Mobiler Wissensaustausch der E-Verwaltung

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1 ELAN Electronic Government and Applications Mobiler Wissensaustausch der E-Verwaltung Zukunftsweisende Konzepte für eine effiziente Verwaltung

2 Innovationen im E-Government Für eine effiziente und effektive Verwaltungstätigkeit ist der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) unverzichtbar. Neben der Kommunikation per etablieren sich elektronische Medien wie Blogs, soziale Netzwerke oder Wikis in Gesellschaft, Wirtschaft und Verwaltung und ermöglichen eine effizientere Zusammenarbeit und einen verbesserten Wissensaustausch. Nicht nur die Kommunikation erfolgt auf elektronischem Wege, sondern auch zunehmend das Dokumentenmanagement, die Vorgangsbearbeitung und die verteilten Prozesse zwischen Verwaltungen, Bürgern und Unternehmen. Durch die veränderten Anforderungen werden neue IT-Infrastrukturen erforderlich. In Dänemark sind hier zukunftsweisende Innovationen eingeführt worden, die auch für Deutschland von großer Bedeutung sind. Allerdings stehen einer umfassenden digitalen Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung heute noch Hindernisse im Weg: Bedarf der Schriftform: Unterschrift, QES oder eid-funktion des neuen Personalausweises, papierbezogene Akten, unzureichende elektronische Zugangskanäle zur Öffentlichen Verwaltung, geringe Nutzung elektronischer Zahlverfahren, mangelnde Bereitstellung von elektronisch bearbeitbaren Daten. Vor diesem Hintergrund läuft zurzeit das Gesetzgebungsverfahren zum Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Deutschland. Ziel des so genannten E-Government- Gesetzes ist es, durch den Abbau bundesrechtlicher Hindernisse die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Das Gesetz soll dadurch über die föderalen Ebenen hinweg Wirkung entfalten. Bund, Ländern und Kommunen sollen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anbieten können. Dies ist auch ein Beitrag zur Umsetzung des Deutschen Ressourceneffizienzprogramms. Die IKT-Anwendung in der öffentlichen Verwaltung, zwischen ihnen und im Kontakt mit Bürgern und Unternehmen soll verbessert und erleichtert werden. Diese Veränderungen müssen mit Anpassungen in den Geschäftsprozessen der öffentlichen Verwaltung einhergehen. Hierbei ist das Prinzip der Regelgebundenheit zu berücksichtigen, das die Verwaltung verpflichtet, ihr Handeln nachvollziehbar, transparent und vollständig in Akten zu dokumentieren. Das E-Government-Gesetz sieht die elektronische Aktenführung aller Bundesbehörden bis 2020 vor. Mit der elektronischen Akte als Basis werden auch durchgängige, medienbruchfreie, elektronische Geschäftsprozesse möglich. Dank der Protokollierung von Prozessinformationen können die Beteiligten den Bearbeitungsstand der Daten effizient und leicht nachverfolgen. Vor diesem Hintergrund hat die Bundesregierung das Organisationskonzept E-Verwaltung erarbeitet, in dem grundlegende Prinzipien zur elektronischen Aktenführung, Vorgangsbearbeitung und zur elektronischen Zusammenarbeit beschrieben werden. Dieses Konzept soll den erforderlichen Veränderungsprozess unterstützen. Dänemark: Vollständige digitale Kommunikation bis 2015 Die dänische Regierung, Regionen und Gemeinden arbeiten daran, bis 2015 ein digitales Dänemark mit mindestens 80% digitaler Kommunikation zu schaffen: 80% aller Dienste / Vorgänge der Behörden für Bürger und Unternehmen werden ab 2015 digital bearbeitet. 80% aller Dienste und Anwendungen für Bürger erfolgen digital. Erster Schritt ist ein Gesetzgebungsprozess, der für Bürger und Unternehmen ein digitales Postfach bis 2013/2014 vorschreibt, über das die Kommunikation mit der Verwaltung vollständig elektronisch abgewickelt werden kann. k 3

