Terminland Easy. Schnellstart

Transkript

1 Dokumentation: V Terminland: V 8.00 Datum:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Hilfe Online-Terminvereinbarung Aufruf der Online-Terminvereinbarung Aufruf des Online-Terminmanagers Ändern der Internet-Adresse der Online-Terminvereinbarung Festlegen der Zeitbereiche, die bei der Online-Terminvereinbarung angeboten werden Sperren von Zeitbereichen... 9 Sperren einzelner Terminslots... 9 Sperren einzelner Tage Sperren einer Woche Festlegen des Terminrasters Festlegung von Fragen und Anworten für die Terminvereinbarung Erfassen von Terminen Seite 2 von 21

3 1. Einführung Willkommen bei Terminland Easy - Ihrer Online-Terminvereinbarung. Vielen Dank, dass Sie Terminland Easy für die Terminvereinbarung mit Ihren Kunden einsetzen möchten. Terminland Easy ist eine einfach zu benutzende Online-Terminvereinbarung mit einem integrierten Online-Terminmanager. Sie können Terminland Easy über einen Internet- Browser bedienen, ohne Terminland Easy auf einem PC installieren zu müssen. Dadurch können Sie von überall auf Terminland Easy zugreifen, wo Sie einen Internetzugang mit Internet -Browser zur Verfügung haben. Die Online-Terminvereinbarung von Terminland Easy dient dazu, dass Ihre Kunden jederzeit mit Ihnen einen Termin online vereinbaren können. Über den Online-Terminmanager können Sie Termine eingeben, sich von Ihren Kunden gebuchte Termine ansehen und alle Einstellungen an Ihrem Terminland-System vornehmen. 2. Hilfe In dem Online-Terminmanager finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe dieses PDF-Dokument sowie das Handbuch von Terminland Easy ebenfalls als PDF-Dokument. Wenn Sie darüber hinaus Fragen zu Terminland Easy haben, so senden Sie uns bitte eine an support@terminland.de Seite 3 von 21

4 3. Online-Terminvereinbarung 3.1. Aufruf der Online-Terminvereinbarung Ihre Online-Terminvereinbarung kann über eine Internet-Adresse in der Form durch Ihre Kunden aufgerufen werden. Sie können diese Internet-Adresse z.b. auf Ihrer Website einbauen, per verschicken oder Ihren Kunden in Briefen mitteilen. Wenn Sie sich bei Terminland anmelden, wird die Internet-Adresse für Ihre Online- Terminvereinbarung automatisch aus Ihrer -Adresse generiert. Ist Ihre -Adresse z.b. so legt Terminland automatisch die Adresse an. Groß- und Kleinschreibung spielen bei Internet-Adressen keine Rolle, so dass Sie die Internet-Adresse z.b. auch so angeben können: Unter dem Menüpunkt Einstellungen des Online-Terminmanagers können Sie die Internet- Adresse Ihrer Online-Terminvereinbarung ändern (siehe: 3.3 Ändern der Internet-Adresse der Online-Terminvereinbarung). Seite 4 von 21

5 3.2. Aufruf des Online-Terminmanagers Ihren Online-Terminmanager können Sie über das Terminland-Portal aufrufen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. a) Rufen Sie das Terminland-Portal auf: b) Klicken Sie auf das Register Produkte. c) Wählen Sie den Menüpunkt Terminland Easy aus. oder Rufen Sie direkt auf. 2. Geben Sie in der Anmeldebox Ihre -Adresse und Ihr Kennwort ein. Wenn Sie die Option Diesen Computer dauerhaft anmelden auswählen, dann werden Ihre Anmeldedaten in einem Cookie abgelegt, so dass Sie das nächste Mal, wenn Sie diese Seite aufrufen, automatisch angemeldet werden. Seite 5 von 21

