Entgeltbescheinigung für Kinderkranken-, Kinderverletzten- und Mutterschaftsgeld

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1 Entgeltbescheinigung für Kinderkranken-, Kinderverletzten- und Mutterschaftsgeld Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 3 2. Voraussetzungen 3 3. EEL-Bescheinigung Kinderkranken- und Kinderverletztengeld Kinderverwaltung Kalendereintrag Entgeltbescheinigung erstellen Entgeltbescheinigung versenden Zusatzangaben Kinderverletztengeld EEL-Bescheinigung für Mutterschaftsgeld Mutterschaftsrechner Entgeltbescheinigung erstellen und versenden Arbeitsentgelt während Bezug von Entgeltersatzleistung Details Personengruppen ohne EEL Berechnung des Entgelts bei Kinderkranken- und Kinderverletztengeld Kinderkranken- und Kinderverletztengeld bei privat Versicherten Kinderkrankengeld bei schwerstkranken Kindern Berechnungsbeispiel mit mehreren Fehlzeiten bei Kalenderschlüssel Bezahlte Freistellung Bezahlte und unbezahlte Freistellung - Mischfall Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld mit Kündigungsdatum Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld bei Verdienst unter 390,00 bzw. 403,00 Euro (aufgrund von Fehlzeiten) 38

2 5.10. Entgeltbescheinigung stornieren und neu erstellen Entgeltbescheinigung nach Austritt des Arbeitnehmers Wechsel der meldenden Stelle 41

3 Seite 3 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie mit Agenda LOHN elektronische Entgeltbescheinigungen (EEL) erstellen: Kinderkrankengeld Kinderverletztengeld Mutterschaftsgeld Nr Entgeltbescheinigung für Kranken-, Verletzten- und Übergangsgeld 2. Voraussetzungen Anforderungen an den Arbeitgeber Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine elektronische Entgeltbescheinigung (EEL) zur Berechnung der Entgeltersatzleistung an die Krankenkasse des Arbeitnehmers zu übermitteln. Der Meldesatz ist vom Arbeitgeber auszulösen bei Freistellung aufgrund der Erkrankung eines Kindes ohne Entgeltfortzahlung bei Freistellung wegen Unfall eines Kindes ohne Entgeltfortzahlung bei Beginn der Mutterschutzfrist nach 3 Abs. 2 MuSchG Personengruppen ohne EEL EEL-Bescheinigung Mutterschaftsgeld bei Mandatsübernahme Mandatsübernahme per Agenda-Sicherung Wenn der übernommene Datenbestand mehr als 3 Abrechnungszeiträume umfasst, können Sie EEL-Bescheinigungen ab Abrechnungsbeginn erstellen. Systemwechsel Bei einem Systemwechsel infolge Mandatsübernahme müssen Sie EEL-Bescheinigungen in den ersten 3 Abrechnungszeiträumen manuell über sv.net erstellen. Hinweis Eine EEL-Bescheinigung für Kinderkranken- und Kinderverletztengeld kann ab dem ersten Abrechnungsmonat erstellt werden.

4 Seite 4 Funktionsaufruf in LOHNStammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender Arbeitszeit in den Personaldaten Überprüfen Sie die hinterlegte Wochenarbeitszeit in den Personaldaten Tragen Sie fehlende Wochenarbeitszeiten über <Nachberechnung Personaldaten> nach:»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Arbeitszeit«.

