Mit Enterprise Content Management Compliance-Anforderungen meistern

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1 Mit Enterprise Content Management Compliance-Anforderungen meistern AWK FOKUS-Seminar, Juni 2015 Alexandra Freitag, Consultant Dr. Wolfgang Liedtke, Senior Consultant Dr. Dimitri Tombros, Bereichsleiter

2 Inhalt Einführung Wie ECM hilft, Compliance sicherzustellen Fallbeispiel Vertragsmanagement ECM erfolgreich einführen 2

3 Was ist Enterprise Content Management 3

4 Inhalt Einführung Wie ECM hilft, Compliance sicherzustellen Fallbeispiel Vertragsmanagement ECM erfolgreich einführen 4

5 Pflicht und Kür 5

6 Compliance ist Pflicht Börsengesetzt /BEHG) Über unzulässige Nutzung der Insiderinformationen (Art. 33e, Abs.1) Schweizerisches Datenschutzgesetz (DsG) Art. 7, Abs.1 : Personendaten müssen durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden ISO 9001 Obligationenrecht (OR) ISO ISO Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) Über den Nachweis der MwSt.- konformen Rechnung (Vorsteuerabzug)

7 Umsetzung der Compliance Schweizerisches Datenschutzgesetz (DsG) Obligationenrecht (OR) Börsengesetzt /BEHG) ISO 9001 ISO ISO Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) Risikobeurteilung Richtlinien Interne Kontrollsysteme

8 Umsetzung der Compliance Anweisungen IT Systeme 8

9 Wie sieht die Realität aus? Dateiablagen Fachapplikationen Manuelle Kontrollen (Anweisungen, Checklisten) 9

10 Pflicht zur Kür Enterprise Content Management Prozesseffizienz Transparente Compliance Wirksame und effiziente IKS sind in Geschäftsprozesse integriert und automatisiert 10

11 Inhalt Einführung Wie ECM hilft, Compliance sicherzustellen Fallbeispiel Vertragsmanagement ECM erfolgreich einführen 11

12 Wirksamkeit des IKS Vertragsmanagement Internal Audit Findings Lösungskomponenten Unvollständige, nicht aktuelle Due Diligence Fristüberwachung / Wiedervorlage Freigabe- Workflow Unvollständigkeit der Vertragsakten Review- Workflow Versionierung Fehlende Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge Integration mit ERP Standardisierte Ablagestruktur Erhöhte Prozesseffizienz Zusätzliche Erhöhung der Compliance Vertragscontrolling Vorlagenverwaltung/ Vertragserstellung Rollen & Berechtigungen Elektronische Aufbewahrung/ Records Management 12

13 Integration in die Geschäftsprozesse Einzellösungen * Unternehmensweite Plattform * Personaldossier Eingangsrechnungsbearbeitung Vertragsmanagement Integration mit Fachapplikation * Projektmanagement Patentmanagement Knowledge Management Kunden-, Lieferantendossier Customer Service * SAP-Modulbezeichnung: MM: Materialwirtschaft (Materials Management) SD: Vertrieb (Sales and Distribution) HCM: Personalwirtschaft (Human Capital Mgmt.) FI: Finanzwesen (Financial Accounting) CS: Kundendienst (Customer Service) 13

14 Inhalt Überblick Wie ECM hilft, Compliance sicherzustellen Fallbeispiel Vertragsmanagement ECM erfolgreich einführen 14

15 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung Herausforderungen Preisgünstige Lösung mit möglichst breitem Funktionsumfang Fundiertes Wissen über die Geschäftsprozesse und ECM Überzeugung der Betroffenen Erfolgsfaktoren Klare Anforderungen Einbezug aller Betroffenen Verbindung der Kernprozesse und Vermeidung von Prozessbrüchen Der Erfolg ist Einführung «in time» und «on budget» Breite, durchgängige Nutzerbasis der ECM-Plattform Breite Akzeptanz des neuen Arbeitsumfelds Erfolgreicher Kultur-Change 15

16 ECM erfolgreich einführen ECM-Projekte sind Organisationsprojekte Organisatorische Veränderungen bergen Chancen und Risiken Betroffene müssen zu Beteiligten werden Schrittweises (inkrementelles) Vorgehen 16

17 personenbezogen funktionsbezogen Management of Change Drei-Phasen-Modell von Lewin Projektimpuls Initialisierung Konzeption Realisierung Einführung Nutzung Auftauen «Unfreezing» Ablösung (emotionale Bindung lösen) Verändern «Moving» Neukalibrierung (Neues verstehen und annehmen) Einfrieren «Freezing» Implementierung (Neues ins Umfeld integrieren) Kurt Lewin, div. Schriften zur Gruppendynamik 17

18 Vorgehen bei der Einführung einer ECM-Lösung 18

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