6 Nach der Anmeldung befinden Sie sich in Ihrem Terminplan Ändern der Internet-Adresse der Online-Terminvereinbarung Um die Internet-Adresse Ihrer Online-Terminvereinbarung zu ändern, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Rufen Sie in Ihrem Online-Terminmanager den Menüpunkt Einstellungen auf: 2. Klicken Sie in dem Register Einstellungen auf den Menüpunkt Allgemeine Einstellungen. Seite 6 von 21

7 3. Klicken Sie in den Allgemeinen Einstellungen auf das Register Online- Terminvereinbarung. 4. In dem Textfeld Internet-Adresse können Sie die Adresse Ihrer Online- Terminvereinbarung ( ändern. Dabei ist der erste Teil fest und kann nicht von Ihnen geändert werden. Der zweite Teil IhrName kann von Ihnen eingegeben werden. Folgende Einschränkungen sind dabei zu beachten: - Die Bezeichnung darf nicht leer sein und darf nur aus den Buchstaben a-z, den Ziffern 0-9 sowie den Zeichen. _ und - bestehen. - Die Bezeichnung muss innerhalb von Terminland eindeutig sein. Wird also die Bezeichnung bereits von einer anderen Online-Terminvereinbarung verwendet, so müssen Sie eine andere Bezeichnung wählen. 5. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern schließen Sie die Änderung der Internet-Adresse ab. Seite 7 von 21

8 6. Sie befinden sich jetzt in dem Menü Einstellungen. Von dort kommen Sie über den Menüpunkt Zurück zum Terminplan zurück zu Ihrem Terminplan Festlegen der Zeitbereiche, die bei der Online-Terminvereinbarung angeboten werden Pro Terminplan können Sie festlegen, welche Zeitbereiche einer Woche standardmäßig für die Online-Terminvergabe angeboten werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, einzelne Termine, Tage oder Wochen individuell zu sperren (siehe 3.5 Sperren von Zeitbereichen). Als Voreinstellung sind die Zeitbereiche Mo-Do 09:00 bis 12:00 Uhr und 14:00 bis 17:00 Uhr sowie Fr 09:00 bis 12:00 Uhr für die Online-Terminvereinbarung freigegeben. Um die Zeitbereiche festzulegen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie den Terminplan aus, für den Sie die Zeitbereiche einstellen möchten und klicken Sie auf den Link Terminplan-Einstellungen. Sie können auch alternativ über den Menüpunkt Einstellungen gehen und dort Terminplan-Einstellungen für <terminplan> anklicken. Seite 8 von 21

9 2. Wählen Sie das Register Freigabe für Online-Terminvereinbarung aus. 3. Wählen Sie bei Wochenenden anzeigen den Wert Ja aus, wenn Sie auch am Samstag oder Sonntag Zeitbereiche für die Online-Terminvereinbarung freischalten möchten Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an, um Zeiten freizugeben (Häkchen gesetzt) oder Zeiten zu sperren (Häkchen weggenommen). Wenn Sie einen Zeitbereich über alle angezeigten Wochentage freigeben oder sperren möchten, so klicken Sie in das entsprechende Zeitbereichskästchen in der untersten Zeile Alle. Dadurch werden in diesem Zeitbereich für alle Tage die Häkchen gesetzt bzw. weggenommen. Klicken Sie auf Speichern, um das Festlegen der Zeitbereiche für die Online- Terminvergabe abzuschließen. Sperren von Zeitbereichen Wenn Sie individuelle Zeitbereiche nicht in der Online-Terminvereinbarung anbieten möchten, so können Sie diese Zeitbereiche sperren. Sie können einzelne Terminslots sperren oder tageweise oder wochenweise sperren. Sperren einzelner Terminslots Um einzelne Terminslots zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: Seite 9 von 21

10 1. Wählen Sie für den Terminplan das Register Tagesansicht aus, indem Sie auf den Reiter klicken. 2. Wählen Sie in dem Monatskalender den entsprechenden Tag aus, an dem Sie einzelne Terminslots sperren möchten. Seite 10 von 21