5 Seite 5 3. EEL-Bescheinigung Kinderkranken- und Kinderverletztengeld Informationen zum Kinderkrankengeld Das Kinderkrankengeld ist eine Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung. Es wird gezahlt, wenn das betreffende Kind jünger als zwölf Jahre alt ist, der Arzt bescheinigt, dass Sie zur Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege des erkrankten Kindes der Arbeit fernbleiben müssen, die Pflege und Betreuung des Kindes nicht durch eine andere im Haushalt lebende Person übernommen werden kann und das betreffende Kind gesetzlich krankenversichert ist. Für die Erstattung von Kinderkrankengeld besteht ein zeitlich begrenzter Anspruch für maximal 10 Arbeitstage für ein Kind je Elternteil 25 Arbeitstage für mehrere im Haushalt lebende Kinder je Elternteil Bei Alleinerziehenden verdoppelt sich der Anspruch auf 20 bzw. 50 Arbeitstage. Zur Ermittlung und Berechnung des Kinderkrankengelds muss eine EEL-Bescheinigung mit dem Meldegrund 02 erstellt und an die entsprechenden Krankenkassen versendet werden. Für die Fehlzeit wird über den EEL-Assistenten eine Verdienstbescheinigung erstellt, die Grundlage für die Gewährung des Kinderkrankengelds von der Krankenkasse ist. Informationen zum Kinderverletztengeld Kinder sind während des Besuchs von Kindergarten, Kinderhort und Schüler während des Besuchs der Schule unfallversichert. Ereignet sich ein Unfall während des Besuchs der Einrichtungen, handelt es sich um einen»arbeitsunfall«, für den nicht die gesetzliche Krankenversicherung, sondern die Berufsgenossenschaft zuständig ist. Es wird gezahlt, wenn das betreffende Kind jünger als zwölf Jahre alt ist, der Arzt bescheinigt, dass Sie zur Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege des erkrankten Kindes der Arbeit fernbleiben müssen, die Pflege und Betreuung des Kindes nicht durch eine andere im Haushalt lebende Person übernommen werden kann und das betreffende Kind gesetzlich krankenversichert ist. Für die Erstattung von Kinderverletztengeld besteht ein zeitlich begrenzter Anspruch für maximal 10 Arbeitstage für ein Kind je Elternteil 25 Arbeitstage für mehrere im Haushalt lebende Kinder je Elternteil Bei Alleinerziehenden verdoppelt sich der Anspruch auf 20 bzw. 50 Arbeitstage. Zur Ermittlung und Berechnung des Kinderverletztengelds muss eine EEL-Bescheinigung mit dem Meldegrund 23 erstellt und an die entsprechenden Krankenkassen versendet werden. Für die Fehlzeit wird über den EEL-Assistenten eine Verdienstbescheinigung erstellt, die Grundlage für die Gewährung des Kinderverletztengelds von der Unfallversicherung ist.

6 Seite Kinderverwaltung Kinderverwaltung Um eine EEL-Bescheinigung für das Kinderkranken- bzw. Kinderverletztengeld zu erstellen, muss vorab das Kind des Arbeitnehmers angelegt werden: 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: EEL«. 2. Im Bereich»Kinderverwaltung«auf klicken. Vorname Pflichtfeld: Vorname des Kinds. Nachname Nachname des Kinds. Geburtsdatum Pflichtfeld: Geburtsdatum des Kinds. Zusatzangaben Anspruch auf bezahlte Freistellung ist ausgeschlossen durch <Nicht ausgeschlossen> <Tarifvertrag> <Betriebsvereinbarung> <Arbeitsvertrag> Anspruch auf bezahlte Freistellung begrenzt auf Tage Wenn im vorherigen Feld der Eintrag <Nicht ausgeschlossen> gewählt wurde: Anzahl der vereinbarten Tage erfassen, für die der Arbeitgeber das Gehalt weiterbezahlt.

7 Seite Kalendereintrag Kalenderschlüssel Für die Erstellung der Entgeltbescheinigung steht Ihnen der Kalenderschlüssel Kalenderschlüssel 010 -»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Krankengeld«zum Eintrag der Fehlzeit zur Verfügung. Achtung Mit Auswahl von Kalenderschlüssel 11 -»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber OHNE Krankengeld«können Sie keine Entgeltbescheinigung erstellen. Fehlzeit erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«. 2. Kalenderschlüssel erfassen: 10 -»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Krankengeld«. 3. In der Spalte»Kind«das zuvor angelegte Kind zu dieser Fehlzeit auswählen.

8 Seite Entgeltbescheinigung erstellen EEL-Bescheinigung erstellen 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«. 2. <Entgeltbescheinigung> anklicken. Beginnmonat festlegen Entgeltbescheinigung für Monat/Jahr Vorbelegt wird der aktuell geöffnete Kalendermonat. Beginnmonat der Fehlzeit (= Beginn Kalenderschlüssel 10»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Kranken(tage)geld«) auswählen. Entgelt wird bezahlt als Art der Abrechnung wählen.

9 Seite 9 Zusammenfassung der Zeiträume Art der Entgeltersatzleistung bei Erkrankung des Kindes <Kinderkrankengeld> bzw. <Kinderverletztengeld> wählen. Wegen Erkrankung des Kindes von der Arbeit freigestellt Zeitraum der Freistellung (Tage mit Erfassung der Kalenderschlüssels 10 und 44). Am ersten Tag der Erkrankung des Kindes wurde teilweise gearbeitet, aber für den gesamten Tag Arbeitsentgelt gezahlt Das Häkchen vermindert im nächsten Feld die Anzahl der ausgefallenen Tage um einen Tag. Für diesen bezahlten Tag hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf Erstattung. Anzahl der Arbeitstage im Freistellungszeitraum Ausgefallene Arbeitstage des im Kalender erfassten Freistellungszeitraums, die mit Kalenderschlüssel 10 erfasst wurden. Anspruch auf bezahlte Freistellung im Freistellungszeitraum ist Anzeige je nach Anlage in der Kinderverwaltung:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: EEL«.

