Handbuch für das Schulsekretariat

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1 Handbuch für das Schulsekretariat bearbeitet von Richard Bessoth Georg Brand Magdalene Hilbig Holger Knudsen Ingrid Milberg Gerald Rieger Hans-Jürgen Schimke Luchterhand

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1. TEIL Stellung und Aufgaben des Schulsekretariats 1.1 Situation des Schulsekretariats Gestiegene Bedeutung des Schulsekretariats Jede Schule hat ein Sekretariat Verwaltungsarbeit muß kompetent erledigt werden Arbeitsteilung zwischen Schulleitung und Schulsekretariat 1.2 Die Rolle der Schulsekretärin in der Schule Fremdwahrnehmungen und Fremdbestimmung Die Schulsekretärin zwischen Schule und Schulträger Eigenerwartungen Entspannung der Situation durch die neue Empfehlung der KGSt? Das Schulsekretariat als Spiegelbild der Schule 1.3 Die Hauptfunktionen der Schulsekretärin Die Schulsekretärin als Assistentin der Schulleitung Die Schulsekretärin als Sachbearbeiterin Die Schulsekretärin als Schreibkraft 1.4 Die Zukunft des Schulsekretariats 1.5 Zusammenfassung und Überblick Vielfalt der Aufgaben und der erforderlichen Qualifikationen Veröffentlichungen für die Schulsekretärin Überblick zu dem Handbuch 1.6 Literaturverzeichnis XV V

3 Handbuch Schulsekretariat 2. TEIL Dienstrecht der Schulsekretärin 2.1 Arbeits- und Tarifrecht Individualarbeitsrecht Der Arbeitsvertrag Direktionsrecht des Arbeitgebers - Gehorsamspflicht des Arbeitnehmers Allgemeine Arbeitsbedingungen Arbeitszeit, Überstunden, Arbeitsversäumnis, Arbeitsunfähigkeit Beschäftigungs- und Dienstzeit Eingruppierung Vergütung (Grundvergütung und Ortszuschlag) Sozialbezüge Reisekostenvergütung, Umzugskosten und Trennungsentschädigung Zusätzliche Alters- und Hinterbliebenenversorgung Erholungsurlaub Sonderurlaub Arbeitsbefreiung Beendigung des Arbeitsverhältnisses Erreichen der Altersgrenze Auflösungsvertrag Berufs- und Erwerbsunfähigkeit Ordentliche und außerordentliche Kündigung, Abmahnung Kündigungsschutz Zeugnis Ausschlußfristen Fortbildung - Verbesseruung der beruflichen Qualifikation Mutterschutz Erziehungsgeld, Erziehungsurlaub, Beurlaubung, Teilzeitbeschäftigung Schwerbehindertenschutz Personalrat, Betriebsrat Rechtsschutz im Arbeitsrecht Dienstvorgesetzter, Vorgesetzter, Kompetenzen der Schulsekretärin Literaturverzeichnis 83 VI

4 Inhaltsverzeichnis 3. TEIL Organisations- und Bürokunde 3.1 Organisationskunde Zweck und Ziele der Organisation Aufgabenverteilung (Aufbau-, Ablaufund Informationsorganisation Dienstvorschriften 3.2 Bürokunde Allgemeine Grundsätze des Geschäftsverkehrs Schriftverkehr Unterschrift, Beglaubigung und Dienstsiegel Postbeförderung, Zustellarten Schriftgutverwaltung Telefongespräche führen Terminplanung und Terminüberwachung Karteien und Dateien Statistiken Datenverarbeitung Vervielfältigungsverfahren 3.3 Arbeitsuntersuchungen 3.4 Arbeitsraum und Arbeitsplatz Lage und Anforderungen an das Schulsekretariat Der Arbeitsraum Arbeitsraummöblierung Bildschirmarbeitsplatz Büromaschinen und -gerate Handbibliothek Unfallverhütungsvorschriften 3.5 Literaturverzeichnis 4. TEIL Psychologische Aspekte der Sekretariatsarbeit 4.1 Unterbrechungen bestimmen den Schulalltag 4.2 Arbeitszeitanalyse und -planung Längerfristige Planung Tagesplanung 4.3 Streß und seine Bewältigung Belastungen am Arbeitsplatz Grundbegriffe und Konzepte der Streßforschung Streßbewältigung 4.4 Die Sekretärin als Mitglied von Arbeitsteams VII

