TECHNISCHE INFORMATION: LESSOR LOHN/GEHALT KRANKENKASSENSÄTZE IMPORTIEREN

Transkript

1 MICROSOFT DYNAMICS NAV Inhaltsverzeichnis Einleitung... 3 Voraussetzungen... 3 Notwendige Einrichtungen... 3 Import der Beitragssatzdatei... 5 Testen der Beitragssätze... 9 Buchen der Beitragssätze FAQ TECHNISCHE INFORMATION: LESSOR LOHN/GEHALT KRANKENKASSENSÄTZE IMPORTIEREN Dieses White Paper beschreibt, wie Sie die Krankenkassensätze über die sogenannte Beitragssatzdatei in LESSOR Lohn/Gehalt importieren können. Somit entfällt die manuelle Pflege der Krankenkassensätze. Die Beitragssatzdatei wird kostenlos allen Kunden von LESSOR Lohn/Gehalt zur Verfügung gestellt. Die Beitragssatzdatei wird von der ITSG GmbH aktualisiert und als Gesamtdatei umgehend auf unserer Internetseite unter Kundensupport zur Verfügung gestellt. Der Partner hat die Möglichkeit für seine Kunden ein Benutzerlogin über finlohn@lessor.de anzufordern, damit die Kunden selbstständig die aktuelle Beitragssatzdatei downloaden können. Version Copyright 2011 LESSOR GmbH T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 1

2 HINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Bei Verwendung des Dokumentes zu anderen Zwecken lehnt LESSOR GmbH jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. LESSOR GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von LESSOR GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von LESSOR GmbH darf das Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. COPYRIGHTVERMERK Copyright 2011 LESSOR GmbH, Stadionring 16, D Ratingen, Deutschland. Alle Rechte vorbehalten. WARENZEICHEN Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen wird und die entweder mit TM oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions. Die Warenzeichen Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von LESSOR GmbH. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 2

3 Einleitung Diese Beschreibung erläutert, wie Sie die Krankenkassensätze über die sogenannte Beitragssatzdatei in LESSOR Lohn/Gehalt importieren können. Die Beitragssatzdatei muss zuerst in LESSOR Lohn/Gehalt in eine gesonderte Tabelle eingelesen werden. Von dieser Tabelle aus können Sie über eine Testfunktion die eingelesenen Beitragssätze prüfen lassen. Nach dem Testen müssen Sie die Beitragssätze buchen: Beim Buchen werden die Beitragssätze als Krankenkassensätze unter die jeweiligen Krankenkassen gespeichert und optional werden evtl. notwendige rückwirkende Änderungen der Krankenkassensätze im Krankenkassen Korr.-Reg.-Blatt gespeichert. Mit der Beitragssatzdatei werden Krankenkassensätze für das aktuelle Jahr und für das Vorjahr ab dem 1. Januar eingelesen, sofern das Vorjahr nicht vor dem liegt, aber mit LESSOR Lohn/Gehalt abgerechnet wurde. Weiter zurückliegende Zeiträume werden nicht berücksichtigt. Voraussetzungen Sie müssen eine der folgenden Lohn-Versionen haben: (für Microsoft Dynamics NAV Version 2.60) oder (für Microsoft Dynamics NAV Version 3.01, 3.10, 3.60, 3.70) oder (für Microsoft Dynamics NAV Version 4.00, 4.01, 4.02, 4.03) oder (für Microsoft Dynamics NAV Version 5.00, 5.01) oder (für Microsoft Dynamics NAV Version 6.00, 6.01). Notwendige Einrichtungen Um den Import der Beitragssatzdatei durchführen zu können, müssen Sie einige Einrichtungen in LESSOR Lohn/Gehalt vornehmen: Lohn/Gehalt Einrichtung Wählen Sie: Lohn/Gehalt, Einrichtung, Lohn/Gehalt Einrichtung. Wählen Sie jetzt Register Soz.- Versicherung: T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 3

