Friedrich Stratmann Benchmarking in Hochschulen 25. Mai 2004

Transkript

1 Friedrich Stratmann 1

2 Benchmarking-Projekte 2

3 Definitionen Benchmarking ist eine Methode der Unterstützung von Qualitäts- und Organisationsentwicklung, die im Kern auf systematischen Vergleichen mit und Lernen von Partnern beruht. Benchmarking ist systematischer, detaillierter und branchenübergreifender Vergleich mit den Besten und das Lernen von diesen. Benchmarking ist eine Methode zur kontinuierlichen Messung, Beurteilung und Verbesserung von Produkten Prozessen.. im Vergleich mit direkten Wettbewerbern Benchmarking ist mit Methode über den Zaun schauen oder Kiebitzen auf Gegenseitigkeit. 3

4 Quantitäten messen Methoden - Problematik Qualitäten bewerten ABER BEI UNS IST DOCHSYNDROM ALLES GANZ ANDERS 4

5 1. Klärung von Grundsatzfragen Auswahl der Benchmarkingpartner Verfahrensweise 6. Evaluierung der Maßnahmen 5. Planung und Implementation der Maßnahmen 2. Festlegung von Ziele Objekten und Kriterien 3. Erhebung der Informationen (Daten, Prozesse, Praktiken..) 4. Vergleich, Problem- und Ursachenanalyse 5

6 Warum Verwaltungsbenchmarking in Hochschulen Haben wir im Vergleich zu anderen Hochschulen zuviel Verwaltungspersonal? Wie ist die Personalstruktur meiner Abteilung im Vergleich zu der des Kollegen X in Hochschule..? Hat das umfangreiche Mitbestimmungsverfahren des PR Auswirkungen auf die Ausstattung der Personalabteilung? Dauert der Durchlauf einer Rechnung bei SAP länger als bei HISMBS? Welchen Beitrag leistet unsere Forschungsverwaltung zum 1. Platz im Forschungsranking? 6

7 Benchmarkingmodell Hochschulverwaltung Input Ressourcen Organisation Output Leistungen Personal Finanzen Technologie Infrastruktur Intangible Assets Arbeitsprozess Arbeitsorganisation Organisationsstruktur Organisationskultur Mikropolitik Projektanzahl Einstellungen Buchungen Prüfungen Zulassungen Outcome Wirkungen erfolgreiche Absolventen Nobelpreise Rankingplatz Nr. 1 Kundenorientierung Verfügbarkeit von Anlagen 7

8 HIS-Verfahrensweisen 8

9 Quantitatives Benchmarking I Verfahren 1. Auswahl der Objekte, Festlegung des Verfahrens 5.. Darstellung und Interpretation der Ergebnisse durch HIS, Vorschläge für vertiefende Untersuchungen 2. Festlegung der Kriterien (Input, Output, Kennzahlen 3. Erhebung der Informationen (Daten) 4. Gemeinsame Plausibilisierung und Interpretation der Daten 9

10 Quantitatives Benchmarking II Objekte Studierendenverwaltung Akademisches Auslandsamt Prüfungsverwaltung Personalverwaltung Haushalts-(Finanz-)verwaltung Bau- und Gebäudemanagement Forschungsverwaltung Sonstige Hochschulverwaltung 10

11 Quantitatives Benchmarking III Kriterien Input: Jahresschätzungen des Personalaufwands in Vollzeitäquivalenten für das Produkt bzw. den Produktbereich Output: Basiszahlen Kennzahlen für Produkt bzw. Produktbereich Verhältnis von Personalaufwand (in VZÄ) zu Basiszahl für das Produkt bzw. den Produktbereich 11

12 0 Aufwandverteilung nach Aufgabenbereichen am Beispiel Elektrotechnik 0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1 Quantitatives Benchmarking IV Jahresaufwandsschätzung Haushaltsverwaltung Produkt/Aufgabe Istaufwand Geschätzter Aufwand in VZÄ Leitungsfunktionen Sekretariatstätigkeiten (ohne Sachbearbeitung) Produktbereich Haushaltsangelegenheiten Haushaltsplanung / Investitionsplanung Haushaltsdurchführung Haushaltsabrechnung Berichts- und Informationsaufgaben Kosten- und Leistungsrechnung Produktbereich Kassen- und Rechnungsangelegenheiten Rechnungsbearbeitung Erstellung der Haushaltsüberwachungslisten Abschlagsvorauszahlungen Einnahmeeinzug Jahresabschlussarbeiten Kassenbuchführung Zahlungsverkehr Abschlüsse Verwaltung von Geldern Dritter Produktbereich Beschaffungswesen Spezielle Aufgaben der Hochschule Soll in VZÄ Wenn Istaufwand abweichend von anderer Abteilung erbracht, bitte in Sp 4 die Abteilung nennen 12

