Birte Englich / Rudolf Fisch PROJEKTGRUPPEN IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG

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1 ff Birte Englich / Rudolf Fisch PROJEKTGRUPPEN IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Aktuelle Verbreitung, Chancen, Modernisierungsaspekte FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG BEI DER DEUTSCHEN HOCHSCHULE FÜR VERWALTUNGSWISSENSCHAFTEN SPEYER 1999

2 VII Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Übersichtsverzeichnis XIII XV XVII Theoretischer Teil Warum Forschung über Projektgruppen in der öffentlichen Verwaltung? 1 Wann sind Projektgruppen besonders geeignet? 3 Fragestellungen 4 Überblick über das empirische Vorgehen 5 Was sind Projektgruppen? 6 Was sind Gruppen? 7 Was sind Arbeitsgruppen und Teams? 7 Was ist das Besondere an Projektgruppen? 8 Projektgruppen in A bgrenzung zu ähnlichen Arbeitsformen 10 Qualitätszirkel 10 Lerngruppen/Lernstatt 11 Teilautonome Arbeitsgruppen (TAG) 11 Organisationsformen von Projektgruppen 12 Vor- und Nachteile der reinen Projektorganisation 13 Vor- und Nachteile der Einfluß-Projektorganisation (auch Stabs- Projektorganisation oder Projekt-Koordination) 13 Vor- und Nachteile der Matrix-Projektorganisation 14 Weitere Unterscheidungen 15 Verbreitungsgrad der jeweiligen Organisationsformen 15 Eine Arbeitsdefinition 16 Vielfältige Erfahrungen mit Projektgruppen in Wirtschaft und Verwaltung 16 Die lange Tradition von Teamarbeit in der Industrie 17 Verbreitungsgrad von Projektgruppen in Industriebetrieben 18 Unterschiedliche Rahmenbedingungen in Industrie und Verwaltung 19 Projektgruppen in der öffentlichen Verwaltung 21 Seit wann gibt es Projektgruppen in der öffentlichen Verwaltung? 21 Zum Verbreitungsgrad von Projektgruppen in der öffentlichen Verwaltung 23 Einsatzgebiet Verwaltungsmodernisierung 24 Bisherige Erfahrungsberichte einzelner Behörden zu Projektmanagement und Projektgruppen 26

3 VIII Projektmanagement 26 Projektgruppen 28 Erfahrungsberichte über Projektgruppen in der öffentliche Verwaltung außerhalb Deutschlands 29 Fazit ~ 29 Zusammenarbeit in Projektgruppen und Projektmanagement: Chancen und Risiken 30 Umfangreiche Literatur vorhanden 30 Was spricht für den Einsatz von Projektgruppen? 31 Attraktive Arbeitsform 32 Qualifikation 33 Instrument der Modernisierung 34 Gesteigertes Problemlösepotential 34 Kosten und Risiken 35 Zusammenarbeit in Projektgruppen - eine anspruchsvolle Aufgabe...35 Problemfelder bei der Zusammenarbeit in Projektgruppen 36 Leistungsnachteile von Gruppen 38 Anlaufzeit, Teambildungsphase 41 Was bestimmt über den Erfolg oder Mißerfolg von Projektgruppen? 42 Systematiken zur Identifikation von kritischen Erfolgsfaktoren 42 Empirischer Teil 45 Zusammenarbeit in Projektgruppen: Erfahrungen in einigen ausgewählten Behörden - eine Befragung 45 Vorgehensweise 45 Was sind geeignete Erfolgskriterien für Projektarbeit? 46 Projektgruppen - Eine Begriffsbestimmung - 48 Nicht jedes Thema ist ein Projektthema 48 Vorteile von Projektarbeit 50 Nachteile von Projektarbeit 53 Stellenwert von Projektarbeit 54 Ohne Leidensdruck keine Änderung 55 Klare Projektziele 56 Unterstützung durch die politische Spitze 59 Rolle der Lenkungsgruppe 61 Ressourcen 61 Ausbildung für Projektarbeit 62 Hilfestellungen für Projektgruppen 65 Einsatz von Externen. 66 Coaching 66

4 Arbeitsbedingungen 67 Freistellung 67 Zeitdruck 69 Entscheidungsspielraum 69 Projektlaufzeit, Häufigkeit von Sitzungen und Sitzungsdauer 70 Zusammensetzung von Projektgruppen 70 Gruppengröße 70 Auswahlkriterien für Projektgruppenmitglieder 72 Gruppenzusammensetzung 73 Spezielle Anforderungen an Projektleiter 74 Derzeitige Auswahlpraxis 77 Perspektiven für die zukünftige Personalauswahl für Projektgruppen 77 Verhältnis Projektgruppen und Linie 78 Empfehlungen einiger Gesprächspartner zur Zusammenarbeit zwischen Projektgruppen und der Linie 80 Bedeutung der menschlichen Komponente: Organisationskultur und Menschenbild 80 Motivation der Mitglieder 82 Realisierungschancen des Projektes 83 Empfehlungen einiger Gesprächspartner zur Sicherung der Realisierungschancen eines Projektes 84 Anerkennung der Projektgruppen-Leistung 84 Karriereaussichten 85 Vertreterschaft oder kooperative Zusammenarbeit? 86 Rolle des Personalrates '. 86 Empfehlungen einiger Gesprächspartner zur Beteiligung des Personalrates 87 Nützliche Arbeitsmethoden 88 Informationsfluß und Informationsgewinnung 89 Zusammenfassung zu den Gesprächen: Erschwerende und erleichternde Bedingungen für den Erfolg einer Projektgruppe 91 Antworten zu einem Thesenfragebogen 96 Erörterung einiger zentraler Themen aus den Interviews und Lösungsansätze 98 Die Zusammenarbeit in Projektgruppen im Rahmen einer i Verwaltungsmodernisierung zwischen zwei Menschenbildern 98 Doppelbindungen 101 Diskrepanz zwischen Wissen und Umsetzung 103 IX

