ÖREBK_BE: Handbuch Ticketsystem für Gemeinden. Datenlieferung kommunale Nutzungsplanung. BAU-, VERKEHRS- UND ENERGIEDIREKTION des Kantons Bern

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1 BAU-, VERKEHRS- UND ENERGIEDIREKTION des Kantons Bern Amt für Geoinformation Reiterstrasse Bern Telefon Telefax ÖREBK_BE: Handbuch Ticketsystem für Gemeinden Datenlieferung kommunale Nutzungsplanung Bearbeitungs-Datum : 11. April 2016 Version : v1 Dokument-Nummer : DOCP# Dokument-Status : In Arbeit Klassifizierung : Nicht klassifiziert Autor : Amt für Geoinformation Verteiler : Anwender/-innen Ticketsystem

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG Ziel und Zweck des Handbuchs Gültigkeitsbereich Referenzierte Dokumente ALLGEMEINE ANGABEN ZUM TICKETSYSTEM Ziele Aufbau Ansichten Filtern und Sortieren Anmeldung Passwort ändern Passwort vergessen Support / Kontakt ABLAUF KOMMUNALE NUTZUNGSPLANUNG Erstaufnahme Nachführung Korrektur BEKANNTE PROBLEME Fehler mit Internet Explorer DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 2 von 16

3 1 Einleitung 1.1 Ziel und Zweck des Handbuchs Das Handbuch zum Ticketsystem liefert alle Informationen, die die Gemeinden benötigen, um das Ticketsystem ordnungsgemäss bedienen zu können. Das Dokument fokussiert dabei sowohl auf die Erstaufnahme sowie auf die Nachführung und Korrektur von kommunalen Nutzungsplanungsdaten im ÖREB-Kataster. 1.2 Gültigkeitsbereich Dieses Dokument ist gültig in der Betriebsphase des Ticketsystems. 1.3 Referenzierte Dokumente Ref Nr. Titel [1] Datenmodell Nutzungsplanung - DM16NplBE. Anwenderhandbuch. Amt für Geoinformation und Amt für Gemeinden und Raumordnung: [2] ÖREBK_BE: Anleitung zur Anerkennung der Nutzungsplanungsdaten nach Art. 5 ÖREBKV. Amt für Geoinformation. [3] ÖREBK_BE: Anleitung für die Datenlieferung an den ÖREB-Kataster. Amt für Geoinformation. [4] Verordnung über den Kataster der öffentlich-rechtlichen Eigentumsbeschränkungen (ÖREBKV) vom 2. September 2009, SR DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 3 von 16

