3.0. SEPA Vorbereitung

Transkript

1 3.0 SEPA Vorbereitung

2 Ab dem ersetzt das SEPA-Verfahren das DTAUS -Format für den beleglosen Zahlungsverkehr. Das neue Format betrifft Ihre Vereinssoftware in vielen Punkten: Die IBAN, BIC und Mandatsreferenz müssen in Ihrer Software für jedes Mitglied belegt sein ( Bankleitzahl und Kontonummer für SEPA ungültig). Die Mandatsreferenz vergibt der Verein an die Mitglieder selbst. Die Gläubiger-ID muss beantragt und im Programm hinterlegt werden. Die Vereinbarung zum Einzug per Lastschrift muss beim Verein im Original vorliegen. Der Eintritt neuer Mitglieder erfordert in der Übergangzeit statt der bisherigen Einzugsermächtigung ein Kombimandat. Ab dem nehmen die Kreditinstitute nur noch SEPA-Lastschriften im XML-Format an. Vorbereitung des ersten SEPA-Einzugs: Der Zahlungsempfänger (Verein) muss die Zahlungspflichtigen (Vereinsmitglieder) vor dem ersten Einzug mit SEPA über den Wechsel des Einzugsverfahrens mit der Pre-Notification (Vorab- Information) unterrichten. Große Aufgaben in kleinen Schritten - wir stellen in zwei Abschnitten auf SEPA um: Abschnitt 1 - Version 3.0 SEPA Vorbereitung Abschnitt 2 - Version 4.0 SEPA Zahlungsverkehr 2

3 SEPA in der Version 3.0 Diese Version stellt Ihre FIRMA&VEREIN-Mandanten komfortabel auf die SEPA-Felder um und unterstützt Sie bei der Pre-Notification. Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger-ID erfassen Sie nach der Zuteilung durch die Bundesbank einmalig im Feld SEPA Gläubiger-ID (Menü Mandant > Mandantendaten einsehen). Sie beantragen diese unter über Menü Kerngeschäftsfelder > unbarer Zahlungsverkehr > SEPA > Gläubiger-Identifikationsnummer. 3

4 Neue SEPA-Felder Die V 3.0 erzeugt für Datensätze mit Zahlungsmerkmal Abwicklung über Konto folgende Felder automatisch: IBAN BIC Mandatsreferenz Nach der Installation sind die Felder IBAN, BIC und Mandatsreferenz bei allen Datensätzen, die eine gültige Bankverbindung hatten, ohne weiteren Aufwand belegt und sofort nutzbar. Die BIC kann nur dann automatisch ermittelt werden, wenn sie in der BLZ-Datei der Bundesbank hinterlegt ist. Die neuen Felder finden Sie in der Einzelansicht > Karteikarte Korrespondenz/Finanz. Die Bankverbindungen In der Version 3.0 führen wir hier die bisherigen und die neuen SEPA Bankverbindungen parallel. Der Grund ist das Feature für die SEPA-Pre-Notification, die Sie mit der V 3.0 bequem und vor allem kostengünstig erledigen. Die V 3.0 erstellt nach wie vor DTA-Dateien, dafür brauchen wir die bisherige Bankverbindung mit BLZ/ Kontonummer. Gleichzeitig überträgt sie in den Verwendungszwecken Ihrer DTA-Dateien die neue Bankverbindung IBAN/BIC für die Pre-Notification. Deshalb sind beide Bankverbindungen für ein Konto vorhanden. Sie erfassen jedoch nur eine Bankverbindung. Für die Belegung der SEPA-Bankverbindungen gibt es in der V 3.0 verschiedene Ausgangspunkte: Installation Update V 3.0 über bereits vorhandenen Datenbestand Hier werden die IBAN und BIC (sofern in der BLZ-Datei 4

5 vorhanden) für alle Datensätze, bei denen eine gültige Bankverbindung hinterlegt war, automatisch berechnet und gespeichert. Melden Sie sich das erste Mal in einem Mandanten mit der V 3.0 an, sind alle SEPA- Bankverbindungen gebrauchsfertig vorhanden. Neuerfassung von Datensätzen mit Bankverbindung in der V 3.0 In der laufenden Arbeit erfassen Sie entweder die "alte" oder die "neue" Bankverbindung. Die jeweils andere Bankverbindung wird automatisch ergänzt. FIRMA&VEREIN überprüft Ihren Datenbestand fortlaufend und regelmäßig und berechnet fehlende Angaben sofort. Damit ist die IBAN immer vorhanden, die BIC auch, sofern sie in der BLZ-Datei hinterlegt war. In der täglichen Arbeit haben Sie keinen extra Erfassungaufwand für zwei Bankverbindungen. 5