10 Seite 10 Feld kann nicht geändert werden, wenn Anspruch ausgeschlossen wurde unter Auswahl der Optionen <Tarifvertrag>, <Betriebsvereinbarung> oder <Arbeitsvertrag>. nicht ausgeschlossen wurde und Kalenderschlüssel 44 und 10 im Kalender erfasst wird. Feld hat die Kennzeichnung»gegeben«. Anspruch auf bezahlte Freistellung gegeben für Arbeitstage im Freistellungszeitraum Anzahl der Arbeitstage, die mit dem Kalenderschlüssel 44»Pflege eines kranken Kindes mit Lohnfortzahlung«im Kalender erfasst wurden. Anzahl der bezahlten Arbeitstage mit ganztägiger Freistellung im laufenden Kalenderjahr wegen Erkrankung desselben Kindes Kumulierte Anzahl der bezahlten Arbeitstage im Kalenderjahr, die in den vorherigen Monaten mit dem Kalenderschlüssel 44»Pflege eines kranken Kindes mit Lohnfortzahlung«im Kalender erfasst wurden. Die Höhe der Entgeltersatzleistung soll vom Sozialversicherungsträger zurückgemeldet werden Durch die Rückmeldung der Höhe der Entgeltersatzleistungen wird eine korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge gem. 23c SGB IV programmseitig generiert. Arbeitsentgelt während Bezug von Entgeltersatzleistung

11 Seite 11 Arbeitsentgelt Berechnung Ausfall nach Anzeige nur sichtbar, wenn im im ersten Dialogfenster des Assistenten»Entgelt wird bezahlt als«<stundenlohn> oder <Sonstiges (z.b. Akkordlohn, Stücklohn> getroffen wurde. Ausgefallene variable Entgeltbestandteile Variable Entgeltbestandteile lassen sich nicht auf die ausgefallene Zeit ermitteln. Erfassen Sie zusätzlich einen entsprechenden Bruttobetrag aus dem Durchschnitt der letzten 3 Monate vor Erkrankung des Kinds. Berechnung der Brutto-/Nettowerte

12 Seite 12 Ansprechpartner Die Felder des Ansprechpartners werden automatisch aus folgenden Angaben ermittelt:»stammdaten Mandanten-Adressdaten Schaltfläche: Mandant Register: Mandat Feld: Zuständigkeiten«oder»Stammdaten Betriebsstätte«

13 Seite 13 Protokoll Entgeltersatzleistung Im Anschluss erscheint das Protokoll»Entgeltersatzleistung Krankengeld/Verletztengeld bei Erkrankung des Kindes«. Speicherort:»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner EEL-Bescheinigungen«.

14 Seite Entgeltbescheinigung versenden EEL-Bescheinigung versenden»transfer DEÜV-Dateien senden«. Über Inhalte anzeigen erhalten Sie eine detaillierte Ansicht der Meldedaten. Versandbestätigung für die Arbeitsbescheinigung»Transfer DEÜV-Protokoll«

15 Seite Zusatzangaben Kinderverletztengeld Kinderverletztengeld - Daten zur Unfallversicherung Unfallaktenzeichen des Unfallversicherungsträgers Mitgeteiltes Unfallaktenkennzeichen des Unfallversicherungsträgers erfassen. Institutskennzeichen des Unfallversicherungsträgers Zuständigen Unfallversicherungsträger auswählen. Unfalltag Tag des Versicherungsfalls erfassen.

16 Seite EEL-Bescheinigung für Mutterschaftsgeld 4.1. Mutterschaftsrechner Mutterschafts-Rechner ausführen Um die EEL-Bescheinigung für Mutterschaftsgeld zu erstellen, muss vorab der MutterschaftsRechner ausgeführt werden: Nr Mutterschaft in Agenda LOHN 4.2. Entgeltbescheinigung erstellen und versenden Assistenten aufrufen Im Kalender müssen Einträge mit Kalenderschlüssel 006 -»Mutterschaftsgeld«vorhanden sein. 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«. 2. <Entgeltbescheinigung> anklicken.

17 Seite 17 Beginnmonat festlegen Entgeltbescheinigung für Monat/Jahr Vorbelegt wird der aktuell geöffnete Kalendermonat. Beginnmonat der Fehlzeit (= Beginn Kalenderschlüssel 6»Mutterschaftsgeld«) eintragen. Entgelt wird bezahlt als Art der Abrechnung wählen.