5 X Ausblick - Empfehlungen - Perspektiven 104 Projektgruppen als ergänzende Arbeitsform zur Flexibilisierung der Aufgabenabwicklung 104 Die Aufgabe bestimmt den Verlauf der Projektgruppe 104 Resümee 105 Bundesweite Fragebogenstudie in den Bundes- und Landesministerien sowie den Rechnungshöfen von Bund und Ländern: Verbreitungsgrad von Projektgruppen und Erfahrungen mit dieser Arbeitsform 106 Stichprobenauswahl 107 Vorgehensweise 107 Fragebogenkonzeption 108 Sicherung der Zuverlässigkeit und Gültigkeit der Befragungsergebnisse 110 Rücklauf 110 Verbreitungsgrad und Ausmaß von Projektarbeit 113 Kein Einsatz von Projektgruppen 113 Besonderheit der Rechnungshöfe 115 Ergänzende Telefoninterviews 116 Verbreitungsgrad und Kontinuität des Einsatzes von Projektgruppen in den einzelnen Bundesländern 117 Verbreitungsgrad und Kontinuität des Einsatzes von Projektgruppen in den einzelnen Ressorts 118 Bezeichnungen für Projektgruppen 119 Bevorzugte Themenbereiche und Aufgabengebiete von Projektgruppen 121 Angaben der Projektgruppenleiter 121 Angaben der Organisationsreferate 122 Organisationsformen von Projektarbeit 123 Umfang, Zusammensetzung und Arbeitsrhythmus von Projektgruppen Projektlaufzeiten 124 Mitgliederzahl 124 Generationen 125 Sitzungsdauer 125 Häufigkeit der Sitzungen 125 Organisationale Rahmenbedingungen von Projektarbeit 126 Initiatoren von Projektgruppen 126 Projektvereinbarungen 127 Formen der Berichterstattung 128 Projekt-Budget 128 Delegation von Auf gaben an die Linie 128 Beteiligung der Projektleitung an der Auswahl der Projektgruppenmitglieder 129

6 Freistellung und Entlastungsvereinbarungen 129 Projektgruppenleiter 129 Projektmitarbeiter 130 EDV-Netz 130 Projektmanagement-Software 131 Zusammenhänge zwischen den einzelnen organisationalen Rahmenbedingungen 131 Verbreitungsgrad und Bewertung von Unterstützungsangeboten 133 Subjektive Wahrnehmung und Bewertung vorherrschender Rahmenbedingungen 135 Einstellungen zur Zusammenarbeit in Projektgruppen 138 Projektgruppen als Verwaltungsreform von unten"? 139 Hohe Anforderungen aber unklare Karriereaussichten 142 Potentiell kritische Gruppenzusammensetzungen 146 Zusammenfassung zu den Einstellungen 148 Unterschiede zwischen den Organisationsreferaten und Projektgruppenleitern 149 Positive und negative Einstellungen 150 Bewertung der Ergebnisse von Projektarbeit, Realisierungschancen und Einsatzbereitschaft 151 Was ist wichtig für die Einsatzbereitschaft in Projektgruppen? 154 Bedeutsamkeit organisationaler Rahmenbedingungen sowie der Einstellungen der Projektleitung für die Einsatzbereitschaft in der Gruppe 155 Zusammenhang zwischen organisationalen und subjektiv wahrgenommenen Rahmenbedingungen 156 Einstellungen der Projektleitung und Einsatzbereitschaft in der Gruppe 157 Begünstigende Faktoren für gute organisationale Rahmenbedingungen 159 Korrelate und Vorhersagemöglichkeiten von Projekterfolg 159 Unterschiede zwischen den alten und neuen Bundesländern 166 Unterschiede zwischen Bund und Ländern 170 Unterschiede zu einigen nachgeordneten Behörden 172 Zentrale Ergebnisse beider empirischer Studien 175 XI

7 XII Diskussion Die Analyse der Zusammenarbeit in der Gruppe 176 Einzelne Erfolgs-und Mißerfolgsfaktoren 181 Mangelnde Passung der Projektgruppenidee zur Organisationskultur in der öffentlichen Verwaltung 181 Mangelnde Passung zwischen Unternehmen und Projektgruppen...\%2 Organisationskulturelle Rahmenbedingungen für Projektarbeit in der öffentlichen Verwaltung 184 Unternehmenskultur und Motivation 186 Führungsstil und Teamgeist 187 Umgang mit Status und Einfluß in Projektgruppen 187 Ist eine Unternehmenskultur überhaupt veränderbar? 188 Zielklärung und Arbeitsplanung 189 Kommunikation und Transparenz 191 Projektleitung 192 Qualifikation der Projektleiter und der Projektmitarbeiter 193 Projektdauer: Häufig zu lang 195 Gruppengröße 196 Wo sollte eine Optimierung ansetzen? Ableitung von Empfehlungen 196 Zukünftiger Forschungsbedarf und Ausblick 199 Hinweise auf Trainingsprogramme, Handbücher, Software und nützliche Lektüre 202 Literaturverzeichnis 206 Inhaltsverzeichnis des Anhangs 218