:: GRUNDMODUL FAKT. Lieferkonditionen anlegen

Transkript

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2 :: GRUNDMODUL FAKT Adressenverwaltung Unbegrenzte Anzahl an Adressen Kontakte: Telefonnummer, Faxnummer, -Adresse, Homepage-Feld, etc. Unbegrenzte Anzahl an Ansprechpartnern (inkl. Kontakte) Kunde kann in anderen Währung angelegt und fakturiert werden, z.b.: US-Dollar - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Länder/Währungen" das Land mit der gewünschten Währung anlegen - danach in den Adressenstammdaten das Währungskennzeichen ändern Unbegrenzte Anzahl an Selektionen Lieferadresse - im Register "Sonstiges" - auf welchem Formular die Lieferadresse gedruckt werden soll, und/oder ob diese der normalen Adresse getauscht werden soll, kann in der Formulargestaltung im Register "erweiterte Einstellungen" festgelegt werden Rechnungsadresse (z.b.: Rechnung an Zentrale - Lieferung an Filialen) - im Register "Sonstiges" - ob der Vermerk "Lieferung an" bzw. "Verrechnung über" auf der Rechnung bzw. am Lieferschein gedruckt werden soll, kann in der Formulargestaltung im Register "erweiterte Einstellungen" festgelegt werden Notizen Eingabe einer Zahlungskondition - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Konditionen" die gewünschten Zahlungskonditionen anlegen - danach in den Adressenstammdaten im Register "Konditionen/Preise" die Kondition hinterlegen Eingabe einer Lieferkondition - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Konditionen" die gewünschten Lieferkonditionen anlegen - danach in den Adressenstammdaten im Register "Konditionen/Preise" die Kondition hinterlegen Eingabe eines Gesamtrabattes Liefersperre (es können keine Formulare mehr für den Kunden geschrieben werden) Löschen und Zusammenfassen von Adressen - doppelte Adressen auf eine Adresse zusammenfassen - im Adressenstamm über Schaltfläche "Löschen & Zusammenfassen..." Kundenkartei (separate Auflistung aller Formulare, Auswahl nach Artikelgruppe, - untergruppe und -nummer, Datum, Text und Bestell-/Auftragsnummer möglich), Möglichkeit zum Wiederholen der Formulare Stammblattdruck Adressenlisten- und Etikettendruck, Adressenexport; Seriendruck Artikelverwaltung Anlage von "Artikeln" und "Textbausteinen", welche beim Schreiben von Formularen aufgerufen werden können (Anzahl nicht beschränkt) Umfangreiche Artikelbeschreibung möglich (unbeschränkte Anzahl an Zeichen) Gliederung in Gruppen und Untergruppen Wahlweise kann die zuletzt verwendete Artikelgruppe vorgeschlagen werden - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "diverse Einstellungen" die Option "Letzte Artikelgruppe immer vorschlagen" aktivieren bzw. deaktivieren Eingabe von Preisen pro Artikel (Einkaufs-, Bewertungs- u. Verkaufspreis) Eingabe von Material- und Arbeitspreisen oder beiden möglich Eingabe von EAN-Nummern, welche in den Formularen mittels Scanner abgerufen werden können Druck einer Artikelliste Anlage von beschreibenden Texten, welche beim Schreiben von Formularen aufgerufen werden können Kopierfunktion von Artikeln Seite 2

3 Notizblock Belegwesen es stehen folgende Belege zur Verfügung: Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Kostenvoranschlag und Sonstige Formulare die Belegkreise können bearbeitet und teilweise verändert werden; z.b.: kann der Titel von "Kostenvoranschlag" auf "Angebot" geändert, oder die Rechnungsnummer erhöht werden - im Menü "Extras" unter Punkt "Definition Belegkreise" Briefköpfe und Fußzeilen können als Text oder Grafik eingefügt und auf sämtlichen Formularen angedruckt werden Eingabe sowie Konfiguration des Lieferdatums/Lieferwoche, welches im Bezugszeichenblock (rechts oben) im Formular angedruckt wird - automatische Ermittlung des Lieferdatums bzw. Abfrage am Beginn des Tages Eingabe eines abweichenden Lieferdatums/Lieferwoche pro Position - Bei Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung im Register Sonstiges einzugeben Eingabe der Bestell-/Auftragsnummer, welche im Bezugszeichenblock (rechts oben) im Formular angedruckt wird automatische Berechnung des Leistungszeitraumes für Rechnungen - in der Formulargestaltung, Register "erweiterte Einstellungen" kann diese Funktion "Leistungszeitraum automatisch bilden" deaktiviert werden Notizen die Positionen der gespeicherten bzw. gedruckten Formulare werden in einer Kundenkartei gespeichert und können jederzeit abgerufen werden gespeicherte Formulare können jederzeit wiederholt und geändert werden Umwandlung der Formulare in einen anderen Beleg möglich, z.b.: Lieferschein(e) in eine Rechnung oder Auftragsbestätigungen in einen Lieferschein Offene Positionen von Kostenvoranschlägen, Aufträge und Lieferscheine aber auch ganze Formulare können als erledigt vermerkt werden Formulare können auch dann wiederholt werden, wenn diese bereits umgewandelt bzw. gebucht wurden (allerdings sind diese Formulare dann nicht mehr bzw. nur mehr bedingt korrigierbar) offene (nicht gelieferte/abgerechnete) Positionen eines Auftrags, können auch nach Umwandlung der AB in einen Lieferschein oder Rechnung verändert werden Druck von Sammelrechnungen nach Lieferscheinen oder Auftragsbestätigungen bereits gespeicherte Formulare können auf einen anderen Kunden übernommen (kopiert werden): benötigt man für einen Kunden z. B. die gleiche Rechnung wie man sie bereits für einen anderen Kunden geschrieben hat, so kann man die Positionen übernehmen (die erste Rechnung bleibt bestehen die Pos. werden lediglich kopiert) Formulare können einfach storniert werden die stornierte Formularnummer kann bei Bedarf für einen anderen Kunden wiederverwendet (überschrieben) werden wurde ein Formular versehentlich für den falschen Kunden geschrieben, kann man die Adresse ohne viel Aufwand ändern - im Menü "Auswertungen Fakt" bzw. "Sonstiges" unter Punkt "Listen", Zeile "Rechnung" bzw. "Lieferschein", etc. - das gewünschte Formular aufrufen und die Schaltfläche "(F4) Adresse ändern" betätigen Musterkostenvoranschläge können angelegt werden, welche man ganz oder auch nur teilweise in einen richtigen Kostenvoranschlag übernehmen kann - im Menü "Extras" unter Punkt "Musterkostenvoranschlägen" - ein neuer KV kann anschließend nach diesem Muster geschrieben werden - Preise können lt. Artikelstamm aktualisiert werden - Es können auch Positionen von verschiedenen Muster-KV in einen Kostenvoranschlag importiert werden die Formulare können am Bildschirm in zwei verschiedenen Ansichten dargestellt werden: Listenform und Druckvorschau durch Eingabe von Minusmengen kann aus der Rechnung eine Gutschrift und aus dem Lieferschein ein Retourschein gemacht werden es können beliebig Leerzeilen eingefügt werden, ebenso wie einleitende, beschreibende und abschließende Texte mit Hilfe der "Formulargestaltung" können die Formulare individuell gestaltet werden (Seitenränder etc.) Seite 3

4 man kann beliebig viele Zwischensummen einfügen und somit das Formular gliedern - die Position, unter welche die Zwischensumme gebildet werden soll markieren - im Register "Sonstiges" die Funktion aktivieren oder F2 drücken und danach die Position bestätigen Positionsnummerierung - Formulargestaltung, Register "Einstellungen" EAN-Code am Formular ausdruckbar - Formulargestaltung, Register Einstellungen Zeilenrabatt in Prozent, als Betrag und als Naturalrabatt möglich Zeilenrabatte können summiert und von der Gesamtsumme abgezogen werden - Formulargestaltung, Register "Einstellungen" auf Kostenvoranschlägen können Alternativ-Positionen eingefügt werden, welche nicht zur Summe hinzugerechnet werden - im Register "Sonstiges" bei der Summe am Formular kann ein Gesamtrabatt gewährt werden (in Prozent oder als Betrag) und eine Anzahlung abgezogen werden - im Register "Formularabschluss" NoVA-Bonus-/Malusregelung je nach Abgasverhalten - in der Positionseingabe, im Register "Formularabschluss" Packliste im Anschluss an alle Belegkreise (nur bei Verwendung des Lagermoduls) - in der Formulargestaltung, Register "Einstellungen" kann diese Funktion aktiviert werden Gesamtgewicht der Lieferung (nur bei Verwendung des Lagermoduls) - in der Formulargestaltung, Register " Einstellungen" kann diese Funktion aktiviert werden es können Zahlungs- und Lieferkonditionen angelegt und wahlweise auf den Formularen eingefügt werden - im Register "Formularabschluss" und in der Formulargestaltung, Register "Einstellungen" - Grundeinstellung in der Formulargestaltung, Register "Einstellungen" Verrechnung der NoVA über eigenes Konto - unter Menü "Extras", Punkt "Erlösekonten" kann ein NoVA-Konto angelegt werden - im Register "Formularabschluss" wird der NoVA-%-Satz eingegeben Bonus-/Malussystem bei NoVA für Dieselfahrzeuge (Partikelfilter) - im Register "Formularabschluss", Schaltfläche neben NoVA-Feld Differenzbesteuerung ( 24 UStG 1994) - im Menü "Extras" ein Erlösekonto für die Differenzbesteuerung festlegen - Eingabemöglichkeit in der Rechnung: bei Eingabe der Position, im Register "Sonstiges" kann das Konto für die Differenzbesteuerung gewählt werden. Auswertungen Formularlisten, in welcher die Detaildaten der Formulare angezeigt, die Formulare gedruckt und wiederholt, sowie die Adressen der Formulare geändert werden können; Ausdruck und Export der Liste ebenfalls möglich Formular als erledigt vermerken - Übernimmt man z.b. eine AB in einen LS und werden nicht alle Positionen geliefert, so kann man unter Detaildaten die einzelnen Positionen als erledigt vermerken Erlöseübersicht; Ausdruck und Export über Menü "Datei" möglich Kundenkartei gesammelt für alle Kunden drucken Kundenkarteien durchsuchen - Möchten Sie z.b. wissen an welchen Kunden und zu welchem Preis der Artikel XY angeboten, geliefert oder verrechnet wurde, so wählen Sie den betreffenden Artikel mit der Nummer oder einem Teil der Artikelnummer aus und starten die Suche. Datenexport Ausgabe diverser Listen als Textdatei oder Microsoft Access-Datenbank - im Menü "Datei", Punkt "Exportieren" Ausgabe und automatisches Verbuchen der AF bei Verwendung von rza fibu - im Menü "Auswertungen Fakt" bzw. "Sonstiges" unter Punkt "Ausgabe für rza fibu " Seite 4

5 Datenausgabe für Betriebsprüfer im XML- und CSV-Format - im Menü "Extras" Weitere Programmfunktionen: Updates können direkt über das Programm vom Internet heruntergeladen werden (Registriernummer für das jeweilige Jahr notwendig; bei Kaufvariante Anmeldung der laufenden Betreuung erforderlich) - im Menü "Hilfe" Punkt "rza fakt-update", Schaltfläche "Neue Version holen" Unterscheidung zwischen Einzelplatz-Version oder Mehrplatz-Version (beliebig viele Geräte) im Programm enthaltene Programmbeschreibung - aufzurufen mit F1 oder über Menü "Hilfe", "Bedienungsanleitung" Testdatenbank erstellen exakte Kopie des Originals, wo man div. Abläufe ohne Risiko durchprobieren kann, ohne die Original-Daten zu gefährden (nicht bei Verwendung eines SQL-Servers) - im Menü "Datei", Punkt "Testdatenbank (Kopie) bearbeiten" Erstellen von externen Sicherungen möglich, welche bei Datenverlust auf einfache Weise wieder rückgeholt werden können (nicht bei Verwendung eines SQL-Servers) - im Menü "Datei", Punkt "Ordner sichern/rücksichern" Formulargestaltung der Formulare kann auf verschiedene Benutzer übertragen werden - im Menü "Extras", Punkt "Formulargestaltung übertragen" Interne Datensicherung vor allen datenverändernden Aktionen (nicht bei Verwendung eines SQL-Servers) Schutz wichtiger Programmeinstellungen/Daten durch Abfrage des Administrator- Passwortes Möglichkeit zum Löschen alter Bewegungen - im Menü "Datei", Punkt "alte Daten löschen" :: ERWEITERTES MODUL FAKT Zusätzlich zu den Funktionen des Grundmoduls sind enthalten: Adressenverwaltung (Interessenten/Kunden) Aufteilung der Kunden in die Kategorien Interessenten und Kunden Mahnsperre (Kunde wird nicht gemahnt, auch wenn Re offen und fällig) Kreditlimit bei Kunden Eigene Artikelnummer verwenden - im Register Konditionen/Preise aktivierbar Preisvereinbarungen - im Register "Konditionen/Preise" im Register Umsatz/OP können alle Bewegungen beim jeweiligen Kunden verfolgt werden frei definierbare Adressenfelder, welche auf Formularen mit gedruckt werden können - eigenes Register "frei def. Felder" Adressen können in Listenform bearbeitet und gelöscht werden Kunden können als Bund-Kunden gekennzeichnet werden - Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr sind verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einzubringen Artikelverwaltung Eingabe von Aktionsrabatten bei Artikelgruppen - pro Artikelgruppe, Unter- oder Preisgruppe kann ein Aktionsrabatt in Prozent eingegeben werden. Dieser ist dann z.b.: für eine gesamte Artikelgruppe, für jeden Kunden gültig (Bsp.: -10% auf alle Bademoden in der Art.Grp. 01). Artikel können als rabatt- und provisionsfähig gekennzeichnet werden (Register "Sonstiges") Eingabe von Aktionspreise und von Mengenstaffeln (im Register "Sonstiges") Bei der Suche eines Artikels kann die Vollständige Bezeichnung eingeblendet werden Erweiterte Artikeltexte (detaillierte Produktbeschreibung) für bestimmte Belegkreise (Schaltfläche "Texte...") Seite 5

6 kundenbezogene Artikelnummer und bezeichnung - im Adressenstamm, Register "Konditionen/Preise" die Option "eigene Artikelnr. verw." - im Artikelstamm unter Schaltfläche "Erweitert" eingeben Belegwesen neue Belegkreise anlegen - im Menü "Extras", Punkt "Definition Belegkreise" Standardbelegkreis definieren Formulare bestimmten Kriterien zuweisen und nach diesen frei definierbaren Kriterien auswerten (z.b. Abteilung, Vertreter: es kann bei jedem Formular ausgewählt werden in welcher Abteilung bzw. für welchen Vertreter das Formular geschrieben wurde) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Fakturierung", Punkt "Kriterien für Formulare" die gewünschte Option aktivieren - beim Schreiben eines Formulars wird das Kriterium beim Betätigen der Schaltfläche "Weiter zur Positionseingabe" abgefragt erweiterter Bezugszeichenblock (es können entweder Felder frei definiert werden oder Felder übernommen werden (z.b. Telefonnummer)) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Fakturierung", den Punkt "Bezugszeichenblock bei Formulare erweitern" aktivieren - danach unter "Einstellungen Bezugszeichenblock" die gewünschten Funktionen wählen Sammelfunktion für Lieferscheine (wie Sammelrechnung) Packliste im Anschluss an alle Belegkreise - in der Formulargestaltung, Register "Einstellungen" kann diese Funktion aktiviert werden Sortierungsmöglichkeit der Artikel am Ausdruck nach Artikelnummer oder Lagerort (bei Verwendung des Lagermoduls) - in der Formulargestaltung, Register " Einstellungen" kann diese Funktion aktiviert werden Positionen können in eine Gruppe zusammengefasst werden (z.b. bei Handwerksbetrieben, damit das Kleinmaterial nicht am Formular angedruckt wird) - Im Menü Extras, Punkt Einstellungen Allgemein, Register Module/Sonstiges, Fakturierung, den Punkt Gruppieren von Formular-Positionen ermöglichen aktivieren - Im Formular NUR in Listenform mehrere Positionen markieren und mit dem Button G eine neue Gruppe erstellen Gesamtgewicht der Lieferung (bei Verwendung des Lagermoduls) - in der Formulargestaltung, Register " Einstellungen" kann diese Funktion aktiviert werden beschreibende sowie Positionstexte können formatiert werden (fett, kursiv, unterstrichen) Zuschläge verwenden (entweder in % oder als Betrag) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Fakturierung", den Punkt "Zuschläge verwenden" aktivieren Barfaktura (keine Aufnahme in OP-Liste) - beim Schreiben der Rechnung im Register "Formularabschluss" Centausgleich (kaufmännische Rundung des Rechnungsbetrages auf volle 10 Cent) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Fakturierung", den Punkt "Rechnungsbetrag auf volle 10 Cent runden" aktivieren Formulare als versenden (mit Acrobat PDF-Writer, PDF-Mailer, etc. möglich) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Allgemeines", den Punkt "Sie möchten Rechnungen etc. als PDF-Datei per versenden" aktivieren - entsprechenden PDF-Drucker, dazu passende Steuerung und Verzeichnis für das Speichern der PDF-Dateien auswählen - es können Texte für das automatisiert hinzugefügt werden. Formulare können in verschiedenen Fremdsprachen gedruckt werden (Artikeltexte und Formulartexte werden in die gewünscht Fremdsprache übersetzt) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Allgemeines", den Punkt "Fremdsprachen verwenden" aktivieren - danach auf die Schaltfläche "Sprachen definieren" klicken und die gewünschte Sprache hinzufügen, anschließend die Wörter laut Übersetzungstabelle übersetzen - im Adressenstamm des Kunden die entsprechende Sprache einstellen Seite 6

7 Rechnungen als zediert vermerken - im Menü "Extras", unter Punkt "Einstellungen Zediert-Vermerke" Offene (noch nicht gelieferte/verrechnete) Positionen am Formular anzeigen - im Menü Extras unter Punkt Module/Sonstiges Fakturierung - Abfrage Kundenaufträge erledigen bei Lieferschein/Rechnung Offene (noch nicht gelieferte/verrechnete) Positionen als erledigt vermerken Reverse-Charge Rechnungen für Bauleistungen (gem. 19 Abs. 1a UstG Übergang der Steuerschuld) - im Menü "Extras", Punkt "Erlösekonten" die Option aktivieren und ein neues Konto mit 0% MWSt. und Kontenart "Bauleistung" anlegen; bei der Formularauswahl die Einstellung "Bauleistungs-Rechnung" wählen Reverse-Charge Rechnungen für Schrott und Abfallstoffe (gem. 19 Abs. 1d UstG Übergang der Steuerschuld) - im Menü "Extras", Punkt "Erlösekonten" die Option aktivieren und ein neues Konto mit 0% MWSt. und Kontenart "Schrott und Abfallstoffe" anlegen; bei der Formularauswahl die Einstellung "Schrott/Abfallstoffe-Rechnung" wählen Zahlscheindruck - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Konditionen" die gewünschten Zahlungskonditionen anlegen - bei der Kondition kann hinterlegt werden, ob nach der Rechnung ein Zahlschein gedruckt werden soll bzw. ob am Zahlschein die Kondition bzw. der Betrag der Rechnung gedruckt werden soll - danach in den Adressenstammdaten im Register "Konditionen/Preise" die Kondition hinterlegen Blanko-Zahlscheine/SEPA-Zahlscheine drucken bzw. Zahlscheine händisch ausfüllen - unter Menü "Auswertungen Fakt", Punkt "Zahlscheindruck" - Anordnung im Hochformat oder nebeneinander E-Rechnungen für den Bund vormerken - wurde ein Kunde als Bund-Kunde gekennzeichnet und schreibt man an diesen Kunden eine Rechnung, wird diese für den Bund vorgemerkt Offene Posten Verwaltung Erfassen von Zahlungen Austragen einer offenen Post ohne Zahlbetrag Ansicht der bisherigen Zahlungen Übersicht von Zahlungen Druck und Export der OP-Liste für einen Zeitraum oder Kunden Abgleich der offenen Posten-Liste mit rza fibu (Zahlungen werden nach Rückfrage in rza fakt automatisch gespeichert) Druck von Mahnungen Spalten für den Druck der Mahnung frei wählbar Spalten für die Anzeige der Mahnungen unter Anzeige-Optionen frei wählbar Eingabe unterschiedlicher Mahntexte die automatisch je nach Mahnstufe aufgerufen werden Mahnspesen, Verzugszinsen Provisionsabrechnung Provision in Prozent oder als Betrag; abhängig vom DB oder vom Vertreter und Artikelgruppe Provisionsbasis: Umsatz oder Deckungsbeitrag Provisionsberechnung auf Formular- bzw. Positionsebene Abfrage des Provisionssatzes pro Position Unbegrenzte Anzahl von Vertretern Festlegung eines Regionalleiters oder eines übergeordneten Regionalleiters Hinterlegen der Vertreter bei den Kunden - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Fakturierung" die Funktion "Provisionsabrechnung verwenden" aktivieren Seite 7

8 - im Menü "Fakturierung", unter Punkt "Provisionen", Zeile "Liste Vertreter" die Vertreter anlegen, diese können danach in den Adressenstammdaten der Kunden hinterlegt werden - beim Schreiben der Rechnung kann der Vertreter im Register "Vertreter" hinterlegt bzw. geändert werden - beim Schreiben der Rechnung kann der Vertreter im Bezugszeichenblock angedruckt werden (aktivieren in Formulargestaltung, Register "erweiterte Einstellungen") Abrechnung wahlweise über Vertreter der Liefer-/ bzw. Rechnungsadresse - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Fakturierung" die Funktion "Prov.Abr. konfigurieren" aktivieren Provisionsliste, in der offene oder alle Provisionen angezeigt werden können, mit tw. Korrektur- und Ergänzungsmöglichkeit Register Abrechnung in dem Provisionen abgerechnet und gedruckt werden können Sonstige Auswertungen E-Rechnungen an den Bund - Die geschriebenen Rechnungen für den Bund können als XML erstellt werden und stehen dann für den USP-Load (Unternehmerserviceportal) zur Verfügung Umsätze nach Kunden (können nach PLZ, Datum, Selektionen, Vertretern gesucht werden) Liste offene Lieferscheine und automatische Abrechnung einzelner offener Lieferscheine; Wiederholen der Formulare Liste offene Auftragsbestätigungen; automatische Abrechnung/Lieferung einzelner offene Aufträge; Wiederholen der Formulare Bestellmengen-Übersicht (Liste offene Aufträge) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Fakturierung" die Funktion "Bestellmengenübersicht" aktivieren Liste offene Kostenvoranschläge; Wiederholen der Formulare Umsatzvergleich mit Vorjahren (die Auswertung kann in Listenform oder als Grafik erfolgen) es können außerdem verschiedene Kriterien zur Auswertung herangezogen werden Erfolgsrechnung Kunden (Deckungsbeiträge, Mindest-DB) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Fakturierung" die Funktion "Erfolgsrechnung" aktivieren Liste Preisvereinbarungen - im Menü "Adressen", Punkt "Liste Preisvereinbarungen" Ausdruck und Export diverser Listen Benutzerverwaltung Nutzungsumfang (Berechtigungen) für jeden Benutzer definierbar - als Benutzer "Administrator" anmelden - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Benutzer" die Funktion "Benutzeranmeldung bei Start der rza fakt" aktivieren - unter der Schaltfläche "Gruppen..." kann man die vorgefertigten Benutzer-Gruppen verändern, überarbeiten und hinzufügen - bei jedem Benutzer kann man eine solche Gruppe hinterlegen und diese auch noch individuell abändern es gibt vordefinierte Benutzergruppen Sonstiges Stammdatenübertrag der Artikel in einen anderen Ordner :: LAGERMODUL Das Lagermodul kann entweder mit dem Grundmodul oder dem erweiterten Modul der rza fakt kombiniert werden. Seite 8

9 Artikelstammdaten Anlage beliebig vieler Artikel (siehe Beschreibung der "Artikelverwaltung" beim Grundmodul) Automatische Artikelnummernvergabe, Feld "Artikelnummern-Vergabe" Erweiterte Artikeltexte für Lieferanten für bestimmte Belegkreise (Schaltfläche "Texte...") Eingabe verschiedener Strichcodes, z.b.: 12stellig oder mit Buchstaben (zusätzlich zu EAN) beim Feld "Typ Strichcode" die gewünschte Funktion auswählen Eingabe des Lagerortes möglich mit diversen Auswertungsmöglichkeiten (z.b.: bei Inventur) Ausdruck des Lagerortes auf div. Formularen möglich, Sortierungsmöglichkeit nach Lagerort auf den Formularen (Ausdruck) - in der Formulargestaltung sämtlicher Formulare zu aktivieren Verwaltung mehrerer Lagerorte pro Artikel, mit Lagerstandsverwaltung (Multilager) die Funktion "mehrere Lagerorte pro Artikel" aktivieren - in den Artikelstammdaten die möglichen Lagerorte hinterlegen - beim Schreiben eines Lagerzuganges, bzw. einer Rechnung oder Lieferscheins den entsprechenden Lagerort zuweisen bzw. auswählen Leihartikel-Verwaltung Bewertungspreisberechnung nach den gängigen Verfahren bei der Funktion "Bewertungspreis" ein Berechnungsverfahren auswählen Preiseinheiten (VK-Preis 10,-- pro 1000 Stk.) beim Feld "Preiseinheiten" die gewünschte Funktion auswählen automatische Preisberechnung Eingabe eines Standard-Rabattes pro Artikel (Rabatt in %) Anlage div. Preislisten (z.b.: Großhändler, Endkundenpreisliste) - im Menü "Extras", Punkt "Definition VK-Preise" - bei den Adressen können diese Preislisten im Register "Konditionen/Preise" hinterlegt werden Seriennummernverwaltung die Funktion "Seriennummern-Verwaltung verwenden" aktivieren - in den Artikelstammdaten im Register "Seriennummern" die Verwaltung für den ausgewählten Artikel aktivieren, bzw. unter "Korrektur div. Stammdaten" - beim Schreiben eines Lagerzuganges, bzw. einer Rechnung oder Lieferscheins wird beim Artikelaufruf die Seriennummer abgefragt, eine Auswertung gibt es unter Menü "Lagerverwaltung", Punkt "Seriennummern-Verwaltung" Verwaltung der Lagerstände (bei Lieferschein oder Rechnung wird der Lagerstand reduziert bei Lagerzugängen wird er erhöht) es werden reservierte (offene Kundenaufträge) bzw. bestellte (offene Lieferantenbestellungen) Mengen geführt Eingabe von Mindest-/Optimal- und Maximalständen möglich danach ist ein automatischer Bestellvorschlag möglich Verpackungseinheiten (1 Sack = 10 kg) die Funktion "Verpackungen verwenden" aktivieren - in den Artikelstammdaten im Register "Mengen" die Verpackungseinheit hinterlegen Gewicht netto und brutto - in den Artikelstammdaten im Register "Mengen" kann das Gewicht des Artikels eingegeben werden, welches auf div. Formularen in Summe bzw. auf einer Packliste gedruckt werden kann Formel für Mengenberechnung (z.b.: Umfang, Fläche) - in den Artikelstammdaten im Register "Mengen" kann eine Formel für den Artikel ausgewählt werden, welche beim Schreiben von Formularen immer eingeblendet wird eigenes Register für die Lieferanten, wo man die Lieferantenartikelnummer, den EK-Preis und Rabatt, Lieferzeit, Verpackungs- und Mindestmenge des Lieferanten eintragen kann, Seite 9

10 bzw. werden diese Informationen teilweise von der Bestellung oder vom Lagerzugang übernommen Beliebige Anzahl von Lieferanten pro Artikel möglich Folgeartikel: wenn dieser Artikel in einem Formular aufgerufen wird, soll automatisch ein bestimmter Artikel aufgerufen werden die Funktion "Folge-/SET-Artikel verwenden" aktivieren - in den Artikelstammdaten im Register "Folge-/SET-Artikel" die Funktion auswählen und die/den Folgeartikel hinterlegen Set-Artikel: ein Artikel besteht aus mehreren Teilen (Geschenkskorb) die Einzelteile werden beim Artikel "Geschenkskorb" hinterlegt und durch einen Set-Zugang oder einem Verkauf vom Lager abgebucht die Funktion "Folge-/SET-Artikel verwenden" aktivieren - in den Artikelstammdaten im Register "Folge-/SET-Artikel" die Funktion auswählen und die/den Unterartikel des Sets hinterlegen Artikelnummer der Bestandteile kann mit ausgedruckt werden - Set-Bestandteile können wahlweise auf den Formularen mit angedruckt werden. Dies kann pro Artikel UND pro Formularart gewählt werden (im Artikelstamm bzw. in der Formulargestaltung einzustellen) - Set-Zugänge werden unter Menü "Lagerverwaltung", Punkt "sonstige Zu-/Abgänge", Zeile "SET-Zugänge" gebucht Anzeige, in welchen Sets der aufgerufene Artikel enthalten ist sowie welche Mengen verkauft/geliefert wurden (Schaltfläche "in Set-/Folgeartikel enthalten") Set-im-Set: bei Set-Buchungen (Set-Zugang oder bei Verkauf, wenn Bestandteile abgebucht werden), können auch ein SET-im SET berücksichtigt werden. Dazu in den Einstellungen Allgemein (Menü Extras), Register "Module/Sonstiges", "Lagerverwaltung" die Option "bei Set-Buchungen Set im Set berücksichtigen" aktivieren. Stückliste drucken: bei jedem SET-Artikel kann eine Stückliste (die im SET enthaltenden Bestandteile) ausgedruckt werden. Je nach Einstellung können auch die Unter-Sets mit ausgedruckt werden. Individuelles Set: Wenn die SET-Bestandteile beim Verkauf abgebucht werden, können die Bestandteile auf der Rechnung (oder auch in anderen Formularen) mit Hilfe der Funktionstaste F3 verändert werden. Diese geänderte Stückliste ist nur für diese Geschäftsfall relevant im Artikelstamm bleiben die ursprünglichen Bestandteile Umsatzanzeige nach Monaten mit Diagramm Anzeige/Druck der einzelnen Bewegungen pro Artikel Anzeige "Datum letzter Einkauf" und "Datum letzter Verkauf" - in den Artikelstammdaten im Register "Bewegungen" Artikel können als rabattfähig und provisionsfähig gekennzeichnet werden - in den Artikelstammdaten im Register "Sonstiges" bzw. unter "Korrektur div. Stammdaten" Eingabe von Aktionspreisen und von Mengenstaffelung - in den Artikelstammdaten im Register "Sonstiges" Artikelstatus den Artikel für Einkäufe, bzw. Ein- und Verkäufe sperren (deaktivieren) - in den Artikelstammdaten im Register "Sonstiges" Abwertung des Bewertungspreises für Inventur - in den Artikelstammdaten im Register "Sonstiges" Notizblock Produktfotos verwenden - im Menü Extras, Punkt Einstellungen Allgemein, Register Module/Sonstiges, Lagerverwaltung die Funktion Produktfotos verwenden aktivieren - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche Erweitert, im Register Produktfotos - in der Formulargestaltung des jeweiligen Belegkreises, im Register erweiterte Einstellungen die Einstellungen für den Ausdruck vornehmen Ersatzartikel verwenden - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche "Erweitert", im Register "Sonstiges" frei definierbare Artikelfelder, die in Volltextsuche einbezogen sind - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche "Erweitert", im Register "Sonstiges" Eingabe Grundpreis des Artikels (z.b.: für Lacke, Ausdruck auf Artikeletikett) Seite 10

11 - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche "Erweitert", im Register "Sonstiges" Bestellwesen händische Bestellungen automatischer Bestellvorschlag aufgrund von Mindest- und Optimalständen - Auswahl der Berechnungsart unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Lagerverwaltung" - in den Artikelstammdaten im Register "Mengen" die Mindest- bzw. Optimalstände eingeben (z.b.: in Liste "Korrektur div. Stammdaten" möglich) - beim Schreiben der Bestellung die Funktion "nach Bestellvorschlag" aktivieren automatische Optimalstand-Berechnung Artikel aufgrund Bestellvorschlag für eine spätere Bestellung vormerken - im Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Mengen", Zeile "Bestellvorschlag", Schaltfläche "Artikel für Bestellung vormerken" oder - über Menü "Lagerverwaltung", Punkt "Lieferantenbestellungen", Option "F3: Liste Bestellvorschlag bearbeiten (Artikel vormerken)" Bestellung der vorgemerkten Artikel - über Menü "Lagerverwaltung", Punkt "Lieferantenbestellungen", Option "F4: Vorgemerkte Artikel jetzt bestellen" Bestellung aufgrund Kundenauftrag - über Menü "Lagerverwaltung", Punkt "Lieferantenbestellungen", Option "F4: Artikel aus Kundenauftrag bei einem Lieferanten bestellen" Erfolgt eine Bestellung nach Kundenauftrag, ist die Lieferantenbestellung in der Kundenkartei ersichtlich auf der Bestellung kann wahlweise die eigene oder die Artikelnummer des Lieferanten angedruckt werden (sofern diese eingegeben wurden, im Register "Lieferanten") Bestellungen können in einen Lagerzugang umgewandelt werden Bestellungen können, wenn sie noch nicht geliefert wurden, urgiert werden Anfragen an Lieferanten möglich diese können in eine Bestellung oder in einen Lagerzugang umgewandelt werden Anfragen, Bestellungen und Lagerzugänge werden in der Lieferantenkartei gespeichert Lagerzugänge können als EF (Eingangsfaktura) in rza fibu übertragen, und dort automatisch verbucht werden - Aktivierung der Einstellung unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Lagerverwaltung" - die benötigten Aufwandskonten unter Menü "Extras", Punkt "Definition Konten" erfassen - die Aufwandskonten bei sämtlichen Artikeln hinterlegen (z.b.: in Liste "Korrektur div. Stammdaten") EF-Prüfung - unter Menü "Lagerverwaltung" weitere Funktionen in den Formularen "Bestellungen" bzw. "Lagerzugänge" entnehmen Sie dem "Belegwesen" des Grundmoduls Artikelanlage mit vereinfachten Artikelstammdaten in den Bestellungen und Lagerzugängen Lieferantenbestellung in einen Lagerzugang übernehmen und gelieferte Artikel als erledigt vermerken Kommissionswaren Kommissionswaren sind jene Artikel, die auf Wunsch eines Kunden bestellt werden und nicht in die Artikelstammdaten aufgenommen werden sollen die Funktion "Kommissionswaren verwenden" aktivieren Einfacher Aufruf der Kommissionswaren mit dem #-Zeichen - durch Eingabe des #-Zeichens vor der Artikelnummer wird der Artikel zum Kommissionsartikel und wird im Kommissionsbuch gespeichert Bei einem Lagerzugang kann die Kommissionsware bereits einem bestimmten Kunden zugeteilt werden Seite 11

12 Übersicht der Kommissionswaren nach offenen, allen oder dem Kunden nicht zugeordneten Artikeln - unter Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Kommissionsware" Auflistung jener Aufträge die zur Gänze lieferbar sind - unter Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Kommissionsware" Lagerzugänge und Sonstige Zu-/Abgänge für Mengenkorrekturen gibt es den Beleg "Sonstige Zu-/Abgänge" oder "Mengenkorrektur" wenn Sie mit rza fakt erstmals zu arbeiten beginnen und Ihre Lagerstände eingeben müssen, funkt. dies über den Beleg "Inventurerfassung" der "Set-Zugang" wird gemacht, wenn ein Set-Artikel in der Werkstatt fertiggestellt wird; dadurch wird der Lagerstand des Set-Artikels erhöht und die Einzelteile des Sets abgebucht erfolgt die Lieferung der bestellten Ware vom Lieferanten, wird ein "Lagerzugang" gemacht, dieser kann aus der Bestellung übernommen werden terminbezogene VK-Preisänderungen bei Lagerzugang (neue VK-Preise sollen erst zu einem späteren Zeitpunkt gültig sein) ARA-Meldung Um über die verkauften Produkte und deren Verpackung bei der Altstoff Recycling Austria AG Meldung machen zu können, muss im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstige", "Lagerverwaltung" die Option ARA Meldungen aktiviert werden (. Danach können Verpackungsart und -gewicht beim Artikel hinterlegt und (unter Einkaufs-/Verkaufsübersicht) die ARA-Meldung gedruckt werden. Darstellung und Export einer detaillierten Übersicht der Artikeln Sonstiges Preisberechnung (Preise können z.b. von der Spalte Einkaufspreis auf die Spalte Verkaufspreis mit einer prozentuellen Veränderung berechnet werden) Terminbezogene Preisänderungen Korrektur diverser Artikelstammdaten in Listenform Löschen der Artikel in Listenform - eigenes Register "Löschen" in der "Korrektur div. Stammdaten" Erfassung und Auswertung der Inventur Druck Artikel-Etiketten (auf Wunsch mit EAN-Codes oder Strichcode Artikelnummer) Import von Fremdpreislisten (aus Excel oder Datanorm 3.0 od. 4.0) möglich - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Lagerverwaltung" den Punkt "Fremdpreislisten verwenden" aktivieren - im Menü "Extras" unter Punkt "Fremdpreislisten" kann die Preisliste importiert werden - im Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Preislisten", Zeile "Fremdpreislisten" wird diese angezeigt Export der Artikel mit Preisen in Datanorm 5.0 Format - im Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Preislisten", Zeile "Export Datanorm 5.0" Intrastat-Meldung - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Lagerverwaltung" den Punkt "Intrastat-Meldung" aktivieren - im Artikelstamm den Artikeln Zolltarifnummern zuordnen - Export unter Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Einkaufs-/Verkaufsübersicht", "INTRAS- TAT-Meldung" im EDI-Format Volltextsuche in diversen Listen möglich (z.b.: Suche nach Artikelbezeichnung) - im Feld "Artikelnummer" vor dem gewünschte Begriff ein? eingeben Auswertungen div. Auswertungen nach Auswertungsgruppen, in welchen Artikelgruppen, Untergruppen zusammengefasst werden können Lagerprotokoll (alle Lagerbewegungen werden angezeigt) Inventur Seite 12

13 - unter Menü "Lagerverwaltung", Punkt "Inventur" wird zuerst die "Vorbereitung Inventur" gedruckt, anschließend wird die "Erfassung" gemacht, zuletzt wird die "Inventurliste" gedruckt und ggf. die "Lagerstandveränderungen" aufgrund Korrekturbuchung Inventur ausgewertet Einkaufs-, Verkaufs- und Lieferübersicht nach Artikel und Kunden Übersicht gewährte Rabatte nach Artikel und Kunden Auswertung der sonstigen Zu-/Abgänge Einkaufs- u. Verkaufspreislisten Fremdpreislisten von Lieferanten - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Lagerverwaltung" den Punkt "Fremdpreislisten verwenden" aktivieren - im Menü "Extras" unter Punkt "Fremdpreislisten" kann die Preisliste importiert werden - im Menü "Wiedergabe-Lager", Punkt "Preislisten", Zeile "Fremdpreislisten" wird diese angezeigt Liste "Verfügbare Menge" Liste "Fehlbestände" Liste "Bestellvorschlag" Lagerzugangs- Bestellungs- u. Anfragelisten Liste offene Bestellungen Benutzerdefinierte Artikelliste Umsatzvergleich mit Vorjahren (auch grafische Darstellung) Umsätze Lieferanten Lieferurgenz Benutzerverwaltung Nutzungsumfang (Berechtigungen) für jeden Benutzer definierbar - als Benutzer "Administrator" anmelden - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Benutzer" die Funktion "Benutzeranmeldung bei Start der rza fakt" aktivieren - unter der Schaltfläche "Gruppen..." kann man die vorgefertigten Benutzer-Gruppen verändern, überarbeiten und hinzufügen - bei jedem Benutzer kann man eine solche Gruppe hinterlegen und diese auch noch individuell abändern es gibt vordefinierte Benutzergruppen :: KASSENMODUL Anlage der Verkäufer ev. kann man die Benutzeranmeldung mit Passwort schützen Wechselgeld-Eingabe - automatischer Vorschlag aufgrund des Kassenstandes vom Vortag Barverkäufe Bondruck Bon mit Adresse oder anonymer Bon Bon kann gespeichert oder gedruckt werden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten beim Bonabschluss Bon wiederholen die Verkäufer können während des Erfassens des Bons geändert werden Formel für Mengenberechnung einblenden - im Feld "Menge" mit Shift+F5 aufrufen versch. Auswertungen nach Verkäufern (Tagesjournal) div. Einstellungen und Gestaltungsmöglichkeiten (einschließlich Briefkopf und abschließende Texte) - im Bondruck unter der Schaltfläche "Einstellungen" Auswahl zwischen verschiedenen Bonvarianten - im Bondruck unter der Schaltfläche "Einstellungen" Bondruck im Format A5 auf "normalem" Drucker - im Bondruck unter der Schaltfläche "Einstellungen" Druck von Lieferscheinen Bondruck nach Lieferscheinen Seite 13

14 Virtueller Nummernblock - Im Bondruck unter der Schaltfläche Einstellungen Erfassen sonstiger Ausgaben Erfassen der Kunden-Zahlungen und sonstigen Einnahmen Tagesjournal/Kassastand/Tagesabschluss Monatsjournal Export Tages-/Monatsjournal Buchungsbeleg Verkaufsstatistik nach Wochen/Tage/Stunden (Kundenfrequenz) Ansteuerung von Bondrucker, Kassenlade, Kundendisplay, EAN- und mobilen Scanner - im Bondruck unter der Schaltfläche "Einstellungen" aktivieren Aufrufen von Waagen-Artikel mittels EAN-Scanner (Artikel werden auf speziellen Waagen abgewogen und danach kann ein Etikett mit EAN-Code, Artikelbezeichnung, Preis, etc. gedruckt werden, z. B. Obstwaagen). - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Kassa" die Funktion "Waagen-Artikel verwalten" aktivieren Verwendung von Stammkunden-Code - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Kassa die Funktion Stammkunden-Karte verwenden aktivieren :: ZUSATZMODULE KFZ-/Maschinenverwaltung KFZ-/Maschinenverwaltung bei Kundenadressen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen KFZ-/Maschinenverwaltung ", Zeile "Eingabeprofile" die gewünschten Felder festlegen Ausdruck der KFZ-/Maschinendaten auf Rechnungen bzw. auf gewünschtem Formular - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen KFZ-/Maschinenverwaltung ", Zeile "Allgemeine Einstellungen" die gewünschten Formulare, auf welchen die Fahrzeugdaten oben stehen sollen festlegen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen KFZ-/Maschinenverwaltung ", Zeile "Druck- Einstellen" die gewünschten Felder wählen, welche am Formular ausgedruckt werden sollen KFZ-/Maschinenbewegungen (alle Reparaturen, etc.) - unter Menü "Fakturierung", Punkt "Kartei Fahrzeuge" Adresslisten und -etiketten nach Fahrzeugkriterien mit Fahrzeugdaten Schnittstelle EBV - Export der Fahrzeug- und Kundendaten sowie der Auftragsdaten Baustellenmodul Erfassung von Baustellenlieferscheinen - unter Menü "Auswertungen-Fakt", Punkt "Auswertung Baustellen" Kostenaufstellung der Baustelle nach verschiedenen Kriterien - unter Menü "Auswertungen-Fakt", Punkt "Auswertung Baustellen" Projektverwaltung - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Projektverwaltung Teil-/Schlussrechnungen - unter Menü "Extras", Punkt "Definition Belegkreise" zuerst einen eigenen Rechnungskreis für Teil-/Schlussrechnungen eröffnen - Zuschläge unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Fakturierung" aktivieren und unter "Extras", "Definition Zuschläge" anlegen - unter Menü "Fakturierung" finden Sie dann den Punkt "Teil-/Schlussrechnungen" Seite 14

15 Textilmodul und in den Einstellungen Textilmodul (im Menü "Extras") die Funktionen aktivieren Freie Definition von Größe- und Farbtabellen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Textilmodul" Artikel in Größen und/oder Farben unterteilen - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche "Erweitert..." Eingabe (Auswahl) und Ausdruck der Textilartikel in Größen-/Farbraster - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Textilmodul" aktivieren Verwaltung von Saisonen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Textilmodul" - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche "Erweitert..." Abwertung von Textilartikel abhängig vom Alter des Artikels - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Textilmodul" - in den Artikelstammdaten, Schaltfläche "Erweitert..." Verschiedene Auswertungen für Textilartikel (z.b.: Verkaufsübersicht nach Saisonen,...) automatische Abrechnung/Lieferung Eingabe des Artikels der automatisch abgerechnet bzw. geliefert werden soll in den Adressenstammdaten (z. B. Miete) Abrechnungsintervall: einmal, täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, Wochenplan - unter Menü "Fakturierung", Punkt "automatische Abrechnung" Positionen aus Datei automatisiert hinzufügen - Positionen können aus einer TXT-Datei importiert werden Mobile Datenerfassung Erfassen der Artikel mit Hilfe eines mobilen Scanners - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Allgemeines" die Schnittstelle des mobilen Scanners einstellen Datenübertrag von Scanner auf PC - Im Menü Fakturierung, Zeile Kommissionen vom mobilen Scanner importieren Formularnummer und Adressnummer als Strichcode möglich - In der Formulargestaltung, Register erweiterte Einstellungen die Funktion aktivieren Daten können beim Schreiben diverser Formulare und bei Eingabe diverser Daten verwendet werden (Lieferscheine, Inventurerfassung, Lieferantenbestellung usw.) - Einlesen der Daten vom Scanner in den Formularen mittels Funktionstaste "F9" oder über Menü "Bearbeiten", Punkt "Artikel vom mobilen Scanner" Übertragung der offenen Aufträge auf den Scanner (in Verbindung mit dem erweitertem Modul) Erfassung mit oder ohne Kommissionierung Artikelwartung Fremdpreislisten (nur in Verbindung mit dem Lagermodul möglich) Einspielen elektronischer Preislisten - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Module/Sonstiges", "Lagerverwaltung" die Funktion "Fremdpreislisten verwenden" aktivieren - die Fremdpreisliste über Menü "Extras", Punkt "Fremdpreislisten" importieren Artikelwartung durch diese Preislisten (z. B. Preise aktualisieren, neue Artikel automatisch anlegen) (ebenfalls Menü "Extras", Punkt "Fremdpreislisten") Außendienstmodul Erfassung der Außendienstmitarbeiter Seite 15

16 - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Außendienstmodul" Definition der Berechtigungen des ADM - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Außendienstmodul" Datenaustausch zwischen Vertreter-Notebook und Firmen-Datenbank - im Menü "Extras", Punkt "Datenabgleich Außendienst-Datenbank" Datenübermittlung von Vertreter-Notebook in Firmen-Datenbank via (XML-Format) - im Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Außendienstmodul".. SQL-Server Daten werden auf SQL-Server abgelegt der SQL-Server empfiehlt sich bei großer Datenmenge und Einsatz mehrere Benutzer in einem Netzwerk (Geschwindigkeitsvorteil, Stabilität) Ideal auch für Vernetzung von Filialen Online Shop Definition eigener Produktgruppen für den Onlineshop, oder Verwendung der bestehenden Artikelgruppen und ev. Untergruppen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines" bzw. "Produktgruppen" Definition von Verfügbarkeitsgruppen für den Onlineshop, aufbauend auf die Lagerstände der Artikel in rza fakt (Voraussetzung: Lagermodul!) - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines" bzw. "Verfügbarkeiten" Definition von Sonderstatus (z.b.: Aktionsartikel, Restposten, Auslaufmodell, etc.), nur im Zusammenhang mit Verwendung von Verfügbarkeiten möglich - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines" bzw. "Verfügbarkeiten" Verwendung eigener Bestellnummern für den Onlineshop, oder bestehende Artikelnummern - Einstellung unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines", Eingabe in den Artikelstammdaten unter "Erweitert" Anzeige der Artikel im Onlineshop tabellarisch mit Produktfoto in Miniaturansicht, nur in Tabellenform (ohne Mini-Foto) oder in Grafische Miniaturansicht - Einstellung unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines" Übertragung des Standard VK-Preises oder einer VK-Preisliste; wahlweise inkl. oder exkl. MwSt. - Einstellung unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines" Übertragung kundenspezifischer Preise und Rabatte - Eingabe der Preis im Adressenstamm unter Register "Konditionen/Preise", "Preisvereinbarungen" Artikeltexte für Onlineshop: Kurztext und detaillierte Produktbeschreibung - Einstellung unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "Allgemeines", Eingabe in den Artikelstammdaten bzw. unter "Erweitert" Erfassung der Texte für das Bestätigungsmail an den Kunden aufgrund seiner Bestellung - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "RZA-Onlineshop", "Bestätigungsmail" Erfassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "RZA-Onlineshop", "AGB" Definition von Mindestbestellwerten und Zuschlägen - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "RZA-Onlineshop", "Zuschläge und Versandkosten" Definition von Versandkosten: fixer Betrag oder abhängig von Gewicht bzw. Bestellwert Seite 16

17 - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Online-Shop", Register "RZA-Onlineshop", "Zuschläge und Versandkosten" Definition von Zahlungsarten, die der Kunde bei Bestellung selbst wählen kann - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Konditionen" Kennzeichnung, welche Artikel im Onlineshop zur Verfügung stehen sollen - in den Artikelstammdaten unter "Erweitert" oder in der Liste "Korrektur div. Stammdaten" Zuordnung der Artikel für Onlineshop: Produktgruppe, Verfügbarkeit, Sonderstatus, detaillierte Produktbeschreibung oder Kurztext, Produktfotos (Miniatur, Normal, große Ansicht), Aktionen oder Mengenstaffelung - in den Artikelstammdaten unter "Erweitert" Daten für Onlineshop exportieren - unter Menü "Fakturierung", Punkt "Datenaustausch Onlineshop" Bestellungen von Onlineshop importieren und als Rechnung, Lieferschein, o.ä. verarbeiten - unter Menü "Fakturierung", Punkt "Datenaustausch Onlineshop" Filial- und ordnerfähig Verwaltung von mehreren Filialen in einer Datenbank - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen Allgemein", Register "Filialen" Verwaltung von mehreren Datenbanken (Ordnern) - unter Menü "Datei", Punkt "Ordner auswählen", Schaltfläche "neuen Ordner" XML-Schnittstelle Export diverser Formulare im RZA XML-Format - unter Menü "Extras", Punkt "Einstellungen XML-Schnittstelle" - "Export als XML-Datei" in den Formularliste möglich automatischer Versand der Formulare per im XML-Format (bei ausgewählten Kunden bzw. Lieferanten) - unter Menü "Adressen", Punkt "Eingabe von Adressen", Register "Versand" in den Adressenstammdaten Import diverser Formulare im RZA XML-Format - unter Menü "Fakturierung", Punkt "XML-Import" Digitale Signatur (nur in Verbindung mit dem erweiterten Modul möglich) Versand der Rechnungen per als signiert PDF-Datei Voraussetzungen zur Erstellung von Signaturen - Zur Erstellung der digital signierten PDF-Datei wird ein spezieller PDF-Drucker benötigt. Außerdem ist zur Erstellung der Signatur eine lokal installierte Zusatzsoftware (PDFSignierer) sowie die Registrierung bei erforderlich... RZL/BMD/Igel-Schnittstelle Export der geschriebenen Rechnungen (Ausgangsfakturen) und Import in fremde Fibu - Unter Extras Einstellungen mit Sonderversionsnummer. Seite 17