3 Das Organisationskonzept E-Verwaltung Übersicht Die elektronische Verwaltungsarbeit, so wie sie im Organisationskonzept E-Verwaltung des Bundes gedacht wird, umfasst insbesondere die elektronische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Das Organisationskonzept ist flexibel aufgebaut und kann um neue Entwicklungen ergänzt werden. Derzeit stehen folgende Bausteine zur Verfügung: Grundlagen und Bedarfsanalyse, E- Akte, E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenarbeit und Unterstützung der organisatorischen Umsetzung der Leitfäden für Führungskräfte. Weitere Bausteine zu den Themen E-Fachverfahren, E-Poststelle und Signatur, Scanprozess, E-Langzeitspeicherung, Datenschutz, Personaldaten und Verschlusssachen sind geplant. Die einzelnen Bausteine können je nach Bedarf als alleinstehende Lösung oder in Kombination eingesetzt werden und legen die hierfür grundlegenden Anforderungen in rechtlicher, fachlicher und funktionaler Hinsicht fest. Die E-Akte Dieser Baustein dient dazu, Behörden bei der Einführung der elektronischen Akte aus organisatorischer Sicht zu unterstützen. Ziel ist die Abschaffung der auf Papier basierenden Aktenführung und Einführung einer vollständig digitalisierten Schriftgutverwaltung in Form eines Dokumentenmanagementsystems. Beide Formen der Aktenführung müssen das Prinzip der Aktenmäßigkeit oder Schriftlichkeit beachten. Es fordert, dass sowohl der Stand als auch die Entwicklung der Vorgangsbearbeitung jederzeit nachvollziehbar ist. Dabei hat die E-Akte den Vorteil, durch die elektronische Dokumentation entsprechende Informationen schnell und effizient bereitstellen zu können. Die digitale Rechteverwaltung regelt dabei zuverlässig den Zugriff von Mitarbeitern auf diese Information. Die E-Akte kann eigenständig oder mit anderen Bausteinen (etwa der elektronischen Vorgangsbearbeitung) eingesetzt, mit der elektronischen Zusammenarbeit verknüpft oder mit Fachverfahren verbunden werden. 4

4 Externer Eingangsschreiben Ausgangsschreiben Behörde Posteingang Eingangsempfänger Registrierung Bearbeitung Postausgang Registrierung Schematischer Ablauf des Geschäftsvorgangs Die E-Vorgangsbearbeitung Der Baustein E-Vorgangsbearbeitung unterstützt behördliche Geschäftsprozesse, insbesondere die Steuerung und den Transfer von Schriftgut zwischen Bearbeitern. Die Prozessunterstützung kann durch ein Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) oder ein Workflowsystem erfolgen, um die Bearbeitung, Überwachung und Dokumentation von Geschäftsvorfällen elektronisch abzubilden. In der Regel sind dies formalisierte und dokumentenbasierte Prozesse. So können mit der E-Vorgangsbearbeitung klassische Verfahren wie das Mitzeichnungsverfahren vollständig elektronisch umgesetzt werden. Die E-Akte als Schriftgutverwaltung bildet die Basis für die E-Vorgangsbearbeitung. Eine Verknüpfung beider Bausteine ist daher von Vorteil. Die elektronische Kommunikation per wird als zusätzlicher Dienst angesehen, der zur Prozessunterstützung verwendet werden kann, aber nicht explizit als Baustein definiert wird. Baustein E-Zusammenarbeit Im Zentrum der E-Zusammenarbeit stehen informelle Prozesse wie die Kommunikation und die Abstimmung innerhalb einer Behörde, in übergreifenden Projekten oder Gremien. Die Prozessunterstützung erfolgt mithilfe von moderner Informationstechnologie wie Wikis, Blogs oder virtuelle Arbeitsräume. Damit unterstützt der Baustein auch den Aufbau eines internen Wissensmanagements und den Wissensaustausch. Weitere Bausteine Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit enthält noch weitere Bausteine, wie die Grundlagen und Bedarfsanalyse, den Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte und den Projektleitfaden. Der Baustein Grundlagen und Bedarfsanalyse dient als Einstieg in die Thematik. Er beschreibt die Grundsätze des Verwaltungshandelns sowie die Bedarfe der Behörden und ordnet diese den geeigneten Bausteinen zu. Auf Basis der Bedarfsanalyse bietet der Projektleitfaden Handlungsempfehlungen zur Umsetzung der einzelnen Bausteine und konzentriert sich dabei auf organisatorische Fragestellungen und Probleme. Auch das Thema mobile Verwaltung wird im Organisationskonzept angesprochen. Bei Bedarf können Funktionen für den mobilen Zugriff auf ein Schriftgut über Laptop oder Tablet-PC in das Dokumentenmanagement integriert werden. Dabei spielt die Nutzung gesicherter Kommunikationsverbindungen eine wichtige Rolle. Konzept E-Verwaltung in Dänemark Die Ideen des Organisationskonzepts E-Verwaltung spiegeln sich in der dänischen Verwaltung wider: Konzepte wie E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung und E-Zusammenarbeit sind in mehreren Verwaltungen umgesetzt. Darüber hinaus spielt der Einsatz mobiler Endgeräte wie Tablet-PCs für Führungskräfte eine wichtige Rolle für Einführung, Nutzerzufriedenheit und damit Akzeptanz der elektronischen Verwaltungsarbeit. 5