18 Seite 18 Zusammenfassung der Zeiträume Die Höhe der Entgeltersatzleistung soll vom Sozialversicherungsträger zurückgemeldet werden Die Option wird automatisch vom Programm gesetzt. Durch die Rückmeldung der Höhe der Entgeltersatzleistungen wird eine korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge gem. 23c SGB IV programmseitig generiert. Arbeitsentgelt wird weitergezahlt EEL-Bescheinigung Mutterschaftsgeld bei Verdienst unter 390,00 bzw. 403,00 Euro Folgende Optionen sind nur sichtbar, wenn innerhalb der Mutterschutzfrist ein Austrittsdatum erfasst wurde: EEL-Bescheinigung Mutterschaftsgeld mit Kündigungsdatum Über den letzten bezahlten Tag vor der Entbindung hinaus wird neben eines etwaigen Zuschusses nach 14 Abs. 1 MuSchG teilweise Arbeitsentgelt weitergezahlt Nur verwenden, wenn abgesehen vom Mutterschaftsgeld noch zusätzliche Leistungen erbracht werden (z. B. VWL). Das Arbeitsentgelt wird weitergezahlt bis zum: Erfassung eines Datums bzw. setzen der Option <laufend>. Laufendes Netto, das während des Bezugs von Mutterschaftsgeld weiterhin erzielt wird Angabe ohne Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Arbeitsentgelt wird weitergezahlt

19 Seite 19 Ende des Arbeitsverhältnisses Weitere Angaben, wenn ein Austrittsdatum während der Mutterschutzfrist erfasst wurde:

20 Seite 20 Ansprechpartner Die Felder des Ansprechpartners werden automatisch aus folgenden Angaben ermittelt:»stammdaten Mandanten-Adressdaten Schaltfläche: Mandant Register: Mandat Feld: Zuständigkeiten«oder»Stammdaten Betriebsstätte«

21 Seite 21 Protokoll Entgeltersatzleistung Im Anschluss erscheint das Protokoll»Entgeltersatzleistung Mutterschaftsgeld«. Speicherort:»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner EEL-Bescheinigungen«.

22 Seite 22 EEL-Bescheinigung versenden»transfer DEÜV-Dateien senden«. Über Inhalte anzeigen erhalten Sie eine detaillierte Ansicht der Meldedaten. Versandbestätigung für die Arbeitsbescheinigung»Transfer DEÜV-Protokoll«

23 Seite Arbeitsentgelt während Bezug von Entgeltersatzleistung Während der Fehlzeit ohne Entgeltfortzahlung weitergezahlte Bezüge müssen Sie im EEL-Assistenten eintragen. Wenn im EEL-Assistenten Eingaben über weitergezahlte Bezüge gemacht wurden, meldet die Krankenkasse die Höhe der Entgeltersatzleistung zurück. Auf Basis der rückgemeldeten Beträge generiert Agenda LOHN automatisch die Lohnbuchungen für die Berechnung der Sozialversicherungsfreiheit 23c SGB IV. Hinweis Die automatische Berechnung gem. 23 c SGB IV kann unterdrückt werden:»register: EEL Register: Rückgemeldete Entgeltersatzleistungen«<Rückmeldungen ignorieren> aktivieren. Nr Sozialversicherungsfreiheit 23c SGB IV Verarbeitungsergebnisse abrufen und einlesen 1. Wenn DEÜV-Verarbeitungsergebnisse zum Abruf bereitstehen, erhalten Sie folgende Mitteilung: Starten Sie den Abruf. 2. Bei Rückmeldung der Krankenkassen erhalten Sie beim Öffnen des betreffenden Mandanten folgende Meldung: Import starten. 3. Ist der Import über den Link oder manuell über das Menü erfolgreich, erhalten Sie folgende Meldung:

24 Seite 24 Hinweis Wenn mehrere Sachbearbeiter den Mandanten bearbeiten, sehen Sie im»register: EEL Unterregister: Rückgemeldete Entgeltersatzleistungen«, ob Daten bereits vorhanden sind. Rückübermittelte Werte 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: EEL Unterregister: Rückgemeldete Entgeltersatzleistungen«. 2. Rückübermittelte Werte für die Berechnung der Sozialversicherungsfreiheit: Die Krankenkasse übermittelt die Sozialleistung (Krankengeld oder Mutterschaftsgeld). Zur weiteren Berechnung dient die Spalte»mtl. Netto Sozialleistung«. 3. Agenda LOHN ermittelt das Vergleichsnetto und den Freibetrag nach 23c SGB IV: In der Spalte»selbstermitteltes Vergleichsnetto«kann ein abweichender Betrag manuell eingeben werden. Aus den rückübermittelten Werten werden automatisch folgende Lohnbuchungen generiert: Mtl. Netto Sozialleistung Lohnart 23SL Vergleichsnetto Lohnart 23VN Durch die Lohnbuchungen wird der Freibetrag in Agenda LOHN automatisch in der Lohnabrechnung zur Anwendung gebracht. 4. Anwendung der Lohnbuchungen Die Lohnbuchungen (für den aktuellen Monat) werden automatisch bei der Vorabberechnung/ Monatsberechnung berücksichtigt und auf der Brutto-Netto-Abrechnung im Bereich der NettoAbzüge/Netto-Bezüge ausgewiesen. Somit wird ein Freibetrag 23c SGB automatisch berücksichtigt. Der Freibetrag wird nur angedruckt, sofern Bezüge in die Sozialversicherungspflicht fallen.

