Warum elektronische Rechnungen?

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1 Warum elektronische Rechnungen? Holger Seidenschwarz ebusiness-lotse Ostbayern / ibi research an der Universität Regensburg IHK Rhein-Neckar Mosbach, 29. September /

2 ibi research an der Universität Regensburg Gründungsjahr 1993 ibi research forscht zu Fragestellungen rund um das Thema Finanzdienstleistungen in der Informationsgesellschaft (angewandte Forschung) Brücke zwischen Universität Regensburg ( An-Institut ) und Praxis: Beteiligung an der universitären Lehre (Vorlesungen, Bachelor- und Masterarbeiten, ) ibi-partnernetzwerk (über 40 Banken und Technologiedienstleister) Herausgeber des jährlichen ibi Website Rating ( Konsortialführer E-Commerce-Leitfaden ( 2009: Träger des E-Commerce-Kompetenzzentrums Ostbayern als Teil der Förderinitiative Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr ( Begleitvorhaben Elektronische Rechnungsabwicklung Seit Oktober 2012: Träger des ebusiness-lotsen Ostbayern als Teil der Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen 2

3 Bundesweites ekompetenz-netzwerk für Unternehmen 38 Informationsbüros für Unternehmen im Rahmen der Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT- Anwendungen in der Wirtschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) Ziele: Aufbau eines Netzwerks zur aktiven Unterstützung von Unternehmen im Umfeld der IuK-Technologie Neutrale Informationen und Unterstützung Hilfestellung beim Einstieg in das E-Business Schwerpunkte des ebusiness-lotsen Ostbayern: (E-)Commerce, E-Finance, E-Rechnung, E-Payment, Zahlungsverkehr, SEPA Internet: / 3

4 Interessiert an mehr Informationen? Weitere praxisnahe Informationsmaterialien Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) informiert der ebusiness-lotse Ostbayern interessierte Unternehmen über das Thema Elektronische Rechnungsabwicklung. Praxisnahe Informationsmaterialien (kostenlos herunterladbar!) Infobroschüre Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Fakten aus der Unternehmenspraxis Fallbeispiele erfahrener Unternehmen Webinar Marktüberblick über verfügbare Lösungen (2013) Vorträge und Veranstaltungen Download und weitere Informationen unter: 4

5 Fortschritte in der Rechnungsabwicklung <RECHNUNG> <TEST_ERECHNUNG> <HEADER> <RECH_NUMBER> </RECH_NUMBER> <VERKAUF_AN_MUSTERFIRMA> </VERKAUF_AN_MUSTERFIRMA> <VERSAND_AN_MUSTERFIRMA /> <RECHNUNG_AN_MUSTERFIRMA/> 5

6 Rechtliche Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnungsabwicklung Steuervereinfachungsgesetz 2011 Gleichstellung elektronischer und Papierrechnung Kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben Elektronische Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, aber weiterhin möglich Rückgriff auf (bereits vorhandene) innerbetriebliche Kontrollverfahren Schreiben des Bundesministerium der Finanzen vom 02. Juli 2012 Konkretisierung des Steuervereinfachungsgesetzes Rechtssicherheit bezüglich Vorsteuerabzug 14 Umsatzsteuergesetz Quelle: istock Photo: dem10 6

7 Internationale Marktreife für elektronische Rechnungen (B2B, B2G, G2B und B2C) Quelle: Billentis,

8 Rechnungssteller Versand Empfang Rechnungsempfänger Mehr als ein Drittel der Unternehmen bevorzugt den elektronischen Rechnungsversand Welche Form der Übermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen? Papierhaft 61% Per 27% Per Download Per elektronischem Datenaustausch (EDI) Per D oder E-Postbrief Per Fax Sonstiges 3% 3% 2% 1% 4% elektronisch gesamt: 35% n (bevorzugte Übermittlungsform) = 203 (alle Unternehmen) 8

9 Rechnungssteller Versand Empfang Rechnungsempfänger Es ist eine deutliche Zunahme des Anteils elektronischer Rechnungen zu erwarten Plant Ihr Unternehmen, zukünftig den Anteil ausgehender elektronischer Rechnungen zu verändern? 39% 35% 25% Wir planen, den Anteil Wir planen, den Anteil nicht zu innerhalb der nächsten 3 Jahre ändern zu steigern 0% Wir planen, den Anteil innerhalb der nächsten 3 Jahre zu senken Damit haben wir uns noch nicht beschäftigt n = 170 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden) 9

10 Quelle: istock Photo: Newstockimages

11 Definition Elektronische Rechnung Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. ( 14 Abs. 1 Satz 8 UStG) Laut dieser Definition unterliegen elektronische Rechnungen allen Bestimmungen welche auch für Papierrechnungen gelten ( 14 Abs.1 UStG). Elektronische Formate (Beispiele): Bilddatei, Textdatei, PDF, PDF/A-3, XML, ZUGFeRD Elektronische Übermittlung: , D , Computer-Fax, Faxserver, Web-Download, EDI Standard-Telefax an Standard- Telefax gilt als Papierrechnung 11

12 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang 12

13 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Rechnung schreiben, z. B. in Büroanwendung, Buchhaltungssoftware, Warenwirtschafts- oder ERP-System Erstellung einer Rechnungsdatei (z. B. als PDF-Dokument) 13

14 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Optional: qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung Seit 2011 nicht mehr verpflichtend 14

15 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Elektronische der Ausgangsrechnung nach GoBD* (unveränderbar, nachvollziehbar, wieder auffindbar etc.), mindestens 10 Jahre lang *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 15

