Leitfaden zur Angebotserstellung

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1 Leitfaden zur Angebotserstellung Stand: JUNI 2010 Referat 1.1 Allgemeine Dienste und Bewirtschaftung 1

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeine Ausschreibungsbestimmungen und Erläuterungen Allgemeines... Seite Anwender der VOL... Seite Ansprechpartner... Seite Fragen zur Ausschreibung... Seite Ergänzende Angaben... Seite Abgabetermin... Seite Verspätete Angebote... Seite Fristen / Zuschlag / Bindefrist... Seite Preise... Seite Aufhebung der Ausschreibung... Seite Veröffentlichung... Seite Rückgabe der Ausschreibungsunterlagen... Seite Verschwiegenheit... Seite Unteraufträge... Seite 8 2

3 Bestimmungen zur Angebotserstellung 3.1 Darstellung der Angebote... Seite Form und Inhalt der Angebote... Seite Zustellung des Angebotes... Seite Bewertung der Angebote Seite Berichtigungen und Änderungen... Seite Vergütung... Seite 10 Vertragsgestaltung 4.1 Allgemein... Seite 10 Sonstiges 5.1 Autorisierung... Seite Sicherheit / Ergonomie... Seite Gewährleistung / Transfer... Seite Garantie... Seite Lieferung... Seite Einweisung... Seite Teststellung... Seite 12 3

4 Erfüllungsort und Gerichtsstand Seite 12 Schriftform Seite 12 Sonstiges Seite 12 Im weiteren gelten die Angaben im Leistungsverzeichnis und den Besonderen Vertragsbedingungen. 4

5 Allgemeines Die Deutsche Rentenversicherung Saarland ist seit 1. Januar 2008 der Ansprechpartner für alle Versicherten, wenn es um Fragen in Sachen Rente, Altersvorsorge, Rehabilitation oder Hüttenknappschaftliche Zusatzversicherung geht. Ab diesem Zeitpunkt geht die bisherige Auskunfts- und Beratungsdienst der Deutschen Rentenversicherung Bund (ehemals BfA) in Saarbrücken auf den saarländischen Regionalträger über. Die gemeinsame Auskunfts- und Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung befindet sich dann in der Martin- Luther-Straße 2-4, Saarbrücken (im Verwaltungsgebäude der früheren LVA für das Saarland heute Deutsche Rentenversicherung Saarland). Als Folge der Organisationsreform in der gesetzlichen Rentenversicherung gehört somit die zweigeteilte Beratung der Vergangenheit an. Unter dem Dach der Deutschen Rentenversicherung Saarland stehen damit unsere Beraterinnen und Berater in der Auskunfts- und Beratungsstelle in Saarbrücken und an neun weiteren Sprechtagsorten im Saarland allen Versicherten der Deutschen Rentenversicherung zur Verfügung. Wir sind ein moderner, bürgernaher und wirtschaftlich arbeitender Dienstleister mit rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und sind als Körperschaft des öffentlichen Rechts nach dem Prinzip der Selbstverwaltung organisiert. Inhalt und Umfang der Beschaffung Die Deutsche Rentenversicherung Saarland beabsichtigt, die in ihren Vergabe- und Vertragsunterlagen beschriebenen Leistungen zu vergeben. Abnahmeberechtigte Abnahmeberechtigte aus dieser Ausschreibung sind: die Deutsche Rentenversicherung Saarland 5

6 Allgemeine Ausschreibungsbestimmungen und Erläuterungen 2.1 Anwender der VOL Die ausschreibende Stelle verfährt nach Teil A der VOL Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen. 2.2 Ansprechpartner- und Verhandlungspartner a) Die Telefonvermittlung (0681) b) Beschaffungssachbearbeiter Ansprechpartner: Herr Hendrik Kunz Tel.: 0681 / Fax: 0681 / Frau Traudel Siebisch Tel.: 0681 / Fax: 0681 / hkunz@drv-saarland.de tsiebisch@drv-saarland.de 2.3 Fragen zur Ausschreibung Alle Fragen, die mit der vorliegenden Ausschreibung im Zusammenhang stehen, sind mündlich oder schriftlich an die bezeichneten Ansprechpartner zu richten. Je nach Problematik wird die Antwort direkt im Rahmen eines Gespräches oder schriftlich erfolgen. 2.4 Ergänzende Angaben sind auf einem gesonderten Formblatt anzugeben. 6

