Webinar Die kleinen Helfer der Büroorganisation von Martin Klappstein

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1 Webinar Die kleinen Helfer der Büroorganisation von Martin Klappstein

2 Agenda: Kurzvorstellung Martin Klappstein Ordnung und Sauberkeit Arbeitsplatz sauber halten Zwischenablage, Wiedervorlage, Ablagesysteme Effizientes digitales Arbeiten

3 Kurzvorstellung Referent: Martin Klappstein aus Regensburg 15 Jahre in der Branche 7 Jahre Agenturinhaber Fachwirt für Versicherungen und Finanzen Versicherungskaufmann Fachagentur Firmen Mitglied im ISV Vorstand

4 Wir alle unterschätzen, wie viel Zeit wir mit völlig unnötigem Klein- Klein im Büroalltag verschwenden. Dazu gehört insbesondere das Suchen von Papieren, Notizen, Arbeitsmaterial, Ordnern, etc. Schauen Sie sich dazu bitte folgendes Rechenbeispiel an: Pro Woche stehen sechs Stunden mehr für produktives Arbeiten zur Verfügung! Und das, ohne deshalb Überstunden zu machen!

5 Keiner hat die Zeit zum Aufräumen aber jeder hat die Zeit zum Suchen! In einer Zeit des Wettbewerbsdrucks ist es um jede Minute schade, die mit Suchen vergeudet wird! Nehmen Sie als heute Abschied vom Chaos. Und keine Sorge Sie werden es nicht vermissen.

6 Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit In einem aufgeräumten Zimmer ist auch die Seele aufgeräumt. Ernst Freiherr von Feuchtersleben ( ) Schriftsteller und Arzt So organisiert, wie es auf den Tischen der Menschen aussieht, sieht es in ihren Köpfen aus. Jürgen Kurz (2016) Effizienz-Profi

7 Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit Fotografieren Sie den Ist-Zustand Schocktherapie kann sehr nützlich sein! Fotografieren Sie Schreibtisch, Fußboden, Fensterbank, Schränke sowie Details.

8 Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit Sortieren Sie systematisch aus! Gehen Sie vom Schreibtisch aus und bekämpfen Sie das Chaos zunächst in unmittelbaren Umfeld. Eine sinnvolle Abfolge für das Aussortieren könnten so aussehen: 1. auf dem Schreibtisch 2. in den Schreibtischschubladen sowie im Rollcontainer 3. unter dem Schreibtisch, auf dem Fußboden 4. in den Sideboards, Regalen oder Schränken 5. auf den Fensterbänken und anderen horizontalen Flächen Spielregel lautet: Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird.

9 Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit Tipps Aussortieren: Alle Arbeitsmittel, die immer (täglich) benötigt werden, direkt am Arbeitsplatz anordnen. Was seltener (wöchentlich) gebraucht wird, soll nicht direkt am Arbeitsplatz liegen, aber schnell greifbar sein. Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener) sollte ausgelagert und im Bedarfsfall geholt werden. Alle nicht mehr benötigten Dinge und Einrichtungen aussortieren. Alles entsorgen, was nie mehr benötigt wird. Löschen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Daten auf dem PC und s (auch im Papierkorb). Auslagern von wichtigen, aber selten benutzten Daten auf externe Archive (z. B. Festplatten).

10 Tipps Aufräumen: Entscheiden wo der beste Ort für den jeweiligen Gegenstand ist, damit er wieder gefunden wird. Möglichst nur zwei Ablageschalen pro Arbeitsplatz: 1-mal Post, 1-mal Sonstiges. Die Ablageschalen sollten ein Teil des Arbeitsprozesses sein und nicht zur Ablage dienen. Abends sollen keine Papierstapel auf den Schreibtischen liegen. Das Posteingangskörbchen sollte abends leer sein.

11 Arbeitsplatz sauber halten Spielregeln vereinbaren Das Genie beherrscht das Chaos. Albert Einstein Das Genie beherrscht sein Chaos. Jürgen Kurz Machen Sie es sich zur Angewohnheit, die Ordnung an Ihrem Schreibtisch wieder herzustellen, bevor Sie in den Feierabend gehen. Dann können Sie am nächsten Tag wieder bei Null anfangen. Tipps: Arbeitsplatz sauber halten - Folgende Dinge dürfen auf dem Fußboden stehen: - Computer - Altpapierkiste - Mülleimer - eine Tasche - Auf Sauberkeit im Arbeitsumfeld und der Arbeitsmittel achten. - Anfallender Schmutz wird beim Entstehen beseitigt. - Ordnung und Sauberkeit zur Gewohnheit werden lassen.

