Webcode Übungsdateien BA21-1B91-932D. VBA- Programmierung. Ricardo Hernández García. Integrierte Lösungen mit Office Ausgabe, November 2013

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1 Webcode Übungsdateien BA21-1B91-932D VBA- Programmierung Ricardo Hernández García 1. Ausgabe, November 2013 Integrierte Lösungen mit Office 2013 VBA2013

2 I VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office 2013 Mit VBA programmieren 1 Über dieses Buch Voraussetzungen und Ziele Aufbau und Konventionen Office programmieren Einsatzgebiete von VBA Integrierte Lösungen Ein einfaches Beispiel für eine integrierte Lösung Makros der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Schnellübersicht Die VBA-Entwicklungsumgebung VBA-Entwicklungsumgebung verwenden Bestandteile der Entwicklungsumgebung Der Projekt-Explorer Das Eigenschaftenfenster Das Code-Fenster benutzen Eingabehilfen für Visual-Basic- Anweisungen Automatische Arbeiten bei Anweisungsende Mit Prozeduren arbeiten Tipps zum Arbeiten mit dem Code-Fenster Mit dem Direktfenster arbeiten Das Lokal-Fenster Schnellübersicht Übungen Die Sprachelemente von VBA Module verwenden Mit Prozeduren programmieren Sub-Prozeduren Property-Prozeduren Function-Prozeduren Variablen verwenden Konstanten verwenden Datentypen von VBA Operatoren Programmablauf mit Kontrollstrukturen steuern Schnellübersicht Übungen Objektorientierte Programmierung mit VBA Was sind Objekte? Die Objekthierarchien (Objektmodelle) Eigenschaften und Methoden Objektvariablen Auflistungen Den Objektkatalog verwenden Schnellübersicht Übung Gemeinsam genutzte VBA-Elemente VBA-Elemente für Office-Anwendungen Anwendungsfenster programmieren Dateien suchen Dialogfenster zur Datei- und Ordnerauswahl Mit dem Dateisystem programmieren Eingabedialoge und Meldungsfenster Schnellübersicht Übung Objektmodelle der Office-Anwendungen 7 Programmieren der Office- Anwendungen Das Word-Objektmodell Mit Dokumenten arbeiten Auf Dokumenteninhalte zugreifen Das Excel-Objektmodell Mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern arbeiten Zugriff auf Zellen und Zellbereiche Das Access-Objektmodell Mit Access-Datenbanken arbeiten Zugriff auf Steuerelemente in Formularen und Berichten Das PowerPoint-Objektmodell Mit Präsentationen und Folien arbeiten Zugriff auf den Folieninhalt Das Outlook-Objektmodell Auf Ordner zugreifen Auf Elemente zugreifen Schnellübersicht Übungen Kommunikation zwischen Office-Anwendungen Integrierte Office-Automatisierung Technische Grundlagen Verweis auf eine Objektbibliothek erstellen Deklarieren von Objektvariablen für die Automation Objektinstanzen erzeugen Objekt schließen und Arbeitsspeicher freigeben HERDT-Verlag

3 Inhalt I 8.7 Meldungen des Automation-Objekts unterdrücken Schnellübersicht Übung Benutzerdefinierte Dialoge und Datenbankzugriffe 9 Benutzerdefinierte Dialoge verwenden Kommunikation mit dem Anwender UserForm-Dialoge erstellen UserForm-Dialoge verwenden und programmieren Steuerelemente programmieren Schnellübersicht Übung Datenbankzugriff in Office- Anwendungen Objektmodelle für den Zugriff auf Datenbanken Datenbankzugriff mit ADO Verbindung zu einer Datenquelle herstellen Datensatzgruppe auswählen und öffnen Datensätze auslesen Zugriff auf Datenfelder Datensätze hinzufügen und bearbeiten Datenbankzugriff mit DAO Schnellübersicht Übung Integrierte Lösungen 11 Integrierte Lösungen mit Word Möglichkeiten für integrierte Lösungen Diagrammfunktion von Excel nutzen Adressen aus Access übernehmen Schnellübersicht Übung Integrierte Lösungen mit Access Möglichkeiten für integrierte Lösungen Datenbank zur Dokumentenverwaltung Dokumente in die Datenbank einlesen Dokumente suchen Vorschaufunktion für Word-Dokumente Vorschaufunktion für Excel-Dokumente Dokumente in der Datenbank archivieren Liste der gefundenen Dokumente löschen Versteckt geöffnete Word- bzw. Excel-Anwendung schließen Dokumente verwalten Dokumente öffnen Schnellübersicht Übung Integrierte Lösungen mit PowerPoint Möglichkeiten für integrierte Lösungen Die Präsentationserstellung Bearbeiten der Titelfolie Erstellen einer Textfolie mit Word- Unterstützung Erstellen einer Diagrammfolie mit Excel-Unterstützung Suchfunktion für Excel-Arbeitsmappen Schnellübersicht Übungen Integrierte Lösungen mit Outlook Möglichkeiten für integrierte Lösungen Notizen in Word erstellen Serien- s mit Word und Outlook versenden Schnellübersicht Übungen Stichwortverzeichnis Integrierte Lösungen mit Excel Möglichkeiten für integrierte Lösungen Druckfunktion von Word nutzen Daten aus Outlook und Access importieren Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag 3

