xft GmbH Spezialist für effizientes Dokumenten-, Aktenund Prozessmanagement in SAP xft GmbH SAP-Partnerport Altrottstr.

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1 xft GmbH Spezialist für effizientes Dokumenten-, Aktenund Prozessmanagement in SAP xft GmbH SAP-Partnerport Altrottstr Walldorf

2 xft GmbH 1. Über xft 2. xft add-on suite 3. Partnerschaft mit der SAP 4. weitere Partner und Reseller

3 xft GmbH 1. Über xft 2. xft add-on suite 3. Partnerschaft mit der SAP 4. weitere Partner und Reseller

4 4 Über xft Firmendaten Firmengründung: 01. April Geschäftsführer (Dr. Torsten Fenske, Volker Kohlstetter, Gerhard Scherer, Dr. Norbert Schroeder) 32 Mitarbeiter (Q1/2011) Standorte: Walldorf/Baden und Fort Lauderdale (USA) Homepage: und

5 5 Über xft Wurzeln in der SAP Geschäftsführer waren bis zur Gründung langjährig bei der SAP AG in Walldorf beschäftigt Maßgebliche Beteiligung bei der Entwicklung der SAP-Standardkomponenten ArchiveLink, Document Finder, Knowledge Provider, Service Provider Framework und SAP Records Management (NetWeaver Folders Management) Enge Kooperation mit allen relevanten SAP-Abteilungen xft setzt zu 100% auf die SAP-Technologieund Applikationsplattform

6 6 Über xft xft-produkte: Basisprodukte xft task manager: Elektronische Akte und Workflow in einer Oberfläche für ein umfassendes Geschäftsprozessmanagement xft queue manager: Hintergrundmanager für die Verarbeitung von Aufgaben und Dokumenten xft compliance cycle: Erweiterung der Workflow-Verwaltung um Ad-hoc-Workflows und -Laufwege xft document connector: Dokumente direkt aus MS Office, MS Outlook, Lotus Notes oder dem Filesystem einbinden xft document template manager: Dokumentenvorlagen für wiederkehrende Schreiben effizient in der Akte verwalten xft migration tool: Dokumentenbestände SAP-gesteuert migrieren

7 7 Über xft xft-produkte: Anwendungsprodukte xft personnel file: die digitale Personalakte für SAP HCM xft invoice manager: automatisierte Rechungseingangsbearbeitung für SAP MM und SAP FI xft contract manager: Verwaltung von Verträgen aller Art inkl. Vertragsfristen und -beziehungen xft ppap file: Dokumentation und Prozessunterstützung für Bemusterungen in der Fertigung xft sop manager: Verwaltung und Änderungsmanagement für Arbeitsanweisungen (SOPs) xft project file: Projekt- und Anlagenakte für SAP PLM

8 8 Über xft xft-produkte: Beratungslösungen Lieferantenakte Einkaufsakte Kundenakte Auftragsakte Reklamationsakte Maschinenakte Stammdatenpflege Änderungsmanagement Darlehensakte / Kreditakte Dokumentenmanagement Workflow Posteingangsverarbeitung

9 9 Über xft Produktkunden A1 Telekom Austria, ABB, adidas, AL-KO, Anzag, AXA, BAW, BitServ, BMW, Boehringer Ingelheim, BOSCH, Bosch Siemens Hausgeräte B/S/H, Brose, BTAG, Claas, Clariant, Cloos, Continentale Versicherung, Dänisches Bettenlager, Deutscher Sparkassenverlag, Dillinger Hüttenwerke, Dr. Schwabe, E.ON, EDAG, ENBW, EnviaM, ERCO, ERGO, ESK, FH Brugg, Fiducia, Finanz Informatik, Fresenius Netcare, Friedhelm Loh Gruppe, Fujitsu Technologies, Gebrüder Weiss, Gelsenwasser, Georg Fischer, GISA, Grammer, Groz-Beckert, Hamburger Wasserwerke, Hauni, Heidelberger Druckmaschinen, Henkel, Hirschvogel, Hydac, Immeo, John Deere, Kali+Salz, Kasto, Klingele, KSB, Lieken, LSV, Mainova, ManPower, Maschinenfabrik Rheinhausen, Merck Pharma, Münchner Rück Versicherung, myonic, Nora, Öffentliche Versicherung Braunschweig, Plansee/Ceratizit, Postbank, rbb, REWE, RWE, Salzgitter/Mannesmann, Schlösser, Schrauben Reyher, SEW Eurodrive, Siltronic, Stadt Leverkusen, Stadt Wolfsburg, Stihl, STO AG, Swiss RE, Techem, THS, ThyssenKrupp-Rasselstein, Trumpf, Uhlmann, Union Investment, Veolia, VHV, Volvo, Württembergische & Wüstenrot, Walter Services, Webasto, Westdeutsche Immobilienbank, Wirtgen, ZDF.

