Händlerdaten. Tipps und Tricks für Vertriebspartner

Transkript

1 Händlerdaten Tipps und Tricks für Vertriebspartner

2 Inhaltsverzeichnis Händlerdaten-Fluss... 2 Händlerarten... 3 Adressdaten... 5 Zugangs-Abgangsdaten... 7 Grosso: Trennung Händler/Verkaufsstelle(Tour).. 7 Seite 1

3 Händlerdaten-Fluss 1. ASH startet - Anlage der Händlerdaten im PC-System des Vertriebspartners (Vertriebsstelle oder Grosso) 2. Meldung der kompletten Daten mit Satzart 4 (Abgleich) an den Verlag 3. Verlag übernimmt Händlerdaten in verschiedene Systeme/ Programme 4.a) Kommunikationsprozess mit dem neuen Händler beginnt (dieser ist zur Zeit): Begrüßungsanschreiben mit Ausweis Anschreiben zum 1. Neuleser (Händlernadel, Gutschein 2. Neuleser) Einlösung 2. Gutschein Neuleser durch ASH - Gutschrift über Vertriebspartner Treuegeschenke 2 Jahre Jubiläen 10 und 25 Jahre 4.b) Nutzung der Händlerdaten für alle Auswertungen (z.b. bei Wettbewerben, Auslosungen des SonntagClub- Magazines) und Statistiken (z.b. ASH-Fluktuation, Leistungskatalog) Seite 2

4 Händlerarten Die Meldung der ambulanten Sonntagshändler erfolgt mit einer Händlerart, die die Händler kategorisiert: 51 Sonderhändler Hier gruppieren Sie die Händler ein, die an festen Standorten wie Bushaltestellen, Kreuzungen etc. stehen und dort die Sonntagszeitungen verkaufen sowie die Sonntagshändler, die in der Nacht bestimmte stark frequentierte Orte abgehen. 52 Ambulanter Sonntagshändler (ASH) Mit dieser Händlerart werden alle Sonntagshändler gemeldet, die ein festes Verkaufsgebiet haben und dort die Leser-Haushalte anfahren und Neuleserwerbung betreiben dürfen. 53 Werbeaktiver ASH Alle Händler, die mehr als 3 Neuleser im Jahr werben, sollten hier eingruppiert werden. Daher ist eine regelmäßige Überprüfung der Händlerart sinnvoll eine Umgruppierung kann von Zeit zu Zeit nötig sein. 54 Profi-ASH Sie haben einen neuen Händler gefunden, der intensiv Neuleserwerbung betreiben möchte? Oder Sie stellen fest, dass Ihr Händler so erfolgreich in der Neuleserwerbung ist, dass er über 40 Neuleser im Jahr geworben hat? Dann sollte er auch mit der Händlerart 54 als Profi-ASH gemeldet werden. 55 Feuerwehr-ASH, Aushilfe, Sonstige Bitte gruppieren Sie hier alle Sonntagshändler ein, die nicht regelmäßig ein festes Verkaufsgebiet betreuen sowie Feuerwehr-ASH, die kurzfristig einspringen können, Helfer und Urlaubsvertretungen. 60 Agentur als ASH Viele Vertriebsstellen und Grosso-Agenturen springen bei kurzfristigen Ausfällen als Händler ein und/oder werben auch Neuleser. Bitte melden Sie sich immer mit der Händlerart 60 an. Die Händlerart entscheidet über die weitere Kommunikation, die wir verlagsseitig mit dem Händler aufnehmen: Eine Begrüßung und ein Kommunikationskreislauf erfolgt bei der Satzart 55 (Feuerwehr-ASH) grundsätzlich nicht. Daher ist es sinnvoll hier alle Sonntagshändler aufzunehmen, bei denen eine Ansprache des Verlages nicht sinnvoll ist, z.b. Urlaubsvertretungen, Kooperationen, Aushilfen. Seite 3

5 Die Kommunikation zu den werbeaktiven oder Profi-ASH kann sich inhaltlich von den ambulanten Sonntagshändlern der Satzart 52 unterscheiden. Im Vorfeld sollte daher bereits überlegt und entschieden werden, wie der Händler einzugruppieren ist. Die Eingruppierung eines Ambulanten Sonntagshändlers in eine Händlerart sollte regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Weitere Händlerarten (wie sie teilweise in Grossosystemen noch für Fahrer oder ähnliches hinterlegt sind) werden von unseren Systemen nicht erkannt. Sie werden als Fehler ausgewiesen und müssen von uns und Ihnen dann manuell korrigiert werden. Bitte helfen Sie uns diesen Arbeitsaufwand zu vermeiden. Hinterlegungsverkaufsstellen sind Orte an denen der Ambulante Sonntagshändler Sonntagszeitungen hinterlegt, die in seinem Namen verkauft werden, z.b. Gaststätten, Blumenläden. Die Abrechnung erfolgt über den Sonntagshändler. Diese Hinterlegungsverkaufsstellen sind als Leser zu melden (Zugangsgrund 23). Sobald die Sonntagzeitungen per Lieferschein und mit eigener Rechnung an die Hinterlegungsverkaufsstelle geliefert werden, handelt es sich um Einzelhändler. Falls die Hinterlegungsverkaufsstelle durch Grosso nicht beliefert werden kann, kann sie im Ausnahmefall als Sonderhändler aufgebaut werden. Seite 4

