IT-Governance einführen Herausforderungen, Aufgabenbereiche, Roadmap

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1 IT-Governance einführen Herausforderungen, Aufgabenbereiche, Roadmap Ernst Tiemeyer, IT-Consulting

2 AGENDA IT-Governance Herausforderungen und Zielsetzungen im Überblick Zentrale IT-Steuerung Bereiche/Handlungserfordernisse Kern-Aufgabenbereiche zentraler IT-Steuerung: - Unternehmensweite IT-Strategieentwicklung - Unternehmensweites IT-Demand-Management - IT-Architekturmanagement - IT-Portfoliomanagement (Multiprojektmanagement) - IT-Investitions- und IT-Risikomanagement Performance Management im Rahmen von IT-Governance Organisation und Einführung zentraler IT-Governance

3 Gründe für den Wunsch nach verstärkter zentraler IT- Steuerung: typische Ausgangssituationen und Folgen Situationen/ Situationsanalysen Dezentrale Organisationsstrukturen: Wesentlich Kennzeichen sind eine hohe Eigenverantwortlichkeit in der Führung sowie weitgehende Ergebnisverantwortung und die Etablierung marktkonformer Leistungsbeziehungen. Unzureichend ausgeprägte oder nicht vorhandene Corporate Governance: Wenige grundlegende Sachverhalte sind in einer Corporate Governance geregelt, was ein hohes Eigenleben der dezentralen Einheiten zur Folge hat. Typische Folgen für die IT-Welt - Vielzahl von unterschiedlichen IT- Architekturen (Plattformen und Technologien, Applikationen) - Leistungserbringung wird nicht ausreichend gesteuert (unterschiedliche Anforderungen trotz gleicher Prozesse und Aufgaben) - unzureichende Skaleneffekte für die IT- Beschaffung (Vendor-Management und strategisches Sourcing finden nicht statt) - zahlreiche redundante IT-Lösungen - mangelnde IT-Portfolio- und Projektsteuerung

4 IT-Governance eine Positionierung ist unverzichtbar! Ausgangsthese: Um unternehmensweit eine wirtschaftliche, hocheffiziente IT zu gewährleisten, ist eine Konsolidierung der IT-Architekturen, eine Harmonisierung der Anforderungen sowie eine zentrale Projektsteuerung unverzichtbar. Dies kann nur durch klare IT-Governance-Strukturen und Prozesse gewährleistet werden. IT-Governance beschreibt aus strategischer Sicht die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der IT in einem Unternehmen. Erst die IT ermöglicht damit die Umsetzung der Unternehmensstrategie/-ziele und ausgewählter Geschäftsmodelle, Santihanser, 2003 IT-Governance besteht aus Führung, Organisationsstrukturen und Prozessen, die sicherstellen, dass die IT die Unternehmensstrategie und - ziele unterstützt. ( Leadership and organizational structures and processes that ensure that the organisation s IT sustains and extends the organisation s strategy and objectives ), IT Governance Institute Mögliche Positionsbestimmung von IT-Governance für die eigene Unternehmenspraxis: Steuerung und Optimierungen des unternehmensweiten IT-Einsatzes unter Beachtung von Effektivität und Effizienzgesichtspunkten für die Gesamtorganisation.

5 Zielsetzungen der Einführung von IT-Governance... Zielsetzungen Ganzheitliche Ausrichtung der IT auf Unternehmenslösungen Unternehmensweite Standardisierung und Verfügbarkeit der IT erhöhen Wirtschaftlichkeit der IT für Gesamtunternehmen gewährleisten Optimiertes Innovationsund Investitionsmanagement IT-Landschaft insgesamt vereinheitlichen bzw. vereinfachen IT-Risiken minimieren und erfolgreich meistern Begründung/Implementationshinweise Geschäfts- und IT-Strategie müssen so in Übereinstimmung gebracht werden, dass die Gesamtstrategie der Organisation die Ausgestaltung der IT-Strategie ganzheitlich und wechselseitig bedingen kann ( Strategic Alignment ). fortwährende Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen und -prozessen Die Einführung von unternehmensweiten, standardbasierenden Hard- und Softwarelösungen ermöglicht eine erhöhte Verfügbarkeit und erleichtert die Flexibilität und Adaptionsfähigkeit der IT-Systeme. Mittels Konsolidierung der unternehmensweiten IT-Landschaften können explodierenden Kosten für IT-Wartung bzw. Pflege gesenkt werden. Nutzengenerierung mit Fokus auf die Optimierung der Ausgaben und Bewertung des Nutzens der IT. Unterstützung des Unternehmens bei der Erreichung der Geschäftsziele. verantwortungsvoller und nachhaltiger Einsatz der IT-Ressourcen (Management von Ressourcen, Optimierung von Wissen und IT Infrastruktur). Konsolidierte Hardware-Systeme (Server, Storage, Netze etc.), Daten (Datenbanken) und Applikationen können eine Verbesserung der betrieblichen Effizienz gewährleisten sowie eine erhöhte Verfügbarkeit des Gesamtsystems sicherstellen. Der Verwaltungsaufwand wird reduziert, die Supportkosten werden gesenkt. Risikomanagement, das sich auf den Schutz des IT Assets bezieht, unter Berücksichtigung von Disaster Recovery (Wiederanlauf nach Katastrophen) und Fortführung der Unternehmensprozesse im Krisenfall).