7 2.5 Abgabetermin Das Angebot ist in einfacher Ausfertigung grundsätzlich per Post zu übermitteln. Eine persönliche Abgabe kann bis zum Abgabetermin zu den Öffnungszeiten in der Poststelle der Deutschen Rentenversicherung Saarland erfolgen versehen mit Datum und Uhrzeit des Eingangsstempels sowie Namenszeichen des Empfängers. Die Umschläge sind mit dem Sonderetikett der Deutschen Rentenversicherung Saarland versehen einzureichen. Der Abgabetermin ist aus den Besonderen Vertragsbedingungen ersichtlich. 2.6 Verspätete Angebote Angebote, welche nach dem Abgabetag eingehen gleich aus welchem Grund können nicht mehr berücksichtigt werden. 2.7 Fristen / Zuschlags / Bindefrist Das Angebot muß vor Ablauf der Angebotsfrist bei der Beschaffungsstelle eingegangen sein; es kann bis zum Ablauf dieser Angebotsfrist schriftlich oder telegrafisch zurückgezogen werden. Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen sind ebenfalls nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist (siehe auch Leistungsverzeichnis und BVB). Das Angebot ist nicht berücksichtigt worden, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt worden ist. 2.8 Preise Das Angebot muss die Preise und die sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Änderungen an den Eintragungen des Bieters müssen zweifelsfrei sein. In den Angebotsunterlagen sind Zusätze oder Änderungen weder an dem vorgeschriebenen noch an dem vorgedruckten Text zulässig. Soweit Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots für erforderlich gehalten werden, sind sie auf besonderer Anlage beizufügen. Änderungsvorschläge oder Nebenangebote - sofern sie nicht ausgeschlossen sind - müssen auf besonderer Anlage abgegeben werden und sind als solche deutlich zu kennzeichnen und zu beschreiben. Angebotsvordruck und Anlagen sind mit der Anschrift des Bieters sowie mit Datum und rechtsverbindlicher Unterschrift zu versehen. Der Angebotsvordruck soll wegen der Rechtsverbindlichkeit der Vertragsbedingungen auch dann unterschrieben zurückgegeben werden, wenn nur ein Nebenangebot sofern zulässig - auf besonderem Blatt abgegeben wird. 2.9 Aufhebung der Ausschreibung Die Vergabestelle behält sich unter den Voraussetzungen des 17 VOL/A die teilweise oder vollständige Aufhebung der Ausschreibung vor. Die Aufhebung wird den Bietern schriftlich mitgeteilt Veröffentlichung Die Vergabe- und Vertragsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden, jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist nicht statthaft. 7

8 Ausschreibungen werden u.a. auf der Homepage der Deutschen Rentenversicherung Saarland veröffentlicht. Ein Download ist kostenfrei. Für die Übersendung in Papierform werden Gebühren erhoben. Diese werden nicht mehr erstattet Rückgabe der Ausschreibungsunterlagen Wünscht der Bieter im Falle einer Nichtberücksichtigung die Rückgabe seiner Unterlagen, so hat er dies im Angebot zu vermerken. Die Frist hierfür endet 20 Tage nach Zuschlagsfrist Verschwiegenheit Der Bieter hat- auch nach Beendigung der Angebotsphase- über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebots beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten Unteraufträge Will der Bieter Leistungen an Subunternehmer (auch Handelspartner) übertragen, hat er Art und Umfang der Leistung und den / die Unternehmer im Angebot zu benennen. Im Verhältnis zum Auftraggeber steht der Bieter als Alleinanbieter und haftet für alle Mängel auch die der Subunternehmer. Bestimmungen zur Angebotserstellung 3.1 Darstellung der Angebote Die Angebote sollen der Vergleichbarkeit wegen in allen Einzelpunkten der Gliederung und der Leistungsbeschreibung folgen, wie sie im Leistungsverzeichnis dargestellt sind. Die Preisübersichten dienen der standardisierten Form und einem einfachen Vergleich der Angebote. 3.2 Form und Inhalt der Angebote Die Angebote- Vergabe- und Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Besondere Vertragsbedingungen) müssen rechtsverbindlich unterschrieben und mit einem Firmenstempel versehen sein. Werden die Vordrucke nicht unterschrieben und mit einem Firmenstempel versehen, gilt das Angebot als nicht abgegeben. Beigefügte Auftrags- oder Geschäftsbedingungen führen zum Ausschluss des Angebotes. Für die Abgabe des Angebotes ist einer von der Beschaffungsstelle: übersandten Vordrucke zu verwenden (gilt nicht für Nebenangebote). Eine Ausfertigung des Angebotsvordrucks ist für die Unterlagen des Bieters bestimmt. 8