5 Handbuch Schulsekretariat Einzelarbeit nur begrenzt möglich Merkmale von Gruppen- / Teamarbeit Vorteile von Teamarbeit 4.5 Kreatives Arbeiten im Schulsekretariat Kreativität ist gefragt Brainstorming Kraftfeldanalyse Nominal-Gruppen-Technik (NGT) 4.6 Konfliktverhalten: Mit Konflikten leben und sie bewältigen Konfliktquellen Merkmale von Kommunikation Kommunikationsebenen Die verschlüsselten Botschaften Die Inhalte von Beziehungsbotschaften Konfliktverhalten und Konfliktvermeidung: Tips und Hilfen Problem-Analyse-Programm ( P A P ) 4.7 Arbeitszufriedenheit und Motivation Das Kraftfeld der Arbeitszufriedenheit Motivations- und»hygiene«-faktoren Zusammenhang von Motivation und Arbeitszufriedenheit 4.8 Literaturverzeichnis TEIL Schule im Recht 5.1 Verfassungsrechtliche Grundlagen des Schulrechts Gemeinsame Grundlagen und Institutionen der Länder Die Struktur des Schulrechts Allgemeines Die Schulgesetze Verordnungen: Schulordnungen, Prüfungsordnungen Das Schulwesen als Teil der Verwaltung Der Begriff der Schule Die Schule als Verwaltungsbehörde Der Schulträger Die Schulaufsicht Kleines ABC des Verwaltungsverfahrens Aufbau und Gliederung des Schulwesens 222 VIII

6 Inhaltsverzeichnis Übersicht über das deutsche Bildungswesen ABC der Schulformen Literaturverzeichnis TEIL Schulleitung und Verwaltungsaufgaben 6.1 Stellung und Aufgaben der Schulleitung Die Stellung der Schulleitung im administrativen System Die Aufgaben der Schulleitung Die Bedeutung der Schulleitung für ' die Schule Rückwirkung auf die Arbeit der Schulsekretärin Konferenzen und Dienstbesprechungen Sinn von Konferenzen Konferenzen und Schulleitung innerhalb der Schulverfassung Arten und Zuständigkeiten der Konferenzen Die Konferenzen im einzelnen Die praktische Konferenzarbeit Konferenzen und Sekretariat (nichtlehrendes Personal) Dienstbesprechungen Amtliche Veröffentlichungen, Fachzeitschriften, schulische Informationssysteme Lehr-und Lernmittel Klassenbildung und Stellenberechnung Haftung in Schadensfällen Schadensersatzpflicht Schadensfälle Datenschutz Grundsätze Gesetzliche Grundlagen Einzelfälle Schulgebäude, Schulgrundstück, Schulausstattung, Abfallbeseitigung Einzelfragen zur Verwaltung der Schule Das Hausrecht Außerschulische Nutzung des Schulgrundstücks und des Schulgebäudes 282 IX

7 Handbuch Schulsekretariat Warenverkauf auf dem Schulgrundstück, Sammelbestellungen Werbung Sammlungen Schwarzes Brett Meinungsumfragen und Erhebungen Druckschriften, Plakate, Flugblätter 6.10 Haushaltsrechtliche Angelegenheiten Grundlagen des Haushaltsrechts Einteilung des Haushaltsplanes Haushaltsstelle Sammelnachweis Finanzplanung Haushaltssatzung Ausführung des Haushalts Der Haushaltsplan der Schule Privatschulfinanzierung Mittelbewirtschaftung und Auftragsvergabe Handvorschuß Inventarüberwachung Zusammenfassung 6.11 Förderverein, Spenden 6.12 Literaturverzeichnis 7. TEIL Die Lehrer und das Schulpersonal 7.1 Die allgemeine dienstrechtliche Stellung der Lehrer 7.2 Die besondere Position des Lehrers im Schulverhältnis 7.3 Die Ausbildung der Lehrer Ausbildung nach schulartbezogenen Lehrämtern Stufenbezogene Lehrämter Fort- und Weiterbildung 7.4 Dienstrechtliche Besonderheiten Personalakten Arbeitszeit, Stundenpläne Beurlaubungen Aufsichtspflicht 7.5 Bildungsberatung durch Lehrer 7.6 Personalvertretung, Lehrerverbände X