4 Im Feld Krank.-Korr.Reg.Z. erstellen können Sie ein Häkchen setzen, wenn Sie beim Buchen der Krankenkassensätze auch Datensätze im Krankenkassen Korr.-Reg.-Blatt erstellen möchten. Der Testbericht beim Import der Beitragssatzdatei zeigt an, welche Beitragssätze im Krankenkassen Korr.- Reg.-Blatt erstellt werden. Wenn Sie jedoch nicht wünschen, dass Datensätze im Krankenkassen Korr.- Reg.-Blatt erstellt werden, sollten Sie kein Häkchen in das obige Feld eingeben. Wenn Ihr Mandant ein Umlageplicht Startdatum eingetragen hat, müssen Sie das Feld Umlagesatzgruppe auf der Krankenkassenkarte für jede Krankenkasse ausfüllen, auch wenn nicht alle Krankenkassen an der Umlage beteiligt sind. Bei den nicht umlagepflichtigen Krankenkassen können Sie pauschal Umlagesatzgruppe 1 eingeben. Wählen Sie: Lohn/Gehalt, Einrichtung, Krankenkassen. In der Übersicht wählen Sie Shift+F5 um die Krankenkassenkarte zu öffnen: Im Feld Umlagesatzgruppe müssen Sie einen Code auswählen, wenn die Firma Umlage abführen muss. Wenn Sie mit Hauptmandanten arbeiten und mindestens in einem Mandanten Umlage abgeführt werden muss, müssen Sie auch die Umlagesatzgruppe auf der Krankenkassenkarte für jede Krankenkasse in den Hauptmandanten eingeben. Es wird mit Umlagesatzgruppen gearbeitet, weil die Krankenkassen mit bis zu sechs unterschiedlichen Kombinationen von Erstattungs- und Beitragssatz arbeiten. Umlagesatzgruppe 1 ist immer der allgemeine Erstattungs- und Beitragssatz der Krankenkasse. Die Krankenkasse sollte die Information der Umlagesatzgruppe liefern. Ist es nicht möglich, können Sie die Umlagesatzgruppe selbst ermitteln, indem Sie über die Internetseite Grundlagen, Beitragssatzabfrage und dann über den Namen der Krankenkasse die Umlagesatzgruppe aufgrund der angezeigten Erstattungssatzvarianten heraussuchen. Alternativ können Sie bei den Krankenkassen direkt nach der Anzahl und Varianten der Umlageerstattung nachfragen. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 4

5 Das vorherige Beispiel zeigt verschiedene Erstattungs- und Umlagesätze der AOK Rheinland, Betriebsnr Aktuell für 2011 wäre die Umlagesatzgruppe 1 für den Erstattungssatz 60 % mit einem Umlagesatz von 1,8 %. Umlagesatzgruppe 2 wäre in dem Fall für einen Erstattungssatz von 50 % mit einem Umlagesatz von 1,3 %. Umlagesatzgruppe 3 wäre dann für einen Erstattungssatz 70 % mit einem Umlagesatz von 2,6 %. Wenn der Anwender Umlage abführen muss, das Feld Umlage Startdatum in der Lohn/Gehalt Einrichtung ausgefüllt ist und der Anwender keine Umlagesatzgruppe auf der Krankenkasse eingegeben hat, erhält der Anwender beim Testen der importierten Datensätze eine Fehlermeldung. Bei neu angelegten Krankenkassen wird vom Programm automatisch die Umlagesatzgruppe 1 hinterlegt. Ist die Firma nicht umlagepflichtig, braucht die Umlagesatzgruppe auf der Krankenkassenkarte nicht gepflegt werden. Es findet beim Importieren der Beitragssatzdatei, beim Testen und Buchen eine Prüfung statt. Auf dem Testbericht werden die Zeilen mit ausgewiesen. Die U1- und U2-Sätze werden jedoch nicht importiert. Import der Beitragssatzdatei Die Beitragssatzdatei wird von der ITSG GmbH, den Herstellern von DEÜV-zertifizierten Lohnprogrammen, zur Verfügung gestellt. Die einzelnen Krankenkassen pflegen die eigenen Sätze in einer zentralen Datenbank von der ITSG GmbH und anhand dieser Datenbank erstellt die ITSG GmbH die Beitragssatzdatei. Sie können auch die Beitragssätze im Einzelnen auf der Webseite von der ITSG GmbH abrufen und prüfen (ist ohne Login möglich - wählen Sie hierzu: Grundlagen, Beitragssatzabfrage und Name K.K.). Für die zur Verfügung gestellte Beitragssatzdatei übernehmen weder die ITSG GmbH noch die Fa. LESSOR GmbH eine Gewähr für die Richtigkeit. Die Beitragssatzdatei wird nur von uns zur Verfügung gestellt. Bei Unstimmigkeiten der Beitragssätze aus der Datei bitten wir Sie dieses an die adresse Beitragssatz@itsg.de für alle BKK Krankenkassen zu melden. Sind bei allen anderen Krankenkassen (z. B. IKK, AOK, Ersatzkassen etc.) Werte in der Beitragssatzdatei nicht richtig gepflegt, wenden Sie sich bitte direkt an die entsprechende Krankenkasse. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 5

