Zeitwirtschaft. Der Einfluss von Gesetzgebung und Rechtsprechung ARBEITSZEITKANZLEI. Dipl.-Betrw. (FH), Wirtschaftsjurist (LL.M.

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1 ARBEITSZEITKANZLEI Dipl.-Betrw. (FH), Wirtschaftsjurist (LL.M.) Jürgen Schmitz Dr. jur. Christian Schlottfeldt Zeitwirtschaft Vortrag zum Treffen des AK Personalwesen der DSAG am

2 Zeitwirtschaft Gesetzesrahmen Europäisches Recht: EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88 Nationale Gesetze: BGB, ArbZG, BUrlG, EFZG, TzbfG, Sozial-/Steuerrecht Tarifrecht: TVöD, TV-L, Manteltarifverträge, Branchentarifverträge, Haustarifverträge, Betriebsvereinbarungen Arbeitsvertrag Folie 1/14

3 Zeitwirtschaft Beispiel: Mitarbeiter ist 6:10h anwesend 4 ArbZG Ruhepausen Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden. Automatisierter Abzug der gesetzlichen Pausenzeit => Wie? Pausenabzug 30 Minuten? (gemäß Wortlaut 4 S.1 ArbZG Ruhepausen von mindestens 30 Minuten ) Pausenabzug 15 Minuten? (gemäß Wortlaut 4 S.2 ArbZG Ruhepausen: Zeitabschnitte von je mind. 15 Minuten ) Pausenabzug 10 Minuten? (gemäß Wortlaut 4 S.1 ArbZG bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden ) Folie 2/14

4 Zeitwirtschaft 4 ArbZG Ruhepausen Automatisierter Pausenabzug nach 6:00h, hier 10 Minuten Pausenabzug Variante 1: Mitarbeiter hat Arbeitszeit nach 6:00h beendet und verlässt Arbeitsplatz in Pausenzeit Variante 2: Mitarbeiter hat tatsächliche Arbeitszeit in Höhe von 6:10h Schutzrechtlicher Verstoß, Bußgeldgefahr Sonstige juristische Folgen (=> Haftung des AG bei z.b. Unfall, Schadensersatzansprüche des Mitarbeiters, etc.) Bei rückwirkender Kappung von 6.10h auf 5.40h Tatsächliche geleistete Arbeitszeit wird gekappt (Vergütungspflicht 611 BGB) Theoretisch Entstehung von Phantomlohn SV-pflichtig in Höhe von 20 Minuten Pausenabzug nach 6:00h erfordert Umwandlung der Pausenzeit in bezahlt Sondercharakter der bezahlten Pause ist hierdurch dokumentiert Erzieherischer Effekt bei Mitarbeitern, daß Pausenzeit einzuhalten ist Folie 3/14

5 Zeitwirtschaft 4 ArbZG Ruhepausen SAP-Standardschema TF20 Pausenabzug aufgrund gearbeiteter Stunden Funktionsweise: Ermittlung Arbeitszeit Abgleich mit gesetzlicher Mindestpausendauer Abzug fehlender Pausenzeit vom Ende der Arbeitszeit Keine uhrzeitgenaue Pausenbildung nach 6,0h bzw. 9,0h Arbeitszeit Hierdurch Zuschlagsfehler möglich Lösung möglich auf Schemen-/Regelebene Folie 4/14

6 Zeitwirtschaft 4 ArbZG Ruhepausen SAP-Standardschema TF20 Pausenabzug aufgrund gearbeiteter Stunden Folie 5/14

7 RA Dr. Christian Schlottfeldt SAP-Zeitwirtschaft: - Beitrag zum Treffen des AK Personalwesen der DSAG (Tag 2) - St. Leon-Rot, den ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt info@arbeitszeitkanzlei.de (Kooperationspartner der der Arbeitszeitberatung Herrmann Herrmann Kutscher Kutscher Weidinger, Weidinger, Berlin Berlin - -

8 Was ist - "Arbeitszeit "? Arbeitszeitschutzrecht Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. ( 2 Abs. 1 ArbZG) Vergütungsrecht (Arbeits-/Tarifvertrag) "Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt durchschnittlich 39 Stunden wöchentlich ( 6 Abs. 1 TVöD) Mitbestimmungsrecht Der Betriebsrat hat [mitzubestimmen bei]... Festlegung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit." ( 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) Entgeltfortzahlungsrecht "... ist dem Arbeitnehmer das bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen. ( 4 Abs. 1 EFZG) (Hervorheb. d. Verf.) ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt Folie 7/14

