Ministerium für Kultus, Jugend und Sport - Orientierungspraktikum

Transkript

1 Ministerium für Kultus, Jugend und Sport - Orientierungspraktikum Dokumentation zur ONLINE-Anmeldung zum Orientierungspraktikum Inhalt Organisatorische Grundlagen... 2 Übersicht über das Online-Verfahren... 3 Bearbeitung der Schuldaten... 5 Bearbeitung der Anmeldungen... 6 Organisatorische Hinweise... 9 Praktikantenauswahl... 9 Berechnung der Praktikantenplätze... 9 Häufig gestellte Fragen:... 9 Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 1

2 Organisatorische Grundlagen Die Durchführung des Orientierungstests und die Absolvierung des Orientierungspraktikums ist für alle Studenten des Lehramts verbindlich, die ihr Studium nach der Gymnasiallehrerprüfungsordnung I (GymP I) absolvieren. Diese GymP I gilt für alle Studierenden mit Studienbeginn vor dem Wintersemester 2015/16. Dieses Orientierungspraktikum ist in der Regel vor Studienbeginn zu absolvieren, die Bescheinigung über die Absolvierung dieses Praktikums kann jedoch bis zum 3. Semester an der Universität nachgereicht werden. Für Studierende mit Studienbeginn ab dem Wintersemester 2015/16 ist gemäß Rahmenvorgabenverordnung (RVO) von 2015 ein dreiwöchiges Orientierungspraktikum erforderlich. Dieses Orientierungspraktikum darf nur noch innerhalb des Bachelor-Studiengangs absolviert werden und wird von den Hochschulen organisiert. Insbesondere werden nun von den Hochschulen entsprechende Zeiträume für das Praktikum vorgegeben. Die Schulen sind gebeten, auf die Vorgaben der Hochschulen im Einzugsgebiet möglichst weitgehend Rücksicht zu nehmen und geeignete Praktikumszeiträume auszuweisen. Die Bewerbung zum Orientierungspraktikum erfolgt durch die Bewerber (Schüler bzw. Studenten) online über die Adresse Der Bewerbungsvorgang ähnelt dabei dem des Praxissemesters: Die Bewerber können über Suchkriterien (Regierungsbezirk, Schulort, Wunschzeitraum) online nach Schulen suchen, die die angegebenen Kriterien erfüllen und sich dann online an einer Schule ihrer Wahl bewerben. Die Schulen werden über eine eintreffende Bewerbung per informiert und entscheiden anschließend möglichst zeitnah, ob sie diese Bewerbung annehmen können oder ablehnen müssen. Diese Zu- bzw. Absage wird dann von der Schule über das Online- System ausgesprochen. Die Schule hat die Möglichkeit, für jedes Schuljahr bis zu vier Zeiträume vorzugeben, in denen das Orientierungspraktikum begonnen werden kann. Hierunter sollen möglichst Zeiträume liegen, die mit den Vorgaben der benachbarten Hochschulen kompatibel sind. Außerdem kann die Schule für jedes Schuljahr eine entsprechende Kapazität von Praktikantenplätzen eingeben (gemäß Handreichung: jeweils pro 5 Klassen einen Praktikantenplatz). Sobald diese maximale Zahl von angenommenen Praktikanten erreicht ist, wird das Onlinesystem für Bewerbungen an dieser Schule geschlossen. Den Studenten werden bei der Suche nach freien Plätzen immer dann Bewerbungsmöglichkeiten an einer Schule angeboten, wenn einer dieser Zeiträume in spätestens sechs Monaten beginnt und die Schule eine noch freie Kapazität an Praktikantenplätzen ausweist. Wenn der nächstmögliche Beginn eines Praktikums z.b. am liegt, dann wird die Bewerbungsmöglichkeit am freigeschaltet, sofern die Jahreskapazität an Praktikanten noch nicht ausgeschöpft ist. Sie können also durchaus die Zeiträume auch für das kommende Schuljahr bereits modifizieren bzw. eingeben die Bewerber sehen jedoch immer nur diejenigen Termine, die höchstens acht Monate in der Zukunft liegen und können sich erst sechs Monate vor dem frühesten Praktikumsbeginn bei Ihnen bewerben. Jeweils im Herbst eines jeden Jahres werden vom Administrator die Praktikantendaten des vergangenen Schuljahrs aus dem System genommen und das dem aktuellen Schuljahr folgende Schuljahr eingerichtet. Hierbei werden bereits automatisch einige geeignete Zeiträume für das Praktikum vorgeschlagen, die jedoch von der Schule jederzeit nach eigenen Notwendigkeiten abgeändert werden können. Wie die Online-Bearbeitung von Bewerbungen durch die Schulen durchgeführt werden kann, ist nachfolgend detailliert beschrieben. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 2

