Vorschau. Verfahrensanweisung Unternehmensplanung

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1 Bitte beachten Sie, dies ist nur eine. Hier werden nur Auszüge dargestellt. Nach dem Erwerb steht Ihnen selbstverständlich die vollständige Version im offenen Dateiformat zur Verfügung. Verfahrensanweisung

2 Prozess Name: Prozesseigentümer: Oberste Leitung Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) - Alle Unternehmensprozesse Ziele: - Kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens durch konkrete Planvorgaben - Realisierung der Qualitätspolitik und Umsetzungsgrad der Qualitätsziele. Nachfolger (Kunde) - Managementbewertung Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, um den Output zu erzeugen?) - Marktanalysen - Ergebnisse von Audits - Rückmeldungen von Kunden - Planungsergebnisse des Vorjahres Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Vision, Mission - Geschäftspläne - Strategiepapier - Q-Politik, Q-Ziele - Maßnahmenplan Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Unternehmensbericht - Maßnahmenplan Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Zielerreichung - Planungsqualität (Verhältnis der erreichten zu allen definierten Zielen) Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - Lang-, mittel- und kurzfristige Bewertung durch die oberste Leitung Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-System 2. Personal / Qualifikationen: - / - Anstoß/Ende: (Was startet und beendet den Prozess?) - Regelmäßige Visionsbewertung - Strategiebewertung - Bewertung der operativen Planung Chancen: (Welche Erfolgsfaktoren sind bekannt?) - Realitätsnähe der Planungsszenarien - Klarheit und Konsistenz der Vorgaben - Klarheit und Genauigkeit der Planung Vorgehen bei Störungen / Abweichungen: - Entscheidung durch die Prozess- bzw. Produktrisiken: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen?) - keine zeitnahe Datenerfassung oder fehlerhafte Datengrundlage - keine oder falsche Information über den Stand der Planerreichung - Mangelnde Kommunikation der Mission, Vision, Q-Politik Seite 2 von 7

3 Erläuterungen zur Vision und Mission Die Vision beschreibt, was das Unternehmen erreichen möchte. Sie erzeugt eine "kreative Spannung" zwischen dem gegenwärtigen Ist-Zustand und einem noch nicht gegebenen, jedoch gemeinsam anzustrebenden Soll-Zustand. Dazu sollte die Vision auch die Emotionen der Mitarbeiter ansprechen. Die Mission grenzt die grundsätzlichen Tätigkeitsbereiche oder Kernkompetenzen der Organisation ab und beschreibt damit den Sinn der Aktivitäten der Organisation. Sie beschreibt somit den Zweck bzw. ihre Daseinsberechtigung im Wettbewerb. Q-Politik bzw. Leitbild Das Unternehmensleitbild bzw. die Qualitätspolitik stellt die schriftliche Fixierung der wesentlichen strategischen Grundsätze eines Unternehmens dar und bildet die normative Basis für das operative Management. Strategische Planung Die Organisation muss Strategien entwickeln, um ihre Vision zu erreichen. Darauf aufbauend müssen Pläne zur Realisierung dieser Strategien entworfen werden. Es müssen auf allen Ebenen des Unternehmens Ziele vereinbart werden, die mit den Plänen korrespondieren. Diese Ziele müssen, bezogen auf die jeweiligen Planungsebenen, Zeithorizonte und Orientierungsgrundlagen, mit geeigneten Steuergrößen messbar dargestellt werden. Seite 3 von 7

4 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Prozessablauf Dokumente V M I 10 Situationsanalyse durchführen Normativer Planungszyklus langfristig Auswertung 20 Unternehmensvision u. -mission ableiten Vision, Mission ja 30 Änderung? Visionsbewertung nein 40 Anforderungen (EEFs) ermitteln Strategischer Planungszyklus mittelfristig X-Matrix ja 50a Strategieplanung auf Basis der EEFs 60 Änderung? 50b Strategiepapier, Durchbruchziele mittelfristiger formulieren Geschäftsplan, Investitionsplanung Strategiebewertung nein 70 Politik / Leitbild prüfen, aktualisieren Q-Politik bzw. Leitbild 80 Q-Ziele ableiten und vereinbaren herunter brechen X-Matrix, Q-Ziele 90 Operative QM- Planung Plan kurzfristiger Geschäftsplan 100 Ressourcen bereitstellen Act Do 110 Realisierung und Controlling Check Maßnahmenliste 120 Managementsystem bewerten Operativer Planungszyklus kurzfristig VA QM-Bewertung Seite 4 von 7