12 Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Sauberkeit und Ordnung beibehalten werden, gerne mit folgender Checkliste:

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14 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Suchzeiten bei Ordnern reduzieren: Ordnerrücken werden häufig unsystematisch, zu klein oder nicht aussagefähig beschriftet. Zudem stehen die Ordner oft schlecht sortiert im Regal Ordner zusätzlich mit Kundenlogos versehen, das verkürzt die Zugriffszeiten spürbar.

15 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Zettelwirtschaft ein Ende setzen: Im Büro müssen zahlreiche Informationen parat sein, häufig werden diese Informationen auf unsystematische Weise auf dem Schreibtisch und um den Schreibtisch herum verteilt: an Pinnwänden, auf Schreibunterlagen, auf Post-ist, die a Monitor kleben. Idealerweise Schreibunterlage verbannen besser Din-A4-Block, somit können Notizen direkt zum Vorgang abgelegt werden. Schmierzettel mit Telefonnummer für einen einmaligen Rückruf nach dem Telefonat sofort wegwerfen!

16 Zettelwirtschaft ein Ende setzen: Noch besser -> digitale Notizen Kurznotizen nutzen: Eine praktische Minianwendung in Windows sind die Kurznotizen. Die digitalen Post-Its lassen sich schnell und einfach auf dem Desktop hinzufügen und bieten Platz für persönliche Informationen. Um die Minianwendung aufzurufen, klicken Sie auf Start - Kurznotizen. Eine neue Kurznotiz öffnen Sie mit einem Klick auf das Plus-Zeichen in der linken oberen Ecke. Das digitale Notizbuch von Microsoft! Elektronische Notizen werden gut geordnet und leicht wiedergefunden. Synchronisierung mit Cloud möglich! Webinar 2019

17 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Verbessern Sie die Zwischenablage laufender Projekte/Angebote/Vorgänge: Die Zwischenablage gehört nicht auf den Tisch, sondern in oder neben den Tisch. Die Akten müssen sich nahe am Schreibtisch befinden, aber niemals auf dem Schreibtisch. Organisieren Sie die Zwischenablage so gut, das Sie jeden benötigten Vorgang innerhalb einer Minute finden. Pultordner mit Inhaltsverzeichnis oder Wiedervorlagebox A-Z Aufgeräumter Schreibtisch = Produktivität

18 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Posteingangskörbchen für jeden Mitarbeiter vereinbaren: Das Posteingangskörbchen sammelt nicht nur Briefe, sondern ist generell die Schnittstelle für alles, was Ihnen jemand und natürlich was Sie einem Kollegen geben möchten. Wenn jemand ein Dokument für einen Kollegen hat, so wird dies in das Posteingangskörbchen gelegt und nicht auf den Tisch, auf den Stuhl oder auf den Boden! Sobald das Dokument hineingelegt wurde, gilt es als zugestellt. Damit die Verantwortung für die Bearbeitung auf den Empfänger über. (Spieregel mit Mitarbeiter vereinbaren: Durchlaufzeit 48 Stunden, innerhalb dieser Zeit sollte der Vorgang bearbeitet oder ein Zwischenbescheid erfolgen)

19 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Kampf gegen die Lesestapel: Jeder bekommt mehr Informationen, als er verarbeiten kann. Deshalb bilden sich Stapel von Unterlagen, die man später noch lesen möchte. Stapel auf dem Schreibtisch Stapel im Lesefach

20 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Kampf gegen die Lesestapel, so gehen Sie vor: Definieren Sie im Schrank oder Regal ein Fach, in dem solche Unterlagen gestapelt werden. Die Höhe des Zwischenbodens bestimmt die maximale Höhe des Stapels. Für Zugfahrten oder sonstige Wartezeiten können Sie einige Unterlagen mitnehmen. Was verarbeitet ist, wird weggeworfen oder abgelegt. Unterlagen, die zu einem bestimmten Projekt gehören, sollten Sie nicht hier, sondern beim zugehörigen Projekt einsortieren.