6 Um die Beitragssatzdatei zu importieren, wählen Sie Lohn/Gehalt, Periodische Aktivitäten, Krankenkassensätze importieren. Es öffnet sich eine Tabellenform (ähnlich wie z.b. KK-Betriebsnr.): Das Fenster lässt sich nicht öffnen, wenn der Mitarbeiterfilter aktiviert ist und der Anwender nicht der Administrator ist. Des Weiteren lässt sich das Fenster nicht öffnen, wenn ein Mandant als Hauptmandant gekennzeichnet ist, aber das Fenster aus einem anderen Mandanten geöffnet wird. Das Fenster ist grundsätzlich leer: Hier werden die Krankenkassensätze aus der Beitragssatzdatei importiert und gebucht. Nach dem Buchen werden alle Datensätze im Fenster gelöscht. Wenn bereits eine Beitragssatzdatei importiert wurde, erscheint in dem Feld Zuletzt gebucht am das Datum, an dem zuletzt eine Beitragssatzdatei gebucht wurde. In dem Feld Letztes Dateidatum wird das Datum aus der zuletzt gebuchten Beitragssatzdatei angezeigt. Um die Beitragssatzdatei manuell zu importieren, wählen Sie Funktion, Import und folgendes Request- Fenster erscheint: T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 6

7 Hier müssen Sie im Feld Dateiname den Dateinamen sowie den Pfad angeben. Sie müssen somit im Voraus die aktuelle Krankenkassensatz-Datei auf Ihre Festplatte gespeichert haben. Klicken Sie OK um den Import zu starten. Sie haben auch die Möglichkeit direkt aus LESSOR Lohn/Gehalt die Beitragssatzdatei von der Lessor Internetseite runterzuladen. Die Beitragssätze erscheinen dann direkt in den Zeilen der Form Krankenkassensätze importieren. Hierzu müssen vorab einige Einstellungen unter dem Menüpunkt Einrichtung, Download Einrichtung vorgenommen werden. In das Feld Pfad geben Sie bitte den Pfad (so kurz wie möglich) ein, wo die Datei abgespeichert werden soll. In den Feldern Benutzername und Kennwort müssen die Zugangsdaten zu der LESSOR Internetseite hinterlegt werden. Das Feld BSD-Import vom Internet muss angehakt werden, wenn Sie in der Form Krankenkassensätze importieren mit der Funktion Import die Datei aus dem Internet runterladen wollen. Hierbei wird der Download der Beitragssatzdatei von der LESSOR Internetseite angestoßen und gleichzeitig werden die Krankenkassensätze direkt in die Form importiert. Möchten Sie die Krankenkassensätze nicht direkt in die Form importieren, wählen Sie die Funktion Download und dann Import. In dem Register Web-Zugriff müssen Sie Ihrer Microsoft Dynamics NAV Version entsprechend folgende Eingaben hinterlegen: Bei Versionen bis einschließlich Microsoft Dynamics NAV 3.70 kann der Standard markiert bleiben. Sollten Sie Microsoft Dynamics NAV 4.00 oder höher im Einsatz haben, müssen Sie Benutzerdefiniert markieren und im Feld SHELL-Befehl Format Parameter auswählen. In dem Feld Web-Zugriffsmethode hinterlegen Sie bitte die von Ihnen T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 7

8 gewünschte Zugriffsmethode zur Handhabung Ihrer Benutzer ID und Ihres Kennwortes beim Download von unserer Internetseite. Die Importroutine importiert alle Sätze, die zu Ihren angelegten Krankenkassen gehören: Das Feld KK- Betriebsnr. auf der Krankenkassenkarte kennzeichnet die Krankenkasse eindeutig: Aus der Datei werden nur Datensätze, die mit bereits erfassten Krankenkassen gepaart werden können, importiert. Die Beitragssatzdatei beinhaltet auch ältere Krankenkassensätze. Der Krankenkassensatz Import liest allerdings nur Krankenkassensätze für das aktuelle Jahr und für das Vorjahr ein, sofern das Vorjahr nicht vor dem liegt, aber mit LESSOR Lohn/Gehalt abgerechnet wurde. Falls Sie die importierten Beitragssätze aus Versehen importiert haben, können Sie die Zeilen mit der Funktion Zeilen löschen wieder löschen. Wenn die Beitragssatzdatei importiert wurde, sieht das Fenster wie in dem nächsten Beispiel dargestellt aus: T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 8