9 3.3 Zustellung des Angebotes Das Angebot ist an: Deutsche Rentenversicherung Saarland Referat 1.1 Allgemeine Dienste und Bewirtschaftung Martin-Luther-Str Saarbrücken zu richten. Bei der Öffentlichen = Offenes Verfahren und Beschränkten Ausschreibung = Nichtoffenes Verfahren ist das Angebot in einem äußerlich gemäß Ziffer 1.4 gekennzeichneten verschlossenen Umschlag und getrennt von etwaigen Mustern und Proben zuzustellen. Muster und Proben der Bieter müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Der mit den Ausschreibungsunterlagen übersandte orangefarbene Kennzettel ist auf den Umschlag zu kleben. Bei Fehlen des orangefarbenen Zettels muss auf der Vorderseite des Umschlages deutlich erkennbar der Hinweis z.b. "Angebot, Geschäftszeichen der Ausschreibung stehen. Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen des Angebots, die bis zum Angebotsschlusstermin - Ablauf der Angebotsfrist - eingehen können, müssen entsprechend gekennzeichnet zugestellt werden. Auf der Vorderseite des Umschlags muss der Hinweis z.b. "Angebotsberichtigung / Geschäftszeichen der Ausschreibung deutlich erkennbar sein. Mit der Abgabe des Angebotes werden alle vorliegenden Bedingungen anerkannt. 3.4 Bewertung der Angebote Der Zuschlag wird dem Angebot erteilt, welches unter Berücksichtigung aller technischen, personellen und betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkte am günstigsten ist. Hierbei sind ggf. Teststellungen- soweit durch den Auftraggeber nicht bereits erfolgt, als Entscheidungskriterium für den Zuschlag mit einzubeziehen. Über den Stand des Bewertungsverfahrens werden grundsätzlich keine Auskünfte erteilt. 3.5 Berichtigungen und Änderungen Berichtigungen und Änderungen zu abgelieferten Angeboten sowie eine evtl. Zurückziehung eines Angebotes können bis zum Abgabetermin vorgenommen werden. Dies ist der Vergabestelle schriftlich mitzuteilen. 3.6 Vergütung Für die Erstellung des Angebots und der ggf. geforderten Angebotsmuster wird keine Vergütung gewährt. Angebotsunterlagen und Angebotsmuster sind kostenfrei zuzusenden. 9

10 Vertragsgestaltung 4.1 Allgemein Sofern im Zusammenhang mit der Beauftragung keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen werden, sind im Falle des Zuschlag: die Anforderungen aus den Vergabe- und Vertragsunterlagen. Bestandteile des Vertrages. Ergänzend gelten die Bestimmungen der Verdingungsordnung für Leistungen VOL und des BGB. Sonstiges 5.1 Autorisierung Sofern der Anbieter nicht Hersteller der angebotenen Leistungsbeschreibung ist, muss er für die angebotenen Produkte autorisierter Händler sein. Ein entsprechender Nachweis ist beizufügen. 5.2 Sicherheit / Ergonomie Die angebotenen Produkte müssen mit den üblichen Prüfzeichen (TÜV, GS, VDE, CE, blauer Engel) versehen sein. Muster: Bei technischen Geräten muss außerdem die Geräuschemission den arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Entsprechend gelten diese Bestimmungen auch für die elektronische Beschaffung sogen. Web- Gütesiegel Muster: 10

11 Die unter Punkt 5.2 geforderten Voraussetzungen müssen dokumentiert nachgewiesen werden. 5.3 Gewährleistung / Transfer Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden auf dem Transportweg sowie bis zur Installation bzw. Implementierung von technischen Geräten bis zur Endabnahme durch den Kunden. 5.4 Garantie Unter Garantie wird die Herstellergarantie angesehen und gefordert. 5.5 Lieferung Die Lieferung erfolgt grundsätzlich ohne Fracht- und Lieferkosten. Verpackungsmaterial ist durch den Lieferanten kostenfrei zu entsorgen. 5.6 Einweisung Eine u.u. notwendige Einweisung des Personals erfolgt grundsätzlich kostenlos. 5.7 Teststellung Eine notwendige Teststellung hat kostenlos zu erfolgen. Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort ist die im Leistungsverzeichnis angegebene Verwendungsstelle. Fehlt die Festlegung, gilt Saarbrücken, Martin Luther- Str. 2-4, als Gerichtsstand und Erfüllungsort. Schriftform Schriftformklausel ("Sämtliche Abreden etc. sind schriftlich in die Vertragsurkunde bzw. Auftragsbestätigung aufzunehmen.") Sonstiges Mit Abgabe seines Angebots erklärt der Bieter, dass er seinen gesetzlichen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachkommt. Ihre 11