9 Arbeitszeitrechtliche Knackpunkte der Zeitwirtschaft - Arbeitszeitschutzrecht - Praxisbeispiel: Aufsichtsbehörde prüft Arbeitszeitnachweise eines Dialysezentrums auf Basis der erfassten Kommt-/Geht-Zeiten sowie der darüber hinaus vergüteten Arbeitszeiten. Ergebnis: 128 Überschreitungen der 10-Stunden- Grenze innerhalb von 3 Monaten 22 Abs. 1 ArbZG: Überschreitung von 10h täglicher Höchstarbeitszeit = Bußgeldtatbestand. ABER: Arbeitszeit im Sinne des ArbZG ist die Zeit der Arbeit ohne die Ruhepausen. Die Vergütung einer Zeitspanne allein führt nicht zur schutzrechtlichen Bewertung als Arbeitszeit! Wegezeit im Betrieb (Stempeluhr > Arbeitsplatz > Stempeluhr)? Individuelle Arbeitsunterbrechungen? Reisezeit ohne Beanspruchung (angeordnete Lenkzeit)? Arbeitsunterbrechungen ohne Bereitschaft? Aufrundung von Inanspruchnahmen innerhalb der Rufbereitschaft? Umkleide/Waschzeit (soweit nicht Arbeit )? Lösung: Differenzierung von Vergütungszeit und Arbeitsschutzzeit mittels Arbeitszeitschutzkonto! ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt 9 Folie 8/14

10 Arbeitszeitrechtliche Knackpunkte der Zeitwirtschaft - Zulässige Kappung von Zeitsalden am Monats-/Jahresende? Arbeitsrechtlicher Grundsatz: Geleistete Arbeitszeit ist zu vergüten. ( 611 BGB) Eine betriebliche Regelung der Begrenzung des Aufbaus von Zeitguthaben (Nichtanrechnung/Kappung von Arbeitszeiten) kann (ggf. nach Auslegung) kollektivrechtlich wirksam sein. Kappungen geleisteter Arbeitszeiten sind aber individualarbeitsrechtlich (!) angreifbar, soweit der Arbeitnehmer die nicht Arbeitsstunden auf Anordnung des Arbeitgebers geleistet hat (oder der Arbeitgeber die Leistung dieser Arbeitsstunden ausdrücklich oder stillschweigend geduldet oder gebilligt hat). Lösung: Definition einer permanent (arbeitstäglich!) wirksamen Begrenzung der Plussalden durch eine Betriebs-/Dienstvereinbarung als Grenze der individuellen Spielräume der eigenverantwortlichen Arbeitszeitgestaltung. Beispiel: Zeitkonto mit Bandbreite ±40 Stunden; Plussaldo von 40h darf nur mit vorab erteilter Zustimmung des Arbeitgebers überschritten werden. Auch eine zwischenzeitliche Überschreitung ist ohne Zustimmung des Arbeitgebers nicht möglich (Stunden werden nicht angerechnet). Die Beweislast für die Geltendmachung von außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit geleisteten Überstunden/Mehrarbeitsstunden trägt der Arbeitnehmer (einschließlich des Umstands der Anordnung durch den Arbeitgeber). ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt Folie 9/14

11 Arbeitszeitrechtliche Knackpunkte der Zeitwirtschaft - Zulässige Kappung von Zeitsalden am Monats-/Jahresende? begehrt der Betriebsrat die Feststellung der Unwirksamkeit der Regelung, wonach unter den dort beschriebenen Voraussetzungen Arbeitsstunden zwar im Zeiterfassungssystem protokolliert, aber systemseitig gekappt werden. (Rn. 19) Der Antrag ist unbegründet. Nr. 2.3 BV-Arbeitszeit regelt die Arbeitszeit im betriebsverfassungsrechtlichen Sinn und nicht die vergütungspflichtige Arbeitszeit. Die Kappung von Arbeitsstunden führt dazu, dass die hiervon erfasste Arbeitszeit nicht als nach 87 Abs. 1 Nr. 2 ivm. Nr. 3 BetrVG zu verteilende Arbeitszeit behandelt wird. (Rn. 21) Damit haben die Betriebsparteien berücksichtigt, dass sie die Lage der Arbeitszeit nur innerhalb der gesetzlichen und tarifvertraglichen Grenzen festlegen können. Durch die Kappung wird jedoch nicht in vergütungsrechtlich geschützte Positionen der betroffenen Arbeitnehmer eingegriffen. (Rn. 21) Die Pflicht zur Vergütung geleisteter Arbeit bleibt hiervon unberührt. (Rn. 23) (BAG, Beschl. v ABR 40/12) ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt Folie 10/14