25 Seite 25 Hinweise Die Lohnbuchungen werden nicht übernommen, wenn manuell Lohnbuchungen der Lohnarten 23SL und 23VN vorhanden sind. Die Lohnbuchungen können ignoriert werden:»register: EEL Register: Rückgemeldete Entgeltersatzleistungen«Spalte <Rückmeldungen ignorieren>. 5. Anwendung der Lohnbuchungen für rückwirkende Monate Wenn die Fehlzeit in früheren Abrechnungszeiträumen liegt, werden die Lohnbuchungen zu 23c SGB IV im Register»Dialog«automatisch eingelesen und haben bei Überschreitung des Freibetrags Nachberechnungen zur Folge. Wenn Sie automatisch generierten Lohnbuchungen für rückwirkende Monate im Register»Dialog«löschen, können die Buchungen nicht wieder hergestellt werden. Hinweis Die manuelle Anlage über Nachberechnung Bezüge ist möglich. Nr Sozialversicherungsfreiheit 23c SGB IV 5. Details 5.1. Personengruppen ohne EEL Für folgende Personengruppen kann keine EEL-Bescheinigung erstellt werden: 901 Nicht sozialversicherungspflichtige Beschäftigte, Sonderfälle 109 Geringfügig entlohnte Beschäftigte 110 Kurzfristig Beschäftigte 190 Ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherte Personen Privat krankenversicherte Arbeitnehmer

26 Seite Berechnung des Entgelts bei Kinderkranken- und Kinderverletztengeld Im EEL-Assistenten wird das tatsächliche Arbeitsentgelt automatisch errechnet. Brutto ohne Ausfall = SV-Brutto ohne Kürzung des Arbeitsentgelts durch Fehlzeit Ohne Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze Tatsächliche SV-Brutto ohne Berücksichtigung der Gleitzone Ohne Einmalbezüge Brutto tatsächlich = SV-Brutto mit Kürzung des Arbeitsentgelts durch Fehlzeit Ohne Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze Tatsächliche SV-Brutto ohne Berücksichtigung der Gleitzone Ohne Einmalbezüge Zuzüglich Zusatzversorgungskassen (ZVK) Netto ohne Ausfall = Brutto ohne Kürzung des Arbeitsentgelts durch Fehlzeit abzüglich Lohnsteuer abzüglich Solidaritätszuschlag abzüglich Kirchensteuer abzüglich Sozialversicherungsbeiträge, freiwillige KV/PV- und PKV-Beiträge Netto tatsächlich = Brutto tatsächlich abzüglich Lohnsteuer abzüglich Solidaritätszuschlag abzüglich Kirchensteuer abzüglich Sozialversicherungsbeiträge, freiwillige KV/PV- und PKV-Beiträge abzüglich Pflichtbeiträge Versorgungswerk abzüglich Kammerbeiträge abzüglich Winterbau-Umlage Ausgefallenes Brutto/Ausgefallenes Netto = Differenz zwischen:»brutto/netto tatsächlich«und»brutto ohne Ausfall/Netto ohne Ausfall«

27 Seite 27 Beispiel Fehlzeit mit Kalenderschlüssel 10 vom Abrechnung Brutto-Netto ohne Fehlzeit Abrechnung Brutto-Netto mit Fehlzeit

28 Seite 28 Berechnung der Fehlzeit mit Teillohnformel Dreißigstel Entgelt : 30 x (31-3) Tage= : 30 x 28 = 160,00

29 Seite Kinderkranken- und Kinderverletztengeld bei privat Versicherten Kinderkrankengeld Wenn ein Ehepartner privat und der andere gesetzlich versichert ist, ist entscheidend, bei welchem Ehepartner die Kinder mitversichert sind. Sind die Kinder dem privat versicherten Ehepartner zugeordnet, fallen die mitversicherten Kinder nicht in den Geltungsbereich des SGB. Der Geltungsbereich des SGB ist ausschließlich für gesetzlich Versicherte bindend. Dabei ist unerheblich, ob der andere Ehepartner weiterhin gesetzlich versichert ist, da hier keine Familienversicherung ihrer Kinder vorliegt. Sind beide Ehepartner privat versichert, besteht nach 45 SGB V kein Anspruch auf Kinderkrankengeld. Private Krankenversicherung OHNE Absicherung für Kranken(tage)geld Wenn der privat versicherte Arbeitnehmer keine private Krankenversicherung für Kranken(tage)geld abgeschlossen hat, ist der Kalenderschlüssel 11»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt und OHNE Kranken(tage)geld«im Kalender zu erfassen: Über das EEL-Verfahren kann keine Verdienstbescheinigung erstellt werden. Auch gegenüber seiner privaten Krankenkasse dürfte der Arbeitnehmer keinen Anspruch haben. Die SV-Tage werden nach Ablauf eines Zeitmonats gekürzt. Private Krankenversicherung MIT Absicherung für Kranken(tage)geld Wenn der privat versicherte Arbeitnehmer eine private Krankenversicherung für Kranken(tage)geld abgeschlossen hat, ist der Kalenderschlüssel 10»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Kranken(tage)geld«im Kalender zu erfassen: Über das EEL-Verfahren kann keine Verdienstbescheinigung erstellt werden. Der Arbeitnehmer muss sich zur Klärung mit seiner privaten Krankenversicherung in Verbindung setzen. Die SV-Tage werden sofort gekürzt.