4 2 Allgemeine Angaben zum Ticketsystem 2.1 Ziele Das Ticketsystem ist ein Geschäftskontrollsystem für Datenlieferungen an den ÖREB-Kataster. Es gibt allen beteiligten Akteuren einen Überblick über laufende und abgeschlossene Datenintegrationen in den ÖREB-Kataster. Im Ticketsystem wird pro Datenlieferung ein Ticket verwaltet. Ohne Ticket kann kein Datenimport in den ÖREB-Kataster stattfinden. Damit kann jede Manipulation an den Daten des ÖREB- Katasters nachvollzogen werden. Die Anerkennung der Daten nach Art. 5 der Verordnung über den Kataster der öffentlich-rechtlichen Eigentumsbeschränkungen (ÖREBKV) [4] wird ebenfalls über das Ticketsystem abgewickelt und protokolliert. Das Ticketsystem ist keine Geschäftsverwaltung für die Prozesse der Datenaufbereitung der ÖREB-Katasterthemen und will bestehende Lösungen auch nicht konkurrenzieren. Deshalb fokussiert das Ticketsystem stark auf die Prozesse der Datenintegration in den ÖREB-Kataster. Umgesetzt ist das Ticketsystem als Webanwendung, die auf Microsoft Sharepoint basiert und mit einem Internet Browser (z.b. Internet Explorer, Firefox etc.) bedient werden kann. Der Zugriff ist für Personen ausserhalb und innerhalb der Kantonsverwaltung gleichermassen möglich. 2.2 Aufbau In einem Ticket werden alle Informationen zu einer Datenlieferung festgehalten (z.b. Genehmigungsdatum, Datum des Inkrafttretens, Status etc.). Zu jedem Ticket werden Aufgaben generiert, die für die Aufschaltung der Daten im ÖREB-Kataster nötig sind. Ein Ticket wird daher nicht direkt sondern via eine Aufgabe bearbeitet. Eine Aufgabe ist immer einer bestimmten Gruppe zugewiesen (z.b. allen gemeldeten Personen einer Gemeinde, den gemeldeten Personen eines Amtes etc.) und kann nur von Anwenderinnen und Anwendern aus dieser Gruppe editiert werden. Sie können davon ausgehen, dass Sie per informiert werden, wenn von Ihnen eine Aktivität verlangt wird. Ein periodisches Nachschauen im Ticketsystem, ob etwas zu tun ist, ist nicht notwendig. Das Ticketsystem besteht aus mehreren Bereichen, die in der Navigationsspalte (am linken Bildschirmrand) aufgeführt sind. Für die Bedienung der Tickets sind die zwei obersten Bereiche wichtig: Tickets und Aufgaben (vgl. Abbildung 1). DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 4 von 16

5 Abbildung 1: Navigationsspalte mit den Bereichen Aufgaben und Tickets Zuoberst in der Navigationsspalte sehen Sie die Aufgaben. Anschliessend folgen die Tickets. Für Gemeinden sind insbesondere folgende Bereiche relevant: Offene Aufgaben Erstaufnahme/Korrektur Nutzungsplanung Offene Aufgaben Nachführung Nutzungsplanung Unterhalb der Bereiche Aufgaben und Tickets finden Sie zusätzlich den Bereich Informationen mit folgenden Ordnern: Wichtige Dokumente: In diesem Ordner sind wichtige Dokumente abgelegt, die für den Gebrauch des Ticketsystems nützlich sind. Mitteilungen: Hier werden sporadisch wichtige Mitteilungen festgehalten. Sie können aber davon ausgehen, dass Sie diese Mitteilungen immer auch direkt per erhalten. 2.3 Ansichten Sowohl bei den Aufgaben als auch bei den Tickets werden standardmässig immer nur die offenen Elemente angezeigt, d.h. diejenigen Aufgaben und Tickets, die noch nicht abgeschlossen sind. Die abgeschlossenen Tickets sind jedoch weiterhin im System verfügbar, sie werden nicht gelöscht. Sie können eingeblendet werden, indem Sie eine andere Ansicht auswählen (vgl. Abbildung 2). DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 5 von 16

6 Abbildung 2: Auswahl einer anderen Ansicht Wenn Sie die Ansicht Alle Aufgaben auswählen, werden sämtliche Aufgaben eingeblendet (alle offenen und alle abgeschlossenen). Mit der Ansicht Alle offenen Aufgaben werden nur die offenen Aufgaben angezeigt. Bei den Tickets funktioniert das auf die gleiche Art und Weise. 2.4 Filtern und Sortieren Wenn in einer der Ansichten die Anzahl der Elemente zu gross wird, können Sie mit "Sortieren" und "Filtern" eine bessere Übersicht schaffen. Dazu können Sie bei jedem Feld die Sortierung und den Filter (ähnlich wie in Excel) einstellen. Klicken Sie dazu auf den Feldnamen und wählen Sie die entsprechende Option (vgl. Abbildung 3). Abbildung 3: Filter- und Sortiermöglichkeiten DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 6 von 16

