17. Juni 2013 SEPA - NEWSLETTER. Blick auf die technischen Anforderungen und Fragen & Antworten aus der Umsetzungspraxis

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1 NEWSLETTER TRANSACTION BANKING SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 Blick auf die technischen Anforderungen und Fragen & Antworten aus der Umsetzungspraxis Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, mit diesem bereits vierten Newsletter zur Umstellung auf die neuen SEPA- Zahlverfahren möchten wir Ihnen einen Überblick über die damit verbundenen technischen Anforderungen geben. Aus den technischen Spezifikationen können sich weitere Herausforderungen für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen ergeben. Ein Grund mehr, sich mit diesem Thema auseinander zu setzen, damit die Umstellungsarbeiten rechtzeitig vor dem Stichtag 1. Februar 2014 abgeschlossen sind. Den zweiten Teil in diesem Newsletter widmen wir Fragen und Antworten aus der Umsetzungspraxis. In den vergangenen Monaten haben wir Sie auf Ihrem Weg zur SEPA-Umsetzung mit diesem Newsletter begleitet. In dieser komplexen Materie bei der Umsetzung haben sich auch neue Fragen ergeben, die wir in den ersten Übersichtsbeiträgen noch nicht behandeln konnten. Zudem haben wir die bisherigen Themen des Newsletters am Ende noch einmal aufgelistet. Unsere Zahlungsverkehrs-Experten stehen Ihnen selbstverständlich ebenfalls gerne bei der Umstellung auf SEPA zur Verfügung. Ihr SEPA-Team Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren Mit dem Ende der nationalen Zahlverfahren wird auch das zugrundeliegende technische Nachrichtenformat abgelöst, in Deutschland: DTA, zurückgehend auf Datenträgeraustauschverfahren. Im SEPA-Zahlungsverkehr erfolgt der Datenaustausch zwischen Kunde und Bank über standardisierte Nachrichtenformate, kurz: pain für payments initiation. Das genutzte SEPA-Datenformat baut auf dem XML-basierten ISO Standard auf. Für SEPA-Überweisungen einerseits (pain.001) und SEPA-Lastschriften andererseits (pain.008) gibt es separate Nachrichtenformate und es sind jeweils bestimmte Angaben erforderlich. Diese Anforderungen haben wir für Sie als Anlage auf Seite 3 des Newsletters zusammengestellt. Bei vielen technischen Fragestellungen finden Sie wichtige Informationen und Spezifikationen im sogenannten "DFÜ-Abkommen" der Deutschen Kreditwirtschaft ( Abkommen über die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut"). Verwendungszweck von 140 Zeichen lässt sich durch zusätzliche Felder ergänzen Bei der heutigen Inlandsüberweisung im DTA- Format stehen Ihnen bis zu 378 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung. Bei der SEPA- Überweisung sind es maximal 140 Zeichen für den eigentlichen Verwendungszweck. Dieser wird in Ihrem elektronischen Kontoauszug mit dem Kürzel SVWZ+ beginnend ausgegeben. HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 1

2 Dort wird auch der Datenübertragungsstandard EBICS beschrieben: EBICS ist der Standard für die Übertragung großer Zahlungsverkehrsdateien und ermöglicht eine sichere multibankfähige Kunde-Bank- Kommunikation über das Internet. Der Verwendungszweck von 140 Zeichen lässt sich durch zusätzliche Felder ergänzen Bei der heutigen Inlandsüberweisung im DTA-Format stehen Ihnen bis zu 378 Zeichen für den Verwendungszweck zur Verfügung. Bei der SEPA-Überweisung sind es maximal 140 Zeichen für den eigentlichen Verwendungszweck. Dieser wird in Ihrem elektronischen Kontoauszug mit dem Kürzel SVWZ+ beginnend ausgegeben. Der Verwendungszweck kann jedoch um