11 3. Wählen Sie den gewünschten Terminslot durch Klick auf das entsprechende Auswahlkästchen an. Sie können auch nacheinander mehrere Terminslots auswählen. Wählen Sie dann in der Auswahlliste über der Termintabelle die Aktion Sperren aus und klicken Sie auf Aktion ausführen. Die Terminslots werden als Gesperrt gekennzeichnet: Wenn Sie gesperrte Terminslots wieder freigeben möchten, so gehen Sie genauso wie bei sperren vor und wählen als Aktion anstatt Sperren die Aktion Freigeben (Entsperren) aus. Sperren einzelner Tage Um einen oder mehrere Tage komplett zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf das Register Arbeitswoche, wenn Sie einen Arbeitstag (Mo-Fr) sperren möchten oder auf das Register Wochenansicht, wenn Sie auch Sa und So sperren können möchten. Standardmäßig sind Sa und So nicht für die Online- Terminvereinbarung freigeschaltet und müssen deshalb auch nicht gesperrt werden Seite 11 von 21

12 (siehe 3.4. Festlegen der Zeitbereiche, die bei der Online-Terminvereinbarung angeboten werden). 2. Klicken Sie auf das Symbol Tag sperren für den Tag, den Sie sperren möchten. Seite 12 von 21

13 3. Der Tag wird als Gesperrt gekennzeichnet und die einzelnen Terminslots für diesen Tag werden entfernt. Wenn Sie den Tag wieder freigeben möchten, so klicken Sie auf das Symbol Tag freigeben, das bei einem gesperrten Tag anstelle des Symbols Tag sperren angezeigt wird. Sperren einer Woche Um eine Arbeitswoche (Mo-Fr) oder eine komplette Woche (Mo-So) zu sperren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie auf das Register Arbeitswoche, wenn Sie eine Arbeitswoche (Mo-Fr) sperren möchten oder auf das Register Wochenansicht, wenn Sie eine komplette Woche (Mo-So) sperren möchten. Standardmäßig sind Sa und So nicht für die Online-Terminvereinbarung freigeschaltet und müssen deshalb auch nicht gesperrt werden (siehe 3.4. Festlegen der Zeitbereiche, die bei der Online- Terminvereinbarung angeboten werden). Seite 13 von 21

14 2. Klicken Sie auf das Symbol Alle Tage sperren, um alle Tage der Arbeitswoche oder der Wochenansicht (je nach ausgewähltem Register) zu sperren. 3. Alle Tage werden als Gesperrt angezeigt und die Terminslots werden bei allen Tagen entfernt. Wenn Sie die Woche wieder freigeben möchten, so klicken Sie auf das Symbol Woche freigeben, das bei einer gesperrten Woche anstelle des Symbols Woche sperren angezeigt wird Festlegen des Terminrasters Das Terminraster legt fest, in welchem Zeitraster ein Terminplan unterteilt wird. Weiterhin wird durch das Terminraster die Standard-Terminlänge festgelegt, die ein Termin zugeordnet bekommt, wenn keine weiteren Angaben zur Dauer des Termins vorliegen. Das Terminraster wird pro Terminplan festgelegt und beträgt standardmäßig 30 Minuten. Um das Terminraster für einen Terminplan einzustellen, führen Sie folgende Schritte aus: Seite 14 von 21

15 4. Wählen Sie den Terminplan aus, für den Sie das Terminraster einstellen möchten und klicken Sie auf den Link Terminplan-Einstellungen. 5. Wählen Sie in dem Register Terminplan Allgemein das gewünschte Terminraster aus und klicken Sie auf Speichern Festlegung von Fragen und Anworten für die Terminvereinbarung Durch die Festlegung von Fragen und den dazu gehörigen Antwortmöglichkeiten können Sie bei der Terminvereinbarung steuern, welche Dauer durch einen Termin belegt wird. Bei der Online-Terminvergabe wird die Termindauer von Terminland Easy berechnet und automatisch bei der Terminvereinbarung berücksichtigt. Wenn Sie in Ihren Terminplaner einen Termin eintragen, so schlägt Terminland Easy aufgrund der von Ihnen ausgewählten Antworten eine entsprechende Termindauer vor. Wenn Sie keine Fragen definieren, so wird bei der Online-Terminvereinbarung als Terminlänge das Terminraster verwendet, das Sie für den Terminplan eingestellt haben. Seite 15 von 21