7 2.6 Anmeldung Navigieren Sie für die Anmeldung im Ticketsystem auf folgende Seite: Danach geben Sie fürs Login Ihre Adresse und das Passwort ein, das Sie vom Amt für Geoinformation (AGI) durch ein erhalten haben (vgl. Abbildung 4). Abbildung 4: Login 2.7 Passwort ändern Das Ticketsystem verlangt, dass das Passwort alle 6 Wochen gewechselt wird. Sie erhalten eine entsprechende Meldung bei der Anmeldung zum Ticketsystem. Falls Sie Ihr Passwort unabhängig davon ändern möchten, so klicken Sie dazu nach der Anmeldung am System rechts oben auf Ihren Benutzernamen und wählen Sie dann die Option Passwort ändern aus (vgl. Abbildung 5). Abbildung 5: Option Passwort ändern 2.8 Passwort vergessen Wenn Sie das Passwort vergessen haben, melden Sie sich bei den in Kapitel 2.9 aufgeführten Personen. DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 7 von 16

8 2.9 Support / Kontakt Bei Problemen, Unklarheiten oder Fragen zum Ticketsystem können Sie sich an folgende Personen wenden: Cornelia Nussberger cornelia.nussberger@bve.be.ch Peter Schär peter.schaer@bve.be.ch DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 8 von 16

9 3 Ablauf kommunale Nutzungsplanung Im Ticketsystem werden drei verschiedene Geschäftstypen unterschieden: Erstaufnahme: Dieses Ticket regelt die erstmalige Aufnahme der Nutzungsplanungsdaten einer Gemeinde in den ÖREB-Kataster. Nachführung: Dieses Ticket regelt alle Datenlieferungen an den ÖREB-Kataster im Rahmen einer Änderung der Nutzungsplanung. Korrektur: Dieses Ticket regelt alle Korrekturen an den Daten des ÖREB-Katasters. 3.1 Erstaufnahme Abbildung 6 zeigt den Ablauf der Datenlieferung an den ÖREB-Kataster bei der Erstaufnahme einer Gemeinde. Abbildung 6: Ablauf Erstaufnahme DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 9 von 16

10 Folgende Schritte sind für die Erstaufnahme der Nutzungsplanungsdaten im ÖREB-Kataster nötig: Nr. Bezeichnung Akteur 1 Ticket eröffnen AGI 2 Daten liefern Datentreuhänder/-in 3 Daten in den Prüfbereich importieren AGI 4 Daten visuell prüfen und nach Art. 5 ÖREBKV anerkennen Gemeinde 5 Daten öffentlich im ÖREB-Kataster aufschalten und Ticket schliessen AGI Schritt 1: Ticket eröffnen Das AGI eröffnet vor dem vereinbarten Termin für die Datenlieferung ein Ticket im Ticketsystem. Sobald das Ticket eröffnet ist, werden alle beteiligten Akteure (Gemeinde, Datentreuhänder/-in, AGR, AGI) durch das Ticketsystem per informiert. Schritt 2: Daten liefern Nach Eröffnung des Tickets erhält Ihre Datentreuhänderin resp. Ihr Datentreuhänder die Aufforderung, die digitalen Nutzungsplanungsdaten via FTP-Transferraum ans AGI zu liefern. Weitere Informationen dazu sind im Handbuch zum DM16NplBE [1] und in der Anleitung zur Datenlieferung für Datentreuhänderinnen und Datentreuhänder [3] zu finden. Nach erfolgter Datenlieferung muss Ihre Datentreuhänderin resp. Ihr Datentreuhänder unter Offene Aufgaben Erstaufnahme/Korrektur Nutzungsplanung die Aufgabe NPL-Daten bereitstellen aufrufen und die Aufgabe mit Aufgabe erledigen bestätigen. Schritt 3: Daten in den Prüfbereich importieren Sobald die Datenlieferung bestätigt wurde, importiert das AGI Ihre Nutzungsplanungsdaten in den Prüfbereich und schaltet diese in einer Prüfkarte auf. Schritt 4: Daten visuell prüfen und nach Art. 5 ÖREBKV anerkennen Nachdem das AGI die Daten in einer Prüfkarte aufgeschaltet hat, werden Sie durch das Ticketsystem per aufgefordert, die Daten visuell zu prüfen und nach Art. 5 ÖREBKV anzuerkennen. Mit der Anerkennung bestätigen Sie, dass die Daten die folgenden Anforderungen erfüllen: Sie bilden Eigentumsbeschränkungen ab, die vom zuständigen Organ in dem von der Fachgesetzgebung vorgeschriebenen Verfahren beschlossen und genehmigt worden sind. Sie sind in Kraft. Sie wurden unter der Verantwortung des zuständigen Organs auf die Übereinstimmung mit dem Beschluss überprüft. Wie Sie die Daten überprüfen und ob Sie dazu externe Unterstützung (z.b. Planer/-in oder Datentreuhänder/-in) beiziehen wollen, liegt grundsätzlich in Ihrer Kompetenz als zuständige Stelle. Das AGI stellt Ihnen eine Prüfanleitung [2] zur Verfügung. Das Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) hat zu diesem Zeitpunkt ebenfalls die Möglichkeit, die Prüfkarte einzusehen und die Daten punktuell zu prüfen. Daher wird auch das AGR entsprechend durch das Ticketsystem informiert. Die Anerkennung hat jedoch einzig durch die Gemeinde zu erfolgen. DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 10 von 16

