Prof. Dr. Norbert C. Schepanski

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1 Prof. Dr. N. Schepanski Altersstrukturanalyen als Einstieg in die unternehmerische Auseinandersetzung mit dem demografischen Wandel Prof. Dr. Norbert C. Schepanski - MittelstandsBeratung Rüttenscheider Str. 266 Telefon: 0201 / Internet: D Essen Telefax: 0201 / info@mbs-essen norbert.schepanski@fom.de

2 Auswirkungen des demografischen Wandels Personalplanung Personalbeschaffungsplanung Freisetzungsplanung Personaleinsatzplanung Personalentwicklung Qualifizierung/Weiterbildung Erstausbildung Nachfolgeplanung Karriereplanung Wissensmanagement Organisationsentwicklung Motivation/Arbeitszufriedenheit Führungsstil Fluktuation Krankenstand Personalförderung Einarbeitung Arbeitsbelastung und -Beanspruchung Anreizsysteme Vorschlagswesen Arbeitsplatzgestaltung Arbeitszeitsysteme Teamarbeit/Teamkonzepte Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit Gesundheitsförderung... Aber: welche Themen in welcher Intensität und zu welchem Zeitpunkt anstehen, ist unternehmensspezifisch zu klären! Daher: Ausgangspunkt Altersstrukturanalyse Prof. Dr. N. Schepanski 2

3 Funktionen einer Altersstrukturanalyse (ASA) Information/Transparenz aber nicht nur einmalig, sondern mind. jährlich Früherkennung statisch und dynamisch (nach Simulation) Grundlage für Planung und Entscheidungen nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ Sensibilisierung von Personalabteilungen, Geschäftsleitung, Betriebsrat, Belegschaft Prof. Dr. N. Schepanski 3

4 Gründe für eine Altersstrukturanalyse 1. Die Altersstrukturanalyse ist für ein Unternehmen der erste Schritt bei der Auseinandersetzung mit dem demografischen Wandel. 2. Es sind keine neuen Informationen zu erheben, die erforderlichen Daten sind bereits in jedem Unternehmen vorhanden. 3. Sie ist einfach durchzuführen - es genügen bereits die Geburtsjahre der Mitarbeiter, um sich einen groben Überblick zu verschaffen. 4. Wenn weitere Informationen hinzukommen wie etwa Gruppen-/Abteilungszugehörigkeit, Funktion, Qualifikation etc. erhöht sich der Aussagewert beträchtlich. 5. Wenn all diese Daten auf ein späteres Jahr hochgerechnet werden und dabei ggf. Planwerte für Einstellungen und Fluktuation berücksichtigt werden, wirft man einen Blick in die Zukunft, erkennt kommende Fehlentwicklungen und hat (hoffentlich noch) die Möglichkeit zur Gegensteuerung. Prof. Dr. N. Schepanski 4

5 Altersstruktur-Typen Quelle: Fraunhofer IAO Prof. Dr. N. Schepanski 5

6 Fragen, auf die eine Altersstrukturanalyse Antworten liefert Welche Altersklassen (oder Jahrgänge) sind quantitativ wie besetzt? Wie unterscheiden sich einzelne Mitarbeitergruppen hinsichtlich ihrer Altersstrukturen (Maximal- und Durchschnittsalter, Streuung etc.)? Wie sieht die Altersklassenverteilung für alle oder für einzelne Mitarbeitergruppen in 3, 5, 10 oder 15 Jahren aus, wenn die bisherige Einstellungspraxis, Altersübergangsregelung beibehalten (oder geändert) wird? Wann und in welcher Reihenfolge erreichen einzelne Mitarbeiter die Altersgrenze? Bei welchen Mitarbeitergruppen (Abteilungen, Funktionen, Führungskräfte, Leistungsträger etc.) kommt es kurz-, mittel- oder langfristig zu Engpässen? Sind die Arbeitsbedingungen altersgerecht (Arbeitserleichterungen, Gesundheitsvorsorge) bzw. ist die Arbeitsfähigkeit noch gesichert? Für welche Mitarbeiter (z.b. Leistungsträger, Führungskräfte) ist frühzeitig für Ersatz zu sorgen (Personalbeschaffung, Nachfolgeplanung, Personalentwicklung)?... Prof. Dr. N. Schepanski 6