3 Übersicht über das Online-Verfahren Die Anmeldung zum Orientierungspraktikum erfolgt Online. Deshalb ist es notwendig, dass die Eingabe und Pflege der Daten der Ausbildungsschulen sowie die Verwaltung der Anmeldungen zum Orientierungspraktikum durch die Schulen selbst ebenfalls Online erfolgt. Die Adresse, über die eine Ausbildungsschule ihre Verwaltungsseiten erreicht, lautet: (bitte Groß-Kleinschreibung von Schule beachten!) Mit dem Aufruf dieser Seite erreichen Sie die Startseite Verwaltung der Anmeldungen durch die Schulen. Hier werden Sie aufgefordert, Ihren Schulaccount und Ihr Passwort einzugeben. Erst danach erreichen Sie Ihre Verwaltungsseiten, indem Sie den Button Bearbeitung starten anklicken. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 3

4 Sollten Sie Ihren Account oder Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich die entsprechenden Daten per zusenden lassen. Geben Sie in diesem Fall entweder Ihren Schulaccount oder die für die Schule gespeicherte -Adresse an und betätigen Sie anschließend den Button Zugangsdaten zusenden. Hierdurch wird an die gespeicherte Schul- -Adresse das Passwort gesandt. Sie werden nun zur Auswahl einer gewünschten Aktion aufgefordert. Dabei gibt es drei farbig unterlegte Optionen: Bearbeitung der Schuldaten, Anmeldungen der Praktikanten bearbeiten. Vom System abmelden. Mit dem Schaltknopf Vom System abmelden können Sie Ihre Online-Bearbeitung beenden. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Unbefugter ohne Kenntnis Ihres Passworts die Arbeit fortführen kann. Auf dieser Seite gibt es auch noch die Möglichkeit, sich diese Anleitung und die Handreichung zum Orientierungspraktikum PDF- Datei herunterzuladen. Weiterhin wird auf dieser Seite ein Formblatt angeboten, mit dem die Absolvierung des Orientierungspraktikums bestätigt werden kann. Außerdem finden Sie hier einen Link zur Startseite der Studenten sowie zwei -Links, um sich mit Fragen und Problemen an die angegebenen Berater (zu organisatorischen oder technischen Fragen) am Regierungspräsidium zu wenden. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 4

5 Bearbeitung der Schuldaten Bei der Seite Bearbeitung der Schuldaten haben Sie eine Maske mit Ihren aktuellen Schuldaten auszufüllen. Das Passwort (und die Passwortwiederholung) sind nur bei der allerersten Benutzung und später nur bei einer Änderung des Passworts einzugeben. Die Eingabe einer korrekten -Adresse ist unbedingt erforderlich, da bei der Bewerbung eines Studenten automatisch eine an diese Schuladresse gesandt wird. Im Feld Praktikumsplätze tragen Sie für jedes der beiden aufeinander folgenden Schuljahre bitte die Gesamtzahl der zur Verfügung stehenden Praktikantenplätze ein, unabhängig davon, wie viele Praktikanten Sie bereits angenommen haben (Vorgabe gemäß Handreichung: jeweils einen Platz pro 5 Klassen). Bei den angebotenen Praktikumszeiträumen können Sie für zwei aufeinander folgende Schuljahre jeweils bis zu vier Zeiträume angeben, in denen die Bewerber ihr dreiwöchiges Orientierungspraktikum beginnen können (das Ende des Praktikums kann also durchaus außerhalb dieser Zeiträume liegen!). Beachten Sie bitte, dass Sie diese Zeiträume so einstellen, dass nach diesem Zeitraum noch mindestens drei Wochen Unterricht in diesem Schuljahr liegen, da der einzugebende Zeitraum den möglichen Beginn des Praktikums angibt und das mögliche Ende des Praktikums demzufolge erst drei Unterrichtswochen später liegen wird. Voreingestellt werden für jedes Schuljahr bis zu zwei Zeiträume, in denen der erste Tag des Praktikums liegen kann, die von Ihnen nach Bedarf modifiziert bzw. ergänzt werden können. Mit dem Button Daten speichern verlassen Sie die Seite Bearbeitung der Schuldaten wieder. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 5