13 Quantitatives Benchmarking V Basiszahlen Haushaltsverwaltung Kategorie/Basiszahl Erhebungszeitraum: Haushaltsjahr 2002 Fallzahlen bzw. Volumen in 1000 Haushaltsmittel Drittmittel Haushaltsmittel (Ansätze ohne Medizin und Drittmittel) Drittmittel (verausgabte Drittmittel) lt. Drittmittelstatistik ohne Medizin wird im Erhebungsbogen Forschung erhoben Anzahl der Titel in den Kapiteln des Haushaltsplans Anzahl der Buchungskonten in MBS (unterste Buchungsebene) Anzahl der Buchungen (alle) in MBS Anzahl der Buchungen (ohne automatische Gehaltsbuchungen) in MBS Anzahl der Buchungen (alle) in KBS Anzahl der Buchungen (ohne automatische Gehaltsbuchungen) in KBS 13

14 Quantitatives Benchmarking VI Kennzahlen Haushaltsverwaltung Produktbereich Haushaltsangelegenheiten Kennzahl Personalaufwand (in VZÄ) zu Haushaltsmitteln (in Mill. ) Produktbereich Kassen-/Rechnungswesen Kennzahl Personalaufwand (in VZÄ) zu Buchungen - Kasse (pro 1000) Benchmarks U1 U2 U3 HH-Mittel in Mill Personal (VZÄ) 6,90 6,65 4,08 Kennzahl 0,023 0,028 0,014 Benchmarks U1 U2 U3 Buchungen (Kasse) in Tsd. Personal (VZÄ) 23,42 13,12 16,43 Kennzahl 0,096 0,105 0,065 14

15 Quantitatives Benchmarking VII Methodische Probleme Organisationsbezogen: Produkt/Leistung wird in mehreren Organisationseinheiten erstellt Produktbezogen: Berücksichtigung produktübergreifender Leistungen (Leitung, Sekretariat) - Abgrenzung zur Sachbearbeitung Standardprodukt - Spezialaufgaben: Zuordnung von "Beratung" (fallbezogen, fallunspezifisch) Stellen - Kosten: VZÄ abstrahiert von unterschiedlichen Tarifverträgen (Wochenarbeitsstunde, tarifliche Einstufung) zentrale und/oder dezentrale Aufgabenwahrnehmung: wie wird die dezentrale Leistungserbringung berücksichtigt? 15

16 Quantitatives Benchmarking VIII Ergebnisse Umfassender Ressourcenüberblick für Produkte und Aufgaben der Hochschulverwaltung ( i. b. Personalaufwand) Selektion von Prozessen/Aufgaben auf der Basis von Auffälligkeiten für vertiefende Untersuchungen Basis von Schlüssel- und Kennzahlen, die für ein Performance Measuring genutzt werden können Set von Kennzahlen, die Sachverhalte in konzentrierter Form darstellen 16

17 Qualitatives Benchmarking I Verfahren 1. Auswahl der Objekte, Festlegung des Verfahrens. Maßnahmenplanung nd - umsetzung bei den enchmarking-partnern. Vergleich, Problemnd Ursachenanalyse 2. Auswahl der Schlüsselprozesse 3. Visualisierung und Plausibilisierung der Schlüsselprozesse 4. Erhebung zusätzlicher Informationen in den Hochschulen zwecks Bewertung der Prozesse 17

18 Qualitatives Benchmarking II Schlüsselprozesse Einstellung eines/r wiss., nichtwiss. Mitarbeiters/in, einer stud. Hilfskraft Durchlauf einer Rechnung Abwicklung eines Reisekostenantrags Bewerbung - Zulassung - Einschreibung Prüfungsanmeldung Prüfungsorganisation Nutzerantrag auf räumliche Erweiterung 18