10 10 Über xft Ausgewählte Referenzen: HCM/Personalwesen Kunde Lösung(en) xft Produkteinsatz ABB Elektronische Personalakte Portal/ESS/MSS Integration xft personnel file AXA Elektronische Personalakte xft personnel file ENBW ERGO Gruppe Elektronische Personalakte MS Office Integration Elektronische Personalakte Vorgangssteuerung Personalwesen xft personnel file xft document connector xft personnel file xft task manager ManPower Elektronische Personalakte xft personnel file Merck Pharma Elektronische Personalakte xft personnel file REWE Elektronische Personalakte xft personnel file Telecom Austria Union Investment Wüstenrot & Württembergische Elektronische Personalakte MS Office Integration Elektronische Personalakte MS Office Integration ESCRIBA Integration Elektronische Personalakte MS Office Integration Portal/ESS/MSS Integration xft personnel file xft document connector xft personnel file xft document connector xft personnel file

11 11 Über xft Ausgewählte Referenzen: ERP-Lösungen Kunde Lösung(en) xft Produkteinsatz B/S/H Bosch Siemens Hausgeräte Elektronische Kunden- und Kreditakte xft queue manager xft task manager Brose Rechnungseingangsverarbeitung xft invoice manager Cloos Schweisstechnik Rechnungseingangsverarbeitung xft invoice manager ERCO Leuchten Vertriebscockpit Sales Scout xft queue manager xft task manager Fujitsu Technologies Aktengesteuerte Auftragsabwicklung (Kunde, Fertigung und Logistik) MS Office Integration xft queue manager xft task manager xft document connector Georg Fischer Einkauf Infoplattform xft queue manager xft task manager Kasto/Keuro Rechnungseingangsverarbeitung xft invoice manager Nora / Freudenberg Vertragsmanagement xft contract manager Schlösser Aktenbasierte Vorgangsbearbeitung (Kunde, Anfrage, Lieferant, Personal) xft queue manager xft task manager Trumpf Maschinenbau Vertragsmanagement xft contract manager Wirtgen & Vögele Rechnungseingangsverarbeitung xft invoice manager

12 12 Über xft Ausgewählte Referenzen: PLM-Lösungen Kunde Lösung(en) xft Produkteinsatz Boehringer Ingelheim Abweichungsmanagement Änderungsmanagement Maßnahmenmanagement xft queue manager xft task manager Brose Änderungsmanagement xft queue manager xft task manager xft document connector Dillinger Hüttenwerke Verwaltung von QS-Vorschriften xft queue manager xft task manager xft document connector Grammer Bemusterungsdokumentation xft ppap file Hydac PLM Projektakte xft project file Kasto/Keuro Maschinen- und Anlagenakte xft queue manager xft task manager Mainova Projektakte für Hausanschlüsse xft queue manager xft task manager Uhlmann Maschinenbau Maschinenakte Projektakte Auftragsakte xft queue manager xft task manager xft document connector Volvo Aero Engineering Change Management xft task manager

13 13 Über xft Ausgewählte Referenzen: Lösungen für Versicherungen Kunde Lösung(en) xft Produkteinsatz AXA Darlehensakte xft queue manager xft task manager ERGO Gruppe Darlehensakte xft queue manager xft task manager LSV Aktenbasierte Vorgangsbearbeitung (Mitglied, Leben, Schaden, Partner) xft queue manager Öffentliche Versicherung Braunschweig Elektronischer Posteingang mit SAP Aktenbasierte Vorgangsbearbeitung (Kunde, Leben, Schaden, Verträge) Terminverwaltung xft queue manager xft task manager VHV Hypothekenakte xft queue manager xft task manager