9 Testen der Beitragssätze Die importierten Beitragssätze sollten vor dem Buchen getestet werden. Wenn Sie die Beitragssätze testen, wird ein Bericht erstellt. Der Bericht zeigt an, was passiert, wenn "Buchen" gestartet wird: welche Datensätze nicht eingefügt werden, weil die Sätze schon vorhanden sind (früher eingelesen oder vom Anwender schon manuell eingegeben), welche Datensätze als normale Krankenkassensätze und welche Datensätze als Krankenkassen Korr.-Reg.-Blattzeilen übernommen werden. Wählen Sie Buchen, Testen und der Testbericht erscheint: Wie oben dargestellt, setzt der Testbericht einen Statuscode in jedem Datensatz ein. Wenn ein Datensatz den Status Fehler bekommt, wird der Datensatz beim Buchen nicht als Krankenkassensatz übernommen. Im obigen Beispiel fehlt die Umlagesatzgruppe im Krankenkassenstamm für Krankenkasse AOK Rheinland. Die Umlagesatzgruppe kann jedoch in diesem Fall einfach nachgetragen werden und die Datensätze erneut getestet werden. Dann wird der Datensatz den Status Einfügen erhalten. Es ist notwendig die Umlagesatzgruppe nachzutragen und dann erneut den Krankenkassensatzimport zu starten. Der Status der Krankenkassensatzimportzeile kann folgende Optionen haben: T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 9

10 Option <Leer> Schon vorhanden Aktualisieren Einfügen Fehler Beschreibung Das Feld beinhaltet keine Option im Feld, solange die importierten Datensätze nicht getestet sind. Die Option wird gesetzt, wenn der Datensatz schon als Krankenkassensatz vorhanden ist. Der Datensatz wird beim Buchen nicht übernommen. Die Option wird gesetzt, wenn der Datensatz als Krankenkassensatz teilweise vorhanden ist. Der vorhandene Krankenkassensatz wird beim Buchen mit den Angaben des Datensatzes aktualisiert. Es werden ggf. Datensätze im Korrektur Reg.-Blatt fortgeschrieben. Die Option wird gesetzt, wenn der Datensatz als Krankenkassensatz nicht vorhanden ist und kein Fehler vorliegt. Der Datensatz wird beim Buchen übernommen. Die Option wird gesetzt, wenn ein Fehler vorliegt. Z.B. kann ein Umlagesatz nicht eingelesen werden, wenn keine Umlagesatzgruppe auf der Krankenkassenkarte erfasst wurde. Der Datensatz wird beim Buchen nicht übernommen. Beim Testen werden auch die beiden Felder KV-Beitrag freiwillig und PV-Beitrag freiwillig nach einer festgelegten Formel der ITSG GmbH berechnet. Hierzu wird auf die SV-Werte zugegriffen. Es können Rundungsdifferenzen entstehen, die ggf. manuell in den Krankenkassensätzen geändert werden können, wenn es von der Krankenkasse gewünscht wird. Die beiden Felder müssen berechnet werden, damit die Felder in den gleichnamigen Feldern der Krankenkassensatz-Tabelle übernommen werden können. Die Felder werden wie folgt ermittelt: KV-Beitrag freiwillig: Beitragssatz des Feldes KV1 Allgemeiner-Satz der Tabelle Lohn/Gehalt SV-Werte mal KV-BBG des jeweiligen Zeitraums PV-Beitrag freiwillig: Beitragssatz des Feldes PV-Satz der Tabelle Lohn/Gehalt SV-Werte mal PV-BBG des jeweiligen Zeitraums Wichtiger Hinweis: die Routine erstellt nur Zeilen im Krankenkassen Korr.-Reg.-Blatt, wenn Sie das Feld Krank.-Korr.Reg.Z. erstellen in der Lohn/Gehalt Einrichtung angewählt haben. Es werden jedoch keine Korrektur Reg.-Blatt Zeilen erstellt, wenn es um die Felder: KVdR-Satz, KV-Beitrag freiwillig, PV-Beitrag freiwillig handelt und der vorhandene Wert in der Beitragssatzdatei Null ist. Diese drei Felder sind keine Pflichtfelder und dürfen somit auch Null sein es wird nur zu unerwünschten Korrekturen führen, wenn die Importroutine in diesen Fällen die Änderung von Null in einen korrekten Wert als eine Korrektur betrachtet. Buchen der Beitragssätze Wenn Sie die Beitragssätze getestet haben und die Testergebnisse geprüft sind, müssen Sie die Beitragssätze buchen. Beim Buchen werden die Datensätze als Krankenkassensätze bzw. Krankenkassen Korr.-Regblattzeilen erstellt und danach aus dem Fenster gelöscht. Diese Routine kopiert auch die Daten in evtl. Untermandanten, wenn mit Haupt-/Untermandanten gearbeitet wird. Um die Datensätze zu buchen wählen Sie Buchen, Testen und Buchen. Der Testbericht wird wiederholt beim Buchen angezeigt, jedoch mit der Überschrift Importzeilen buchen : T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 10

