Buchhalterische Ergebnisrechnung mit SAP HANA

Transkript

1 Buchhalterische Ergebnisrechnung mit SAP HANA Nice-To-Know Stand: Mai 2017

2 Inhalt 1. Typische Fragen 2. SAP HANA Überblick 3. Entwicklung der Ergebnisrechnungs-Formen in SAP 4. Buchhalterische Ergebnisrechnung powered by S/4HANA 5. Reporting 6. Systemeinstellungen (Auszug) 7. Fazit & Entscheidungshilfen 8. Ihr Ansprechpartner Seite 3 Seite 4 Seite 9 Seite 13 Seite 16 Seite 20 Seite 23 Seite 27 2

3 Typische Fragen - Kann dieses neue Tool die Kritikpunkte an den bislang etablierten Reporting-Werkzeugen ausräumen? - Entscheidungsträger oder Anwender im Controlling stellen sich häufig diese Fragen: - Wie ist die neue buchhalterische Ergebnisrechnung zu bewerten? - Wie kann die Einordnung in die bisher etablierten Prozesse und Werteflüsse erfolgen? - Was sind die Veränderungen und worin liegt der tatsächliche Nutzen für das Rechnungswesen? - Diese Nice-To-Know Präsentation liefert Antworten. Sie stellt die wesentlichen Änderungen und Vorteile in der SAP Ergebnisrechnung dar. 3

4 4 HANA Überblick

5 SAP HANA - HANA steht für: High Performance Analytic Appliance - HANA basiert auf einer relationalen In-Memory-Datenbank - HANA erlaubt damit gleichzeitig - die performante Verarbeitung von Geschäftstransaktionen und - die optimierte Analyse von Geschäftsdaten und vereint damit die Vorteile von ERP- und BW-Systemen Die wichtigste Veränderung aus Sicht des Rechnungswesens liegt jedoch in der Vereinfachung der Datenstrukturen und Bereitstellung verbesserter Funktionen. 5

6 S/4HANA Überblick Ausgangssituation & Zielsetzung Ausgangssituation Datensilos - permanente Abstimmung - komplexe Abfragen - eingeschränkte Analysemöglichkeiten periodische Prozesse - teilweise nur Batchverarbeitung erlaubt - Datenaggregation bei der Verbuchung - überwiegend zum Monatsabschluss historische Daten - zusätzliche Datentöpfe notwendig - starre Planungsfunktionen - eingeschränkte Simulationsmöglichkeiten SAP: ERP, BW, BPC, SRM, usw. - für jedes Thema ein eigenes System - job- bzw. eventgesteuerte Schnittstellen Zielsetzung eine einzige Wahrheit - kein Zeitverzug - Echtzeitanalysen - eingebaute Harmonisierung Echtzeitprozesse - transaktionales Ausführen - unbegrenzte Granularität - Prozessintelligenz Planen, Vorhersagen & Simulieren - integriertes Planen - Vorhersagen - eingebaute Simulation SAP S/4HANA - ERP mit Financial & Logistic Innovations - Embedded BW - Embedded BPC - Embedded SRM Die In-Memory-Technologie der SAP HANA-Datenbank ermöglicht die Verschmelzung der transaktionalen mit der analytischen Welt in einer SAP Business Suite Lösung: S/4HANA. 6

7 Zusammenführung der Applikationen im Rechnungswesen Classic GL FI legale Anforderungen parallele Rechnungslegung Profit Center-Rechnung Management- und Segment-Berichterstattung Special-Ledger (FI-SL) multidimensional kundenindividuell Abstimm-Ledger UKV-Ledger Controlling Ergebnisrechnung Material-Ledger New GL SAP New GL für: - legale Anforderungen - Management- und Segment- Berichterstattung - Fast Close - parallele Rechnungslegung - Bilanz für freie definierbare Merkmale Controlling Ergebnisrechnung Material-Ledger SAP HANA Universal Journal für: - legale Anforderungen - Management- und Segment-Berichterstattung - Fast Close - parallele Rechnungslegung + Extension Ledger - Bilanz für freie definierbare Merkmale - Central Finance - Controlling - Buchhalterische Ergebnisrechnung - Material-Ledger Kalkulatorische u. kombinierte Ergebnisrechnung Das SAP-Rechnungswesen hat sich im Laufe der letzten Jahre von einem Zweikreissystem zu einem Einkreissystem entwickelt und die Module FI und CO sind zusammengewachsen. 7