5 Mobiler Wissensaustausch für die E-Verwaltung mit cbrain F2 Von der individuellen Arbeit zur elektronischen Zusammenarbeit vom ich In der Verwaltung sind Wissensarbeiter gefragt, die Wissen und Ideen zu neuen Lösungen verknüpfen. Diese Wissensarbeiter produktiver zu machen, ist eine wichtige Aufgabe. Doch die tägliche Arbeit ist geprägt von der redundanten Nutzung einer Vielzahl von IT-Systemen. Die meisten Dokumente werden heute per ausgetauscht. Um ein bestimmtes Dokument zu finden, rufen Mitarbeiter oft nicht das Dokumentmanagement-System, sondern zuerst das -Programm auf. Gleichzeitig werden Dokumente auf der PC-Festplatte oder auf Servern der Abteilung abgelegt. Hinzu kommen Ausdrucke und Kopien wichtiger Akten, die zusätzlich noch in Papierform ins Archiv wandern, obwohl sie eigentlich elektronisch bearbeitet werden. Die zusätzlich eingesetzten Dokumentenmanagement-Systeme bzw. E-Akten werden von Mitarbeitern aufgrund ihrer Schwerfälligkeit als lästig empfunden. Die Konsequenz: Relevante Schriftstücke werden oft nicht in der vorgesehenen Dokumentenablage verwaltet, sondern lokal in eigenen Ordnern gespeichert. Auch von der Führungsebene wird die elektronische Ablage oft nicht selbst erledigt, sondern an Archivare delegiert. Wissensarbeiter: Gestern Effizientes Knowledge Sharing in dänischen Ministerien zum Wir In Dänemark wird seit 2008 an einem zukunftsweisenden Konzept für den Wissensaustausch von Wissensarbeitern in Verwaltungen gearbeitet. In den letzten beiden Jahren haben sieben Ministerien eine moderne E-Verwaltungslösung eingeführt. Das erfolgreiche dänische Modell könnte auch die Prinzipien der deutschen E-Verwaltung komplettieren. 1) IT-Sicherheit: Schutz persönlicher Daten Dank einer umfassenden Rechteverwaltung trennt die dänische Lösung klar private Daten von gemeinsam zu nutzenden Daten. Darüber hinaus wird unterschieden zwischen informellen Daten, wie z.b. Chats zwischen Mitarbeitern und formellen Daten, wie Aktenvorgängen. 2) Integrierte Datenhaltung Bisher unterschiedliche IT-Systeme werden in einer gemeinsamen, digitalen Wissensbasis zusammengeführt. In dieser Private Cloud der Behörde werden nicht nur Akten, Vorgänge und Schriftstücke abgelegt, sondern auch Chats, s mit Anhängen und Dokumente gespeichert, die sich bisher im Dateisystem des PCs oder der Organisationseinheit fanden. 3) Einfache Nutzerschnittstellen Ordner auf dem PC Mailserver Der elektronische Arbeitsplatz orientiert sich ganz bewusst an bekannten und erlernten Benutzeroberflächen. So ähnelt F2 in seiner tabellenartigen Ansicht dem Aufbau von programmen samt ihren effizienten Suchfunktionen. Der Vorteil: Weniger Berührungsängste und schnelle Einarbeitungszeit. Individuelle Ansichten auf die Inhalte der Datenbasis können flexibel angelegt werden. Ordner auf Servern, Intranet Eine Besonderheit der E-Verwaltungslösung F2 ist die Integration von und modernen Social Media-Diensten. Durch Chatfunktionen kann eine informelle Kommunikation und Zusammenarbeit über Hierarchieebenen der Verwaltung hinweg stattfinden. Dies beschleunigt Informations- und Erstellungsprozesse. Dokumenten- Management 4) Einbindung von und Social Media Diensten Redundante Nutzung vielfältiger IT-Systeme Fazit: Die heute üblichen individuellen Arbeitsumgebungen sind nur bedingt für die Zusammenarbeit von Wissensarbeitern in verteilten Arbeitsprozessen geeignet und schöpfen das Potential moderner IT-Systeme nicht aus. 6