11 Wenn die Daten die drei obigen Anforderungen erfüllen, bestätigen Sie das, indem Sie unter Offene Aufgaben Erstaufnahme/Korrektur Nutzungsplanung die Aufgabe NPL-Daten nach ÖREBKV Artikel 5 anerkennen aufrufen und sie mit Aufgabe erledigen abschliessen (vgl. Abbildung 7). Abbildung 7: Anerkennung bestätigen Können Sie die Anerkennung der Daten nicht bestätigen, kontaktieren Sie bitte umgehend die für Ihre Gemeinde zuständige Person beim AGI, damit die nötigen Korrekturen in die Wege geleitet werden können. Je nach dem kann eine erneute Datenlieferung durch Ihre Datentreuhänderin resp. Ihren Datentreuhänder erforderlich sein. Schritt 5: Daten öffentlich im ÖREB-Kataster aufschalten und Ticket schliessen Sobald Sie die Daten anerkannt haben, wird das AGI automatisch durch das Ticketsystem informiert. Es schaltet die Daten im ÖREB-Kataster öffentlich auf und schliesst das Ticket. Das Ticket erhält nun den Status Datenlieferung abgeschlossen und ist geschlossen. Alle beteiligten Akteure (Gemeinde, Datentreuhänder/-in, AGR, AGI) werden per darüber informiert. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Bürgerinnen und Bürger über die Aufschaltung des ÖREB-Katasters zu informieren, z.b. mit einer Mitteilung in der Presse oder auf Ihrer Internetseite, und den ÖREB-Kataster auf Ihrer Internetseite zu verlinken. Entsprechende Texte und Unterlagen werden vom AGI zur Verfügung gestellt und können unter abgerufen werden. Weitere Informationen zum ÖREB-Kataster - so z.b. die Publikumsbroschüre des Bundes - finden Sie auf DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 11 von 16

12 3.2 Nachführung Abbildung 8 zeigt den Ablauf der Datenlieferung an den ÖREB-Kataster im Rahmen einer Änderung der Nutzungsplanung. Eine solche Änderung ist immer mit der Genehmigung der Planungsunterlagen durch das AGR verbunden. Abbildung 8: Ablauf Nachführung DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 12 von 16