8 Inhaltsverzeichnis 7.7 Schulhausmeister, nichtlehrendes Personal Literaturverzeichnis TEIL Die Schüler 8.1 Grundlagen Das Rechtsverhältnis zwischen Schüler und Schule (Schulverhältnis) Schulpflicht, Teilnahmepflicht, Schulversäumnis Schulbezirke und Schuleinzugsbereiche Die Rechte des minderjährigen Schülers Volljährige Schüler Die Schülervertretungen Schülerzeitung, Schulzeitung Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen Leistungsbewertungen Schullaufbahn Einschulung und Zurückstellung Schulwechsel, Übergänge An- und Ummeldung, Aufnahmeentscheidung Aufnahme in eine private Ersatzschule Zeugnisse Versetzung, Nichtversetzung, Nachprüfung, Abmahnung Freiwillige Wiederholung, Rücktritt Prüfungen, Abschlüsse und Berechtigungen Schülerarbeiten Religionsunterricht Sexualerziehung Sportunterricht Beurlaubung und Befreiung vom Unterricht Schülerstammblatt, Schülerakten Besondere Maßnahmen Schulveranstaltungen Klassen- und Schulfeste Schulwanderungen und Schulfahrten, Schüleraustausch, Schulpartnerschafteh Schülerpraktika Ausländische Schüler, Kinder von Spätaussiedlern Lernmittelfreiheit Schülerbeförderung, Schülerfahrkosten Schullaufbahnberatung 362 XI

9 Handbuch Schulsekretariat Schulpsychologischer Dienst Schulgesundheitswesen Rauchen, Alkohol, Drogen Unfallverhütung, Sicherheitsbeauftragte Erste Hilfe, Verhalten bei Unfällen Schülerunfallversicherung Verkehrserziehung, Schülerlotsendienst Förderung bei besonderen Schwierigkeiten im Erlernen des Lesens und Rechtschreibens Literaturverzeichnis TEIL Die Erziehungsberechtigten 9.1 Erziehungsberechtigung Grundzüge des Rechts der elterlichen Sorge Das Elternrecht des Art. 6 Abs. 2 GG Das Recht der elterlichen Sorge im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) Mitwirkungsrechte der Erziehungsberechtigten in der Schule Rechtliche Grundlagen Schulmitwirkung am Beispiel Nordrhein- Westfalen Elternberatung, Elternsprechtag Zusammenfassung Literaturverzeichnis TEIL Zusammenarbeit mit außerschulischen Stellen Jugendamt und Erziehungsberatungsstelle Gemeindeunfallversicherungsträger, Berufsgenossenschaft, Gewerbeaufsicht Gesundheitsamt Sozialamt Ausbildungsförderung Bildstellen/Medienzentren Beratungsstellen Sonstige Verbände und Einrichtungen Polizei, Staatsanwaltschaft, Verfassungsschutz XII

10 Inhaltsverzeichnis Arbeitnehmerorganisationen Arbeitgeberorganisationen und Kammern Arbeitsamt Bundeswehr und Zivildienst Vereine, Kultureinrichtungen, Musikschule Kirchen Verbände der freien Wohlfahrtspflege Kriegsgräberfürsorge Presse, Rundfunk und Fernsehen Umweltschutzorganisationen Anhang KGSt-Gutachten 1991: Schulsekretärinnen, (Auszug) Abkürzungsverzeichnis Stichwortverzeichnis XIII