folgende (neue) Felder ergänzt werden: Kundenreferenz (<EndToEndId>) Die Kundenreferenz ist ein optionales maximal 35-stelliges Feld und wird mit EREF+ ausgegeben. Sie dient zur eindeutigen auftraggeberseitigen Identifizierung der Transaktion und wird dabei im gesamten Überweisungsprozess unverändert bis zum Empfänger weitergeleitet. Bei eventuellen Rückgaben wird dieses Element ebenfalls angegeben und bietet sich für einen Abgleich mit der Originaltransaktion an. Einreicherreferenz (<PmtInfId>) Die Einreicherreferenz ist ein optionales Feld zur Identifizierung der auftraggeberseitigen Sammelbuchung und wird mit KREF+ ausgegeben. Die Belegung ist mit maximal 35 Stellen möglich. Konto- und Umsatzinformationen Aus der bisherigen Praxis kennen Sie bereits die Kontoinformationsformate MT 940 (Kontoauszug), MT 942 (Vormerkposten) und DTI (Umsatzinformationen im Datenträgeraustauschformat). Die Deutsche Kreditwirtschaft bietet Ihnen parallel hierzu drei auf dem ISO Standard basierende Cash-Management-Nachrichten (camt) für Kontoauszugsinformationen an: camt.052 (untertägiger Umsatz) ersetzt MT 942 camt.053 (Tagesauszug) ersetzt MT 940 camt.054 (Sammelbuchungsdatei) ersetzt DTI (DTA-Informationsdatei) Buchungsinformationen Um im Bank-Kunde-Verhältnis die neuen SEPA-Informationen in den Kontoauszügen MT 942 und MT 940 ausweisen zu können, wurden diese überarbeitet. Insbesondere das Verwendungszweckfeld 86 wurde entsprechend ergänzt. Es wurden zusätzliche Geschäftsvorfallcodes und Bezeichner für spezielle SEPA- Informationen definiert. Da die camt-nachrichten den gleichen Standard wie die Zahlungsverkehrsnachrichten pain verwenden, kann mit ihnen eine durchgängige Verarbeitung von SEPA-Zahlungsaufträgen (Überweisungen, Lastschriften) ermöglicht werden. So können die Nachrichten deutlich mehr Details enthalten und diese Informationen strukturiert an ERP-Systeme geben. camt-nachrichten enthalten pro Datei die Informationen für jeweils genau ein Konto. Bei mehreren Konten werden die camt-nachrichten gezippt und als Paket bereitgestellt. Details hierzu befinden sich in Kapitel 7 und 9 der Anlage 3 des DFÜ- Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft (s.o.). Anlage 3 des DFÜ-Abkommens Spezifikation der Datenformate Die Anlage 3 des DFÜ-Abkommens enthält alle für den Inlands-, SEPA- und Auslandszahlungsverkehr erforderlichen Formatspezifikationen. Darüber hinaus enthält diese Anlage auch die Datenformate zu Kontostandsinformationen im SWIFT-Format (MT) und im neuen XML-Format (camt). Das Spezifikationsdokument sowie weitere technische Details und Informationen zur Implementierung finden Sie unter: Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha- Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Eine beispielhafte Gegenüberstellung alter und neuer Textschlüssel für Überweisungen finden Sie in der untenstehenden Tabelle. Bitte beachten Sie: Ein Abschaltungstermin für die MT-Nachrichten ist derzeit nicht geplant. Allerdings ist eine ausschließliche Bereitstellung von DTI zur Auflösung von Sammelbuchungen ab 1. Februar 2014 nicht mehr gesetzeskonform. Zusätzlich zum DTI erhalten Sie dann auch den entsprechenden camt-kontoauszug. So wird im Verwendungszweck des MT 940 gekennzeichnet: End-to-End-ID (<EndToEndId>) mit EREF+ Kundenreferenz (<PmtInfId>) mit KREF+ Mandatsreferenz (<MndId>) mit MREF+ Gläubiger-Identifikationsnummer/Creditor Identifier (<CdtrSchmeId>) mit CRED+ Verwendungszweck (<RmtInf>) mit SVWZ+ HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 2