21 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Grundsatz: Auf den Schreibtisch gehört nur die Akte, die Sie gerade bearbeiten. Alle anderen Akten gehören in Ordner und Regale. Aktuelle Projekte/Angebote/Vorgänge legen Sie in eine Wiedervorlage oder Zwischenablage.

22 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Zuverlässige Wiedervorlage: Jeder hat mit Terminsachen zu tun seien es Rechnungen, Angebote, bei denen Sie in einer Woche nachfassen wollen oder Einladungen zu Veranstaltungen, die in einigen Wochen stattfinden. Ohne eine Wiedervorlagesystem verschwinden solche Unterlagen häufig in Stapeln oder Ablageschalen, wo Sie dann aufwendig gesucht werden müssen. Entscheiden Sie sich für einer der beiden folgenden Möglichkeiten: 1. Sie legen alle nötigen Dokumente in der Wiedervorlage ab. Vorteil: Sie haben zum Termin alles sofort zur Hand Nachteil: Bei vielen Vorgängen wächst Ihre Wiedervorlage stark an 2. Sie legen einen Zettel in die Wiedervorlage, auf dem Sie sowohl notieren, was geschehen soll, als auch den Standort der zugehörigen Unterlagen. Vorteil: Ihre Wiedervorlage bleibt schlank. Nachteil: Sie müssen die Unterlagen vor dem Bearbeiten erst raussuchen

23 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Zuverlässige Wiedervorlagesysteme Agenturwiedervorlage oder persönliche Wiedervoralge :

24 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz:

25 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Digitale Wiedervorlage: Eine Wiedervorlage kann natürlich auch komplett digital geführt werden. Diverse Programme zur digitalen Wiedervorlage und Ablage lassen sich im Netz finden. Die Funktionen und Abläufe zur physischen Wiedervorlage unterscheiden sich kaum. Vor allem mit der Aufgaben-Funktion im Outlook, mit dem digitalen Notizbuch OneNote, Excel oder Evernote lassen sich passende Wiedervorlagesysteme einrichten. Outlook: Für die Wiedervorlage von Mails bietet sich die Funktion Zur Nachverfolgung an.

26 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Anregung zur Organisation eines Ablagesystems: Ziel: Jede gewünschte Information innerhalb einer Minute finden. Warum? Reduzierung der Suchzeiten W-Fragen für das Ablagesystem Warum soll etwas abgelegt werden? Ist es notwendig, dass dieses Dokument abgelegt wird? Wo soll etwas abgelegt werden? Ordner Hängeregister Folienordner Computer Am Arbeitsplatz In diesem Zusammenhang muss man sich die Frage stellen, wer Zugang zu dieser Information braucht.

27 Extra-Tipps Ordnung am Arbeitsplatz: Wie soll etwas abgelegt werden? Alphabetisch Alphanumerisch Werden die Ablagerichtlinien befolgt? Wer überwacht die Aktualität der Ablagerichtlinien? Wer soll etwas ablegen? Doppelablage durch Absprache mit Kollegen vermeiden Wie wird kommuniziert, dass bestimmte Dinge an einer zentralen Stelle abgelegt werden? Was sollte lediglich im Computer abgelegt werden? Wie lange soll etwas abgelegt werden? Sollte dies gleich auf dem Dokument vermerkt werden? Wo können allgemeine Dinge zentral abgelegt werden? Telefonbücher Zeitkorrekturzettel Formulare (z.b. Reisekostenabrechnung)

28 Effizientes digitales Arbeiten: "640 kb ought to be enough for anybody" (640 kb sollten eigentlich genug für jeden sein) Bill Gates, 1981 Wissensexplosion: Das Wissen verdoppelt sich alle vier Jahre. In vier Jahren werden also aus 30 Mails pro Tag 60 Mails, in vier weiteren Jahren hat sich das wieder verdoppelt und es werden 120 Mails. Insgesamt handelt es sich um eine Vervierfachung. In achten Jahren wird es allerdings keine vier Jahre mehr dauern, bis die nächste Verdoppelung eintritt es wird schneller gehen.