6 Wissenarbeiter: Gestern Wissensarbeiter: Morgen Informelle Formelle Persönlich Ordner auf dem PC Mailserver Gemeinsam Wissensaustausch Ordner auf Servern, Intranet Dokumenten- Management Metadata: Senden, Beantworten, Archivierung Liste: Posteingang, Schreibtisch Prozess: Vorlagen ezusammenarbeit: Chat 5) Integration von E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung und E-Fachanwendung Natürliche Arbeitsprozesse werden durch die Verbindung von E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung und die Einbindung von Fachverfahren unterstützt und ermöglichen die teilautomatisierte Ablage formaler Schriftstücke. Diese Komponenten sind in die operativen Arbeitsprozesse flexibel eingebunden und einfach handhabbar. So kann beispielsweise die oft vernachlässigte explizite Aktenablage vermieden werden, wenn schon im Arbeitsprozess die Zuordnung der erforderlichen Metadaten zur Veraktung erfolgt. Mobil und papierlos für Führungskräfte Die dänische E-Verwaltungslösung ermöglicht Arbeiten mit mobilen Endgeräten, die unter Führungskräften sehr verbreitet sind. Der Einsatz von Tablet-PCs und ipads stellt sicher, dass Vorgänge wie von Papierakten gewohnt bearbeitet werden können. So können Anmerkungen unterwegs auch mit einem Stift vorgenommen werden. Darüber hinaus können Führungskräften auf den mobilen Endgeräten auch Tagesmappen mit Terminen und zugehörigen Dokumenten zur Verfügung gestellt werden. 6) Information über Arbeitsstände Zudem wird die Effizienz von Arbeitsprozessen durch eine für berechtigte Mitarbeiter einsehbare Übersicht verbessert. Durch diese neue Übersichtsfunktion kann das Wissen zu einzelnen Vorgängen einfach geteilt werden. Übersicht über Bearbeitungsstand Handanmerkung in Tablet erstellen 7