8 Standardisierung durch neue Datenmodelle Überblick Datenanalyse über alte ERP-Reports Datenerfassung über SAP GUI oder SAP Fiori Datenanalyse über neue SAP Fiori-Apps Rechnungswesenbelege Materialbelege SD-Belege Konditionen Hauptbuch Anlagenbuch Controlling Ergebnis- Rechnung Material Ledger MM Belege MM Bestand MM Historie SD Auftrag Lieferschein SD Faktura Konditionen - Im Rechnungswesen wurden alle transaktionalen Tabellen des Hauptbuchs und des Anlagenbuchs sowie des Controllings, der Ergebnisrechnung und des Material Ledger zu einem Universal Journal (ACDOCA) zusammengefasst. - Alle relevanten Tabellen der Bestandsführung in der Materialwirtschaft wurden in einem Universal Material Journal (MATDOC) integriert. - Im SAP-Modul Sales & Distribution (SD) wurden Statusverwaltung & Belegfluss optimiert. Die Tabellen zu den Verkaufsaufträgen, Lieferplänen und Faktura-Belegen wurden zielorientierter strukturiert. - Die Preisfindung für Einkaufs- und Verkaufsmaterialien ist ein wesentlicher Faktor in der Logistik. Eine Neuausrichtung der Konditionstabelle war somit zwingend erforderlich. - Alle alten Tabellen wurden zu Views umfunktioniert, welche bei Datenabfragen die relevanten Informationen aus den neuen zentralen Tabellen ermitteln (keine doppelte Datenhaltung mehr). 8 Sowohl im Rechnungswesen als auch in der Logistik wurden die wichtigsten Tabellen harmonisiert und optimiert. Hierzu wurden neue zentrale Datenmodelle integriert, die performante Transaktionen und Realtime-Analysen ermöglichen.

9 9 Entwicklung der Ergebnisrechnungs-Formen in SAP

10 Formen der Ergebnisrechnung in SAP (1/3) - Die Ergebnisrechnung CO-PA (profitability analysis) ist ein effektives Reporting-Tool zur Darstellung der Ergebnisse nach Marktsegmenten, wie z. B. Kundengruppen, Produkttypen oder geografischen Gliederungen. - In SAP konnten bislang zwei Formen der Ergebnisrechnung genutzt werden: - buchhalterische Ergebnisrechnung - kalkulatorische Ergebnisrechnung Ergebnisrechnung nach Marktsegmenten Region Geschäftseinheit Artikel Kunde Verkaufsbüro Auswertungsdimensionen Absatzmenge Erlös Kundenrabatt Verkäuferprovision Vertriebseinzelkosten Nettoerlös Materialeinzelkosten Fertigungskosten variabel Deckungsbeitrag I Materialgemeinkosten Fertigungskosten fix Deckungsbeitrag II Abweichungen Deckungsbeitrag III Gemeinkosten Betriebsergebnis Rentabilität von Marktsegmenten ermitteln und analysieren Erlös n in Gew Kosten t us erl V ø SAP AG 1999 hier: kalkulatorische Ergebnisrechnung 10

11 Formen der Ergebnisrechnung in SAP (2/3) - Bislang lag der Fokus in der Nutzung klar bei der kalkulatorischen Ergebnisrechnung, da hier Fragstellungen zur Steuerung eines Unternehmens beantwortet werden: - Ermittlung von kalkulatorischen Kostenbestandteilen (z. B. Frachten durch statistische SD-Konditionen) - Darstellung von variablen und fixen Herstellkosten aus den Kalkulationsdaten der Materialien - Abbildung von Produktionsabweichungen nach Abweichungskategorien - Die durchgängige Akzeptanz wurde aber durch folgenden Sachverhalte verhindert: - Wertfeld-Darstellung anstatt auf Reporting auf Kontenebene - schwierige Abstimmbarkeit mit der GuV durch die komplexen Werteflüsse Vorteil: deutlicher Informationsgewinn durch controllig-spezifische Gruppierung der Werte und eine hohe Anzahl an Auswertungs-Ebenen (Merkmale) Nachteil: Abstimmbarkeit, gerade für produzierende Gesellschaften, ist nicht gewährleistet 11