6 Bearbeitung der Anmeldungen Auf der Seite Bearbeitung der Anmeldungen bekommen Sie im oberen Teil der Seite einen Überblick über den aktuellen Stand der angefragten Orientierungspraktikumplätze. Sie erhalten Informationen über Name, Adresse, Telefon und -Adresse der Studenten sowie die (angestrebte) Fächerkombination. In der letzten Spalte erfahren Sie, ob der Student bereits von Ihnen angenommen ist, ob er von Ihnen bereits abgelehnt worden ist oder ob es sich um eine offene Bewerbung handelt, die jetzt zügig weiter bearbeitet werden sollte. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 6

7 Für die Bearbeitung der Bewerbungen gibt es je nach Bewerberlage im unteren Bereich der Seite bis zu fünf Optionen, die in verschiedenfarbigen Tabellenzeilen angeboten werden. Annahme von Praktikanten: Mit dieser Option nehmen Sie die ausgewählten Bewerber an. Gleichzeitig erhalten die Bewerber eine Annahmebestätigung per . Diejenigen Bewerber, die in der Auswahlliste mit einem (*A*) versehen sind, wurden von Ihnen bereits abgelehnt, können (z.b. nach versehentlicher Ablehnung) mit diesem Menüpunkt jedoch ebenso angenommen werden wie noch nicht bearbeitete Bewerber. Die Annahme muss hier vorgenommen werden, damit auch alle Beteiligten automatisch informiert werden und die Datenbank auf dem aktuellen Stand ist. Mithilfe der Steuerungstaste und der Maus ist die gleichzeitige Annahme mehrerer Praktikanten möglich. Nachbearbeitung der Praktikantendaten: Hier können die Daten des ausgewählten Bewerbers / Praktikanten von der Schule nachbearbeitet werden (z.b. wenn einzelne Daten wie die adresse oder Telefonnummer nicht korrekt sein sollten). Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 7

