Projektmanagement. 1 Grundlagen. Werner Lenk

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1 Projektmanagement 1 Grundlagen Werner Lenk

2 Definition Projekt DIN : +, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit und weiter durch folgende Merkmale gekennzeichnet ist: + eindeutige Zielvorgabe, Aufgabenstellung und Verantwortung für ein Gesamtergebnis, + definierte zeitliche, finanzielle und personelle Restriktionen, + klare Abgrenzung gegenüber anderen, + Projektspezifische Organisation + erfordert für die Abwicklung eine interdisziplinäre Organisationsform parallel zur Linie, + von gewisser Neuartigkeit und / oder Komplexität. ANSI Standard A Guide to the Project Management Body of Knowledge + Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes zur Schaffung eines einmaligen Produktes, Dienstleistung oder Ergebnisses. + Einmalig bedeutet, dass sich das Produkt oder die Dienstleistung deutlich von allen ähnlichen Produkten oder Dienstleistungen unterscheidet. + Progressive Elaboration: Schrittweises Vorgehen unter sorgfältiger Berücksichtigung der zunehmenden Detaillierung als eine Strategie, die technologischen und finanziellen Gefahren zu reduzieren: Das Prinzip der kleinen Schritte. 1-3

3 Projektmanagement - Definition DIN Projektmanagement: Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und mittel für die Abwicklung eines Projektes ANSI Standard PMBOK Guide: + Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Verfahren auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen + Das Projektmanagement wird durch die Anwendung von Prozessen <. umgesetzt. + Das Projektteam managt die Arbeit von Projekten (Anmerkung: Nicht nur der Projektmanager), die typischerweise umfasst: Konkurrierende Anforderungen an Inhalt und Umfang, Zeit, Kosten, Risiko und Qualität. Stakeholder mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Erwartungen. Identifizierte Anforderungen. 1-5

4 Projektmanagement Normen + DIN Projektmanagement-Netzplantechnik; Beschreibungen und Begriffe, DIN PM- Projektmanagementsysteme- Teil 1: Grundlagen, DIN PM-Projektmanagementsysteme-Teil2: Prozesse, Prozessmodell, DIN PM - Projektmanagementsysteme- Teil 3: Methoden, DIN PM -Projektmanagementsysteme-Teil4: Daten, Datenmodell, DIN PM- Projektmanagementsysteme- Teil 5: Begriffe, DIN Messen-Steuern-Regeln, Abwicklung von Projekten, Begriffe, V-Modell-XT (Vorgehensmodell der Bundesbehörden, 2005) + Prince2 (Office of Government and Commerce, UK) + ANSI-Norm PMBOK 5th Edition 2013 (Project Management Institute, USA) + ISO Guidelines to quality in project management,

5 Das Magische Dreieck des Projektmanagement FUNKTIONALITÄT / QUALITÄT(Ergebnis) maximal Externes Umfeld Internes Umfeld RESSOURCEN minimal frühest Kosten(Aufwand) Zeit(Dauer) Ziel des Projektmanagements ist die plangerechte und reibungslose Abwicklung des Projekts zur Erreichung der Sach-, Kosten-und Terminvorgaben 1-10

6 PMBOK Guide Die 10 Wissensgebiete im Projektmanagement 1. Einführung 2. Projektlebenszyklus und Organisation 3. Projektmanagement - prozesse PMBOK Guide chapter 4 PMBOK Guide 61 PMBOK Guide chapter PMBOK Guide chapter PMBOK Guide chapter PMBOK Guide chapter PMBOK Guide chapter Kostenmanagement PMBOK Guide chapter Integrationsmanagement Umfangs- Zeitmanagement 5 management 6 7 Qualitäts- Personal- Kommunikations- 8 management 9 management 10 management PMBOK Guide chapter PMBOK Guide chapter Risiko- Beschaffungsmanagement 11 management PMBOK Guide chapter Stakeholdermanagement Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page

7 PMBOK Guide Projektmanagement Prozessgruppen Projektplanung: Definition der Ziele und Auswahl der Vorgehensweise um diese zu erreichen Projektcontrolling: Sicherstellung des Erreichens der Projektziele durch Ermittlung und Aufzeichnung des Projektfortschritts, Identifizierung der Planungsabweichungen und Ausführung von Gegenmaßnahmen. PMBOK Guide 50 Projektabschluss: Formale Akzeptanz der Projektes oder der Phase Projektinitiierung: Genehmigung für das Projekt oder die Projektphase Projektdurchführung: Koordination der Beteiligten und der Ressourcen für die Ausführung der Planung. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page