13 Folgende Schritte sind für die Nachführung der Nutzungsplanungsdaten im ÖREB-Kataster nötig: Nr. Bezeichnung Akteur 1 Unterlagen zur Genehmigung einreichen und Daten liefern Gemeinde, Datentreuhänder/-in 2 Eingangskontrolle und Ticket eröffnen AGR 3 Daten in den Prüfbereich importieren AGI 4 Unterlagen prüfen und genehmigen AGR Optional: Meldung über eingegangene Beschwerde machen AGR Optional: Erneute Datenlieferung Datentreuhänder/-in 5 Daten visuell prüfen und nach Art. 5 ÖREBKV anerkennen Gemeinde 6 Daten öffentlich im ÖREB-Kataster aufschalten und Ticket schliessen AGI Schritt 1: Unterlagen zur Genehmigung einreichen und Daten liefern Reichen Sie die vom AGR verlangten Unterlagen zur Genehmigung ein. Beauftragen Sie gleichzeitig Ihre Datentreuhänderin resp. Ihr Datentreuhänder, die digitalen Nutzungsplanungsdaten via FTP-Transferraum ans AGI zu liefern. Weitere Informationen dazu sind im Handbuch zum DM16NplBE [1] und in der Anleitung zur Datenlieferung für Datentreuhänderinnen und Datentreuhänder [3] zu finden. Schritt 2: Eingangskontrolle und Ticket eröffnen Das AGR prüft, ob alle verlangten Unterlagen inkl. digitaler Daten eingegangen sind und eröffnet ein Ticket im Ticketsystem. Sobald das AGR das Ticket eröffnet hat, werden alle beteiligten Akteure (Gemeinde, Datentreuhänder/-in, AGR, AGI) durch das Ticketsystem per informiert. Seitens der Gemeinde sind zu diesem Zeitpunkt keine weiteren Aktivitäten nötig. Schritt 3: Daten in den Prüfbereich importieren Das AGI wird durch das Ticketsystem aufgefordert, die gelieferten Daten in den Prüfbereich zu importieren und diese in einer Prüfkarte aufzuschalten. Schritt 4: Unterlagen prüfen und genehmigen Das AGR prüft die eingereichten Unterlagen und genehmigt diese. Nach der Genehmigung trägt das AGR das Genehmigungsdatum in das Ticketsystem ein. Sobald das AGR die Unterlagen genehmigt und das Genehmigungsdatum eingetragen hat, wird die Gemeinde durch das Ticketsystem per informiert. Optionaler Schritt: Meldung über eingegangene Beschwerden machen Gehen nach der Genehmigung während der Beschwerdefrist von 30 Tagen beim AGR Beschwerden ein, so macht das AGR über das Ticketsystem eine entsprechende Meldung. Das weitere Vorgehen wird dann von allen Akteuren gemeinsam festgelegt. Optionaler Schritt: Erneute Datenlieferung In gewissen Fällen kann nach der Genehmigung eine erneute Datenlieferung notwendig sein: Das AGR macht einen Genehmigungsvermerk in den eingereichten Unterlagen, was eine Anpassung der Daten zur Folge haben kann. In diesem Fall wird das AGR die Gemeinde zu einer erneuten Datenlieferung auffordern. DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 13 von 16