8 Teilnahmebestätigung: In diesem blauen Bereich können Sie für diejenigen Praktikanten, die ihr Praktikum bei Ihnen ordnungsgemäß absolviert haben, eine Teilnahmebestätigung erstellen. Wählen Sie den gewünschten Praktikanten aus und drücken Sie die erstellen - Taste. Anschließend wird Ihnen eine pdf-datei zur Anzeige oder zum Ausdruck angeboten, die die Bewerberdaten bereits enthält. Ablehnung von Bewerbern: Mit dieser Option lehnen Sie die ausgewählten Bewerber ab. Die Ablehnung wird mit einer entsprechenden Begründung / Information dem Studenten wieder per übermittelt. In dem zugehörigen Textfeld können Sie entweder die vorgegebene Mitteilung übersenden oder einen anderen Text Ihrer Wahl eintragen. Wenn bei einem Bewerbernamen im Auswahlfeld das Zeichen (*M*) zu sehen ist, dann wurde dieser Bewerber bereits angenommen. Wenn Sie diesen Bewerber nun ablehnen, dann wird diese Ablehnung automatisch als Widerruf der Annahme ausgeführt (Stornierung der Meldung). Die Ablehnung muss hier vorgenommen werden, damit auch alle Beteiligten automatisch informiert werden und die Datenbank auf dem aktuellen Stand ist. Die Ablehnung mehrerer Praktikanten ist mithilfe der Steuerungstaste und Maus problemlos möglich. Die Schulen sind gehalten, die Meldungen der zum Orientierungspraktikum nicht angetretenen oder während des Orientierungspraktikums aussteigenden Praktikanten möglichst zeitnah als Stornierung im System zu vermerken, um dem Kultusministerium eine aktuelle Übersicht über den Praktikantenstand zu ermöglichen. Löschen von Bewerbern: Grundsätzlich ist das Löschen von Bewerbungen nicht erforderlich! Mit dieser Option können Sie z.b. bei versehentlichen Mehrfachbewerbungen die ausgewählten Bewerber endgültig aus Ihrer Datenbank löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur abgelehnte Bewerber löschen können. Eventuelle Fehl- oder Doppeleinträge sollten Sie also zunächst formal ablehnen, damit Sie die Daten anschließend löschen können. Ein Löschvorgang wird nicht per an den Bewerber weitergemeldet. Die Hinweise unter den farbigen Optionsfeldern zur Ablehnung und Löschung von Anmeldungen bitte beachten! Die Annahme (erste, grüne Zeile) bzw. Ablehnung eines Bewerbers (braune Zeile) sollte immer zeitnah zur Anmeldung erfolgen, da der Bewerber damit über die Behandlung seiner Bewerbung informiert wird und er sich im Falle einer Ablehnung erst dann an einer anderen Schule neu bewerben darf. Eine Löschung von angenommenen oder abgelehnten Bewerbern nach Ende des Anmeldeverfahrens ist nicht erforderlich; Bewerbungen für ein vergangenes Schuljahr werden nach der Einrichtung eines weiteren Schuljahrs durch den Administrator nicht mehr angezeigt.. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 8

9 Organisatorische Hinweise Praktikantenauswahl Es ist hier zwingend vorgegeben, keine ehemaligen Schüler als Praktikanten anzunehmen (erschwerter Einstieg in die Lehrerrolle; evtl. Datenschutzprobleme mit Geschwistern/Freunden des Studenten). Die Bewerber müssen aus diesem Grund ihre Abiturschule angeben. Weiterhin ist wichtig zu wissen, dass das Orientierungspraktikum nur Studierenden an einer ischen Hochschule offen steht. Dieser Sachverhalt wird bei der Online-Bewerbung auch abgefragt. Berechnung der Praktikantenplätze Für die Zahl der an der Schule vorzusehenden Praktikantenplätze gilt gemäß Handreichung folgender Berechnungsschlüssel: Zahl der Klassen (5-13) gemäß Schulstatistik (LAV) dividiert durch 5, auf eine ganze Zahl gerundet. Häufig gestellte Fragen: Muss ich abgelehnte Bewerber selbst aus dem System löschen? Nein, Sie sollten abgelehnte Bewerber im System als abgelehnt stehen lassen; eine Bereinigung der Datenbank wird vor jeder neuen Anmelderunde automatisch durchgeführt. Wie kann ich meine fehlerhafte Schul- adresse ändern? Gehen Sie zum Menüpunkt Schuldaten bearbeiten und ändern Sie dort die entsprechenden Daten. Die Internetadresse unserer Schule hat sich geändert. Was muss ich tun? Gehen Sie zum Menüpunkt Schuldaten bearbeiten und ändern Sie dort die entsprechende Internetadresse. Was kann ich unter Bemerkungen bei den Schuldaten eintragen? Dieses Feld dient dazu, den Studenten Hinweise auf bevorzugte Fächerkombinationen oder sonstige bei der Schulsuche relevanten Informationen zu geben. Bitte fassen Sie die Formulierungen möglichst knapp ab, damit die Übersichtsseite für die Praktikanten nicht zu unübersichtlich wird. Der Ausbildungslehrer an der Schule hat sich geändert. Was muss ich tun? Die Schule muss jede Änderung bei den Ausbildungslehrern dem Regierungspräsidium mitteilen; im Online-Anmeldeverfahren muss dann der Name des Ausbildungslehrers bei den Schuldaten modifiziert werden. Bei zwei Ausbildungslehrern braucht im Anmeldesystem nur der hauptverantwortliche Ausbildungslehrer, der auch Zugriff auf die eintreffenden s hat, angegeben zu werden. Ich habe versehentlich einen Praktikanten abgelehnt. Wie kann ich ihn nachträglich doch noch annehmen und dem Seminar melden? Sie können auch abgelehnte Praktikanten noch annehmen, solange Sie den Bewerber nicht aus der Datenbank gelöscht haben (eine Löschung ist daher nur bei offensichtlichen Falsch- Bewerbungen sinnvoll). Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 9