8 PMBOK Guide Projektphasen als ein iterativer Ansatz für Projektarbeit PMBOK Guide Ein-Phasen-Projekt 42 Drei-Phasen-Projekt Projekt mit überlappenden Phasen Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page

9 PMBOK Guide Mapping von Wissensgebieten und Prozessgruppen Process Groups Knowledge Areas Initiating Planning Executing Monitoring & Controlling Closing 4 Integration Management 4.1 Develop Project Charter 4.2 Develop Project Management Plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control 4.6 Close Project or Phase 5 Scope Management 5.1 Plan Scope Management 5.2 Collect Requirements 5.3 Define Scope 5.4 Create WBS 5.5 Validate Scope 5.6 Control Scope 6 Time Management 6.1 Plan Schedule Management 6.2 Define Activities 6.3 Sequence Activities 6.4 Estimate Activity Resources 6.5 Estimate Activity Durations 6.6 Develop Schedule 6.7 Control Schedule 7 Cost Management 7.1 Plan Cost Management 7.2 Estimate Costs 7.3 Determine Budget 7.4 Control Cost 8 Quality Management 8.1 Plan Quality Management 8.2 Perform Quality Assurance 8.3 Control Quality 9 Human Resource Management 9.1 Plan Human Resource Management 9.2 Acquire Project Team 9.3 Develop Project Team 9.4 Manage Project Team 10 Communications Management 10.1 Plan Communications Management 10.2 Manage Communications 10.3 Control Communications 11 Risk Management 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify Risks 11.3 Perform Qualitative Risk Analysis 11.4 Perform Quantitative Risk Analysis 11.5 Plan Risk Responses 11.6 Control Risks 12 Procurement Management 12.1 Plan Procurement Management 12.2 Conduct Procurements 12.3 Control Procurements 12.4 Close Procurements 13 Stakeholder Management 13.1 Identify Stakeholders 13.2 Plan Stakeholder Engagement 13.3 Manage Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Page

10 First fractal pattern the PMBOK Guide process groups Applies to Programs Large and small projects Sub-projects Project phases Work packages Workshops Meetings All work Initiating processes Planning processes Controlling processes Executing processes Closing processes Picture from the PMBOK Guide

11 Das zweite fraktale Muster der Teambildungsprozess Team zusammenstellen Entfällt meistens, da das Team durch die Linienorganisation gesetzt wird Orientierung über Projektaufgabe, Informieren, Kennenlernen Beteiligte Guppenkompetenz Auseinandersetzung über Rollen Klären und Spielregeln transparent machen Team Kick-off Formierungsphase Orientierungsphase Machtkampfphase Organisierungsphase Leistungsphase Gemeinsame Festschreibung von Rollen, Zielen, Vorgehen Selbstordnung Spielregeln, Eskalation, F Zusammenarbeit Arbeitsfähiges Team Auflösungsphase Auflösung, Vereinzelung und Trauerarbeit Am Projektende 1-17

12 Klassifikation von Projekten (I) Umgebung, Umfeld Organisation, Umfang Stabil Einfach Ziele und Vorgehen bekannt Komplex Instabil Einfach Ziele und / oder Vorgehen unbekannt Komplex Selbstorganisation Handlungsstrategie Steuerung Regelung Versuch und Irrtum Leitprinzip, Funktionsweise Ursache - Wirkung Soll-Ist- Abgleich Suche Musterwechsel (Next practice) Kompetenzen für Erfolg Fachliche Hard-Skills Einzelperson Gruppe Persönliche Soft-Skills Team Network Beispiele Software engineering Phasenmodelle PHB Chestra PMBoK??? 1-19