4 1 VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office Über dieses Buch In diesem Kapitel erfahren Sie welche Kenntnisse für dieses Buch vorausgesetzt werden wie dieses Buch aufgebaut ist welche Konventionen für dieses Buch gelten 1.1 Voraussetzungen und Ziele Zielgruppe Dieses Buch richtet sich hauptsächlich an Office-Anwender und Softwareentwickler, die die Programmierung von integrierten Lösungen in Office 2013 erlernen möchten. Empfohlene Vorkenntnisse Für das Erstellen von integrierten Lösungen mit VBA sind Kenntnisse zu folgenden Themen von Vorteil: Grundlagen der Programmierung Grundwissen in den benötigten Office-Anwendungen Verfügen Sie über Kenntnisse in der Programmiersprache Visual Basic 2012 (VB) oder deren Vorgängerversionen, können Sie diese in Visual Basic for Applications (VBA) nutzen. Visual Basic 2012 und Visual Basic for Applications gehören zur gleichen Technologiefamilie. Der Unterschied zwischen beiden besteht darin, dass VB eine Programmiersprache zur Entwicklung eigenständiger Windows-Anwendungen ist, dass VBA dagegen ausschließlich der Automatisierung und Anpassung der Anwendungsprogramme dient, in die es eingebettet ist. Lernziele Dieses Buch vermittelt alle erforderlichen Grundkenntnisse, um die Microsoft Office 2013-Anwendungen mittels der Programmiersprache VBA anwendungsübergreifend zu automatisieren und anzupassen. Der Entwicklungsprozess wird mithilfe der VBA-Entwicklungsumgebung unterstützt und erlernt. Hinweise zu Soft- und Hardware In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation von Microsoft Office 2013 unter dem Betriebssystem Windows 8 und den Standardeinstellungen für die Office-Anwendungen ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Office 2013 und die Fensterdarstellung unter Windows 8 gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen. 1.2 Aufbau und Konventionen Aufbau des Buchs Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele. Am Ende der meisten Kapitel erhalten Sie in einer Schnellübersicht einen Überblick zu den wichtigsten Funktionen. Die einzelnen Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die erlernten Kapitelinhalte einüben können. 4 HERDT-Verlag