14 14 Über xft Die Vision: Ganzheitliche aktenbasierte Vorgangsbearbeitung Inputmanagement Elektr. Eingehende Dokumente Gescannte Dokumente OCR-bearbeitete Dokumente Einheitliche zentrale Schnittstelle für eingehende Vom SAP-System Daten erzeugte Ereignisse Fax Prüfung und Aufbereitung relevanter Prozessdaten Identifikation Geschäftsprozess Prozessspezifische Datenaufbereitung/ Prüfung/ Kategorisierung Prozessspezifische Verteilung an zuständige Bereiche Allgemeine/ Prozessspezifische Services/ Aktenoperationen Initiierung Prozessverarbeitung Prozessspezifische Überwachung und Monitoring der Inputverarb. Vorgangsbearbeitung A Vorgangsbearbeitung B Vorgangsbearbeitung C Vorgangsbearbeitung D Prozesssteuerung und Überwachung Vorgangsbearbeitung E Initiierung der Prozessverarbeitung Prozessverarbeitung Outputmanagement xft queue manager* xft task manager* Prozessbegleitende Protokollierung und Aktenoperationen (bspw. Kundenakte) Prozessmanagement und Monitoring Erzeugung/ Archivierung ausgehende Korrespondenz Vorgangs- und aktenbezogene Verarbeitung des Outputs xft queue manager* * Integriert mit fachlichen Anwendungen/ Funktionen

15 xft GmbH 1. Firmenportrait 2. xft add-on suite 3. Partnerschaft mit der SAP 4. weitere Partner und Reseller xft add-on suite Release 3.20

16 16 xft add-on suite Architekturansatz der xft add-on suite Viewing SAP Frontend SAP GUI Portal WebDynpro SAP ERP / ECC / R/3 SAP ERP HR / HCM FI SRM CO CRM SD PLM MM RFC Office Connector SAP NetWeaver xft add on suite xft personnel file SAP RCM Druck SAP DB KPro DMS KPro CMS (AL Schnittstelle) AL Documt. Finder AL Link Service PDF Rendition ( Akte to Go ) Scanning ArchiveLink Archiv Magnetspeichermedien Optische Medien

17 xft document connector xft invoice manager xft personnel file xft contract manager xft project file xft ppap file xft sop manager xft migration tool Projektlösungen 17 xft add-on suite xft-produktportfolio für umfassendes Prozessund Dokumentenmanagement SAP-Infrastruktur für Dokumente und Prozesse xft task manager xft compliance cycle xft queue manager

18 18 xft add-on suite xft document connector (Basisprodukt): MS Office + Lotus Notes Integration für SAP Gewohnte Umgebung Einfache Bearbeitung Sicheres Einchecken Dokumente, Dateien + Mails Akten + Prozesse MS Word MS Excel Lotus Notes MS Outlook MS Powerpoint MS Explorer Desktop Rechner xft document connector SAP Web AS / NetWeaver xft queue manager SAP Records Management SAP Business Workflow SAP Archive Link / DVS Check-in nach SAP xft queue manager Client Word, Excel und Explorer MS Outlook + Lotus Notes Control für Drag & Drop

19 19 xft add-on suite xft queue manager (Basisprodukt): Hintergrundmanager für Dokumente und Prozesse Zuverlässige Abarbeitung Transparenz und Kontrolle Steuerung Fehlerbehandlung Integriertes Alerting Standard Ein- und Ausgänge Service Architektur SAP basierte Middleware Zentraler Monitor Für großes Volumen Steuerung v. Migrationen

20 20 xft add-on suite xft task manager (Basisprodukt): Akte und Prozess in einer Sicht Einfache Bedienung Aktenverwaltung Aufgabensteuerung Zugriff + Transparenz Kontrolle + Compliance Konfigurationsmöglichkeiten SAP GUI + ABAP WDY SAP RM Service Prov. Dynamische Akte Prozesssteuerung