12 Formen der Ergebnisrechnung in SAP (3/3) Die buchhalterische Ergebnisrechnung war direkt mit der GuV abstimmbar, konnte aber den erweiterten Reporting- und Strukturierungs-Anforderungen nicht genügen. Vorteil: alle FI/CO-Buchungen stimmen überein Nachteil: Ergebnis ist nicht aussagekräftig + wenige Merkmale möglich wegen Performance- Problemen S/4HANA In S4/HANA werden diese Kritikpunkte durch die deutliche funktionale Erweiterung der buchhalterischen Ergebnisrechnung ausgeräumt. Ein Deckungsbeitrags-Schema inkl. der Sicht auf die Abweichungen ist nun gewährleistet. Voll integriert in den Daten der Finanzbuchhaltung. 12

13 13 Buchhalterische Ergebnisrechnung powered by S/4HANA

14 Überblick: Buchhalterische Ergebnisrechnung powered by S/4HANA (1/2) = Nettoumsatz Veränderungen in der buchhalterischen Ergebnisrechnungen Deckungsbeitrags-Schema - Herstellkosten können jetzt, in ihre Bestandteile untergliedert, als Kosten des Umsatzes dargestellt werden. Diese Darstellung war bisher nur in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung möglich. Unter S/4HANA sind diese einzelnen Bestandteile nun mit Sachkonten hinterlegt und werden als Belege im Universal Journal erfasst. - Abweichungen aus den Fertigungsaufträgen können nach Abweichungskategorien getrennt auf Kontenebene ausgewiesen werden. Das war bislang nur auf einem Konto möglich bzw. nicht sinnvoll. - Kostenstellen-Über- oder Unterdeckungen werden ebenfalls in die buchhalterische Ergebnisrechnung überführt (per Umlage) Vorteile - Die neue buchhalterische Ergebnisrechnung bietet jetzt fast den gesamten Funktionsumfang der kalkulatorischen Ergebnisrechnung. - Die Daten sind 100 % mit dem Hauptbuch deckungsgleich. = EBIT - Das neue Datenmodell und die neuen Berichtstechniken ermöglichen einen deutlichen Performance-Gewinn. Die operative Unternehmenssteuerung durch Informationen aus der buchhalterischen Ergebnisrechnung wird dank Zusammenführung der Belege im Rechnungswesen und funktionaler S/4HANA-Erweiterungen effizienter. 14

15 Überblick: Buchhalterische Ergebnisrechnung powered by S/4HANA (2/2) = Nettoumsatz minus variable Kosten des Umsatzes Konten Materialkosten Grundsätzliche Veränderungen in den Werteflüssen; Customizing in der Finanzbuchhaltung Konten Fertigungslöhne variabel Konten Maschinenkosten variabel = Deckungsbeitrag I minus fixe Kosten des Umsatzes Konten Fertigungslöhne fix Konten Maschinenkosten fix = Deckungsbeitrag II plus/minus Abweichungen Konten Abweichung Kostenträger Konten Abweichung Kostenstellen = Deckungsbeitrag III Konten Verwaltungs- & Vertriebskosten Der Zugriff auf die Erzeugnis-Kalkulation ermöglicht die Aufteilung der Kosten des Umsatzes direkt in der Finanzbuchhaltung. Die Aufteilung der Preisdifferenzen nach Abweichungs- Kategorien, kann ebenfalls in der Finanzbuchhaltung erfolgen. Die Abrechnung der Kostenstellen-Informationen erfolgt wie bisher über die Umlage (Zyklus/Segment) = EBIT 15

16 16 Reporting

17 Mehrstufige Deckungsbeitrags-Rechnung direkt aus den Daten der Finanzbuchhaltung - Erstmalig bietet das System unter S4/HANA eine mehrstufige Deckungsbeitrags-Rechnung auf Sachkonten-Ebene, strukturiert nach frei definierbaren Deckungsbeitrags-Kriterien. Das in der Kombination mit einer performanten Datenbank. - Dabei werden die Daten der Finanzbuchhaltung nach frei wählbaren Ergebnis-Merkmalen gruppiert. Diese Ergebnis-Merkmale können auch nachträglich verändert bzw. erweitert werden. Buchungskreis 900 k EBIT Fibu-Konten Deckungsbeitrags- Schema EBIT 900 k Region Deckungsbeitrags- Schema Fibu-Konten Produktgruppe EBIT 900 k Fibu-Konten Deckungsbeitrags- Schema Artikel EBIT 900 k 17

18 SAP Fiori-Applikationen Dashboards CM1-Rate Rollenbasierte Dashboards verschaffen dem Anwender einen optimalen Überblick über das Reporting bzw. die notwendigen Aktionen. 18

19 Recherche-Berichte sind weiterhin verfügbar (Transaktion KE30) Auch die klassischen Berichts-Systeme sind weiterhin verfügbar. Die Navigation in die Einzelposten zeigt direkt die Daten der Finanzbuchhaltung. 19