5 Über dieses Buch 1 Inhaltliche Gliederung Zuerst lernen Sie die Grundlagen der Office-Programmierung und erhalten eine Beschreibung der VBA- Entwicklungsumgebung. Der Hauptteil des Buches widmet sich der objektorientierten Programmierung mittels VBA. Am Ende des Buches werden die VBA-Programmierung für die einzelnen Office-Anwendungen und die anwendungsübergreifenden Möglichkeiten von VBA-Lösungen aufgezeigt und erlernt. Typografische Konventionen Damit Sie bestimmte Elemente auf einen Blick erkennen und zuordnen können, werden diese im Text durch eine besondere Formatierung hervorgehoben. So werden beispielsweise Bezeichnungen für Programmelemente wie Register oder Schaltflächen immer kursiv geschrieben und wichtige Begriffe fett hervorgehoben. Courier New kennzeichnet Programmtext, Programmnamen, Funktionsnamen, Variablennamen, Datentypen, Operatoren etc. Courier New Kursiv kennzeichnet Zeichenfolgen, die vom Programm ausgegeben oder ins Programm eingegeben werden. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken Beachten Sie, dass es bei einem Teil der Beispiele und Übungen zu Problemen mit Zugriffsrechten kommen kann, wenn sie von einem Netzlaufwerk aus gestartet werden. Es ist daher zu empfehlen, die Beispiele und Übungen auf eine lokale Festplatte des Rechners zu kopieren und sie von dort aus zu starten. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop unter Möchten Sie beispielsweise Excel 2013, mittels VBA professionell anpassen, empfehlen wir Ihnen das HERDT- Buch Excel Automatisierung, Programmierung. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 2 VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office Office programmieren In diesem Kapitel erfahren Sie was VBA bedeutet und wozu Sie es nutzen können was integrierte Lösungen sind welche speziellen Fähigkeiten die einzelnen Office-Anwendungen besitzen 2.1 Einsatzgebiete von VBA Arbeitserleichterung durch Makros Das Office-Paket enthält Anwendungen, mit denen Sie Aufgaben der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenverarbeitung, Präsentation und Planung erledigen können. Sie können alle diese Anwendungen ohne Programmierkenntnisse einsetzen. Im Praxiseinsatz der Office-Anwendungen treten häufig immer gleiche Handlungen auf, die auch automatisiert werden könnten, um Zeit zu sparen. Zu diesem Zweck wurden sogenannte Makros eingeführt, die eine Folge von Tastaturanschlägen oder Mausbedienungen zu einer Einheit zusammenfassen konnten. Für die Aufzeichnung vom Makros werden ebenfalls keine Programmierkenntnisse benötigt. Im Laufe der Zeit wurde die Makro-Sprache der Office-Anwendungen erweitert und immer weiter zu einer relativ umfassenden Programmiersprache entwickelt. Mithilfe dieser Programmiersprache ist es nun auch möglich, die Office-Anwendungen um benutzerdefinierte Funktionen zu erweitern. Programmierung mit VBA VBA (Visual Basic for Applications) bietet über umfassende Objektmodelle Zugriff auf die Office-Anwendungen und erlaubt eine strukturierte und modulorientierte Programmierung. Um die Programmierung zu erleichtern, verfügt das Office-Paket über eine VBA-Entwicklungsumgebung, die als eigenständige Anwendung ausgeführt wird. Die Entwicklungsumgebung bietet Ihnen eine übersichtliche Arbeitsumgebung zum Programmieren und stellt Ihnen darüber hinaus noch einige Programmierhilfen und Arbeitserleichterungen zur Verfügung. Mit der Entwicklungsumgebung können Sie sowohl aufgezeichnete Makros bearbeiten als auch eigene Automatisierungs- und Erweiterungsroutinen erstellen. Da VBA Microsoft-Forms und ActiveX-Steuerelemente unterstützt, können Sie eigene Dialogfenster und Benutzeroberflächen erstellen. Damit ist es beispielsweise möglich, die Dateneingabe über einen Dialog zu steuern und Dokumente mit diesen Daten automatisch zu erzeugen. Durch den Einsatz von VBA können Sie z. B.: benutzerdefinierte Fehlermeldungen anzeigen, eigene Funktionen erstellen, Daten aus anderen Anwendungen verwenden (z. B. aus Excel oder Access), benutzerdefinierte Dialogfenster zur Abfrage verschiedener Eingabewerte oder zur Auswahl von Optionen erstellen, Dialogfenster über Steuerelemente steuern, System- bzw. Anwendungsinformationen auswerten (Benutzerdaten, Positionen von Grafiken, Dokumentstatistiken usw.). 6 HERDT-Verlag