7 Methodik Zu erfassende Minimalinformation: Geburtsdatum - ersatzweise: Geburtsjahr oder Alter Fakultative Merkmale: Standort *) Unternehmensbereich *) Abteilung *) Gruppe *) Merkmalsausprägungen (Beispiele): Berlin, München, Essen, Frankfurt Hauptabteilung Finanzen, HA Vertrieb Rechnungswesen, Marktforschung Lohn- und Gehaltsabrechnung Eintrittsdatum Befristung Diese Merkmale ermöglichen spätere Vergleiche, Funktion Qualifikation/Berufsausbildung Geschlecht In Ausbildung Führungskraft Leistungsträger Schwerbehindert In (Alters-)Teilzeit Name, Personalnummer Gehaltsgruppe Ingenieur, Techniker, Kfm. etwa derart: "wie sieht die Dipl.-Ing., Betriebswirt Altersstruktur der Über-50- m/w Jährigen in der Produktion im Vergleich zur Gruppe Ja/nein der Über-50-Jährigen in der Ja/nein Montage aus?" Ja/nein Ja/nein Je mehr Merkmale und Ausprägungen desto Ja/nein bzw. %-Anteile detaillierter die Auswertung. Aber: Nicht mehr Müller, G4, G12 als notwendig! Also: Keine "Datenfriedhöfe"! *) ggf. durch Kürzel zusammengefasst Prof. Dr. N. Schepanski 7

8 Rohdaten und Verarbeitung (z.b. in Excel) Mitarbeiter in Zeilen, Merkmale in Spalten Oder: Verwendung eines spezialisierten Programms: Prof. Dr. N. Schepanski 8

9 ASApro - Überblick Import/Export Tabelle Windows 2000, XP, NT, Vista, 7 Eingabe Altersstruktur Detailansicht Liste Simulation Simulationsprotokoll Gruppen Entwicklung mit Warnhinweisen Download: Prof. Dr. N. Schepanski 9

10 Vergleich von Mitarbeitergruppen Prof. Dr. N. Schepanski 10

11 Simulation Prof. Dr. N. Schepanski 11

12 Entwicklung Prof. Dr. N. Schepanski 12

13 Ablauf (1) 1. Verpflichtung/Entscheidung, eine jährliche Altersstrukturanalyse durchzuführen und deren Ergebnisse zu analysieren, zu interpretieren und in geeignete Maßnahmen umzusetzen (z.b. in der Chemie-Industrie bereits durch Tarifvertrag vorgegeben) 2. Benennung eines Verantwortlichen für die Durchführung der ASA, ggf. mit weiteren, ähnlichen Aufgaben ("Demografie-Beauftragter") 3. Festlegung, welche Daten wie zu sammeln sind (z.b. Checkliste für interne und ggf. externe Daten, wie z.b. Fluktuation, AU-Tage, relevante Absolventenzahlen etc.) Prof. Dr. N. Schepanski 13

14 Ablauf (2) 4. Durchführung und Auswertung der Analyse, evtl. gekoppelt mit bzw. vor der strategischen Analyse 5. Durchführung von Workshops mit Fach- und Machtpromotoren (Personalabt., Geschäftsleitung, Betriebsrat) um Folgerungen aus den Informationen zu ziehen, Ursachen zu ermitteln, Zusammenhänge aufzudecken und mögliche Maßnahmen abzuleiten 6. Kommunikation im gesamten Unternehmen (Info-Veranstaltungen, Betriebsversammlung, Intranet, Rundschreiben etc.) 7. Planung, Umsetzung und Evaluation von Maßnahmen als ständiger Prozess!...daher erneuter Start im nächsten Jahr mit Punkt 4 Prof. Dr. N. Schepanski 14

15 Fazit Altersstrukturanalysen... sind der wesentliche Ausgangspunkt in der Auseinandersetzung mit dem demografischen Wandel,... kommen manchmal zu spät und/oder werden nicht zum Bestandteil unternehmerischer Planungsabläufe,... sind eigentlich relativ einfach durchzuführen, können aber auch zu Datenfriedhöfen führen, was die Interpretationsmöglichkeiten und die Akzeptanz eher einschränkt,... erbringen aber wenn regelmäßig durchgeführt wertvolle Informationen und Einsichten für die Bewältigung des demografischen Wandels in Unternehmen. Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Prof. Dr. N. Schepanski 15