3 Anhang 1 / Erforderliche Angaben für das Nachrichtenformat pain.001 (SEPA-Überweisung) Folgende Angaben sind für das Nachrichtenformat für SEPA-Überweisungen (pain.001) erforderlich: Name des Zahlungspflichtigen (<Dbtr><Nm>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungspflichtigen (<DbtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungspflichtigen (<DbtrAgt>) Überweisungsbetrag in Euro (<InstdAmt>) Angaben zum Verwendungszweck (<RmtInf>) Name des Zahlungsempfängers (<Cdtr><Nm>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungsempfängers (<CdtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungsempfängers (<CdtrAgt>) Gegebenenfalls Identifikationscode des Zahlungsempfängers (<Cdtr><Id>) Gegebenenfalls Name der Referenzpartei des Zahlungsempfängers (<UltmtCdtr>) Gegebenenfalls Zweck der Überweisung (<Purp>) Anhang 2 / Erforderliche Angaben für das Nachrichtenformat pain.008 (SEPA-Lastschriften) Folgende Angaben sind für das Nachrichtenformat für SEPA-Lastschriften (pain.008) erforderlich: Art des Verfahrens (Basis- oder Firmen-Lastschrift, <LclInstrm>) Art der Lastschrift (einmalige, erste, wiederkehrende, letzte Lastschrift, <SeqTp>) Name des Zahlungsempfängers (<Cdtr><Nm>) Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers (<CdtrSchmeId>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungsempfängers, auf dem die Gutschrift vorgenommen werden soll (<CdtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungsempfängers (<CdtrAgt>) Name des Zahlungspflichtigen (<Dbtr><Nm>) IBAN des Zahlungskontos des Zahlungspflichtigen (<DbtrAcct>) BIC des Kreditinstituts des Zahlungspflichtigen (<DbtrAgt>) Eindeutige Mandatsreferenz (<MndtId>) Datum der Unterschrift des SEPA-Lastschriftmandats, sofern dieses vom Zahlungspflichtigen erteilt wird, bzw. Datum der Mitteilung über die Weiternutzung einer Einzugsermächtigung (<DtOfSgntr>) Höhe des Einzugsbetrags (<InstdAmt>) Angaben zum Verwendungszweck (<RmtInf>) Name der Referenzpartei des Zahlungspflichtigen (falls im SEPA-Lastschriftmandat vorhanden, <UltmtDbtr>) Identifikationscode der Referenzpartei des Zahlungspflichtigen (falls im SEPA- Lastschriftmandat vorhanden, <Dbtr><Id>) Fälligkeitsdatum des Einzugs (<ReqdColltnDt>) HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 3

4 Fragen und Antworten aus der SEPA-Umsetzungspraxis Fragen zu SEPA allgemein? Welche Zahlverfahren sind von der SEPA-Migrationsverordnung betroffen?! Grundsätzlich sind alle nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren, die innerhalb der SEPA in Euro abgewickelt werden, bis zum Ende der Migrationsfrist auf die entsprechenden SEPA-Verfahren umzustellen.? Sind Schecks von SEPA betroffen?! Nein. Scheckzahlungen sind von der Verordnung nicht betroffen. Fragen zu Überweisungen? Was ändert sich bei den Zahlscheinen (SEPA- Zahlscheinvordrucke) für den Zahlungsempfänger (Rechnungsversender)?! Handlungsbedarf besteht, wenn Sie Zahlscheine mit Rechnungen an ihre Kunden (Zahler) versenden. Basis hierfür bilden u. a. die zwischen der zuständigen kontoführenden Bank/HSH Nordbank mit Ihrem Unternehmen als Zahlscheinversender (Zahlungsempfänger) vereinbarten Sonderbedingungen für Herstellung und Ausgabe neutraler SEPA-Überweisungs- /Zahlscheinvordrucke. Die Vorgaben für SEPA-Zahlschein-Vordrucke finden sich in der von der Deutschen Kreditwirtschaft herausgegebenen Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke in der Fassung 2009 : zahlungsverkehr/konventioneller-zahlungsverkehr/vordrucke.html Fragen zu Lastschriften? Müssen für die Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren zwingend neue Inkassovereinbarungen abgeschlossen werden?! Auf Grund der unterschiedlichen rechtlichen Ausgestaltung der nationalen Lastschriftverfahren und der SEPA-Lastschriftverfahren gelten die bisherigen nationalen Inkassovereinbarungen nicht für Einzüge in den SEPA-Lastschriftverfahren. Die Hereinnahme der SEPA-Inkassovereinbarungen ist vor der Ausführung von SEPA-Lastschrifteinzügen für den Zahlungsempfänger daher zwingend erforderlich, um die notwendige vertragliche Grundlage zwischen der HSH Nordbank und dem Zahlungsempfänger zu schaffen.? Ist eine SEPA-Lastschrift ohne Vorabankündigung autorisiert?! Eine SEPA-Lastschrift wird mit der Unterzeichnung des Mandats autorisiert. Daher gilt eine SEPA-Lastschrift auch ohne Vorabankündigung aus rechtlicher Sicht als autorisiert. Dennoch ist die Übermittlung einer Vorabankündigung als Verpflichtung aus der Inkassovereinbarung einzuhalten. Mögliche Folgen aus einer unterlassenen Vorabankündigung wie eine Rückgabe wegen fehlender Kontodeckung oder aufgrund eines Erstattungsverlangens für autorisierte Zahlungen müssen vom Zahlungsempfänger beachtet werden. HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 4

5 ? Muss die Vorabankündigung das Fälligkeitsdatum der Zahlung und den genauen Betrag enthalten?! Ja, vor allem weil die Vorabankündigung dazu dient, den Zahlungspflichtigen über die Belastung seines Kontos zu informieren. Diese Information kann z. B. in Form einer Rechnung oder eines Kaufvertrags erfolgen.? Kann das Fälligkeitsdatum auch eine periodische Zeitangabe sein ( Der Kredit wird in 3 Raten à 100 jeweils zum 1. Arbeitstag eines Monats beginnend ab September 2013 abgebucht ) oder muss das konkrete Kalenderdatum ( Der Kredit wird in 3 Raten à 100 jeweils zum , , ) aufgeführt werden?! Periodische Zeitangaben können genutzt werden.? Wie wird eine Vorabankündigung eindeutig einer SEPA- Lastschrift zugeordnet?! Die Vorabankündigung muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz enthalten.? Kann die 14 Tage-Frist für die Versendung der Vorabankündigung durch die AGBs des Zahlungsempfängers verkürzt werden?! Ja, sofern eine kürzere Frist zwischen Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger vereinbart wurde (z. B. in den AGB). Fragen zum Lastschriftmandat? Wie kommt man an Mustermandate (u. a. der Deutschen Kreditwirtschaft)?! Entsprechende Vorgaben für die Lastschriftmandate werden in den Inkassovereinbarungen und in den Bedingungen für den Lastschrifteinzug mit der jeweiligen kontoführenden Bank /HSH Nordbank vereinbart. Auf der Internetseite der Deutschen Kreditwirtschaft sind Muster für mögliche Ausgestaltungen der Lastschriftmandate für die beiden SEPA- Lastschriftverfahren verfügbar. zahlungsverkehr/sepa/inhalte-der-sepa/ lastschrift.html Weiterhin stehen auf der Internetseite des EPC Vorgaben für Übersetzungen in weiteren Sprachen (u.a. Englisch) zur Verfügung: ansalations e_translations? Kann der Mustertext für Lastschriftmandate durch eigene Angaben ergänzt werden?! Ja? Wie sind Lastschriftmandate aufzubewahren (u. a. digitale Aufbewahrung von Lastschriftmandaten)?! Die Aufbewahrung von Mandaten richtet sich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel eine Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegebenen Form erfolgen (Verweis auf Schriftform 126 BGB bzw. Textform 126d BGB), d. h. nicht zwingend im Original (vgl. hierzu auch die aktuellen Bedingungen für den Lastschrifteinzug Nr ). HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 5