11 Sie können diesen Bericht ausdrucken um eine Dokumentation zu haben, welche Datensätze übernommen wurden. Wenn Sie den Bericht beenden, kehren Sie zum Fenster Krankenkassensätze importieren zurück. Hier sind jetzt alle Datensätze gelöscht. Wenn Sie jetzt in die Krankenkassensätze gehen, können Sie überprüfen, dass die Datensätze auch übernommen wurden. Beispiel von der Bundesknappschaft : T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 11

12 FAQ Welche Kosten kommen auf mich zu? Antwort: Die Beitragssatzdatei erhalten Sie kostenlos über Ihren Microsoft Dynamics NAV Partner. LESSOR stellt die Beitragssatzdatei im Rahmen der Gesetzlichen Pflege dem Partner kostenlos zur Verfügung. Die notwendige Funktionalität in LESSOR Lohn/Gehalt steht allen Kunden kostenlos zur Verfügung. Wann lohnt es sich für meine Firma die Beitragssatzdatei zu importieren? Antwort: Grundsätzlich hat jede Firma einen Vorteil, wenn die Beitragssatzdatei importiert wird: Damit wird die Verfahrenssicherheit erhöht, denn die Datensätze der Beitragssatzdatei wurden von den einzelnen Krankenkassen eingepflegt. Jedoch hat der Anwender vorab die Aufgabe die Datei auf der Festplatte zu speichern. Dann muss diese importiert, gestestet und zum Schluss gebucht werden. Diese Arbeit ist vielleicht bei kleineren Kunden mit nur wenigen Krankenkassen nicht sinnvoll. Wenn Sie viele Krankenkassen hinterlegt haben und den Lohn in mehreren Mandanten abrechnen (und evtl. auch mit Hauptmandanten arbeiten), wäre es sinnvoll mit der Beitragssatzdatei zu arbeiten. Wenn ich mit dem Beitragssatzdateiimport einmal angefangen habe, muss ich dann auch künftig immer mit der Beitragssatzdatei arbeiten? Antwort: Nein, das brauchen Sie nicht. Das Buchen der Beitragssatzdatei stellt Datensätze in die Krankenkassensatz-Tabelle mehr nicht. Sie können somit jederzeit wieder dazu übergehen die neuen Krankenkassensätze manuell in die Krankenkassensatz-Tabelle einzupflegen. Zu welchem Zeitpunkt sollte die Beitragssatzdatei eingelesen werden? Die Beitragssatzdatei sollte vor der laufenden Abrechnung eingelesen werden. Das System schreibt dann für alle Krankenkassen Posten fort. Beim Download der Beitragssatzdatei importieren kam eine Fehlermeldung: Der Download von der Beitragssatzdatei kann nicht erfolgen. Zugriff auf die Webseite fehlt. Was ist mit dieser Fehlermeldung gemeint? Bitte überprüfen Sie unter Einrichtung, Download Einrichtung, Benutzername und Kennwort. Untersuchen Sie auch, ob Sie vom Rechner aus Internetzugriff haben. T E C H N I S C H E I N F O R M A T I O N L E S S O R L O H N / G E H A L T S E I T E 12