30 Seite 30 Kinderverletztengeld Bei Kinderverletztengeld wird dem privat versicherten Arbeitnehmer die Fehlzeit für die Pflege eines verletzten Kindes von der Unfallversicherung erstattet. Dieser Tatbestand tritt ein, wenn sich das Kind z. B. im Kindergarten oder in der Schule aufgrund eines Unfalls verletzt. Private Krankenversicherung OHNE Absicherung für Kranken(tage)geld Wenn der privat versicherte Arbeitnehmer keine private Krankenversicherung für Kranken(tage)geld abgeschlossen hat, ist der Kalenderschlüssel 11»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt und OHNE Kranken(tage)geld«im Kalender zu erfassen: Über das EEL-Verfahren kann die Verdienstbescheinigung erstellt werden. Im EEL-Assistenten ist unter»art der Entgeltersatzleistung«bereits der Eintrag»Kinderverletztengeld«vorbelegt. Die SV-Tage werden erst nach Ablauf eines Zeitmonats gekürzt. Private Krankenversicherung MIT Absicherung für Kranken(tage)geld Wenn der privat versicherte Arbeitnehmer eine private Krankenversicherung für Kranken(tage)geld abgeschlossen hat, ist der Kalenderschlüssel 10»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Kranken(tage)geld«im Kalender zu erfassen: Über das EEL-Verfahren kann die Verdienstbescheinigung erstellt werden. Im EEL-Assistenten ist unter»art der Entgeltersatzleistung«bereits der Eintrag»Kinderverletztengeld«vorbelegt. Die SV-Tage werden sofort gekürzt.

31 Seite Kinderkrankengeld bei schwerstkranken Kindern Für eine Freistellung von der Arbeit aufgrund von Schwersterkrankung des Kindes im Sinne des 45 Abs. 4 SGB V, ist eine Meldung zum Krankengeld mit dem Meldegrund 01 an die Krankenkasse zu erstellen. Für die Pflege von schwerstkranken Kindern besteht ein zeitlich unbegrenzter Anspruch auf Kinderkrankengeld. Fehlzeit erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«2. Kalenderschlüssel erfassen: 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung mit Krankengeld«. Hinweis Die Erstellung der EEL-Bescheinigung erfolgt über: Nr Entgeltbescheinigung für Kranken-, Verletzten- und Übergangsgeld.

32 Seite Berechnungsbeispiel mit mehreren Fehlzeiten bei Kalenderschlüssel 10 Das»Brutto ohne Ausfall«für Kinderkrankengeld und Kinderverletztengeld bei mehreren nicht zusammenhängenden Fehlzeiten während eines Kalendermonats wird fiktiv berechnet. Aufteilung bei mehreren Fehlzeiten: Bei mehreren Fehlzeiten (z. B. 1x4 und 1x5 Kalendertage) =»Brutto ohne Ausfall«Gehalt ohne Berücksichtigung der 9 Fehltage Brutto ohne Ausfall Brutto tatsächlich = Gesamtausfall für alle Fehlzeiten im Abrechnungszeitraum Aufteilung für 1. Fehlzeit: Gesamtausfall / 9 Tage x 4 Tage = ausgefallenes Bruttoarbeitsentgelt für 1. Fehlzeit Aufteilung für 2. Fehlzeit: Gesamtausfall /9 Tage x 5 Tage = ausgefallenes Bruttoarbeitsentgelt für 2. Fehlzeit Beispiel Für den Arbeitnehmer werden im Monat Oktober zwei nicht zusammenhängende Fehlzeiten mit dem Kalenderschlüssel 10»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Krankengeld«im Kalender erfasst. Monat: Oktober Gehalt: 3.000,00 Euro Kalenderschlüssel:10»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Krankengeld«Erste Fehlzeit: bis Zweite Fehlzeit: bis Teillohnformel: Kalendertäglich