7 Office programmieren Integrierte Lösungen Was sind integrierte Lösungen? Jede Office-Anwendung ist auf ein bestimmtes Aufgabengebiet spezialisiert. Bei der praktischen Arbeit kann es immer wieder vorkommen, dass Sie die Funktionen und Möglichkeiten einer anderen Anwendung benötigen. Möglicherweise wollen Sie Daten aus einer Datenbank in Excel grafisch auswerten oder Terminfunktionen von Outlook in Word nutzen. In diesen Fällen können Sie von der Integrationsfähigkeit der Office- Anwendungen profitieren. Alle Office-Anwendungen stellen ihre eigenen Funktionen als Objekte für andere Office-Anwendungen zur Verfügung. Gleichzeitig erlaubt jede Office-Anwendung den Zugriff auf andere Office-Objekte. Sie können daher beispielsweise in Word auf Excel-Objekte zugreifen und diese bei der Programmierung mit VBA verwenden wie in Excel selbst. Integrierte Lösungen mit VBA helfen Ihnen, unter Verwendung mehrerer Office-Anwendungen, die Arbeit eines Anwenders zu vereinfachen. Integrierte Lösungen können jedoch auch verwendet werden, um fehlende Funktionen einer Office-Anwendung durch die Funktionalität einer anderen Office-Anwendung nachzurüsten. Beispiele für integrierte Lösungen Über das Betätigen einer Schaltfläche können Sie eine Adresse aus den Outlook-Kontakten auswählen und in ein Word-Dokument einfügen. Sie importieren Umsatz- und Budgetzahlen aus einer Access-Datenbank, um sie in Excel detailliert auszuwerten und um anschauliche Diagramme zu erstellen. Sie nutzen die Druckfunktion von Word, um mehrere Seiten einer umfangreichen Excel-Tabelle auf ein einziges Blatt Papier zu drucken. Wann ist eine Integration sinnvoll? Eine integrierte Lösung ist immer dann sinnvoll und notwendig, wenn innerhalb einer Aufgabe mehrere Teilaufgaben existieren, für die bestimmte Office-Anwendungen durch ihre Spezialisierung besondere Vorteile bieten. Viele Aufgabenstellungen lassen sich nur mithilfe von integrierten Lösungen mit vertretbarem Aufwand lösen. Sollen beispielsweise komplexe und miteinander verbundene Daten (z. B. Umsatz, Menge, Preis, Kosten) verwaltet und später grafisch aufbereitet werden, ist dies ohne eine Integration von Access und Excel nicht möglich. Access bietet als relationale Datenbank die Möglichkeit, große Mengen anfallender Daten zu speichern, und Excel verfügt über passende Funktionen zur grafischen Aufbereitung der Daten. HERDT-Verlag 7

8 2 VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office Ein einfaches Beispiel für eine integrierte Lösung In der Buchführung wird häufig von einem Jahr mit 12 Monaten von je 30 Tagen ausgegangen. Beim Schreiben eines kaufmännischen Textes in Word kann es vorkommen, dass Sie die Anzahl von Tagen zwischen zwei Datumswerten basierend auf einem Jahr mit 360 Tagen benötigen. Word verfügt nicht über eine Funktion, mit der Sie diesen Wert direkt ermitteln können. Abhilfe schafft hier eine VBA-Prozedur, die eine geeignete Excel-Funktion aufruft. Die Prozedur AnzahlTage360 liest ein im Word-Dokument ausgewähltes Datum aus und übergibt es zusammen mit dem aktuellen Datum an die Excel-Funktion Day360. Die ermittelte Anzahl von Tagen zwischen diesen beiden Daten wird danach in das Word-Dokument eingefügt und ersetzt das ausgewählte Datum. Die VBA-Prozedur liest ein markiertes Datum aus und fügt die Anzahl der Tage bis zum aktuellen Datum (im Beispiel: ) in kaufmännischer Form ein Für den Zugriff von Word auf die Excel-Objekte benötigt VBA einen Verweis auf die Excel-Objektbibliothek: Öffnen Sie in Word die VBA-Entwicklungsumgebung mit der Tastenkombination A?. Wählen Sie den Menüpunkt Extras - Verweise. Suchen Sie im Listenfeld den Eintrag Microsoft Excel 15.0 Object Library und aktivieren Sie das Kontrollfeld in dieser Zeile. Bestätigen Sie mit OK. Der Verweis bezieht sich immer nur auf das aktuelle Dokument, im Beispiel das aktuelle Word-Dokument. Beispiel: Kap02.docm, Modul ExcelZugriff Die Prozedur ermittelt mithilfe von Excel die Anzahl der Tage, die zwischen einem im Word-Dokument markierten Datum und dem heutigen Datum liegen. Sub AnzahlTage360() Dim AppXL As Excel.Application Dim Datum As Date, Heute As Date, AnzahlTage As Integer Heute = Date Set AppXL = CreateObject("Excel.Application") Datum = DateValue(Selection.Text) 8 HERDT-Verlag