19 Qualitatives Benchmarking III Visualisierung Reisekostenabwicklung 19

20 Qualitatives Benchmarking IV Synopse Reisekostenabwicklung Teilprozesse U1 U 2 Genehmigung Organisation Abrechnung Auszahlung und Ablage Reiseantrag ausfüllen (Antragsteller) Genehmigung nur durch Lehrstuhl Anmeldung der Vorschüsse an Zahlstelle Antragssteller informieren Reisekostenantrag ausfüllen Antrag prüfen (Verjährung, Antrag/Belege korrekt) Kosten prüfen Abrechnung an Institut Zahlungsanordnung erstellen (Institut) Zahlungsanordnung unterschreiben (Institut) Zahlungsanordnung an Kasse Unterlagen ablegen (Institut) Auszahlung vornehmen Betrag erhalten Reiseantrag ausfüllen (Antragsteller) a) Genehmigung durch Lehrstuhl b) Genehmigung durch ZUV - HL: wenn Kostenerstattung beantragt - Mitarb.: wenn Auslandsreise u/o Finanzierung aus Haushaltsmitteln wenn ZUV: lfd. Anträge in Excel-Datei Antragssteller informieren Reisekostenantrag ausfüllen Antrag prüfen (Verjährung, Antrag/Belege korrekt) Kosten berechnen Steuerberechnung erstellen Zahlungsanordnung erstellen Anordnungsbefugnis ermitteln Zahlungsanordnung unterschreiben in HÜL und in Abrechnungsliste (ZUV) eintragen Zahlungsanordnung an... Unterlagen ablegen Auszahlung vornehmen Betrag erhalten 20

21 Qualitatives Benchmarking V Bewertungskriterien Reisekostenabwicklung Kriterien Teilprozesse/Module Genehmigung Durchführung Abrechnung Auszahlung/ Ablage Rahmenbedingungen Prozesscharakteristika Schnittstellen Ressourcen I - Personalaufwand Ressourcen II - Benchmarks Hilfsmittel Qualifikation der Beschäftigten Ergebnisqualität LandesreisekostenG Einzelfallbearbeitung ohne Kundenkontakt Antragssteller, Referat 45 (ZUV) 2,5 VZÄ (insgesamt) Abgerechnete Dienstreisen (2003): 1500 Software HISRKA Verwaltungssachbearbeiter [Va] keine Kundenbefragung bisher erfolgt "Weiche Faktoren" Probleme Mitarbeiterin häufig krank; Stress durch dauerndes Nachfragen wg. fehlender Belege Reisekostenanträge häufig unvollständig; Reisekostenanträge nicht rechtzeitig beantragt 21

22 Qualitatives Benchmarking VI Methodische Probleme Auswahl eines (!) Prozesses gibt komplexe und chaotische Struktur einer Organisationseinheit nicht wieder. Prozessbenchmarking ist sehr aufwändig und verlangt kompetente Beteiligte. Qualitative Elemente lassen sich nur beschreiben und selten zu Kennzahlen verdichten. Prozessbetrachtungen unterstützen Argumentation Aber bei uns ist alles anders. (Auch) prozessorientiertes Benchmarking fördert die Imitation und nicht die Innovation ( Wer/Was ist das Beste? ). 22

23 Qualitatives Benchmarking VII Parallel laufende Prozesse im Personalbereich Prozessphasen A E Einstellung (MitarbeiterIn A) Einstellung (Mitarbeiter B) Dienstjubiläum (Mitarbeiter C) Urlaubsantrag (MitarbeiterIn D) Kündigung (Mitarbeiter E) 23

24 Qualitatives Benchmarking VIII Ergebnisse Nur die Befassung mit Prozessen ermöglicht das Aufzeigen von Unterschieden bei der Erstellung von Leistungen. Prozessbenchmarking ermöglicht den beteiligten Partnern ein konkretes Lernen vom Anderen. Prozessbenchmarking bietet bei Einhaltung spezifischer Lernbedingungen vielfältige Transfermöglichkeiten ( Auch der Apfel kann von der Birne etwas lernen.) 24

25 FAZIT: Verwaltungsbenchmarking Kein reines Kopieren von Practice Berücksichtigung der kontextabhängigen Rahmenbedingungen der Partner beim Transfer keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern Offenlegung von Leistungsunterschieden Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs - und Organisationsstrukturen Entwicklung einer Methodik für einen strukturierten Vergleich von Organisationen 25