33 Seite 33 Beispiel Berechnung des Entgelts für die 1. Fehlzeit Lösung Berechnung des Entgelts für die 1. Fehlzeit»Brutto ohne Ausfall«ist Gehalt ohne Fehlzeiten = 3.000,00 Berechnung»Brutto tatsächlich«: Gehalt / 31 Kalendertage x 22 Kalendertage ( 31 / 9 Fehltage*) = 2.129,03 Berechnung Gesamtausfall: 3.000, ,03 = 870,97 Aufteilung auf Fehlzeit: 870,97 / 9 Kalendertage x 4 Kalendertage = 387,10 * Anzahl aller Fehltage im Oktober (Ausfall)

34 Seite 34 Beispiel Berechnung des Entgelts für die 2. Fehlzeit Lösung Berechnung des Entgelts für die 2. Fehlzeit»Brutto ohne Ausfall«ist Gehalt ohne Fehlzeiten = 3.000,00 Berechnung»Brutto tatsächlich«: Gehalt / 31 Kalendertage x 22 Kalendertage ( 31 / 9 Fehltage*) = 2.129,03 Berechnung Gesamtausfall: 3.000, ,03 = 870,97 Aufteilung auf Fehlzeit: 870,97 / 9 Kalendertage x 5 Kalendertage = 483,87 * Anzahl aller Fehltage im Oktober (Ausfall)

35 Seite Bezahlte Freistellung Definition Der Arbeitgeber kann die Lohnfortzahlung für eine vereinbarte Anzahl von Arbeitstagen gewähren. Achtung Die Lohnfortzahlung wegen Pflege eines erkrankten Kindes darf nicht ausgeschlossen sein durch: o einen Arbeitsvertrag o eine Betriebsvereinbarung o einen Tarifvertrag Für die Lohnfortzahlung kann keine Verdienstbescheinigung über den EEL-Assistenten erstellt werden, da kein Verdienstausfall vorliegt. Der Arbeitgeber hat auf das weitergezahlte Entgelt keinen Erstattungsanspruch gegenüber der Krankenkasse. Anspruch auf bezahlte Freistellung definieren 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: EEL«. 2. Im Bereich»Kinderverwaltung«: Anspruch auf bezahlte Freistellung ist ausgeschlossen durch <Nicht ausgeschlossen> Anspruch auf bezahlte Freistellung begrenzt auf Tage Erfassung der Tage, die der Arbeitgeber Anspruch auf bezahlte Freistellung gewährt.

36 Seite 36 Fehlzeit erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten I Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«. 2. Kalenderschlüssel erfassen: 44»Pflege eines kranken Kindes mit Lohnfortzahlung« Bezahlte und unbezahlte Freistellung - Mischfall Wenn die vom Arbeitgeber vereinbarten weiterbezahlten Arbeitstage verbraucht sind, verwenden Sie den Kalenderschlüssel 10, um eine Entgeltbescheinigung zu erstellen. Hinweis Der Arbeitnehmer hat einen Krankengeldanspruch gegenüber der Krankenkasse ausschließlich für Zeiträume mit Erfassung des Kalenderschlüssels 10. Fehlzeit erfassen und Entgeltbescheinigung erstellen 1.»Stammdaten Personaldaten I Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«. 2. Kalenderschlüssel erfassen: 44»Pflege eines kranken Kindes mit Lohnfortzahlung«10»Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Krankengeld«3. Entgeltbescheinigung erstellen.

37 Seite Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld mit Kündigungsdatum Wenn das Kündigungsdatum nach der Mutterschutzfrist liegt, sind keine Besonderheiten zu beachten. Wenn das Kündigungsdatum in der Mutterschutzfrist liegt, zahlt die Krankenkasse zusätzlich zum Mutterschaftsgeld (13,00 Euro) ab dem Austrittsdatum die Differenz zum ursprünglichen Nettogehalt in Form von Krankengeld weiter. Das Krankengeld in der Mutterschutzfrist wird gleichzeitig mit dem Mutterschaftsgeld durch die EEL-Bescheinigung beantragt. Die Krankenkasse benötigt zur Berechnung des Krankengeldes das Nettoentgelt vor der Mutterschutzfrist. Die Felder zum tatsächlichen Nettoentgelt werden vorbelegt. Zusätzlich stehen folgende Optionen je nach Art der Abrechnung (Stundenlohn, festes Gehalt, Sonstiges) zur Verfügung: Vereinbartes lfd. Bruttoarbeitsentgelt Diese Option ist nur bei Art der Entlohnung <Festes Monatsentgelt> verfügbar. Die Erfassung ist nur bei Gehaltsempfängern erforderlich, wenn das vereinbarte laufende Arbeitsentgelt in jedem der drei letzten Entgeltabrechnungszeiträume vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit vom tatsächlichen Entgelt abweicht. Beispiele In jedem der drei Zeiträume wurde Mehrarbeit vergütet. Jeder der drei Zeiträume war ein Teilmonat (durch Eintritt oder Unterbrechung). Zu erfassen ist das ungekürzte laufende sozialversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum vor der Arbeitsunfähigkeit, das auf Basis eines vollen Monats erzielt worden wäre: Der Betrag ist nicht auf die Beitragsbemessungsgrenze zu kürzen. Bei einer Entgeltumwandlung des laufenden sozialversicherungspflichtigen Entgelts im Rahmen einer Direktversicherung bzw. der betrieblichen Altersvorsorge ist das laufende Entgelt ohne die Berücksichtigung der Entgeltumwandlung anzugeben. Sonderfall Erhöhung Bruttowerte Vergütungen erhöhen das Bruttoarbeitsentgelt, wenn sie über mehrere Monate hinweg erarbeitet und als Einmalzahlung ausbezahlt wurden. Passen Sie den Wert über die Schaltfläche <Werte neu ermitteln> ggf. an. <Werte neu ermitteln> Anklicken, um ursprünglich eingetragene Werte wiederherzustellen.