9 Office programmieren 2 AnzahlTage = AppXL.WorksheetFunction.Days360(Datum, Heute) Selection.TypeText AnzahlTage Set AppXL = Nothing End Sub Für den Zugriff auf Excel wird eine Objektvariable benötigt. Über diese Variable kann auf die Excel- Objekte zugegriffen werden wie bei der Programmierung in Excel selbst. Die VBA-Funktion Date liefert das aktuelle Datum. Mit der CreateObject-Funktion wird die Excel-Anwendung im Hintergrund gestartet. Danach sind alle Excel-Objekte verfügbar. Der ausgewählte Text im Word-Dokument wird hier ausgelesen und in ein für die Prozedur verarbeitbares Datumsformat umgewandelt. Die Objektvariable AppXL repräsentiert die Excel-Anwendung. Über das WorksheetFunction-Objekt kann auf die Excel-Funktionen zugegriffen werden. Hier erfolgt der Aufruf der Funktion Day360 mit dem im Dokument ausgelesenen Datum und dem aktuellen Datum als Argument. Die Day360-Funktion liefert die Anzahl der Tage zwischen den beiden Daten. Dieser Wert wird an der aktuellen Cursorposition im Dokument eingefügt. Liegt das ausgelesene Datum in der Zukunft, erhält das Ergebnis ein Minuszeichen vor dem Wert. Die Excel-Anwendung wird nicht mehr benötigt. Durch das Zuweisen von Nothing wird die Anwendung geschlossen und der benutzte Speicherplatz freigegeben. Arbeiten Sie häufiger mit Makros, können Sie über das Kontextmenü des Menübands das Register ENTWICK- LERTOOLS im Menüband dauerhaft einblenden (Kontextmenüpunkt Menüband anpassen, Kontrollfeld Entwicklertools). Markieren Sie im Word-Dokument die Datumsangabe. Um die Prozedur in Word zu starten, klicken Sie im Register ENTWICKLERTOOLS auf die Schaltfläche Makros. Alternative: A ( Markieren Sie im Dialogfenster Makros die Prozedur AnzahlTage360. Betätigen Sie die Schaltfläche Ausführen. Makros können Viren enthalten. Deshalb wird die Ausführung von Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen standardmäßig unterdrückt. Sobald Sie z. B. ein Dokument mit gespeicherten Makros öffnen, erhalten Sie eine Sicherheitswarnung (Benachrichtigung). Um die Makros zu aktivieren, können Sie den gespeicherten Makros einmalig vertrauen (Link Makros wurden deaktiviert der angezeigten Sicherheitswarnung, Schaltfläche Inhalt aktivieren, Auswahl Erweiterte Optionen, Optionsfeld Inhalt für diese Sitzung aktivieren); immer vertrauen, indem Sie das Dokument als vertrauenswürdig deklarieren (Schaltfläche Inhalt aktivieren der angezeigten Sicherheitswarnung) oder indem Sie den Speicherort der Makros als vertrauenswürdigen Speicherort eintragen (Register DATEI, Schaltfläche Optionen/Trust Center/Einstellungen für das Trust Center, Kategorie Vertrauenswürdige Speicherorte). HERDT-Verlag 9

10 2 VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office Makros der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Haben Sie ein Makro erstellt und getestet, können Sie für dessen Start ein Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Symbole für Makros der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie den Kontextmenüpunkt Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an. Das Dialogfenster Excel-Optionen wird bei aktivierter Kategorie Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an. geöffnet. Markieren Sie im Listenfeld den Eintrag Makros. Im Bereich werden die zur Verfügung stehenden Makros angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Makro. Wählen Sie im Listenfeld, in welchen Arbeitsmappen die Symbolleiste angepasst werden soll. Im Beispiel wird die Symbolleiste nur für die Arbeitsmappe Kap02.docm geändert. Standardmäßig wird die Symbolleiste für alle Dokumente geändert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Das betreffende Element wird in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgenommen und im Bereich angezeigt. Die Markierung im Bereich springt automatisch auf den nächsten Eintrag. 10 HERDT-Verlag