13 Klassifikation von Projekten Umgebung, Umfeld Stabil Ziele und Vorgehen bekannt Instabil Ziele und / oder Vorgehen unbekannt Organisation, Umfang Einfach Komplex Einfach Komplex Herkunft, Weltbild Deterministisch bis Mitte 19-tes Jahrhundert Nicht-Deterministisch ab Mitte 20-tes Jahrhundert Erfolgsrezept Saubere Planung (Produkt), Wiederverwendung, Funktionsoptimierung Verantwortung teilen, CASE, laterales Vorgehen, bewusster Musterwechsel, Team- und Selbstorganisation Erfolgskontrolle Magische Dreieck aus Zeit, Kosten, Produktivität Effizienzkontrolle Fitness for use, time to market, Kundenzufriedenheit, regelmäßige Selbstbeobachtung, Effizienz- u. Effektivitätkontrolle 1-20

14 Erfolg nach Projektgröße Projekte Complete Klein Mittel Gross Erfolgreich 16% 28% 16% 9% Problematisch Abgebrochen 53% 31% 50% 22% 47% 37% 62% 30% Quelle: The Standish Group 1995 Ø Kosten (US $) Aktuelle Studien bestätigen: 40 % aller IT-Projekte werden abgebrochen (Gartner Group / TechRepublic 11/2000). Im Gebiet des IT Geschäfts ist die Enttäuschung noch radikaler : 75 % der Projekte erreichen das geplante Ziel nicht (Mummert + Partner, 08/2000). 1-22

15 Kritische Erfolgsfaktoren Projektmanagement - Zwei Regionen Nahezu das gleiche Ergebnis The Standish Group, USA 1994 Fa. Siemens Nixdorf Informationssysteme Klare Meilensteine 8% Saubere Planung und Organisation 11% Messbare Zielvereinbarung 4% Zielorientiertes Projektteam 3% Eindeutige Aufgabenverteilung 6% Kompetente Mitarbeiter 8% Realistische Erwartungen 10% Eindeutige Aufgabenanalyse 15% Hohe Anwenderbeteiligung 19% Top Management Unterstützung 16% 1-24

16 Anforderungen an die Projektleitung Selbstkompetenz Sozialkompetenz Fachkompetenz PM- Techniken Methodenkompetenz Erfahrungen - verbale Methoden (Gesprächsformen wie Vortrag, Lehrund Rundgespräch, Diskussion, Pro und Kontra); - visuelle Methoden (Bilder, Grafiken, Meta-Plan-Technik); - kinästhetische Methoden (Bewegungsformen, Simulations-und Rollenspiele, Psychodrama); - haptische Methoden (Zeichnen, Malen) - Analytisches Denken und Urteilen - Planungs-und Organisationsgeschick - Präsentationskomp. - Schriftliche Ausdrucksfähigkeit - Kontaktfähigkeit - Wahrnehmungsfähigkeit - Leistungsorientierung - Einfühlungsvermöge n (Empathie) - Toleranz/Akzeptanz - Klarheit/Echtheit - Offenheit - Flexibilität - Verantwortungsfähigkeit - Konfliktfähigkeit - Solidarität - Teamfähigkeit - Kundenorientierung - Delegation - Ichstärke - Stabilität - Realitätssinn - Abgrenzungsfähigkei t - Selbstwahrnehmung - Selbstbewusstsein - Selbsteinschätzung - Selbstakzeptanz - Umgang mit Unsicherheiten - Belastbarkeit - Sorgfalt - Kreativität - Initiative - Projekt Struktur Plan - Projekt Netzplanung - Terminplanung - Aufwandsschätzung - Critical Path Analysis - Earned Value - Meilenstein- Trendanalyse - IT-Tools - Risikomanagement Fachebene Beziehun ngs- ebene - Vereinbarungsfähigkeit Methodenkompetenz - Mitarbeitermotivierung PM- Techniken - Grundlagenwissen - Wissenschaftliche Denk-und Arbeitsweisen - Fachwissen - Fachübergreifendes Wissen - Reflexionsfähigkeit - Bestreben nach Fortund Weiterbildung - Umsetzungsfähigkeit - Evaluationsfähigkeit Sozialkompetenz Fachkompetenz Selbstkompetenz Erfahrungen - Projektgröße - Projektkomplexität - Anzahl Projektmitarbeiter - Internationale Projekte - Involvierte Kundenmitarbeiter - Projektart - Risikoklasse 1-26

17 Projekt anstoßen prüfen bewerten priorisieren Projekt entscheiden Projekt starten Prozess-Schritte Projektauswahl Projekt anstoßen prüfen bewerten priorisieren Projekt entscheiden Projekt start Chancen Können Risiken Wollen Potential 1-30