6 Adressdaten Bitte erstellen Sie bei neuen Händlern immer einen komplett neuen Händlerdatensatz und füllen Sie alle Felder komplett aus: Anrede Vorname Nachname Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Diese Daten nutzen wir, um die Händler anzuschreiben. Fehlende Vornamen, Abkürzungen oder auch Zusätze wie Tour-Nummern sind in diesen Feldern nicht gewünscht. Möchten Sie interne wichtige Namenszusätze oder Hinweise zu dem Händler vermerken, nutzen Sie bitte die entsprechenden Felder wie Lieferhinweis. Ist dies nicht möglich, so können Sie mit drei Leerzeichen dafür sorgen, dass diese Zusätze von unseren System nicht gelesen, also quasi abgeschnitten werden. Wir erhalten in unserer Händlerdatenbank dann z.b. nur den Namen und nicht den nach drei Leerzeichen folgenden Hinweis. Vollständige Adressen sind nötig, da sonst der Briefversand nicht korrekt erfolgen kann. Bitte besprechen Sie -wenn möglich- vor der Aufnahme neuer Händler auf welchen Namen (Vornamen) der Vertrag laufen soll und klären die korrekte Schreibweise. Jede Änderung des Namens führt bei uns zu einer manuellen Prüfung des gesamten Datensatzes und verursacht auf diese Weise mit der manuellen Freigabe oder Korrektur einen vermeidbaren Arbeitsaufwand. Durch die Prüfung bei der Überschreibung von Namen wollen wir vermeiden, dass bei Händlerwechsel die Daten überschrieben werden. Der neue Händler würde bei Überschreibung der Datensätze nicht begrüßt und die Historie des vorigen Händlers würde ihm zugeordnet werden. Sie nehmen damit dem neuen Sonntagshändler die Möglichkeit zur Nutzung des SonntagsClub-Ausweises und zur Nutzung des Gutscheines für den zweiten Neuleser. Eine Überschreibung des Händlerdatensatzes kann dann sinnvoll sein, wenn der neue Händler nicht begrüßt werden soll, da er z. B. als Mitglied einer Familie bereits längere Zeit austrägt und nun nur die Liefervereinbarung entsprechend geändert wird. Bei den Feldern Telefonnummer und -Adresse prüft unser System, ob ein sinnvoller Eintrag vorliegt, d. h. es müssen Nummern bei der Telefonnummer und bei der Mailadresse eingetragen sein. Sollten Ihnen keine Informationen vorliegen, lassen Sie das entsprechende Feld bitte leer. Bitte tragen Sie nicht keine Information, -/ oder ähnliche Seite 5

7 Zeichen oder Texte ein. Dies führt dazu, dass unsere Eingangsprüfung den Datensatz ablehnt und der Händler nicht angelegt wird. Für unseren SMS-Service tragen Sie bitte die Mobilfunknummer des Händlers unbedingt im Feld Handy ein. Sollten Sie keine Festnetznummer des Händlers erhalten, so lassen Sie das Feld Telefonnummer frei. Eine Mobilfunknummer in diesem Feld wird für den SMS-Service nicht genutzt. Sollte der Sonntagshändler den SMS-Service nicht nutzen wollen, so lassen Sie bitte die Handy-Nummer im Feld Handy-Nummer stehen. Geben Sie uns eine Information, dass der Händler keinen SMS-Service nutzen möchte wir setzen in unserem System ein entsprechendes Kennzeichen. Tragen Sie bitte nicht die Mobilfunknummer als zweite Nummer unter Telefonnummer ein, da unser System die Verarbeitung dann abbricht und der Händler nicht in unserer Händlerdatenbank erfasst wird. Ansprechpartnerin für den SMS-Service ist: Celina Uther Tel. 030/ Mail: Seite 6

8 Zugangs-Abgangsdaten Ein neuer Händler muss immer komplett neu erstellt werden, um korrekte Eintrittsdaten zu haben und den Händler in den Kommunikationskreislauf aufnehmen zu können. Der ehemalige Händler wird mit dem Austrittsdatum versehen und damit abgemeldet. Um eindeutige Zu- und Abgangsdaten zu haben, nutzen Sie möglichst nicht den Sonntag hier ist nicht eindeutig, ob an dem Sonntag ausgetragen wurde oder nicht. Grosso: Trennung Händler/Verkaufsstelle(Tour) Für die Kommunikation mit dem Händler ist es für den Verlag wichtig, ihn nur einmal als Händler im System aufzunehmen. Die Zuordnung von Neulesern ist nur dann eindeutig, z.b. für Auswertungen, Zusatzprämien. Anschreiben (z.b. zur Begrüßung) würden sonst gegebenenfalls mehrfach versendet, Jubiläen würden mehrfach gefeiert werden. Daher ist es nötig, bei der Übernahme eines weiteren Vertriebsgebietes dem Händler die gleiche Händler-ID zu geben, die er bereits bei seiner ersten Tour erhalten hat. Mit der Satzart 4 wird der gesamte Datenbestand des Vertriebspartners an den Verlag gesendet und dort abgeglichen. Die früher genutzten Satzarten 1-3 (Neuanlage, Änderung, Abmeldung) werden für den ambulanten Sonntagsmarkt nicht mehr genutzt. Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an: Axel Springer SE Sonntagsmarkt Max Weber Tel. 030/ Mail: max.weber@axelspringer.de Stand Seite 7