16 Arbeiten Sie in Terminland Easy mit mehreren Terminplänen, so wird bei der Online- Terminvereinbarung im ersten Schritt immer erst der Terminplan abgefragt, mit dem ein Termin vereinbart werden soll. So legen Sie eine Frage mit Anworten fest: 1. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen. 2. Klicken Sie nun auf Allgemeine Einstellungen. 3. Klicken Sie auf das Register Termin-Fragen. Seite 16 von 21

17 4. Geben Sie in das Textfeld Frage 1 ein, was Sie bei der Online-Terminvereinbarung als ersten Punkt abfragen möchten, z.b.: Worum geht es in dem Beratungsgespräch? 5. Geben Sie unter Eingabehinweis für den Kunden/Patienten optional einen Hinweis zu der Frage ein, z.b.: Treffen Sie bitte eine Auswahl des Gesprächsthemas, damit wir uns auf den Termin vorbereiten können. 6. Geben Sie jetzt in dem Eingabebereich Antworten die möglichen Antworten zu der Frage ein. Erfassen Sie z.b. als Antwort Wertpapieranlage, als Text für die Infoblase Anlage in Aktien oder Renten, am Geldmarkt, in Fonds oder Derivaten, als Dauer 30 und als Kürzel WP. Die Infoblase wird bei der Online-Terminvereinbarung neben der Antwort angezeigt. Die Dauer in Min. bestimmt, wie lange der Termin dauert. Seite 17 von 21

18 7. Um eine weitere Anwort zur Frage 1 hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere Antwort hinzufügen. 8. Geben Sie in die Felder der 2. Anwort z.b. folgende Werte ein: Antwort: Baufinanzierung Dauer: 30 Kürzel: BauFi Text für Infoblase: Annuitätendarlehen, Bausparverträge, KfW-Kredite Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu speichern. Seite 18 von 21

19 9. In dem Register Einstellungen können Sie durch einen Klick auf den Menüpunkt Online-Terminvereinbarung die vorgenommenen Einstellungen ausprobieren. Der erste Schritt der Online-Terminvereinbarung sieht nach der Eingabe der Frage mit Ihren beiden Anwortmöglichkeiten folgendermaßen aus: Seite 19 von 21

20 10. Schließen Sie das Fenster der Online-Termivereinbarung wieder, um zu den Einstellungen zurückzukommen. In dem Register Einstellungen kommen Sie mit einem Klick auf den Menüpunkt Zurück zum Terminplan wieder zurück zu Ihrem Terminplan. 4. Erfassen von Terminen Sie können Termine, die Sie persönlich oder telefonisch vereinbart haben, in dem Online- Terminmanager erfassen. Dazu gehen Sie wie folgt vor. 1. Melden Sie sich bei dem Online-Terminmanager an (siehe 3.2 Aufruf des Online- Terminmanagers). 2. Sie befinden Sie standardmäßig in dem Register Tagesansicht. Wählen Sie dort über die Bildlaufleiste die entsprechende Startzeit aus, für die Sie den Termin eintragen möchten und klicken Sie dann in dem entsprechenden Terminslot auf das Symbol Bearbeiten. Seite 20 von 21

21 Hinweis: In den Registern Arbeitswoche und Wochenansicht können Sie ebenfalls Termine erfassen. Klicken Sie dort dazu auf die Uhrzeit des entsprechenden Tages. 3. Geben Sie in dem Erfassungsfenster für den neuen Termin die Details zu dem Termin ein. Das einzige Feld, das Sie ausfüllen müssen, ist das Feld Name. Um den neuen Termin zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Seite 21 von 21