6 Import von Datensätzen in vorhandenen Mandanten mit der V 3.0 Importieren Sie über den dbf-/txt-import Datensätze mit gültiger BLZ/Kontonummer, werden die IBAN und BIC ebenfalls automatisch belegt und gespeichert. Ändern Sie eine BLZ oder Kontonummer, wird die vorhandene IBAN gelöscht und beim Speichern des Datensatzes neu berechnet. Ab der V 4.0 werden die BLZ und Kontonummer nicht mehr geführt, da diese Version von DTA auf SEPA umschaltet. Das SEPA-Lastschriftmandat Das Mandat finden Sie in der Einzelansicht auf der Karteikarte Korrespondenz/Finanz. Mandatsreferenz Die Anzahl der Zeichen ist in der Version 3.0 auf 12 Zeichen begrenzt, mehr Zeichen beanspruchen für die Pre- Notification in den Verwendungszwecken zuviel Platz. Ab der Version 4.0 sind über 30 Zeichen verfügbar. Sie wird aus der Personennummer ohne führende Nullen generiert. Ist keine Personennummer vorhanden, wird die Mandatsreferenz aus der internen Satzkennung erzeugt. Solchen Mandatsreferenzen sind die Buchstaben "FV" vorangestellt. Die Mandatsreferenz muss mindestens drei Zeichen lang sein. Wie die IBAN, wird auch die Mandatsreferenz automatisch erzeugt. Bei der Installation des Updates V 3.0 über bereits vorhandene Datenbestände wird das Mandat für jeden Datensatz nach folgenden Regeln erstellt: 6

7 Prüfung Austrittsdatum Muss als Voraussetzung für für die Vergabe der Mandatsreferenz leer sein. Ist es belegt und der Austritt erfolgt innerhalb der nächsten 6 Monate, wird das Mandat nicht vergeben. Bei manueller Vergabe wird das Austrittsdatum auch überprüft. Ist es belegt, wird eine Warnung ausgegeben, anhand derer Sie entscheiden, ob Sie das Mandat tatsächlich erteilen. Prüfung IBAN Mandat wird nur erteilt, wenn die IBAN belegt ist. Da die IBAN kontinuierlich geprüft und ergänzt werden, gibt diese Prüfung die Mandatsvergabe in der Regel frei. Prüfung Zahlungsmerkmal Muss auf "Abwicklung über Konto" stehen. Prüfung Zahler Kein Mandat für Datensätze mit Zahler Gültigkeit des Mandats Das Feld Datum bei SEPA-Lastschriftmandat zeigt den Tag, ab dem ein Mandat gültig ist. Bei manueller Vergabe des Mandats klicken Sie für das aktuelle Tagesdatum als Starttermin auf "Neu". Andere Starttermine fügen Sie manuell ein. Die Gültigkeit für ein Mandat berechnet sich aus dem Wert des Felds Datum. Dafür gelten in der Version 3.0 und der Version 4.0 jeweils andere Regeln: In der V 3.0 beträgt die Gültigkeit 36 Monate ab Ausstellung, dieser Wert bleibt unabhängig von der Anzahl der DTA-Lastschrifteinzüge statisch stehen. In der V 4.0 beträgt die Gültigkeit ebenfalls 36 Monate ab Ausstellung, dieser Wert ist jedoch dynamisch und 7

8 verlängert sich mit jedem SEPA-Lastschrifteinzug um weitere 36 Monate. Liegt das Gültigkeitsdatum liegt gemessen an der Systemzeit des PCs in der Vergangenheit, gilt das Mandat als verfallen. Hierfür werden keine SEPA-Lastschriften ausgeführt. Die Pre-Notification (Vorab-Informationspflicht) Die Version 3.0 gibt beleglose Zahlungen weiterhin im DTA- Format aus. Wir behalten es noch bei, weil wir Ihnen damit eine clevere Lösung für die Pre-Notification bieten können. Mit der Pre-Notification muss der Zahlungspflichtige vor dem 1. Einzug mit SEPA über die Umstellung des Verfahrens informiert werden. Das kann teuer werden: Porto für den Postversand, Material, vom Arbeitsaufwand für einen Brief ganz zu schweigen. Muss aber nicht: Die V 3.0 mit der Pre-Notification im Lieferumfang kostet die meisten Vereine deutlich weniger. Das geht so: Wir übertragen die vorgeschriebenen Daten für das Zahlungsmerkmal Abwicklung über Konto automatisch in den Verwendungszwecken der Lastschriften aus der Betragstabelle. Die Vereinsmitglieder erhalten damit die Vorab-Information auf ihren Kontoauszügen ohne Arbeitsaufwand und das kostet Sie keinen Cent extra. Die Pre-Notification muss folgende Inhalte vermitteln: Die Höhe des Betrags Termin "1. SEPA-Lastschrift" Mandatsreferenz 8