18 Projekt anstoßen prüfen bewerten priorisieren Projekt entscheiden Projekt starten bewerten: Kriterien Chancen Können Attraktivität Risiken Wollen Potential Chancen Risiken Ressourcen Bereitschaft Steigerung des Marktpotentials Verbesserung der Wettbewerbsposition Möglichkeiten des Marktzugangs Marktdurchdringung Wirksamkeit des Marketings Steigerung der Absatzmenge Stabilität des Preises geringe Substitutionsmöglichkeiten Anbieterkonzentration Sättigung des Marktes Markteintrittsbarrieren Substitutionsmöglichkeite n Preiswettbewerb Zunahme Vertriebskosten Technologieabhängigkeit verfügbare finanzielle Mittel vorhandene / verfügbare Personalkapazität verfügbares Know-how vorhandene Standards verfügbare Sachmittelausstattung Kosteneinsparungspotential Änderungswunsch der Betroffenen Managementunterstützun g interne Akzeptanz Steigerung der Innovationsfähigkeit Verbesserung der Flexibilität Erhöhung der Kundenbindung Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität 1-32

19 Projekt anstoßen prüfen bewerten priorisieren Projekt entscheiden Projekt starten priorisieren: Portfolioanalyse Projektportfolio 3 P4 Attraktivität Attraktivität 2 1 P1 P3 P2 Potential Potential Chancen Risiken Ressourcen Bereitschaft Projekt durchführen Durchführung prüfen Projekt zurückstellen 1-33

20 Projekt anstoßen prüfen bewerten priorisieren Projekt entscheiden Projekt starten Die weiteren Schritte nach der Bewilligung Bewilligungsgremium Bewilligungsgremium Lenkungsteam Lenkungsteam Lenkungsteam / PL Projekt bewilligt Lenkungsteam festlegen Projektleiter definieren Projektleiter informieren Teammitglieder definieren PL / Projektteam Kooperations- klima aufbauen PL / Projektteam Projektauftrag präzisieren Große Abweichungen? Nein Lenkungsteam / PL Projektauftrag unterschreiben JA Bewilligungsgremium Abweichungen abstimmen 1-34

21 Projekt und Umfeld Politik Unternehmensleitung UNTERNEHMENS- KULTUR GESELLSCHAFT Projektlenkung Vertriebsbereich Projektorganisation PROJEKT- ZIEL Fachbereich Methoden Verfahren Fachbereich Finanzbereich Fachbereich WISSENSCHAFT MITARBEITER Technik 1-36

22 Projektumfeld Wer ist vom Projekt betroffen? Die entscheidenden W-Fragen: + Wer nutzt das Projektergebnis? + Wer liefert Informationen und Input? + Wer bekommt den Output? + Wer überwacht? + Wer profitiert vom Ergebnis? + Wer hat Nachteile? + Wer vertritt oder hat welche Interessen? + Warum und von wem wurde das Projekt beauftragt? W...??? + Wie werden mit dem Produkt des Projektes die Beträge verdient, welche das Projekt/die Produkterstellung kostet? RoI, LTC* *RoI=Return of Investment, LTC=Life Time Costs 1-37

23 Überblick Projektbeteiligte Antragsteller Externe Lieferanten Sponsor Lenkungsteam Beratungsgremium Geschäftsleitung / Auftraggeber Projektservicestelle Beteiligte Mitarbeiter Betroffene / Nutzer Fachbereichsleitung Benutzervertreter Bewilligungsgremium Fachbereichskoordinator Projektleiter Projektteam Projektmitarbeiter Mitarbeiter-vertretung Konsortialpartner Fachbeauftragte 1-38

24 Stakeholder-Matrix Die Art der Betroffenheit kann dabei z.b. über Ampelfarben ausgedrückt werden Ein nfluss der Stakeholder auf das Projekt hoch mittel gering Mr. M. Chef von Abt. X Abteilung X Standort Y gering mittel hoch Betroffenheit der Stakeholder vom Projekt 1-39

25 Veränderungsdiagramm Veränderungsbedarf und Veränderungsbereitschaft Wer treibt voran ( ++ ) Unterstützt ( + ) Neutral ( 0 ) schaut zu ( - ) blockiert ( -- ) Veränderungsmaßnahme X... 1)... Y... 2)... Z... 3) Ist Soll 1-40