11 Office programmieren 2 Standardsymbole ändern Standardmäßig werden Makros in der Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem Symbol Namen des Makros in der QuickInfo angezeigt. und dem Um das Symbol oder die QuickInfo zu ändern, markieren Sie das Makro im Bereich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Das Dialogfenster Schaltfläche 'Ändern' wird geöffnet. Sie möchten das Symbol ändern die QuickInfo ändern Wählen Sie das gewünschte Symbol. Geben Sie im Eingabefeld Anzeigename eine neue Bezeichnung ein. Bestätigen Sie zweimal mit OK. Besonderheiten beim Löschen von Makros Löschen Sie ein Makro, für das ein Symbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff existiert, bleibt das Symbol erhalten. Betätigen Sie das Symbol, wird ein Warnhinweis ausgegeben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Symbol und wählen Sie den Kontextmenüpunkt Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen, um das Symbol für das Makro zu löschen. Das Symbol wird ohne Rückfrage gelöscht. Das beschriebene Verfahren, um ein Symbol eines Makros der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzuzufügen, kann in dieser Form in allen Office-Anwendungen verwendet werden. 2.5 Schnellübersicht Was bedeutet? VBA Prozeduren Entwicklungsumgebung integrierte Lösung Visual Basic for Applications; Programmiersprache, die in Office-Anwendungen integriert ist Bestandteile eines VBA-Programms, die eine bestimmte Aufgabenstellung bearbeiten Arbeitsfläche, in der (VBA-)Programme entwickelt werden; stellt Programmierhilfen und Programmierunterstützung zur Verfügung Eine oder mehrere VBA-Prozeduren, die von einer Office-Anwendung auf andere Office-Anwendungen zugreifen und deren Funktionen nutzen HERDT-Verlag 11

12 3 VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office Die VBA-Entwicklungsumgebung In diesem Kapitel erfahren Sie wie die VBA-Entwicklungsumgebung aufgebaut ist wie Sie mit dem Code-Fenster arbeiten wie Sie Eingabehilfen beim Programmieren verwenden Voraussetzungen Kenntnisse im Umgang mit den Office-Programmen 3.1 VBA-Entwicklungsumgebung verwenden Die VBA-Programmierung erfolgt in allen Office-Anwendungen im Visual Basic-Editor. Dieser Editor ermöglicht nicht nur die Eingabe des Programmcodes, sondern stellt eine Vielzahl von Hilfsmitteln zur Verfügung (z. B. zum Ermitteln von Fehlern oder zum Finden verschiedener Objekte). Daher wird auch der Begriff VBA- Entwicklungsumgebung verwendet. Öffnen der VBA-Entwicklungsumgebung Sie möchten die VBA-Entwicklungsumgebung in Word, Excel, Outlook oder PowerPoint starten Klicken Sie im Register ENTWICKLERTOOLS in der Gruppe Code auf die Schaltfläche Visual Basic. in Access starten Klicken Sie im Register DATENBANKTOOLS in der Gruppe Makro auf die Schaltfläche Visual Basic. In allen Office-Anwendungen können Sie die VBA-Entwicklungsumgebung schnell mit der Tastenkombination A? starten. Die VBA-Entwicklungsumgebung wird als eigenständige Anwendung geöffnet und erscheint damit nicht innerhalb der Office-Anwendungen. Besonderheiten in Access Zusätzlich zu den bereits beschriebenen Varianten wird die VBA-Entwicklungsumgebung automatisch geöffnet, wenn Sie im Access-Datenbankfenster ein Modul neu erstellen oder im Entwurfsmodus öffnen. 12 HERDT-Verlag

13 Die VBA-Entwicklungsumgebung 3 Access-Modul erstellen Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe Makros und Code auf das Modul-Symbol. Das Datenbankfenster in Access Die VBA-Entwicklungsumgebung wird automatisch geöffnet und ein neues Modul erstellt. Access-Modul bearbeiten Zeigen Sie im Navigationsbereich des Datenbankfensters die Gruppe Module an. Markieren Sie im Inhaltsbereich das Modul, das Sie bearbeiten möchten. Um das Modul in der VBA-Entwicklungsumgebung zu öffnen, rufen Sie den Kontextmenüpunkt Entwurfsansicht auf. oder Klicken Sie doppelt auf das Modul, das Sie bearbeiten möchten. Die VBA-Entwicklungsumgebung verlassen Wählen Sie in der Symbolleiste Voreinstellung das Symbol. Das Symbol zeigt die Office-Anwendung (hier: Access), aus der Sie die VBA-Entwicklungsumgebung aufgerufen haben. Alternative: A? Mit dem Symbol bzw. der Tastenkombination wechseln Sie zur Ausgangsanwendung. Die VBA-Entwicklungsumgebung bleibt im Hintergrund geöffnet. Um die Entwicklungsumgebung zu schließen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in der Entwicklungsumgebung den Menüpunkt Datei - Schließen und zurück zu Office-Anwendungsname. Alternative: A q HERDT-Verlag 13