20 20 Systemeinstellungen (Auszug)

21 Notwendige Systemeinstellungen (1/2) Das COPA-Customizing verlagert sich zum Teil in die Finanzbuchhaltung In dieser Einstellung können Sie die einfache Aufwands- Buchung für Warenausgänge verfeinern und die Kostenschichtung der Erzeugnis-Kalkulation auf unterschiedlichen Konten ausweisen. Das ist die Grundlage für die Darstellung des DB- Schemas Materialkosten var. 21

22 Notwendige Systemeinstellungen (2/2) Das COPA-Customizing verlagert sich zum Teil in die Finanzbuchhaltung Der in der Finanzbuchhaltung abgerechnete Wert für Abweichungen der Produktion wird in der Regel auf einem Konto dargestellt. Die Einstellungen dazu sind in der MM-Kontenfindung hinterlegt. In diesem neuen Customizing-Schritt können Sie die FI-Buchung anpassen und die Abweichungs- Kategorien auf differenzierte Sachkonten buchen. Damit werden die Abweichungs-Gründe in Ihrer GuV transparent. 22

23 23 Fazit & Entscheidungshilfen

24 Fazit: HANA Herausforderungen für das Rechnungswesen - organisatorisches und prozessuales Zusammenwachsen von Buchhaltung und Controlling - Change-Management für geänderte Funktionen, Buchungsprozesse und Daten - Know-how Aufbau im Unternehmen - aktuell hoher Veränderungsgrad/ Moving Targets im HANA Funktionsumfang Vorteile für das Rechnungswesen - Rückverlagerung von Reporting vom BW ins ERP-System, damit Wegfall von Ladezeiten - Vereinfachung von Ad-hoc-Reporting durch die Fachabteilung - höhere Konsistenz zwischen den Datentöpfen des Rechnungswesens, damit Reduzierung von Abstimmvorgängen und Wegfall von Überleitungsrechnungen - übersichtlicher Arbeitsvorrat für das Management und sporadische SAP-Benutzer über Fiori-Apps 24

25 Fazit: Buchhalterische Ergebnisrechnung powered by S/4HANA Eine mehrstufige Deckungsbeitrags-Rechnung auf Sachkonten-Ebene, strukturiert nach frei definierbaren Deckungsbeitrags-Kriterien und frei wählbaren Ergebnis-Merkmalen, kombiniert mit einer performanten Datenbank ist ohne Frage ein großer Zugewinn. Die Nachteile der neuen buchhalterischen Ergebnisrechnung: - Erweiterung des Kontenplans - Darstellung von statistischen SD-Konditionen nicht umgesetzt - Arbeiten im testatfähigen Buchungsstoff daher sind Anpassungen schwierig sind aber vor der Entscheidung zu prüfen. Nach wie vor ist aber die kalkulatorische Ergebnisrechnung für das Vertriebscontrolling geeignet und erhebt durch das Einbeziehen von statistischen SD-Konditionen, kalkulatorischen Zuschlägen und dem SD-Auftragseingang nicht unbedingt den Anspruch, mit FI abstimmbar zu sein. Diese Eingangs kann zu diesem gestellte Zweck Frage: auch Kann unter dieses S4/HANA neue Tool weiter die parallel Kritikpunkte betrieben an den werden. bislang etablierten Reporting-Werkzeugen ausräumen?, kann aus unserer Sicht eindeutig mit JA beantwortet werden. 25

26 Wichtige Fragestellungen bezüglich der Entscheidungsfindung PRO Sollte die kalkulatorische Ergebnisrechnung mit der GuV abstimmbar sein und ist diese Anforderung heute schwer erfüllbar? Haben Sie heute eine schlechte Akzeptanz bzgl. der Wertfelder in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung? Läuft aktuell noch keine Form der Ergebnisrechnung? Besteht Bedarf an detaillierten Ergebnis- Auswertungen? Buchen Sie heute weitere, zusätzliche Daten, wie z. B. den Auftragseingang, in die kalkulatorische Ergebnisrechnung? Sind statistische SD- Konditionen in der kalkulatorischen Ergebnisrechnung notwendig? KONTRA 26

27 Ihr Ansprechpartner Detlef Schreiner Geschäftsführer STELLWERK Consulting GmbH Toyota-Allee 99 D Köln Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mail: schreiner@stellwerk.net peto@stellwerk.net Web: 27

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