21 21 xft add-on suite xft compliance cycle (Basisprodukt): Dokumentenworkflow mit Ad-hoc Eigenschaften Einfache Bearbeitung Freigabe-szenarien Transparente Abläufe Digitale Signatur Kontrolle & Compliance xft queue manager Client Eingangsverarbeitung Ad-Hoc Laufwege Vordefinierte Laufwege SAP Business Workflow

22 22 xft add-on suite xft personnel file (Anwendungsprodukt): Die integrierte Personalakte für SAP ERP HCM Fertige Produktlösung Einfache Bedienung SAP ERP HCM Integration Schnelle Einführung Self Services (ESS + MSS) SAP GUI und Web Frontend Ausleihprozess für Akten Behandlung v. Abmahnungen MS Office Integration 4-Augen Workflows

23 23 xft add-on suite xft invoice manager (Anwendungsprodukt): Rechnungseingangsverarbeitung für SAP FI und MM Fertige Produktlösung Vollständige Transparenz SAP FI + MM Integration Schnelle Einführung Reduzierung d. Stückkosten Schnittstelle für OCR Eingänge Rechungseingangsjournal Vorerfassen und Buchen Nachbearbeitung Freigabeumläufe

24 24 xft add-on suite xft contract manager (Anwendungsprodukt): SAP basiertes Vertragsmanagement Fertige Produktlösung Vollständiger Lebenszyklus Termine Konditionen % Akte/ Ablage Zuständigkeit? ERP Einfache Bedienung contract manager Schnelle Einführung non-sap und SAP Verträge Protokolle Bewerbungsunterlagen Angebote Auskünfte Bonitätsprüfung Schriftverkehr Contract Int./ ext. Schriftverkehr Nachträge Protokolle Bürgschaften Vergabevorschlag Life Cycle Rechnungen Vermerke Nachträge Ergänzungen Verstöße/ Mahnungen Leistungsnachweise Anbahnung Erstellung Abwicklung Contract Organizer Beliebige Vertragsarten SAP Objektintegration Termine und Verteiler Int. Vorlagenverwaltung

25 25 xft add-on suite xft project file (Anwendungsprodukt): Die integrierte Projektakte für SAP PS Fertige Produktlösung Transparente Projektabläufe SAP PS Integration Schnelle Einführung Einfache Bedienung Projektdef. und PSP- Elemente Status und Termine Filesystem Integration MS Office Integration Freigabe-umläufe

26 26 xft add-on suite xft sop manager (Anwendungsprodukt): Verwaltung von Arbeits- und Herstellanweisungen Fertige Produktlösung Reguliertes Umfeld Gesamter Lebenszyklus Schnelle Einführung Einfache Bedienung Versionsverwaltung Status und Termine Freigabeumläufe Digitale Signatur MS Office Integration

27 27 xft add-on suite xft ppap file (Anwendungsprodukt): Produktbemusterung nach VDA2 und PPAP Fertige Produktlösung SAP QM SAP PLM Non-SAP SAP PLM + QM Integration Bemusterungs -akte Adobe Formulare Schnelle Einführung CAD Zeichnungen Prozessunterstützung SAP cfolders Bemusterungsakte (xft ppap) Stücklisten Einlesen Stempeldaten MS Office Integration Formular Integration SAP cfolder Integration Status und Termine

28 xft GmbH 1. Firmenportrait 2. xft add-on suite 3. Partnerschaft mit der SAP 4. weitere Partner und Reseller

29 29 Partnerschaft mit SAP xft-produkte: Mehr als Software Partnerstatus Support für xft-komponenten ist fest in das SAP-Support-Portal eingebunden

30 30 Partnerschaft mit SAP Standardwerk zu SAP Records Management (NetWeaver Folders Management) Autoren:» Joachim Becker (xft Beratungsleiter PLM)» Dr. Norbert Schroeder (xft-entwicklungsleiter)» Ulrich Spinola (SAP Entwicklung) Nach einer Einführung in die Einsatzgebiete und Funktionen von SAP Records Management werden die technischen Grundlagen zur Programmierung des Service Provider Frameworks und zur Aktenentwicklung dargestellt. Zudem werden die Anwendungsgebiete anhand von Integrationsbeispielen und Businessszenarien praktisch vertieft. Sie können das Buch dabei als technisches Nachschlagewerk zur Konfiguration und Erweiterung von SAP Records Management nutzen und profitieren von Praxiserfahrungen und Lessons Learned anderer Unternehmen. So werden Sie nach und nach die Effizienz komplexer Geschäftsprozesse erhöhen und dabei Ihre Verwaltungskosten reduzieren - und kommen dem Traum vom»papierlosen Büro«ein Stück näher.