16 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Z. B. per , als Download auf einer Website, D , Computer-Fax, Faxserver, EDI 16

17 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Prüfung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten durch Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur oder auf Basis eines dokumentierten Prüfpfads Erstellung eines Prüfprotokolls (nur bei qualifizierter elektronischer Signatur) 17

18 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Elektronische der Eingangsrechnung (und des Prüfprotokolls) nach GoBD (unveränderbar, nachvollziehbar, wieder auffindbar etc.), mindestens 10 Jahre lang *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 18

19 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Elektronische Übertragung Rechnungsempfänger Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Erfassen (Auslesen bzw. Abtippen) der Rechnungsdaten zur weiteren Bearbeitung (Freigabe, Zahlung etc.) 19

20 Beispielhafter Prozess der elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungsersteller Rechnungsempfänger Elektronische Übertragung Erstellung (Signieren) Versand Empfang Verifikation Datenerfassung Dokumentation Rechnungsstellung Dokumentation Rechnungsempfang Das Verfahren, nach dem die Rechnungen geprüft werden, ist zu dokumentieren (innerbetriebliches Kontrollverfahren). Die Dokumentation beinhaltet den Nachweis, dass ein solches Prüfverfahren für elektronische Rechnungen existiert und wie dieses aussieht. Die entstandene Dokumentation ist während des Aufbewahrungszeitraums aufzubewahren. 20

21 Ich glaube an das (P)ferd. Quelle: Bundesarchiv, Bild 136-B0242 / Tellgmann, Oscar / CC-BY-SA 21

22 Aktuelle für die elektronische Rechnungsabwicklung relevanten Entwicklungen ZUGFeRD Der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ist ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, welches vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) entwickelt wurde. Die finale Version 1.0 wurde am 25. Juli 2014 veröffentlicht. Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (in Kraft seit 26. Mai 2014) Die EU-Norm muss von den Verwaltungen zu dem in der Richtlinie festgelegten Zeitpunkt verbindlich unterstützt werden, spätestens 54 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie, also bis GoBD (veröffentlicht am 14. November 2014; in Kraft seit 01. Januar 2015) Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ersetzen die Grundsätze ordnungsgemäßer DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). 22

23 Die E-Rechnung bringt für alle beteiligten Parteien Vorteile Rechnungssteller (öffentliche Hand, Unternehmen): Reduzierung der Kosten (u. a. Papier, Porto) Durchgängigkeit der Abläufe, Einbindung in ERP-Systeme Reduzierung der Bearbeitungszeit bei Automatisierung Verringerung der Suchzeiten durch elektronisches Archiv Möglichkeit zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen Schonung der Umwelt Rechnungsempfänger (öffentliche Hand, Unternehmen): Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen: Nutzung von Skonti Fiskus: Vollumfängliche Prüfungen Erhöhung der Transparenz Gegebenenfalls steigende Steuereinnahmen 23

24 Quelle: istock Photo: DrRave 24

25 Programm Uhrzeit Ablauf 14:00 Begrüßung und Vorstellung Dr. Nicolai Freiwald, IHK Rhein-Neckar Holger Seidenschwarz, ebusiness-lotse Ostbayern 14:15 Warum elektronische Rechnungen? Holger Seidenschwarz, ebusiness-lotse Ostbayern 14:45 Steuern und Recht: Was ist zu beachten? Katrin Holzner, Steuerberaterin, WGKK Partner, Mosbach 15:45 Kaffepause und Gespräche 16:15 Aus der Praxis: Was bringt es wirklich? Peter tom Suden, Steuerberater & vereidigter Buchprüfer, Göttingen 17:45 Ende der Veranstaltung 25

26 Kontakt Holger Seidenschwarz ebusiness-lotse Ostbayern c/o ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße Regensburg Tel.: Fax: Internet: ibi research 2015, Fotos: istockphoto.com, Fotolia.com,ibi research und weitere (vgl. Quellenangabe auf den Folien). Use of the SEPA mark is under licence from the European Payments Council. Bitte beachten Sie auch die Quellenangaben auf den einzelnen Seiten selbst. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt und Eigentum der ibi research an der Universität Regensburg (im Folgenden: ibi research). Das gilt insbesondere auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Eine kommerzielle oder sonstige gewerbliche Nutzung des Werkes oder von Teilen daraus ist nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung zulässig. Haftungserklärung: Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden. Durch die Rundung einiger Umfragewerte kommt es vereinzelt zu von 100 % abweichenden Gesamtsummen. Interviews und Kommentare Dritter spiegeln deren Meinung wider und entsprechen nicht zwingend der Meinung von ibi research. Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit, Wahrheitsgehalt und Vollständigkeit der Ansichten Dritter können seitens ibi research nicht zugesichert werden. Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Werk enthaltenen Internet-Links und sonstigen Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von ibi research. ibi research unterstützt nicht die Nutzung von Internet-Seiten Dritter und Quellen Dritter und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internet-Seiten Dritter oder Quellen Dritter ab. Die Angaben zu den in diesem Werk genannten Anbietern und deren Lösungen beruhen auf Informationen aus öffentlichen Quellen oder von den Anbietern selbst. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen, Handelsnamen und dergleichen in diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte, eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Bei der Schreibweise hat sich ibi research bemüht, sich nach den Schreibweisen der Hersteller zu richten. Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem ständigen Wandel unterzogenen Sach- und Rechtslage kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen. Unsere Partner stehen Ihnen gerne als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Bei Anregungen, Kritik oder Wünschen zu diesem Werk würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen. Schreiben Sie uns an info@ibi.de eine . 26