6 ? Darf ein SEPA-Lastschriftmandat vordatiert werden?! Nein.? Ein deutscher Zahlungspflichtiger mit Wohnsitz in einem EWR- Land außerhalb Deutschlands stellt ein SEPA-Lastschriftmandat unter Angabe seiner deutschen Kontoverbindung aus. In welcher Sprache muss ein Mandat verfasst werden?! In einer Sprache des EWR, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden. Englisch ist zwar als Sprache für ein Mandat immer gültig, dennoch sollte immer die Sprache verwendet werden, die der Zahlungspflichtige spricht bzw. die als Vertragssprache dient.? Ist ein Mandat erforderlich, wenn Zahlungspflichtiger und Zahlungsempfänger identisch sind (z. B. bei einer Kontoauflösung, bei der der Saldo von einem anderen Konto eingezogen wird)?! Ja, wenn das Belastungskonto bei einem anderen Zahlungsdienstleister geführt wird.? Müssen im Mandat beide Felder für wiederkehrende (RCUR) und einmalige (OOFF) Lastschriften angezeigt werden?! Nein, wenn keine Wahlmöglichkeit besteht. Dann muss im Mandatstext klargestellt werden, ob dieses für einmalige oder wiederkehrende Lastschriften gilt.? Muss der Zahlungsempfänger das Original des SEPA- Firmenlastschrift-Mandats bei der Bank des Zahlungspflichtigen einreichen?! Das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats ist vom Zahlungspflichtigen dem Zahlungsempfänger zu übermitteln und muss von diesem auch (in der gesetzlich vorgegebenen Form) verwahrt werden. Der Zahlungspflichtige selbst übermittelt im Zusammenhang mit der Bestätigung der Mandatserteilung vor dem ersten Lastschrifteinzug gegenüber seiner Bank (Zahlstelle) auch die für die spätere Einlösung notwendigen Mandatsdaten in der vereinbarten Form (z. B. durch eine Kopie / Zweitausfertigung des Mandats).? Muss sich ein SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften immer auf einen konkreten Vertrag beziehen? Können mehrere Verträge angegeben werden?! Ein Mandat kann für einen oder mehrere Verträge erteilt werden, sofern das Belastungskonto identisch ist (so genanntes Rahmenmandat ).? Wenn unterhalb eines Rahmenmandats mehrere Verträge gebündelt sind, wie können Forderungen zu diesen Verträgen eingezogen werden?! Die Forderungen zu diesen Verträgen können gebündelt (als Summe) abgerufen werden, oder es kann auch aus jedem Vertrag einzeln abgerufen werden. HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 6

7 Rückblick auf die bisherigen Themen des SEPA-Newsletters 1 Februar 2013 Zieltermin: 1. Februar Für die Umstellung auf SEPA müssen Sie jetzt handeln! Was kommt auf Ihr Unternehmen zu? Hintergrund: Was bedeutet SEPA und wieso ist auch der inländische Zahlungsverkehr betroffen? Die Auswirkungen der SEPA-Migrationsverordnung betreffen alle Bürger und Unternehmen 2 März 2013 Die SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Firmen-Lastschrift Das SEPA-Lastschriftmandat Weiternutzung von bestehenden Einzugsermächtigungen Die SEPA-Überweisung IBAN und BIC Die neue Kundenkennung Wie Sie die neue Kundenkennung IBAN und BIC richtig verwenden Stellen Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf IBAN und BIC um! 3 Mai 2013 Was ist wann zu tun? Eine Musterplanung für Unternehmen Handlungsempfehlungen 4 Juni 2013 Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren Konto- und Umsatzinformationen Fragen und Antworten aus der SEPA-Umsetzungspraxis HINWEIS: Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung oder Beratung dar und können ein individuelles Beratungsgespräch nicht ersetzen. HSH NORDBANK.DE SEPA - NEWSLETTER 17. Juni 2013 SEITE 7