14 3 VBA-Programmierung - Integrierte Lösungen mit Office Bestandteile der Entwicklungsumgebung Was beinhaltet die VBA-Entwicklungsumgebung? In der VBA-Entwicklungsumgebung werden die VBA-Programme codiert, getestet und verwaltet. Dafür beinhaltet die VBA-Entwicklungsumgebung unter anderem: einen Editor, der Sie bei der Eingabe und beim Bearbeiten von Programmcode unterstützt; Werkzeuge zum Testen und zum schrittweisen Abarbeiten (Debuggen) des VBA-Programms; eine Projektverwaltung, die abhängig von der jeweiligen Office-Anwendung die entsprechenden Bestandteile des Projektes organisiert. Projekt- Explorer Symbolleiste Voreinstellung Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld (Code-Fenster) Code-Fenster Eigenschaftenfenster Die VBA-Entwicklungsumgebung (Visual Basic-Editor) 3.3 Der Projekt-Explorer Wozu dient der Projekt-Explorer? Im Projekt-Explorer werden alle Bestandteile des gerade bearbeiteten Projekts hierarchisch geordnet (in Baumform) dargestellt. Je nach Office-Anwendung werden unterschiedliche Projektbestandteile angezeigt. Dazu gehören alle geöffneten Dokumente bzw. Arbeitsmappen sowie Module, die Prozeduren aufnehmen. Auch die in Excel und Word automatisch geladenen Add-Ins und Vorlagen gehören zu einem Projekt. Anzeige in Word... in Excel... in Access... in PowerPoint... in Outlook 14 HERDT-Verlag

15 Die VBA-Entwicklungsumgebung 3 Den Projekt-Explorer einblenden Das Fenster des Projekt-Explorers ist standardmäßig geöffnet. Wurde es geschlossen, können Sie es wie folgt öffnen: Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht - Projekt-Explorer. Alternativen: oder S r Möglichkeiten im Projekt-Explorer Symbol Code anzeigen Objekt anzeigen Ordner wechseln Funktion Zeigt im Code-Fenster den Programmcode des ausgewählten Elements an Alternativen: Ansicht - Code oder / Öffnet das zum ausgewählten Element gehörige Objekt (z. B. UserForm-Dialog, Formular, Word-Dokument, Excel-Arbeitsmappe). Bei Modulen ist der Befehl nicht verfügbar. Alternativen: Ansicht - Objekt oder H / Blendet die Objektordner ein bzw. aus. Die Ordneransicht verbessert besonders bei umfangreichen Projekten die Übersicht. Um schnell den Programmcode eines im Projekt-Explorer angezeigten Objekts (z. B. eines Moduls) zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf das gewünschte Objekt in der Liste. Elemente zum Speichern von Prozeduren Folgende Elemente (Objekte) eines Projekts können VBA-Anweisungen enthalten: Anwendung Element Geltungsbereich der VBA-Anweisungen Word Dokument Dieses Dokument Dokumentvorlage Module Alle Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren bzw. die mit dieser Vorlage verknüpft sind Dieses Modul. Die Prozeduren können vom aktuellen Dokument aus aufgerufen werden. Excel Arbeitsmappe Gesamte Arbeitsmappe mit enthaltenen Tabellenblättern Tabellenblatt Diagrammblatt Modul Nur dieses Tabellenblatt Nur dieses Diagrammblatt (wenn das Diagramm einzeln angelegt ist) Dieses Modul. Die Prozeduren können von anderen Stellen aus aufgerufen werden. Access Module Dieses Modul. Die Prozeduren können von anderen Stellen aus aufgerufen werden. Formulare, Berichte Nur in diesem Formular bzw. Bericht PowerPoint Präsentation Die gesamte Präsentation Module Dieses Modul. Die Prozeduren können von anderen Stellen aus aufgerufen werden. Outlook Outlook-Sitzung Die aktive Outlook-Sitzung Module Dieses Modul. Die Prozeduren können von anderen Stellen aus aufgerufen werden. Der VBA-Programmcode kann an ganze Dateien (z. B. Dokumente, Arbeitsblätter) oder an Dateielemente (z. B. Tabellenblätter) gebunden werden. Dabei wird er in Modulen gespeichert, die nur für das jeweilige Element zur Verfügung stehen und von VBA automatisch verwaltet werden. HERDT-Verlag 15