9 Gläubiger-ID Bankverbindung des Zahlungspflichtigen BIC des Zahlungspflichtigen (falls vorhanden) In der V 3.0 sehen die Verwendungszwecke mit Pre- Notification so aus: Mitglied Grundbeitrag 2012 Elisabeth Döllner 15,00 ***** Vorabankündigung **** Erste SEPA-Lastschrift zum Mandat 120 Gläub-ID DE98ZZZ ab jährlich 15,00 EUR IBAN DE BIC HSTBDEH1MUE In den ersten vier Zeilen stehen die Verwendungszwecke (VWZ), die in der Betragstabelle für den Betrag hinterlegt sind, danach beginnt die Pre-Notification. Der in der 9. Zeile angegeben Start für die Umstellung auf SEPA wird aus dem Terminschlüssel der Betragstabelle dynamisch errechnet. FIRMA&VEREIN geht davon aus, dass die Umstellung der Lastschriften zwischen Oktober 2013 und Januar 2014 erfolgt (ab September 2013 mit der Version 4.0) und berechnet den Starttermin entsprechend. Die IBAN in Zeile 12 ist ohne Leerstellen formatiert, weil sie sonst die max. Anzahl Zeichen für eine VWZ-Zeile übersteigt. Die Pre-Notification beansprucht 8 (ohne BIC) oder 9 (mit BIC) der insgesamt 14 Zeilen für die VWZ und wird an die in der Betragstabelle vorhandenen VWZ angehängt. Gibt es 9

10 insgesamt durch die Betragstabelle und die Pre-Notification zu viele VWZ-Zeilen, hat die Pre-Notification Priorität. Je nach Anzahl der VWZ-Zeilen, die in der Betragstabelle schon belegt waren, werden von den letzten Zeilen eines Betrags soviele überschrieben, die für eine komplette Pre- Notification fehlen. Pre-Notification und Optimierung der Zahlungsaufträge Die Pre-Notification per Verwendungszweck ist optional und pro Erhebungslauf aktivierbar (Menü Zahlungsverkehr > Erhebungslauf Betragstabelle). Sie ist in der V 3.0 auf aktiv voreingestellt. Wo bisher die Zusammenfassung von Zahlungsaufträgen an - und ausgeschaltet wurde, wählen Sie in der V 3.0 zwischen der Pre-Notification und der Zusammenfassung. Jeder wiederkehrende Betrag, der in einer DTA-Datei verarbeitet wurde, muss die Vorab-Information enthalten. Daher wird die Optimierung Zahlungsaufträge zusammenfassen automatisch deaktiviert, wenn die Pre- Notification zugeschaltet ist (die VWZ reichen für beides gleichzeitig nicht aus). Das Abschalten zur Zusammenfassung der Zahlungsaufträge bedingt u.u. DTA-Dateien mit über C-Sätzen. Solche DTA-Dateien werden automatisch in die benötigte Anzahl logischer Dateien unterteilt. In diesem Fall erhalten Sie aus dem Zahlungslauf mehrere DTA-Dateien. Da bei wiederkehrenden Lastschriften mit unverändertem Betrag eine einmalige Unterrichtung vor dem ersten SEPA- Einzug genügt, können Sie die Informationspflicht über die Verwendungszwecke komplett abhandeln. 10

11 Kombi-Mandat Die V 3.0 enthält eine Druckvorlage für das Kombi-Mandat. Drucken Sie dieses für ein erfasstes Mitglied, sind die Mandatsreferenz, IBAN und die Gläubiger-ID vorbelegt. Variablen für den Serienversand Alternativ zur Pre-Notification über die Verwendungszwecke von Lastschriften stehen die Gläubiger-ID und Mandatsreferenz als neue Variablen für den Serienversand zur Verfügung. 11

12 Bakonyi Technologies GmbH 12/2012 Jede Form der Verwertung und Vervielfältigung ist ohne Zustimmung der Bakonyi Technologies GmbH, Dießen am Ammersee, nicht erlaubt. Alle Rechte und Änderungen vorbehalten.