10 Warum muss ich eingehende Bewerbungen zeitnah bearbeiten, und was bedeutet zeitnah? Sobald eine Bewerbung in Ihrem Postfach eingetroffen ist, sollten Sie umgehend eine Entscheidung über Ablehnung oder Annahme herbeiführen und Kontakt mit dem Praktikanten aufnehmen. An eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch ist dabei nicht gedacht, da jeder Lehramtsstudent die Pflicht hat, das Orientierungspraktikum zu absolvieren, können nur interne, organisatorische Gesichtspunkte zu einer Annahme oder Ablehnung führen. Nach der Entscheidung ist der Bewerber über das Online-System, mit Hilfe des Menüs, abzulehnen oder anzunehmen. Erst danach darf der Bewerber sich an anderen Schulen bewerben. Ein Student hat bei uns das Orientierungspraktikum nicht angetreten oder abgebrochen. Muss ich dies in der Datenbank vermerken und wie kann ich das tun? Vermerken Sie den Nichtantritt dieses Praktikanten bitte in der Online-Datenbank, indem Sie ihn mit einer geeigneten Textpassage im Mitteilungsfeld online formal ablehnen. Diese nachträgliche Ablehnung wird als Stornierung erkannt. Wann kann sich ein Student bei uns bewerben? Ein Bewerber kann sich bei Ihnen bewerben, wenn Sie für das gewünschte Schuljahr einen freien Praktikantenplatz haben und Sie einen möglichen Zeitraum für das Praktikum ausweisen, der nicht mehr als 4 Monate in der Zukunft liegt. Wenn Sie an Ihrer Schule z.b. 6 Praktikantenplätze ausgewiesen haben und den sechsten Studenten annehmen, wird die Anmeldemöglichkeit für Ihr System für dieses Schuljahr automatisch gesperrt. Sollten Sie später, z.b. auf Wunsch eines Praktikanten, eine Annahme zum Orientierungspraktikum widerrufen, dann öffnet sich das Anmeldesystem automatisch wieder für Ihre Schule. Bei einem vom System voreingestellten Praktikumszeitraum ist nur eine Woche angegeben, obwohl das Praktikum drei Wochen dauern müsste. Ist dies ein Fehler? Als Zeitraum sind stets diejenigen Tage angegeben, an denen das Praktikum beginnen kann. Das Ende des Praktikums liegt automatisch drei Wochen später und wird nicht erfasst. Was kann ich tun, wenn alle Praktikanten zu einem festen Zeitpunkt gemeinsam an die Schule kommen sollen? Geben Sie in diesem Fall für den Zeitraum des Beginns nur einen einzigen Tag, nämlich den ersten Tag dieses Orientierungspraktikums, an (z.b. vom bis zum ). Welche Freiheiten habe ich bei der Festlegung der Zeiträume? Gemäß Verwaltungsvorschrift müssen Sie jeweils einen Zeitraum von September bis Oktober (für Herbst-Semesterferien) und einen Zeitraum von Mitte Februar bis Mitte April (Frühjahrs-Semesterferien) anbieten. Da beim dreiwöchigen Orientierungspraktikum die Organisation bei der jeweiligen Hochschule liegt, werden Sie dringend gebeten, auf die Zeitplanungen der benachbarten Hochschule(n) möglichst Rücksicht zu nehmen; eine Übersicht über die Praktikumszeiträume der einzelnen Hochschulen können Sie über das Online-Portal abrufen. Wie kann ich die Bewerber gleichmäßig auf die verschiedenen Phasen eines Schuljahrs aufteilen? Sobald die gewünschte Zahl von Praktikanten im aktuell angebotenen Zeitraum erreicht ist, können Sie diesen Zeitraum aus dem System löschen. Dadurch können sich die Interessenten nur noch für den darauf folgenden Zeitraum bewerben, sobald dieser höchstens sechs Monate in der Zukunft liegt. Wie kann ich eine fehlerhafte -Adresse eines Praktikanten bearbeiten? Gehen Sie zu Anmeldungen der Praktikanten bearbeiten, wählen Sie dort den gewünschten Praktikanten aus und wählen Sie Editieren. Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 10