7 Best Practices aus Dänemark Einführung in sieben dänischen Ministerien In Dänemark haben sieben Ministerien ihre Verwaltungsprozesse digitalisiert: Sozialministerium Verkehrsministerium Klima- und Energieministerium Umweltministerium Arbeitsministerium Wohnungsbauministerium Kanzleramt Die Schriftgutverwaltung, die Verwaltungsarbeit und die Fallbearbeitung wurden umfassend digitalisiert und in eine einheitliche IT-Umgebung überführt. Kernkomponente des Systems ist ein integriertes Wissensmanagement. Messbare Effekte und Einsparungen Durch die Einführung der E-Verwaltungslösung in dänischen Ministerien wurden erhebliche Nutzenpotenziale realisiert. Transport- und Sozialministerium Studienergebnisse zeigen, dass durch die Einführung von F2 in den Ministerien eine Zeitersparnis von ca Minuten, je Arbeitstag, erreicht werden konnte. So konnte die Produktivität der Mitarbeiter um 7-10 % gesteigert werden erhielt das Transport- und Sozialministerium für die F2- Einführung den dänischen Digitalisierungspreis für: Messbare Effekte und Einsparungen Automatische Aktenablage ntegrierte Social Media-Technologien und integriertes Arbeitsumfeld Sehr schnelle Einführung Drei Monate nach der Einführung der E-Verwaltungslösung im Verkehrsministerium wurden die Mitarbeiter zu den Vor- und Nachteilen von F2 befragt. Wissensaustausch: 81% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten Informationen und Wissen zu teilen und in einer einheitlichen IT-Umgebung auszutauschen. Zusammenarbeit Chat : 87% der Mitarbeiter sind zufrieden bzw. sehr zufrieden mit der Möglichkeit Social Media- Technologien in die Arbeitsabläufe einbinden zu können. Verbesserte Transparenz in Kommunikation und Arbeitsabläufen: Durch die Einführung von F2 empfinden 96% der Mitarbeiter eine bessere bzw. viel bessere Transparenz in der Kommunikation und bei den Arbeitsabläufen. Mitarbeiterzufriedenheit: Laut der Studie sind 37% der Mitarbeiter nach der Einführung von F2 zufriedener an ihrem Arbeitsplatz. Verbesserung der Transparenz in Kommunikation und Arbeitsabläufen Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Bisheriges System cbrain F Weiß nicht 2 Viel besser 3 Schlecht 4 Neutral 5 Bessere 1 Weiß nicht 2 Viel besser 3 Schlecht 4 Neutral 5 Bessere 1 Weiß nicht 2 Sehr unzufrieden 3 Unzufrieden 4 Neutral 5 Zufrieden 7% Zufrieden 57% Unzufrieden 1 Weiß nicht 2 Sehr unzufrieden 3 Unzufrieden 4 Neutral 5 Zufrieden 81% Zufrieden 1% Unzufrieden Studie Einführung F2 - Transparenz & Mitarbeiterzufriedenheit Studie Einführung F2 - Teilen von Informationen 8

8 Schnelle Einführung Die Einführung der E-Verwaltungslösung F2 in ein Ministerium dauert im Schnitt nur noch wenige Wochen. Ein Grund dafür ist die gewohnte und eingeübte Benutzeroberfläche, wie sie die Mitarbeiter von -Programmen her kennen. Zudem stehen in den ersten zwei bis vier Wochen speziell geschulte Mitarbeiter in den Ministerien zur Verfügung, die bei Fragen jederzeit weiterhelfen. Mobile E-Verwaltung: Einbindung der Führungsebene Von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der E-Verwaltungslösung in Dänemark ist die Einbindung der Führungsebene in den Veränderungsprozess und die Bereitstellung mobiler Endgeräte mit Bearbeitungsfunktionen, die ein vom Papier her gewohntes Arbeiten ermöglichen. Die Kooperation zwischen den Ministerien konnte mit F2 verbessert werden. Ministerien berichten, dass sich der Transfer von und der Zugang zu Wissen verbessert habe und die Digitalisierung der Verwaltung insgesamt starke Fortschritte gemacht habe. Vollständige Digitalisierung 48 Monate 24 Monate 36 Monate 12 Monate 6 Monate 6 Monate 3 Monate 3 Monate 3 Monate 1 Monate 2 Monate Soziales Verkehr Klima & Energie 1,5 Monate Umwelt Arbeit Wohnungsbau & Stadtentw. E-Verwaltungs-App F2 Software-Rollout von cbrain F2 in dänischen Ministerien Staatssekretär des Ministeriums für Klima, Energie und Bau, Thomas Egebo: Mit Hilfe von cbrain F2 habe ich mehr als eine halbe Stunde Zeitersparnis täglich das ist beachtlich. Fraunhofer FOKUS, eines der führenden Forschungsinstitute für Innovationen im Öffentlichen Sektor, präsentiert in seinem egovernment-labor mehrere Szenarien, in denen die Erfahrungen mit der cbrain-lösung F2 in Dänemark auf Anwendungsbereiche in Deutschland übertragen dargestellt werden. 9