14 Wurde seit der ursprünglichen Datenlieferung ein anderes Geschäft genehmigt, ist es ebenfalls nötig, die Daten anzupassen und erneut zu liefern. In diesem Fall liegt die Initiative für eine erneute Datenlieferung bei der Gemeinde. Schritt 6: Daten visuell prüfen und nach Art. 5 ÖREBKV anerkennen Nachdem das AGR die Unterlagen genehmigt hat und allenfalls eine erneute Datenlieferung erfolgt ist, wird die Gemeinde durch das Ticketsystem aufgefordert, die Daten visuell zu prüfen nach Art. 5 ÖREBKV anzuerkennen. Mit der Anerkennung bestätigen Sie, dass die Daten die folgenden Anforderungen erfüllen: Sie bilden Eigentumsbeschränkungen ab, die vom zuständigen Organ in dem von der Fachgesetzgebung vorgeschriebenen Verfahren beschlossen und genehmigt worden sind. Sie sind in Kraft. Sie wurden unter der Verantwortung des zuständigen Organs auf die Übereinstimmung mit dem Beschluss überprüft. Wie Sie die Daten überprüfen und ob Sie dazu externe Unterstützung (z.b. Planer/-in oder Datentreuhänder/-in) beiziehen wollen, liegt grundsätzlich in Ihrer Kompetenz als zuständige Stelle. In erster Linie sollten die Änderungen vertieft angeschaut werden. Das AGI stellt Ihnen eine Prüfanleitung [2] zur Verfügung. Die Überprüfung der Daten kann ab dem Zeitpunkt der Aufforderung durch das Ticketsystem vorgenommen werden. Sind Korrekturen notwendig, kontaktieren Sie bitte umgehend die für Ihre Gemeinde zuständige Person beim AGI, damit die Korrekturen in die Wege geleitet werden können. Je nach dem kann eine erneute Datenlieferung durch Ihre Datentreuhänderin resp. Ihren Datentreuhänder erforderlich sein. Beachten Sie jedoch, dass die Anerkennung selber erst erfolgen kann, wenn nach Ablauf der Beschwerdefrist keine Beschwerden eingegangen sind und wenn die Änderungen durch die Gemeinde in Kraft gesetzt worden sind. Wenn die Daten die drei obigen Anforderungen erfüllen, bestätigen Sie das, indem Sie unter Offene Aufgaben Nachführung Nutzungsplanung die Aufgabe NPL-Daten nach Art. 5 ÖREBKV anerkennen aufrufen und sie mit Aufgabe erledigen abschliessen. Geben Sie gleichzeitig mit der Anerkennung das Datum der Inkraftsetzung ein (vgl. Abbildung 9). DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 14 von 16

15 Abbildung 9: Anerkennung bestätigen und Datum Inkraftsetzung eingeben Schritt 7: Daten öffentlich im ÖREB-Kataster aufschalten und Ticket schliessen Sobald Sie die Daten anerkannt haben, wird das AGI automatisch durch das Ticketsystem informiert. Es schaltet die Daten im ÖREB-Kataster öffentlich auf und schliesst das Ticket. Das Ticket erhält nun den Status Datenlieferung abgeschlossen und ist geschlossen. Alle beteiligten Akteure (Gemeinde, Datentreuhänder/-in, AGR, AGI) werden per darüber informiert. Es sind keine weiteren Aktivitäten notwendig. 3.3 Korrektur Die Korrektur von Daten im ÖREB-Kataster erfolgt analog zur Erstaufnahme der Daten. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 3.1. Beachten Sie, dass Sie bei einer Korrektur im Unterschied zur Erstaufnahme für die Anerkennung nach Art. 5 ÖREBKV insbesondere die Korrekturen überprüfen müssen. Auch entfallen bei einer Korrektur die für die Erstaufnahme beschriebenen Werbemassnahmen. DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 15 von 16

16 4 Bekannte Probleme Nachfolgend werden bekannte Probleme im Zusammenhang mit dem Ticketsystem aufgeführt. Sofern Sie auf Probleme stossen, die in diesem Kapitel nicht erwähnt werden, kontaktieren Sie bitte die in Kapitel aufgeführten Personen. 4.1 Fehler mit Internet Explorer 11 Problem: Beim Zugriff auf die Aufgabenformulare kann es mit dem Internet Explorer 11 zu Fehlermeldungen kommen (vgl. Abbildung 10). Abbildung 10: Fehlermeldung im Internetexplorer 11 Lösung: Im Internet Explorer 11 muss für die Seiten des Ticketsystems der Kompatibilitätsmodus aktiviert werden. Eine genaue Anleitung dazu ist auf der Internetseite des Geoportals verfügbar: DOCP# / Version v1 / 11. April 2016 Seite 16 von 16