11 Was muss ich tun, wenn sich Daten des Praktikanten (z.b. die Adresse) ändern? Geben Sie die geänderten Daten unter Anmeldungen der Praktikanten bearbeiten bei dem entsprechenden Praktikanten ein. Die Daten werden gleichzeitig auch in der Datenbank des Seminars geändert. Warum darf sich ein Schüler unserer Schule nicht bei uns bewerben? Schüler der eigenen Schule haben noch keine Distanz zur Schule aufgebaut und können daher kaum in drei Wochen in eine Lehrerrolle hineinwachsen. Außerdem bestehen gravierende Bedenken hinsichtlich Datenschutz (ehemalige Freunde oder Verwandte an der Schule, deren Leistungen eingesehen werden können u.a.). Aus diesen Gründen ist eine Absolvierung des Orientierungspraktikums an der ehemaligen Schule grundsätzlich nicht möglich. Wir haben an unserer Schule keinen Platz mehr für eine vorliegende Bewerbung. An einer Nachbarschule könnte der Praktikant aber angenommen werden. Lehnen Sie den Praktikanten an Ihrer Schule über das System ab und bitten Sie ihn, sich an der anderen Schule erneut zu bewerben. Wir haben einen Studenten an unserer Schule abgelehnt. Nun erhalten wir eine , dass der Student sich an einer weiteren Schule (doppelt) beworben hat. Woran liegt das? Sie haben den Studenten nicht über das Online-System abgelehnt (sondern vielleicht nur mündlich oder per ). Dadurch wird die Bewerbung noch in der Datenbank als unerledigt geführt und eine weitere Bewerbung des Praktikanten als Doppelbewerbung interpretiert. Lehnen Sie bitte jeden Praktikanten, der an Ihrer Schule nicht zugelassen werden kann, umgehend online ab. Bei uns traf eine Bewerbung mit dem Hinweis Doppelbewerbung ein. Was tun? Hier gibt es zwei denkbare Fälle: 1. Der Praktikant hat sich unerlaubter Weise an mehreren Schulen beworben. In diesem Fall stellt die Vorgehensweise des Studenten einen Ablehnungsgrund dar; die Studierenden werden an mehreren Stellen ihrer Bewerbung deutlich auf das Verbot paralleler Anmeldungen hingewiesen. 2. Der Praktikant hat sich an einer anderen Schule beworben und von dort eine Absage (z.b. mündlich) erhalten. Wenn diese Schule die Bewerbung nicht umgehend auch online abgelehnt hat, dann wird die Bewerbung an der anderen Schule noch als unerledigt im System gespeichert und führt bei einer in diesem Fall erlaubten Wiederbewerbung bei Ihnen zu diesem Hinweis. In beiden Fällen sollten Sie mit der beteiligten Schule die Situation abklären. Aus diesem Grund auch die Bitte an Sie, Absagen an Bewerber immer und möglichst schnell im Datenbanksystem einzutragen, damit Missverständnisse vermieden werden. Bei weiteren Fragen bzw. Fehlerhinweisen zum Programm wenden Sie sich bitte an: StD Eberhard Endres Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Seite 11