29 Tipps effizientes digitales Arbeiten: Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll: Legen Sie die Dateien dort ab, wo sie hingehören und halten Sie den Desktop frei bzw. legen Sie dort nur Verknüpfungen ab. Durch Programme wie Fences können Sie digitale Arbeitsfläche in einzelne Bereiche unterteilen. Freeware-Version_ html

30 Tipps effizientes digitales Arbeiten: Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur: Gehen Sie das Erarbeiten der Ablagestruktur möglichst grundsätzlich an. Nehmen Sie dazu die agenturinternen Prozesse in den Blick. Das Ablagesystem ergibt sich dann daraus oft als logische Konsequenz ganz von allein. - Mind-Map-Technik verwenden - Hauptpunkte sammeln - Hauptunkte verfeinern - Ein Verzeichnis sollte nicht mehr als sieben Unterordner haben - Alte Ordnerstruktur sichern -> neue Struktur erstellen -> benötigte Dateien verschieben -> alte Struktur löschen - Ablage-Spielregeln vereinbaren

31 Tipps effizientes digitales Arbeiten: Auto-Klick-Funktion in Internetbrowsern: Mit modernen Internetbrowsern können Sie mehrere Lesezeichen in einem Lesezeichenordner mit nur einem Klick öffnen. Jede aufgerufene Seite erscheint in einem separaten Tab. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig bestimmte Websites besuchen und diese nicht einzeln öffnen möchten.

32 Tipps effizientes digitales Arbeiten: -Flut meistern: Arbeiten Sie wenn möglich nur mit einem Kanal, nämlich mit s. Dort landet Ihre gesamte digitale Kommunikation - Reduzieren Sie die Zahl der Posteingänge (gmx, web, gmail, icloud, t-online) - Faxe und Nachrichten auf dem AB können Sie in Ihren Posteingang lenken lassen - Ablenkungsgefahr: Ton und Anzeige für neue s ausschalten - Posteingang frei räumen = gutes Gefühl (zu viele Nachrichten wirken lähmend) - Posteingang nicht als T-do-Liste missbrauchen (separate T-do-Liste nutzen) - Gut überlegte und klare Ordnerstruktur erstellen

33 Tipps effizientes digitales Arbeiten: -Flut meistern: - Verarbeiten Sie Ihre s, statt sie nur zu sichten: -> Löschen was nicht relevant ist (sofort) -> Weiterleiten (Delegieren) die jemand anders zu bearbeiten hat -> Mail nur zur Kenntnis, sofort archivieren -> Bearbeiten: sofort, nur wenn Fünf-Minuten-Regel eingehalten wird, ansonsten Verarbeiten in Blöcken (Tagesablauf einbinden) Wichtig: Entscheiden Sie nach dem Öffnen sofort, was zu tun ist und tun Sie es. Überfliegen Sie die nicht einfach und lassen Sie diese im Posteingang zurück, um sich die nächste anzuschauen

34 -Flut meistern: - Autosignatur einstellen - Schnellbausteine verwenden (EvB-Nummer, Angebot, etc.) - Betreffzeile -> klarer Hinweis auf den Inhalt (Wichtig für spätere Ablage!) - Sie Antworten auf s nur an Personen, die die Antwort benötigen - Kurz fassen - Ein Thema pro Mail, lieber fünf kurze s, als eine lange mit gänzlich unterschiedlichen Aufgaben oder Informationen - Nutzloses Zeug mit zweifelhaftem Inhalt, Witzen etc. nicht weiterleiten - Schreiben mit Absätzen und Zwischenüberschriften - Ordentliche Anrede und Schlussformel verwenden. Keine Kürzel wie MfG

35 PDF Dateinamen richtig benennen FALSCH RICHTIG Wichtig: Jahr Monat TAG Beschreibung Test Test Test Test

36 Speichern von Outlook Nachrichten als PDF Datei inkl. Anhänge ( z.b. PDFs, Bilder, Word, Excel oder andere Dateien)

37 Technik-Tipps für den Agenturalltag Präsentation auf der ISV Homepage! Technik-Tipps für den Agenturalltag ISV JHV 2017: Martin Klappstein und Stefan Baumann

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40 Buchtipps: