Business Process Management. Prozesse digitalisieren erfolgreicher agieren

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1 Business Process Management Prozesse digitalisieren erfolgreicher agieren

2 LESS PAPER MORE POWER LESS PAPER MEHR POWER Die Optimierung von Geschäftsprozessen gehört heute zu den Schlüsselaufgaben eines jeden Unternehmens. Wer Prozesse richtig managt, kann diese nicht nur effizienter gestalten, sondern auch deren Qualität verbessern und obendrein noch Kosten sparen. In die Kategorie der anspruchsvollen Abläufe gehören zweifelsohne Entscheidungsprozesse, insbesondere dann, wenn sie an Risiken gebunden sind. Solche Prozesse wollen nicht nur optimal gestaltet sein, sie basieren auch auf der Aufbereitung und Auswertung von Informationen, ohne die der Prozess selbst nicht abgeschlossen werden kann. INTELLIGENTES PROZESS DESIGN IHRE VORTEILE die Qualität der zu unterstützenden (Geschäfts-) Prozesse soll verbessert werden, (Geschäfts-) Prozesse sollen vereinheitlicht werden, die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden, die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden, Medienbrüche sollen vermieden werden und die Flexibilität der (Geschäfts-) Prozesse soll erhöht werden. Erhöhung der Transparenz der (Geschäfts-) Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen) 1

3 DIE UMFASSENDE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) SUITE Process Lifecycle Technisches BPM Die BPM Suite unterstützt Ihre Organisation bei der ganzheitlichen Prozessoptimierung. Sie deckt alle Disziplinen des Process Lifecycle in einer einzigen Plattform ab. Von der Modellierung und Publizierung über die Ausführung zur Integration von Personen und Systemen bis hin zum Monitoring medienbruchfrei und zuverlässig. Unternehmen stehen heute wie nie zuvor unter Wettbewerbsdruck. Sie sind gezwungen, Prozesse permanent zu optimieren und durch Automatisierung zu unterstützen. Mit dem technischen Business Process Management werden Mitarbeiter von manuellem Aufwand entlastet, Redundanzen beseitigt und Prozesslücken geschlossen. Fachliches BPM Das technische BPM gliedert sich in die Module: Das fachliche BPM gliedert sich in die Module: Modeler Publisher Governance Monitor Designer Engine Analytics Mit dem fachlichen BPM lassen sich Prozesse im Unternehmen transparent und zielorientiert abbilden sowie Verbesserungen durch optimale Kommunikation umsetzen. Optimierungspotenziale werden ermittelt und die Effizienz gesteigert. 2

4 WORKFLOW DESIGNER PROZESSE EINFACH ERSTELLEN UND PFLEGEN Prozessdesign Prozesssimulation Wiederverwendbarkeit Die Designerumgebung der BPM Suite dient zur Abbildung von technischen Prozessmodellen. Prozesse werden in Form von grafischen Ablaufdiagrammen erfasst. Intuitive Eingabeassistenten unterstützen bei der Definition des Datenaustauschs mit existierenden Systemen und dem Einbinden der Mitarbeitenden in die Prozesse. Die Dialogseiten entstehen ohne Programmieraufwand und mit grafischer Unterstützung im Prozess Designer. Je nach Applikation und Anforderung an die Benutzeroberfläche können die Dialogseiten in RIA (Rich Internet Application) oder in modernen HTML Seiten (JSF Java Server Faces) umgesetzt werden. Bereits während der Designphase können die erstellten Prozessapplikationen jederzeit per Knopfdruck ausgeführt, damit simuliert und getestet werden. Um die Prozessapplikationen in Betrieb zu nehmen, werden diese einfach an die Workflow Engine übergeben, wo sie zur Laufzeit interpretiert und ausgeführt werden. Workflow Management Das integrierte Workflow Management im Prozess Designer sorgt für die korrekte Ausführung von Arbeitsabläufen. Dazu gehört die Verwaltung von Rollen, Aufgaben, Berechtigungen, Regeln, Dokumenten, Daten, Bearbeitungsfristen sowie Eskalationen. Erstellte Dialogseiten oder Teile von Prozessen werden nicht nur in einer einzelnen Applikation verwendet. Hier bietet der Designer breite Unterstützung an. Alle erstellten Komponenten können wiederverwendet und zusätzlicher Programmieraufwand kann so vermieden werden. Über den bewährten Model-View-Controller (MVC) Ansatz kann die Datenhaltung, die Steuerung der Prozesse und die Visualisierung konsequent getrennt werden. Somit sind die erstellten Applikationen nicht nur wiederverwendbar, sondern bleiben stets Release fähig. 3

5 WORKFLOW DESIGNER PROZESSE EINFACH ERSTELLEN UND PFLEGEN Das Workflow-Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen. Der intuitive Workflowdesigner lässt keine Wünsche offen. Dank übersichtlicher Swimming Lanes sind Prozesse und Teilprozesse auch nach Monaten und Jahren schnell an geänderte Situationen angepasst. Die Simulation während der Erstellung schützt vor unliebsamen Überraschungen und sorgt für hohe Anwenderakzeptanz. 4