5 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: 10 Situationsanalyse durchführen Die Analyse-Struktur der Position im Markt sollte anhand der nachfolgend genannten Kategorien definiert werden: - Umfeldanalyse volkswirtschaftliche Entwicklung (Konjunktur, Einkommen, Wirtschaftspolitik,...), technologische Entwicklung (technischer Fortschritt in dem betreffenden Markt). - Absatzmarktanalyse Abnehmer (B2B, B2C, Kaufkraft, soziale und psychologische Faktoren), Handel (neue Betriebsformen, Kooperationen und Konzentrationen im Handel). - Konkurrenzanalyse Konkurrenzbeobachtung (Strategien, Marketing), Auftreten neuer Konkurrenten. - Beschaffungsmarktanalyse Arbeitsmarkt (Lage auf dem Arbeitsmarkt, Tarifverträge), Lieferanten (Rohstoffe, Vorprodukte), Kapitalmarkt (Banken). - Unternehmensanalyse Ressourcen (Kapital, Kapazität, Know-How), Eigene Marktstellung (Marktanteil), Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität (Benchmarking, QFD), SWOT - Stärken und Schwächen (Lieferzeit, preiswertester Anbieter), Realisierung bestimmter strategischer Optionen. 20 Unternehmensvision und -mission ableiten Die Missions- bzw. Visions-Aspekte müssen den Unternehmenszweck und das was das Unternehmen in seinem Kerngeschäft erreichen will beschreiben. Die Mitarbeiter erhalten so eine Orientierung in welchen Geschäftsfeldern und Märkten sich das Unternehmen auch in der Zukunft bewegen will, d.h. welche Bereiche als Kerngeschäft anzustreben sind und welche nicht. Beispiel für eine Vision bzw. Mission eines Unternehmens der Internetbranche: Vision: Marktführer für Spezial-Lösungen in der Region. Mission: Der Fullservice-Anbieter beim Kunden vor Ort. 40 Anforderungen (EEFs) ermitteln Im diesem Schritt muss die Identifizierung der entscheidenden Erfolgsfaktoren der Organisation erfolgen. Strategische Erfolgsfaktoren sind zum Beispiel - Kosten - Qualität - Service - Distribution, Verfügbarkeit - Zeitlicher Vorsprung (geschicktes Timing). 50a,b Strategieplanung auf Basis der EEFs, Durchbruchziele formulieren Die strategische Planung soll aus unternehmerischer Sicht darstellen, wie ein spezifischer Kundennutzen geschaffen und damit für das Unternehmen eine langfristige wirtschaftliche und soziale Basis gesichert wird. Seite 5 von 7

6 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: Der Strategie-Begriff wird hier als Weg zur Erreichung der Vision verstanden. Damit die Strategien nicht als Träumereien oder Utopien gelten, müssen auf der obersten Ebene konkrete strategische Durchbruchziele entwickelt und umgesetzt werden. Diese könnten für das angeführte Beispiel folgendermaßen lauten: - Bekanntheit bei 50% aller Unternehmen. - 99% zufriedene Kunden % regionale Abdeckung. - Positives Image in der Region. 70 Politik / Leitbild prüfen, aktualisieren - Stufe 1: Im Dialog ist eine tragfähige Basis zu erarbeiten, hinter der alle Mitarbeiter stehen können. Deshalb muss diese in einem firmenweiten Dialogprozess erarbeitet werden um die Selbstverpflichtung zu ermöglichen. - Stufe 2: Die lebensnahe Vernetzung gibt täglich Handlungshilfen. Das Leitbild muss als integrative Orientierungsgrundlage mit handlungsbezogenen Interpretationen für die einzelnen Bereiche und Ebenen vernetzt werden. - Stufe 3: Das Leitbild stimmt mit der Wirklichkeit überein Zur Sicherstellung der Umsetzung müssen Kontrollmechanismen der Wertverpflichtung etabliert werden. Erfolgreiche Organisationen nutzen z.b. Mitarbeiterfeedbackprogramme, Selbstbewertungen (nach ISO 9004, EFQM), externe Imageanalysen oder öffentlichen Dialog. 80 Q-Ziele ableiten und kommunizieren Von der Strategie bzw. vom Leitbild werden die Durchbruchziele auf die operativen Ebenen herunter gebrochen. Dabei sollten nicht mehr als drei bis fünf Ziele pro Mitarbeiterebene gemäß festgelegter Kriterien formuliert werden. Im Rahmen des Mitarbeitergesprächs werden die Zielwerte zwischen dem Vorgesetzten und Mitarbeiter jährlich vereinbart Operative QM-Planung - Ressourcen bereitstellen - Realisierung und Controlling Der Prozess der operativen kurzfristigen Planung folgt der Logik des PDCA-Zyklus mit den Stufen Plan, Do, Check und Act. Der Geschäftsplan sollte folgende Kriterien enthalten: - Marktbezogene Angaben. - Finanzplanung und Kosten. - Wachstumsprojektionen. - Personal-Entwicklungspläne. - Versuchs- und Entwicklungspläne. - Bedarf an Infrastruktur mit den notwendigen Geldmitteln. Die sich aus dem Geschäftsplan ergebenden Maßnahmen sind in einer Maßnahmenliste zu organisieren und zu bewerten. 120 Managementsystem bewerten Die Vorgehensweise der Managementbewertung ist in der VA QM-Bewertung dezidiert beschrieben. Seite 6 von 7

7 Prozesskennzahlen: [1] Erfolgskennzahlen, bezogen auf die jeweilige Organisation Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Verwendete Abkürzungen: D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) Geschäftsführer Qualitätsbeauftragter Fachbereich MA Mitarbeiter Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Hinweis: Es gelten die AGB der VOREST AG. Durch den Erwerb der Vorlage erhält der Nutzer das Recht, diese selbst zu verwenden. Er ist nicht berechtigt, diese zu verkaufen, zu lizenzieren, zu vermieten, zu verleasen, zu verleihen oder anderweitig für einen Gegenwert zu übertragen. Er ist weiterhin nicht berechtigt, die Vorlage in eigenständigen Produkten, die nur die Vorlage selbst enthalten oder als Teil eines anderen Produkts zu vertreiben. Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Seite 7 von 7