6 Zentrale IT-Steuerung Aufgabenbereiche und Handlungserfordernisse Interne Anforderungen an die IT Externe Anforderungen an und Einflüsse auf die IT Geschäftsprozessanforderungen Service-Anforderungen Technologie-Entwicklungen in der IT Compliance-Anforderungen Strategische Ausrichtung der IT IT-Architekturmanagement Multiprojektsteuerung für IT-Projekte IT-Investitionen und IT-Risikomanagement IT-Demandmanagement IT-Controllingund Performance- Management

7 Unternehmensweite IT-Strategieentwicklung Optionen und Handlungsfelder Entwicklung im Business (= Geschäftsentwicklung) Strategische Ausrichtung der IT Entwicklung der Informations- und Kommunikations-Technologien neue Märkte neue Produkte veränderte Geschäftsprozesse Projekt-Ideen der Fachbereiche Technologiesprünge Preisentwicklung

8 Unternehmensweite IT-Strategieentwicklung: Vorgehensmodell / Planungsmethodik für die IT-Governance Wettbewerbsanalyse Gesetze/Compliance Performance IT-Umfeldanalyse IT-Situationsanalyse Swot-Analyse Visionen, Ziele und Rahmenbedingungen Business-Ziele Unternehmensstrategie (incl. Corporate Governance) IT-Masterplan - IT-Vision und IT-Mission - Unternehmensweite IT-Standards - Teilstrategien (Organisation, Systeme) - Maßnahmenentwicklung und Projektportfolios Business-Prozesse im Unternehmen IT-Architektur- Planung: - IT-Infrastruktur - IT-Applikationen - IT-Prozesse - IT-Organisation IT-Aktionsplanung: - Projektportfolio - Migrationsplan

9 Inhalte von unternehmensweiten IT-Strategiefestlegungen (Beispielgliederung eines IT-Strategie- und IT-Master-Plans) 1 Management-Summary 2 Ziele und Rahmenbedingungen 3 Positionierung der IT im Gesamt-Unternehmen (Wertbeitrag, etc.) 4 Umfeldanalyse 4.1 Interne Aspekte (Geschäftsmodelle) 4.2 Externe Aspekte (Wettbewerbsanalysen) 4.3 Technologie Aspekte (Trendanalysen) 5 Ist-Analyse und IT-Diagnose 5.1 Methodisches Herangehen und Ergebnisse Situationsanalyse SWOT-Analyse 5.2 IT-Diagnose und Beurteilungen Fachliche Beurteilung Technische Beurteilung Organisatorische und wirtschaftliche Beurteilung 6 Grundsätze und Standards für die IT (IT- Prinzipien) 6.1 Zulässige Basissysteme in der IT 6.2 Richtlinien zur IT-Nutzung im Unternehmen (unternehmensweite Vorgaben) 7 Beschreibung der Teilstrategien Soll-Konzept und Entscheidungen 7.1 Organisatorische Positionierung der IT 7.2 Strategisches Anforderungsmanagement (Vorgehen, Instrumente) 7.3 IT-Servicestrategie 7.4 IT-Personalstrategie 7.5 IT-Sourcing-Konzept 7.6 Richtlinien für IT-Projekte (Vorgehen, Instrumente) 7.7 Konzept für das IT-Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung 7.8 IT-Risikopolitik und Compliance-Strategie 8 Empfehlungen und Richtlinien zu den IT- Architekturen (IT-Architekturkonzept) 8.1 Technologiearchitektur 8.3 Applikationsarchitektur 8.3 Fachliche Architekturen (Fachkonzepte) 8.4 Organisation (Prozesse, Strukturen etc.) 8.5 Sicherheitsarchitektur (Richtlinien für IT-Security) 9 Aktionsplanung und Investitionsmanagement 9.1 Value-Management 9.2 Unternehmensweite Wirtschaftlichkeitsbewertung 9.3 Projekt-Portfolio und Projekt-Budgetierung

10 Unternehmensweites Management der IT-Anforderungen Gesamtunternehmen/Konzern IT-Abteilung / IT-Dienstleister Ideen und Wünsche von Mitarbeitern der Fachbereiche (Projektskizze) IT-Demand Management Auftragsorganisation nach Bedarf (unkoordiniert) Gefilterte bzw. harmonisierte Anforderungen organisierte Beauftragung (Lasten-, Pflichtenheft) Systementwicklung Anforderungen erheben Anforderungen analysieren Anforderungen transferieren