6 WORKFLOW ENGINE PROZESSE EINFACH ERSTELLEN UND PFLEGEN Prozessausführung Die BPM Suite wurde vor allem entwickelt, um die Prozessausführung zu unterstützen. Deshalb kann mit wenigen Klicks und ohne Programmieraufwand ein erstelltes Prozessmodell in eine ausführbare Applikation überführt werden. Anpassungen am Prozessmodell können während der Ausführung vorgenommen und umgesetzt werden. Dazu steht eine intelligente Prozessmodellverwaltung für die Versionisierung zur Verfügung. Die Prozess Engine sorgt dafür, dass die Prozesse nach entsprechender Vorgabe abgearbeitet, die Prozesszustände sicher persistiert und neue Prozessinstanzen korrekt initialisiert werden. Systemintegration Systemlandschaften sind meist sehr heterogen, da sie historisch gewachsen sind. Redundante Datenhaltung und wartungsintensive Schnittstellen sind nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Deshalb gibt es bei der BPM Suite die Enterprise Application Integration (EAI) Komponente. Sie macht die prozessorientierte Verbindung von Applikationen über Unternehmens- und Technologiegrenzen hinweg zum Kinderspiel. Standardmäßig werden alle gängigen Integrationsstandards und über 60 Konnektoren unterstützt. 5

7 BUSINESS ACTIVITY MONITORING Business Activity Monitoring Dashboard Die Kernaufgaben des Prozess Controlling liegen darin, laufende betriebliche Prozesse zu bewerten, zu überwachen und zu dokumentieren. Größere Abweichungen vom festgelegten Zustand müssen aus der Flut an Informationen erkannt werden, um entsprechend darauf reagieren zu können. Der Benutzer ist darauf angewiesen, die Vielfalt der Informationen auf einer Seite im Überblick zu haben. Das Dashboard von Analytics bietet eine Zusammenfassung der laufenden Fälle, gibt Auskunft über bevorstehende Eskalationen und ermöglicht weiter eine direkte Verknüpfung in die entsprechende Aufgabe (Drill Down). Business Activity Monitoring (BAM) ermöglicht ein durchgängiges Process Controlling in Echtzeit. Sämtliche Aktivitäten werden prozessorientiert aufgezeichnet. Neben der Analyse von Inhaltsdaten bietet Analytics Unterstützung, um stets den Überblick über alle laufenden Prozesse behalten und Engpässe und Schwachstellen frühzeitig erkennen zu können. Damit lassen sich Geschäftsentscheidungen gezielt vorbereiten und Geschäftsabläufe optimieren. Die Darstellung im Dashboard kann individuell angepasst werden. Es stehen vorgefertigte Diagramme und Tabellen zur Verfügung. Zudem ist es möglich, auf Ebene Prozesse, Rollen bzw. Benutzer zu filtern. Entscheidend für die korrekte Umsetzung allfälliger Maßnahmen ist die Definition von sogenannten Key Performance Indicators (KPI). In Analytics können entsprechende Grenzwerte direkt und einfach über die Benutzeroberfläche angepasst werden. 6

8 DIGITAL WORKFLOWMANAGEMENT LESS PAPER MORE POWER Workflowaufgaben werden mit allen zur Beurteilung erforderlichen Informationen entlang eines definierten Bearbeitungspfades von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz gelenkt. Anwender können den Pfad für Rückfragen (AdHoc) unterbrechen und fortsetzen. Starten Sie einen Workflowprozess direkt aus der digitalen inpoint Akte Mit dem Workflow Monitor haben Sie alle Aufgaben im Griff. Workflow Aufgaben werden mit allen erforderlichen Informationen zur Bearbeitung bereitgestellt und entlang eines definierten Bearbeitungspfades Digitale inpoint Akte Workflow Monitor Anwendersicht 7 Einzelne Aufgaben bearbeiten

9 AD- HOC WORKFLOW FÜR UNSTRUKTURIERTE PROZESSE Ein Ad-hoc Workflow erlaubt auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, Ausnahmesituationen zu behandeln oder aktiv Entscheidungen der am Prozess Beteiligten zu unterstützen. Der Ad-hoc-Workflow kann als Erweiterung eines Workflows eingesetzt werden, es handelt sich also nicht um ein Gegensatzpaar. Kriterien, um zwischen Workflow und Ad-hoc-Workflow zu unterscheiden sind insbesondere Wiederholungshäufigkeit und Determiniertheit. 8

10 DIGITAL WORKFLOWMANAGEMENT LESS PAPER MORE POWER Die Endanwender einer Prozesslösung können nicht unterschiedlicher sein. Dies gilt auch für die Endgeräte, welche in einer Unternehmung zum Einsatz kommen. Somit stehen die einfache Bedienung und eine ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit bei jeder Applikation im Vordergrund. Das integrierte Portal passt sich sowohl den Endanwendern als auch den Endgeräten an. 9

11 DIE EINFACHSTE ART PROZESSE ZU OPTIMIEREN 10

12 Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten H&S Heilig und Schubert Software AG Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien Österreich tel. +43 (1) fax.ext. 200 mail: web: H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH O Brien Strasse 3, Schwabach Deutschland tel: +49 (0) fax: +49 (0) inpoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 10/2016 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.