38 Seite Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld bei Verdienst unter 390,00 bzw. 403,00 Euro (aufgrund von Fehlzeiten) Im EEL-Assistenten und auf der EEL-Bescheinigung erscheinen die folgenden Angaben nur, wenn in einem der letzten drei vollen Monate vor der Mutterschutzfrist das Nettoarbeitsentgelt folgende Beträge nicht erreicht: Gehaltsempfänger: 390,00 Euro Stundenlohnempfänger 403,00 Euro. Überprüfen Sie die Angaben zu den Fehlzeiten und nehmen Sie ggf. Korrekturen im Kalender vor. Die Krankenkasse benötigt die Angaben für eine korrekte Berechnung der Entgeltersatzleistung Entgeltbescheinigung stornieren und neu erstellen Um eine Korrektur der bereits erstellten Entgeltbescheinigung vorzunehmen, öffnen Sie den EELAssistenten über die Schaltfläche <Entgeltbescheinigung> erneut und nehmen die Eingaben vor. Eine bereits an die Krankenkasse übermittelte Entgeltbescheinigung wird automatisch storniert.

39 Seite Entgeltbescheinigung nach Austritt des Arbeitnehmers Eine Bescheinigung für Krankengeld, Verletztengeld und Übergangsgeld kann auch erstellt werden, wenn der Arbeitnehmer bereits ausgetreten ist und die Erkrankung über den Austritt hinaus fortbesteht. Assistenten aufrufen 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«. 2. <Entgeltbescheinigung> anklicken. Beginnmonat festlegen Entgeltbescheinigung für Monat/Jahr Vorbelegt wird der aktuell geöffnete Kalendermonat. Beginnmonat der Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse eintragen. Entgelt wird bezahlt als Art der Abrechnung wählen.

40 Seite 40 Zusammenfassung der Zeiten Entgeltersatzleistung Die Art der Entgeltersatzleistung muss manuell ausgewählt werden. Entgeltersatzleistung ab Erfassen Sie das Beginn-Datum der Krankengeldzahlung der Krankenkasse. Letzter bezahlter Tag vor Entgeltersatzleistung Erfassen Sie den letzten Tag der Lohnfortzahlung vor der Krankengeldzahlung der Krankenkasse. Beginn der Arbeitsunfähigkeit Erfassen Sie den ersten Tag der Lohnfortzahlung. Weitere Vorgehensweise: Nr Entgeltbescheinigung für Kranken-, Verletzten- und Übergangsgeld

41 Seite 41 Beispiel Austritt laufender Abrechnungsmonat Arbeitnehmer tritt im aktuellen Abrechnungsmonat Mai zum 15. aus. Die Krankheit besteht über das Austrittsdatum hinaus. Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Adresse«2. Erfassen Sie das Austrittsdatum des Arbeitnehmers. 3.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«4. Erfassen Sie den Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«bis zum Tag des Austritts. 5. Erstellen Sie die EEL-Bescheinigung wie gewohnt. Beispiel Austritt Vormonat Arbeitnehmer war bis zum Austrittsdatum krank. Die Krankenkasse fordert im aktuellen Abrechnungsmonat Mai eine EEL-Bescheinigung, da die Krankheit über das Austrittsdatum weiterhin besteht. Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«2. Erstellen Sie die EEL-Bescheinigung wie gewohnt Wechsel der meldenden Stelle Um sicherstellen zu können, dass die Krankenkassen Rückantworten auch korrekt an den Arbeitgeber adressieren können z.b. bei Systemwechsel, wurde der Meldegrund 99»Wechsel der meldenden Stelle«eingeführt. Der Meldegrund wird von Agenda LOHN automatisch im ersten Abrechnungsmonat erzeugt, wenn sich der Arbeitnehmer im Krankengeldbezug befindet. Für die Erstellung der Meldung 99 erhalten Sie ein Protokoll in den Allgemeinen Auswertungen.»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Monat wählen Meldungen EEL«