31 31 Partnerschaft mit SAP Patent RM Service Provider Framework (SOA Architektur)

32 32 Partnerschaft mit SAP Curriculums-Partnerschaft zwischen SAP und xft Die xft GmbH hat im Juni 2010 mit der SAP AG eine Curriculumspartnerschaft vereinbart. Damit werden Schulungen zur xft add-on suite als Partnerschulung im Schulungsprogramm der SAP AG angeboten. Vorteile» Abgestimmte Planung und Termine, inhaltlich abgestimmtes Curriculum» Publikation der Schulungen integriert im SAP- Schulungskatalog; Buchung über SAP Education» Nutzung der SAP-Infrastruktur (Räumlichkeiten etc.)» Standortunabhängigkeit: Schulungen zur xft add-on suite können künftig an verschiedenen Standorten angeboten werden: Walldorf, Ratingen, Berlin, Hamburg, Wien, Zürich usw. Mit der Vereinbarung über eine Curriculumspartnerschaft verfolgen beide Vertragspartner das Ziel, die Zusammenarbeit bei konkreten Schulungen durch die Festlegung von Rahmenkonditionen zu vereinbaren und die Auslastung ihrer jeweiligen Ressourcen durch die Festlegung gemein-samer Planung und Durchführung von Schulungen zu optimieren.

33 33 Partnerschaft mit SAP Curriculums-Partnerschaft zwischen SAP und xft Curriculum SAP NetWeaver Process Integration: Business Integration Technologies (BIT) Das BIT-Curriculum behandelt Themen wie SAP ArchiveLink, SAP Knowledge Provider (KPro) und SAP Records Management (NetWeaver Folders Management) Aktuell wurden zwei Schulungen der xft in den SAP Schulungskatalog aufgenommen:» BIT644: xft add on zu SAP Records Management» BIT645: Die Personalakte mit xft personnel file

34 xft GmbH 1. Firmenportrait 2. xft add-on suite 3. Partnerschaft mit der SAP 4. weitere Partner und Reseller

35 35 xft-partner xft-partner und -Reseller BSP Solutions (Sigmaringen) C1 Solutions GmbH (Hamburg) DeconHR GmbH (Heilbronn) DMS Consulting (Nochern) fme AG (Braunschweig/München) forcont business technology GmbH (Berlin/ Leipzig) GISA (Halle) Infoniqa IT Solutions GmbH (Berlin) Logica Deutschland GmbH & Co. KG (Stuttgart) top flow GmbH (Bad Saulgau)

36 36 Copyright Copyright 2011 xft GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Copyright 2011 xft GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die xft GmbH nicht gestattet. Dies ist unabhängig vom Zweck der Nutzung. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Haftungsausschluss. Es ist unmöglich in einer Publikation Fehlerfreiheit zu garantieren. Daher behält sich xft das Recht vor, Publikation und die in ihr enthaltene Information ohne vorherige Ankündigung zu ändern. Die Haftung für Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Information ist ausgeschlossen. Eingetragene Warenzeichen. SAP, ABAP, SAPPHIRE, SAP ArchiveLink, SAP NetWeaver, SAP Business Suite, SAP ERP, SAP ERP Corporate Services, SAP Solution Manager, SAP NetWeaver Portal sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG in Deutschland und in verschiedenen anderen Ländern. Microsoft, Windows, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder in anderen Ländern. xft personnel filetm, xft project filetm, xft ppap filetm, xft sop managertm, xft queue managertm und xft document connectortm sind Warenzeichen und Produktnamen der xft GmbH in Deutschland und /oder in anderen Ländern. Falls nicht abweichend ausgewiesen, sind alle Warezeichen, die in dieser Publikation verwendet werden, geschützt. Dies gilt auch für Unternehmenslogo und andere Produktnamen.

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! xft GmbH SAP-Partnerport Altrottstraße Walldorf Tel. (06227) Fax (06227) info@xft.de