12 Arbeitszeitrechtliche Knackpunkte der Zeitwirtschaft - Entgeltfortzahlungsrecht - Praxisbeispiel: Ambulanter Pflegedienst beschäftigt 195 Pflegekräfte mit 30h/ Woche; tatsächlich geleistete Arbeitszeit liegt bei (durchschnittlich) 36,5h/w ( chronisches Mehrarbeitssyndrom ); Mehrarbeit wird in der Regel ausgezahlt. Zeitwirtschaft hinterlegt eine Soll-AZ von 1/5 der individuellen Wochen-AZ (6,0h) an den Tagen MO-FR. Dieser Wert wird auch an entgeltfortzahlungspflichtigen Ausfalltagen angerechnet. Mitarbeiterin macht zusätzliche EFZ geltend, Argument: Sie sei der Auffassung, dass ihr bei Urlaub/Krankheit der gleiche Lohn zustehe wie bei tatsächlicher Arbeitsleistung. BAG-Rechtsprechung: Mehrarbeitsstunden/Überstunden, die mit Stetigkeit und Dauer geleistet werden, sind Teil der regelmäßigen Arbeitszeit gemäß 4 EFZG und bei der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen. Ausgehend davon, dass die Mehrarbeit regelhaft geleistet wird, liegt eine unzulässige Verkürzung der EFZ- Ansprüche des Arbeitnehmers vor. Finanzielle Auswirkungen fehlerhafter Zeitwirtschaft: 195 MA x 47 EFZ-Ausfalltage p.a. x Ø1,3h/Tag x Ø16,50 /h p.a. ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt 12 Folie 11/14

13 Arbeitszeitrechtliche Knackpunkte der Zeitwirtschaft - Urlaubsberechnung - Beispiel: 4-Wochen-Vollkonti-Schichtplan eines bundesweit tätigen Dienstleisters (techn. Service; ca. 800 Arbeitnehmer in VK-Schicht) enthält 21 Schichten in 4 Wochen (Grundplan). Pro Schicht werden incl. Pause und Übergabe/Umkleidezeit 8,5h Arbeitszeit angerechnet. Tatsächlicher Jahresschichtplan basiert auf einer regelmäßigen Arbeitszeit von 38,5h/ Woche (Ausgleich von Plusstunden erfolgt durch Freischichten). Dadurch sind im Durchschnitt 4,53 Schichten/Woche zu leisten. MTV (Haustarifvertrag) sieht einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen auf Basis einer 5-Tage-Woche vor. Arbeitgeber gewährt Arbeitnehmern 30 Urlaubstage. Pro Urlaubstag wird die ausfallende Arbeitszeit (8,5h/Schicht) angerechnet. BAG-Rechtsprechung: Der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers ist entsprechend der Zahl der tatsächlich zu leistenden Arbeitstage umzurechnen. Freischichten im Schichtbetrieb sind dabei nicht (!) mitzurechnen, weil an diesen Tagen ohnehin keine Arbeitspflicht besteht ( eh frei ). Hier ergäbe sich ein Urlaubsanspruch von 27 Tagen (30 x 4,53/5 = 27,18 Tage, gemäß MTV zu runden auf 27 Tage). Finanzielle Auswirkungen fehlerhafter Zeitwirtschaft: 800 MA x 3 Urlaubstage p.a. x 8,5h x Ø 28,00 /h p.a ARBEITSZEITKANZLEI RA Dr. Christian Schlottfeldt 13 Folie 12/14

14 Zeitwirtschaft Auswirkungen auf die SAP-Systemkonfiguration Pausenabzug: Möglichkeit zur manuellen Umwandlung von Pausenzeiten in bezahlt (z.b. IT 2012), ggf. Anpassung interner Genehmigungsprozesse Verwendung Standardschema TF20: Insbesondere bei Zuschlagspflicht (z.b. Schichtbetrieb) auf korrekte Positionierung der Pausen umbauen Überschreitung 10h-Grenze/Tag: Parallelsalden Vergütungszeit und Arbeitsschutzzeit führen Kappung von GLZ-Salden: Vorsicht bei Verwendung der Funktion LIMIT mit Kappung am Monatsende EFZ: Verstetigte Mehrarbeit und freie Feiertage berücksichtigen Urlaubsanspruch bei unregelmäßiger Schichtfolge: In Abwesenheitskontingentanspruch IT2006 (Generierung) berücksichtigen Folie 13/14

15 Zeitwirtschaft Fazit: Zeitwirtschaftssysteme unterliegen vielfältigsten juristischen Einflüssen und deren ständiger Dynamik Empfehlung für Neueinführung / Redesign: Übergreifende Anforderungsanalysen betriebswirtschaftlich, juristisch, technisch Empfehlung für laufende Systeme: Regelmäßiger Abgleich der Zeitauswertung und Stammdatenpflege mit den juristischen Entwicklungen Prüfung von Neuanforderungen auch auf juristische Berührungspunkte Folie 14/14