3.1 Allgemeines Der Gemeinderat übt die Aufsicht über den Finanzhaushalt aus und ist unter anderem zuständig für die Regelung der Verpflichtungs- und Verfügungsberechtigungen ( 40 FHG). Mit diesem Abschnitt werden die internen Finanzkompetenzen festgelegt. 3.2 Gültigkeit Diese Regelung ist für alle Bereiche gültig, für die keine anders lautenden gesetzlichen Bestimmungen bestehen. Diese Finanzkompetenzen finden grundsätzlich für alle Ausgaben sowohl der Laufenden Rechnung wie auch der Investitionsrechnung Anwendung, mit Ausnahme von: - zwingenden, durch Rechtssatz gebundenen Ausgaben - Ausgaben, für die bereits ein Gemeinderatsbeschluss vorliegt, der klare Aussagen zur finanziellen Verpflichtung enthält 3.3 Definition einer Ausgabe Massgebend für die Höhe der Ausgabe ist die Gesamtsumme, welche sich aus der eigentlichen Ausgabe und den Folgekosten aus dieser Ausgabe zusammensetzt. Bei wiederkehrenden Ausgaben (z.b. Miet- oder Leasingverträge, Versicherungsabschlüsse, Wartungsverträge) ist für die Berechnung der Ausgabenhöhe die während der ganzen Vertragsdauer anfallenden Gesamtsumme massgebend. Dabei wird von der erstmaligen, verbindlichen Vertragsregelung ausgegangen. Fehlt dabei eine Vertragsdauer, so ist eine Zeitspanne von 10 Jahren anzunehmen. 3.4 Höhe der Finanzkompetenzen (Auftragsvergabe) Festlegung der einzelnen Finanzkompetenzen Die Finanzkompetenzen werden auf den einzelnen Stufen wie folgt festgelegt, sofern im Voranschlag ein entsprechender Kredit vorhanden ist: a) Gemeinderatsmitglieder Fr. 15' je Auftrag b) Kommissionen Fr. 15' je Auftrag c) Bereichsleiter Fr. 10' je Auftrag - 4 -

5 d) Schulmaterialverwalter, Feuerwehrkommandant, Kommissionen Fr. 5' je Auftrag e) Strassenmeister und Liegenschaftsverwalter Fr. 5' je Auftrag für Unterhaltsmaterial bzw. Fr. 2' je Auftrag für Neuanschaffungen f) Verwaltungsmitarbeitende, Lehrpersonen, Hauswarte Fr. 2' je Auftrag Verbot der Kumulation Jegliche Kumulation einzelner Finanzkompetenzen ist untersagt Spezielle Regelungen Der Gemeinderat kann mittels Gemeinderatsbeschluss für einzelne Behörden, Kommissionen, Gremien und Funktionsträger oder Projekte von den unter Punkt festgesetzten Beträgen abweichende Finanzkompetenzen erlassen. 4. Abschreibungen/Ausbuchungen 4.1 Kompetenzen und Zuständigkeiten (ohne Steuern) Die Kompetenzen zur Abschreibung eines Ausstandes (ohne Steuern) werden im Einzelfall und nach erfolgloser Betreibung oder offensichtlicher Uneinbringlichkeit der Forderung wie folgt erteilt: bis Fr. 2' über Fr. 2' bis Fr. 5' über Fr. 5' Bereichsleiter Finanzen Säckelmeister Gemeinderat 4.2 Kompetenzen und Zuständigkeiten bei Steuerforderungen Stellungnahme zu Steuererlassgesuche Stellungnahmen bzw. Vernehmlassungen betreffend Steuerforderungen der Gemeinde Feusisberg werden bis zu einem Gesamterlassbetrag von Fr. 2' direkt vom Gemeindesteueramt abgegeben. Bei einem Gesamterlassbetrag über Fr. 2' erfolgt die Stellungnahme durch den Gesamtgemeinderat Abschreibungen mit Verlustscheinen Die Finanzkompetenz zur Abschreibung von Steuerforderungen mit Verlustschein liegt beim Gemeindesäckelmeister Verwaltungsmässige Abschreibungen Die Finanzkompetenz zur Abschreibung von offensichtlich uneinbringlichen Steuerforderungen liegt beim Gemeindesäckelmeister

6 5. Visumsregelung 5.1 Grundsatz Gestützt auf 23 VV erlässt der Gemeinderat nachfolgende Visumsregelung. 5.2 Allgemeine Ausgaben Das Kassieramt darf die Zahlungen erst vornehmen, wenn die Rechnungen korrekt visiert sind. Die zuständigen Ressorts und Abteilungen sind dafür verantwortlich, dass die entsprechenden Visa rechtzeitig eingeholt werden Erstvisum Die für die Ausgaben zuständigen Personen haben die in ihrem Verantwortungsbereich anfallenden Rechnungen und Belege zu kontrollieren. Sie bestätigen diese Kontrolle im Hinblick auf die materielle und rechnerische Richtigkeit mit ihrem Visum links Zweitvisum Der für das Sachgebiet zuständige Ressortvorsteher visiert die Rechnung als Zweites und bestätigt damit die Kenntnisnahme von der Ausgabe. Hat der zuständige Ressortvorsteher bereits das Erstvisum gem. Ziff vorgenommen, so wird das Zweitvisum immer durch den Säckelmeister vorgenommen Drittvisum Zahlungen über Fr. 5' sind nach erfolgter Visierung nach Ziff und zwingend dem Säckelmeister zum Visum vorzulegen. 5.3 Lohnzahlungen Das Kassieramt führt die Lohnzahlungen gemäss rechtsgültig unterzeichneten Anstellungsverträgen bzw. Gemeinderatsbeschlüssen durch. Das Zweitvisum für die Lohnauszahlung erfolgt durch eine weitere bankunterschriftsberechtigte Person. 5.4 Mitarbeiterspesen Spesenabrechnungen können für das laufende Jahr bis spätestens 15. Dezember dem Kassieramt zur Bezahlung eingereicht werden. Die Visumsregelung nach Art. 5.2 ist vorgängig einzuhalten. 6 Verkehr mit Geldinstituten 6.1 Unterschriftsberechtigungen Sämtliche Zahlungen, welche über Geldinstitute abgewickelt werden, sind kollektiv zu Zweien zu visieren

7 Der Gemeinderat regelt die Unterschriftsberechtigungen im Einzelnen, überträgt jedoch deren Bewirtschaftung dem Gemeindekassieramt im Generellen. 6.2 Verzeichnis der Unterschriftsberechtigungen Das Gemeindekassieramt führt ein Verzeichnis über die im Verkehr mit Geldinstituten zeichnungsberechtigten Personen. 7 Anlagepolitik der Gemeinde 7.1 Mündelsicherheit Sämtliche Geldanlagen müssen mündelsicher getätigt werden. Sind Geldanlagen geplant, die nicht bei einer schweizerischen Gross-, Kantonal- oder Raiffeisenbank bzw. bei der Postfinance als Konto- oder Festgeldeinlage erfolgen, so ist vorgängig das Einverständnis der Rechnungsprüfungskommission einzuholen. Vom Gemeinderat mittels Beschluss Nr. 168 am 19. April 2010 genehmigt