9 Fraunhofer FOKUS egovernment-lab Das Fraunhofer FOKUS egovernment-labor zeigt mit seinen Schwerpunkten auf Interoperabilität, Service-orientierte Architekturen, Identity-Management und mobiles E-Government innovative Lösungen für zukunftsweisendes egovernment in Deutschland und Europa. Hier wurden konkrete Anwendungsszenarien entwickelt, die nun in deutschen Ministerien einem Praxistest unterzogen werden. Im FOKUS E-Government-Labor bildeten die Wissenschaftler Arbeitsvorgänge aus dem Innenministerium exemplarisch nach und überprüften, wie die dänische Lösung übertragen werden kann. So kann beispielsweise gezeigt werden, wie damit Leitungs- und Ministerialvorlagen erarbeitet werden und Staatssekretär oder Minister diese bequem über einen Tablet-PC mobil abrufen können. Im vergangenen Jahr präsentierte das Team das Laborszenario bereits erfolgreich der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik Cornelia Rogall-Grothe und dem dänischen Botschafter Per Poulsen-Hansen. Ministervorlage Die Erstellung einer Ministervorlage ist ein komplexer Prozess innerhalb eines Ministeriums, in dem Referenten, Abteilungsleiter, Staatssekretäre und Minister miteinbezogen sind. Informelle Kommunikation über Chat-Funktionen Gleichzeitig zeigt das Szenario die Vorteile eines modernen Dokumentenmanagementsystems. So ist der Bearbeitungsstand der Vorlage jederzeit ersichtlich. Eine Übersicht zeigt, welcher Mitarbeiter gerade mit welchem Vorgang im Gesamtprozess befasst ist. Für die Führungsebene stehen die mobilen Apps F2 Manager und F2 Minister zur Verfügung. Mit Hilfe der Apps kann die Tagesmappe mit Terminen und Vorlagen auch unterwegs per ipad oder Tablet PC abgerufen und bearbeitet werden. Vorlagen erstellen und bearbeiten Bevor eine Vorlage, etwa ein Redeentwurf oder eine Stellungnahme, zur abschließenden Entscheidung beim Minister liegt, durchquert sie die verschiedenen Verwaltungsebenen des Ministeriums. Auf jeder Ebene kommen Kommentare oder Ergänzungen hinzu, kann zugestimmt, abgelehnt oder redelegiert werden. Das Szenario bildet diesen Prozess digital ab, ergänzt aber die Kommunikationskanäle um neue Funktionen, wie etwa einen Chat-Service. Durch die Einbindung der informellen Kommunikation wie Chat-Funktionen zwischen Mitarbeitern und der Führungsebene kann der Erstellungsprozess einer Vorlage optimiert werden. Daten, die in mehreren Dokumenten benötigt werden, können über interaktive Formulare zu einem Geschäftsvorfall zusammengefasst werden. Mit Hilfe von differenzierten Checklisten können Mitarbeiter Verwaltungsvorgänge effizient im Team bearbeiten und zum Abschluss bringen. Termine und Anmerkungen im Tablet erstellen 10

10 ELAN Electronic Government and Applications Herausgeber Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme FOKUS Electronic Government and Applications (ELAN) Kaiserin-Augusta-Allee Berlin Redaktion Michael Tschichholz Tel +49 (0) Mathias Büchner Christiane Przygoda Robert Lentz Satz und Layout Reiko Kammer Bildquelle Fraunhofer-Institut FOKUS, Berlin 2013

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